Teknik- og Miljøudvalget Referat fra Fællesmøde med TMU og BSU Mandag 05.10.2009 kl. 16:00 Mødelokale D2 Følgende sager behandles på mødet Side Klimavenlig børneinstitution - godkendelse af projekt 2 Bilagsoversigt 8 Fraværende Jesper Sperling (V), Birger Bøgeblad (V) Bemærkninger til dagsorden Punktet har nummer 69 på BSU s dagsorden.
Teknik- og Miljøudvalget Punkt: 110 Acadre sagsnr.: 08/23482 Journalnr.: Sagsforløb: 82.06.00P20 TMU - Åben sag Mødedato: 05.10.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Erik Justesen Klimavenlig børneinstitution - godkendelse af projekt Resume I forbindelse med etablering af klimavenlig daginstitution til børn fra 0-6 år på Breeltevej i Hørsholm, som opføres i samarbejde med VKR Holding A/S, ønskes projekt godkendt og 20 mio.kr. ønskes frigivet fra anlægsrammen til gennemførelse af klimainstitutionen, sammen med en tillægsbevilling på 1,3 mio. kr. Midlerne ønskes frigivet med 3 mio. kr. i 2009 og 17 mio. kr. i 2010, sammen med en omplacering på 1,3 mio. kr. fra politikområde 31 til 30, som ønskes frigivet i 2010. Teknik- og Miljøudvalget skal godkende projektet og Børne- og Skoleudvalget skal frigive anlægsmidlerne til udførelse af projektet. Forslag Administrationen skal bede Teknik- og Miljøudvalget om - at godkende vedlagte projektforslag for ny klimavenlig børneinstitution på Breeltetrekanten. Sagsfremstilling (I forhold til indstillingene forelagt på BSU d. 22.9.2009 og TMU d. 23.9.2009 er ordet "tillægsbevilling", erstattet med ordet "omplacering") Hørsholm Kommune skal etablere en ny klimavenlig integreret vuggestue og børnehave på Breeltevej i Hørsholm. Ambitionen er, at den integrerede vuggestue og børnehave bliver den fremmeste miljø- og klimainstitution i Danmark. Den skal have et godt arkitektonisk niveau, hvor energi- og miljøudstyr integreres i byggeriet. Den klima-, miljø- og energivenlige daginstitution vil udgøre ca. 1.200 kvm med plads til Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 2
124 enheder og 20 enheder til VKR-Holdings anvendelse. Beslutningen er blevet en realitet på baggrund af et samarbejde mellem Hørsholm Kommune og virksomheden VKR Holding A/S. Energi- og miljøløsningerne er en gave til Hørsholm Kommune fra VKR Holding A/S, der også stiller know how til rådighed i projekterings- og byggefasen. Løsningerne består i ovenlys- og facadevinduer, ventilationsudstyr, træbeklædning, solvarmeanlæg og solafskærmning. Institutionen bygges efter de nyeste aktivhus-principper, hvilket bl.a. betyder, at institutionen selv producerer el og varme ved hjælp af solvarme og på den måde kan blive selvforsynende med energi. VKR-Holdings gave er på 5 mio. kr. i VKR produkter, samt et engangsbeløb på kr. 3.000.000 for etablering af 20 enheder til VKRs anvendelse. I alt kr. 8.000.000 ekcl.moms. Med udgangspunkt i det vedtagne byggeprogram og udbudsmateriale har 5 partneringsteams (Entreprenør, arkitekt og ingeniør) budt på opgaven, som nedsat bedømmelsesudvalg (Bilag 1) i kommunen har bedømt, udfra nedenstående overordnede helhedsorienterede kriterier. Kriterier for tildeling af ordren Ordren er tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud og nedenstående kriterier er lagt til grund for bedømmelsen. 1. Tilbudt projekt. Dette kriterium vægtes med 50 % 2. Tilbudt økonomi. Dette kriterium vægtes med 40 % 3. Organisering og sagens gennemførelse. Dette kriterium vægtes med 10 % Tilbudt projekt Tilbudsgivers forslag til byggeriets udformning, indretning og ydre fremtræden, med de angivne vægtninger (TBL 1.4) Det arkitektoniske udtryk (vægt 25 %) Der ønskes en bygning der på overbevisende måde fremviser en tolkning af en energivenlig bygning, hvor komponenter er til- og indpasset i det ydre udtryk og hvor dagslysets potentialer såvel som passiv energikilde som funktionel og æstetisk parameter er et bærende arkitektonisk motiv. Et kontemporært byggeri der afspejler hvor tid, specielt med henblik på materialevalg, overflader, textur og farver, men også et i miljøhenseende bæredygtigt byggeri, der tåler højt slid og med et fornuftigt vedligeholdelsesbehov, både inde og ude. Samspillet med omkringliggende arealer og bygninger (vægt 15 %) Bygningen skal i placering og volumen indpasses i områdets skala og Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 3
formater, så der sker en god indpasning i forhold til omkringliggende arealer og bygninger uden at der gås på kompromis med spændende forslag til arkitektur og sammenhængen mellem inde og ude. Byggeriet skal tillige signalere at anvendelsen er børneinstitution. Planudformning og funktionalitet (vægt 25 %) Der ønskes en uformel og spændende planløsning, der kan inspirere børn i leg. Gerne med vinkler og kroge, og et interessant indvendigt farve- og materialevalg. De udvendige arealer skal udformes robust og med høj sikkerhed, men tillige inspirerende og multianvendeligt for legende børn. Teknik (vægt 25 %) Vurdering af byggeriets teknik, herunder vurdering af klimaanlæg og forslagets indhold af energiproducerende elementer og styring af disse. Arealer (vægt 10 %) Vurdering af forholdet mellem brutto- og nettoetagearealet i henhold til byggeprogrammet. Kriteriet vægtes samlet med 50 % Tilbudt økonomi Tilbuddet opdelt i følgende hovedposter vurderes som følger: Gave/forbrug af produkter fra VKR Holding A/S (TBL 1.0). (Vægt 20 %) Teknikerhonorarer (TBL 1.1). (Vægt 10 %) Dækningsbidrag, entreprenørens indsats i projekteringsfasen, styringsomkostninger og evt. øvrige omkostninger (TBL 1.2). (Vægt 15 %) Kostpriser-opdelt (TBL 1.3). (Vægt 55 %) Kriteriet vægtes samlet med 40 %. Organisering og gennemførelse af sagen Tilbudsgivers beskrivelse af sagens samlede gennemførelse med redegørelse vedrørende sagens organisation og redegørelse for samarbejdet i partnering med åbne kalkulationer og incitamentsaftale (TBL 1.5) Beskrivelsen skal opdeles således: Tilbudsgivers beskrivelse af sagens samlede gennemførelse startende med projektforslag, projektering og udførelse frem til aflevering af det samlede byggeri, herunder tilbudsgivers forslag til løbende resultatmåling. Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 4
Tilbudsgivers beskrivelse af, hvorledes teamet internt vil håndtere sin deltagelse i partneringsamarbejdet med deltagelse af repræsentanter fra teamet, Hørsholm Kommune, VKR Holding samt Lilholm & Partnere, herunder hvorledes teamet vil sikre sig, at intentionerne omkring samarbejdet bliver implementeret i hverdagen. Beskrivelsen kan ligeledes omfatte mini cv af nøglepersoners kompetencer i forhold til opgaven og partnering. Kriteriet vægtes med 10 % Evaluering Ved evaluering af ovenstående blev de enkelte tilbud bedømt efter en pointskala fra 0-10 point, hvor 10 er det højeste. Procentfordeling er herefter foretaget på baggrund af den foretagne pointgivning. Indstilling af projekt Efter at bedømmelsesudvalget har vurderet alle 5 projekter, besluttede bedømmelsesudvalget, at der skulle optages forhandling med de 2 teams som havde den højeste score i bedømmelsesskemaet, jf. tilbudslovens paragraf 10 og 11. Efter forhandling og uddybelse af spørgsmål, foretog bedømmelsesudvalget en ny vurdering af de 2 projekter jf. bilag 3, som betyder at projektet med den højeste score indstilles fra bedømmelsesudvalgets side. På den baggrund indstilles vedlagte projektforslag (Bilag 2). Projektet i sin helhed er prissat til kr. 29.300.000, hvilket er kr. 1.300.000 over projektets fastsatte budgetramme. Bedømmelsesudvalget skal anbefale, at der tilføres projektet kr. 1.300.000, så projektet fra det vindende team kan udføres i den valgte udformning, idet projektet ud fra en helhedsbetragtning dermed vil fremstå bedst (Helhedsbetragtning = 1/ Tilbudt projekt ifht arkitektur, samspil med omkringliggende arealer og bygninger, planudformning og funktion, energi- og miljøudstyr m.v. 2/ Økonomi 3/ Organisation og gennemførelse af sag). I forhold til det godkendte byggeprogram og udbudsbetingelser på BSU d. 26.5.2009 og TMU d. 27.5.2009 lever det valgte projekt op til de planmæssige aspekter, ledningsforhold på grunden, jordbundsforholdene, arkitektur, materialer og konstruktion, miljø og bygningens udformning som aktivhus. I forhold til det oprindelige projekt er der sket ændringer og reduktion på parkeringsanlægget, reduktion i solceller, reduktion ved ændret ventilationsanlæg og Sedum tag er tilkøbt. Dertil er der skabt mulighed for at reducere husets bygningsareal med 70 kvm. Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 5
Disse ændringer arbejdes der videre med i partneringssamarbejdet når projektet skal detail projekteres. I forbindelse med udbudsformen Totalentreprise med projektering og udførelse i partnering er der indført en incitamentsaftale, som betyder, at såfremt den samlede budgetramme overskrides med indtil kr. 1.500.000,- ekskl. moms, skal overskridelsen belaste parterne med følgende procentuelle fordeling: Bygherre 45 %, Arkitekt 5 %, Ingeniør 5 %, Entreprenør 45 %. Såfremt den samlede budgetramme overskrides med mere end kr. 1.500.000,- ekskl. moms, skal meroverskridelsen belaste parterne med følgende procentuelle fordeling: Bygherre 0 %, Arkitekt 5 %, Ingeniør 5 %, Entreprenør 90 %. Såfremt projektet udføres for indtil 1.500.000,- ekskl. moms under den samlede budgetramme, skal besparelsen komme parterne til gode med følgende procentuelle fordeling: Bygherre 45 %, Arkitekt 5 %, Ingeniør 5 %, Entreprenør 45 %. Såfremt projektet udføres for mere end kr. 1.500.000 ekskl. moms under den samlede budgetramme, kommer denne merbesparelse alene bygherren til gode. Det betyder, at kommunen i incitamentsaftalen har forpligtet sig til en evt. ekstra udgift på optil kr. 675.000 som p.t. ikke er budgetteret. Så fremt denne udgift udmøntes skal disse midler søges som en yderligere tillægsbevilling. Økonomi/personale Børne- og Skoleudvalget tager i deres indstilling, stilling til, frigivelse af anlægsmidler til projektet og en omplacering på deres møde i d. 22. september 2009, under forudsætning af, at projektet godkendes i Teknik- og Miljøudvalget. Kr. 20.000.000 frigives fra anlægsrammen politikområde 30. Omplacering på kr. 1.300.000 foreslås frigivet fra anlægsrammen politikområde 31, "Masterplan for folkeskoler". Midlerne tages fra puljen til uforudsete udgifter som derefter fortsat har et beløb til uforudsete udgifter til projekterne ved Rungsted Skole og Vallerødskolen på kr. 852.000, til politikområde 30. Kommunikation Der er afholdt et orienterings- og dialogmøde om klimainstitutionen i juni 2009 for Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 6
naboerne. Der planlægges afholdt 2. orienterings- og dialogmøde om klimainstitutionen i november 2009 for naboerne. Sagens tidligere behandling Kommunalbestyrelsesmøde d. 24. juni 2008, punkt 90/08 Principbeslutning om etablering af ny permanent klima- og miljøvenlig daginstitution. Kommunalbestyrelsesmøde d. 24. november 2008, punkt 162/08 Etablering af ny daginstitution på Breeltetrekanten. Kommunalbestyrelsesmøde d. 27. april 2009, punkt 60/09 Godkendelse af udbudsmaterialet for ny klimainstitution. Børne- og Skoleudvalget d. 26. maj 2009, punkt 42/09 - Byggeprogram for ny klimavenlig børneinstitution for 0-6 årige på Breeltetrekanten. Teknik- og Miljøudvalget d. 27. maj 2009, punkt 63/09 - Byggeprogram for ny klimavenlig børneinstitution for 0-6 årige på Breeltetrekanten. Børne- og Skoleudvalget har indstilling om frigivelse af anlægsmidler til projektet og en evt. tillægsbevilling på deres møde i d. 22. september 2009, under forudsætning af, at projektet godkendes i Teknik- og Miljøudvalget d. 23. september 2009. Bilag - BILAG 1 - Bedømmelsesudvalg og proces.doc - BILAG 2 - Vinder projekt med tekst.pdf - BILAG 3 - EndeligKlimainstBebømmelse.xls Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 23-09-2009 Sagen overføres til behandling på et fællesmøde mellem BSU og TMU, som man anmoder borgmesteren om at indkalde til. Mødet ønskes afholdt den 05.10.09 kl.16.00. Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 05-10-2009 Godkendt. Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 7
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 110 Åben BILAG 1 - Bedømmelsesudvalg og proces.doc 1042803 110 Åben BILAG 2 - Vinder projekt med tekst.pdf 1043317 110 Åben BILAG 3 - EndeligKlimainstBebømmelse.xls 1042805 Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 8
Teknik- og Miljøudvalgets møde 05-10-2009 Anders Borgen (C) Formand Jesper Sperling (V) Næstformand Birger Bøgeblad (V) Medlem Ove Petersen (V) Medlem Peter Antonsen (T) Medlem Teknik- og Miljøudvalget Mandag den 05-10-2009 Side 9