Samlet beskrivelse af forløb vedr. fleksible sale og valg af tribune og stole

Transkript

1 Samlet beskrivelse af forløb vedr. fleksible sale og valg af tribune og stole Redegørelse for forløb vedr. tribune og stole Ønsket om fleksible sale med biograffunktion har været drøftet i en del år i Hørsholm kommune og i 2015 blev det besluttet at etablere fleksible sale, der både kunne benyttes til teater, koncert og lignende. Derudover skulle salene have en biograffunktion indarbejdet. De valgte løsninger tager derfor udgangspunkt i både den enkelte funktions behov og det samlede behov for fleksibilitet. Således er salene optimeret ud fra sikkerhed, bygnings- og driftsøkonomi, antal pladser, akustikforhold, lydforhold, komfort og oplevelse, lys og brandforhold mv. For at salene kan være så fleksible som muligt, er der valgt en sammenklappelig tribune i Trommesalen og en tribune, der kan køres ud af Lilletrommen. De eksisterende pladsforhold, den fleksible tribune, sammenholdt med det ønskede antal pladser, sætter rammerne for indretning og placering af stole. I juli 2015 blev opgaven med at etablere fleksible sale udbudt som en totalrådgivningskonkurrence. Hørsholm Kommunes udbudskrav til projektet, herunder funktionen af de fleksible sale, fremgik af det udarbejdede byggeprogram. En økonomisk ramme blev fastlagt på 15 mio. kr. og skulle dække rådgivning, håndværkerydelser og indkøb i forbindelse med etableringen af de fleksible sale. Denne ramme er efterfølgende forhøjet som følge af prisindhentning og som følge af behovet for forstærkninger af den eksisterende konstruktion. I Byggeprogrammet fremgik det at Totalrådgiver skulle give forslag til fleksible salindretninger i alt 3 scenarier for Stor Trommen, jf. nedenfor S1.Tribune og evt. balkon med sidepladser til 350 personer ved teater, koncert og lign. S2. Tribune og evt. balkon med siddepladser til 200 personer inkl. mørklægning ved biografvisning. S3. Deponering af tribuner i sal, så der er plads til 700 stående tilskuere til f.eks. koncert. Det vindende projekt blev udarbejdet af Rambøll som totalrådgiver og i november 2015 indgik Hørsholm Kommune kontrakt med Rambøll om projektering, udbud og tilsyn af etableringen af de fleksible sale. 1/8

2 Med udgangspunkt i byggeprogrammet udarbejdede Rambøll projektforslag. Der blev blandt andet arbejdet på supplerende scenarier for opstilling i salene. Disse scenarier blev fremlagt politisk og der blev valgt den løsning, der samlet set ville understøtte muligheden for at afholde de forskellige arrangementer med det ønskede tilskuerantal. Løsningen tager udgangspunkt i en indretning, hvor bredden fra center armlæn til center armlæn var 600 mm. Rækkedybden 900 mm. Fordelingen af sæder på balkon og tribune tager hensyn til brandforhold. I forbindelse med behandlingen af sagen i SFKU (16. Marts 2016) blev vist et eksempel på en stolekvalitetet (Figueras Flex 6035 til sammen-klappelig tribune i Trommesalen og Figueras Economy til fast tribune i Lilletrommen). Kvaliteten af disse stole var udgangspunktet for det efterfølgende entreprenørudbud. Det er, af konkurrencemæssige årsager, ikke tilladt at stille konkrete krav til konkrete produkter. Derfor blev der i udbudsgrundlaget beskrevet konkrete minimumskrav til kvaliteten af stolen, herunder krav til tekstiler, polstring, skum og tæthed på sidde- og ryghynde. Det er skummets tæthed og kvalitet, der har betydning for hvor blødt man sidder i stolen. Alle de konkrete krav, som var beskrevet for Figueras Flex og Economy, blev indarbejdet i udbudsmaterialet. Der var også i udbudsmaterialet henvisning til bilag vedr. stolen og ønske om en derved ligestillet kvalitet. De indkomne tilbud blev vurderet af Rambøll ud fra både økonomi og kvalitet. Vida A/S havde leveret det bedste tilbud ud fra de opstillede kriterier om kvalitet og pris, samtidig med at de ville levere en stol, der opfyldte de anførte minimumskrav. Stolen var fra Hamari. Samtidig tilbød Vida at indgå i en dialog om at sikre at stolen levede op til de ønskede krav. 3. August 2016 fik deltagere fra Hørsholm Kommune og SFKU fremvist en stol, som blev godkendt. Der blev aftalt at arbejde videre med en række forbedringer I forhold til den fremviste stol i et omfang det var muligt ud fra ønsket om antal pladser og ud fra konstruktionsmæssige årsager. Ændret specifikationer efter ønske ift. Protype fremvist 3. august 1. sædet på begge stolemodeller har fået en pølse som afhjælper at man falder ud 2. bund pladen under sædet på begge stolemodeller er forkortet med 5 mm 3. der er lavet er 12 cm dybere armlæn på balkonstolen 4. Ryghældningen er forøget med hhv 3 og 7 grader på de to stolemodeller 5. Ryghøjden er forøget på begge stolemodeller 6. Kopholderen i armlænet er den viste integrerede model på begge stolemodeller 7. Hovedstøtten i den nedfældbare stol er fjernet 2/8

3 Bilag Konkrete krav og proces. Den besluttede Sports- fritids- og kulturudvalget efter en meget nøje drøftelse af de forskellige supplerende scenarier at Trommesalen skal udarbejdes med udgangspunkt i scenarie B og for Lilletrommen skal kravspecifikationer udarbejdes med udgangspunkt i scenarie L2 med option på scenarie L1. Samtidig blev det besluttet at fastholde udbudsformen som en hovedentreprise. Scenarie B for Trommesalen er som anført Tribune 200 sæder 600mm cc, Balkon 72 sæder - 600mm Løse stole 78 (genbrug) I alt siddepladser, jf. krav 350 pers Række dybde på balkon 900mm - 3 Rækker Række dybde på tribune 900mm 8 Rækker Flugtveje i stueetagen 1300mm (Markeret med grønt) Scene 14 x 7.75 m Balkon max 12 sæder pr. Række, grundet brandforhold. Løsningen i Lilletrommen blev besluttet som Tribune 42 sæder 600mm cc I alt siddepladser - 42 pers Række dybde på tribune 900mm 3 Rækker Scene som eksisterende I forbindelse med behandlingen af sagen blev vist et eksempel på en stolekvalitet i Trommesalen og i Lilletrommen, der ville blive arbejdet videre med jf. nedenfor Flex stol Trommesal og tribune 3/8

4 Smart Economy, til Lilletrommen. Sidstnævnte stol indgik også i et af scenarierne for Trommesalen, men blev ikke valgt. På baggrund af beslutningen arbejdede Rambøll videre med etablering af udbudsmaterialet og i dette blev der indarbejdet en række minimumskrav til stolenes kvalitet. Det er, af konkurrencemæssige årsager, ikke tilladt at stille konkrete krav til konkrete produkter, derfor blev det i udbudsgrundlaget til de hovedentreprenører, der skulle give tilbud. I udbuddet blev der beskrevet konkrete krav til tekstiler, polstring, skum og tæthed på ryghynde. Alle krav, som eksempelvis stolen Flex 6035 fra Figueras kunne opfylde. I udbudsmaterialet fremgik det også Stol model Flex 6035 fra Figueras eller dermed ligestillet og en henvisning til et bilag. Vedr. inventar. De indkomne tilbud blev vurderet af Rambøll ud fra både økonomi og kvalitet. Vida havde leveret det bedste tilbud ud fra de opstillede kriterier om kvalitet og pris, samtidig med at de ville levere en stol, der opfyldte de anførte minimumskrav. Samtidig tilbød Vida at fremvise den anførte stol og indgå i et samarbejde om at sikre at stolen levede op til de ønskede krav. Ved kontraktunderskrivelse 12. Juli 2016 blev følgende aftalt specifikt omkring levering af stole. A. Stole til Trommesalen Vida A/S leverer stol til Tromme fra HAMARI. Stolen leveres i kvalitet og i materialer som beskrevet i udbudsprojektet d. 31/ og tilpasset bygherrens ønsker som aftalt på møde d. 27. juni 2016 i Hørsholm Kommune. Vida A/S leverer en prøvestol på Hørholm Rådhus d. 03 august 2016 til godkendelse af bygherren. Herudover leverer Vida A/S en beskrivelse og en skitse af solen. Bygherrens godkendelse af stolen d. 10. august 2016 er en forudsætning for, at VIDA A/S kan aflevere entreprisen rettidig i henhold til udbudstidsplanen d. 01. december Det forudsættes at stolen kan godkendes inden produktionen af stolene kan igangsættes. Det var således en forudsætning at der skulle træffes en beslutning om stolen den 3. August. Der blev afholdt møde 3. August med deltagelse af 4/8

5 Henrik Klitgaard Esben Duekjær Pernille Halberg Salamon John Larsen Nils Kaas Bina Hjorth Per Zwinge Rambøll Morten Elleskov Vidabyg Elisabeth Enbom Hamari (leverandør) På mødet blev stolen afprøvet. Nedenfor er det interne referat fra mødet. En mock up af stolen til Trommensalen blev præsenteret af Rambøll, Vidabyg og Hamari. Stolen er designet specielt til Trommen. Den viste stol blev godkendt og der arbejdes videre med følgende tilføjelser og rettelser Generelt i salen Rambøll laver en finregning på målene i salen igen for evt. at kunne finde ekstra centimeter til armlænet og at stolen kan tippes, således at ryglænet hælder lidt, men stadig med 350 sæder i hele salen og de lovmæssige krav til flugtveje. Der arbejdes ligeledes med at indbygge en vult forrest på sædet. Kopholder Der findes en mere enkel og rengøringsvenlig model. Valg af dette er en administrativ beslutning. Og kopholderen skal placeres bag på armlænet. Pladen, som sidder under stolen, skal rykkes lidt tilbage, således at den ikke skærer ind under knæet på gæsterne. 5/8

6 Sædenummerplade anbringes midt på opslået sæde. På balkonen/skyen Den viste stol vælges med fast nakkestøtte. Her arbejdes på at finde centimeter til at øge både bredde og dybde på armlænet. På tribunen Den viste stol vælges uden nakkestøtte. Her arbejdes på, at optimere armlænets bredde, hvis det overhovedet kan lade sig gøre. Rådgiver har finregnet på målene og det viste sig muligt at gøre armlæn en smule dybere på balkonen. Ad kopholder Arkitekten havde arbejdet på en løsning med en udvendig kopholder, en kopholder der var skjult i armlænet, som blev aktiveret ved, at klappe en plade ned, alternativt var placeret på stolens ryg. Ideen var at mindske biograf looket, da salen jo også bruges til andet. Ved mødet blev nedenstående model vist og fravalgt og man ønskede i givet fald en mere rengøringsvenlig version. Det var ikke muligt at finde en mere rengøringsvenlig kopholder der kunne placeres bag på armlænet, hvorfor en integreret model blev fastholdt. Der er ikke noteret noget konkret om kopholderens størrelse og det har ikke været drøftet efterfølgende i processen frem til produktionsstart. Den viste prøvestol havde samme størrelse kopholder som den der er leveret til tribunen. Ad siddebredde Siddebredden er styret af antallet af pladser og det har været vigtigt at fastholde dette antal. Se også referat. Siddebredden er ikke ændret i forhold til den viste stol. Efter mødet 3. August frem til produktionstart 18. august har 6/8

7 leverandøren i dialog med Rambøll/JJW arbejdet intenst med justeringer og tilretninger og nedenfor er de ændringer, der efterfølgende er udført. Ændret specifikationer efter ønske ift. Protype fremvist Ved møde på kommunen blev HAMARI s mock up stol (til balkonen) præsenteret og godkendt, men hvis muligt ville bygherre gerne have foretaget enkelte ændringer. Ændringer som HAMARI har foretaget på baggrund af kommunens ønsker er 1 sædet på begge stolemodeller har fået en pølse som afhjælper at man falder ud 2 bund pladen under sædet på begge stolemodeller er forkortet med 5 mm 3 der er lavet er 12 cm dybere armlæn på balkonstolen 4 Ryghældningen er forøget med hhv 3 og 7 grader på de to stolemodeller 5 Ryghøjden er forøget på begge stolemodeller 6 Kopholderen i armlænet er den viste integrerede model på begge stolemodeller Hovedstøtten i den nedfældbare stol er fjernet Monterede stole, tribune og balkon, Trommesalen. 7/8

8 8/8