Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Referat fra ekstraordinært møde 29-05-2017 Mandag 29.05.2017 kl. 15:00 Mødelokale D2 Følgende sager behandles på mødet Side Orientering om forløb med stole og tribune i de fleksible sale 2 Birkeholt spejderne søger tilskud til renovering af terrasse 4 Meddelelser 6 Bilagsoversigt 7 Bemærkninger til dagsorden
Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 1 Acadre sagsnr.: 17/7828 Journalnr.: 20.00.00G01 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2017 Sagsansvarlig enhed: Politik, Udvikling og Borgerservice Sagsbehandler: Henrik Duus Rosengren Orientering om forløb med stole og tribune i de fleksible sale Baggrund I forbindelse med renovering af de fleksible sale er det besluttet, at salene bl.a. skal kunne anvendes til koncerter, teater, biograffunktion. Administrationens har udarbejdet en redegørelse over forløbet med valg af stole og tribune hvilket er baggrunden for, at formanden for Sport,- Fritid,- og Kulturudvalget har bedt om, at der indkaldes til ekstraordinært møde. Forslag Administrationen anbefaler, at Sport,- Fritid- og Kulturudvalget tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Formanden for Sport,- Fritid- og Kulturudvalget har bedt om, at der afholdes et ekstraordinært udvalgsmøde med udgangspunkt i den redegørelse som administrationen har udarbejdet, vedrørende forløbet med valg af stole og tribune i de fleksible sale. I 2015 blev det politisk besluttet, at etablere fleksible sale der både kunne benyttes til teater, koncerter, biograffunktion og lignende. De valgte løsninger tager udgangspunkt i både den enkelte funktions behov og det samlede behov for fleksibilitet. Salene er optimeret ud fra sikkerhed, bygnings- og driftsøkonomi, antal pladser, akustikforhold, lydforhold, komfort og oplevelse, lys og brandforhold m.v. Den sammenklappelige tribune i Trommesalen og en tribune, der kan køres ud af Lilletrommen sikrer størst mulig fleksibilitet og sætter rammerne for antal pladser, indretning og placering af stolene. De stole som Sport,- Fritid- og Kulturudvalget har valgt til i Trommesalen er designet og valgt, så alle kriterier kan opfyldes, og stolene er af en kvalitet og funktion tilsvarende til andre koncert- og teatersale i Danmark og udlandet. Stolene i Lilletrommen er designet som mere traditionelle biografstole. Bilag - 170407Forløb af projekt vedr fleksible sale.docx Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Mandag den 29-05-2017 Side 2
- Notat ti SFKU.docx Noter til bilag 1. Notat til Sport,- Fritid- og Kulturudvalget 2. Samlet beskrivelse vedr. fleksible sale og valg af tribune og stole Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2017 Sport-, Fritid- og Kulturudvalget tager administrationens orientering til efterretning. Fraværende: Jan H. Klit (C) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Mandag den 29-05-2017 Side 3
Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 2 Acadre sagsnr.: 16/19973 Journalnr.: 18.13.00P00 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2017 Sagsansvarlig enhed: Politik, Udvikling og Borgerservice Sagsbehandler: Peter Skjøt-Rasmussen Birkeholt spejderne søger tilskud til renovering af terrasse Baggrund Terrassen ved spejderhytten Birkeholt er ved at rådne og trænger til en delvis renovering samt udskiftning. Da spejderne ikke kan finde støtte fra andre fonde og sponsorer søger de et tilskud på op til 220.000 kr. Forslag Administrationen indstiller en stillingtagen til om Sport- Fritid- og Kulturudvalget ønsker at bringe spejdernes ansøgning om tilskud på op til 220.000 kr. videre i budgetforhandlingerne for budget 2018-2021. Sagsfremstilling Spejderhuset Birkeholt har siden 1956 været mødested for især to spejdergrupper, Bent Byg og Jon Litle. Huset er placeret for enden af Firhusvej. I efteråret 2004 blev det gamle spejder-sommerhus revet ned, da det var kraftigt angrebet af skimmelsvamp. Den 3. september 2005 blev det nye Birkeholt spejderhus indviet. Birkeholt er tegnet af arkitekt Peter Villefrance, er ca. 204 m2 og indrettet med et stort vindfang, 3 grupperum, et stort fælleslokale, køkken og 2 toiletter. Herudover er der en stor terrasse på 50 m2. Hørsholm Kommune betalte ca. 1,5 mio. kr. til opførelsen, og Birkeholt fonden søgte et tilsvarende beløb fra andre sponsorer og fonde. Med tiden er den udvendige balkon og terrasse dog begyndt at rådne. Det oprindelige træ har ikke været egnet fra start. Spejderne frygter at benytte terrassen, da det frie fald på ca. 3 meter kan betyde personskade, hvis man skulle falde igennem eller hvis hele terrassen bryder sammen. Endelig frygter spejderne, at råd og svamp vil brede sig til selve huset. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Mandag den 29-05-2017 Side 4
Spejderne har indhentet et tilbud på udskiftning af gelænder, bærebjælker og renovering af terrassebrædder. Tilbuddet lyder på 220.000 kr., er udsted i 2015 men stadig gældende. Da spejderne ikke selv har de fornødne driftsmidler, søger de om et ekstraordinært tilskud til udskiftning af terrassen. Spejderne har forhørt sig hos eksterne fonde og sponsorer, der dog melder at man ikke ønsker at støtte almen drift og vedligehold. Administrationen foreslår at Sport-, Fritid- og Kulturudvalget drøfter hvorvidt man ønsker at inkludere ansøgningen i den videre budgetproces med et beløb på op til 220.000 kr. Samlet set er der ca. 190 spejdere som benytter hytten i løbet af en uge, og disse i alderen ca. 7-14 år. Der har gennem de seneste tre år været en stigning i medlemsopdraget på ca. 10%. Dette er en landsdækkende tendens. Bilag - TILBUD - spejderhytte Horsholm udskiftning af gelaender.doc Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2017 Sport,- Fritid- og Kulturudvalget besluttede at bringe Birkeholdt Spejdernes ansøgning videre i budgetforhandlingerne for budget 2018-2021. Udvalget bad administrationen om et notat, der uddyber de økonomiske omkostninger ved etablering af terrasse. Fraværende: Jan H. Klit (C) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Mandag den 29-05-2017 Side 5
Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 3 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2017 Sagsansvarlig enhed: Politik, Udvikling og Borgerservice Sagsbehandler: Marianne Godtfredsen Meddelelser Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2017 Ingen meddelelser. Fraværende: Jan H. Klit (C) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Mandag den 29-05-2017 Side 6
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 1 Åben 170407Forløb af projekt vedr fleksible sale.docx 2320444 1 Åben Notat ti SFKU.docx 2320443 2 Åben TILBUD - spejderhytte Horsholm udskiftning af gelaender.doc 2320607 Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Mandag den 29-05-2017 Side 7
Sport-, Fritid- og Kulturudvalgets møde 29-05-2017 Nadja Maria Hageskov (C) Formand Henrik Klitgaard (B) Næstformand Esben Dyekjær (C) Medlem Jan H. Klit (C) Medlem Alexander Jonsbak (V) Medlem Sport-, Fritid- og Kulturudvalget 29-05-2017 Side 8