Møde den: 22. september, kl.10-12 Bygning 1443-413 SNUK-båndmøde Referat Deltagere: Klaus Tolstrup Petersen (KTP), Jacob Buch (JB), Sissel Rendrup Johansen (SRJ), Bente Mattson (BM), Merethe Haugaard (MH) og Tina Andreasen Bjerrum (TAB). Afbud: Theresa Albøge Laursen (TAL) Gæster: Louise Hauptmann fra Driftsekretariatet og Thomas Vestergaard fra Studiesystemer 1. Godkendelse af dagsorden Ingen tilføjelser. 2. Drøftelsespunkter 2.1 Midlertidig indskrivning og placering af vejledning v/jb Dato: 25. september 2014 Sagsnr.: Ref: TAB Side 1/5 JB uddybede vejledning om midlertidig indskrivning. Alle kan godkende, at den ligger på kandidat.au.dk, dog med enkelte sproglige rettelser. Alle sender kommentarer til JB senest mandag den 29. september. KTP/TAB sørger for at informere VEST-båndet via deres båndkoordinator Esben Højbjerre Larsen. HE ønsker en undtagelse fra AU-regler i forhold til retskravsbachelorer. Disse skal kunne få midlertidig indskrivning på kandidatuddannelser med adgangsbegrænsning. Alle undersøger behov lokalt og melder tilbage til MH indenfor en måned, dvs. senest fredag den 24. oktober. 2.2 Gennemgang af sharepoint v/tab TAB viste sharepoint og emnelisten for UVA/EKA og SNUK, samt muligheden for at blive adviseret, når der sker ændringer i emnerne på listen. Det blev aftalt, at TAB fremsender direkte link til emnelisten samt hjælper med eventuelle login-problemer. Når det er lykkes for at alle at logge på, tages emnet op igen, så alle kan få hjælpe til at abonnere på ændringer. Aarhus Universitet Tlf.: Fax: E-mail:
3. Opfølgningspunkter Side 2/5 3.1 Barselsperioder v/mh Louise Hauptmann deltog ved dette punkt. Det blev drøftet hvorvidt SNUK-båndet overhovedet kan udstikke retningslinjer omkring barsel, og hvis ja, hvordan og hvor skal de formidles. Der var delte meninger, men enighed om, at SNUK-båndet i sig selv ikke kan sætte reglerne for dispensation ved tilmeldingskravet. Det er studienævnene, som har den endelige afgørelse. Omvendt ønsker SNUK-båndet, at der er ligestilling på tværs af fakulteterne ved behandling af dispensationssager, hvoraf ønsket om fællesretningslinjer omkring barselsperioder. Der var enighed om, at bringe oplægget i sin nuværende form ud i studienævnene som forslag til vejledende retningslinje og så høre deres mening. Emnet tages op snarligt igen på et SNUK-båndmøde. Det blev desuden aftalt, at Louise finder og fremsender notat omkring afgørelseskompetence fra KU. 3.2 Proces for forhåndsgodkendelser SNUK-båndet drøftede det fremsendte udkast fra Forskning og Talent. Der var tvivl omkring fordeling af restpladser. Umiddelbart ser det ud som om, der kun tildeles restpladser én gang om året. Det var SNUK-båndets opfattelse, at der løbende sker tildeling af restpladser, og som minimum to gange om året. Derudover var der ønske om at få angivet, at den 1. februar er en deadline for ansøgning om forhåndsgodkendelse og ikke en vejledende dato. Det samme gælder for 1. maj. Det blev aftalt, at yderligere kommentarer til udkastet skal sendes til KTP senest fredag den 26. september. Herefter samler KTP alle kommentarer sammen og sender dem til FT. Samtidigt var der enighed om at evaluere processen i SNUK-båndet i foråret 2015. 3.3 Overgangsstudieordninger v/thomas Vestergaard På baggrund af tilbagemeldingerne fra båndmedlemmerne kunne Thomas berette, at der var ønske om, at meritter tildelt via overgangsordning markeres som tekniske meritter, samt at meritter tildelt via overgangsordning får angivet en kilde. Disse ønsker vil indgå i det endelige krav, som meldes ind til STADS-samarbejdet.
4. Til orientering 4.1 Det tværgående bånd for uddannelse Seneste møde i Uddannelsesbåndet fandt sted den 9. september. Uddannelsesbåndet har fortsat fokus på udarbejdelse af kommissorie for båndet. Dertil blev det besluttet, at båndet fremadrettet mødes hver 3. uge, mod tidligere hver 14. dag. Tillige forlænges møderne fra to til tre timer. På mødet blev der derudover talt om status på Institutionsakkreditering, SMU (studiemiljøundersøgelse) og kommende arrangementer i studielederforum. Næste møde i uddannelsesbåndet finder sted den 7. oktober. Side 3/5 4.2 UVA/EKA båndet Seneste referat ikke tilgængeligt. 4.3 VEST båndet Referat blev ikke gennemgået. 4.4 Nyt fra UJS Louise Hauptmann orienterede. Startmerit/tvangsmerit For at undgå det negativt ladede tvangsmerit foreslår vi, at vi kalder bedre merit ved studieskift for startmerit eller førstartsmerit. SU kommer med en udmelding vedrørende sagsbehandling af SU-sager, hvor den studerende får startmerit. SRJ tilføjede, at betegnelsen obligatorisk merit gav mere mening i hendes optik. Afskaffelse af supplering Styrelsen har åbnet op for dialog, dvs. at der muligvis kan ændres på tolkning, men der sker ingen tilbagerulning. Det betyder, at vi formentlig kan tage 2015-optaget med. Der arbejdes på formuleringer, som skal på AUs hjemmeside. Det forventes, at der kommer en endelig udmelding i starten af denne uge. Gennemgang af studieordninger - version 2 Louise har lavet et udkast til gennemgang af studieordninger (version 2). Gennemgangen indeholder en ikke udtømmende liste over fremdriftsrelaterede emner, som de enkelte studienævn kan forholde sig til i forbindelse med den kommende (de kommende) revisioner af studieordningerne. Dokumentet har til formål at samle og understøtte studieordningsarbejdet. Louise vil meget gerne sparre med SNUK-båndet omkring indholdet af udkastet. SNUK-båndet vil gerne kommentere, og det blev aftalt, at Louise fremsender udkastet indeholdende deadline for tilbagemeldinger. SNUK-båndet udtrykte ønske om at få tilsendt det endelige dokument, eventuelt bare som cc. Louise vil gerne sende det til SNUK-båndet, når det er klart.
4.5 Nyt fra EDDI-teamet Intet nyt. Side 4/5 4.6 Nyt fra SNUK-bånd koordinator/tab Captia integration med STADS Chefgruppen har besluttet at købe integrationen, og der er fundet en fordelingsnøgle mellem BO og FO. Kim Kusk er ansvarlig chef og skal stå for at få projektet organiseret. Orla Hoppe og Hans Jørgen Hansen skal støtte ham. Kim foreslår, at FALKgruppen er styregruppe. Derudover skal der laves arbejdsgruppe, som ser på hhv. arbejdsgange og det tekniske. Kim skal komme med et oplæg i forhold til tidsplan. Capita udbud Captia skal i udbud. Udbuddet samt overlevering til Statens arkiver er udsat til 2016. Der er i første omgang nedsat en følgegruppe. Det skal overvejes, hvordan setup et heromkring skal være. UJS og SNUK vil helt naturligt komme med i loopet. Dimensionering Det forventes, at ministeriet udsender principper for model for dimensionering inden for et par uger. Det forventes at have effekt på sommeroptaget 2015. Digital post Status er, at der er udarbejdet en indstilling til FALK-kredsen, der anbefaler at AU går videre med at implementere Digital Post (den fællesoffentlige løsning fra Strålfors). Det materiale, der er lagt til grund for indstillingen og business-casen er for AU Studiers vedkommende baseret på de oplysninger om volumen på afgørelser, optagelsesbreve mv., som chefgruppen tidligere har udarbejdet en oversigt over. Indstillingen afventer lige nu FALK-kredsens behandling, herunder stillingtagen til, hvor projektejerskabet i givet fald placeres. 5. Pipeline Ny visning af studieordninger v/kim Nørskov (oktober) Bedre merit ved studieskift / tvangsmerit - opfølgning på processen (oktober) Censorindberetninger v/ktp (oktober) 6. Eventuelt KTP informerede om, at alle i SNUK-båndet havde givet grønt lys i forhold til at opprioritere gæstefagsblanketten. KTP har givet Blanketgruppen besked herom via Jens Gerner-Smidt. KTP og TAB kunne ligeledes berette, at i forhold til opgaveflyt mellem Optag og fakulteterne, så har chefgruppen ikke afklaret det ressourcemæssige endnu.
BM fortalte, at ST havde haft Mads Ask Olesen og Ole Bjerrum Lidegaard på besøg. Mads holdte et oplæg vedr. SU, og alle i AU Studier på ST var inviteret, både SNUK, UVA/EKA og VEST, inklusive studenterstudievejledere. BM tilføjede, at det havde været interessant og givtigt, og Mads og Ole gerne kommer på besøg på de øvrige fakulteter på opfordring. Side 5/5 BM fortalte desuden (til inspiration), at de på ST havde afholdt et internt kursus i kommunikation for SNUK-medarbejdere. Kurset blev afholdt at to ansatte i VEST på ST. Kurset havde fokus på god kommunikation, herunder håndtering af VIP'ere og studerende, og havde samlet set været rigtigt godt. 7. Næste møde Mandag den 6. oktober kl.10-12.