Det Natur og Biovidenskabelige Fakultet Københavns Universitet Høring af udkast til standardforretningsorden for institutråd Indkomne høringsudtalelser mm. Datalogisk Institut.. 1/48 Institut for Fødevarevidenskab..3/48 Fødevareøkonomisk Institut 11/48 Institut for Ernæring, Fysisk aktivitet og Idræt 13/48 Kemisk Institut.14/48 Institut for Plante og Miljøvidenskab 15/48 Høringssvar fra LSU Høringssvar fra ledergruppen Statens Naturhistoriske Museum..22/48 Biologisk Institut...23/48 Institut for Matematiske Fag 29/48 Institut for Naturfagenes Didaktik 34/48 Institut for Geovidenskab, Naturressourcer og Planlægning 34/48 Niels Bohr Institutet..35/48 DSR..36/48 NATrådet..37/48 Bachelorstudienævnet..38/48 Levnedsmiddelstudienævnet 39/48 Naturvidenskabsstudienævnet..40/48 Medarbejdersiden i HSU..41/48 Institutråd Tids- og procesplan for etablering, valg/tiltrædelse og opfølgning.47/48
Datalogisk Institut Jeppe Berggreen Høj Claus Thomsen Bemærkninger fra Datalogisk Institut til udkast til forretningsorden for institutråd 14. SEPTEMBER 2012 Datalogisk Institut har modtaget udkast til standardforretningsorden for de nye institutråd i høring. Udkastet har været udsendt på instituttets intranet og omtalt i instituttets interne nyhedsbrev. Instituttets samarbejdsudvalg har behandlet udkastet til forretningsorden på et ekstraordinært møde torsdag den 6. september 2012. Ligeledes har udkastet været sendt i høring til fagrådet for datalogi og til fagrådet for naturvidenskab og IT. På baggrund af den interne høringsproces har Datalogisk Institut følgende bemærkninger: Ad 1, stk. 1. Det fremgår ikke med tydelighed, at institutrådet er et høringsorgan uden formel beslutningskompetence, Ad 1, stk. 2. Institutrådets kompetence er ikke fastlagt i forretningsordenen. Datalogisk Institut finder, at rådenes kompetence bør fastlægges lokalt på det enkelte institut, hvorfor instituttet støtter udkastet på dette punkt. Instituttet vil primært henlægge spørgsmål om instituttets strategi til institutrådet. Afgrænsningen af kompetencen i forhold til samarbejdsudvalget er vanskelig, hvorfor instituttet vurderer, at formuleringen af forretningsorden bør åbne mulighed for, at visse emner både kan drøftes i institutrådet og i samarbejdsudvalget. Herved undgås en situation, hvor kompetencespørgsmål bliver et tema i sig selv og opgaver strander på grund af disse kompetencespørgsmål. Endvidere overvejer instituttet at henlægge spørgsmål om studiemiljø til institutrådet. Studiemiljø henhører på nuværende tidspunkt under instituttets undervisningsudvalg og under instituttets arbejdsmiljøudvalg, som efter vedtægterne er åbent for studerende. Ad 2. Datalogisk Institut kan tilslutte sig, at forretningsordenen ikke fastsætter en fordelingsnøgle mellem de enkelte grupper af ansat- Høringssvar side 1/48
te. Forretningsordenen bør inden for rammerne af vedtægten overlade det til institutterne selv at fastsætte en fordelingsnøgle for repræsentationen af VIP/TAP/PhD og studerende. De studerendes repræsentation bør følge de enkelte uddannelser, som instituttet udbyder. Det kan evt. præciseres, at der kan/skal vælges et antal suppleanter. Ad 4. Det foreslås i stk. 5, at rådets materiale skal gøres offentligt tilgængeligt, medmindre der er tale om fortroligt materiale og af stk. 7, at det godkendte referat skal lægges på instituttets hjemmeside på KUnet. Datalogisk Institut skal hertil bemærke, at instituttet har en hjemmeside www.diku.dk, som er offentligt tilgængelig og et institut-intranet, som er tilgængeligt for ansatte og i et vist omfang for studerende. Da instituttet agter at henlægge strategiske drøftelser til institutrådet, findes det mest hensigtsmæssigt, at mødemateriale kun gøres tilgængeligt på instituttets intranet på KUnet og ikke på instituttets hjemmeside. Ad 5. Det foreslås, at institutrådet skal afholde mindst 4 møder årligt. Instituttet vurderer, at 2 årlige møder vil være tilstrækkeligt, da instituttet herudover fortsat agter at afholde institutmøder for samtlige ansatte og studerende to gange årligt. Ad 12. Det fremgår af udkastet, at medlemmerne har pligt til at deltage i møderne. Det er uklart, hvad der skal være konsekvenserne af manglende deltagelse. Skal mødet blot udsættes eller skal fravær give anledning til disciplinære sanktioner? Ad 13. I udkastet nævnes afstemninger i sager. Datalogisk Institut anser institutrådet for et dialogforum med høringsret og ikke som et besluttende organ, som stemmer om rådets udtalelser. Det bør være muligt for institutrådet at fremkomme med divergerende holdninger til de enkelte emner. Et krav om afstemning vil forudsætte, at forretningsordenen fastsætter afstemningsregler. Datalogisk Institut vil dog anbefale, at man undlader helt at kræve afstemning om de enkelte dagsordenspunkter. Med venlig hilsen Lisa Ibenfeldt Schultz Sekretariatsleder Høringssvar side 2/48
Institut for Fødevarevidenskab Jeppe Berggreen Høj Fra: Bjarke Bak Christensen Sendt: 14. september 2012 11:00 Til: Jeppe Berggreen Høj Cc: Claus Aagaard Thomsen Emne: SV: Høring om institutråd Vedhæftede filer: Bilag_ Forretningsorden udkast_ FOOD LSUs høringssvar.doc; Høringssvar_Til rektor_forretningsorden til IR.DOCX KæreJeppe HermedhøringssvarfraFOODsLSU.LSUerdelteiholdningenvedr.mødeledelse.Ledelsessidenmeneratdeter formandensledelsesret,atbeslutteomenandenevt.skalledemødet.detindsatteersåledesetkompromis. MvhBjarke Fra: Claus Aagaard Thomsen Sendt: 4. juli 2012 14:06 Til: Arne Astrup; Bjarke Bak Christensen; erik@math.ku.dk; Henrik Zobbe; dolin@ind.ku.dk; kk@bio.ku.dk; martinz@diku.dk; Mikael Bols; mmeldgaard@snm.ku.dk; Morten Pejrup; Niels Elers Koch; robert@fys.ku.dk; Svend Christensen; jwojtaszewski@ifi.ku.dk Cc: renner@science.ku.dk; mron@science.ku.dk; stla@science.ku.dk; Jeppe Berggreen Høj Emne: Høring om institutråd Kæreinstitutledere DekanenharfrarektormodtagetvedhæftedematerialeangåendeoprettelsenafinstitutrådpåKøbenhavns Universitet.Somdetfremgår,skalvipåSCIENCE: 1) sikreenbredhøringsprocesomkringdetudkastforretningsordenforinstitutrådene,somerudarbejdet 2) sikreatderpåvoresinstitutterblivergennemførtdrøftelseromkringstørrelsenogsammensætningenaf institutrådene. Ift.1)Ibedessørgefor,atjereslokalesamarbejdsudvalgbehandlerdetfremsendteudkasttilforretningsorden. HerudovervilIfåmuligheddiskutereoggiveinputtiludkastetpåkommendeSLTmøder. DeadlineforindsendelseafhøringssvarfrajeresLSUer14.september.SvarenesendestilJeppeBerggreenHøj (jebh@life.ku.dk)medmigcc(clth@life.ku.dk). Ift.2)Ibedessikreenbreddrøftelseafrådenesstørrelseogsammensætningpåinstituttetogderefterindstilleen beslutningtildekanenang.størrelseogsammensætning(ogevt.repræsentationsområder)afinstitutråd.deadline forindstillingtildekanener22.oktober.indstillingsendestiljeppeberggreenhøj(jebh@life.ku.dk)medmigcc (clth@life.ku.dk). Vedlagterdesudentilorienteringenoverordnettidsplanforhøringsprocessenang.standardforrretningsordensamt drøftelseafsammensætningafinstitutrådpåscience. SpørgsmåltilovenståendekanstilestilJeppeBerggreenHøjellermig. Rigtiggodsommer 1 Høringssvar side 3/48
Claus Claus Thomsen Sekretariatschef Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet Københavns Universitet Bülowsvej 17 1870 Frederiksberg C DIR 35332007 MOB 23839946 clth@life.ku.dk 2 Høringssvar side 4/48
Til rektor Københavns Universitet Høring vedr. Standardforretningsorden for Institutråd: Svar fra LSU ved Institut for Fødevarevidenskab (FOOD) LSU ved FOOD ser positivt på det fremsendte udkast til standardforretningsorden for IR. Vi har dog en del forslag til ændringer i forretningsordenen som det fremgår af det vedlagte bilag. En del af disse er identiske med de ændringer, der er foreslået af Medarbejdersiden i HSU; derfor har vi taget udgangspunkt i deres bilag. Bemærk dog at vi ikke bakker op om HSU s forslag til ændringer i paragraf 1 og har ændret ordlyden i andre afsnit. Herudover foreslår vi at sproget så vidt muligt rettes til så det lyder mere nutidigt og er forståeligt dansk. I den forbindelse bør som minimum de to ord, som er markeret med en kommentarboks, erstattes af mere dagligdags ord eller vendinger. Med venlig hilsen LSU på FOOD (Institut for Fødevarevidenskab) Høringssvar side 5/48
Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Institutråd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 41, stk.4 i vedtægten for Københavns Universitet. Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 41, stk. 1 i vedtægten for Københavns Universitet nedsætter institutlederen et institutråd for at sikre medbestemmelse til og medinddragelse af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende om instituttets forhold vedr. uddannelse og forskning. Stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver. Institutlederen påser, at institutrådet i sin virksomhed ikke varetager opgaver, der rettelig henhører under akademisk råd, studienævnet, ph.d.-udvalget og det lokale samarbejdsudvalg Stk. 3. Dekanen godkender institutrådets størrelse og sammensætning efter indstilling fra institutlederen, jf. 2 og 3. Sammensætningen skal sikre repræsentation af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende. Stk. 3. På fakulteter uden institutter kan dekanen beslutte at nedsætte et fakultetsråd efter reglerne i nærværende standardforretningsorden og med samme opgaver som et institutråd, jf. 1, stk. 2. Fakultetsrådets opgaver følger af denne forretningsorden. Alternativt kan akademisk råd anvendes som fakultetsråd på fakulteter uden institutter. Anvendes akademisk råd er de valgte observatører fuldgyldige medlemmer af fakultetsrådet for så vidt angår de opgaver, der varetages af akademisk råd i dets egenskab af fakultetsråd. Ligesom dekanen ved anvendelse af akademisk råd som fakultetsråd er født formand for fakultetsrådet. Medlemstal, konstitution m.v. 2. Institutrådet har institutlederen som født formand og består derudover af 6-12 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det tekniskadministrative personale og de studerende i henhold til reglerne i universitetets valgstatut. Stk. 2. I særlige tilfælde kan dekanen efter indstilling fra institutlederen dog fastsætte et højere antal af medlemmer i institutrådet. Stk. 3. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, tilforordne en række af instituttets medarbejdere, fx viceinstitutledere, forskningsgruppe ledere og studieledere. Sådanne tilforordnede har taleret, men ikke stemmeret. Stk. 4. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, indbyde ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. De øvrige medlemmer af institutrådet kan ligeledes, efter aftale med institutrådet,anmode formanden om at indbyde en eller flere ikkemedlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. Observatører kan gives taleret, men ikke stemmeret. Høringssvar side 6/48
3. Institutrådets medlemmer fra det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale er valgt for en periode på 3 år. Institutrådets studentermedlemmer er valgt for en periode på 1 år. Stk. 2. Efter nyvalg af repræsentanter for det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale til institutrådet, afholder institutrådet konstituerende møde senest 1 måned efter afholdt valg. Formanden foranstalter indkaldelse til mødet. På mødet orienterer den formanden om institutrådets arbejde, og institutrådet fastsætter en mødeplan. Stk. 3. På det konstituerende møde skal der vælges en næstformand, blandt de indvalgte medarbejdere. NVælges en næstformanden deltager i tilrettelæggelsen af institutrådets møder. Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 4. Institutrådet udøver sin virksomhed i møder. Ordinære møder afholdes på universitetet. Formanden kan dog beslutte, at høringer eller lign. kan gennemføres ved skriftlig (eller elektronisk) behandling, herunder ved elektronisk korrespondance. Stk. 2. Møderne er offentlige. Formanden kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dekanen, eller en af denne, udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre Stk. 3. I sager, der i medfør af stk. 2 behandles for lukkede døre, har deltagerne tavshedspligt. Stk. 4. Enhver har, uden taleret, adgang til at overvære institutrådets offentlige møder. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke den pågældende eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Stk. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Stk. 6. Mødemateriale lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer, og til eventuelle tilforordnede og observatører. Stk. 7. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter mødets afholdelse. 5. Institutrådet skal afholde møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde institutrådet til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Høringssvar side 7/48
Stk. 3. Formanden skal indkalde institutrådet, når en tredjedel af rådets medlemmer eller samtlige medlemmer af mindst én af de repræsenterede valggrupper skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden pligtig at forsøge mødet afholdt inden fristens udløb. 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i institutrådet, skal afbud meddeles formanden inden mødet. Formanden tager stilling til, om der skal indkalders en suppleant, jf. dog 14. 7. Formanden har ansvar for elektronisk udsendelse af foreløbig dagsorden senest 105 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsorden skal indeholde oplysning om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsorden udsendes elektronisk til hvert enkelt medlem af institutrådet. Stk. 3. Institutrådets enkelte medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødets afholdelse. Stk. 4. Formanden drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale i videst muligt omfang udsendes elektronisk sammen med dagsordenen mindst fem dage før mødet. i det omfang det skønnes påkrævet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering. Mødeledelse. 8. Formanden leder som udgangspunkt mødet. Der kan dog vælges en anden mødeleder. Dette kunne f.eks. ske som sidste punkt på dagsordenen, hvor mødelederen til det næste møde vælges.formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse. Stk. 2. Medlemmer, der ønsker ordet, skal henvender sig til mødelederenformanden. Mødelederen Formanden kan bestemme, at taletiden begrænses. 2 medlemmer kan dog forlange afstemning om mødelederensformandens afgørelse. Stk. 3. Ved formandens fravær overtager næstformanden mødeledelsen. Er der ikke valgt en næstformand overtages mødeledelsen af en viceinstitutleder. 9. Sagerne behandles i mødet i den orden, som mødelederenformanden bestemmer efter drøftelse i institutrådet, og dagsordensrækkefølgen kan herved fraviges. Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt, jf. dog 4, stk. 2. 10. Sager, der skal afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden efter aftale med næstformanden til medlemmerne med angivelse af tidsfrist for tilbagesendelse af medlemmernes Høringssvar side 8/48
skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 3 hverdage. Ethvert medlem kan dog forlange sagen henvist til behandling på et møde. Formanden og næstformand drager i så fald omsorg for sagens optagelse på dagsordenen for næste møde. 11. MødelederenFormanden konstaterer ved mødets begyndelse, om det er indkaldt med lovligt varsel og lader medlemmernes fremmøde registrere. Medlemmernes deltagelse i møderne. 12. Institutrådets medlemmer har pligt til at deltage i møderne med mindre der er væsentlige arbejdsmæssige forhindringer (fx sygdom, ferie eller arbejdsmæssige bindinger/årsager). Stk. 2. Hvis et valgt medlem af institutrådet mister sin valgbarhed, udtræder medlemmet af institutrådet, og suppleanten indtræder i stedet for resten af valgperioden. Stk. 3. Hvis et valgt medlem får orlov i løbet af en valgperiode eller på grund af sygdom eller lignende er ude af stand til at deltage i institutrådets arbejde, bestemmer rådet, om medlemmet skal udtræde for orlovsperioden eller for hele resten af valgperioden. Stk. 4. Hvis der indtræder vakance blandt de valgte medlemmer af institutrådet, og der ikke er valgt et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at institutrådet kan være fuldtalligt, afgør dekanen, efter indstilling fra institutrådet, om besættelsen skal ske ved udpegning eller ved suppleringsvalg i den pågældende valggruppe. Indberetning om vakance indgives til valgsekretariatet af formanden. Institutrådet indstiller valgbare personer til udpegning. Dekanen kan enten vælge at udpege den eller de indstillede eller at udskrive suppleringsvalg. Kommentar [JO1]: Kan der findes et mere dansk ord, fx forfald? 13. Et institutrådsmedlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en personlig eller økonomisk interesse. Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet, eller som kan give anledning til tvivl herom. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Institutrådet afgør herefter, hvorvidt det pågældende medlem skal vige sit sæde under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt suppleanten skal indkaldes. Et medlem må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om sin habilitet. Referater. 14. Institutrådets møder refereres i et referat. Referatet udsendes snarest muligt og indenfor 14 dage, og forelægges til godkendelse elektronisk eller på rådets næste møde. Det skal af referatet fremgå, hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse. Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse. Høringssvar side 9/48
15. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Såfremt det begæres af 2 medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende standardforretningsordenens forståelse skal dog forelægges rektor til endelig afgørelse. Stk. 2. Det skal af den enkelte forretningsorden fremgå, hvornår den er vedtaget. Institutrådet kan ved almindeligt flertal, inden for rammerne af nærværende standardforretningsorden, vedtage ændringer i sin forretningsorden. Stk. 3. Forretningsorden for institutrådet tilstilles dekanen. 2. Nærværende standardforretningsorden for institutråd ved Københavns Universitet træder i kraft den 1. januar 2013. Kommentar [JO2]: Menes der sendes til eller stiles til? København, den 2012 Ralf Hemmingsen, rektor /Torben Rytter Kristensen, gruppeleder Høringssvar side 10/48
Høringssvar side 11/48 Fødevareøkonomisk Institut
Høringssvar side 12/48
Institut for Ernæring, Fysisk aktivitet og Idræt Fra: Pia Degn Sendt: 29. august 2012 15:22 Til: Claus Aagaard Thomsen Cc: Arne Astrup; Sidse Ægidius (SAegidius@bio.ku.dk); Lars Holm Rasmussen; Jørgen Wojtaszewski <JWojtaszewski@ifi.ku.dk> (JWojtaszewski@ifi.ku.dk); Susanne Gjedsted Bügel; Christian Mølgaard; bbolmgren@ifi.ku.dk; Karina Graff Rossen; Bente Birgitte Rams Emne: Indstilling til dekanen om størrelse og sammensætning af institutråd ved Institut for Ernæring, Fysisk aktivitet og Idræt KæreClausBentetiljournal Dekanenvili.h.t.SLTmødegernehaveindstillingfrainstitutterneomkringinstitutsenest14/9.Jegernyi SCIENCEsystemet(kommerfratidl.LIFE),såjegerikkeklaroveromjegisådannetilfældeskalsende indstillingendirektetildekanen,tildig,tilsteinellertildekanenssekretær?nusenderjegtildig,dadujo erchefforledelsessekretariatet. InstituttetsSU/AMUhardrøftetstørrelseogsammensætningafinstitutrådogersammenmed institutlederenblevetenigeom,atinstitutrådetvedvoresnyligtfusioneredeinstitutskalbeståaf9 videnskabeligemedarbejdereincl.ph.d.studerendevalgtiblandtdevidenskabeligemedarbejdereincl. ph.d.studerende,2tekniskadministrativemedarbejderevalgtiblandtdetekniskadministrative medarbejdereog2studerendevalgtiblandtdestuderendesamtinstitutlederensomformand et institutrådmedialt13medlemmerplusinstitutlederen.su/amuopfordrertil,atmedarbejderneogde studerendevedvalgetsikreropstillingafrepræsentanterfrabeggegeografiskelokaliteter. Institutlederenharendviderebesluttetattilforordnede2viceinstitutledereforforskningogde2 viceinstitutledereforundervisningsålængedererdobbeltbemandingpåposterne,hvorefterder tilforordnes1viceinstitutlederforforskningog1viceinstitutlederforundervisning. Institutlederenharendviderebesluttetattilforordneadministrationschefenforfællesadministrationenfor BiologiogIdrætoginstitutadministratorenforinstituttetsFrb.baseredeaktivitetersålængederer dobbeltbemandingpåposterne,hvorefterdertilforordnes1administrationschef/institutadministrator. SU/AMUhavdeikkebemærkningertilforretningsordeneniøvrigt. Debedstehilsner PiaDegn p.v.a.arneastrup Høringssvar side 13/48
Kemisk Institut Jeppe Berggreen Høj Fra: Diane Aurehøj Sendt: 14. september 2012 08:30 Til: Jeppe Berggreen Høj Cc: Claus Aagaard Thomsen Emne: Høringssvar: standardforretningsorden for institutråd Kemisk Institut har følgende kommentarer til standardforretningsordenen for institutråd: Uklarthvilkenbeslutningskompetenceinstitutrådetbesidder,samthvordanrådetsbeslutningskompetence eriforholdtilinstitutlederen. Tilføjelsetil 1,stk.2.Efterdrøftelseiinstitutrådetfastsætterinstitutledereninstitutrådetsopgaver,der somminimumomfatterundervisningsogforskningsstrategier,budgetterogplanerforfremtidige stillingsbesættelser. Eftersominstitutrådetsmedlemmerervalgte,børdetfremgåafstandardforretningsordenen,hvorvidt institutrådeter dækketafensærligbeskyttelse. Med venlig hilsen Diane Aurehøj Diane Aurehøj Secretary Faculty of Science Department of Chemistry University of Copenhagen Universitetsparken 5 DK-2100 Copenhagen TEL +45 +45 35 32 01 11 DIR +45 +45 35 32 01 61 FAX +45 +45 35 32 02 12 diane@chem.ku.dk www.kiku.dk 1 Høringssvar side 14/48
D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Institut for Planteog Miljøvidenskab F Ø L G E S K R I V E L S E 13. SEPTEMBER 2012 Høringssvar fra LSU på Institut for Plante- og Miljøvidenskab 13. SEPTEMBER 2012 INSTITUT FOR PLANTE- OG LSU på Institut for Plante- og Miljøvidenskab består af medlemmerne fra LSU på de gamle Institut for Jordbrug & Økologi og Institut for Plantebiologi & Bioteknologi samt repræsentanter fra Institut for Grundvidenskab og Miljø. Medlemmerne har mødtes og drøftet udkastet til forretningsorden for institutrådet og er blevet enig om præciseringerne og tilrettelserne i det vedhæftede. På vegne af LSU på Institut for Plante- og Miljøvidenskab MILJØVIDENSKAB (PLEN) THORVALDSENSVEJ 40, OPG.2, 3.SAL 1871 FREDERIKSBERG C DIR 20 56 94 36 soro@life.ku.dk Med venlig hilsen Viden til det bio-baserede samfund Sophie Jagd Rosendal Faglig sekretær Høringssvar side 15/48
D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Forretningsorden for institutråd - høringssvar fra ledergruppen på Institut for Plante- og Miljøvidenskab 13. SEPTEMBER 2012 INSTITUT FOR PLANTE- OG Ledergruppen på Institut for Plante- og Miljøvidenskab har drøftet udkastet til forretningsorden for institutrådet. Ledergruppen er blevet enig om, at det ikke klart fremgår, at institutrådet er et rådgivende og ikke et beslutningstagende organ. Formuleringerne omkring afstemninger er med til at give et upræcist indtryk. MILJØVIDENSKAB (PLEN) THORVALDSENSVEJ 40, OPG.2, 3.SAL 1871 FREDERIKSBERG C DIR 20 56 94 36 På vegne af ledergruppen på Institut for Plante- og Miljøvidenskab soro@life.ku.dk Sophie Jagd Rosendal Faglig sekretær Viden til det bio-baserede samfund Høringssvar side 16/48
Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Institutråd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 41, stk.4 i vedtægten for Københavns Universitet. Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 41, stk. 1 i vedtægten for Københavns Universitet nedsætter institutlederen et institutråd for at sikre medbestemmelse til og medinddragelse af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende om instituttets forhold vedr. uddannelse og forskning. Stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver. Disse omfatter som minimum undervisnings- og forskningsstrategier og tænketank for instituttets udvikling., strategi for fremtidige stillingsopslag samt instituttets budget. Institutrådet skal derudover udfærdige en årlig statusrapport om instituttet og drøfte rapporten med dekanen. Institutlederen påser, at institutrådet i sin virksomhed ikke varetager opgaver, der rettelig henhører under akademisk råd, studienævnet, ph.d.-udvalget og det lokale samarbejdsudvalg Stk. 3. Dekanen godkender institutrådets størrelse og sammensætning efter indstilling fra institutlederen, jf. 2 og 3. Sammensætningen skal sikre repræsentation af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende, og skal afspejle instituttets størrelse. Stk. 34. På fakulteter uden institutter kan dekanen beslutte at nedsætte et fakultetsråd efter reglerne i nærværende standardforretningsorden og med samme opgaver som et institutråd, jf. 1, stk. 2. Fakultetsrådets opgaver følger af denne forretningsorden. Alternativt kan akademisk råd anvendes som fakultetsråd på fakulteter uden institutter. Anvendes akademisk råd er de valgte observatører fuldgyldige medlemmer af fakultetsrådet for så vidt angår de opgaver, der varetages af akademisk råd i dets egenskab af fakultetsråd. Ligesom dekanen ved anvendelse af akademisk råd som fakultetsråd er født formand for fakultetsrådet. Kommentar [s1]: PLEN LSU mener at der er for stort et overlap til LSU og foreslår derfor en præcisering i forhold til at IR er et strategisk forum for institutternes udvikling. Kommentar [s2]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Medlemstal, konstitution m.v. 2. Institutrådet har institutlederen som født formand og består derudover af 6-12 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det tekniskadministrative personale og de studerende, samt suppleanter for disse i henhold til reglerne i universitetets valgstatut. Kommentar [s3]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Stk. 2. I særlige tilfælde kan dekanen efter indstilling fra institutlederen dog fastsætte et højere antal af medlemmer i institutrådet. Stk. 3. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, tilforordne en række af instituttets medarbejdere, fx viceinstitutledere, forskningsgruppe ledere og studieledere. Sådanne tilforordnede har taleret, men ikke stemmeret. Høringssvar side 17/48
Stk. 4. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, indbyde ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. De øvrige medlemmer af institutrådet kan ligeledes, efter aftale med institutrådet,anmode formanden om at indbyde en eller flere ikkemedlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. Observatører kan gives taleret, men ikke stemmeret. Kommentar [s4]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Kommentar [s5]: PLEN LSU foreslår denne præcisering 3. Institutrådets medlemmer fra det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale er valgt for en periode på 3 år. Institutrådets studentermedlemmer er valgt for en periode på 1 år. Stk. 2. Efter nyvalg af repræsentanter for det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale til institutrådet, afholder institutrådet konstituerende møde senest 1 måned efter afholdt valg. Formanden foranstalter indkaldelse til mødet. På mødet orienterer den formanden om institutrådets arbejde, og institutrådet fastsætter en mødeplan. Stk. 3. På det konstituerende møde skalkan der vælges en næstformand, blandt de indvalgte medarbejdere. NVælges en næstformanden deltager denne, så vidt det er muligt, i tilrettelæggelsen af institutrådets møder. Kommentar [s6]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Kommentar [s7]: Denne procedure sikrer kontinuitet og opbakning i tilrettelæggelsen af møderne Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 4. Institutrådet udøver sin virksomhed i møder. Ordinære møder afholdes på universitetet. Formanden kan dog beslutte, at høringer eller lign. kan gennemføres ved skriftlig (eller elektronisk) behandling, herunder ved elektronisk korrespondance. Stk. 2. Møderne er offentlige. Formanden kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dekanen, eller en af denne, udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre Stk. 3. I sager, der i medfør af stk. 2 behandles for lukkede døre, har deltagerne tavshedspligt. Stk. 4. Enhver har, uden taleret, adgang til at overvære institutrådets offentlige møder. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden mødelederen udelukke den pågældende eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Kommentar [s8]: PLEN LSU mener at det er en god ide at have en mødeleder der ikke nødvendigvis er formanden Stk. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Stk. 6. Mødemateriale lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer, og til eventuelle tilforordnede og observatører. Stk. 7. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter mødets afholdelse. Høringssvar side 18/48
5. Institutrådet skal afholde møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde institutrådet til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Stk. 3. Formanden skal indkalde institutrådet, når en tredjedel af rådets medlemmer eller samtlige medlemmer af mindst én af de repræsenterede valggrupper skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden pligtig at forsøge mødet afholdt inden fristens udløb. 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i institutrådet, skal afbud meddeles formanden inden mødet. Formanden tager stilling til, om der skal indkalders en suppleant, jf. dog 1412???. 7. Formanden har ansvar for elektronisk udsendelse af dagsorden senest 5 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsorden skal indeholde oplysning om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsorden udsendes elektronisk til hvert enkelt medlem af institutrådet. Stk. 3. Institutrådets enkelte medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødets afholdelse. Stk. 4. Formanden drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale i videst muligt omfang udsendes elektronisk sammen med dagsordenen mindst fem dage før mødet. i det omfang det skønnes påkrævet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering. Kommentar [s9]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Mødeledelse. 8. Institutrådet vælger ved mødets start en mødelederformanden leder mødet. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse. Kommentar [s10]: Se S8 Stk. 2. Medlemmer, der ønsker ordet, skal henvender sig til mødelederenformanden. Mødelederen Formanden kan bestemme, at taletiden begrænses. 2 medlemmer kan dog forlange afstemning om mødelederensformandens afgørelse. Stk. 3. Ved formandens fravær overtager næstformanden mødeledelsen. Er der ikke valgt en næstformand overtages mødeledelsen af en viceinstitutleder. Kommentar [s11]: Jvnf. S10 9. Sagerne behandles i mødet i den orden, som mødelederenformanden bestemmer i samråd med institutrådet, og dagsordensrækkefølgen kan herved fraviges. Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt, jf. dog 4, stk. 2. Høringssvar side 19/48
10. Sager, der skal afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden efter aftale med næstformanden til medlemmerne med angivelse af tidsfrist for tilbagesendelse af medlemmernes skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 3 hverdage. Ethvert medlem kan dog forlange sagen henvist til behandling på et møde. Formanden og næstformand drager i så fald omsorg for sagens optagelse på dagsordenen for næste møde. 11. MødelederenFormanden konstaterer ved mødets begyndelse, om det er indkaldt med lovligt varsel og lader medlemmernes fremmøde registrere. Medlemmernes deltagelse i møderne. 12. Institutrådets medlemmer har pligt til at deltage i møderne med mindre der er væsentlige arbejdsmæssige forhindringer (fx sygdom, ferie eller arbejdsmæssige bindinger/årsager). Stk. 2. Hvis et valgt medlem af institutrådet mister sin valgbarhed, udtræder medlemmet af institutrådet, og suppleanten indtræder i stedet for resten af valgperioden. Kommentar [s12]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Stk. 3. Hvis et valgt medlem får orlov i løbet af en valgperiode eller på grund af sygdom eller lignende er ude af stand til at deltage i institutrådets arbejde, bestemmer rådet, om medlemmet skal udtræde for orlovsperioden eller for hele resten af valgperioden. Stk. 4. Hvis der indtræder vakance blandt de valgte medlemmer af institutrådet, og der ikke er valgt et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at institutrådet kan være fuldtalligt, afgør dekanen, efter indstilling fra institutrådet, om besættelsen skal ske ved udpegning eller ved suppleringsvalg i den pågældende valggruppe. Indberetning om vakance indgives til valgsekretariatet af formanden. Institutrådet indstiller valgbare personer til udpegning. Dekanen kan enten vælge at udpege den eller de indstillede eller at udskrive suppleringsvalg. 13. Et institutrådsmedlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en personlig eller økonomisk interesse. Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet, eller som kan give anledning til tvivl herom. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Institutrådet afgør herefter, hvorvidt det pågældende medlem skal vige sit sæde under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt suppleanten skal indkaldes. Et medlem må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om sin habilitet. Referater. 14. Institutrådets møder refereres i et referat. Referatet udsendes snarest muligt og indenfor 14 dage, og forelægges til godkendelse elektronisk eller på rådets næste møde. Det skal af referatet fremgå, hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse. Det aftales hvor lang tid mødedeltagerne har til at godkende referatet, hvor efter det kan offentliggøres. Kommentar [s13]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Kommentar [s14]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Høringssvar side 20/48
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse. 15. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Såfremt det begæres af 2 medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende standardforretningsordenens forståelse skal dog forelægges rektor til endelig afgørelse. Stk. 2. Det skal af den enkelte forretningsorden fremgå, hvornår den er vedtaget. Institutrådet kan ved almindeligt flertal, inden for rammerne af nærværende standardforretningsorden, vedtage ændringer i sin forretningsorden. Stk. 3. Forretningsorden for institutrådet tilstilles dekanen. 2. Nærværende standardforretningsorden for institutråd ved Københavns Universitet træder i kraft den 1. januar 2013. København, den 2012 Ralf Hemmingsen, rektor /Torben Rytter Kristensen, gruppeleder Høringssvar side 21/48
C I T Y C A M P U S I N S T I T U T A D M I N I S T R A T I O N K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Statens Naturhistoriske Museum H Ø R I N G S S V A R 13. SEPTEMBER 2012 Vedr.: Standardforretningsorden for institutråd CITY CAMPUS Sagsbehandler: Beate Sløk-Andersen INSTITUTADMINISTRATION - FÆLLES ADMINISTRATIVT CENTER FOR INSTITUT FOR GEOGRAFI OG Samarbejdsudvalget ved Statens Naturhistoriske Museum har med interesse læst den fremsendte standardforretningsorden for de kommende institutråd. Endvidere har Samarbejdsudvalget taget beslutningen om at oprette disse institutråd til efterretning. GEOLOGI SAMT STATENS NATURHISTORISKE MUSEUM KØBENHAVNS UNIVERSITET ØSTER VOLDGADE 5-7 OG 10 1350 KØBENHAVN K Samarbejdsudvalget har ingen kommentarer til de konkrete bestemmelser i forretningsordenen, men vil gerne benytte lejligheden til at udtrykke en vis usikkerhed omkring, hvilke nye bidrag et sådan institutråd vil kunne byde ind med for SNM s vedkommende. Da der ikke er nogen studerende indskrevet på dette specifikke institut vil repræsentationen i institutrådet i høj grad komme til at afspejle samarbejdsudvalgets ditto. Samarbejdsudvalget er derfor bekymrede for, at et kommende institutråd i værste fald blot vil skabe en øget administrativ byrde for museet. TLF 35 32 22 22 DIR 20 57 00 88 Samarbejdsudvalget vil nu afvente, at der bliver fastsat endelige rammer for de kommende institutråd, hvorefter Samarbejdsudvalget vil forholde sig til, hvordan den specifikke afgrænsning til institutrådet skal være. MOB 20 57 00 88 beate.sa@snm.ku.dk www.cia.ku.dk Med venlig hilsen Samarbejdsudvalget ved Statens Naturhistoriske Museum REF: BSA Høringssvar side 22/48
Stein Tormod Larsen Biologisk Institut Emne: Vedhæftede filer: BIO Høring om institutråd I-råd Forretningsorden kommentarer LSU Biologisk Inst.doc Høringssvar side 23/48
Biologisk Institut Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Institutråd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 41, stk.4 i vedtægten for Københavns Universitet. Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 41, stk. 1 i vedtægten for Københavns Universitet nedsætter institutlederen et institutråd for at sikre medbestemmelse til og medinddragelse af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende om instituttets forhold vedr. uddannelse og forskning. Stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver. Disse opgaver omfatter som minimum drøftelse af undervisnings- og forskningsstrategier, strategi for fremtidige stillingsopslag samt instituttets budget. Institutrådet skal derudover udfærdige en årlig statusrapport om instituttet og drøfte rapporten med dekanen. Institutlederen påser, at institutrådet i sin virksomhed ikke varetager opgaver, der rettelig henhører under akademisk råd, studienævnet, ph.d.- udvalget og det lokale samarbejdsudvalg Tilføjelse fra BIO s ledelse Tilføjelse fra BIO s ledelse Stk. 3. Dekanen godkender institutrådets størrelse og sammensætning efter indstilling fra institutlederen, jf. 2 og 3. Sammensætningen skal sikre repræsentation af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende, og skal afspejle instituttets størrelse. Stk.4. På fakulteter uden institutter kan dekanen beslutte at nedsætte et fakultetsråd efter reglerne i nærværende standardforretningsorden og med samme opgaver som et institutråd, jf. 1, stk. 2. Fakultetsrådets opgaver følger af denne forretningsorden. Alternativt kan akademisk råd anvendes som fakultetsråd på fakulteter uden institutter. Anvendes akademisk råd er de valgte observatører fuldgyldige medlemmer af fakultetsrådet for så vidt angår de opgaver, der varetages af akademisk råd i dets egenskab af fakultetsråd. Ligesom dekanen ved anvendelse af akademisk råd som fakultetsråd er født formand for fakultetsrådet. Medlemstal, konstitution m.v. 2. Institutrådet har institutlederen som født formand og består derudover af 6-12 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det tekniskadministrative personale og de studerende i henhold til reglerne i universitetets valgstatut. Stk. 2. I særlige tilfælde kan dekanen efter indstilling fra institutlederen dog fastsætte et højere antal af medlemmer i institutrådet. Stk. 3. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, tilforordne en række af instituttets medarbejdere, fx viceinstitutledere, forskningsgruppe ledere og studieledere. Sådanne tilforordnede har taleret, men ikke stemmeret. Høringssvar side 24/48
Stk. 4. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, indbyde ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. De øvrige medlemmer af institutrådet kan ligeledes, efter aftale med institutrådet,anmode formanden om at indbyde en eller flere ikkemedlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. Observatører kan gives taleret, men ikke stemmeret. 3. Institutrådets medlemmer fra det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale er valgt for en periode på 3 år. Institutrådets studentermedlemmer er valgt for en periode på 1 år. Stk. 2. Efter nyvalg af repræsentanter for det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale til institutrådet, afholder institutrådet konstituerende møde hurtigst muligt og senest 2 måneder senest 1 måned efter afholdt valg. Formanden foranstalter indkaldelse til mødet. På mødet orienterer den formanden om institutrådets arbejde, og institutrådet fastsætter en mødeplan. Stk. 3. På det konstituerende møde skalkan der vælges en næstformand for hele perioden, blandt de indvalgte medarbejdere. NVælges en næstformanden deltager denne, så vidt det er muligt, i tilrettelæggelsen af institutrådets møder. Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 4. Institutrådet udøver sin virksomhed i møder. Ordinære møder afholdes på universitetet. Formanden kan dog beslutte, at høringer eller lign. kan gennemføres ved skriftlig (eller elektronisk) behandling, herunder ved elektronisk korrespondance. Stk. 2. Møderne er offentlige. Formanden kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dekanen, eller en af denne, udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre Stk. 3. I sager, der i medfør af stk. 2 behandles for lukkede døre, har deltagerne tavshedspligt. Stk. 4. Enhver har, uden taleret, adgang til at overvære institutrådets offentlige møder. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke den pågældende eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Stk. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Stk. 6. Mødemateriale lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer, og til eventuelle tilforordnede og observatører. Stk. 7. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter mødets afholdelse. Høringssvar side 25/48
5. Institutrådet skal afholde møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde institutrådet til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Stk. 3. Formanden skal indkalde institutrådet, når en tredjedel af rådets medlemmer eller samtlige medlemmer af mindst én af de repræsenterede valggrupper skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden pligtig at forsøge mødet afholdt inden fristens udløb. 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i institutrådet, skal afbud meddeles formanden og medlemmet meddeler hvem, der skal indkaldes som suppleant inden mødet. Formanden tager stilling til, om der skal indkalders en suppleant, jf. dog 14. 7. Formanden har ansvar for elektronisk udsendelse af foreløbig dagsorden senest 105 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsorden skal indeholde oplysning om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsorden udsendes elektronisk til hvert enkelt medlem af institutrådet. Stk. 3. Institutrådets enkelte medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødets afholdelse. Stk. 4. Formanden drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale i videst muligt omfang udsendes elektronisk sammen med dagsordenen mindst fem dage før mødet. i det omfang det skønnes påkrævet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering. Mødeledelse. 8. Institutrådet vælger ved mødets start en mødeleder for hele valgperiodenformanden leder mødet. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse. Stk. 2. Medlemmer, der ønsker ordet, skal henvender sig til mødelederenformanden. Mødelederen Formanden kan bestemme, at taletiden begrænses. 2 medlemmer kan dog forlange afstemning om mødelederensformandens afgørelse. Stk. 3. Ved formandens fravær overtager næstformanden mødeledelsen. Er der ikke valgt en næstformand overtages mødeledelsen af en viceinstitutleder. 9. Sagerne behandles i mødet i den orden, som mødelederenformanden bestemmer efter drøftelse i institutrådet, og dagsordensrækkefølgen kan herved fraviges. Høringssvar side 26/48
Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt, jf. dog 4, stk. 2. 10. Sager, der skal afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden efter aftale med næstformanden til medlemmerne med angivelse af tidsfrist for tilbagesendelse af medlemmernes skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 3 hverdage. Ethvert medlem kan dog forlange sagen henvist til behandling på et møde. Formanden og næstformand drager i så fald omsorg for sagens optagelse på dagsordenen for næste møde. 11. MødelederenFormanden konstaterer ved mødets begyndelse, om det er indkaldt med lovligt varsel og lader medlemmernes fremmøde registrere. Medlemmernes deltagelse i møderne. 12. Institutrådets medlemmer har pligt til at deltage i møderne med mindre der er væsentlige arbejdsmæssige forhindringer (fx sygdom, ferie eller arbejdsmæssige bindinger/årsager). Stk. 2. Hvis et valgt medlem af institutrådet mister sin valgbarhed, udtræder medlemmet af institutrådet, og suppleanten indtræder i stedet for resten af valgperioden. Det kan virke som en lidt unødvendig bemærkning Stk. 3. Hvis et valgt medlem får orlov i løbet af en valgperiode eller på grund af sygdom eller lignende er ude af stand til at deltage i institutrådets arbejde, bestemmer rådet, om medlemmet skal udtræde for orlovsperioden eller for hele resten af valgperioden. Stk. 4. Hvis der indtræder vakance blandt de valgte medlemmer af institutrådet, og der ikke er valgt et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at institutrådet kan være fuldtalligt, afgør dekanen, efter indstilling fra institutrådet, om besættelsen skal ske ved udpegning eller ved suppleringsvalg i den pågældende valggruppe. Indberetning om vakance indgives til valgsekretariatet af formanden. Institutrådet indstiller valgbare personer til udpegning. Dekanen kan enten vælge at udpege den eller de indstillede eller at udskrive suppleringsvalg. 13. Et institutrådsmedlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en personlig eller økonomisk interesse. Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet, eller som kan give anledning til tvivl herom. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Institutrådet afgør herefter, hvorvidt det pågældende medlem skal vige sit sæde under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt suppleanten skal indkaldes. Et medlem må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om sin habilitet. Referater. Høringssvar side 27/48