29. april 2014/OS Referat Bestyrelsesmøde hos NT den 25. april 2014 Deltagere Thomas Kastrup-Larsen, Aalborg kommune Svend Heiselberg, Region Nordjylland Folmer Hjort Kristensen i stedet for Daniel Nyboe Andersen, Aalborg kommune Jan Thorbøll Andersen, Mariagerfjord kommune Poul Erik Andreasen, Region Nordjylland Niels Krebs Hansen, Vesthimmerlands kommune Lars Holt, Jammerbugt kommune Morten Lem, Rebild kommune Viggo Vangsgaard, Morsø kommune Kaj Kirk, Thisted kommune Jens Otto Størup, NT Nicolai B. Sørensen, NT Ole Schleemann, NT Lars Vitnes Thomsen, NT (punkt 1 og2) 0-101-2-09 1. Godkendelse af referat fra den 27. marts 2014 Referatet af bestyrelsesmødet den 27. marts 2014 er tidligere udsendt og vedlægges som bilag. Det indstilles, at referatet fra bestyrelsesmødet den 27. marts 2014 godkendes. Beslutning Referatet fra bestyrelsesmødet den 27. marts 2014 blev godkendt.
1-22-101-1-14 2. Foreløbigt regnskab 2013 I forlængelse af bestyrelsens behandling af hovedtallene for regnskab 2013 på mødet den 27. marts 2014 foreligger der nu et foreløbigt regnskab med fordeling på finansieringsenheder (kommuner og region) for såvel bustrafik som flextrafik. Overordnet er regnskabet markant forbedret i forhold til seneste økonomirapport for 2013, og i forhold til budgettet fremviser regnskabet et overskud vedr. bustrafik på 18,1 mio. kr., og for flextrafik et overskud på 0,9 mio. kr. vedr. Flexhandicap. Bustrafik For bustrafikken er der en række faktorer, som er de væsentlige årsager til et markant bedre resultat i 2013 i forhold til budget og forventet i årets økonomirapporter. I 2013 påvirker driftsindtægterne årets resultat negativt, men det bliver mere end opvejet af en gunstig udvikling på særligt operatørudgifter, billetteringsudstyr og salgsprovision. Driftsindtægterne er påvirket af udfasningen af klippekortet, og det vurderes til at være den væsentlige årsag til lavere driftsindtægter end budgetteret. Det skyldes med stor sandsynlighed, at klippekort, som er købt og betalt før 2013, er opbrugt inden 31. maj 2013, hvor klippekortene ikke længere kunne anvendes. Der er en stigning i passagertallet på 1 % fra 2012 til 2013, hvilket er baseret på tællinger opregnet til årsniveau. Operatørudgifter blev realiseret markant lavere end både budget og forventet i økonomirapporter, hvor den primære årsag er en lavere pristalsudvikling i 2013 end forventet. Udgifter til billetteringsudstyr er også markant lavere end budgetteret, hvilket hovedsageligt skyldes, at der endnu ikke er foretaget endelig fakturering af udstyr til rejsekortinstallationerne udført i 2012 og 2013. Side 2 af 9
Endeligt er der også betydeligt færre udgifter til provision. Denne gunstige udvikling er drevet af den nye salgsstrategi via udfasning af klippekortet og øget internetbaseret salg samt positiv effekt fra korrektion af dobbelt udgiftsføring af provisionsudgifter til DSB. Flextrafik For flextrafikken blev resultatet et overskud på 0,9 mio. kr. i ordinær drift, hvilket er en forbedring på 0,9 mio. kr. i forhold til budget og 0,7 mio. kr. i forhold til seneste økonomirapport. Den primære årsag til det positive resultat skyldes lavere samarbejdsudgifter til FlexDanmark, herunder ny licensstruktur til Pluto og færre IT-udgifter. Det foreløbige regnskab omfatter, udover drift- og fordelingsregnskab, udkast til balance. Den endelige balance for 2013 vil blive udarbejdet i samarbejde med revisionen. Det indstilles, at det foreløbige regnskab for 2013 overdrages til revisionen med henblik på endelig godkendelse på bestyrelsesmødet i maj 2014. Beslutning Det foreløbige regnskab for 2013 overdrages til revisionen med henblik på endelig godkendelse på bestyrelsesmødet i maj 2014. Side 3 af 9
1-26-101-1-14 3. Finansiering og arbejdsdeling i NTs Flextrafik Nedenfor gennemgås kortfattet det høringsoplæg, der blev præsenteret for NTs bestyrelse den 27. marts, og som efterfølgende er blevet sendt i høring hos kommunerne og Region Nordjylland i perioden 28. marts 7. april 2014. I det udsendte høringsmateriale blev det foreslået at ændre: Arbejdsdelingen mellem kommunerne og NT i forhold til Flexhandicap (bestiller/udfører model) Den generelle finansieringsmodel for hele NTs flextrafik. Arbejdsdeling vedr. Flexhandicap I NTs flextrafik løses en lang række opgaver på specialkørselsområdet for kommunerne og Region Nordjylland. Kørselsordningerne er inddelt i 7 kørselstyper. Fælles for 6 ud af 7 kørselsordninger er, at det alene er kommunen eller Regionen, der forestår visitering og fastsætter serviceniveauet i forhold til den enkelte borger. For Flexhandicap er arbejdsdelingen af historiske grunde anderledes. Her er NT involveret i både visiteringsprocessen og fastsættelse af serviceniveauet for den enkelte borger. Det foreslås, at arbejdsdelingen mellem NT og kommunerne for Flexhandicap tilpasses, således at arbejdsdelingen svarer til de øvrige kørselsordninger for Flextrafik, hvor kommunerne har det fulde ansvar for den enkelte borgers visitering og serviceniveau. Dette er i tråd med den almindelige arbejdsdeling mellem NT og kommunerne. Tilpasningen vil ske med virkning fra 2015. Finansieringsmodel Omkostninger til flextrafik betales 100 % af kommuner og Region Nordjylland. Ligesom for NTs busdrift består omkostningerne grundlæggende af kørselsomkostninger og administrationsomkostninger, fratrukket passagererindtægter. For flextrafikken færdig-faktureres kommuner og Region månedsvist. Bidraget til NTs administration faktureres på samme måde månedsvist, ud fra en fastsat prisliste for, hvor meget de enkelte kørselsordninger trækker på NT, opgjort pr. tur. Finansieringsmodellen er konstrueret således, at over- og underskud på de administrative udgifter fordeles (som en residual) på Flexhandicap. Dette betyder, at administrationsomkostninger til Flexhandicap varierer fra år til år, uden sammenhæng med, hvad de reelle administrations-omkostninger faktisk er for Flexhandicap. Dette er uhensigtsmæssigt, og i NT s vedtægter forudsættes, at udgifterne til administration og call-center pålignes alle kørselsordninger efter, hvor meget hver kørselsordning trækker på NT s administration. Uhensigtsmæssigheden skyldes også, at det alene er kommunerne, der dækker udgifterne til Flexhandicap. Før 2007 blev alle udgifter til Flexhandicap delt mellem kommunerne og Nordjyllands Amt. Side 4 af 9
I overensstemmelse med NTs forretningsplan forventer NT fra 2015 at tilbyde selvbetjening for kørselsordningerne Flextur og Flexhandicap, således at passagererne selv kan bestille deres kørsel på NTs hjemmeside. Telefonisk betjening via call-center udgør en stor del af den samlede omkostningsstruktur for Flextrafik. Da selvbetjening er væsentligt billigere for NT, er det nødvendigt at tilpasse prislisten for kommunernes og regionens bidrag til NT. Dette gøres samtidig med at finansieringsmodellen tilpasses, som beskrevet ovenfor. Det foreslås at ændre den nuværende finansieringsmodel i henhold til NTs vedtægter. Konkret indebærer det, at udgifter til Flexhandicap fra 2015 fordeles på samme måde som for øvrige kørselsordninger i kommunerne, samt at prislisten for Region Nordjyllands og kommuners betaling revideres i overensstemmelse med vedtægterne. Økonomiske konsekvenser De samlede indtægter til NT fra kommunerne og Region Nordjylland vil ikke blive påvirket af en ny finansieringsmodel. Tværtimod forventer NT at kunne gennemføre administrative besparelser på Flextrafikken på ca. 1,4 mio. kr, som følge af ændret ansvarsfordeling mellem NT og kommunerne samt den generelle vækst på Flextrafikområdet. Dog vil finansieringsmodellen ændre fordelingen mellem kørselsordningerne i Flextrafikken og dermed påvirke omkostningsfordelingen internt i den enkelte kommune, fordi NT fakturer omkostningerne direkte ud til den enkelte fagforvaltning og/eller institution. Overordnet set betyder ændringen, at Flexhandicap bliver billigere for kommunerne, og Flextur bliver lidt dyrere, og af denne grund har forslaget været fremsendt i høring. Det skal noteres, at kommunerne har mulighed for at påvirke administrations-omkostningerne for Flextur positivt, ved at lade telefoniske bestillinger overgå til selvbetjening, hvor administrationsomkostningen er væsentligt lavere. Denne mulighed tilbydes kommunerne fra 2015. De økonomiske konsekvens-beregninger viser, at bortset for Aalborg Kommune, ligger afvigelserne fra -128.000 kr. pr. år (mindre omkostning) til 79.900 kr. pr. år (fordyrelse) svarende til afvigelser på (-/+) ¼ - ½ % af de samlede omkostninger til Flextrafik. Beslutningsprocessen Det er NTs bestyrelse, der jf. NTs vedtægter fastsætter de nærmere fordelingsprincipper for NTs Flextrafik. I følge planen blev høringsmaterialet drøftet I NTs bestyrelse den 27. marts 2014 og efterfølgende udsendt i høring med følgende præciseringer: At finansieringsmodellen ændres i henhold til NTs vedtægter At Region Nordjylland (modsat i dag) fremadrettet er med til at finansierer underskud eller få del i overskud At den nye arbejdsdeling vedr. flexhandicap giver kommunerne mulighed for at fastsætte serviceniveauet i visiteringen (visitationsstandard) for flexhandicap, på samme måde som kommunerne gør for alle andre kørselsordninger. Det er især visiteringen, der er omkostningsdriveren for kommunerne Side 5 af 9
At NT hjælper kommunerne i omstillingsprocessen, således at kunderne ikke falder mellem flere stole i implementeringen. Beslutningsprocessen har været følgende: 10.3.2014 Fremlæggelse af høringsoplæg i Styregruppen for Flextrafik 18.3.2014 24.3.2014 Godkendelse af høringsoplæg i NT s strategigruppe 27.3.2014 Præsentation af høringsoplæg for NT s bestyrelse 28.3.2014 7.4.2014 Høringsperiode i Region Nordjylland og kommunaldirektør-gruppen 25.4.2014 Endelig beslutning i NT s bestyrelse Indkomne høringssvar Beslutningsforslaget har i perioden 28. marts til 7. april 2014 været i høring hos kommunerne og Region Nordjylland. NT har modtaget høringssvar fra Region Nordjylland samt fra 8 kommuner. Sammenfattede fra høringssvarene er: At kommunerne og Region Nordjylland generelt er enige i den forslående finansieringsmodel og arbejdsdeling vedr. Flexhandicap At principperne er logiske og fornuftige At NT skal bestræber sig på at sikre, at de budgetforudsætninger, der indgår i høringsoplægget (besparelse på 1,4 mio. kr. på NTs administration), opnås At Flextur udgør en vigtig brik i landområderne, og at det i den sammenhæng er vigtigt, at Flextur forsat er attraktiv At Flextur bliver dyrere for kommunerne At Flexhandicap bliver billigere for kommunerne At NT laver en implementeringsplan i tæt dialog med kommunerne Alle indkomne høringssvar fremgår af vedlagte bilag. Det indstilles, At finansieringsmodellen for Flextrafik ændres i henhold til NTs vedtægter som beskrevet med virkning fra budget 2015 At arbejdsdelingen mellem kommunerne og NT for Flexhandicap ændres som beskrevet Beslutning Finansieringsmodellen for Flextrafik ændres i henhold til NTs vedtægter med virkning fra budget 2015, og arbejdsdelingen mellem kommunerne og NT for Flexhandicap ændres som beskrevet. Side 6 af 9
1-01-70-101-1-14 4. Passagerpulsen Forbrugerrådet TÆNK har gennemført en foranalyse omkring en idé om at oprette en organisation, der skal varetage passagernes interesser i relation til den kollektive trafik. Analysen er finansieret af Transportministeriet og blev offentliggjort den 6. april 2014. Passagerpulsens indhold En sammenfatning af analysens konklusioner er vedlagt som bilag. Initiativet har fået navnet "Passagerpulsen" og omfatter en række aktiviteter, herunder: 1) Etablering af et interessentforum, hvor grupper af passagerer, pendlerklubber, handicapforeninger, mv. samles i en fast struktur, med årsmøder, temamøder mv. 2) Etablering af et passagerpanel og -agenter, hvor alle typer af passagerer (op til 10.000 personer i alt) indsamler viden på vegne af Passagerpulsen om forskellige emner i den kollektive trafik samt deltager i uddybende undersøgelser. 3) Nationale passagertilfredshedsundersøgelser, hvor passagerer på tværs af hele Danmark og transportformer spørges om deres tilfredshed med den kollektive trafik. Der vil være fokus på den samlede rejse fra A til B, evt. med skift mellem transportformer. Aktiviteterne under aktivitet 1 og 2 er foreslået finansieret af Transportministeriet. De nationale passagertilfredshedsanalyser foreslås finansieret af Trafikselskaberne, DSB og Metro, da det efter Forbrugerrådets vurdering vil kunne erstatte de undersøgelser, som selskaberne i dag selv udfører og finansierer. Der er foreslået en organisering omkring Passagerpulsen, hvor aktiviteterne placeres i og styres af Forbrugerrådet TÆNK. I forslaget er der lagt op til en samarbejdsorganisation, hvor medlemmerne af Bus & Tog (alle ovennævnte selskaber) indgår specielt omkring de nationale passagertilfredshedsundersøgelser. Bus & Tog samarbejdet, som NT er en del af, har i fællesskab udtalt sig positivt om initiativet. De fleste selskaber, herunder NT, udfører i dag passagertilfredshedsundersøgelser, men muligheden for at lave benchmark på tværs af trafikselskaber er en ny og interessant dimension. NT deltagelse i passagerpulsen De selskaber som opererer på kontrakt med staten, bl.a. DSB, forventes at indgå i Passagerpulsens undersøgelser, når initiativet starter op. NT er sammen med andre trafikselskaber i den situation, at vi i dag kører vores egne passagertilfredshedsundersøgelser. Resultaterne af disse undersøgelser indgår i de bonusordninger, som NT har med vores entreprenører. Her afgør udviklingen i forskellige tilfredshedsniveauer, hvilke entreprenører og ruter som er berettiget til bonus. NT er kontraktlig forpligtiget med det analysefirma, som udfører interviews og undersøgelser ude i marken de kommende to år. Side 7 af 9
Det er administrationens holdning, at NT forholder sig afventende i forhold til at erstatte NTs egne passagerundersøgelser med de nationale undersøgelser fra Forbrugerrådets Passagerpuls. NT bakker op omkring ideen med nationale passagerundersøgelser, benchmark, m.v. og NT vil indgå i en dialog med Forbrugerrådet Tænk omkring hvordan og hvornår passagerer i de nordjyske busser og lokalbaner kan blive en del af de nationale passageranalyser. I forhold til tanken om at erstatte NT egne undersøgelser er der imidlertid to forhold, som gør sig gældende: Da passagerundersøgelserne indgår i vores kontraktlige forhold med entreprenørerne, er det er vigtigt, at et skifte til en ny undersøgelsestype og -leverandør sker i enighed og med en vis tryghed omkring metode, mv. Det er administrationens vurdering, at dette sker nemmest, når den nye nationale undersøgelse har overstået en indkøringsperiode på 1-2 år. Dertil kommer at det naturligvis skal sikres, at de nationale undersøgelser imødekommer de krav om metode og spørgsmål, som er afgørende for NTs og entreprenørernes arbejde med kvalitetsudvikling i Nordjylland En deltagelse fra start vil medføre en dobbeltudgift, hvor NT både gennemfører egne undersøgelser, men også deltager i og medfinansierer de nationale kundetilfredshedsmålinger. I de drøftelser, som NT har deltaget i omkring passagerpulsen - inden offentliggørelsen - har vi sammen med de øvrige medlemmer af Bus & Tog lagt vægt på, at alle deltagende selskaber får fuld adgang til data omkring tilfredshedsundersøgelserne herunder også de data, som indsamles i passagerpanelet mv. Bus & Tog fællesskabet har desuden påpeget, at det er vigtig for debatten omkring den kollektive trafiks udvikling, at interesseorganisationen under Forbrugerrådet TÆNK udviser en forståelse for de økonomiske, politiske og fysiske rammebetingelser, som den kollektive trafik fungerer under. Det indstilles, at NT bakker op omkring Passagerpulsen som nationalt initiativ med forbehold for, at Forbrugerrådet TÆNK imødekommer et krav om fuld dataadgang til alle undersøgelsesresultater at NT afventer en egentlig deltagelse (inklusive med finansiering) i de nationale passagerundersøgelser indtil der er opbakning i NTs bestyrelse og entreprenør bagland til at de nationale passageranalyser under Passagerpulsen reelt kan erstatte NTs egne undersøgelser Beslutning NT bakker op omkring Passagerpulsen som nationalt initiativ med forbehold for, at Forbrugerrådet TÆNK imødekommer et krav om fuld dataadgang til alle undersøgelsesresultater, og at NT afventer en egentlig deltagelse (inklusive medfinansiering) i de nationale passagerundersøgelser, indtil der er opbakning i NTs bestyrelse og entreprenørbagland til, at de nationale passageranalyser under Passagerpulsen reelt kan erstatte NTs egne undersøgelser. Side 8 af 9
0-9-101-2-08 5. Meddelelser Der blev på mødet orienteret om: Passagertal for 2013 Nøgletal for kundetilfredshed, kundehenvendelser og brændstofforbrug Rapport fra Danske Regioner: Udbygning af den regionale kollektive trafik til at understøtte timemodellen Opfølgning på 20. udbud af flextrafik City-Trafik A/S og Nettbuss AS fusionerer til Keolis Bestyrelsesmødet i maj afholdes den 20. maj, kl. 13.00 Den planlagte studietur i maj 2014 flyttes til 20. - 22. oktober 2014, og bestyrelsesmødet i oktober 2014 afholdes i forbindelse med studieturen (det aftalte møde den 24. oktober aflyses) 0-9-101-4-08 6. Eventuelt Ingen punkter. 0-9-101-3-08 7. Kommende sager Økonomirapport 1/2014 (maj) Forudsætninger for budget 2015 (maj) Repræsentantskabsmøde (juni) Godkendelse af budgetforslag 2015 (juni) Side 9 af 9