REFERAT Den 21. november 2016 Camilla Bjerg Pedersen (CBP) Sagsnr. 15-01674 Beslutningsreferat samarbejde møde mellem Albertslund Kommune, Agenda Center Albertslund og Vestforbrænding Sted: Vestforbrænding, mødelokale 1 Dato: 17. november 2016 Deltagere: Hans-Henrik Høg, Albertslund Kommune Jens Granholm, Albertslund Kommune Birte Kvamm, Albertslund Kommune Birgitte Larsen, Albertslund Kommune Povl Markussen, Agenda Center Albertslund Helene Eskildsen, Agenda Center Albertslund Kasper Dibbern Petersen, Vestforbrænding Tove Stenberg, Vestforbrænding Bent Sørensen, Vestforbrænding Stine Nielsen, Vestforbrænding Maibritt Torm Nielsen, Vestforbrænding Heidi Juhl Hansen, Vestforbrænding Camilla Bjerg Pedersen, Vestforbrænding (referent) Dagsorden (udsendt på mail fra Hans-Henrik af 16. november 2016). 1. 5 minutter - Borgerservice, Nye ordninger og Indsamling på tværs Status og udfordringer fra Albertslund (oplæg fra Albertslund) 2. 5 minutter - Samarbejdets intentioner (HHH og KDP) 3. 15 minutter - Kundeservice hvordan ønsker vi samarbejdet skal være (Oplæg fra VF) 4. 15 minutter - KURS - Stade på KURS-udviklingen hvornår er den endelig klar særlige udfordringer hvad med SMS (Oplæg fra VF) 5. 15 minutter - Øvrige snitflader (M. Larsen, Konsulenter, Kuber..) hvordan skal snitfladen være (Oplæg fra VF) 6. 5 minutter - Agendacentrets ønsker og behov (oplæg fra AC) 7. 30 minutter - Det videre samarbejde liste med konkrete to do- og samarbejdsopgaver og rollefordeling (Fælles) 8. 10 minutter - Mulighed for tilpasninger i f.t. Kontrakten henteordninger materiel Lange adgangsveje AT (Oplæg fra Albertslund) 9. 10 minutter Eventuelt 10. 5 minutter afrunding (HHH og KDP) 11. Frokost Ad 1) Hans-Henrik indledte med at beskrive den lange borgerproces der har været i Albertslund med at vælge affaldssystem, og at der generelt er stor opbakning til at få sorteret i de mange fraktioner, og at det derfor er ekstra vigtigt, at vi har et solidt samarbejde, hvor alle gør deres bedste for at yde en god service
og håndtere de mange henvendelser der modtages. Det kræver stor fleksibilitet fra os alle ikke mindst her i indkøringsperioden. Så hellere en afhentning for meget end en for lidt og hellere i dag end i morgen. Albertslund Kommune er forstående overfor, at denne fleksibilitet i nogle tilfælde vil blive afregnet som ekstra omkostning (uforudset omkostning). Ad 2) Både Kasper og Hans-Henrik gav udtryk for at det særligt i det første halve år drejer sig om at sikre den bedst mulige implementering af de nye ordninger i Albertslund og at samarbejdet mellem administrationen i Albertslund, Vestforbrænding og Agenda-Centret skal understøtte denne målsætning, ved fleksibilitet, høj kundeservice og smidigt samarbejde. Ad 3) VF: Bent orienterede om status for udviklingen af KURS det nye indberetningssystem i forhold til bestilling og styring af affaldsafhentninger. Bent informerede om, at KURS nu kører, som det skal, men at Vestforbrænding til stadighed arbejder på at effektivisere og forbedre systemet primært med fokus på brugervenlighed. Bestillinger af bl.a. afhentning af haveaffald og storskrald i KURS er koblet op på datasikkerhed og bølge 3 af digitaliseringsstrategien, og derfor skal borgerne pt. anvende NemID for at lave bestillinger mm. Ad 4) Jens og Birte har haft problemer med at få adgang til KURS. Tove har efter mødet fulgt op på sagen, og problemet er nu løst. Bent oplyser, at udfordringen med, at ligestillingsejere ikke kunne få SMS er løst. Mange borgere i Albertslund, men også i de andre kommuner, der er med i Indsamling på tværs har ønsket at Nem-Id-funktionen bliver koblet fra, da den opleves meget bøvlet og i øvrigt også diskriminerende. Hvis vi slår dette fra, så alle kan lave bestillinger i systemet vil lovligheden heraf skulle undersøges og alle kommuner skal godkende og være enige om ændringen. Bent og Kasper undersøger konsekvenserne af en sådan løsning. Det blev aftalt, at inden mødet med Albertslunds borgmester og udvalgsformand den 6. december 2016 vil Vestforbrænding komme med en tilbagemelding om muligheden for at gennemføre en sådan ændring inkl. en tidshorisont og økonomi. Birte og Jens oplever, at brugerfladen for borgerne virker ufærdig. Birte sender et eksempel til Tove, og VF undersøger mulighederne for at udbedre brugerfladen. 2/6
Jens spurgte, om borgerne altid kan ringe ind og blive betjent? Fx hvis man har glemt sit NemID? Tove og Heidi svarede, at det kan man altid inden for åbningstiden. Kundeservice anbefaler altid borgerne at bruge portalen og tilbyder altid at hjælpe borgerne, hvis de har udfordringer med at bruge portalen. Jens oplever, at det er administrativt tungt at få gennemført ændringer i KURS. Heidi oplyste, at aftalen mellem Albertslund Kommune og Vestforbrænding er, at den eneste, der lægger ændringer (data) ind i KURS her i opstartsperioden, er Mehran Vahman (MVA). Kasper sagde, at der skal ses på muligheder for at smidiggøre processen. Stine orienterede om, at det allerede er aftalt, at Jens, Birte, Stine og Mehran undersøger muligheden for at finde en mere smidig procedure. Heidi og Kasper oplyste, at Vestforbrænding bestræber sig på, at datagrundlaget/ruteplanerne i KURS er helt på plads inden jul (for mad/rest på 2-kammerbilerne), under forudsætning af, at Albertslund leverer aftalte data. KURS for alle de øvrige fraktioner forventes klar senest medio januar, under samme forudsætninger. Ad 5 og 7 (blev taget sammen) Relevant information fra driftsmøderne mellem M Larsen og Vestforbrænding sørger Tove for bliver viderebragt til Albertslund Kommune som fast punkt på dagsordenen for torsdagsmøderne mellem Albertslund Kommune og Vestforbrænding. Såfremt der er behov, vil Vestforbrænding (Heidi) indkalde til særskilte driftsmøder, hvor Albertslund og M Larsen deltager. På mødet udleverede Stine en oversigt over kontaktpersoner på Vestforbrænding (VF arbejdsfordeling og kontaktflade). Oversigten er efter aftale på mødet blevet udvidet til også at omfatte stedfortrædere samt kontaktpersoner ved nødstilfælde i weekenderne. Oversigten er udsendt sammen med referatet. Hans-Henrik spurgte, om renovatøren skal lægge meddelelsessedler til borgerne, hvis der er noget, som ikke fungerer? Heidi bekræftede, at det skal renovatøren, og Kundeservice følger op i forhold til borgeren, når renovatøren har lagt tre efterfølgende meddelelsessedler. Poul ønsker at få oplyst, hvordan der køres mellem jul og nytår. Heidi oplyste, at renovatøren ikke kører d. 25/12 og d. 1/1, men begge dage er søndage, så det vil borgerne ikke komme til at mærke i år. Nedgravede systemer: 3/6
Det er vigtigt at få dialog omkring de nedgravede systemer, hvor der er problemer med overfyldte systemer. I denne forbindelse skal Albertslund Kommune kontakte Kundeservice eller Troels Præst Hansen (TPH). Kasper oplyste, at den nuværende kubeordning ikke er særlig fleksibel i forhold til den konstante øgning i boligområder med nedgravede systemer, da Vestforbrændings leverandør er presset på antallet af biler, der kan tømme systemerne(årsagen til dette er en markant vækst i antallet af nedgravede systemer i VF s opland, hvilket gør, at de specialbiler, der kan tømme disse er en mangelvare). Det er dog lykkedes at komme på omgangshøjde, og leverandøren forsøger at holde trit med efterspørgslen. I forbindelse med det kommende udbud på tømning af kuber og nedgravende systemer vil Vestforbrænding sikre, at der bliver mere rummelighed/fleksibilitet i ordningen. Oplysninger angående overfyldte nedgravede systemer skal gå til kundeservice. Der er en udfordring, at KURS ikke kan tale sammen med det system, der understøtter tømning af nedgravede kuber, hvilket rettes op i det kommende udbud med opstart 1. oktober 2017. Maibritt oplyste om, at kundehenvendelser angående nedgravede systemer registreres i KURS og efterfølgende overføres til VAKS (der styrer kube ordningen). Jens ønskede at få oplyst, om der er en tidshorisont for, at der kommer vejning på de nedgravede systemer i Albertslund? Albertslund Kommune har bl.a. brug for vejningen til at justere tømmefrekvenserne (og til Grønt regnskab). Pt. tømmes alle nedgravede systemer for mad hver uge. Kasper lovede, at det bliver der fulgt op på, og at Troels vil komme med en tilbagemelding herom. Birgitte ønskede at få oplyst, hvad aftalen er angående afvigelser for de nedgravede systemer hvem skal Albertslund Kommune kontakte? Tove oplyste, at Albertslund Kommune skal kontakte kundeservice. Poul ønskede at høre, om der er nye folk på tømningen af de nedgravede systemer? Heidi oplyste, at der er der, og der er også nye ruter, så det har givet nogle udfordringer for renovatøren. Ad 6) Agendacentrets rolle kan ikke undervurderes i bestræbelserne på, at få de nye affaldsordninger til at blive en succes. Helene præsenterede Agendacentrets arbejde, samt ikke mindst deres udtalte ønske om, at kunne komme med klare anvisninger til borgerne, når borgerne spørger om hjælp. Tidligere har de kunnet ringe til forvaltningen, men da forvaltningen ikke har haft en ordentlig adgang til KURS, har de ikke kunne understøtte Agendacentret (Jf. pkt. 4 s) løsning med ordentlig adgang til KURS for Jens og Birte, burde denne hurdle være løst. 4/6
Ad 8) Hans-Henrik oplyste, at de nye bestilleordninger ikke giver så meget mening for nogle af områderne/grundejerforeningerne i Albertslund. Derfor ønsker Albertslund Kommune at få en tilbagemelding på, om det vil være muligt at gå over til en ruteordning eller til en bestilleordning med fællesopsamlingssteder? Heidi oplyste, at evt. henteordninger som udgangspunkt skal være på samme dage som bestilleordninger. Der vil være mulighed for to løsninger, enten en ruteindsamling for et defineret område med et fast antal beboere, eller en afhentning med kun en/flere faste placeringer, hvor vi ved, hvor mange borgere der hører til. Albertslund Kommune udarbejder en ønskeliste over ønskede ændringer i have- og storskraldsordninger. Listen drøftes med Vestforbrænding og efterfølgende med renovatøren med henblik på at afdække eventuelle økonomiske konsekvenser. Ved fællesopsamlingspladser er der behov for oplysning om en fast kontaktperson, som der kan tages kontakt til ved fejlsorteringer mv. Poul oplyste, at det med, at der er oplyst to dage for afhentning af storskrald og haveaffald giver lidt udfordringer. Heidi informerede om, at Vestforbrænding arbejder på, at det på sigt bliver en fast dag. Men pt. er der behov for to dage, så der er en buffer i forhold til afhentningen for renovatøren (i opstartsperioden). Jens oplyste, at Albertslund Kommune har givet borgere med lange adgangsveje mulighed for mod betaling (tillæg) at få tømt. Heidi oplyste, at de andre IPT-kommuner har besluttet, at de kun vil tillade de ekstra lange adgangsveje ved koteletgrunde og stisystemer (rækkehuse), da deres holdning er, at hvis man har mulighed for at sætte beholderne indenfor de 20 meter, så skal man det. Heidi nævnte også, at der i kontrakten er mulighed for at betale for ekstra lange adgangsveje, men Vestforbrænding ser helst (i stordriftens navn), at der er de samme regler for borgerne på tværs af kommunegrænserne. Heidi oplyste, at lange adgangsveje til miljøspots og affaldsøer med minicontainere er problematiske pga. arbejdsmiljøet ved håndtering af de store containere/beholdere. Poul ønsker, at Vestforbrænding kommer med et oplæg til retningslinjer for adgangslængder mm. Stine følger op på dette. Ved AT-sager sender Vestforbrænding oplysningerne til Birgitte. Ad 9) Hans-Henrik inviterede Vestforbrænding til at deltage på brugergruppemødet d. 8/12 en eller to repræsentanter, med en præsentation af, hvordan det går med den nye affaldsordning (gerne med nogle mængder). Vestforbrænding laver et oplæg til brugergruppemødet på ca. 15. min. Kasper vender tilbage til Hans-Henrik med oplysninger om indhold og deltagere. 5/6
Heidi oplyste, at muligheden for tømning af plastposer med ekstra affald (for de husstande med enten 2-kammer-beholdere eller kassetter), skal betragtes som en løsning ved ekstraordinære situationer (et par gange om året, og ikke hver gang). Renovatøren må pga. arbejdsmiljøreglerne ikke tømme plastposerne over i bilen. Jens ønskede at få oplyst, om udfaldet af Vestforbrændings udbud for behandling af madaffald, havde medført, at Albertslunds borgere nu bare kunne bruge plastposer og ikke bioposerne? Camilla oplyste, at Vestforbrænding sammen med madaffaldskommunerne havde nedsat en arbejdsgruppe, som ser på mulighederne for bedst mulig udnyttelse af bioposerne. Pt. anbefaler Vestforbrænding, at kommunerne forsat benytter bioposerne til indsamling af madaffald. Ad 10) Der var fra Hans-Henriks side ros til deltagerne, og han var glad for, at der var fundet konkrete løsningsforslag og deadlines til de verserende udeståender. 6/6