Videncenter for Innovation og Forskning Region Hovedstaden Region Hovedstaden Videncenter for Innovation og Forskning Administration af EU-finansierede forskningsprojekter Besøg os på www.regionh.dk/vif
Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning...3 2.0 Et EU-projekt fra idé til slutrapport...3 2.1 Ansøgning... 3 2.2 Kontraktforhandling... 4 2.3 Projektgennemførelse... 4 3.0 Brug af PIC-nummer...4 4.0 Underskrifter på kontrakter og konsortieaftaler...5 5.0 Konsortieaftale...5 6.0 Projekt- og faglig ansvarlig...6 6.1 Projektansvarlig for administrative forhold... 6 6.2 Faglig ansvarlig kontaktperson... 7 7.0 Flere Region H. hospitaler i samme EU- projekt...7 8.0 Administration af EU-projekter...7 2
1.0 Indledning Videncenter for Innovation og Forskning (VIF) får løbende henvendelser med spørgsmål vedr. administration af EU-projekter. Vi oplever ofte, at der er usikkerhed om, hvordan EU-ansøgninger og - projekter skal håndteres rent administrativt. Det kan f.eks. være, hvordan man registrerer projektet i forbindelse med, at man skal skrive en ansøgning, og mange efterspørger PIC-nummer samt andre administrative oplysninger. Nogle kontakter os i forbindelse med, at EU indkalder til kontraktforhandlinger, når ansøgningen er gået igennem. I denne lille oversigt har vi derfor samlet en række nyttige oplysninger om administration af EU-projekter, så du undgår unødvendige administrative problemer. Vi gør opmærksom på, at oplysningerne er 100 % ens for alle i regionen. Hvis du er i tvivl om noget, så kontakt os endelig - vi hjælper gerne. Husk at VIF også hjælper med at udarbejde selve EU-ansøgningen det kan du læse mere om på vores hjemmeside: www.regionh.dk/vif. 2.0 Et EU-projekt fra idé til slutrapport Ofte strækker et EU-projekt sig over mange år. Fra ideen opstår til den sidste afrapportering, kan der gå op til 7-8 år. Hvis det er første gang, du giver dig i kast med en ansøgning, får du her et hurtigt overblik over de tre hovedfaser i projektets liv: Ansøgning, kontraktforhandling og gennemførelse. Få hjælp af VIF med din EU-ansøgning. Vi tilbyder en række gratis ydelser. Kig på www.regionh.dk/vif 2.1 Ansøgning Når ideen er på plads, skal der skrives en ansøgning. Den skal udformes efter en skabelon, som hentes samtidig med, at du registrerer ansøgningen i EU s elektroniske ansøgningssystem. Når du opretter ansøgningen bliver du bedt om en række administrative oplysninger, som fremgår af et Excelskema på VIFs hjemmeside under finansiering og forskningsmidler fra EU. Efter indsendelse screenes ansøgningen for formelle fejl. Hvis den er fejlbehæftet eller indsendt for sent, afvises den uden at komme til fagfællebedømmelse. Hvis den er ok, sendes den til uafhængige forskere, som vurderer ansøgningen i forhold til EU s evalueringskriterier. 3
2.2 Kontraktforhandling Hvis EU finder ansøgningen støtteværdig indkalder de projektets koordinator til kontaktforhandlinger. At blive indkaldt betyder ikke, at EU er forpligtet til at give projektet penge. Der er tale om en reel kontraktforhandling, hvor EU kan stille krav, komme med forslag eller ønske uddybende forklaringer. Det gælder alle aspekter af projektet, både faglige og økonomiske. På et tidspunkt i forløbet udsendes Grant Agreement Preparation Forms (GPF), som udfyldes af alle deltagende partnere. GPF angiver navne og kontaktoplysninger på dem, der skal underskrive kontrakten med EU og administrere projektet, når det går i gang. Når alt er forhandlet på plads, sender EU et udkast til Grant Agreement. Der er tale om en standardtekst, der ikke kan gøres til genstand for forhandling. Konsortiet skal indbyrdes lave en samarbejdsaftale, der regulerer rettigheder, økonomi og forskellige ledelsesmæssige forhold. I Region Hovedstaden er det obligatorisk at sende aftalen til gennemgang hos VIFs juridiske konsulenter. 2.3 Projektgennemførelse Projektet kan gå i gang, og det er først nu, man kan bruge penge og forvente at få dem dækket af EU. EU kræver, at der aflægges regnskab og gives en faglig rapport over fremskridt ca. hver 18. måned. Indledningsvis udbetaler EU en større portion af den samlede maksimale tilskudssum, efterfølgende får man sine udgifter refunderet, når man har fået godkendt regnskaberne. Efter afslutning af det faglige arbejde indsendes en slutrapport, både med videnskabelige resultater og det endelige regnskab. 3.0 Brug af PIC-nummer PIC-nummer står for Participant Identification Code, og nummeret skal sikre, at man undgår at oplyse stamdata om ens juridiske tilhørsforhold gentagende gange. Forskere, som deltager i EU-finansierede forskningsprojekter, skal være opmærksomme på, at EU ikke anerkender danske offentlige hospitaler som selvstændige juridiske enheder ( Legal Entities ). Det betyder, at det er Region Hovedstadens PIC-nummer, som skal anvendes for at undgå, at kontrakter senere erklæres ugyldige eller skal genforhandles. Regionens PIC-nummer er: 999 65 47 44 Der må aldrig ændres i de stamdata, som brug af PIC-nummeret automatisk indsætter i EU s skemaer i elektroniske systemer og databaser. 4
Anne O. Jørgensen Tlf. 21 35 43 51 aoj@regionh.dk Vi gør opmærksom på, at Anne Overgaard Jørgensen fra VIF er udpeget som administrator af regionens data i EU s Paticipant Portal. Hun kan bl.a. bistå med korrekt udfyldelse af de administrative skemaer i EUansøgninger. 4.0 Underskrifter på kontrakter og konsortieaftaler EU forlanger underskrift på kontrakter fra en person, der har tilladelse til at tegne den juridiske enhed. EU beskriver ovenstående person som en authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation for this project. EU tillader kun to underskriftberettigede! I Region Hovedstaden er det besluttet, at kun medlemmer af hospitalets direktion kan underskrive kontrakter og konsortieaftaler i forbindelse med EUprojekter. Find kontaktoplysninger på www.regionh.dk/vif/kontakt Inden en konsortieaftale ( Consortium Agreement ) kan underskrives, skal den til gennemsyn hos juristerne i VIF. Her vil de, sammen med de medarbejdere der arbejder med EU-finansiering, gennemgå udkastet for at sikre sig, at dine rettigheder som forsker tilgodeses, og at dansk lovgivning og regionale regler ikke overtrædes. Du bør sende os alle udkast til kontrakter, konsortieaftaler og Description of Work (anneks 1 til EU-kontrakten), så snart du modtager dem. Der er ofte tale om omfattende dokumenter, hvor behandlingen kan tage tid. Er du koordinator, vil vi kraftigt anbefale du tidligt i ansøgningsprocessen kontakter VIF. I forbindelse med kontraktforhandlinger skal oplysninger om underskriftberettigede personer indsættes i det skema, som findes på VIFs hjemmeside under finansiering. 5.0 Konsortieaftale EU forlanger, at partnerne bag en ansøgning, senest når kontrakten med EU underskrives, indgår en konsortieaftale. Aftalen, som indgås mellem partnerne, skal overholde en række minimumskrav fra EU, men har som sådan ikke noget at gøre med selve EU-kontrakten. 5
Konsortieaftalen, kaldet Consortium Agreement (CA), er en samarbejdsaftale mellem partnerne i et EU-projekt og vil ofte indeholde regler om: Fordeling af intellektuelle rettigheder Beslutningskompetence Adgang til andre partneres resultater Publikationsrettigheder Udbetalinger Fortrolighed Erstatningspligt Aftalen er juridisk bindende, men hvis der er uoverensstemmelse mellem dens indhold og EU s regler, er det EU s regler, som er bestemmende. Find kontaktoplysninger på www.regionh.dk/vif/kontakt Hvis du er koordinator på et EU-projekt, bør du tidligt i ansøgningsforløbet kontakte VIF med henblik på at få vores assistance til at udarbejde et udkast til konsortieaftale. Hvis du er partner i et projekt skal du, så snart du modtager udkast til aftalen, også kontakte VIF. Region Hovedstadens regler for ekstern finansieret forskning kræver, at alle EU-kontrakter og -konsortieaftaler gennemses af VIFs juridiske konsulenter, inden hospitalets direktion underskriver dem. 6.0 Projekt- og faglig ansvarlig I EU-projekter skal der både være en projekt- og en faglig ansvarlig. Den projektansvarlige er ansvarlig for de administrative forhold mens den faglige skal sikre, at de forskningsmæssige opgaver udføres. 6.1 Projektansvarlig for administrative forhold EU beder i forbindelse med kontraktforhandlinger om navn og kontaktinformationer på person in charge of administrative, legal and financial aspects in this project. Den, som udpeges til opgaven er bindeled mellem EU og projektet, når det gælder juridiske, administrative og økonomiske forhold om projektets gennemførelse. VIF anbefaler, at det er en person, der har løbende, tæt kontakt til den forskningsfaglige kontaktperson samt et godt kendskab til EU s regler for økonomisk administration af EU-midler. I kontraktforhandlingen skal data indsætte i skema A2.4, som kan findes på VIFs hjemmeside under finansiering. 6
6.2 Faglig ansvarlig kontaktperson Der skal også være en faglig ansvarlig kontaktperson i et EU-projekt. EU beskriver personen som person in charge of scientific and technical/technological aspects in this project. Den fagligt ansvarlige kontaktperson skal være den forsker, som formelt har ansvar for, at de forskningsmæssige opgaver, som projektet indebærer, gennemføres i overensstemmelse med kontraktens tekniske anneks (reelt en revideret udgave af ansøgningen). Oplysningerne skal indsættes ligeledes i skema A2.4. 7.0 Flere Region H. hospitaler i samme EU-projekt Rent juridisk vil EU kun anerkende én partner, og det er Region Hovedstaden. Hvis der indgår flere Region H. hospitaler får det derfor konsekvenser, som du skal være opmærksom på fra start af. Da EU kun anerkender Region Hovedstaden som partner, kan der kun optræde ét hospital i skemaerne til trods for, arbejdet udføres på to eller flere hospitaler. Ligeledes betyder det, at ét hospital, på vegne af alle deltagende hospitaler, modtager penge fra koordinator. VIF anbefaler, at man fra starten laver en klar aftale mellem de deltagende afdelinger / hospitaler om, hvem der formelt står som ansvarlig for deltagelse i projektet. Vi er klar over, det kan give et skævt billede af hospitalernes EU-aktiviteter i forhold til regional intern profilering, men da EU s regler er ubøjelige med hensyn til at anerkende det enkelte hospital som en selvstændig og uafhængig juridisk enhed, er det et forhold, som skal afklares mellem hospitalsledelserne internt. 8.0 Administration af EU-projekter Når projektet er i hus, skal det administreres, både fagligt og økonomisk. Det første kan volde problemer, men sjældent mere end andre store langvarige forskningsprojekter. Det administrative kan dog føles svært. 7
En forudsætning for at undgå problemer er omhyggelig budgetlægning. En stor del af de problemer, man kan løbe ind i, skyldes ofte et budget, som er lavet i hast og derfor ofte har mangler af den ene eller anden art. Samtidig har mange den opfattelse, at EU forlanger noget meget specielt, men det gør de ikke. EU har som grundlæggende regel, at deres projektmidler skal behandles på samme måde som andre eksterne forskningsmidler i organisationen. Man skal bruge de samme systemer, samme regnskabsregler og følge samme regionale regler som ved andre eksternt finansierede forskningsprojekter. Regionens egne regler for EU-midler er helt klare (og gælder også for alle andre projektmidler): Alle midler, som Region Hovedstaden modtager i tilskud fra indenlandske og udenlandske givere, håndteres på linje med de offentlige midler, der bevilliges via Regionsrådet Det særlige ved EU-midler er, at der er tale om tilskud, som betales, når man overfor EU har godtgjort, at udgiften er afholdt. Dvs., at, bortset fra den forudbetaling man får ved projektstart, betaler EU kun de udgifter, man sender en regning på. Det sker ved, at man ca. hver 18 måneder sender et regnskab, hvor man specificerer de udgifter, man har haft til personale og driftsudgifter. EU dækker herefter de godkendte udgifter. Find kontaktoplysninger på www.regionh.dk/vif/kontakt Man skal være meget opmærksom på, at EU forlanger, man gemmer al dokumentation i forbindelse med projektet i fem år efter den sidste udbetaling har fundet sted. Det betyder, man skal gemme alle forsøgeprotokoller og -data, regnskabsbilag, ansættelseskontrakter, elektroniske fakturer mv. i original længere tid end det normalt kræves af dansk lovgivning. Grunden er, at EU, indtil fem år efter projektet er slut, kan kræve EU-revision af det. I forbindelse med en ansøgning kan VIF bistå med budgetlægning, og vi svarer gerne på spørgsmål om administration af projekter i det omfang vi kan. 8