Grundejerforeningen Grevens Ny Fejde Generalforsamling Onsdag d.25.05.2016 Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år 3. Forelæggelse af revisorpåtegnet årsregnskab 4. Forelæggelse af driftsbudget til godkendelse 5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmer 6. Valg af formand for bestyrelsen 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen 8. valg af suppleant til bestyrelsen 9. Valg af revisor 10. Eventuelt Referat Ad.1 Niels Birger Lunde (NBL) blev enstemmigt valgt til dirigent. NBL konstaterede, at der var 100% fremmøde. Ligeledes at generalforsamling var lovlig indkaldt iht. vedtægterne. Ad.2 Perioden fra etablering af grundejerforening til d.d. har primært bestået i at løse de opstartsopgaver, der ligger heri. a). Etablering af grundejerforening - Ekstraordinær Generalforsamling d. 15.02.2016 > Valg til bestyrelse Vedtægter: Mindst 2 og højst 5 plus suppleant. NB: På mødet blev udleveret vedtægter, der er forskellige fra dem, der indgik i købskontrakt. b). Afholdte Bestyrelsesmøder Afholdt 5 bestyrelsesmøder hvoraf 2 ad-hoc - d.24.02, d.15.03, d.13.04, d.18/4 (ad-hoc) og d.11.05.2016 (ad-hoc)
Focus 1. > Konsolidering af bestyrelse Hans Aarup, Formand Indkaldelser og referater Jørn Fagerlund, Næstformand og Sekretær Kommunikation og hjemmeside Randi Søndergaard, Kasserer Hanne Nygaard Jørgen Strand, Suppleant (>>Halvdelen af boligerne sidder i Bestyrelsen) > Registrering i Erhvervsstyrelsen (d.07.03.2016) > Oprette bankkonto, Danske Bank (d.28.04.2016) / Kundeaftale Focus 2. > Div. opgaver > Revidere budget / Kontingent = f (omkostningsprofil) > Betaling af kontingent (d.1/3 og 1/9) > Revidering af regnskab > Kommunikation / hjemmeside > Husorden > Vejhenvisningsskilt > Ejendomsservice / Fællesarealer > Ansvarsforsikring > TDC bredbåndshastighed / Pair Bonding > Nabohjælp Problemerne omkring TDC / Bredbåndshastighed blev drøftet. Det blev aftalt, at bestyrelsen og andre fortsat vil have fokus på dette punkt. Focus 3. > Strategi > Handlingsplaner Det er min strategi at sikre en velfungerende grundejerforening samt udvikle en god dialog og samarbejde med Andelsboligforeningen Grevens Fejde. Ligeledes at sikre, at boligerne fremover vil bestå som et byggeri med en fælles struktur modsat individuelt byggeri. Handlingsplaner kan omfatte: - Sikre positive holdninger til omverdenen - Fælles cykelskur, så cykler ikke behøver at stå spredt i bebyggelsen - Fælles stige og trillebør i cykelskur - Etablering af skure ved vendeplads for individuel opmagasinering - Ensartet retningslinje for højde af bøgehæk - Etablere el-stik i carport - Udarbejde beplantningsplan for fællesarealer - Arrangere fælles arbejdsdage / m. efterfølgende fællesgrill på grønningen - Arrangere fælles julefrokost
Focus 4. > Fællesarealer - Bestyrelsen er i gang med interne forberedelser til den kommende overtagelse af fællesarealerne. Ad.3 Randi informerede om registrering i Erhvervsstyrelsen d.07.03.2016 samt oprettelse af kundeaftale i Danske Bank d.28.04.2016. Formand og kasserer har fuldmagt til bankkonto. Alle har indbetalt kontingent og saldo på bankkonto er 30.000 kr. Der har ikke været afholdt udgifter i perioden op til generalforsamlingen. Ad.4 Karakteristisk for GNF er, at foreningen består af få ejendomme med et stort tilhørende fællesareal. Det er bestyrelsens vurdering, at det foreliggende budget ikke er økonomisk robust nok til at løse vore opgaver. Spec. er vedligeholdelse af fællesarealer samt vinterservice to store poster. Udgifterne til sidstnævnte afhænger af den aktuelle vinter. Bestyrelsen har undersøgt markedspriser for ejendomsservice, og valget er blevet SSE-Ejendomsservice som også anvendes af Grevens Fejde. Bestyrelsens forslag til budgetforøgelse fra 30.000 kr. til 60.000 kr. årligt blev enstemmigt godkendt. Ligeledes at kontingent opkræves to gange om året dvs. 3.000 kr d.1/3 og 3.000 kr d.1/9. Næste opkrævning d. 01.09.2016. Det er bestyrelsens holdning, at kontingent fremover løbende justeres til den aktuelle udgiftsprofil. Ad.5 Husorden Hans oplyste at bestyrelsens oplæg til Husorden for GNYF tager udgangspunkt i den eksisterende for Grevens Fejde. Det er hensigtsmæssigt, at der er så meget overlap som muligt. Derudover er det vigtigt, at der foreligger en klar Husorden for GNYF ikke mindst ifm. fremtidige nye beboer. Dirigenten gik gennem de enkelte punkter i oplæg. Der var en uddybende drøftelse af følgende: - Hæk Vedrørende udskiftning til højere hæk med klump omkring baghave for nr. 20 og 22. har bestyrelsen forståelse for problemet med kort afstand fra baghave til hovedgangsti gående fra Grevens Fejde til Karlslunde Parkvej / Center. Bestyrelsen lægger vægt på, at der hele tiden skabes harmoni i vores byggeri. Også omkring hækhøjder. Afvigelser skal godkendes og anføres i Husorden. Det blev enstemmigt vedtaget, at der for nr. 20, 22 og 24 anføres tilladt hækhøjde på max.1,5 m omkring hele baghaven. Øvrige hække i bebyggelsen iht bestyrelsens forslag.
- Havelåger Det blev enstemmigt vedtaget at nr.14, 18, 28 og 30 etablerer havelåger i skel. Det blev aftalt at bestyrelsen udarbejder design og indhenter tilbud på pris incl. opstilling. - Markiser Markiser har stor påvirkning på helhedsindtrykket af bebyggelsen. Det er vigtigt at markiser understøtter det eksisterende byggeriet. Der var rimelig enighed om en relativ lys markisedug Det er også vigtigt at metaldele som markisekasse, etc. vælges i grå udførelse a lá tagrenderne. Det blev enstemmigt aftalt at bestyrelsen vender tilbage med forslag til markisedug (Henviser til HUSORDEN ). - Overdækket terrasser Der er meget delte holdninger (for og imod) til at etablere faste overdækkede terrasser. De fås i et utal af varianter (træ, metal, let- og kraftig konstruktion, med og uden sidebeklædning, forskellige tagpladetyper og farver, etc.) og kan meget let ødelægge det arkitektoniske design i vores byggeri. Placeringen på grunden kan også være meget forskellig. Nr. 20, 24 og 28 er de eneste der ønsker overdækket terrasse. Det blev enstemmigt vedtaget at nr. 20, 24 og 28 udarbejder et fælles forslag der bygger på en meget enkel konstruktion, som er tilpasset vort byggeri incl. placering til forelæggelse for bestyrelsen. Herefter blev Bestyrelsens forslag til Husorden incl. ovennævnte punkter enstemmigt vedtaget. Stikkontakt v. carport Det blev enstemmigt vedtaget at bestyrelsen får installeret en kontakt ved den ene carport. Vedtægtsændring Det af Hans Aarup fremsendte forslag til supplement af Vedtægternei 8.5 blev enstemmigt vedtaget. Ad. 6-7-8 Den siddende bestyrelse blev enstemmigt genvalgt. Ad. 9 På den ekstraordinære generalforsamling d.15.02.206 blev det vedtaget at anvende firmaet Aktiv Revision som revisor. Her vil en revisor påtegning koste ca. 3.000 kr. Bestyrelsens forslag om i stedet at vælge NBL som revisor blev enstemmigt vedtaget. Ad. 10 - Problemet med fodring af udendørs fugle er der allerede taget højde for i det fremsendte forslag til Husorden. - Der var ønsker til nummerhenvisning på området. Problemet er den ulogiske nummer rækkefølge i byggeriet.
Således vedtaget på Generalforsamlingen i Karlslunde den 25 maj 2016.06.15 Som dirigent Niels Birger Lunde Bestyrelsen Hans Aarup Jørn Fagerlund Randi Søndergaard Hanne Nygaard