Dok. ansvarlig: DLI Sekretær: 03-07-2017 Vejledning - til ansøgning om midler fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram ELFORSK Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 1
Indholdsfortegnelse Baggrund... 3 1. Projektbeskrivelse... 4 1.0 Data... 4 1.1. Generel beskrivelse af teknologien og projektets idé... 5 1.2. Projektets formål og arbejdspakker... 5 1.3. Projektets relevans... 5 1.4. Formidlingsplan og forankring... 6 1.5. Organisering og kompetencer for aktører... 6 1.6. Finansiering og generelle kommentarer til budget... 7 1.7. Tilskyndelsesvirkning... 7 2. Projektøkonomi... 7 2.1. Generelt... 7 2.2. Personaleudgifter og andre omkostninger... 7 2.3. Støtteintensitet... 9 3. Gantt diagram (tidsplan)... 9 3.1. Projektforløb... 9 3.2. Omkostninger opdelt på arbejdspakker... 9 Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 2
Baggrund Vejledningen er udarbejdet som en hjælp til ansøger, som ønsker at søge midler fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram ELFORSK. Vejledningen beskriver, hvordan de forskellige dokumenter til ansøgningen skal udfyldes. Vejledningen er opdelt i følgende tre afsnit, som hver består af flere punkter: 1. Projektbeskrivelse 2. Projektøkonomi 3. Gantt diagram (tidsplan) Under hvert afsnit beskrives for hvert punkt, hvad du skal være opmærksom på ved udfyldelsen af skabelonen, og hvad der som minimum skal indgå i ansøgningen. Ansøgere bedes elektronisk indsende en interessetilkendegivelse med projektets titel, en kort formålsbeskrivelse og et forventet budget. Oplysningerne vil blive brugt til at registrere ansøgningerne og forberede den efterfølgende vurdering. Ved indsendelsen af forhåndsregistreringen gives ansøgeren et ELFORSK projektnummer (350-xxx), som skal påføres ansøgningen (alle dokumenter i ansøgningen) og anvendes i den videre kommunikation med Dansk Energi - EL- FORSK. Ansøgningsskabelonen, der anvendes ved ansøgning til programmerne, EUDP og ELFORSK, er opbygget med en identisk struktur. Afhængigt af hvilket program du søger, er der dog forskel på, hvilke afsnit/punkter, der skal udfyldes i skabelonen samt i hvilket omfang. Ansøgningsskabelonen, som findes på www.elforsk.dk Ansøgningen skal holdes så kort og præcis som muligt, men skal samtidig være tilstrækkelig informativ til at danne grundlag for en faglig og økonomisk evaluering. Som udgangspunkt kan det ikke antages, at evaluatorerne har kendskab til tidligere udført arbejde relateret til projektansøgningen. Ansøgningen skal derfor tillige beskrive State of the Art for den pågældende teknologi. Relevante bilag kan lægges ved ansøgningen som bilag (Projektøkonomi og Gantt diagram er separate dokumenter og er en del af ansøgningen). Ansøgningen består således af i alt tre dokumenter uden bilag. På alle dokumenter i ansøgningen påføres ELFORSK projektnummer 350-xxx, (der er fået ved interessetilkendegivelsen), projekttitel og navn på projektlederen. Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 3
1. Projektbeskrivelse 1.0 Data I forbindelse med ansøgningen skal der angives følgende stamdata for ansøgningen og ansøger: Ansøgte støtteprogram (angiv også om der er søgt andre støtteprogrammer) Navn på ansøgervirksomhed Projektnummer Projekttitel på dansk og engelsk Emneområde: Skriv inden for hvilke område projektet hovedsagelig falder inden for: 1. bygninger 2. ventilation 3. belysning 4. køling 5. effekt- og styringselektronik 6. industrielle processer 7. adfærd, barrierer og virkemidler Projekttype (anvendt forskning, udvikling, pilotprojekter, demonstrationsprojekter og markedsintroduktion): Ved anvendt forskning forstås projekter af original karakter med henblik på at erhverve viden og indsigt med sigte på bestemte praktiske mål og anvendelser. Det er også karakteriseret som industriel forskning eller industrielt forskningssamarbejde. Ved udvikling forstås anvendelse af viden med henblik på at fremstille nye eller forbedre eksisterende materialer, produkter, teknologier, løsninger, processer, metoder, systemer eller tjenester. Det er som ofte karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Hvis der i udviklingsforløbet også indgår anvendt forskning, så er det karakteriseret ved industriel forskning eller industrielt forskningssamarbejde, og forskningsandelen i udviklingsprojektet skal afspejles af den støtteprocent som angives i projektøkonomiskemaet, da den vejledende maksimale tilskudsprocent tager udgangspunkt i at udviklingsprojektet er et 100 % forskningsprojekt. Ved pilotprojekter forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode i en større skala end under laboratorieforhold, men mindre end fuldskala. Typisk kan pilotanlæg være 1:10 i forhold til fuldskala. Det er også karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Med demonstrationsprojekter forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode under virkelighedsnære forhold med henblik på efterfølgende markedsintroduktion eller - når demonstrationen giver anledning hertil - yderligere udvikling før markedsintroduktion. Det er også karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Virksomhedens/Instituttets navn og adresse CVR-nummer Navn på projektleder samt underskriftsberettigede Navn og kontaktdata på deltagende partnere i projektet Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 4
Web-teaser på dansk og engelsk (kort beskrivelse i let tilgængeligt sprog på max. 50 anslag til brug på elforsk.dk og energiforskning.dk) Projektbeskrivelse på dansk og engelsk (kort beskrivelse i let tilgængeligt sprog på 200 ord til brug på elforsk.dk og energiforskning.dk) Projektperiode (Forventet start- og sluttidspunkt) Samlet timeforbrug i projektet Samlet budget (totale omkostninger, støttebeløb, egenfinansiering, evt. anden finansiering, samlet støtteprocent). 1.1. Generel beskrivelse af teknologien og projektets idé I afsnittet beskrives det innovative energifaglige samt det tekniske indhold, der er omdrejningspunktet i projektet samt teknologiens nuværende udviklingsstadie. Der skal herunder argumenteres for teknologiens nyhedsværdi, anvendelsesområde, modenhed mv. Hvis projektet bygger videre på tidligere offentligt støttede projekter, redegøres der også herfor. 1.2. Projektets formål og arbejdspakker a. Projektets formål Beskriv projektets hovedformål og de forskellige arbejdspakker, som er angivet i Ganttdiagrammet. Ligeledes redegøres for baggrunden for at starte projektet. b. Beskrivelse af projektets indhold og opnåelse af formålet Her redegøres for projektets overordnede struktur for de enkelte faser og milepæle, projektet er opdelt i fra start til slut (jf. Gantt-diagrammet). Ligeledes beskrives de metodiske tilgange, der anvendes for at nå de overordnede mål for projektet såvel som de enkelte mål for de enkelte faser. Herunder: Hvilke aktiviteter gennemføres i hver arbejdspakke? Hvem deltager i aktiviteten? Hvilket udstyr/eksterne leverancer skal leveres i de forskellige arbejdspakker? Hvilken type resultater forventes? c. Beskrivelse af arbejdspakker (indhold, aktører, budget i forhold til tidsplan) De enkelte arbejdspakker detailbeskrives i forhold til det arbejde, der skal udføres, deltagende partnere og deres kompetencer i forhold til deres respektive opgaver. Arbejdspakkerne skal stemme overens med det angivne budget pr. arbejdspakke som er angivet i Gantt diagrammet (tidsplanen). 1.3. Projektets relevans Redegør for på hvilken måde og i hvilken grad, projektet bidrager til at understøtte ELFORSK indsatsområder, besparelsespotentiale KWh og energiaspekter, samfundsmæssigt, energipolitiske målsætninger, osv. Herunder hvordan teknologien kan indpasses i det danske energisystem. Projektets betydning for realiseringen af energipolitiske målsætninger skal så vidt muligt kvantificeres. Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 5
Hvad gør projektet (ideen, produktet, teknologien) enestående i forhold til andre? Hvilken viden baserer projektet sig på? og hvordan adskiller det sig fra andre tidligere gennemførte projekter? Det værende sig både danske såvel som internationale projekter. Du kan for eksempel finde yderligere oplysninger om tidligere projekter her: www.energiforskning.dk www.forskningsdatabase.dk 1.4. Formidlingsplan og forankring Da projektet gennemføres med offentlig støtte, er der krav om, at resultater formidles offentligt. Der skal derfor redegøres for, hvordan projektets resultater vil blive formidlet (formidlingsprodukter og aktiviteter) og til hvem resultaterne formidles til (målgrupper). Hvem er ansvarlig for formidlingen af resultaterne, navn skal angives. Hvem er den endelige målgruppe for den teknologi, der udvikles i projektet? Forbrugere? Andre virksomheder? Beskriv hvilke behov, teknologien bidrager til at dække hos målgruppen (kan evt. opdeles i slutbrugere og mellemled). Gør rede for hvilken merværdi teknologien bidrager med for målgruppen i forhold til eksisterende teknologier. Det kan være økonomisk merværdi, som lavere pris, eller ikkeøkonomisk merværdi f.eks. komfort, design eller funktionalitet. Beskriv størrelsen af det forventede marked ved markedsintroduktion og potentialet (omfang og omsætning). Hvor stor en andel af målgruppen forventer man at nå Hvilket resultat forventes opnået som følge af formidlingen. Ved formidling fra projektet skal det angives, at projektet gennemføres med støtte ELFORSK. 1.5. Organisering og kompetencer for aktører Af ansøgningen skal fremgå hvilke virksomheder/institutter, der deltager I projektet, samt hvilke kompetencer de bibringer projektet. Herunder projektledelsens kompetencer. Præsentér kort hver af de deltagende virksomheder og oplys hver deltagers hovedaktiviteter, omsætning og antal ansatte. Redegør for projektets organisering og de deltagende virksomheders ansvarsområder. Herunder at deltagerne dækker relevante dele af værdikæden. Redegør for hvordan projektdeltagernes relevante kompetencer inddrages. Heriblandt både forskningsbaseret, industriel og anvendelsesorienteret viden samt projektleders ledelseskompetence. Ledelseserfaring for projektleder og evt. centrale projektdeltagere dokumenteres. Beskriv hvorledes forretningsmæssige kompetencer er inddraget, evt. i form af konsulentbistand. Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 6
1.6. Finansiering og generelle kommentarer til budget I projektbeskrivelsens punkt 6 skal der angives de overordnede budgettal for projektet. Det vil sige den totale projektsum, støtteandel, egenfinansiering og evt. anden finansiering. Ligeledes skal omkostningerne for de enkelte faser angives. Specielle kommentarer til budgettet skal ligeledes angives under dette punkt i ansøgningen. Til angivelse og indsendelse af budgettet skal der anvendes den dertil beregnede budgetskabelon (Projektøkonomi). Vejledning til udfyldelse af denne skabelon findes i afsnit 2 i denne vejledning. 1.7. Tilskyndelsesvirkning Støtte fra Dansk Energi - ELFORSK skal have tilskyndelsesvirkning. Det betyder, at hver enkelt støttemodtager skal redegøre for, hvorledes støtte til det ansøgte projekt vil øge indsatsens omfang, udstrækning, tempo set i forhold til en situation, hvor der ikke opnås støtte. 2. Projektøkonomi 2.1. Generelt Grundlæggende skal det altid vurderes, om omkostningerne er nødvendige for gennemførelsen af projektet. For udviklings- og demonstrationsprojekter kræves en væsentlig egenfinansiering fra projektdeltagerne. Niveauet er afhængigt af deltagerkredsen og af, hvor tæt et projekt vurderes at være på en efterfølgende kommercialisering. Tilskudsprocenten for den enkelte deltager fastsættes individuelt og kan være lavere end de maksimale vejledende tilskudsprocenter, der er fastsat i EU's statsstøtteregler. Bemærk at procentsatser er max. grænser. Den samlede støtteintensitet, jf. EU s statsstøtteregler, kan ikke overskrides. Omkostninger udover det budgetterede er projektlederes ansvar. Der må ikke indgå profit i budgettet, herunder i forbindelse med løn. 2.2. Personaleudgifter og andre omkostninger Andre omkostninger opgøres på følgende kategorier: (A) Personaleudgifter (B) Instrumenter og udstyr (C) Bygninger (D) Andre driftsudgifter, herunder materialer (E) Eksterne-/ underleverancer (F) Overheadudgifter (G) Indtægter (fra kommercielle prototyper/demoanlæg) (H) Rejser / formidling / andet Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 7
Ad A) Der gives tilskud til faktiske lønudgifter (beregnes på baggrund af årlig bruttoløn inkl. feriepenge) (hvis det ikke er muligt at fastsætte en markedsbestemt løn, kan der undtagelsesvist aftales en timesats med programmet). Der opereres med to personalekategorier (funktionær og teknisk/adm.). Der fastsættes et fast årstimetal på netto 1500 timer pr. år for en fuldtidsansat medarbejder. Timeforbruget anvendes i forbindelse med vurdering af ansøgningen (står timeforbrug i rimeligt forhold til opgaverne i projektet). Taxameterudgifter til en Ph.d. (se punkt H). Ad B) Støtteberettigede omkostninger til udstyr og instrumenter kan medtages i projektbudgettet, i det omfang det er nødvendigt for projektets gennemførsel. Afskrives omkostningen ikke 100 % i projektets løbetid, medtages kun den del, der afskrives som en støtteberettiget omkostning. Udgifter til instrumenter og udstyr, i det omfang og den periode de anvendes til projektet. Hvis instrumenterne eller udstyret ikke anvendes til projektet i hele deres livscyklus, må kun afskrivningsomkostninger under forskningsprojektets varighed anvendes. Afskrivningen beregnes på grundlag af god regnskabspraksis. Ad C) Udgifter til køb og etablering af bygninger er principielt en støtteberettiget omkostning. Omkostninger til bygninger vil dog kun medfinansieres, hvis specielle forhold taler herfor. Køb af jord betragtes ikke som en støtteberettiget omkostning. Ad D) Andre driftsudgifter, herunder forbrugsmaterialer som f.eks. brændsler, stålrør, isoleringsmaterialer osv. Vil være at betragte som støtteberettigede omkostninger. Ad E) Eksterne leverancer er støtteberettigede omkostninger. Hvis leverancen udgør 10 % af støtterammen eller mere (dog minimum 500.000 kr.), så bør leverandøren indgå som partner i projektet. Kun i de tilfælde hvor leverandøren ikke har umiddelbar interesse eller gavn af at deltage, kan der dispenseres herfor. En partner i et projekt kan ikke også være underleverandør. Som udgangspunkt bør underleverancer kun udgøre en mindre del af projektet. Ad F) Overhead defineres som værende: Faktiske yderligere generalomkostninger, der er direkte knyttet til projektet. For virksomheder og GTS institutter må der maks. medtages overhead på 150 % af lønomkostninger. For universiteter, forskningsinstitutioner mv. fastsættes overhead til maks. 44 % af alle omkostninger dvs. både på lønomkostninger og andre omkostninger. Ad G) Ved kommerciel udnyttelse foranlediget af det støttede projekt skal eventuelle indtægter fradrages i de støtteberettigede omkostninger. Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 8
Ad H) Kategorien dækker først og fremmest over rejse- og formidlingsaktiviteter. Ph.d.-taxameterudgifter på 80.000 kr. kan medtages til uddannelse af en Ph.d. (gælder for en hel uddannelse). Udgifter til andet skal specificeres. Rejseudgifter skal følge statens regler (cirkulære) for rejser for statsansatte. 2.3. Støtteintensitet Støtten gives i overensstemmelse med EU s statsstøtteregler. Disse regler og link hertil er beskrevet nærmere i regelsættet. Ved indtastning af virksomhedens karakteristika samt projektets karakter, beregnes den maksimale støtteintensitet, der kan gives. Bemærk, at der er tale om en maksimal støtteintensitet, og at visse projekter må forventes at egenfinansiere en større andel af projektomkostningerne. 3. Gantt diagram (tidsplan) 3.1. Projektforløb Projektet skal opdeles i arbejdspakker. Alle arbejdspakker navngives/nummereres, og den tidsmæssige placering og udstrækning (vandrette forløb) angives i Gantt diagrammet. Der skal opstilles relevante milepæle i projektets forløb. Angiv milepælenes tidsmæssige placering i Gantt diagrammet. En milepæl er en planlagt, målbar og synlig hændelse, som viser, at en opgave eller stor leverance fra projektet er afsluttet. Der skal være milepæle for både forskningsmæssige (FM), tekniske (TM) og kommercielle (KM) aktiviteter. Indsæt endvidere nr. og navn på milepæle og markér disse tidsmæssigt med lodrette kolonner. Skemaet er forberedt til op til 10 milepæle i alt. Flere kan tilføjes hvis nødvendigt. Indholdet i de respektive arbejdspakker og milepæle beskrives i Projektbeskrivelsens punkt. 2 3.2. Omkostninger opdelt på arbejdspakker Hver projektpartner angiver deres respektive omkostninger på de enkelte arbejdspakker i projektet, som de sørger støtte til. Derved skabes overblik over, hvilke omkostninger støtten dækker på såvel arbejdspakkeniveau, partner-niveau og projektniveau. Omkostninger (de midler som, der søges støtte til) fordelt på arbejdspakker i Gantt diagrammet skal stemme overens med beskrivelsen af arbejdspakkerne i projektbeskrivelsen. Omkostningerne i Gantt diagrammet er kun de udgifter, der søges midler til. Vejledning til ansøgning hos ELFORSK 2018 - side 9