ÅRSBERETNING 2017 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2018
2 1. Indledning kort præsentation af retten I 2017 forbedrede markant sin produktivitet, således at vi nu på dette punkt er blandt de 5 bedste byretter. Det skete samtidig med, at vi i det væsentlige var i stand til at fastholde tidligere års gode sagsbehandlingstider. Vi opfylder således de fleste af de mål for sagsbehandlingstider, som Domstolsstyrelsen har fastsat. Vi har haft stort set uændret sagstilgang. Dog har der for fogedsagernes vedkommende været tale om en stigning på mere end 15 %. Det er lykkedes os fra den 17. november 2017 at gennemføre vores del af den landsdækkende digitalisering af de civile sager, således at vi på trods af den gennemgribende omstilling nu få måneder inde i 2018 er meget tæt på at opfylde måltallene for de forskellige sagskategorier af civile sager. Det kommer på intet tidspunkt på tale at gå på kompromis med den faglige kvalitet, og det har heller ikke været tilfældet i 2017. Det er væsentligt for alle medarbejdere og en motivation i sig selv at fastholde og udvikle den høje faglige standard, der er kendetegnende for domstolene. I 2017 havde vi fortsat en god kontakt med de forskellige brugergrupper, dels på faste møder, dels ved løbende mere uformel dialog. Det er vores indtryk, at brugerne respekterer vores arbejde og værdsætter vores faglige kvalitet og de i det væsentlige gode gennemløbstider for sagerne. Endnu engang har medarbejderne her ved retten gjort en stor og engageret indsats. De har arbejdet motiveret og målrettet i alle rettens afdelinger også i de perioder, hvor arbejdssituationen har været presset. Vi kan med stor tilfredshed konstatere endnu et år med lavere sygefravær, der har medvirket til, at vi har kunnet holde trit med sagstilgangen. Det er vores opfattelse, at vi i forhold til retskredsens borgere nyder høj anseelse. Det er således det generelle billede, at retten fremtræder meget positivt i de mange lokale retsreportager i dagblade og på TV. Vi bestræber os fortsat på at åbne dørene for gymnasie og folkeskoleklasser. Hvis du er interesseret i at læse mere om retten i Odense med flere detaljer og statistiske oplysninger om året, der gik, kan du fortsætte læsningen i det følgende afsnit 2, hvor vi viser resultaterne på følgende områder: 1. Effektivitet 2. Sagsbehandlingstider 3. Faglig kvalitet 4. Brugeroplevet kvalitet 5. Trivsel og motivation 6. Omdømme
3 Hvis du alene er interesseret i en oversigt over resultaterne, henvises der til årsnøgletallene for 2017, der kan ses som bilag 1. I beretningens sidste afsnit 3 beskriver vi den indsats, vi har planlagt, og som i øvrigt vil fremgå af vores handlingsplan for 2018, bilag 2. 2. Resultater i 2017 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) I 2017 har det samlede antal afsluttede, vægtede sager været stort set uændret i forhold til 2016. I de enkelte sagsområder har det været et mindre fald for straffesagerne, mindre stigning for skiftesager, ret markant stigning i antallet af fogedsager og nærmest uændrede tal for notarialforretningerne. Der er samlet set tale om en lille stigning i aktiviteten fra 2016 til 2017. Det samlede årsværksforbrug er i årets løb faldet med godt 2 årsværk, som skyldes i det væsentlige reduktion af antallet af fagjurister ved embedet. Det har ført til en klar forbedring af produktiviteten, således at vi nu ligger mellem de 5 bedste byretter målt på produktivitet. Tabel 1. Oversigt over antal sager ved retten i perioden 2016-2017 - VÆGTEDE SAGER - Afsluttede 2016 2017 Straffesager 9.610 9.174 Civile sager 2.316 2.570 Fogedsager 17.400 20.372 Skiftesager 4.391 4.418 Notarialforretninger 3.121 3.448 Samlet 37.445 38.730 Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager. Tabel 2. Indeks for rettens samlede produktivitet (gennemsnit 2012 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2017 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2016 2017 Samlet produktivitet ved retten 101,1 109,3 101,9 108,2
4 Figur 1. Samlet produktivitetindeks for 2016 og 2017 (gennemsnit for byretterne 2012 = indeks 100) Samlet produktivitetsindeks 2016-2017 108,2 2017 101,9 109,3 105,0 2016 101,3 101,1 65 70 75 80 85 90 95 100 105 110 115 120 125 Top-5 Gnst. byretterne Retten Tabel 3. Indeks for rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder (gennemsnit 2012 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2017 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2016 2017 Retssager samlet 103,1 105,1 98,2 103,3 -straffesager 106,5 95,2 94,6 100,8 -civile sager 98,0 120,7 102,8 112,1 Fogedsager 98,3 126,3 106,0 118,7 Skiftesager 98,3 112,4 114,5 135,7
5 Tabel 4. Rettens årsværksforbrug til ledelse, administration og hjælpefunktioner mv. Tinglysningsårværk er trukket rent ud inden beregningen. Alle byretter LedAdm mv. LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv. 2015 2016 2017 2015 2016 2017 2015 2016 2017 2015 2016 2017 Jurister 2,2 2,4 2,1 9,6% 10,8% 10,0% 35,6 30,1 30,9 8,3% 7,1% 7,5% Kontorfunktionærer 4,1 3,1 2,9 11,1% 7,8% 7,0% 123,1 122,2 107,3 15,4% 15,7% 13,6% % Elever 0,2 0,0 0,1 7,7% 0,8% 2,0% 7,2 6,7 6,6 9,0% 8,6% 9,5% Beskæftigelsesordning 2,1 0,4 0,4 93,3% 38,3% 39,0% 21,7 16,4 15,6 44,0% 38,4% 34,9% Øvrigt personale 4,4 4,2 3,5 99,5% 98,9% 81,0% 70,9 69,9 68,1 81,1% 82,5% 78,1% Samlet for retten 13,0 10,2 9,0 18,8% 14,3% 13,0% 258,6 245,5 228,7 17,4% 17,4% 16,3% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. Transport indgår under ledelse og administration mv. Tabel 5. Årsværksforbrug 2016-2017 efter korrektion af uddata (ekskl. tinglysningsårsværk) - årsværk - - indeks - 2016 2017 2016 2017 Jurister 22,4 20,3 100 91 Kontorfunktionærer 40,1 40,8 100 102 Elever 3,4 2,4 100 72 Ansatte i beskæftigelsesordning mv. 1,1 1,1 100 99 Øvrigt personale 4,2 4,3 100 101 Samlet for retten 71,2 68,9 100 97 Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme.
6 Tabel 6. Rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder i 2017 samt procent i forhold til samlet årsværksforbrug. Straf Civil Foged Skifte Notarial Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 8,3 41,0% 5,9 29,0% 2,2 11,0% 1,8 9,0% 0,0 0,0% Kontorfunktionærer 13,0 32,0% 6,5 16,0% 8,8 22,0% 8,9 22,0% 0,6 1,0% Elever 0,9 37,0% 0,0 2,0% 0,8 33,0% 0,6 25,0% 0,0 0,0% Beskæftigelsesordning mv. 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,7 61,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Øvrigt personale 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 7,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Samlet for retten 22,2 32,2% 12,4 18,0% 12,8 18,6% 11,3 16,4% 0,6 0,9% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. 1) Procenten er beregnet i forhold til det samlede årsværksforbrug ved retten inkl. generel ledelse og administration, hvorfor der ikke kan summes op til 100 % for retten. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) For så vidt angår sagsbehandlingstiderne for retssagerne har der både for straffesagerne og for de civile sager været tale om forbedringer af den i forvejen høje målopfyldelse fra 2016. En undtagelse er voldssagerne. Selvom det er et felt, hvor vi gør os store anstrengelser for tidlig berammelse, har det været svært at leve op til måltallet. En væsentlig faktor er fortsat problemet med forsvarerskift, som nødvendiggør udsættelse af sagen. I anledning af den relativt lave målopfyldelse på et felt, der har stor politisk bevågenhed, har vi foretaget en forstærket indsats i den sidste del af året. Det hører med i billedet, at voldsagerne, selv om 37-dags fristen glipper, meget sjældent får en lang sagsbehandlingstid, idet vi generelt har meget høj målopfyldelse på domsmandssagerne, hvori voldssagerne indgår. For forældreansvarssagernes vedkommende kan der konstateres en forbedring, som må tilskrives, at der siden april 2016 har været fælles forberedelse af forældreansvarssagerne. Det har ført til, at vi nu lever op til måltallet. Fogedretten har haft stort fokus på at få forbedret målopfyldelsen. Det har ført til en klar forbedring af sagsbehandlingstiderne, men der er - også afledt af en stigning i sagsmængden - tale om et langt sejt træk, inden vi til fulde lever op til måltallene. Skifteretten har i det væsentlige kunnet fastholde den gode målopfyldelse. Skifteretten har i årets løb ydet fin bistand til de andre afdelinger.
7 Tabel 7. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i 2017. Målsætning Resultat 2016 2017 Straffesager Alle alm. straffesager 80 % under 2 mdr. 83,8% 85,4% Alle byretter Resultater i 2017 Gennemsnit 79,6% Nævninge- og domsmandssager (hfh) 74 % under 4 mdr.(2016) 74,5% 77% under 4 mdr. (2017) 75,4% Tilståelsessager 76 % under 4 mdr.(2016) 85,9% og sager uden domsmænd 78% under 4 mdr.(2017) 86,0% Voldssager under 37 dg. 31,1% 34,6% 63,8% 68,7% 40,2% Voldtægtssager under for 37 dg. 23,5% 0,0% 29,0% Civile sager Alle alm. sager, boligsager, 73 % under 6 mdr.(2016) 74,2% småsager og forbud/påbudssager 76% under 6 mdr.(2017) 75,6% Hfh. almindlige sager og boligsager 64 % under 15 mdr.(2016) 64,6% 67% under 15 mdr.(2017) 81,2% Hfh. småsager 67 % under 9 mdr.(2016) 76,2% 69% under 9 mdr.(2017) 85,2% Alle forældreansvars- og 80 % under 6 mdr. 72,0% 83,4% ægteskabssager 69,1% 67,2% 63,3% 75,6% Fogedsager Alm. fogedsager og 80 % under 3 mdr. 69,8% 75,7% betalingspåkrav Særlige fogedsager 80 % under 2 mdr. 71,0% 79,0% 73,5% 76,4% Tvangsauktion solgt efter 1. auktion 80 % under 5 mdr. 62,4% 69,0% 80,9% Skiftesager Udlevering af bo 80 % under 2 mdr. 83,1% 79,3% 78,9% Tvangsopløsningssager 72 % under 3 mdr.(2016) 89,4% (eksklusive likvidation) 74% under 3 mdr.(2017) 91,1% 89,3% Gældssanering 75 % under 9 mdr.(2016) 89,0% (kun indledte sager) 77% under 9 mdr.(2017) 91,3% 85,5%
8 Tabel 8. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper i 2015-2017. Alle byretter Resultater i 2017 Dage Gennemløbstider Gennemsnit 5. bedste 2015 2016 2017 Nævningesager 92 144 146 148 85 Domsmandssager 91 100 101 126 95 Sager uden domsmænd 19 14 13 28 18 Tilståelsessager 60 73 68 81 66 Alm. hovedfhl. civile sager 444 489 306 437 346 Hovedforhandlede boligretssager 279 289 359 434 290 Hovedforhandlede småsager 255 226 199 289 199 Alle civile sager m. forh.maksime 158 156 157 180 148 Alle ægteskabssager 166 110 104 122 97 Alle forældreansvarssager 157 150 127 146 122 Alm. fogedsager 64 84 85 78 54 Særlige fogedsager 45 49 49 51 38 Betalingspåkrav 71 76 72 72 51 Tvangsauktioner 87 92 81 76 64 Boudlæg 57 38 46 47 40 Uskiftet bo 75 73 93 97 86 Privat skifte 366 335 343 343 323 Forenklet privat skifte 74 63 78 74 66 Resultat 3: Faglig kvalitet Der har i 2017 ikke været mange forkromede projekter omkring den faglige kvalitet. I øvrigt har vi haft det sædvanlige fokus på at sikre den faglige kvalitet. Det sker blandt andet ved, at der holdes faste kontormøder i alle afdelinger og faste juristmøder og dommermøder, hvor der drøftes aktuelle faglige spørgsmål, og hvor der i øvrigt sker erfaringsudveksling. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Også dette punkt har været præget af den sædvanlige indsats. Der har været de faste møder med anklagemyndigheden, de beneficerede advokater og med advokatforeningen. Mødet med Statsforvaltningen og familieretsadvokater har været sat på standby som følge af den stadig verserende ændring på familieretsområdet.
9 Endvidere er der også afholdt faste møder med de autoriserede bobestyrere og de faste medhjælpere i gældssaneringssager. På disse møder er der udover den faglige udveksling af synspunkter også mulighed for at give konstruktiv kritik. Selv om vores faste brugere kan være noget tilbageholdende med kritik, har der også i 2017 været en dialog med brugerne, som har været nyttig. Blandt andet har det været vigtigt at høre synspunkter om sikkerheden i vores retsbygninger. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Der er i 2017 gennemført en måling af trivslen hos medarbejderne. Overordnet var trivslen god hos medarbejderne. Retspræsidenten har som opfølgning holdt møder med alle afdelinger og medarbejdergrupper og har navnlig lagt op til drøftelse af de problemer i trivselsevalueringen, hvor embedet lå lavere end gennemsnittet for byretterne. Endvidere har retspræsidenten haft uformelle morgenmøder med alle kontormedarbejdere i grupper på 6-7 medarbejdere sammensat på tværs af afdelingerne. Det er ledelsens indtryk, at disse samtaler har ført til en konstruktiv afklaring af trivselssituationen. På baggrund af den daglige omgang med medarbejderne og MUS-samtalerne er det ledelsens opfattelse, at medarbejderne generelt trives og virker særdeles motiverede i deres daglige arbejde. Der blev samtidig gennemført en ledelsesevaluering. Den var ligeledes overordnet positiv. Vi er stadig for så vidt angår denne evaluering i en opfølgningsproces. Det gennemsnitlige sygefravær har i 2017 ændret sig positivt fra 7,9 i 2016 til 7,5 dages gennemsnitligt fravær for medarbejderne, således at vi nu er på et niveau, der ligger klart under gennemsnittet for byretterne. Tabel 9. Udvalgte HR-data. Personaleomsætningsprocent, samt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel). Danmarks Domstole i 2017 2015 2016 2017 Gennemsnit "5. bedste" Personaleomsætning (% ) 11,3 9,3 10,5 9,3 - Gnst. sygedage pr. medarbejder 8,4 7,9 7,5 9,4 5,3 Kilde: Is o la3 (P ers o nales tyrels en) Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi deltager fortsat i et landsdækkende fremstød over for navnlig gymnasieklasser, som vi tilbyder et samarbejde om at afvikle et processpil og give information om retsvæsenet dels på gymnasierne dels i forbindelse med klassernes overværelse af retssager. Vi udsender domsresumeer i vores nævningesager og i andre udvalgte sager.
10 3. Udviklingsaktiviteter i 2017 Vores overordnede indsatsområder er Digital behandling af civile sager Straffesagsområdet Familieretten Småsagsprocessen Ledelsesudvikling Flere detaljer fremgår af handlingsplanen, der kan ses som bilag 2.
Bilag1 ÅRSNØGLETAL 2017 2016 2017 Gnst. BR 2017 5. bedste 2017 Samlet produktivitet, retten (indeks) 101,1 109,3 101,9 108,2 Samlet produktivitet, jurister (indeks) 94,6 107,2 99,5 108,4 Samlet produktivitet, kontorfunktionærer (indeks) 108,6 112,2 105,0 114,8 Årsværksandel til generel ledelse og administration (procent) 14,3 13,1 16,3 Gnst. sagsbehandlingstid, domsmandssager (dage) 100 101 126 95 Gnst. sagsbehandlingstid, hovedforhandlet alm. civil sag (mdr.) 489 306 437 346 Gnst. sagsbehandlingstid, almindelig fogedsag (dage) 84 85 78 54 Gnst. sagsbehandlingstid, boudlæg (dage) 38,28 46 47 40 Målopfyldelse, voldssager 37-dages frist (procent) 31,1 34,6 40,2 55,0 Målopfyldelse, voldtægtssager 37-dages frist (procent) 23,5 0,0 29,0 45,5 Gnst. sygefravær pr. medarbejder (dage pr. år) 7,9 7,5 9,4 5,3 Personaleomsætningsprocent (procent) 9,3 10,5 9,3 Samlet årsværksforbrug, retten (årsværk) 71,2 68,9 58,5 Samlet årsværksforbrug, jurister (årsværk) 22,4 20,3 17,2 Samlet årsværksforbrug, kontorfunktionærer (årsværk) 40,1 40,8 32,8 Samlet lønsumsforbrug (mio. kr.) 37,7 36,0 31,4 Noter: 1) Ved beregningen af indeks for produktivitet samlet for retten, for jurister og kontor er indeks 100 lig gennemsnittet ved byretterne i 2012 2) Årsværksandel til generel ledelse og administration er samlet for retten og inkluderer alle personalegrupper. 3) Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for en hovedforhandlet almindelig civil sag inkluderer sagstypen almindelige sager. Boligretssager og småsager indgår ikke. 4) Ansatte under socialt kapitel indgår ikke i beregningen af det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder (årsværk). 5) Lønsumsforbruget inkluderer egentlig løn, over- og merarbejde, stævningsmænd, refusioner og pensionsbidrag.
Bilag 2 HANDLINGSPLAN 2018 Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Digital behandling af civile sager 2.0 (2018-2019) 2.Straffesagsområdet (2018-2020) Retten vil i samspil med Domstolsstyrelsen implementere processer og arbejdsgange, der understøtter den digitale behandling af civile sager ved retten. Fortsætte med behandlingen af de digitale straffesager i overensstemmelse med samarbejdsaftalen med anklagemyndigheden. Retten vil støtte op om brugen af det digitale civil system og vil aktivt uddanne ansatte ved retten i brugen af systemet. Retten vil løbende holde møder med anklagemyndigheden. At det digitale civile system forankres solidt hos rettens personale. Alle jurister opnået rutine i digital sagsbehandling. 3. Familieretten (2018-2019) 4. Småsagsprocessen (2018-2019) 5. Ledelsesudvikling (2017-2019) Retten vil implementere fælles vejledning, og specialisere de dommere der skal behandle forældreansvarssagerne efter Domstolsstyrelsens overordnede tilrettelæggelse. Retten vil indgå i den planlægning af servicetjekket på småsagerne, som Domstolsstyrelsen tilrettelægger. Retten vil aktivt deltage i Domstolsstyrelsens ledelsesudviklings program. Retten vil holde møder med de relevante medaktører og eksterne faste brugere. Retten vil aktiv deltage i relevante fora som Domstolsstyrelsen tager initiativ til. At understøtte god ledelse ved Danmarks Domstole således, at rettens forskellige ledelseslag bedre vil kunne matche fremtidens krav og mål for ledere ved Danmarks Domstole. Ensartet sagsbehandling efter den nye vejledning indført i efteråret 2018. Endnu ikke afklaret. At alle ledere gennemfører de udviklede lederforløb med et tilfredsstillende resultat.