Forretningsorden for skolebestyrelsen ved Sletten Skole Indhold 1. Skolebestyrelsen a. Konstituering b. Årets møder c. Mødedeltagelse d. Dagsorden e. Mødeledelse og beslutningsreferat f. Skolebestyrelsens arbejdsområder f. Beslutningskompetence g. Forpligtigelser og ansvar h. Orlov og udtræden j. Habilitet og tavshedspligt k. Samarbejde med forældre l. Samarbejde med personale m. Samarbejde med forældreråd n. Kommunikation mellem ledelse og skolebestyrelse 2. Udvalg a. Udvalg for principper b. Ad hoc udvalg 3. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden Som udgangspunkt er forretningsordenen for skolebestyrelsen et arbejdsredskab. De overordnede lovgivningsrammer for skolebestyrelsens arbejde er: 1. Folkeskoleloven, primært 44 2. Styrelsesvedtægt for skolevæsenet i Nordfyns Kommune Forretningsorden Sletten Skole Side 1
Skolebestyrelsen a. Konstituering Skolelederen indkalder den nye skolebestyrelse til konstituerende møde inden udgangen af juni måned. Skolelederen leder mødet og forestår valg af formand blandt forældrerepræsentanterne. De nyvalgte skolebestyrelsesmedlemmer får umiddelbart efter konstitueringen udleveret styrelsesvedtægter for skolevæsenet i Nordfyns Kommune, seneste årsregnskab, forretningsorden, samt hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet. a. Skolebestyrelsen er sammensat i henhold til Bekendtgørelse af lov om Folkeskolen (nr. 438 af 20. juni 1989) og til Styrelsesvedtægt for skolevæsenet i Nordfyns Kommune. b. Skolebestyrelsen består af 8 forældrerepræsentanter - heraf mindst 1 forældrerepræsentant for specialklasserækken, 1 for Skovtroldene, 1 fra Afd. Otterup, 1 fra afd. NV, 1 fra Skovløkken, 2 medarbejderrepræsentanter fra skolen, 1 medarbejderrepræsentant for Skovtroldene og 2 elevrepræsentanter, alle med stemmeret. Elevrepræsentanterne vælges hvert år, medarbejderrepræsentanterne og forældrerepræsentanten for Skovtroldene er valgt for en 2-årig periode, de øvrige for en 4-årig periode. På sit første møde vælger skolebestyrelsen en formand, en næstformand, en pr-ansvarlig, en kontakt til Skole og Forældre samt kontaktpersoner til afdelingsrådene på de tre afdelinger blandt forældrerepræsentanterne. Formand og næstformand sidder for 2 år ad gangen, men skolebestyrelsen kan til enhver tid foretage ny konstituering, når en tredjedel af medlemmerne fremsætter forslag herom. b. Årets møder Skolebestyrelsen afholder møde mindst 8 gange pr. skoleår, og så ofte formanden eller en tredjedel medlemmer af skolebestyrelsen finder det fornødent. På skolebestyrelsens første møde fastsættes mødedatoer og sted for det kommende års ordinære møder. Der planlægges med rullende mødedage for ét skoleår ad gangen umiddelbart efter konstitueringen. Mødedatoer meldes ud til alle medlemmer og offentliggøres via skolens hjemmeside. Møderne holdes på skift på afdelingerne. Møderne holdes for lukkede døre, men der kan ansøges om foretræde. Ligeledes kan skolebestyrelsen indbyde andre til at deltage i møder. c. Mødedeltagelse Det forventes, at skolebestyrelsesmedlemmer deltager i alle møder. Afbud meddeles formand min. dagen før et møde. I møderne deltager skoleledelse og skolebestyrelsesmedlemmer samt medarbejderrepræsentanter og elevrådsrepræsentanter. Medarbejderrepræsentanterne, der deltager i skolebestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe. Elevrepræsentanter deltager ikke i behandling af personsager eller sager, som af den øvrige skolebestyrelse vurderes til at være af en sådan karakter, at det ikke er hensigtsmæssigt for elevrepræsentanterne at deltage. De enkelte medlemmer har stemmeret ifølge Lov om folkeskolen ( 42 stk.4). Forretningsorden Sletten Skole Side 2
d. Dagsorden På skolebestyrelsens første møde i et nyt skoleår fremlægger skoleledelsen forventet årshjul med tidsplan for arbejdet i skoleåret. Dagsorden for ordinære skolebestyrelsesmøder udarbejdes af formand og skoleleder og udsendes min. 4 hverdage inden mødets afholdelse. Forslag til dagsorden skal fremsendes til formand min. 7 hverdage inden mødets afholdelse. Dagsordener og referater offentliggøres på skolens hjemmeside under skolebestyrelse. På alle møder skal følgende punkter altid indgå på mødets dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Der informerer af ledelse og medarbejderrepræsentanter om skolens hverdag/drift, SFO/ Klub s hverdag/ drift, samt vuggestue/ børnehave hverdag/ drift. 3. Meddelelser fra formand, skoleledelse og andre. 4. Nyt fra udvalg sendes skriftligt til skolebestyrelse 4 dage før mødet. 5. Punkter til beslutning, (disse skal fremgå af dagsordenen) 6. Punkter til orientering (disse skal fremgå af dagsordenen) 7. Punkter til diskussion (disse skal fremgå af dagsordenen) 8. Eventuelt 9. Eventuelle emner/ sager, hvor elevrådet ikke kan være til stede. 10. Kvartalsvis opfølgning på regnskab og budget, herunder ønsker til langsigtede anskaffelser. Der sættes vejledende tid på hvert punkt, og alle mødedeltagere bestræber sig på at overholde denne. Der kan indkaldes til møder ad hoc såfremt formand, skoleledelse eller en tredjedel af medlemmerne i forening skønner dette nødvendigt. Disse skal indkaldes med min. 7 dages varsel med udsendelse af dagsorden for mødet min. 4 dage før afholdelsen. I helt særlige tilfælde kan møder indkaldes af formand med 1 dags varsel. e. Mødeledelse og beslutningsreferat Formanden og i dennes fravær, næstformanden leder møder og afstemninger og drager omsorg for, at beslutningerne indføres i et beslutningsreferat. Ethvert medlem er på mødet berettiget til at få sin afvigende mening indført i beslutningsreferatet. Skoleledelsen varetager skolebestyrelsens sekretærfunktioner, såsom mødereferat, og deltager i skolebestyrelsens møder uden stemmeret. Skolebestyrelsens beslutninger tages udelukkende på møder, med mindre andet er besluttet af skolebestyrelsen f.eks. delegation til formanden eller andre medlemmer. f. Skolebestyrelsens arbejdsområder: 1. Skolebestyrelsen udøver sin virksomhed indenfor de mål og rammer, der er fastlagt af kommunalbestyrelsen, og fører tilsyn med skolens virksomhed, dog undtagen personale og elevsager. 5.1 i Styrelsesvedtægten. 2. På mødet i august måned fastlægger skolebestyrelsen fokusområder for det nye skoleår. 3. Skolebestyrelsen foranlediger at skolens brugere orienteres om trufne beslutninger. 4. Skolebestyrelsen afgiver en årlig beretning. Beretningen offentliggøres på skolens hjemmeside. 5. Alle skolens principper behandles og evalueres hvert år som en del af årshjulet. 6. Skolebestyrelsen arbejder efter de rammer, der er givet i Styrelsesvedtægtens 5. Forretningsorden Sletten Skole Side 3
g. Beslutningskompetence Skolebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt eller brev. Ved stemmelighed er formandens og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. Der kan forlanges skriftlig afstemning, såfremt et medlem af skolebestyrelsen ønsker det. h. Forpligtigelser og ansvar Det forventes, at skolebestyrelsesmedlemmer ved indtrædelse i skolebestyrelsen er indstillet på, at skolebestyrelsesarbejdet er forpligtende, og at man som skolebestyrelsesmedlem derfor er i stand til at bruge den fornødne tid, der skal til for at løse skoleskolebestyrelsesopgaverne forsvarligt. Det forventes, at tildelte opgaver udføres af de enkelte skolebestyrelsesmedlemmer som aftalt på skolebestyrelsesmøderne, og at medlemmerne straks orienterer formanden, såfremt opgavevaretagelsen forsinkes eller ikke kan gennemføres. Formanden er i så tilfælde ansvarlig for at sikre opgavens udførelse ved fx at overdrage opgaven til et andet skolebestyrelsesmedlem. Skolebestyrelsesmedlemmer skal i deres virke altid have skolens værdigrundlag for øje og må ikke træffe beslutninger, der direkte strider imod dette. i. Orlov og udtræden Næstformanden fungerer som formand, når formanden er bortrejst eller sygemeldt i mere end en måned. Som konstitueret formand har næstformanden alle formandens beføjelser og pligter. Formanden genindtræder som formand ved sin tilbagevenden. Hvis et skolebestyrelsesmedlem ønsker orlov fra skolebestyrelsesarbejdet, vil suppleanten, i sådanne tilfælde indtræde midlertidigt i skolebestyrelsen, dog kun frem til valg. Såfremt et skolebestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af skolebestyrelsen i utide, skal pågældende fremsende skriftligt anmodning til formanden, som via skolelederen sender anmodningen til skolechefen, men henvendt til Kommunalbestyrelsen. j. Habilitet og tavshedspligt Skolebestyrelsens medlemmer og suppleanter er omfattet af Forvaltningslovens regler om habilitet kapitel 2 og tavshedspligt kapitel 8. Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under skolebestyrelsesarbejdet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde: 1. Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse. 2. Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. 3. Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald. 4. Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed. I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter Forvaltningslovens kapitel 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i behandling eller afgørelse af pågældende sag. Ansættes et skolebestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, kan de ikke beholde disse tillidshverv. k. Samarbejde med forældre Forretningsorden Sletten Skole Side 4
Skolebestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af problemstillinger vedrørende skolens hverdag, skal henvise(s) til den enkelte lærer eller til skoleledelsen. Enkeltsager eller navns nævnelse, der vedrører forældre eller børn, skal undgås på skolebestyrelsesmøder. Hvis en enkeltsag er uundgåelig at behandle på et skolebestyrelsesmøde, skal denne anonymiseres. Der indkaldes til et årligt møde med forældre, hvor skolens virksomhed drøftes jf. 4.18-4.19 i Styrelsesvedtægten. l. Samarbejde med personale 1. Skolebestyrelsen kan inviteres til fællesmøde mellem skolebestyrelsen og personalet. 2. De ansatte kan gennem medarbejderrepræsentanterne udtale sig om alle punkter på skolebestyrelsesmødets dagsorden, hvor repræsentanterne deltager. Medarbejde repræsentanterne har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på skolebestyrelsesmøderne, men kan dog af skolebestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger. 3. Udenfor skolebestyrelsesmøderne skal al kommunikation fra personale til skolebestyrelse gå igennem skoleledelsen. I særlige tilfælde eller ved inddragelse af faglige organisationer, kan formand og tillidsrepræsentant aftale andet. m. Samarbejde med forældreråd Skolebestyrelsen indkalder årligt til mindst 1 fællesmøde mellem skolebestyrelse og forældrerådene. Der sidder min. 1 forældrerepræsentant fra skoleskolebestyrelsen med i hvert afdelingsforældreråd. Dette søges kombineret med det årlige møde med forældre (punkt k). n. Kommunikation mellem ledelse og skolebestyrelse Al kommunikation til ledelsen går via formand. Alle mails til den samlede skolebestyrelse sendes til formanden, som sørger for at informere ledelsen. Ved beslutning på møde om at rundsende mails vedr. en sag følges dette. Ved debatter anvender skolebestyrelsen Debatforum på Intra. 2. Udvalg a. Udvalg for principper. Princip udvalget er et stående udvalg, der består af formand, og skoleledelse samt evt. forældrevalgte skolebestyrelsesmedlemmer. Principudvalget skal principper udarbejdes og godkendes af den øvrige skolebestyrelse og herefter offentliggøres på skolen hjemmeside. Principper udarbejdes punkt 5 i styrelsesvedtægterne. b. Ad hoc-udvalg Skolebestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg efter behov. Nedsættelse af ad hoc udvalg med deltagelse af andre end skolebestyrelsesmedlemmer kan ske, såfremt der er behov for at løse opgaver af kortere varighed. 3. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden Forretningsordenen træder i kraft den 02.02.2015 og kan kun ændres på et ordinært møde. Skriftlige ændringsforslag skal udsendes med dagsordenen. Denne forretningsorden er godkendt den 02.02.2015. Vedtaget på skolebestyrelsesmøde den 02.02.2015 Forretningsorden Sletten Skole Side 5