Økonomiudvalget. Referat

Forside Referat Tirsdag den 12. august 2014 kl. 9.00 Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Andreas Uldum (D) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Malene Lynge (IA) Martha Abelsen (S) Erling Madsen (S) supplant Per Berthelsen (S) Afbud Ane Egede Mathæussen (S)

Side 561 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 563 2. Meddelelser... 564 3. Orienteringer... 566 Ingen.... 566 4. Forespørgsler... 567 04A Brug af snescootere og ATV i det åbne land... 567 5. Beslutninger... 569 05A Afskaffelse af kasse/likvidbeholdningen i administrationen... 569 05B Konto 11 - notat fra Deloitte... 572 05C Ansøgning om afledt drift til nyetableret Husflidsværksted Nuukullak... 574 Udgår.... 574 05D Forslag til anvendelse af beløb som ikke er disponeret i bygdepuljen... 575 05E Ønske fra Bygdebestyrelsen for Kulusuk, Tiniteqilaaq og Isertoq om omdisponering af midler fra bygdepuljen til andre formål... 577 05F Ansøgning om alkoholbevilling til INUK Hostels ApS... 579 05G Overtagelse af automatspiltilladelser vedrørende Grill- og Pizzabar... 581 05H Budgetregulativ 2015... 583 05I Økonomisk politik... 585 6. Sager til Kommunalbestyrelsen... 587 06A Procedurer for annoncering og lodtrækning af nye byggefelter... 587 06B Anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013... 591 Udgår.... 591 06C Årsrapport 2013 for Børne- og Ungehuset Mælkebøtten... 592 06D Hensigtserklæring vedrørende serviceaftale om drift af Kofoeds Skole i Nuuk... 594 06E Organisationsændring for skolepasninger og fritidsklubber... 597 06F Opfølgning på Kommunalbestyrelsens drøftelse af dens principbeslutning om nedsættelse af lokaludvalg... 599 06G Betaling for at bo vakant i Kommuneqarfik Sermersooq... 603 06H Vejledende borgerafstemning om placering af ny Inatsisartut bygning ved Aqqaluks Plads... 605

Side 562 7. Lukkede punkter... 607 07A Opsigelse af kontrakt med Great Greenland vedrørende skindcenter i Tasiilaq og bygder med mere... 607 07B Forretningsplan for udvidelse af landingsbanen i Nuuk... 608 07C Familiernes Hus: projektstandsning af Etape 1... 609 8. Eventuelt... 610 Ingen.... 610 9. Godkendelse af referat... 611

Side 563 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendes med følgende ændringer: Punkt 05C Ansøgning om afledt drift til nyetableret husflidsværksted Nuukullak udgår under henvisning til manglende bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat samt ønske om et mere retvisende budget. Punkt 06B Anlægsopgaver i perioden 2009-2013 udgår under henvisning til manglende bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Punkt 06C Brug af snescootere og ATV i det åbne land flyttes til punkt 04A på dagsordenen, idet der er tale om en forespørgsel. Punkt 06D Organisationsændring for skolepasninger og fritidsklubber flyttes til punkt 06E, idet der er tale om en beslutningssag. Punkt 06F Forretningsplan for udvidelse af landingsbanen i Nuuk flyttes til lukket dagorden punkt 07B. Punkt 06H Opfølgning på kommunalbestyrelsens drøftelse af dens principbeslutning om nedsættelse af lokaludvalg flyttes til punkt 06F, idet der er tale om en sag, der skal til beslutning i Kommunalbestyrelsen.

Side 564 2. Meddelelser Politisk møde i Ilulissat den 5. august 2014 omkring strukturreform Grønlands borgmestre var 4.-5. august 2014 inviteret til et møde med Naalakkersuisoq for Finanser og Indenrigsanliggender og den danske indenrigsminister Magrethe Vestager omkring evaluering af strukturreformen og dialog om udligningsmodeller i Danmark. På mødet blev drøftet og udvekslet erfaringer og visioner. Udligningsreformen Under opholdet i Ilulissat var desuden indkaldt til et politisk møde om den nye udligningsmodel i Grønland. Fysisk deltog Naalakkersuisoq for Finanser og Indenrigsanliggender og tre borgmestre imens Kujalleqs borgmester deltog pr. telefon. Derudover deltog embedsfolk samt konsulenter fra BDO. På mødet i Ilulissat fremlagde BDO et oplæg omkring data og principper i forhold til en ny udligningsmodel, og der var en fælles drøftelse af forudsætninger for ny model. Der var på mødet enighed om ikke at kommentere forhandlingerne offentligt, så længe der ikke var afgjort noget i sagen. Naalakkersuisuoq for Finanser og Indenrigsanliggender erkendte, at den senest foreslåede model ikke indeholder tilstrækkeligt valide oplysninger. 2015 skal være et overgangsår, hvor modellen tilpasses. Naalakkersuisoq for Finanser og Indenrigsanliggender konkluderede, at dagens drøftelser viste, at det er afgørende vigtigt at komme videre i det fællesoffentlige samarbejde med at skabe rammerne for en bedre økonomistyring, herunder at sikre en ensartet konteringspraksis, at anvende en fælles kontoplan og at arbejde videre med anskaffelsen af et nyt økonomisystem. Fungerende departementschef for Finanser og Indenrigsanliggender Peter Hansen konkluderede endvidere, at der vil blive afholdt administrative møder for at forberede et eller flere forslag til modeller for 2015. Herunder vil der blive arbejdet konkret med en model med inklusion af alle de selvstyregenererede og statslige skatteindtægter fordelt efter befolkningstal, herunder en mere finmasket demografimodel med parametre som bl.a. ældrebyrde, tyndt befolkede bosteder, handicapområdet, forsørgerbyrden. Der er afholdt tre administrative møder efter mødet i Ilulissat. Arbejdet i den administrative gruppe resulterede i ni nye modeller, uden at der kunne opnås administrativ enighed om at indstille én model til politisk behandling. Fra Kommuneqarfik Sermersooq deltog Økonomidirektøren i det administrative udredningsarbejde med konkrete modeller til ny udligningsordning. Modellerne er fremlagt til forhandling på møde i Den Politiske Koordineringsgruppe den 11. august 2014. Den model, der indeholder flest demografiske parametre, vil medføre, at Kommuneqarfik Sermersooq skal af med 27 mio. kr. Den model de tre andre kommuner ønsker medfører, at Kommuneqarfik Sermersooq skal af med 117 mio. kr. Kommunearfik Sermersooq er villige til at betale et ekstra økonomisk tilskud svarende til et skatteprocentpoint. Mødet resulterede i tre borgmestre der indstillede, at Kommuneqarfik Sermersooq skal betale 117 mio. kr. i 2015 til udligningsordningen. Kommuneqarfik Sermersooq afviste denne model og kan under ingen omstændigheder tilslutte sig modellen, som på ingen måde imødekommer et eneste krav fra Kommuneqarfik sermersooq til en ny udligningsordning.

Side 565 Naalakkersuisut vil behandle resultatet af mødet torsdag den 14. august 2014 og træffe afgørelse i sagen i starten af næstkommende uge. vil fremsende et brev til Inatsisartut og alle Naalakkersuisut med indvendinger mod den model, der nu er i spil i forhold til udligningsreformen. Bygdeseminar planlægges afholdt i Nuuk i dagene 23.-26. september 2014 Der arbejdes på et program for dagene. Der vil være fokus på samarbejdsaftalen mellem kommunalbestyrelsen og bygder, herudover på bygdepuljen, ønsker til det kommende budget, Erhvervsrådets projekter, udviklingsplaner for bygderne og serviceniveau i bygderne generelt.

Side 566 3. Orienteringer Ingen.

Side 567 4. Forespørgsler 04A Brug af snescootere og ATV i det åbne land Svar på forespørgsel fra Peter Davidsen, Kommunalbestyrelsesmedlem Til orientering J.nr.: 23.09.01 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Kommunalbestyrelsesmedlem Peter Davidsen har den 15. oktober 2013 forespurgt Kommunalbestyrelsen om der findes en et regelsæt eller et sæt vedtægter i Kommuneqarfik Sermersooq, der regulere brugen af snescootere og ATV er i det åbne land. Forvaltning for Anlæg og Miljø svarede den 19. januar 2014 skriftligt Peter Davidsen, at Kommuneqarfik Sermersooq som følge af en nytiltrådt bekendtgørelse fra Selvstyret havde igangsat arbejdet med at udfærdige kommunale vedtægter på dette område. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 24. juni 2014. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at orienteringen tages til efterretning - at sagen videresendes til orientering i Kommunalbestyrelsen Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsesmedlem Peter Davidsen rejste den 15. oktober 2013 følgende forespørgsel: Forespørgsel: Nogle Nuuk borgere henvendte sig til mig, grundet bekymring for den tiltagende snescooter- og firehjulkørsel omkring jagthytterne i rensdyrjagtområderne om vinteren/foråret. Hvis jeg ikke tager meget fejl, mener jeg at der findes en lov eller vedtægt for snescooter kørsel i naturen under den daværende Nuuk Kommune. Eftersom borgerne har givet udtryk for at al snescooterkørsel skal ske med respekt for naturen, vil jeg gerne derfor spørge Kommuneqarfik Sermersooq har vedtægt/ lov for snescooter- og firehjulkørsel i rensdyrjagtområderne og om man er i gang med at behandle en sag vedr. emnet. Den 18. december 2013 modtog Forvaltning for Anlæg og Miljø forespørgslen fra Peter Davidsen, og forvaltningen svarede Peter Davidsen skriftligt den 19. januar 2014 (se bilag 2).

Side 568 Løsningsforslag faglig vurdering Forvaltning for Anlæg og Miljø oplyser i sit svar til Peter Davidsen: 1. At Selvstyret med kundgørelse af Selvstyrets bekendtgørelse nr. 10 af 10. oktober 2013 om anvendelse af motoriserede befordringsmidler har overdraget beføjelsen til at regulere færdsel i det åbne land til Kommunalbestyrelsen, hvor det før kun var i by- og bygdeområder at der var hjemmel til at udarbejde kommunale vedtægter. 2. At Forvaltningen for Anlæg og Miljø derfor har påbegyndt arbejdet med at udarbejde kommunale vedtægter på området. 3. At de kommunale vedtægter forventes fremlagt til politisk behandling inden snescootersæsonen for 2014-2015 starter. Arbejdet med at udfærdige nye kommunale vedtægter på dette område er dog desværre kraftigt forsinket på grund af personaleudskiftninger, og det er forvaltningens vurdering på nuværende tidspunkt, at nye vedtægter for anvendelse af motoriserede befordringsmidler i det åbne land først kan ligge klar til politisk behandling ultimo 2014. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Personalemæssige forhold betyder at arbejdet med at udforme nye kommunale vedtægter er forsinket. Bemandingssituationen forventes først afklaret i løbet af sommeren og efteråret 2014. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Selvstyrets bekendtgørelse nr. 10 af 10. oktober 2013 om anvendelse af motoriserede befordringsmidler hjemler udarbejdelsen af kommunale vedtægter på området Det videre forløb Forvaltning for Anlæg og Miljø er i gang med at ansætte nye medarbejdere til blandt andet at varetage de kommunale forpligtigelser på dette område. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutninger Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 24. juni 2014: Forvaltningens indstillinger blev godkendt med bemærkning om, at det i arbejdet med at udfærdige kommunale vedtægter var vigtigt at skelne mellem snescootere og ATV er, ligesom vedtægterne skulle målrettes de enkelte geografier i kommunen. Udvalget understregede desuden, at det var vigtigt at inddrage lokale aktører i arbejdet med nye kommunale vedtægter på området. Bilag 1. Forespørgsel fra medlem af kommunalbestyrelsen, Peter Davidsen 2. Svar på forespørgsel om brug af snescootere og ATV i det åbne land

Side 569 5. Beslutninger 05A Afskaffelse af kasse/likvidbeholdningen i administrationen Til beslutning J.nr.:06.17 Økonomi og Personaleservice fungerende direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresumé Kommuneqarfik Sermersooq har historisk set altid haft kontante kasser i de kommunale forvaltninger. Dette er et levn fra en tid hvor elektronisk overførsel og betaling kunne være vanskelig. I 2011 blev der igangsat en test i Paamiut, hvor man lukkede kontantkassen. Dette har fungeret uden problemer. Siden januar 2014 har der desuden været gennemført test i Kapisillit og Qeqertarsuatsiaat uden problemer. Indstilling Økonomi- og Personaleservice indstiller overfor : - at alle kommunens kontantkasser lukkes Beslutning s beslutning den 12. august 2014: godkender indstillingen. Sagsfremstilling Kommuneqarfik Sermersooq har historisk set altid haft kontante kasser i de kommunale forvaltninger. Dette er et levn fra en tid hvor elektronisk overførsel og betaling kunne være vanskelig. Paamiut har med succes afskaffet kassebeholdningen og har kørt uden kontantkasse siden 2011. Der er hos Paamuit i dag ingen problemer i at udbetaling foretages via bank. De indbyggere i Paamiut, der får udbetalt sociale ydelser, får dette via bankoverførsel. Dette har gjort administrationen i Paamiut lettere og ressourcerne bruges nu til andre opgaver. Der er bibeholdt en elektronisk betalingsterminal, således at borgerne fortsat via betalingskort kan indbetale skyldige penge til kommunen. En konsekvens af lukningen af kontantkasserne vil være, at samtlige borgere der skal modtage betaling/ydelser fra kommunen skal oplyse en bankkonto. For de øvrige administrationer i kommunen (Tasilaaq, Ittoqqortoormiit, Nuuk samt bygder), er der i dag en kontantkasse, hvorfra der sker kontantudbetalinger. Økonomisk Sekretariat har siden januar 2014 gennemført test i bygderne Kapisillit og Qeqertarsuatsiaat med henblik på at få erfaring med nedlæggelse af kontantkasserne. Testen går på at der i stedet for udbetaling af kontanter til borgeren udbetales via bankoverførsler. Testen begyndte primo januar og der er til de 2 bygder ikke blevet sendt kontanter siden januar, og at der ikke er fremkommet ønsker hertil.

Side 570 Borgerne i bygderne har traditionelt blandt andet fået udbetalt kontanter for sociale ydelser samt udbetaling af institutionssalg (salg af grønlandsk proviant til institutioner) direkte fra kontantkassebeholdningen. Der har hidtil ikke været sager som gør at der skal udbetales med kontanter i de to forsøgsbygder. Institutionssalg registreres fra Paamiut som har institutionssalgs systemet hos Kommuneqarfik Sermersooq, alle andre sociale ydelser er uden problemer overgået til bankudbetalinger. En af de udfordringer der har været er afdækning i forhold til de sociale ydelser i Nuuk og Tasiilaq og Ittoqqortoormiit. På de sociale ydelser fordrer det at Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv samt andre forvaltninger, der bruger kassen som betalingssted, for hver en sag opgiver en klients bankkonto som udbetalingssted. Finansbogholderiet udbetaler via bank alle dage undtaget fredag. En af årsagerne til at sociale klienter får udbetalt ydelser med udbetaling af kontanter, kan være lige fra at en klient ikke har oprettet bankkonto, eller at banken har afvist en klient. Der er i Nuuk en borger og tilsvarende en borger i Ittoqqortoormiit, som bliver afvist i banken, enten grundet dårlig adfærd eller andre forhold som gør, at de ikke er velkomne. Disse borgere har dog en bankkonto oprettet i et pengeinstitut. Der bliver primært via kassen udbetalt for følgende typer; hjælp til forsørgelse, faste udgifter og børnetilskud! Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv har i samarbejde med Grønlandsbanken med succes lavet en aftale således at klienter har fået oprettet en bankkonto udelukkende til sociale ydelser, udover klienternes egne bankkonti. Det betyder at såfremt en klient har oppebåret en negativ saldo i egen bankkonto, vil ydelsen fra Kommuneqarfik Sermersooq ikke blive modregnet af banken. Økonomis Sekretariat har sammen med Tasiilaq, Ittoqqortoormiit og Nuuk fra januar 2014 oplistet og udarbejdet en opgørelse og statistik over kontantudbetalinger, hvor det vises at der bliver udbetalt mindre og mindre på de kontante sociale udbetalinger. At kontantkasserne i større og større omfang bruges som indbetalingssted for eksempelvis bopælsattester, institutionsgæld betyder blandt andet at der i dag ikke er et behov for en kontantkasse, da kasserne primært bruges til indbetalinger. I stedet for at have en fast kasse kan disse indbetalinger klares af Borgerservice via en trådløs elektronisk betalingsterminal. Løsningsforslag faglig vurdering Lukningen af kontantkasserne forventes ikke at få andet end marginal betydning for enkelte borgere i en kort overgangsperiode. Herefter er det vurderingen, at alle vil acceptere ordningen. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der vil med afskaffelsen af en kontantkasserne, ressourcemæssigt kunne fokuseres på andre og væsentligere opgaver, ligesom der vil være en rationaliseringsgevinst.

Side 571 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen. Det videre forløb At der indkøbes trådløse betalingsterminaler til borgerservice funktionerne herefter lukkes kontantkasserne med et varsel på en måned. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat bifalder afskaffelsen af kontantkasserne af følgende grunde: - Muligheden for tyveri elimineres - Det vil være muligt at opnå en besparelse på godt 700.000 kr. årligt, såfremt man lukker kontantkasserne og udnytter de rationaliseringsgevinster, der er mulige i den sammenhæng - Der vil skulle investeres ca. 70.000 kr. i trådløse betalingsterminaler til Borgerservice Bilag Ingen.

Side 572 05B Konto 11 - notat fra Deloitte Til beslutning J.nr.: 06-04-01 Økonomi- og Personaleservice fungerende direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresumé Med baggrund i kommunens eget udarbejdede notat om forbruget på konto 11-00 har det været et ønske fra at Deloitte tillige gennemgik kontoen. I forhold til kommunens eget notat fremkommer der ikke ny viden i Deloittes notat, men anbefalingerne fra Deloitte er klare: - Konto 11 bør deles op i delbudgetter (indeholdende løn, øvrige udgifter og indtægter) - Kvartalsvis opfølgning på konto 11 budgetansvarlig redegør for forbrug - Mere hensigtsmæssig opdeling på fagkoder For at opnå denne hensigtsmæssige opdeling af konto 11 er det nødvendigt at påbegynde en yderligere opsplitning af kontoen og samtidig rokere bevillinger internt på konto 11 allerede i 2014 for at det kan få den fulde og ønskede effekt fra 1. januar 2015. Indstilling Økonomi- og Personaleservice indstiller overfor : - at Økonomisk Sekretariat bemyndiges til at omrokere bevillinger internt på konto 11 Beslutning s beslutning den 12. august 2014: godkender indstillingen. Sagsfremstilling Med baggrund i kommunens eget udarbejdede notat om forbruget på konto 11-00 har det været et ønske fra at Deloitte tillige gennemgik kontoen. Konto 11 Den kommunale forvaltning har fra regnskab 2012 til regnskab 2013 udviklet sig markant negativt, således er der i 2013 i forhold til 2012 et merforbrug på næsten 21 mio. kr. og 28,7 mio. kr. mere end budgetteret. Grundlaget for budgettet i 2013 er uklart (det samme gør sig gældende for 2014) og der har historisk ikke været tradition for et klart og entydigt budgetansvar for konto 11. Kontoen bruges derfor i dag jævnligt som skraldespands -konto hvis man ikke lige kan finde en konto på eget område. Det er selvfølgelig ikke acceptabelt og forringer mulighederne for en stram styring. De seneste års mange organisatoriske omlægninger er desværre ikke slået fuldt ud igennem på måden konto 11 styres på hvorfor der er en række konti der i dag deles mellem forskellige afdelinger eller sågar forvaltninger hvilket umuliggør et entydigt budgetansvar. Økonomisk Sekretariat har påtaget sig opgaven med at få styr på konto 11 men arbejdet er omfattende målsætningen er dog at der er ryddet op i konto 11 senest den 31. december 2014, således at der fra 1. januar 2015 kan styres benhårdt på forbruget på kontoen.

Side 573 Løsningsforslag faglig vurdering I forhold til kommunens eget notat fremkommer der ikke ny viden i Deloittes notat, men anbefalingerne fra Deloitte er klare: - Konto 11 bør deles op i delbudgetter (indeholdende løn, øvrige udgifter og indtægter) - Kvartalsvis opfølgning på konto 11 budgetansvarlig redegør for forbrug - Mere hensigtsmæssig opdeling på fagkoder For at opnå denne hensigtsmæssige opdeling af konto 11 er det nødvendigt at påbegynde en yderligere opsplitning af kontoen og samtidig rokere bevillinger internt på konto 11 allerede i 2014 for at det kan få den fulde og ønskede effekt fra 1. januar 2015. Såfremt der skal styr på konto 11 er det nødvendigt at kontoen opsplittes og der skabes sammenhæng mellem organisationen og kontoen ellers kan det ikke sikres at der er et entydigt budgetansvar på underkontiene på konto 11. Da det antages at der skal ske en del bevillingsmæssige omrokeringer internt på konto 11 i forbindelse med oprydningsarbejdet anmoder Økonomisk Sekretariat om en bemyndigelse til at omrokere bevillinger intern på konto 11 med det formål at sikre et entydigt budgetansvar. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det vil kræve en del ressourcer i Økonomisk Sekretariat at gennemføre opgaven med at få styr på konto 11, afdelingen har på nuværende tidspunkt flere ledige stillinger (2 controller stillinger) og skal også sikre den løbende månedlige budgetopfølgning, budgetproces 2015 med videre. Det er derfor ikke realistisk at opgaven kan være afsluttet før december 2014. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen. Det videre forløb Økonomisk Sekretariat er i gang med opgaven og det forventes at konto 11 vil blive opdelt hensigtsmæssigt i forbindelse med budgetlægningen for 2015. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat tilslutter sig, at der kommer styr på konto 11, herunder at opdelingen af budgetterne på konto 11 sker under hensyntagen til nuværende organisation således at der kan sikres et entydigt budgetansvar. Økonomisk sekretariat vil følge op på konto 11 forbruget i forbindelse med kvartalsregnskaberne første gang med aflæggelse af juni-regnskabet. Bilag 1. Notat om konto 11 Den kommunale forvaltning fra Deloitte

Side 574 05C Ansøgning om afledt drift til nyetableret Husflidsværksted Nuukullak Til beslutning J.nr.: 59.01.87 Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Udgår.

Side 575 05D Forslag til anvendelse af beløb som ikke er disponeret i bygdepuljen Bygdebestyrelsen for Kuummiut og Sermiligaaq Til beslutning J.nr.: 06.01.00 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresume Bygdebestyrelsens ønske om at skaffe snescooter til Kuummiut samt Sermiligaaq blev afslået ved Økonomiudvalgsmøde den 10. april 2014. Bygdebestyrelsen for Kuummiut og Sermiligaaq behandlede på deres ordinære møde den 7. maj 2014 fordeling af restpuljen og til hvilke formål, midlerne skal bruges. De samlede midler af bygdepuljen, som ikke er disponeret på konto 18-20-11 til Kuummiut og Sermiligaaq, udgør i alt 205.000,00 kr. Midlerne på 205.000,00 kr. blev på mødet den 7. maj 2014 fordelt til 6 formål efter bygdebestyrelsens forslag. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at godkende bygdebestyrelsens forslag til fordeling af 205.000,00 kr. til seks formål Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tilbagesender sagen til bygdebestyrelsen med ønske om et delbudget for oprydning på øen i samarbejde med administrationen samt stillingtagen i samarbejde med Forvaltning for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv til, hvorvidt julerengøring kan foretages som et led i beskæftigelsesindsatsen i bygderne i december måned. Det ønskes ligeledes undersøgt med Forvaltning for Anlæg og Miljø, hvorvidt et bådbeddingprojekt er planlagt og hvordan transport af materialer hertil skal finansieres. Sagsfremstilling Bygdebestyrelsens ønske om at skaffe snescooter til Kuummiut samt Sermiligaaq blev afslået ved Økonomiudvalgsmøde den 10. april 2014. Bygdebestyrelsen for Kuummiut og Sermiligaaq behandlede på deres ordinære møde den 7. maj 2014 fordeling af restpuljen og til hvilke formål, midlerne skal bruges. De samlede midler af bygdepuljen, som ikke er disponeret på konto 18-20-11 til Kuummiut og Sermiligaaq, udgør i alt 205.000,00 kr. Midlerne på 205.000,00 kr. blev på mødet den 7. maj 2014 fordelt til 6 formål efter bygdebestyrelsens forslag.

Side 576 Løsningsforslag faglig vurdering Efter den kommunale styrelseslov 54 må bygdepuljerne anvendes til følgende formål: Kultur og folkeoplysning. - Idrætsaktiviteter - Teknisk virksomhed og forsyningsvirksomhed - Lokale erhvervsprojekter i bygden - Sociale aktiviteter Bygdepuljen for 2014 foreslås anvendt til følgende formål: Formål Beløb Begrundelse Oprydning på Øen 105.000,00 Forberedelserne er i gang til 2015 100 års jubilæum i bygden og man vil gerne have det gjort færdig inden Sælskindskrabning 20.000,00 Sælskindskrabning sæsonen starter sent om efteråret Oktober December, og bliver succes Julearrangement 10.000,00 Hvert år holdes der julearrangement til hele bygdeborgere Sommeroprydning 15.000,00 Sommeroprydning til Sermiligaaq Julerengøring 45.000,00 Julerengøring til ældre Mindre Reparation af båd bedding, Sermiligaaq 10.000,00 Transport af materialer til næste års reparation af båd bedding projekt I alt 205.000,00 Således fordeles 205.000 kr. som vist foroven til 6 formål efter bygdebestyrelsens ønske. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Bygdepuljen for 2014 vil være under budget 2014. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Inatsisattutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse (styrelsesloven) - Intern vejledning budgetlægning og bygdedispositionspulje (februar 2012) Det videre forløb Ved s godkendelse vil beløbene blive budgetplaceret til 6 individuelle konti. Dette sker i Økonomiafdelingen. Opgaverne kan udføres til sommer. Materialerne kommer frem, når skibsanløbene igen begynder. Bemærkninger fra Økonomisekretariatet Økonomisk Sekretariat bemærker, at det er, der har kompetencen til at godkende bygdebestyrelsernes disponering af deres dispositionspuljer, derfor også skal godkende eventuelle omdisponeringer. Godkendes ansøgningen om omdisponering, vil projekterne derfor kunne videreføres i 2014 inden for den samlede beløbsramme. Bilag Ingen.

Side 577 05E Ønske fra Bygdebestyrelsen for Kulusuk, Tiniteqilaaq og Isertoq om omdisponering af midler fra bygdepuljen til andre formål Til beslutning J.nr.: 06.01.00 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Resume af sagen Bygdebestyrelsen for Kulusuk, Tiniteqilaaq og Isertoq har ved et ordinært møde den 15. maj 2014 drøftet spørgsmålet om hvorvidt midlerne fra bygdepuljen kan omdisponeres til andre formål, idet midlerne i forvejen er på kommunens anlægsbudget. Midlerne for Kulusuk, Tiniteqilaaq og Isertoq på konto18-20-10-35-18 til udfyldning af sumpen ved Kulusuk skole er på i alt 75.000 kr. og bygdebestyrelsen ønsker at omdisponere et beløb på 65.000 kr. til andre formål ud fra det samlede beløb. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at godkende at 65.000 kr. omdisponeres til andre formål Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tilbagesender sagen til bygdebestyrelsen med ønske om afklaring i samarbejde med Forvaltning for Anlæg og Miljø af, hvorvidt der er tale om renovering af en kommunal eller privat fangsthytte, og hvorvidt denne er forsikret samt afklaring i samarbejde med Forvaltning for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv om, hvorvidt tilskuddene er i henhold til lovgivningen. Sagsfremstilling Bygdebestyrelsen for Kulusuk, Tiniteqilaaq og Isertoq har ved et ordinært møde den 15. maj 2014 drøftet spørgsmålet om hvorvidt midlerne fra bygdepuljen kan omdisponeres til andre formål, idet midlerne i forvejen er på kommunens anlægsbudget. Midlerne for Kulusuk, Tiniteqilaaq og Isertoq på konto18-20-10-35-18 til udfyldning af sumpen ved Kulusuk skole er på i alt 75.000 kr. og bygdebestyrelsen ønsker at omdisponere et beløb på 65.000 kr. til andre formål ud fra det samlede beløb. Løsningsforslag faglig vurdering Efter den kommunale styrelseslov 54 må bygdepuljerne anvendes til følgende formål: - Kultur og folkeoplysning - Idrætsaktiviteter - Teknisk virksomhed og forsyningsvirksomhed - Lokale erhvervsprojekter i bygden - Sociale aktiviteter

Side 578 Ovennævnte midler ønskes forbrugt til følgende formål: Formål Beløb Begrundelse Tilskud til kulturelle formål 10.000,00 Tænkes forbrugt til kulturelle formål i løbet af året Tilskud til idrætsaktiviteter 10.000,00 Tænkes til støtte til idrætsforeninger i de tre bygder Tilskud til tekniske formål 10.000,00 Støtte til tekniske formål Tilskud til 10.000,00 Tilskud til erhvervsprojekter i bygderne erhvervsprojekter Tilskud til sociale formål 10.000,00 Støtte til gavn for borgeraktiviteter Tilskud til renovering af stormskadet fangsthytte 10.000,00 Støtte til renovering af stormskadet fangsthytte ved Kulusuk Tilskud til 5.000,00 Tilskud til påsætning af fortøjningssteder i Kulusuk fortøjningssteder Ialt 65.000,00 Således ønsker Bygdebestyrelsen at overføre 65.000 kr. til andre formål. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Bygdebestyrelsens ønske om omdisponering til andre formål vil være inden for rammerne for bygdepuljen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisattutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse (styrelsesloven) Intern vejledning budgetlægning og bygdedispositionspulje (februar 2012) Det videre forløb Ved s godkendelse vil beløbene blive budgetplaceret til andre individuelle konti. Dette sker i Økonomiafdelingen. Efter s godkendelse af omdisponeringen, kan opgaverne påbegyndes. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat bemærker, at det er, der alene har kompetencen til at godkende bygdebestyrelsernes disponering af deres dispositionspuljer, derfor også skal godkende eventuelle omdisponeringer, det bemærkes at der alene ansøges om omplacering af bevilgede midler og alene projekt for projekt. Bilag Ingen.

Side 579 05F Ansøgning om alkoholbevilling til INUK Hostels ApS Til beslutning J.nr.: 70.06.00 Borgmestersekretariatet - administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé INUK Hostels ApS har ved skrivelse den 4. juni 2014, ansøgt om en Type A alkoholbevilling til salg af stærke og svage drikke som selskab. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at træffer beslutning vedrørende tildeling af alkoholbevilling til INUK Hostels ApS Beslutning s beslutning den 12. august 2014: beslutter at tildele alkoholbevilling til INUK Hostels ApS. Sagsfremstilling Kommuneqarfik Sermersooq har den 4. juni 2014 modtaget ansøgning om alkoholbevilling til INUK Hostels ApS. INUK Hostels ApS er et nystartet overnatningssted, som er indrettet med en café i daglig tale Café INUK, hvorfra der skal sælges mad og drikkevarer. Brandmyndighederne har ingen bemærkninger til INUK Hostels ApS. Politiet i Nuuk har intet at bemærke i forhold til bestyrelsesmedlemmernes straffeattest. INUK Hostels ApS har fremsendt GER-nummerbevis, samt den krævede dokumentation for virksomhedens økonomi, hvortil der intet er at bemærke. Løsningsforslag faglig vurdering De relevante oplysninger er indhentet af Borgmestersekretariatet, således lever INUK Hostels ApS op til kravene for tildeling af alkoholbevilling. Ved tildelingen af alkoholbevillinger i forbindelse med udskænkning har Kommunalbestyrelsen vide rammer, jf. orientering til kommunalbestyrelsen d. 25. oktober 2011: Lovens forarbejder beskriver, hvornår kommunalbestyrelsen som udgangspunkt skal meddele afslag: - Kantiner på arbejdspladser skal være alkoholfrie - Medborgerhuse skal være alkoholfrie - Cafeterier, kaffe- og grillbarer og lignende udskænkningssteder bør ikke kunne sælge stærke drikke; men kommunalbestyrelsen kan beslutte, at give disse udskænkningssteder mulighed for at udskænke svage drikke.

Side 580 Lovens forarbejder beskriver også, hvornår kommunalbestyrelsen på legal vis kan fravige den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning: - Kommunalbestyrelsen kan ud fra byplanmæssige betragtninger meddele afslag til nye udskænkningssteder i egentlige beboelsesområder - I områder med mange udskænkningssteder kan kommunalbestyrelsen meddele afslag, hvis det f.eks. kan frygtes, at et nyt udskænkningssted vil øge konkurrencen mellem bevillingshaverne og føre til hård udskænkning I andre situationer skal kommunalbestyrelsen træffe beslutning på grundlag af sammenhængende samfundsmæssige betragtninger, som er egnede til at fremme ædrueligheden. For eksempel: - Kan kommunalbestyrelsen meddele afslag ud fra sociale betragtninger, når der er tale om et udskænkningssted, som er beliggende tæt ved sportshaller og lign. steder, som søges af unge mennesker Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ingen økonomiske og ressourcemæssige omkostninger for Kommuneqarfik Sermersooq. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 11 af 11. november 2000 og Landstingslov nr. 3 af 31. maj 2001 om salg og udskænkning af alkoholiske drikke Bekendtgørelse nr. 19 af 29. marts 1990 om indretning og benyttelse af lokaler til udhandling eller servicering af stærke drikke Bekendtgørelse nr. 4 af 29. maj 1992 om alkoholbevillinger Det videre forløb Ved s godkendelse tildeles INUK Hostels ApS alkoholbevilling i henhold til gældende regler og procedurer. Borgmestersekretariatet står for administrationen af alkoholbevillinger. Ved s afslag meddeler Borgmestersekretariatet den politiske beslutning til ansøger. Bilag Ingen.

Side 581 05G Overtagelse af automatspiltilladelser vedrørende Grill- og Pizzabar Til beslutning J.nr.: 70.06 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Borgmestersekretariatet har den 28. maj 2014 modtaget ansøgning fra Nuuk Købmandshandel A/S ved Erik Brogaard om ejerskifte af automatspiltilladelser vedrørende Grill- og Pizzabar, Kuussuaq, 3900 Nuuk. Det drejer sig om følgende tilladelser/maskiner: 0005 Rainbow serienr. 960606 0044 6 er Chancen serienr. 91212 0046 Apache serienr. 944803 0057 Highway serienr. 950912 0068 Bulls Eye serienr. 010231 0071 Magic serienr. 961017 0094 Skatteøen serienr. 983810 Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at godkender ejerskiftet vedrørende Grill- og Pizzabar Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tilbagesender sagen til fornyet administrativ behandling med henblik på præcisering. Sagsfremstilling Borgmestersekretariatet har den 28. maj 2014 modtaget anmodning fra Nuuk Købmandshandel A/S ved Erik Brogaard om ejerskifte af automatspilstilladelser vedrørende Grill- og Pizzabar, Kuussuaq, 3900 Nuuk. Det drejer sig om følgende tilladelser/maskiner: 0005 Rainbow serienr. 960606 0044 6 er Chancen serienr. 91212 0046 Apache serienr. 944803 0057 Highway serienr. 950912 0068 Bulls Eye serienr. 010231 0071 Magic serienr. 961017 0094 Skatteøen serienr. 983810 Heca Nuuk A/S har tidligere haft disse bevillinger i 2013 inden virksomhederne fik ny forpagter. Heca Nuuk A/S overtager virksomhederne pr. 1. august 2014. Løsningsforslag faglig vurdering Automatspillovgivningen indeholder ikke regulering, der begrænser adgangen til at overdrage bevillinger. Der er dermed intet til hinder for at overdrage bevillinger. I dette konkrete tilfælde opfylder den nye bevillingshaver allerede betingelserne for at opnå bevilling. Såfremt bevillingerne fortsat er knyttet til de samme lokationer, er det derfor ikke nødvendigt at oplyse sagen yderligere.

Side 582 Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 3 af 17. maj 1990 om afgift på automatspil Landstingslov nr. 10 af 13. juni 1994 om ændring af afgiftslove Landstingslov nr. 15 af 3. november 1994 om ændring af Landstingslov om afgift på automatspil Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 31 af 17. december 1996 om enarmede tyveknægte Nuup kommuneas retningslinier omkring tildeling af spilleautomattilladelser af 14. april 1998 Inatsisartutlov nr. 19 af 18. november 2010 om ændring af landstingslov om afgift på automatspil (Forhøjelse af afgiften) Det videre forløb Ved s godkendelse vil ejerskifte af automatspiltilladelser vedrørende Grill- og Pizzabar, Kuussuaq, 3900 Nuuk blive iværksat. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag Ingen.

Side 583 05H Budgetregulativ 2015 Til beslutning J.nr.: 06.01.00 Økonomi- og Personaleservice fungerende direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresumé I henhold til kommunens gældende Kasse- og Regnskabsregulativ afsnit to skal forelægges et budgetregulativ, der fastlægger rammen for udarbejdelsen af budgettet for det kommende finansår. Budgetregulativet for udarbejdelsen af budget 2015 forelægges hermed til godkendelse. Indstilling Økonomi- og Personaleservice indstiller overfor : - at budgetregulativ for budget 2015 godkendes Beslutning s beslutning den 12. august 2014: godkender indstillingen. Sagsfremstilling I henhold til kommunens gældende Kasse- og Regnskabsregulativ afsnit to skal forelægges et budgetregulativ, der fastlægger rammen for udarbejdelsen af budgettet for det kommende finansår. Økonomi- og Personaleservice har udarbejdet udkast til budgetregulativ 2015, der indeholder rammer og tidsplan for udarbejdelsen af budget 2015. Ved fastlæggelsen af budgetproces og principper er prognosesikkerhed og veldokumenterede budgetforudsætninger vægtet højt. I forhold til budget 2014 foreslås følgende tilpasninger foretaget for at nå disse mål: - De økonomiske rammer for budgetlægningen fastlægges ved en økonomisk politik - Midlertidig annullering af kravene om temabudgettering - Midlertidig annullering af overførselsadgang mellem finansårene Forslag til økonomisk politik fremgår af dagsordenspunkt 05I, der forelægges som næste punkt. Løsningsforslag faglig vurdering Kommunen skal i henhold til styrelsesloven kapitel 5 udarbejde et årsbudget for det kommende regnskabsår ledsaget af et flerårigt budgetoverslag, der strækker sig over minimum 3 regnskabsår. Styrelseslovens bestemmelser er uddybet i bekendtgørelse om kommunernes budgetlægning, likviditet, regnskab, revision samt kasse- og regnskabsvæsen. Budgettet skal fastlægge såvel de økonomiske som de faglige/indholdsmæssige rammer for kommunens økonomiske dispositioner i det kommende år samt følgende tre overslagsår.

Side 584 For at styrke kommunens økonomiske styring, herunder mulighederne for at tilpasse kommunens driftsudgifter til de fremtidige økonomiske rammer, vurderes det at være af afgørende betydning at den kommunale økonomistyring er baseret på dokumenterede kortlægninger af det man kunne kalde den økonomiske natur på de mange forskelligartede kommunale opgaveområder. Den økonomiske natur er udtryk for: - Hvad der er afgørende for økonomien på området - Påvirkningsmuligheder herunder alternative løsningsmodeller - Forventede økonomiske virkninger af tiltag - Responstid tidsperioden fra et tiltag iværksættes til den forventede økonomiske virkning kan konstateres Budgetregulativet er udarbejdet med det formål, at understøtte en fremtidig økonomistyring og herunder budgetlægningen varetages i overensstemmelse med disse principper. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Udover eget personale vil det som følge af den bemandingsmæssige situation i Økonomi- og Personaleservice være nødvendigt at inddrage ekstern assistance til understøttelse af budgetprocessen. Dette må forventes at kunne påføre kommunen en udgift på op til 500 t.kr. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Lov om kommunernes styrelse, kapitel 5 Bekendtgørelse om kommunernes kommunernes budgetlægning, likviditet, regnskab, revision samt kasse- og regnskabsvæsen Kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ Det videre forløb Budgetprocessen forløber hen over efteråret, således der kan afholdes budgetseminar for Kommunalbestyrelsen den 23. september 2014 og det endelige budget kan være færdigbehandlet, vedtaget og offentliggjort seneste 15. december 2014. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Ingen yderligere bemærkninger. Bilag 1. Udkast til budgetregulativ 2015

Side 585 05I Økonomisk politik Til beslutning J.nr. 06.01.00 Økonomi og Personaleservice - fungerende direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresumé Kommuneqarfik Sermersooq vil være en økonomisk sundt drevet kommune. Derfor foreslås det at formulerer en økonomisk politik, der skal danne rammen om den fremtidige budgetlægning og økonomiske styring af kommunen. Udkast til Økonomisk politik forelægges hermed til godkendelse. Indstilling Økonomi og Personaleservice indstiller overfor : - at udkast til økonomisk politik godkendes Beslutning s beslutning den 12. august 2014: godkender indstillingen. Sagsfremstilling Økonomien i Kommuneqarfik Sermersooq er under pres. Kommunen er på nuværende tidspunkt underkastet skærpet tilsyn fra Naalakkersuisoq for Finans og Indenrigsanliggender. Det igangværende arbejde med en ændring af den kommunale udligningsordning vil med stor sandsynlig overføre yderligere midler fra Sermersooq til de øvrige kommuner. Grundlaget for kommunens skatteudskrivning kan ikke forventes at stige og driftsudgifterne er stigende både som følge af tilflytning og som følge af øget arbejdsløshed som følge af Selvstyrets prioritering af anlægsinvesteringer. Derfor er det afgørende at der føres en stram økonomisk politik i kommunen. For at sikre dette samt for at understøtte den kommunale budgetlægning indstiller Økonomi og Personaleservice udkast til økonomisk politik for Kommuneqarfik Sermersooq. Den økonomiske politik indeholder følgende målepunkter: - Resultat (forskellen mellem indtægter, nettodriftsudgifter og nettoanlægsudgifter) - Anlægsramme - Skatteudskrivning - Takstpolitik - Likviditetens størrelse og anbringelse - Gældens størrelse - Effektivisering af kommunens opgaveløsning Kommunalbestyrelsen har på møde i november 2013 anmodet Økonomi og Personaleservice om at forelægge et opdateret Kasse- og Regnskabsregulativ for Kommuneqarfik Sermersooq. Arbejdet med at opdatere Kasse- og Regnskabsregulativet i en revideret udgave pågår på nuværende og forventes færdiggjort inden udgangen af september måned. Arbejdet vil resultere i at Kasse- og Regnskabsregulativet fremover benævnes Håndbog for forvaltning og økonomistyring.

Side 586 Kommunens økonomiske politik vil indgå som bilag 1 i kommunens nye Håndbog for forvaltning og økonomistyring. Løsningsforslag faglig vurdering Økonomisk styrke og stabilitet er afgørende for kommunens handlefrihed og for også frem over at kunne levere et højt serviceniveau til kommunens borgere. Det vurderes at en økonomisk politik, der på lang sigt fastlægger de økonomiske rammer for kommunens budgetlægning og øvrige økonomiske styring vil kunne styrke arbejdet hermed. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Kommunens økonomiske politik vil indgå som bilag til kommunens håndbog i forvaltning og økonomistyring, når denne forelægges til godkendelse i efteråret 2014. Det videre forløb Den økonomiske politik vil allerede for budget 2015 indgå som overordnet ramme for kommunens økonomiske styring. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Ingen yderligere bemærkninger. Bilag 1. Udkast til økonomisk politik

Side 587 6. Sager til Kommunalbestyrelsen 06A Procedurer for annoncering og lodtrækning af nye byggefelter I henhold til kommuneplanens bestemmelser for tildeling af arealer, sermersooq2024.gl Til orientering J.nr.:18.01.06 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Forvaltning for Anlæg og Miljø har den 27. maj 2014 annulleret lodtrækningen af byggefelterne A1, A2, B4 og B6 i delområde 1C14, Nuutoqaq, på grund af procedurefejl i annonceringen af byggefelterne, og mislydene vejledning fra Forvaltning for Anlæg og Miljø under forløbet. Forvaltning for Anlæg og Miljø har på baggrund af denne beklagelige sag, igangsat nye procedurer for at sikre at kommunens bestemmelser for tildeling af arealer bliver overholdt. De fremtidige annoncer for ledige byggefelter skal fremover være i overensstemmelse med kommunens tildelingsprocedure, og derudover vil forvaltningen inddrage et revisionsfirma/advokatkontor til at bistå med håndteringen af indkomne ansøgninger og selve lodtrækning af arealer. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 24. juni 2014. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - orienteringen tages til efterretning - at sagen sendes til orientering i Kommunalbestyrelsen Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tager orienteringen til efterretning med bemærkning om, at det præciseres at revisionens/advokatens rolle udelukkende er at bistå med håndteringen af indkomne ansøgninger og selve lodtrækningen af arealer. Sagsfremstilling Annullering af lodtrækningen. Lodtrækning af de annoncerede ledige byggefelter blev fortaget den 19. maj 2014. Efter lodtrækningen modtog forvaltningen nogle klager om forløbet og ved nærmere undersøgelser internt i forvaltningen, stod det klart, at der var begået procedurefejl. På den baggrund valgte forvaltningen d. 27. maj 2014 at annullere lodtrækningen og tilbagekalde arealreservationerne. Annonceringen var mangelfuld og åbnede op for, at enhver juridisk person kan aflevere flere ansøgninger på flere byggefelter, og på den måde få mulighed for at blive tildelt mere end en arealreservation. Ifølge kommunens bestemmelser for arealtildeling, som det fremgår nedenfor, er det kun muligt at ansøge med EN ansøgning, og søger man flere byggefelter, så skal man lave en prioritering i sin ansøgning. I forløbet op til selve lodtrækningen gav kommunen mislydene vejledning i forhold til hvad ansøgningerne skulle indeholde. Det betød at nogle ansøgere havde ringere chancer for at få en arealreservation.

Side 588 Hele sagsforløbet er beklageligt, og forvaltningen vil med de gældende procedurer sikre, at sådanne sager ikke gentager sig. Gældende procedure: Ifølge 3, stk. 5, a - e i kommuneplanen sermersooq2024.gls bestemmelser for tildelingsprocedure, vedrørende annoncering af ledige arealer, skal en annonce indeholde følgende oplysninger: a. En ansøgning kan indeholde en liste med prioriterede ønsker til de ledige arealer. b. En ansøgning om flere arealer skal vedlægges en tidsplan og finansieringsplan for et samlet byggeprojekt omfattende alle ansøgninger. c. Hvis der er sammenfald mellem modtagne ansøgningers prioriteringer, foretages lodtrækning blandt ansøgerne, således at den udtrukne ansøger reserveres det ledige areal, som er prioriteret højest i ansøgningen. d. Der kan kun reserveres et areal, som indgår i ansøgningens prioriteringsliste. e. Hvis der ikke kan reserveres et prioriteret areal, noteres ansøger på en venteliste til hvert af de i ansøgningen prioriterede arealer. Ifølge 4, stk. 1 11 i kommuneplanen sermersooq2024.gls bestemmelser for tildelingsprocedure vedrørende ansøgning, lodtrækning og arealreservation, gælder punkt 1-11. 1. Ansøgning om arealreservation sker ved udfyldelse af et fortrykt ansøgningsskema, der indsendes til Kommuneqarfik Sermersooq eller indleveres på det lokale bygde- eller kommunekontor. Ansøgningsskemaet rekvireres hos Forvaltning for Anlæg og Miljø (Arealmyndigheden), Kommuneqarfik Sermersooq. Ansøgningsskemaet kan også hentes på kommunens hjemmeside. 2. Enhver juridisk person, det vil sige enkeltpersoner, firmaer, selskaber og foreninger, kan ansøge om et areal. 3. Ved ansøgning i forbindelse med annoncering af nye ledige arealer skal der først søges om arealreservation og dernæst om arealtildeling. Det samme gælder arealer til byggeri efter visse tilskudsformer. 4. Ansøgning om arealreservation skal vedlægges tidsplan for arealets påtænkte anvendelse samt dokumentation for ansøgers økonomiske evne til at tage arealet i brug. Dokumentation kan være i form af en udtalelse fra bank eller pengeinstitut. 5. Ansøgninger modtaget pr. post eller personligt samme dag betragtes som modtaget samtidigt. Modtages flere ansøgninger samtidigt, reserveres arealet ved lodtrækning blandt ansøgningerne. 6. Når arealer annonceres ledige, vil alle ansøgninger, der indkommer før en i annoncen fastsat dato, blive betragtet som samtidige. Hvis der på denne dato er flere ansøgere til samme areal, vil det gennem lodtrækning blive afgjort, hvem der får arealreservation til

Side 589 arealet. Ved lodtrækning udtrækkes de resterende, ansøgere til en venteliste. Lodtrækningen foretages af et kommunalbestyrelsesmedlem eller af en dommer ved kredsretten. 7. Annoncerede arealer, hvortil der kun er modtaget én ansøgning, reserveres til ansøgeren uden lodtrækning. 8. Kommunalbestyrelsen kan i særlige tilfælde, eksempelvis ved udvidelser, ændret anvendelse og i forbindelse med realisering af målene i den kommunale planlægning, fastsætte en anden procedure for annoncering, evt. lodtrækning og venteliste, end den i stk. 6 anviste. Begrundelse for en ændret procedure skal i givet fald anføres i annoncen. 9. Ved bortfald af en arealreservation tilbydes arealet til den ansøger, der ifølge ventelisten står næst i rækken til det pågældende areal. 10. Bliver et areal ledigt, efter at ventelisten er opbrugt, vil ansøgninger herefter blive behandlet i den rækkefølge, de indkommer jf. stk. 5. 11. Overholder ansøgeren ikke en meddelt tidsfrist eller fremkommer ansøgeren ikke med den fornødne dokumentation, bortfalder arealreservationen uden varsel ved fristens udløb. Bestemmelserne i 3 og 4 vil fremover være tydeligere i annoncen, som det fremgår af bilag 1. Derudover vil Forvaltning for Anlæg og Miljø involvere et revisionsfirma/advokatkontor til at bistå med annoncering og selve lodtrækningen af fremtidige byggefelter, for at sikre en transparens i tildelingsprocessen. Løsningsforslag faglig vurdering Forvaltning for Anlæg og Miljø beklager disse fejl, og vil med de ovennævnte gældende procedurer sikre en korrekt betjening af fremtidige ledige arealer. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Forvaltning for Anlæg og Miljø har fundet det nødvendigt, at refunderer ansøgernes udlæg for de bankgarantier der er udstedt, mod dokumentation for de afholdte udgifter. Beløbene vil blive betalt fra konto 86-03-60-79-01. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse, 14, stk. 2, 22 samt 37-52 Kommuneplan Sermersooq2024, 3 vedrørende Annoncering af ledige arealer (byggefelter) og 4 vedrørende Ansøgning, lodtrækning og arealreservation Det videre forløb Forvaltning for Anlæg og Miljø vil efter sommerferien genannoncere de ledige byggefelter efter de gældende procedurer. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke hentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat.

Side 590 Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 24. juni 2014: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Annonce

Side 591 06B Anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013 Til orientering J.nr.: 17.00.01 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Udgår.

Side 592 06C Årsrapport 2013 for Børne- og Ungehuset Mælkebøtten Orienteringen er inklusiv nyt ydelseskatalog gældende fra 1. maj 2014 Til orientering J.nr.:06.01.02 Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Sagsresumé Forvaltningen for Børn, Familie og Skole har modtaget årsrapport 2013 for Børne- og Ungehuset Mælkebøtten. Desuden har Kommuneqarfik Sermersooq modtaget et nyt ydelseskatalog for 2014 fra Mælkebøtten. Kataloget viser, at navnet pr. 01. maj 2014 ændres til Mælkebøttecenteret, da huset nu består af flere enheder. Samtidigt er centeret forankret i samfundet, således at det bliver et landsdækkende tilbud. I forbindelse med omlægningen af centeret åbnes der et hus i Kapisillit den 01. juli 2014. Huset skal anvendes blandt andet som feriekoloni og som et socialpædagogisk tilbud til børn, der har behov for et miljøskifte og projektarbejde med særlig udsatte børn og unge. Desuden åbnes en boenhed Allu for teenagere mellem 12 og 15 år pr. 01. august 2014 i Nuuk. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 6. juni 2014. Indstilling Udvalg for Børn, Familie og Skole indstiller overfor : - at orienteringen om årsrapport 2013 og nyt ydelseskatalog 2014 tages til efterretning - at sagen fremsendes til Kommunalbestyrelsen til orientering Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Børne- og Ungehuset Mælkebøtten har fremsendt årsrapport 2013. Bestyrelsen har under påtegningen bemærket, at årsrapporten giver et retvisende billede af fondens aktiver og passiver, finansielle stilling samt resultatet. Årsrapporten viser et negativt driftsresultatet før private bidrag på 429.368 kr. mod et underskud på 1.908.000 kr. i 2012. Efter indregning af tilskud fra private personer, fonde og foreninger udviser der et resultat på 1.203.000 kr. for 2013. Desuden har Mælkebøtten udarbejdet nyt ydelseskatalog gældende fra 01. maj 2014. Den viser, at navnet ændres til Mælkebøttecenteret og centeret bliver et landsdækkende tilbud. I den forbindelse ændres takster til døgntakst pr. barn gældende fra 01. maj 2014. Tidligere var taksterne afhængig af belægningen pr. døgn. I forbindelse med omlægningen af centeret åbnes der et hus i Kapisillit den 01. juli 2014. Huset skal anvendes blandt andet som feriekoloni og som et socialpædagogisk tilbud til børn, der har behov for et miljøskifte og projektarbejde med særlig udsatte børn og unge. Desuden åbnes en boenhed Allu for teenagere mellem 12 og 15 år pr. 01. august 2014 i Nuuk.

Side 593 Løsningsforslag faglig vurdering Fremsendes uden faglig vurdering. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Gældende døgntakster der vedrører ophold, forplejning samt tøj- og lommepenge fra 01. maj 2014 31. december 2014: Børne- og ungehuset Mælkebøtten kr. 3.757 Bo-enheden Ilasiaq kr. 2.888 Bo-enheden Allu kr. 3.438 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Årsrapport 2013 for Børne- og Ungehuset Mælkebøtten Ny ydelseskatalog gældende fra 01. maj 2014 Det videre forløb Ingen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Tidligere beslutning Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 6. juni 2014: Taget til efterretning. Bilag 1. Årsrapport 2013 2. Ydelseskatalog for 2014

Side 594 06D Hensigtserklæring vedrørende serviceaftale om drift af Kofoeds Skole i Nuuk Til orientering J.nr.: 44.19 Forvaltning for Velfærd, Arbejdsmarked og erhverv direktør Grethe H. Nielsen / GRNI Sagsresumé Kofoeds Skole er en institution, som har en lang tradition for at støtte og aktivere samfundets socialt udsatte gennem hjælp til selvhjælp. Institutionen har særlige kompetencer i forhold til hjemløse og andre særligt socialt udsatte gennem mangeårig erfaring med målgruppen fra Danmark, herunder udsatte grønlændere bosiddende i Danmark. Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv har i samarbejde med repræsentanter for Kofoeds Skole undersøgt interessen og behovet for en Kofoeds Skole i Nuuk. Forvaltningen vurderer, at der er et stort behov for at støtte og aktivere de hjemløse og gruppen af socialt udsatte borgere i det grønlandske samfund. Derfor er der planlagt en tre-årig projektperiode, hvor Kofoeds Skole startes op, medarbejdere uddannes og repræsentantskab og bestyrelse etableres. I forbindelse med Kofoeds Skoles ansøgning om fondsmidler til oprettelse af en Kofoeds Skole Nuuk er det vigtigt, at Kofoeds Skole kan dokumentere over for fonden, at kommunen er interesseret i et videre samarbejde i form af en serviceaftale, når projektperioden er gennemført. Derfor anbefaler forvaltningen, at Kommuneqarfik Sermersooq giver tilsagn om, at kommunen har til hensigt at indgå en serviceaftale med Kofoeds Skole fra projektperiodens ophør under forudsætning af, at det endelige driftsbudget kan godkendes. Problematikken omkring hjemløshed i Nuuk som hovedstad vurderes til ikke kun at være et kommunalt problem, men et nationalt anliggende. Derfor anbefales, at der rettes henvendelse til Naalakkersuisut med henblik på deres medvirken til løsning af hjemløseproblematikken og dermed en national involvering i driften af en Kofoeds skole. Denne sagsfremstilling har den 6. juni været forelagt Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv med en indstilling om, at Udkast til forhåndstilsagn godkendes. Forhåndstilsagnet blev godkendt. Titlen Forhåndstilsagn er dog efter drøftelse med Borgmesteren blevet ændret til Hensigtserklæring før dokumentet blev underskrevet af Borgmester og Udvalgsformand. Den underskrevne Hensigtserklæring er vedlagt som bilag. Indstilling Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv indstiller over for : - at orientering om Hensigtserklæring vedrørende serviceaftale med Kofoeds Skole Nuuk tages til efterretning - at orientering vedrørende henvendelse til Naalakkersuisut tages til efterretning - at sagen sendes videre til Kommunalbestyrelsen til orientering Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tager orienteringen til efterretning.

Side 595 Sagsfremstilling Gennem det seneste år har Kommuneqarfik Sermersooq været i tæt dialog med Kofoeds Skole om mulighederne for oprettelse af en Kofoeds Skole i Nuuk. I Kofoeds Skoles afdelinger tilbydes rådgivning, undervisning og værkstedstræning. Institutionen har særlige kompetencer i forhold til hjemløse og andre særligt socialt udsatte gennem mangeårig erfaring med målgruppen fra Danmark, herunder udsatte grønlændere bosiddende i Danmark. Forvaltningen har i samarbejde med repræsentanter fra Kofoeds Skole undersøgt interessen og behovet for en Kofoeds Skole i Nuuk. I august 2013 besøgte to repræsentanter for Kofoeds Skole Nuuk og afholdte møder med en lang række interessenter i Nuuk, herunder Borgmesteren og Formanden for Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv. Besøget viste, at der generelt var stor interesse for projektet. Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv vurderer, at der er et stort behov for at have et tilbud til de mest udsatte borgere, herunder særligt de hjemløse. Forvaltningen afholdte den 12. april 2014 temadag for Kommunalbestyrelsen om hjemløshed i Grønland. Kofoeds Skole deltog i denne temadag med oplæg om deres erfaringer med hjemløse samt en præsentation af deres planer for oprettelse af Kofoeds Skole i Nuuk. Forvaltningen vurderer, at problematikken vedrørende hjemløse og gruppen af socialt udsatte er en udfordring koncentreret omkring byerne. Dette gælder især Nuuk som hovedstad, der tiltrækker borgere fra hele landet, og hvor målgruppen har en tildens til at samle sig. Problematikken vurderes derfor til ikke kun at være et kommunalt problem, men et nationalt anliggende. Det er derfor relevant at inddrage Selvstyret i løsningen af hjemløseproblematikken, herunder driften af Kofoeds Skole Nuuk. Om projektet Kofoeds Skole Nuuk Kofoeds Skole Nuuk som organisation er tænkt som en selvejende institution med repræsentantskab og bestyrelse. Kofoeds Skole lægger vægt på, at Kofoeds Skole Nuuk skal være en grønlandsk institution med lokalt rekrutterede medarbejdere og repræsentanter i repræsentantskab og bestyrelse. Der er foreløbigt planlagt en tre-årig projektperiode, hvor institutionen startes op, medarbejdere uddannes og repræsentantskab og bestyrelse etableres. Denne projektperiode finansieres fuldt ud af fondsmidler. Når projektet efter tre år er gennemført, er det hensigten, at Kofoeds Skole Nuuk skal drives som en selvejende institution via en serviceaftale med Kommuneqarfik Sermersooq. Løsningsforslag faglig vurdering Kofoeds Skole er i dialog med en fond, som er interesseret i at medfinansiere en projektperiode på 3 år. Fondsmidler forudsætter dog, at Kofoeds Skole kan garantere, at der er økonomi til drift af Kofoeds Skole Nuuk, når projektperioden er gennemført. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, at Kofoeds Skole i den endelige ansøgning til fonden kan vedlægge en tilkendegivelse vedrørende finansiering af drift af institutionen. Derfor anbefaler forvaltningen, at Kommuneqarfik Sermersooq giver tilsagn om, at kommunen har til hensigt at indgå en serviceaftale med Kofoeds Skole fra projektperiodens ophør under forudsætning af, at det endelige driftsbudget kan godkendes.

Side 596 Forvaltningen anbefaler desuden, at kommunen retter henvendelse til Naalakkersuisut med henblik på Selvstyrets medvirken til løsning af hjemløseproblematikken og dermed en national involvering i driften af en Kofoeds skole. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Under forudsætning af, at projektet via fondsmidler igangsættes, vil udarbejdelse af udkast til driftsbudget og serviceaftale indgå som et led i projektplanlægningen. Forvaltningen vurderer, at driftsbudgettet kan indarbejdes i budgetprocessen uden behov for tillægsbevilling. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen. Det videre forløb Når Kofoeds Skole har modtaget hensigtserklæringen, indsendes den endelige projektansøgning til fonden. Det videre forløb vil afhænge af fondens behandling af ansøgningen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Velfærds, Arbejdsmarkeds og Erhvervsudvalgets beslutning den 6. juni 2014: Udvalget godkender indstillingerne. Bilag 1. Hensigtserklæring om driftsfinansiering af Kofoeds Skole

Side 597 06E Organisationsændring for skolepasninger og fritidsklubber Overdragelse af ressortområdet til Afdeling for daginstitutioner Til beslutning J.nr.: 02.01.00 Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Sagsresumé godkendte den 01. maj 2014 overdragelsen af fritidsområdet til Fælles Service. Overdragelsen vedrørte hele fritidsområdet, undtagen skolepasninger og fritidsklubber. Forvaltningen for Børn, Familie og Skole har i den forbindelse besluttet at skolepasninger og fritidsklubber organisatorisk placeres under daginstitutionsområdet fra den 01. maj 2014. Bevillinger der flyttes med andrager til at være i alt på 29.827 mio. kr. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 6. juni 2014. Indstilling Udvalg for Børn, Familie og Skole indstiller overfor : at orienteringen tages til efterretning at sagen fremsendes til Kommunalbestyrelsen til orientering Beslutning s beslutning den 12. august 2014: bemærker, at der er tale om en beslutningssag. træffer beslutning om godkendelse af de indstillede budgetomrokeringer, og sender sagen videre til Kommunalbestyrelsens orientering med administrationens præcisering af, hvilken konti omflytningen påvirker. Sagsfremstilling Fritidsområdet blev fra den 01. april 2014 placeret under Fælles Service, og selve overdragelsen af personale og budgetter blev godkendt af den 01. maj 2014. Skolepasninger og fritidsklubber indgik ikke i overdragelsen. Forvaltningen har et ønske om at sikre en høj og ensartet kvalitet af det pædagogiske indhold i de pasningstilbud, som kommunen tilbyder de yngste skoleelever, således at børnene har de bedste vilkår for at udvikle sig til livsduelige, hele mennesker. Desuden ønsker forvaltningen at harmonisere tilbuddene til skolebørnene, og skabe en mere sammenhængende hverdag for dem. Ved at harmonisere tilbuddene vil ressourcerne desuden blive brugt bedre. I den forbindelse er skolepasninger og fritidsklubber organisatorisk underlagt daginstitutionsområdet fra den 01. maj 2014. Løsningsforslag faglig vurdering Forvaltningen er i gang med et projekt, der er under udarbejdelse, og bliver kaldt AKO (Atuareernerup Kingorna Ornittakkat), hvor de nuværende 11 skolepasningstilbud og fritidshjem ændres til fem nye samordnede. I den forbindelse har Forvaltningen for Børn, Familie og Skole vurderet, at det er passende at skolepasninger og fritidsklubber organisatorisk underlægges daginstitutionsområdet.

Side 598 Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Skolepasninger og fritidsklubber har hovedkonto 53-03 med et samlet budget på 26.212 mio. kr. og dertil lægges tidligere overført 3.615 mio. kr. fra s dispositionskonto. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 13. marts 2014. Det videre forløb Forvaltningen for Børn, Familie og Skole er i gang med ændring af fagkoder samt anvisningsret for de implicerede. Desuden er daginstitutionskontoret i gang med en plan for implementering af selve området. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Tidligere beslutning Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 6. juni 2014: Taget til efterretning. Udvalget ønsker at der efterfølgende orienteres klub medarbejdere om flytning under daginstitutionskontoret. Bilag Ingen.

Side 599 06F Opfølgning på Kommunalbestyrelsens drøftelse af dens principbeslutning om nedsættelse af lokaludvalg Til beslutning J.nr.:01.05.05 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Kommunalbestyrelsen drøftede den 2. juni 2014 Kommunalbestyrelsens principbeslutning om nedsættelse af lokaludvalg. Drøftelsen gav anledning til uafklarede spørgsmål, og Kommunalbestyrelsen besluttede derfor, at synspunkterne fra drøftelsen indsamles til, som bemyndiges til at behandle sagen. De uafklarede spørgsmål omhandlede valgalder, ansvarspåtagelse, valgmetode og -periode samt vederlag. Borgmestersekretariatet har undersøgt de juridiske rammer for disse spørgsmål. Generelt er der vide rammer for Kommunalbestyrelsens udformning af lokaludvalg, når det omhandler valgalder og valgmetode. Med hensyn til vederlag er det specificeret i bekendtgørelse nr. 25 af 30. december 2013 om vederlæggelse af borgmestre, viceborgmestre, kommunalbestyrelses- og bygdebestyrelsesmedlemmer samt medlemmer af lokaludvalg mv., i hvilken form lokaludvalgsmedlemmer kan modtage vederlag. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller over for - at valgalderen til lokaludvalg fastsættes til 16 år - at valghandlingen sker ved borgerafstemning og efterfølgende indstilling til Kommunalbestyrelsen - at valgperioden fastsættes til to år - at vederlagets størrelse sænkes fra 1/20 af borgermesterens honorar til 1/35 - at der ikke ydes vederlag til suppleanter - at sagen videresendes til beslutning i Kommunalbestyrelsen Beslutning s beslutning den 12. august 2014: Et flertal i godkender valgalderen til lokaludvalget til 16 år. Et mindretal, bestående at Martha Abelsen (S) og Per Berthelsen (S), kan ikke godkende valgalderen til 16 år og udtrykker bekymring for at pålægge 16 årige ansvarsopgaver omkring lokaludvalgsarbejdet, som kræver et minimum af modenhed. Dette for at beskytte unge under 18 år. godkender de øvrige indstillinger og videresender sagen til endelig beslutning i Kommunalbestyrelsen. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen drøftede den 2. juni 2014 Kommunalbestyrelsens principbeslutning om nedsættelse af lokaludvalg. Drøftelsen gav anledning til uafklarede spørgsmål, og Kommunalbestyrelsen besluttede derfor, at synspunkterne fra drøftelsen indsamles til, som bemyndiges til at behandle sagen. Overordnet besluttede Kommunalbestyrelsen at fastholde de overordnede rammer, der er beskrevet i Kommunalbestyrelsens beslutning af 19. december 2012 vedrørende lokaludvalg.

Side 600 Herudover besluttede Kommunalbestyrelsen, at der i Tasiilaq, Ittoqqortoormiit og Paamiut nedsættes ét lokaludvalg med fem medlemmer i hver by. Kommunalbestyrelsen drøftede derudover flere muligheder i forbindelse med etablering af lokaludvalg, herunder: - Unge på 16 års mulighed for at deltage i lokaludvalg og konsekvenser ved at påtage sig et ansvar i lokaludvalget - Muligheden for at afholde borgerafstemning på kandidater til lokaludvalg, hvor resultatet indstilles til Kommunalbestyrelsen - Sammenhængen mellem størrelsen på vederlag og opgavernes omfang - Muligheden for at give mødediæter i stedet for honorar - Længden på valgperioden - Borgernes mulighed for at stille op til lokaludvalgsvalg som enkeltpersoner uden tilhørsforhold til foreninger og organisationer Løsningsforslag faglig vurdering På baggrund af Kommunalbestyrelsens drøftelse har Borgmestersekretariatet undersøgt de juridiske rammer for de spørgsmål, der kom frem på mødet. Generelt forholder det sig sådan, at der er vide rammer for Kommunalbestyrelsens udformning af lokaludvalg. Unge på 16 års mulighed for at deltage i lokaludvalg Vedrørende unge på 16 års mulighed for at deltage i lokaludvalg, og konsekvenser ved at påtage sig et ansvar i lokaludvalget, er der ikke noget til hinder for, at 16-årige kan påtage sig hvervet som lokaludvalgsmedlemmer og modtage vederlag for det. Med hensyn til ansvarspåtagelsen regulerer styrelsesloven ikke lokaludvalgsmedlemmernes ansvar. Lokaludvalgsmedlemmerne er dermed erstatningsansvarlige efter de generelle gældende regler om skyld. Fra en principiel synsvinkel er der ingen nedre aldersgrænse for at ifalde erstatningsansvar. Unge medlemmer af lokaludvalgene vil derfor kunne ifalde erstatningsansvar. Ifølge Borgmestersekretariatets erfaringer fra de nordiske lande, samt de afholdte borgermøder, er der ikke entydige tegn på, hvorvidt valgalderen bør sættes til 16 år eller 18 år. Det anbefales dog at sætte alderen til 16 år, ud fra betragtninger om demokratisk opdragelse, inklusion i lokaldemokratiet og at også unge borgere i byerne skal kunne gøre deres indflydelse gældende. Valgmetode og valgperiode Vedrørende muligheden for at afholde borgerafstemning om kandidater til lokaludvalg, samt borgernes mulighed for at stille op til lokaludvalgsvalg som enkeltpersoner uden tilhørsforhold til foreninger og organisationer, er det op til Kommunalbestyrelsen at beslutte, hvilken valgmetode der skal anvendes. Det ligger fast, at valg til lokaludvalg sker endeligt ved indstilling til Kommunalbestyrelsen. Men hvordan man udvælger personer til indstilling, er der stor grad af frihed til at beslutte, og dette må bero på en vurdering af, hvad der er mest hensigtsmæssigt, de lokale forhold taget i betragtning. I de nordiske lande er der mange valgmetoder til lokaludvalg, hvoraf de to mest almindelige er borgerafstemning med efterfølgende indstilling til Kommunalbestyrelsen og valg via repræsentantskab, det vil sige via foreninger og brugerbestyrelser. Sidstnævnte metode er ofte i lokaludvalg med et betydeligt antal medlemmer. Erfaringerne fra borgermøderne er, at 87,5 % af deltagerne mente, at det var almindelige borgere, der bør sidde i lokaludvalget. Borgmestersekretariatet anbefaler også, at det er almindelige borgere, der sidder i lokaludvalget, dette ud fra en betragtning om repræsentativitet og en styrkelse af lokaldemokratiet. Desuden mente 93,75 % af borgerne på borgermøderne, at man bør vælges til lokaludvalg via afstemning

Side 601 blandt borgerne på et borgermøde. Borgmestersekretariatet anbefaler også denne form for valghandling, da den giver lige og direkte adgang til lokaludvalget. Det anbefales, at der bør være valg til lokaludvalg hvert andet år. 68,75 % af borgerne mente, at der bør være valg hvert andet år, og 25 % mente, at der bør være valg hvert fjerde år. Borgmestersekretariatet har vurderet, at hvert andet år er en passende periode, når der tages hensyn til, at lokaludvalg efter valghandlingen skal have tid til at etablere sig samt borgernes mobilitet, blandt andet i forbindelse med unges start på uddannelse. Vederlag Vedrørende sammenhængen mellem størrelsen på vederlag og opgavernes omfang kan Borgmestersekretariatet oplyse, at lokaludvalgene kommer til at varetage en række funktioner, herunder som høringspartner, dialogpartner og iværksætter af lokale projekter. Disse funktioner fremgår af Kommunalbestyrelsens principbeslutning af 19. december 2012 vedrørende lokaludvalg, og bakkes op af borgerne på borgermøderne. Det er Borgmestersekretariatets vurdering, at de kommende lokaludvalg skal bidrage til at definere og konkretisere deres egen rolle, hvorfor det er vanskeligt præcist at definere opgavernes omfang på forhånd. Som udgangspunkt kan det dog nævnes, at lokaludvalgene forventes at holde møde minimum 10 gange årligt. I forlængelse af dette kan Borgmestersekretariatet oplyse, at det ikke i praksis er muligt at give diæter/aflønne pr. møde til lokaludvalgsmedlemmer, da det i bekendtgørelse nr. 25 af 30. december 2013 om vederlæggelse af borgmestre, viceborgmestre, kommunalbestyrelses- og bygdebestyrelsesmedlemmer samt medlemmer af lokaludvalg mv. fremgår af 15, at Kommunalbestyrelsen kan yde et fast årligt vederlag til medlemmer af lokaludvalg, som udbetales månedsvis. Kommunalbestyrelsen vedtog i oktober 2013, at lokaludvalgsmedlemmer skulle modtage vederlag på 1/20 af borgmesterens honorar, svarende til 3718 kr. om måneden pr. medlem. Borgmestersekretariatet anbefaler at ændre vederlagets størrelse til 1/35 del af borgmesterens honorar, svarende til 2124 kr. om måneden. Ved overvejelser vedrørende størrelsen på vederlag til lokaludvalgsmedlemmer er Kommuneqarfik Sermersooqs økonomiske situation taget i betragtning, samt at lokaludvalgsmedlemmerne ikke er folkevalgte i modsætning til bygde- og Kommunalbestyrelsesmedlemmer. Herudover anbefales det, at der udelukkende gives vederlag til lokaludvalgsmedlemmer og ikke til suppleanter. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er i forbindelse med budgettet for 2014 afsat midler til lokaludvalgenes nedsættelse og virke i 2014 samt overslagsårerne. Der er afsat en dispositionspulje på 3,5 mio. kr., hvortil der er udarbejdet forslag til fordeling af dispositionspuljen, som vil blive fremlagt i forbindelse med Kommunalbestyrelsens behandling af udkast til lokaludvalgenes forretningsorden. Herudover er der på konto 10-03 KOMMISSIONER, RÅD og NÆVN afsat midler til vederlag. De endelige omkostninger vil afhænge af størrelsen på vederlag, antallet af udvalg samt behovet for sekretariatsbistand. Det bør bemærkes, at der vil være betydelige uforbrugte midler i indeværende år. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Selvstyrets bekendtgørelse nr. 25 af 30. december 2013 om vederlæggelse af borgmestre, viceborgmestre, kommunalbestyrelses- og bygdebestyrelsesmedlemmer samt medlemmer af lokaludvalg mv.

Side 602 Kommunalbestyrelsens behandling den 19. december 2012 om Antal medlemmer af Kommunalbestyrelsen og principiel beslutning om lokalråd og Kommunalbestyrelsens behandling den 1. oktober 2013 om Vederlagsstruktur ved oprettelsen af lokalråd samt Kommunalbestyrelsens behandling den 28. april 2014 af Status på nedsættelse af lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq Det videre forløb Der har i foråret og sommeren 2014 været afholdt borgermøde i Paamiut, Ittoqqortoormiit og Tasiilaq. Grundet Kommunalbestyrelsens beslutning fra d. 2. juni om at afslutte drøftelsen af lokaludvalg i vil en endelig vedtagelse af lokaludvalgets forretningsorden blive behandlet på Kommunalbestyrelsen i september. En konstituering af lokaludvalgene i Paamiut, Tasiilaq og Ittoqqortoormiit forventes at ske i december 2014. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Bilag Ingen.

Side 603 06G Betaling for at bo vakant i Kommuneqarfik Sermersooq Til beslutning J.nr.: 14-2-07-835 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Direktionen har bedt HR-afdelingen undersøge, hvorvidt kommunen har ret til at opkræve betaling af husleje, forbrug og lignende for medarbejdere ansat med ret til anvist personalebolig, der bor vakant i en periode og indtil personalebolig kan anvises. Hr-afdelingen har i den anledning - efter aftale med direktionen - kontaktet advokat Niels Hansen Damm og bedt ham foretage en juridisk vurdering af sagen. Konklusionen fra advokaten fastslår, at kommunen efter hans vurdering kan fastsætte sin egen ordning vedrørende vakantbolig og vil således kunne opkræve betaling. Indstilling HR-afdelingen indstiller overfor : - at beslutte om HR-afdelingen skal gå videre i processen, hvor målet er, at kommunen på et givet tidspunkt vil kunne opkræve betaling af husleje for medarbejdere, der har ret til og bor vakant - at sagen videresendes til Kommunalbestyrelsen til endelig godkendelse Beslutning s beslutning den 12. august 2014: tiltræder indstillingerne. Sagsfremstilling Direktionen har bedt HR-afdelingen undersøge, hvorvidt kommunen har ret til at opkræve betaling af husleje, forbrug og lignende for medarbejdere ansat med ret til anvist personalebolig, der bor vakant i en periode og indtil personalebolig kan anvises. Løsningsforslag faglig vurdering Hr-afdelingen har i den anledning - efter aftale med direktionen - kontaktet advokat Niels Hansen Damm og bedt ham foretage en juridisk vurdering af sagen. Konklusionen fra advokaten fastslår, at kommunen efter hans vurdering kan fastsætte sin egen ordning vedrørende vakantbolig og vil således kunne opkræve betaling. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering At opkræve betaling for at bo vakant vil få en væsentlig økonomisk konsekvens for kommunen. På forespørgsel er Iserit kommet med et bud på, hvad det gennemsnitligt koster kommunen at indkvartere en medarbejder i vakantbolig uden egenbetaling per måned. Svaret er, at den gennemsnitlige udgift for kommunen for 1 vakantbolig i 1 måned er 17.662,50 kr. I 2013 har kommunen ifølge Iserit gennemsnitligt rådet over 58 vakantboliger per måned, hvilket giver en månedlig udgift på 1.024.425 kroner og en årlig udgift på 12.293.100 kroner. En delmængde af denne udgift er dog blevet finansieret ved, at gennemsnitligt 22 lejere har betalt husleje for at bo vakant, da de ikke var berettiget til en vakantbolig qua kommunens retningslinjer.

Side 604 Det skal i relation hertil nævnes, at Iserit på kommunens beslutning arbejder systematisk med at reducere antallet af vakantboliger i 2014. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen. Det videre forløb Såfremt ønsker at gå videre med sagen, vil det næste skridt i processen være en beslutning i Kommunalbestyrelsen og dernæst skal sagen forelægges HSU. Følgende anbefales: - At advokaten indledningsvist inddrages i det videre forløb for at sikre overholdelse af formkrav. - At det indføres for nye ansættelsesforhold fra og med en konkret skæringsdato Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Bilag 1. Vurdering af advokat Niels Hansen Damm 2. Mail fra Niels Hansen Damm

Side 605 06H Vejledende borgerafstemning om placering af ny Inatsisartut bygning ved Aqqaluks Plads Til beslutning J.nr.: 12.01.09 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich Lynge / STUL Sagsresumé Den 15. maj 2014 præsenterede Formand for Inatsisartut Lars-Emil Johansen tre mulige byggegrunde i forhold til den nye parlamentsbygning for, hvoraf Aqqaluks Plads var den foretrukne. Den 12. juni 2014 modtog Forvaltningen for Anlæg og Miljø en anmodning fra Inatsisartut om igangsættelse af nyt kommuneplantillæg for Aqqaluks Plads, således at området omkring Aqqaluks Plads bebygges med en ny Inatsisartut bygning. Ønsket om placeringen ved Aqqaluks Plads er valgt på grund af dens historiske betydning og de flotte omgivelser. Netop på grund af bygningens vigtighed og Aqqaluks Plads historiske betydning, er det en sag, som vedrører Nuuks borgere. Det er derfor nødvendig med en grundig borgerinddragelse. Borgmestersekretariatet foreslår, at foretage en vejledende borgerafstemning via internettet, hvor alle byens borgere over 16 år har mulighed for at stemme, og derved give deres mening til kende. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at der i forbindelse med Inatsisartuts henvendelse om placering af ny Inatsisartut bygning foretages en vejledende borgerafstemning blandt Nuuks borgere - at afsætter 30.000 kr. fra konto 18-83-01-35-00 s dispositionskonto til afholdelse af vejledende borgerafstemning - at sagen videresendes til Kommunalbestyrelsen til orientering Beslutning s beslutning den 12. august 2014: godkender indstillingerne. Sagsfremstilling Den 15. maj 2014 præsenterede Formand for Inatsisartut Lars-Emil Johansen tre mulige byggegrunde i forhold til den nye Inatsisartut bygning for, hvoraf Aqqaluks Plads var den foretrukne. Den 12. juni 2014 modtog Forvaltningen for Anlæg og Miljø en anmodning fra Inatsisartut om igangsættelse af nyt kommuneplantillæg for Aqqaluks Plads, således at området omkring Aqqaluks Plads bebygges med en ny Inatsisartut bygning. Ønsket om placeringen ved Aqqaluks plads er valgt på grund af dens historiske betydning og de flotte omgivelser. I forhold til Aqqaluks Plads er pladsen i kommuneplan Sermersooq2024 udpeget som et fokusområde. Den politiske målsætning er at udvikle Aqqaluks Plads så den kan fungere som byens kulturelle park og åndehul og som en grøn park i Arktisk. Kommunen har afsat 500.000 kr. i 2014 til et arbejde, som vil omfatte workshops, inddragelse af borgergrupper og interessegrupper med henblik på tilvejebringelse af et fælles grundlag for den fremtidige udformning af parken. Til arbejdet forelægger der en udførlig procesplan, men dette arbejde er på nuværende tidspunkt sat i bero.

Side 606 Aqqaluks Plads er et vigtigt sted for Nuuk og Nuuks borgere. Det giver anledning til en grundig proces med inddragelse af Nuuks borgere, førend der kan igangsættes et nyt kommuneplanstillæg med henblik på opførsel af ny Inatsisartut bygning. Løsningsforslag faglig vurdering Kommunalbestyrelsen ønsker at information og kommunikation mellem kommune og borgere skal styrkes, og at der skal ske en tættere borgerkontakt og involvering. Et eksempel på Kommunalbestyrelsens fokus på borgerinddragelse og en styrkelse af lokaldemokratiet, er de kommende lokaludvalg. En vejledende borgerafstemning kan være endnu en måde, at imødekomme ønsket på, i relation til placeringen af ny Inatsisartut bygning. En vejledende borgerafstemning vil give borgerne en stemme i forhold til deres egen fremtid og deres nærmiljø. Borgmestersekretariatet foreslår, at foretage en vejledende borgerafstemning via internettet, hvor alle byens borgere over 16 år har mulighed for at stemme, og derved give deres mening til kende. Kommuneqarfik Sermersooq vil i samarbejde med et eksternt analysefirma udarbejde et online spørgeskema (bilag 1). I praksis vil der være tale om en link, med en række spørgsmål, som man som borger besvarer. Selve undersøgelsen vil bestå af baggrundsspørgsmål samt et spørgsmål om hvor den nye Inatsisartut bygning bør placeres. Der vil være tre muligheder at vælge imellem: Aqqaluks Plads, Nuutoqaq/Kolonihavnen og Arsiffik. Undersøgelsen er åben for alle borgere i Nuuk over 16 år. Om muligt vil der i spørgeskemaet være et kort, således at man kan se de tre placeringer. Bilaget skal ses som et eksempel på hvordan spørgeskemaet kan se ud. Det er ikke det endelige resultat. Spørgeskemaet vil blive lagt på kommunens hjemmeside, delt på facebook og der vil blive reklameret rundt omkring i Nuuk samt i radioen, for at gøre opmærksom på muligheden for at give sin mening til kende. Herudover anbefales det også at der skal være mulighed for at kunne svare på spørgeskemaet på en computer i Borgerservice og eventuelt andre offentlige steder i byen. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der vil være økonomiske og ressourcemæssige omkostninger forbundet med afholdelsen af den vejledende borgerafstemning og analysen af spørgeskemaet og dets resultater. Derudover vil der være omkostninger i forbindelse med at promovere den vejledende borgerafstemning. Dette forventes at kunne blive dækket, såfremt godkender indstillingen om at afsætte 30.000 kr. fra konto 18-83-01-35-00 s dispositionskonto til afholdelse af vejledende borgerafstemning. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen. Det videre forløb Såfremt godkender indstillingerne, vil Borgmestersekretariatet igangsætte arbejdet med den vejledende borgerafstemning. Selve afstemningen vil finde sted ultimo august og resultatet vil indgå i den politiske behandling af Inatsisartuts anmodning om igangsættelse af nyt kommuneplantillæg for Aqqaluks Plads i september måned. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Bilag 1. Forslag til spørgeskema

Side 607 7. Lukkede punkter 07A Opsigelse af kontrakt med Great Greenland vedrørende skindcenter i Tasiilaq og bygder med mere Til orientering J.nr.: 67.05 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR

Side 608 07B Forretningsplan for udvidelse af landingsbanen i Nuuk Til orientering J.nr.: 24.10 Borgmestersekretariatet administrerende direktør og Steffen Ulrich-Lynge / STUL

Side 609 07C Familiernes Hus: projektstandsning af Etape 1 Til beslutning J.nr.: 40.03.01/13 Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike J. Kristiansen / MJKR

Side 610 8. Eventuelt Ingen.

Side 611 9. Godkendelse af referat godkendte referatet den 12. august 2014 kl. 13:10.