ÅRSBERETNING 2011 Retten i Roskilde - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012
2 1. Indledning Retten i Roskilde er fortsat placeret i fire forskellige bygninger i Roskilde. Udover den geografiske adskillelse mellem de enkelte afdelinger, hvilket i sig selv er et problem, er de eksisterende lokaler tillige utilstrækkelige, nedslidte og uhensigtsmæssigt indrettede. Disse forhold, som rettens personale og brugere nu har været underlagt i mere end fem år siden sammenlægningen i januar 2007, kan ikke undgå at påvirke rettens arbejde og brugernes tilfredshed med deres kontakt til embedet. Desværre har færdiggørelsen af den ny retsbygning trukket yderligere ud, idet den nu først ventes at kunne tages i brug i begyndelsen af 2014. Alligevel har Retten i Roskilde præsteret et godt og tilfredsstillende resultat i 2011. Der har i året været sat fokus på kvalitetssikring, hvilket er et resultat af den dialog om kvalitet og service, som ledergruppen og dommerne har haft igennem de sidste par år. Embedet har bevidst valgt at prioritere kvalitet i de udførte opgaver højere, men har dog fortsat haft fokus på at opfylde de stillede krav om produktivitet. Det er fortsat lykkedes at holde produktiviteten på et tilfredsstillende højt niveau. Lederevalueringen i efteråret 2011 viste bl.a., at samarbejdet i afdelingsledelserne kan forbedres. Rettens ledelse vil derfor i 2012 søge at styrke samarbejdet mellem de enkelte afdelingsledelser, således at retten bedst muligt udnytter de ressourcer, som stilles til rådighed, idet det må forudses, at rettens bevillinger vil fortsætte med at falde i de kommende år. Udsigten til faldende ressourcer har blandt andet medført, at retten ikke har kunnet opretholde den dommerfuldmægtignormering, som har været gældende de senere år. Rettens ledelse har derfor i nært samarbejde med afdelingsledelserne sat fokus på, hvorledes personaleressourcerne bliver udnyttet bedst muligt. Jurister er i videst mulig omfang fritaget for arbejde, som mere hensigtsmæssigt kan udføres af andre personalegrupper. Denne udvikling følges meget nøje, og vil fortsat være i fokus. Der er gennemført et LEAN-projekt i skifteretten med rigtig god hjælp fra Domstolenes Bedste Praksis-konsulenter. Der er sket omlægning af flere arbejdsgange og den positive udvikling forventes at fortsætte i 2012. Fogedretten har samtidigt med indførsel af Ny Foged iværksat en gennemgang af deres arbejdsgange. Alt med henblik på en mere resultatorienteret opgaveløsning. Disse positive og nødvendige tendenser vil fortsætte i 2012. Retten i Roskilde har som sådan ikke haft de store problemer med at få bekæmpet de bunker, der naturligt opstod i forbindelse med gennemførelsen af domstolsreformen. Alle tildelte ressourcer har været brugt fuldt ud, og der er en sund fælles forståelse for den samlede opgaveløsning. Embedet oplever imidlertid en ophobning af nye sager, særligt domsmandssager. I 2011 steg antallet af disse ressourcekrævende sager med hele 22 %, hvor stigningen på landsplan var blot 3 %. Der er derfor ikke tale om gamle bunker, men et akut opstået problem. Sagsophobningen søges afhjulpet bl.a. ved midlertidig beskikkelse af to yderligere dommere.
3 2. Resultater i 2011 DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2011 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 1. Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Nedenstående tabel viser antallet af modtagne og afsluttede sager i 2011 inden for udvalgte sagsgrupper. Tabellen viser endvidere antallet af verserende sager ved udgangen af 2011samt overbeholdningen af sager i forhold til startbeholdningen, som er sat til niveauet i 2006, der var seneste år inden domstolsreformen. Modtagne sager Afsluttede sager Verserende sager Overbeholdning Alm. civile sager 2.777 3.000 1.272 82 Domsmandssager 871 718 463 234 Straffesager uden domsmænd 4.723 4.651 1.024 127 Tilståelsessager 615 566 234 82 Alm. Fogedsager 12.656 13.654 2.314 312 Særlige fogedsager 1.722 1.781 255 52 Betalingspåkrav 6.195 7.616 1.372 22 Tvangsauktioner 911 789 291 37 Insolvensskiftesager 1.102 1.092 768 253 Dødsboskiftesager 2.599 2.545 1.477 417
4 Det er navnlig overbeholdningen af domsmandsager, som er ressourcekrævende at få afviklet. Som nævnt i indledningen, er antallet af domsmandssager steget voldsomt i de seneste år og navnlig i 2011. I 2009 modtog embedet 597 sager, i 2010 713 og som det ses ovenfor modtog vi 871 domsmandssager i 2011. Selv om antallet af afsluttede domsmandssager i samme treårsperiode er steget fra 465 til 718 sager, har det ikke været tilstrækkeligt til at følge med udviklingen. Retten har nu fået tilført ekstra ressourcer, herunder til beskikkelse af to midlertidige bunkebekæmpelsesdommere, hvilket har medført, at vi forventer at kunne øge kapaciteten til behandling af denne sagstype med ca. 30 %, hvilket forhåbentligt vil nedbringe sagsophobningen inden for rimelig tid. Retten har også fokus på skiftesagerne, hvor der tillige er for stor en sagsophobning. Nedenstående tabel viser en faldende aktivitet inden for de anførte hovedkategorier af sager fra 2010 til 2011. Tendensen er den samme på landsplan bortset fra straffesagsområdet, hvor der for byretterne under ét var en stigning på godt 2 procent. Aktivitet ved retten målt som vægtede afsluttede sager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger 2010 2011 8.041 7.577 3.343 3.245 23.222 22.408 4.070 3.820 2.687 2.443 Faldet i aktivitet skyldes imidlertid ikke lavere produktivitet ved retten. Som nedenstående tabel viser, er produktiviteten navnlig for juristerne ved embedet steget fra 2010 til 2011. At aktiviteten er faldet samtidig med, at produktiviteten er steget skyldes et fald i antallet af årsværk som følge af de almindelige besparelser. De tilbageværende jurister har med andre ord ydet en ekstra indsats i 2011. Indeks (100 = landsgnsn. 2010 2010 2011 Gnst. byretter 2011 5. bedste byret 2011 Samlet produktivitet, retten 102,5 103,2 101,8 104,4 Samlet produktivitet, jurister 98,0 102,9 98,1 102,9 Samlet produktivitet, kontorfunktionærer 104,9 101,8 105,3 110,5 2. Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Rettens målopfyldelse inden for udvalgte sagskategorier fremgår af de følgende tabeller. a. Straffesager Målopfyldelse, straffesager (procent) Domsmandssager Sager uden domsmænd < 3 mdr. < 6 mdr. < 2 mdr. < 6 mdr. Mål (procent) 58 65 83 90 56 65 95 95 Alle byretter 47,2 53,4 72,5 77,4 49,2 62,2 87,8 92,7 5. bedste ret 60,7 69,4 87,0 90,5 79,4 79,4 95,4 97,6 Retten i Roskilde 45,2 40,1 73,5 63,4 74,4 59,5 92,3 92,3
5 Målopfyldelse, straffesager (procent) Tilståelsessager Voldssager < 2 mdr. < 6 mdr. < 37 dage < 2 mdr. Mål (procent) 48 62 72 90 50 60 70 75 Alle byretter 38,2 49,1 73,4 83,4 43,2 53,7 58,1 68,1 5. bedste ret 50,8 63,7 92,1 96,3 57,3 70,0 67,9 82,4 Retten i Roskilde 37,3 47,4 81,6 76,5 57,1 57,7 67,9 65,4 Som det ses, er målopfyldelsen faldet en del f.s.v.a. domsmandssager, hvilket er en naturlig følge af det hastigt voksende antal nye sager sammenholdt med et fald i antallet af jurister til at behandle disse sager. Disse omstændigheder har selvfølgelig haft en afsmittende effekt på de øvrige sagskategorier, men det er dog lykkedes nogenlunde at fastholde målopfyldelsesgraden med hensyn til voldssagerne. At flere tilståelsessager er afgjort inden 2 måneders fristen skyldes formentlig en øget anvendelse af straks-domme. b. Civile sager Målopfyldelse, civile sager (procent) Tunge almindelige sager Øvrige almindelige sager < 15 mdr. < 18 mdr. < 12 mdr. < 15 mdr. Mål (procent) 40 45 60 60 45 60 60 72 Alle byretter 42,5 37,8 59,2 51,7 30,9 30,1 48,6 45,9 5. bedste ret 55,6 50,0 67,7 64,5 50,0 47,5 60,0 63,4 Retten i Roskilde 26,7 30,8 53,3 53,8 24,3 23,7 40,2 42,8 Målopfyldelse, civile sager (procent) Ægteskabssager Forældreansvarssager < 4 mdr. < 6 mdr. < 6 mdr. < 8 mdr. Mål (procent) 40 56 75 83 55 60 73 75 Alle byretter 46,0 52,7 71,5 75,9 48,9 52,6 67,5 70,8 5. bedste ret 63,3 68,8 83,3 89,3 65,8 65,6 78,1 80,6 Retten i Roskilde 37,9 46,0 69,0 72,0 31,6 40,7 55,6 57,6 På det civile område er det lykkedes at forbedre målopfyldelsesgraden på stort set alle punkter. Produktivitetsindekset for juristgruppen er da også steget fra 105,8 i 2010 til 107,4 i 2011, og er dermed det højeste i landet m.h.t. civile sager.
6 c. Fogedsager Målopfyldelse, civile sager (procent) Almindelige fogedsager Betalingspåkrav < 2 mdr. < 4 mdr. < 2 mdr. < 4 mdr. Mål (procent) 60 72 85 93 45 55 78 85 Alle byretter 45,8 57,1 75,6 85,1 46,4 57,8 76,6 85,4 5. bedste ret 72,2 77,4 91,8 94,6 70,3 76,4 93,7 94,1 Retten i Roskilde 38,7 58,3 71,1 84,9 28,0 26,5 54,0 67,1 På fogedsagsområdet er der sket en markant stigning i målopfyldelsesgraden på tre af de fire medtagede måleområder, men som det også ses, er der et stykke endnu, inden alle målene er nået. Resultat 3: Faglig kvalitet Den faglige kvalitet afhænger udover medarbejdernes generelle kvalifikationer af den tid, der er til rådighed til at behandle sagerne. Som nævnt i indledningen lægger retten stor vægt på at bevare den høje faglige kvalitet og har derfor i 2011 afsat yderligere berammelsesfri tid til både dommere og øvrige jurister med henblik på at sikre, at det høje faglige niveau kan fastholdes. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Der har i 2011 ikke været foretaget generelle brugerundersøgelser, men retten søger til stadighed gennem møder med de professionelle brugere at sikre, at retten yder en passende service og herunder forsøger at tilfredsstille bl.a. ønsker om øget brug at IT i sagsbehandlingen. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Trods dårlige lokaleforhold og længerevarende vacancer inden for flere personalegrupper, har embedet som nævnt i indledningen formået at opretholde et rimeligt aktivitets- og produktivitetsniveau, hvilket ikke mindst skyldes, at medarbejderne generelt er tilfredse med deres arbejdsvilkår og derfor er motiveret til at yde en ekstra indsats i de perioder, hvor der har været behov herfor. Retten har fra 2010 til 2011 haft et fald i det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder fra 11,2 til 8,0, og har derved bevæget sig over gennemsnittet for byretterne, som i 2011 lå på 9,4 dage. Det er en positiv udvikling som forhåbentlig fortsætter, idet rettens ledelse også fremover vil have fokus på sygefraværet. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har fortsat den snart mangeårige tradition med afholdelse af ugentlige møder med den lokale presse, ligesom der lagt øget vægt på at forbedre indholdet af rettens hjemmeside blandt andet med en øget omtale af domme m.v.
7 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 Domstolsstyrelsens bestyrelse har besluttet, at retternes handlingsplaner for 2012 bør indeholde følgende fokusområder: 1) Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser. Særligt med fokus på indsatser, der forbedrer: Rettens sagsbehandlingstider Rettens sygefravær Rettens kvalitetsindsats (i forlængelse af kvalitetsprojektet) Rettens indsats for bedre kommunikation. 2) Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål. 3) Forberede og gennemføre implementeringen af JFS version 0.6 og 0.8. Retten i Roskilde vil i videst muligt omfang søge at leve op til disse mål samtidig med, at en del medarbejdere i stadig højere grad vil blive involveret i byggeriet og planlægningen af arbejdsgangene i den ny retsbygning, der som nævnt forventes at blive taget i brug i foråret 2014.