Grundejerforeningen Kirsebærparken I

Grundejerforeningen Kirsebærparken I Valby den 14. juli 2014 Referat af ekstraordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Kirsebærparken I torsdag den 10. juli 2014 kl. 20.00. Til stede: BIV 1, BIV 3, BIV 5 (via fuldmagt), BIV 7 (via fuldmagt), BIV 9, BIV 11, BIV 15, BIV 17, BIV 19 (via fuldmagt), BIV 21, BIV 25, BIV 27, BIV 29 (via fuldmagt), BIV 31, CPV 3, CPV 5, CPV 7, CPV 9, CPV 11, CPV 13, CPV 15, CPV 17 (via fuldmagt), CPV 19, CPV 21, CPV 23 (via fuldmagt), CPV 25, CPV 27, CPV 29 (via fuldmagt), CPV 31, CPV 33, CPV 35 (via fuldmagt), CPV 39, CPV 41, CPV 43, CPV 45, CPV 47, CPV 49 (via fuldmagt), CPV 51 (via fuldmagt), CPV 53 (via fuldmagt), CPV 55 (via fuldmagt), CPV 59 (via fuldmagt), CPV 63, CPV 65 (via fuldmagt), CPV 67, CPV 69 (via fuldmagt), CPV 71 (via fuldmagt), CPV 73, CPV 75 Punkt 1: Velkomst og valg af dirigent og referent. Valgt dirigent: Michael Iversen Valgt referent: Casper Fabricius Formand Jens Emmersen erklærer generalforsamlingen er lovligt indkaldt og er fuldt beslutningsdygtig. Punkt 2: Orientering Arbejdsgruppen v. Thomas Damsgaard (CPV 67) og Anders Boesgaard (CPV 73) orienterer omkring det arbejde, der har været i gang i samarbejde med både K2 og K3, og som der er gennem de seneste måneder har været løbende informeret om via breve og informationsmøder. Arbejdsgruppen har arbejdet i to "spor": 1. Juridiske forhold 2. Udbedring 1

Juridiske forhold: Omkring den juridiske del er status, at vi har valgt at indgå en aftale med Kammeradvokaten til at føre vores sag. Vi skiftede til Kammeradvokatenn fra Jeppe Holt, Alpha Advokater, fordi modparten i sagen gjorde indsigelse mod Jeppe Holt i forhold til habilitet, idet han tidligere har repræsenteret Sjælsø i sagen. Hvorvidt der reelt er tale om inhabilitet ville skulle afklares i Advokatnævnet, og dette vil efter vores mening kunne forsinke sagen unødigt i mange måneder. Kasper Mortensen, som er partner hos Kammeradvokaten, har derfor fået overleveret sagen fra Jeppe Holt, og vi er meget trygge ved dette valg. Kasper Mortensen har tilskrevet modparterne og disses advokater i sagen, og vi afventer næste i løbet af august-september måned. Det er Kasper Mortensens og arbejdsgruppens vurdering, at der er en god mulighed for, at sagen falder ud til vores fordel. Tidshorisonten for retssagen er pt ukendt, men vi skal være forberedt på, at processen kan blive langvarig og tage op til flere år alt afhængig af, om vi eller modparterne vælger at anke eventuelle afgørelser ved Byretten. I tilfælde af, at vi ikke får medhold i sagen, vil vi med stor sandsynlighed blive pålagt sagsomkostningerne. I den forbindelse har vi søgt om dækning af omkostningerne via retshjælpsforsikringerne, og det regner vi med, at vi får. Det vil sandsynligvis blive Tryg, der skal dække denne omkostning, idet man vælger ud fra det selskab, som har flest policer i vores grundejerforeninger (K1-K3). I tilfælde af at vi ikke opnår retshjælp har vi en ny situation, som gør, at vi må genoverveje vores situation. I relation til retshjælpsforsikring er det derfor særdeles vigtigt, at ALLE ejere melder deres forsikringsforhold ind til arbejdsgruppen, og at man løbende orienterer, såfremt man skifter selskab. Sagen føres i et samarbejde mellem G/F Kirsebærparken 1, 2 og 3. Udbedring: Arbejdsgruppen har indhentet tilbud fra forskellige leverandører med udgangspunkt i det udbudsmateriale, der blev udarbejdet for Sjælsø, da de udbød opgaven. Vi har således indhentet sammenlignelige priser fra forskellige mulige entreprenører, som har vist interesse for at løse opgaven. Vi nåede hurtigt frem til, at vi anbefaler MT Højgaard til at udføre udbedringen. Dels har MT Højgaard tilbudt den klart laveste pris, og dels er MT Højgaard meget inde i den tekniske del af udbudsmaterialet og udbedringsmetoden, idet de allerede var planlagt til opgaven af Sjælsø. Vi ser det endvidere som en fordel, at MT Højgaard netop er startet på det tilsvarende projekt i K2, og dermed må forventes at gøre sig nogle erfaringer, som vi også kan drage nytte af. Udbudsmaterialet er endvidere gjort tilgængeligt på foreningens hjemmeside, såfremt man ønsker dybere indsigt i dette. Udover selve entreprisen har arbejdsgruppen lagt op til, at der indgås samarbejde med TNT Arkitekter, som skal agere rådgivere og føre tilsyn på projektet. Derudover vil TNT udarbejde dokumentation for skaderne i de enkelte kviste - blandt andet til brug i forbindelse med retssagen. I forhold til betalingsmodel er det besluttet, at man ved deltagelse i projektet på forhånd indbetaler et acontobeløb på en lukket konto svarende til den udbedring, man ønsker. Der kan således vælges imellem en total udbedring, som omfatter både indvendig og udvendig udbedring, og en udvendig udbedring. Den totale udbedring kan opdeles i kategori A, B og C, hvad angår den 2

indvendige del. Kategori C er den mest omfattende udbedring og vil andrage en estimeret omkostning på ca. 55.500 kr. pr. kvist og dermed 111.000 ved huse med to kviste. Hvis man vælger udelukkende at tilslutte sig den udvendige udbedring vil omkostningen pr. kvist estimeres til 22.500 kr. og 45.000 ved to kviste. Estimater og forudsætninger herfor er endvidere udsendt i brev d. 26. juni 2014 til samtlige ejere. Det er et krav for at være med i udbedringen, at man indbetaler et beløb svarende til "worst case" på forhånd af hensyn til den garantistillelse, der skal stilles i forhold til MT Højgaard. Ved at alle indbetaler på forhånd undgår vi endvidere, at der kan blive tale om solidarisk hæftelse for hinanden eller via foreningen. Det er arbejdsgruppens klare anbefaling, at man vælger den totale udbedring, så alle er helt sikre på, at både konstruktionsfejl og følgeskader er elimineret i samtlige huse. Der er efter arbejdsgruppens vurderingen ingen tvivl om, at dette vil være en fordel på sigt og i forbindelse med hushandler mv. Derudover orienteredes om, at det ikke vil være muligt at tilslutte sig den totale løsning efter påbegyndelse af udbedringen, såfremt det konstateres, at man alligevel har behov for den indvendige udbedring. Den administrative håndtering af indbetaling, afregning og styring forventer vi at indgå en aftale med Jeppe Holt fra Alpha Advokater om. Ved at vælge denne løsning får vi sikret en professionel og entydig håndtering af betalingerne, og det vil i denne konstruktion i øvrigt blive sikret, at de indbetalte beløb forvaltes i overensstemmelse med formålet. Når arbejdet er færdiggjort, vil der blive lavet en endelig individuel afregning ud fra kategoriseringerne af de enkelte kviste. Hvorvidt det bliver nødvendigt med en såkaldt all risk forsikring i forbindelse med projektet er endnu ikke afklaret. I projektet er estimeret en omkostning på 350 kr. pr. husstand. Det afklares i forbindelse med en eventuel kontraktindgåelse med MT Højgaard, hvorvidt det er nødvendigt at tegne denne forsikring. Arbejdsgruppen afrundede orienteringen med en éntydig anbefaling om at stemme for, at grundejerforeningens bestyrelse på foreningens vegne bemyndiges til at indgå aftaler med ovennævnte samarbejdsparter i forbindelse med projektet. Formelt betyder dette, at det er foreningen, der fungerer som bygherre på det samlede udbedringsprojekt. Spørgsmål til orienteringen med svar fra arbejdsgruppen og bestyrelsen: Sp: Er de angivne priser inklusive alt? Sv: Ja, alle omkostninger er inklusive, medmindre man har skader der er værre end kategori C. Sp: Kan man betale ud fra en formodning om at man har indvendige skader der svarer til kategori A? Sv: Nej, man skal betale ud fra "worst case", dvs. kategori C, men man vil få betalt penge tilbage hvis man kun har kategori A eller B. Sp: Stemmer vi om hvilken kategori og model (A, B, C, indvendigt, udvendigt) vi vælger? Sv: Nej, vi stemmer kun om at bemyndige bestyrelsen til at lave de nødvendige aftaler for at kunne gennemføre udbedringsprojektet. Sp: Får man stadig lukket sine kviste op og tjekket for indvendige skader hvis man vælger model 2, kun udvendig udbedring? Sv: Nej, det gør man ikke. 3

Sp: Betyder det, at det ved to kviste koster i omegnen af 13.000 kr. i indvendig udbedring blot at få lukket op og konstateret at der ikke er noget galt? Sv: Ja, det gør det. Sp: Bliver der ifbm. den indvendige udbedring sat tapet op og malet, så det er helt færdigt? Sv: Ja, det gør der jf. udbudsaftalen. Sp: Hvad gør man, når man har opnået dækning via sin ejerskifteforsikring, men forsikringsselskabet ikke vil betale pengene forud? Er det f. eks. nok hvis der bliver stillet en bankgaranti? Sv: Nej. Man skal betale forud ved at overføre penge inden der bliver lavet noget. Bestyrelsen er interesseret i at minimere risikoen for foreningen, og derfor vil vi være sikre på at have alle pengene før vi kan sætte i gang. Vi vil ikke sætte projektet igang uden at have pengene. I er nødt til at få et mellemliggende lån hvis I ikke kan få pengene up front. MT Højgaard vil kun sætte igang hvis de har en bankgaranti, og foreningen kan og vil kun lave garantien hvis de har pengene indbetalt. Sp: Er det en garantistillelse eller en forudbetaling der bliver lavet til MT Højgaard? Sv: Der bliver ikke forudbetalt noget til MT Højgaard, der stilles kun en bankgaranti. Det er bestyrelsen der ønsker at have pengene stående før vi underskriver kontrakten med entreprenøren, for at minimere den økonomiske risiko for foreningen. Sp: Hvornår skal vi betale? Sv: Vi arbejder ud fra at pengene skal være indbetalt 1. august, mere information vil følge snarest. Der er bestilt en ekstra konto, som vil være klar formentlig i næste uge. Hvis I ikke er hjemme, må I få nogen til tjekke jeres postkasse så I kan nå at få betalt i tide og komme med på udbedringsprojektet. Kontonummeret udsendes også pr. mail og vil stå på vores hjemmeside. Sp: Hvor lang tid går der før hele udbedringen er færdig? Sv: Vi går efter at starte 1. september, men vi ved pt. ikke hvor længe det vil tage. Det ved vi mere om når den endelige aftale er lavet med MT Højgaard. Sp: Hvornår gøres de samlede omkostninger og refusioner af beløb op? Sv: Det gør administrator Jeppe Holdt umiddelbart efter entreprisen er afsluttet. Sp: Kan informationer og dokumenter også udsendes pr mail? Sv: Ja, men vi vil også udsende breve for den juridisk bindende aftale om at indgå i projektet. Sp: Vil MT Højgaard ikke fortælle hvornår de er færdige, siden vi ikke ved det allerede? Sv: Vi vil få en slutdato i kontrakten som vi kan forhandle om med MT Højgaard når vi ved hvor mange der er med. Men hvis alle er kategori C, vil det tage længere tid end hvis næsten alle er kategori A eller B. Sp: Er det ikke mange penge for noget der måske er et meget lille problem? Sv: Den samlede pris for alle er væsentligt lavere end hvis vi gik ud enkeltvis og fik det lavet. Det vi skal afgøre i dag er hvordan vi vil komme videre med det her. Arbejdsgruppen skal indgå den bedst mulige aftale med MT Højgaard. Hvis du kun får lavet det udvendigt, risikerer en senere køber at der stadig er et problem der ikke er udbedret. Selv om der "bare" skal åbnes op uden at der skal laves noget, tager det stadig tid og koster nogen penge. Sp: Kan man falde imellem to udbedringskategorier, fx et sted mellem A og B eller B og C? 4

Sv: Nej, det kan man ikke, det er tre faste priser, på nær hvis tingene er langt værre end en kategori C. MT Højgaard påtager sig for så vidt også en risiko ved at udbyde disse faste priser uden at have set de enkelte huse. Sp: Hvor mange skal være med for at vi kan opnå priserne i det nuværende tilbud? Sv: Det seneste MT Højgaard har sagt er at mindst 80% skal være med, men arbejdsgruppens og bestyrelsens ambition er at samtlige medlemmer får deres kviste udbedret. Sp: Hvad hvis kun 10 går med, eller alle kun får udbedret det udvendige? Sv: Hvis kun meget få går med, falder tilbuddet og så bliver der ikke nogen udbedring i fællesskab. Hvis alle eller mange kun får lavet det udvendige, bortfalder den samlede tilbudspris. Vi tror ikke på vi kan få en bedre aftale, så hvis det her falder vil det formentlig blive dobbelt så dyrt eller mere for den enkelte. Sp: Er priserne med moms? Sv: Ja. Sp: Hvorfor er tilbuddet ikke inkl. projektering? Sv: Projekteringen er allerede lavet i udbudsmaterialet. Det kommer den tilknyttede advokat også til at kigge på, så vi er sikre på der ikke skal stå noget om projektering i kontrakten med MT Højgaard. Sp: Får hver husstand en regning fra MT Højgaard? Sv: Ja, det er en forudsætning for at kunne opnå håndværkerfradrag. Man bør dog selv undersøge muligheden for håndværkerfradrag efterfølgende. Sp: Får vi også en regning fra TNT Arkitekter? Sv: Kun en samlet regning, da det er en samlet rådgivningspakke. Vi får dog individuel dokumentation for skadens omfang fra TNT arkitekter. Punkt 3: Afstemning Formanden gennemgår hvad der helt præcist skal stemmes om jf. indkaldelsen, og spørger om der er nogle spørgsmål om hvad der stemmes om. Det er der ikke. Der stemmes herefter ved håndsoprækning. Alle 32 tilstedeværende stemmer for forslaget, ligesom de 16 afgivne fuldmagter alle stemmer for. 5 medlemmer har undladt at tage stilling ved hverken at møde op eller afgive fuldmagt. Forslaget er derfor enstemmigt vedtaget af foreningens medlemmer. 5