Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 21. september, kl. 17.30. Afbud: Ella Pedersen 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen godkendt. 2. Underskrift af sidste referat. Referat af bestyrelsesmøde af 10. august blev godkendt og underskrevet. 3. Revisionsprotokol. Revisionsprotokol er forelagt bestyrelsen. Revisionsprotokollat af 30. august vedr. uanmeldt beholdningseftersyn side 1282-1283 er forelagt og gennemgået af bestyrelsen. Beholdningseftersynet gav ikke anledning til bemærkninger. 4. Meddelelser. Der foreligger ingen meddelelser. 5. Råbalance, boligorganisationen. Gennemgang af råbalance for boligorganisationen. 6. Kapitalforvaltning. Afkastrapporter for perioden 1. januar til 31. august er forelagt bestyrelsen. 7. Ansøgning om tilskud. Ansøgning fra Danmarks Naturfredningsforening om natursponsorrat. Bestyrelsen besluttede ikke at imødekomme ansøgningen. - 1 -
8. Ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden. Der forligger ansøgninger om tilskud fra dispositionsfonden til afd. 16, 25, 30, 40, 42 samt fællesansøgning for samtlige afdelinger. Ovennævnte ansøgninger om tilskud fra dispositionsfonden blev alle imødekommet af bestyrelsen. 9. Dispositionsfonden. Ajourført likviditetsbudget blev forelagt bestyrelsen. 10. Egen trækningsret (LBF). Ajourført likviditetsoversigt blev forelagt bestyrelsen. 11. Ejendomsskat. Der er ingen hændelser siden sidste møde. 12. Forvaltningsrevision. Der er ingen hændelser siden sidste møde. 13. Samarbejdsudvalget. Bestyrelsen blev orienteret om mødet i samarbejdsudvalget den 25. august. Samarbejdsudvalgsmøder : 1. Onsdag den 24. februar, kl. 9.00. 2. Onsdag den 18. maj, kl. 9.00. 3. Torsdag den 25. august, kl. 9.00. 4. Torsdag den 10. november, kl. 9.00. 14. Arbejdsmiljøorganisationen. Bestyrelsen blev orienteret om mødet i AMO den 14. september. 1. Onsdag den 24. februar, kl. 13.00. Mødet blev rykket til den 2. marts, kl. 13.00. 2. Onsdag den 24. august, kl. 13.00. Mødet blev rykket til den 14. september, kl. 13.00. 3. Onsdag den 23. november, kl. 13.00. - 2 -
15. Personaleorientering. Administrativt personale Bestyrelsen blev orienteret om personalesituationen. Ejendomsfunktionærer. Bestyrelsen blev orienteret om personalesituationen. 16. Udlejningssituationen/fraflytning. Aktuel beskrivelse af udlejnings- og fraflytningssituationen er forelagt bestyrelsen. 17. Budget/regnskab. Regnskab. Budget. Afdelings- budgetmøder (budget 2017): Afholdelse af ordinære afdelingsmøder er gennemført planmæssigt. Bestyrelsen evaluerede gennemførelsen af møderne. Godkendelse af driftsbudgetter for 2017 (afdelinger med manglende fremmøde): Grundet manglende fremmøde af lejere i afdelingerne 1, 3, 7, 11, 26, 27, 29, 30, 31, 39, 40, 47, 48, 53, 55, og 59 er budgetterne forelagt og godkendt af organisationsbestyrelsen d.d. Endvidere er budgetterne for afd. 49 og 97 forelagt og godkendt af organisationsbestyrelsen d.d. Statistik over antal deltager ved budgetmøderne: Bestyrelsen er forelagt statistik over antallet af deltagere ved budgetmøderne. Deltagerantallet er steget med 14% i forhold til 2015. - 3 -
18. Renovering/nybyggeri. Renovering : Afd. 01 Udskiftning af tag, vinduer m.v. godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 18. juni 2015. Der er afholdt indbudt licitation den 4. februar. Den fysiske udførelse af projektet er afsluttet og byggeregnskab er under udarbejdelse. Afd. 51 Udskiftning af tag, vinduer m.v. godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 28. maj 2015. Der er afholdt indbudt licitation den 4. februar. Den fysiske udførelse af projektet er afsluttet og byggeregnskab er under udarbejdelse. Nybyggeri (Gødvad Enge) : Forventet tidsplan: Opstart mandag den 4. april Der er 1. spadestik mandag den 4. april, kl. 9.00. Aflevering fredag den 31. marts 2017. Indflytning lørdag den 1. juli 2017. Status: Bestyrelsen blev orienteret om status i sagen. 19. Boligsocial helhedsplan. Bestyrelsen holdes løbende orienteret i form af nyhedsbreve. 20. Helhedsplaner. 21. Lokalt samarbejde/styringsdialog/sk. Lokalt samarbejde. Styringsdialogmøde løbende mødeaktivitet, SK. Ledelsen orienterede fra dialogmødet med Silkeborg Kommune den 18. august omkring flygtninge og billige boliger. - 4 -
22. Beboerklagenævnet/boligretten. Der er ingen verserende sager. 23. Formandsmøde. Forberedelse/planlægning af mødet 2017 pågår. 24. Kursusaktivitet. Kursuskalender : Formandsmøde, onsdag den 3. februar, kl. 19.00 (spisning kl. 18.00). Kursus, nyvalgte formænd, mandag den 19. september, kl. 15.30. Valgt ind i afdelingsbestyrelsen og hvad så, onsdag den 28. september, kl. 19.00 (spisning kl. 18.00). Temakursus, onsdag den 26. oktober, kl. 19.00. Bestyrelsen besluttede med baggrund i manglende temaer at aflyse tamakurset den 26. oktober. Kursuskalender 2017: Formandsmøde, onsdag den 1. februar 2017, kl. 19.00 (spisning kl. 18.00). Kursus, nyvalgte formænd, mandag den 18. september 2017, kl. 15.30. Valgt ind i afdelingsbestyrelsen og hvad så, onsdag den 27. september 2017, kl. 19.00 (spisning kl. 18.00). Temakursus, onsdag den 25. oktober 2017, kl. 19.00. 25. Webzone Bestyrelsen blev orienteret om status vedr. implementeringen af WebZone II 26. Lukket sag. 27. Nyt fra BL (kredsen/landsplan). Formand Grethe Rasmussen orienterede om nyt fra kredsen og BL. - 5 -
28. TV-distribution. YouSee Bestyrelsen blev orienteret om prisreguleringen pr. 1. januar 2017 på grundpakken fra YouSee. Ny lovgivning frit valg på TV-området Bestyrelsen blev orienteret om status i forbindelse med det arbejde (ændring af arbejdsgange/arbejdsprocedurer) som er i gang internt med henblik på at kunne efterleve den nye lovgivning omkring frit valg på TV-området. Vi forventer en snarlig afklaring med henblik på at kunne melde ud overfor lejerne. 29. Kontor etablering af aircondition i mødelokale 1 og 2. Oplæg fra ledelsen til etablering af aircondition i mødelokale 1 og 2. i administrationen. Oplægget blev tiltrådt af bestyrelsen. 30. Næste bestyrelsesmøde. Mandag den 24. oktober, kl. 17.30. Bestyrelsesmøder: Kommende mødeaktivitet, : 1. Onsdag d. 20. januar, kl. 17.30. 2. Onsdag d. 10. februar, kl. 17.30. 3. Onsdag d. 9. marts kl. 18.00 (gennemgang af revisionsprotokol regnskab 2015 v. revision kl. 17.30). 4. Onsdag d. 13. april, kl. 17.30 (konstituerende bestyrelsesmøde). 5. Onsdag d. 18. maj, kl. 17.30. 6. Fredag d. 17. juni, kl. 17.30. 7. Onsdag d. 10. august, kl. 17.30. 8. Onsdag d. 21. september, kl. 17.30. 9. Mandag d. 24. oktober, kl. 17.30. 10. Onsdag d. 16. november, kl. 17.30. 11. Lørdag d. 17. december, kl. 17.30. - 6 -
Repræsentantskabsmøde: 12. Onsdag d. 6. april, repræsentantskabsmøde i 19.00, spisning kl. 18.00. (revisor fremlægger regnskab for boligorganisationen). Planlægning af mødeaktivitet, 2017 Bestyrelsesmøder: 1. Onsdag d. 18. januar 2017, kl. 17.30. 2. Mandag d. 6. februar 2017, kl. 17.30. 3. Onsdag d. 8. marts 2017, kl. 18.00 (gennemgang af revisionsprotokol regnskab v. revision kl. 17.30). 4. Torsdag d. 6. april 2017, kl. 17.30 (konstituerende bestyrelsesmøde). 5. Onsdag d. 17. maj 2017, kl. 17.30. 6. Fredag d. 16. juni 2017, kl. 17.30. 7. Onsdag d. 9. august 2017, kl. 17.30. 8. Onsdag d. 20. september 2017, kl. 17.30. 9. Onsdag d. 25. oktober 2017, kl. 17.30. 10. Onsdag d. 15. november 2017, kl. 17.30. 11. Lørdag d. 16. december 2017, kl. 17.30. Repræsentantskabsmøde: 31. Eventuelt. 12. Onsdag d. 5. april 2017, repræsentantskabsmøde kl. 19.00, spisning kl. 18.00 (revisor fremlægger regnskab for boligorganisationen). Spørgsmål i forhold til en af vore samarbejdspartnere. Ledelsen undersøger sagen nærmere til næste bestyrelsesmøde. - 7 -