Administrationsgrundlag

Administrationsgrundlag Tilsyn med almene boligorganisationer Stevns Kommune

Indhold 1. Almene boligorganisationer... 3 2. Omfanget af det kommunale tilsyn... 3 2.1 Tilsynet under opførelsen... 3 2.2 Tilsynet med driften... 4 2.3 Tilsynets virkemidler... 5 3. Tilrettelæggelsen af det kommunale tilsyn... 5 3.1 Tilsyn med almene boligorganisationer... 5 3.2 Tilsyn med selvejende institutioner... 5 3.3 Klager fra beboerne i almene boliger... 6 3.4 Det økonomiske tilsyn... 6 3.5 Det teknisk tilsyn... 7 3.6 Bemyndigelse til forvaltningen... 7 4. Dialogmøde... 8 4.1 Forberedelse af dialogmøde... 8 4.2 Effektivitetstal... 9 4.3 Referat af møde... 10 4.4 Afslutning af dialogmøde... 11 5. Konkrete tilsynsopgaver... 11 5.1 Årlige faste tilsynsopgaver... 11 5.2 Løbende tilsynsopgaver... 11 5.3 Klager fra beboere... 12 2

Den kommunale tilsynsopgave 1. Almene boligorganisationer En almen boligorganisation kan opføre og drive: - almene familieboliger - almene ungdomsboliger og - almene ældreboliger med eller uden servicearealer I Stevns Kommune er der følgende almene boligorganisationer: - Store Heddinge Andelsboligforening - Vallø Almennyttige Boligselskab - Lejerbo Stevns - Boligforeningen Domea Stevns - Hornemannsvejs Almene Boligorganisation - Stevns Ældreboligselskab Tilsynet med det støttede byggeri omfatter dels et tilsyn med opførelsen, dels et tilsyn med driften af byggeriet. Lovgrundlaget er Almenboligloven og bekendtgørelse om drift af almene boliger samt tilhørende forskrifter mv. 2. Omfanget af det kommunale tilsyn 2.1 Tilsynet under opførelsen Det kommunale tilsyn træder i princippet i funktion, når der tages initiativ til opførelse af nyt støttet byggeri, som følges op af et tilsagn om støtte til opførelse af støttet boligbyggeri. Inden kommunen forholder sig til en støttesag, kræves, at der er udarbejdet en ansøgning af bygherren på skema ABC. Ved skema A kræves ikke, at bygherren har specificeret anskaffelsessummens bestanddele, men det kræves, at der foreligger et specificeret driftsbudget. Skema ABC's driftsbudget kan kun anvendes, når projektet indeholder én boligtype og ingen fælleslokaler. Kommunen bør kræve, at anskaffelsessummen er specificeret. Dette skyldes, at kommunen skal vurdere, om udgifterne i anskaffelsessummen hver især er rimelige. På alle lån til opførelse af almene boliger med en afdeling af godkendt almen boligorganisation som bygherre ydes en kommunal garanti. Hvis risikoen ved denne garanti skal vurderes, kræves dels et behov for boliger, således at der ikke opstår 3

udlejningsvanskeligheder, dels en egenkapital til dækning af såvel overskridelser som lejetab ved tomgang. Kommunen skal som støttemyndighed vurdere lejens størrelse mv. ved skema B og C, når disse fremsendes til godkendelse. Har kommunen stillet krav til lejens størrelse, må det særligt kontrolleres, om det kommunal krav overholdes. Er der tale om flere boligtyper i ét projekt anbefales, at kommunen anmoder om særlige budgetter for boligtyperne. Kommunen skal være opmærksom på, at tilsynsforpligtelsen med, at det støtteberettigede areal ikke overstiger lovens grænse for den enkelte bolig på 115 m 2, og at gennemsnittet ikke overstiger 110 m 2, er overholdt. I arealet indgår det faktiske boligareal, andel af vægge, gang og fælles boligareal samt fælleslokaler. Det er i princippet uden betydning for overholdelsen af arealkravet, hvorledes det enkelte konkrete areal er betegnet i støttesagen. Man skal i denne sammenhæng være opmærksom på, at det er det faktiske reelle areal alt inklusive, der tæller i relation til støttesagen. Det er i princippet uden betydning, om noget af arealet er udeladt ved indberetningen til BBR. Kommunen skal også være opmærksom på ved kontrollen af skema A, om der forekommer et areal af samme størrelse i både feltet med andel af fælles boligareal og fælleslokale. Hvis der er anført samme tal i begge felter, bør kommunen sørge for, at bygherren oplyser og bekræfter, at der er tale om to forskellige arealer og ikke det samme areal, som således fejlagtigt er angivet to gange. Under byggeriets gennemførelse fører kommunen tilsyn med, at støttebetingelserne og de stillede særlige vilkår overholdes. Dette kan gøres på flere måder. Det er ikke sædvanligt, at kommunen - som støttemyndighed - besigtiger byggeriet. Kommunen afgør konkret, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Det er eksempelvis muligt at kræve, at referater af byggemøder fremsendes til kommunen. Kommunen kan også lade byggeriet besigtige, fx af teknisk forvaltning. 2.2 Tilsynet med driften Det kommunale tilsyn med driften af støttet byggeri omfatter såvel alment byggeri (omfattet af almenboligloven og almenlejeloven) som støttet byggeri, der ikke er alment (omfattet af boligbyggeriloven, ældreboligloven og lejeloven). De almene boliger tilhører boligorganisationer, almene boliginstitutioner, kommuner og regioner. Det kommunale tilsyn omfatter ikke private andelsboliger, og dette gælder, uanset om de er opført med løbende støtte og kommunal garanti eller udelukkende med kommunal garanti. Der forekommer dog vedståelse af den kommunale garanti og andre forhold af økonomisk karakter. 4

2.3 Tilsynets virkemidler Alt efter den konkrete boligtype omfatter driftstilsynet i hovedpunkter et tilsyn med organisationen, et tilsyn med økonomien, et tilsyn med forandring (herunder køb og salg af ejendomme), et tilsyn med udlejningen samt et teknisk tilsyn, dvs. vedligeholdelsesstand mv. Tilsynet kan i hovedsagen gennemføres via kommunens godkendelse af en række forhold og dispositioner - eksempelvis føres det økonomiske tilsyn med udgangspunkt i det revisorattesterede regnskab med tilhørende revisionsprotokol, som fremsendes til kommunen, mens tilsynet med organisationen føres med udgangspunkt i kommunens godkendelse af nye boligorganisationer eller almene ældreboliginstitutioner, sammenlægninger mv. I sammenhæng med kommunens tilsynsforpligtelse indeholder lovgivningen en række mere eller mindre vidtgående muligheder for kommunen til at få gennemført de tiltag mv., som kommunen gennem sit tilsyn måtte finde nødvendige. Disse reaktionsmuligheder spænder fra henstillinger og påbud til i yderste konsekvens at overtage ledelsen og administrationen af en boligorganisation/institution gennem indsættelse af en midlertidig forretningsfører. Udgangspunktet er, at kommunen kan træffe alle nødvendige skridt til at bringe eventuelle uoverensstemmelser med lovgivningen til ophør. Det kommunale tilsyn er således grundlæggende et legalitetstilsyn med, at boligorganisationen overholder de gældende regler i almenboliglovgivningen. 3. Tilrettelæggelsen af det kommunale tilsyn 3.1 Tilsyn med almene boligorganisationer For almene boligorganisationer gælder, at tilsynet er dialogbaseret. Der stilles krav om afholdelse af et årligt møde med boligorganisationer med hjemsted i kommunen. Der er metodefrihed med hensyn til tilrettelæggelse af dialogmøde. Der afholdes et årligt møde med de enkelte boligorganisationer, hvor de relevante fagpersoner enten er med til mødet eller har været inddraget med henblik på planlægning af mødet. 3.2 Tilsyn med selvejende institutioner For selvejende institutioner, som ejer ungdomsboliger, ældreboliger eller lette kollektivboliger (støttede, men ikke almene boliger, der er opført med tilsagn indtil udgangen af 1996), gælder, at tilsynet føres af den kommune, hvor den selvejende institution er beliggende. 5

3.3 Klager fra beboerne i almene boliger En del af kommunens tilsyn med et støttet byggeri kan tage udgangspunkt i konkrete henvendelser fra beboerne (lejerne). Når kommunen får en henvendelse fra en lejer, må kommunen undersøge, om sagen kan indbringes for beboerklagenævnet. Sager, der indeholder et overordnet tilsynsaspekt, kan dog ikke uden videre henvises til beboerklagenævnet. Det kommunale tilsyn omfatter ikke tvister mellem lejer og udlejer, idet sådanne tvister afgøres af beboerklagenævnet. Det kommunale tilsyn tager heller ikke stilling til tvister, som indeholder krav om erstatning eller lignende, idet sådanne sager må indbringes for domstolene. De afgørelser, som kommunen træffer i henhold til almenboliglovgivningen, kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. Kommunen kan ikke henvise sager vedrørende klager over lejens størrelse til beboerklagenævnet. Det skyldes, at nævnet ikke har kompetence til at træffe afgørelse i disse spørgsmål. Kommunen må som tilsynsmyndighed behandle klager over lejens størrelse for det støttede byggeri. Lejeren kan endvidere indbringe spørgsmålet om lejens størrelse for boligretten. Stevns Kommune har fælles beboerklagenævn med Køge Kommune. 3.4 Det økonomiske tilsyn Den årlige kritiske gennemgang af regnskaberne udføres med udgangspunkt i det revisorattesterede regnskab med tilhørende revisionsprotokol, og denne gennemgang afsluttes i langt de fleste tilfælde med, at regnskabet tages til efterretning med eller uden bemærkninger. Regnskabet for den almene boligorganisation og samtlige afdelingsregnskaber bilagt bestyrelsens årsberetning og udskrift af revisionsprotokollen indsendes inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning til den tilsynsførende kommunalbestyrelse. Regnskaber skal ligledes indsendes til Landsbyggefonden. Regnskabsmaterialet forelægges kommunalbestyrelsen til kritisk gennemgang med henblik på at påse, om boligorganisationens og dens afdelingers drift og økonomi er forsvarlig og i øvrigt opfylder de herom gældende regler. Regnskab for servicearealer forelægges kommunalbestyrelsen til kritisk gennemgang med henblik på at påse, at afdelingens driftsøkonomi sikrer, at servicearealet fortsat kan bestå. Kommunalbestyrelsen kan anmode boligorganisationens revisor om en særskilt erklæring om nærmere angivne forhold, herunder om det forelagte regnskabsmateriale overholder gældende bestemmelser. 6

Giver det forelagte regnskabsmateriale den tilsynsførende kommunalbestyrelse anledning til kritik, kan kommunalbestyrelsen pålægge boligorganisationen at foretage de foranstaltninger, som skønnes nødvendige, herunder at forhøje eller nedsætte lejen. Hvis det skønnes nødvendigt, kan kommunalbestyrelsen foranledige, at en revisor, der er udpeget af kommunen, for boligorganisationens regning gennemgår boligorganisationens regnskab og økonomi og afgiver beretning herom til kommunalbestyrelsen. Undlader boligorganisationen at efterkomme kommunalbestyrelsens pålæg eller giver dens forhold i øvrigt kommunalbestyrelsen anledning til væsentlig kritik, foretager kommunalbestyrelsen indberetning herom til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen bilagt kommunalbestyrelsens indstilling og det fornødne regnskabsmateriale. 3.5 Det teknisk tilsyn Kommunen fører tilsyn med om ejendommes og servicearealernes vedligeholdelsestilstand er forsvarlig. Kommunen kan, hvis det er nødvendigt, påbyde udførelse af nødvendige vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, herunder arbejder, der sker af hensyn til effektiv bygningsdrift. Tilsynet kan varetages ved besigtigelse og gennemgang af vedligeholdelsesplaner. Kommunen påser, at servicearealerne anvendes til deres formål. Anvendelsen konstateres ved besigtigelse. Det tekniske tilsyn varetages af Stevns Ejendomme. Ejendommens vedligeholdelse drøftes tillige på de årlige dialogmøder. 3.6 Bemyndigelse til forvaltningen Udgangspunktet i almenboligloven (og almenlejeloven) er, at beslutninger i henhold til denne lovgivning træffes af kommunalbestyrelsen. Almenboligloven (og almenlejeloven samt bekendtgørelserne) forholder sig således ikke til, hvorledes den konkrete kommune tilrettelægger sine procedurer. Grundlæggende sker bemyndigelser til forvaltningen efter reglerne i den kommunale styrelseslov. Udgangspunktet er, at forhold, som forpligter kommunen økonomisk (det vil sige ydelse af lån, garanti for lån eller regaranti for lån), højst kan delegeres ned til et stående udvalg, som fx økonomiudvalget. Beslutningen kan indeholde en ramme for godkendelsen. For alle de områder, hvor kommunen ikke forpligtes økonomisk, vil det være muligt at delegere beslutningen eller opgaven til forvaltningen. Der er på nuværende tidspunkt ikke sket delegation af bemyndigelse til forvaltningen. 7

4. Dialogmøde Det er kommunen, der har initiativet til at indkalde til mødet. De emner, som kan komme til drøftelse på et sådant møde, spænder vidt og dækker både emner, som opførelse af nyt byggeri (planlægning af byggeri, økonomi ved opførelse, salg af grunde, lokalplaner og tekniske krav), renovering af eksisterende byggeri måske med kapitaltilførsel, aftaler om udlejning og anvisning samt kommunale godkendelser i driften. Der er næppe én person i kommunen, som kan antages at dække alle disse områder. Der må derfor etableres et internt netværk, som koordinerer alle spørgsmål vedrørende det støttede byggeri. Ud over en sådan koordinationsgruppe skal man have forholdt sig til mødets art, det vil sige om det er administrativt eller politisk. Inden der indkaldes til det årlige dialogmøde, må den ovennævnte kommunale koordinationsgruppe samles. Der bør være repræsentanter for tilsyn, støttesagsbehandler, anvisning til almene boliger, økonomi og en person med teknisk indsigt særligt med henblik på lokalplaner og den enhed, som tager sig af planlægning af byggeri. Forberedelsen til mødet vil bestå i, at man tager udgangspunkt i den bemyndigelse, som forvaltningen måtte have til at foretage godkendelser. Hele almenboliglovgivningen lægger op til, at alle godkendelser foretages af kommunalbestyrelsen. Hvis kommunalbestyrelsen ikke skal have alle sager forelagt, kræves en bemyndigelse til forvaltningen. Det kan være hensigtsmæssigt at gennemgå den foreliggende bemyndigelse med henblik på at forholde sig til, om den er velfungerende og tidssvarende. Det er ikke hensigtsmæssigt at indkalde til et møde uden at have en fast dagsorden, hvor punkterne er koordineret med de personer i kommunen, som har kendskab til de emner, der skal behandles. Koordinationen er nødvendig, fordi styringsrapporten for en afdeling eksempelvis indeholder oplysning om, hvorledes der anvises til afdelingens boliger, og de fremsendte oplysninger skulle gerne stemme overens med kommunens oplysninger på dette område. Formålet med afholdelse af mødet skulle være, at både kommunen og boligorganisationen oplever at have et udbytte af mødet. 4.1 Forberedelse af dialogmøde Det foreslås, at man har en fast dagsorden, som kan udfyldes med ønsker fra de enkelte boligorganisationer. 8

Således som almenboliglovens regler om afholdelse af dialogmøde er udformet, er det kommunen, der er ansvarlig for, at der indkaldes med et acceptabelt varsel og på et tidspunkt, der passer mødedeltagerne. Nogle af de ovenstående emner vil også kræve, at boligorganisationen har arbejdet med sagen, således at den kan belyses. Mødet indkaldes som udgangspunkt med 14 dages varsel. 4.2 Effektivitetstal Effektivitetstallene beregnes ved hjælp af en benchmarkmodel, der er udviklet til den almene sektor. Først beregnes en afdelings effektiviseringspotentiale. Det sker ved, at afdelingen sammenlignes med en gruppe lignende, men billigere afdelinger også kaldet bedste praksis. Modellen antager, at billigt er lig med effektivt, og selvom det naturligvis ikke altid er tilfældet, så er det et godt udgangspunkt. Sammenligningen mellem afdeling og bedste praksis bliver foretaget indenfor en række udvalgte driftskonti. Forud for sammenligningen er udgifterne omregnet til pr. lejemål. Effektiviseringspotentialet er den procentvise udgiftsforskel, der som minimum er på alle konti mellem bedste praksis og afdelingen. Benchmarkmodellen sammenligner afdelinger, der har samme størrelse, samme boligtyper og er beliggende i samme region. Effektivitetstallene er en god indikation på en afdelings effektivitetsniveau. Der kan dog være forhold, som tallene ikke tager hensyn til. Derfor skal tallene kun bruges som pejlemærker, og de skal ses i sammenhæng med en bredere forståelse af den givne afdeling eller organisation. Effektivitetstallene beregnes på afdelingsniveau, men bliver samlet i en figur, der dækker hele organisationen. Dette sker for at understrege, at effektiviseringsarbejdet må tilrettelægges på organisationsniveau. Hver søjle i figuren repræsenterer et effektivitetsinterval, og højden på søjlen viser, hvor mange afdelinger der har et effektivitetstal, der falder indenfor det givne interval. Organisationen i den viste figur har fx seks afdelinger med en effektivitet på mellem 65 og 70 % Den stiplede linje indikerer organisationens gennemsnitlige effektivitet, og den fuldt optrukne linje indikerer regionens gennemsnitlige effektivitet. I figuren er organisationens gennemsnitlige effektivitet lavere end regionens, hvilket indikerer at organisationens udgifter generelt er højere end resten af regionens. Effektivitetstal for de enkelte afdelinger kan ses i en tabel i bilag 1 i styringsrapporterne. 9

Effektivitetstallene er præsenteret i farver for at give et hurtigt overblik over organisationens beregnede effektivitet. I figur 2 har organisationen både røde, gule og grønne afdelinger, hvilket er tilfældet i mange organisationer. Hvis en organisation har mange røde afdelinger, er den blandt sektorens mindre effektive og har dermed et stort effektiviseringspotentiale. Har den derimod mange grønne, er den blandt sektorens mest effektive. Herunder ses de tre farvekategorier, som anvendes i figur 2 i styringsrapporten: RØD: 0-70 % indikerer stort effektiviseringspotentiale. De røde afdelinger er som minimum 30 pct. dyrere end bedste praksis på samtlige benchmarkede konti. GUL: 70-90 % indikerer effektiviseringspotentiale. De gule afdelinger er mellem 10 og 30 pct. dyrere end bedste praksis på samtlige benchmarkede konti. GRØN: 90-100 % indikerer effektiv drift. For de grønne afdelinger gælder, at det ikke har været muligt at finde sammenlignelige afdelinger, der er mere end 10 pct. billigere på samtlige benchmarkede konti. 0-70 % indikerer stort effektiviseringspotentiale. De røde afdelinger er som minimum 30 % dyrere end bedste praksis på samtlige benchmarkede konti. 70-90 % indikerer effektiviseringspotentiale. De gule afdelinger er mellem 10 og 30 % dyrere end bedste praksis på samtlige benchmarkede konti. 90-100 % indikerer effektiv drift. For de grønne afdelinger gælder, at det ikke har været muligt at finde sammenlignelige afdelinger, der er mere end 10 % billigere på samtlige benchmarkede konti. 4.3 Referat af møde Det er et krav, at kommunen offentliggør resultatet af mødet på kommunens hjemmeside. Der laves et beslutningsreferat. Bemærk, at der også stilles krav om, at det indberettes til det i bestemmelsen nævnte centrale it-system (som er Landsbyggefondens system). Der er i princippet tale om et referat, som består af to dele. Den ene del er selve referatet af mødet, mens anden del kan være den eller de aftaler, som kommunen og boligorganisationen har indgået. Når der indgås aftaler, skal man være opmærksom på, om der gælder særlige regler for aftalens længde, forlængelse, opsigelse og offentliggørelse. Kommunen og boligorganisationen må ligeledes forholde sig til økonomiske konsekvenser af aftalerne. 10

4.4 Afslutning af dialogmøde Når der har været afholdt dialogmøde, og der er enighed om et referat, foretages en endelig indrapportering til Almenstyringsdialog.dk, om at årets dialogmøde er afholdt og afsluttet med et endeligt referat. Sker dette ikke, vil det se ud, som om hele processen ikke er gennemført. 5. Konkrete tilsynsopgaver Der er forskellige typer af tilsynsopgaver. Der er dels de faste årlige tilsynsopgaver som er kendte på forhånd og kan planlægges. Der ud over er der de løbende tilsynsopgaver, hvor mænge og omfang ikke kendes på forhånd, og hvor det ikke er muligt at planlægge arbejdet før der er modtaget f.eks. en ansøgning fra boligorganisationen eller en klage fra en beboer. 5.1 Årlige faste tilsynsopgaver Hvert år der er tilsynsopgaver, som fast skal udføres for hver enkelt boligforening i kommunen. 1. Kritisk gennemgang af boligorganisationenes regnskaber 2. Afholdelse af dialogmøder med boligsorganisationerne 5.2 Løbende tilsynsopgaver En del dispositoner kan kun gennemføres af boligorganisationen, hvis kommunalbestyrelsen forinden godkender dispositionen. I disse tilfælde indgiver boligorganisationen en ansøgning til kommunen, hvorefter forvaltningen udarbejder en sagsfremstilling til behandling i henholdsvis ØU og KB. Følgende dispositioner kræver godkendelse af kommunalbestyrelsen: 1. Afhændelse af ejendomme 2. Erhvervelse af ejendomme 3. Væsentlig forandring af ejendomme, herunder nedlæggelse af boliger 4. Udstedelse af pantebreve 5. Foreløbig og endelig fastsættelse af lejen samt fastsættelse af fordelingen af lejen på de enkelte boliglejemål 6. Forhøjelse af lejen i forbindelse med bl.a. moderniseringsarbejder, renoveringsarbejder mv., som overstiger 5 % af årslejen 7. Forhøjet vederlag til boligorganisationens bestyrelse 11

8. Opkrævning af byggesagshonorar og bestyrelsesudgifter i forbindelse med særligt omfattende og komplicerede vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder 9. Forhøjelse af beboerindskud og depositum 10. Overdragelse eller pantsætning af garantibeviser i garantiorganisationer 11. I garantiorganisationer udbetaling af udbytte til garanterne på mere end 5 pct. af garantikapitalen 12. Dækning af tab ved lejeledighed eller fraflytninger med en afdelings egne midler 13. Udstedelse af kommunale garantier 14. Nye støttede byggerier godkendes på grundlag af skema A, B og C samt grundkapitallån 15. Regnskabs- og budgettvister. 16. Nye eller ændrede vedtægter 5.3 Klager fra beboere Der behandles klager fra beboere som en del af tilsynsopaven. Der kan klages til kommunens tilsyn over huslejens størrelse og sammensætning. Tilsynet modtager klager, hvis der opstår uenigheder mellem en boligorganisation og en afdeling. Derudover kan tilsynet modtage klager fra beboere, som på den ene eller anden måde har problemer med boligorganisationen eller dennes administration. Kommunen sikrer, at de gældende regler for beslutninger (beboerdemokratiet) overholdes, men det betyder ikke, at kommunen er klagemyndighed, fordi beboerne og andre, der har en retlig interesse i sagen, kan klage til beboerklagenævnet. Kommunens funktion i denne sammenhæng indtræder, hvis der er tale om overordnede tilsynsaspekter, eller når fristen for at klage er overskredet. 12