Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, søndag d. 30.9.18, kl. 15.00-17.00 Tilstede: Afbud: Referat: Ib Christoffersen, Henrik Andersen, Katrine Ohlendorff, Klarskov, Lise Eriksen, Jakob Møldrup, Jette Bitsch Christian Hjortgaard Lise Eriksen 1. Præsentation Kort præsentation af alle Bestyrelsens medlemmer 2. Regnskabet 2017/18 Budget 2018/19 - Kontingent Super Cup figurerer i sidste års regnskab. Overveje om der skal ske ændringer til kontingentet. I så fald skal det ske på en Generalforsamling. Der skal udarbejdes et oplæg til budget se nedenfor. 3. Konstituering af bestyrelsen fordeling af områder og opgaver Sportsligt udvalg Henrik repræsenterer Herre Senior Der skal arbejdes på at finde repræsentanter for sekunda-afdelingen Senior Budget- og regnskabsopfølgning Ib udarbejder oplæg til budget. Herudover udarbejdes en månedlig opgørelse. Denne følges der op på ved hvert bestyrelsesmøde (Ib) Budgetudarbejdelse Sportsligt udvalg og Jette udarbejder detailbudget. Deadline 1. november Postmodtagelse Mailadresser o Post@roskildehaandbold.dk ( ansvarlig Tove adgang) evt. videresend til RHsportsudvalg00@gmail.com o Rhsportsudvalg00@gmail.com ( ansvarlig) o Kasserer@roskildehaandbold.dk (Jette ansvarlig Stian adgang) sørger for at få oprettet adgange hos Anne Lærke Fysisk post til Klubhuset - Ny postadresse skal indarbejdes i al materiale (Kildegården 8). De vigtigste er håndteret. Upload af video efter 1. divisionskampe: Henrik Haslund tager video og uploader Henrik Hansen er backup på upload Foto Aftaler er på plads. Kim Andersen tager holdfoto og portrætfoto mandag den 8. oktober. Roskilde Kommune opfylde eliteaftale: Årskort + følgeskrivelse er på vej () Roskilde Print og kopi har produceret 500 klappepølser Roskilde Kommune etiketter er trykt til påsætning
Der er produceret 50 billetter per hjemmekamp til Roskilde Kommune for 1. halvår Roskilde Kommune Banner. Jf. eliteaftalen skal der ophænges banner med Roskilde Kommune. Henrik A og Ib finder frem fra gemmerne. Deadline næste hjemmekamp 13. oktober. Sponsor udvalg/koordinator: Der skal findes en repræsentant til deltagelse i sponsoraktiviteter/ sponsorudvalg Der er et stort behov for at få tilknyttet en koordinator til sponsorudvalget Markedspladsaftaler OK Benzin, Falck m.v. Lars Dissing og Brian Sønderby har bolden. Eliteklubudvikling Kursus arrangeret af divisionsforeningen Eventuelt afholdelse af arrangementet i Klubhuset (første gang 20/11) Klubhuset: Der skal findes frivillige til: Madlavning ved arrangementer Styre kalender Ansvar for klublokalerne Herudover skal der igangsættes aktiviteter vedrørende: Ny indretning renovering ansøgning (her og nu udvalg). afholder møde med Kristoffer fra Roskilde Kommune i næste uge omkring, hvad der mangler og hvornår det bliver færdigt Divisionsarrangementer: Sikring af at næste arrangement 13/10 forløber planmæssigt og efter retningslinjerne Step 1 - Lise mødes med Bjarne og træffer aftaler Step 2 opkvalificering af divisionsarrangement Fremtidig PR Samtykkeerklæring omkring billeder Stillingsopslag ud i U16 & U18 trupperne omkring journalistiske indlæg og billeder (deadline næste møde) Døm-selv-dommere Jakob Møldrup er ansvarlig for dette område har udarbejdet oversigt over, hvilke døm-selv-dommere der er frem til jul Nichlas Nygaard kommer gerne i u14-u16-u18 trupperne og fortæller om dommerkarrieren. Skal planlægges (Jakob) Trøjer til Roskilde Håndbold dommere Vindermentalitet - Masterclass Obligatorisk deltagelse som prioriteret idrætsgren er vi forpligtiget til at køre aktiviteter omkring vindermentalitet. Opgaven skal overtages fra Rasmus Svane. Drøftes i sportsligt udvalg. Håndoffice
og Jette tager kontakt til Tina Black, som gerne vil hjælpe med at sikre adgange, spillere m.v. Tøj Anne Munk er ansvarlig for bestilling m.v. Sportsligt udvalgt har udarbejdet retningslinjer og træffer beslutninger på baggrund af disse Hummel aftale udløber sommeren 2019 Der skal forhandles ny tøjsponsor aftale Webshop Efter Intersports hedder Sport24 duer vores webshop ikke længere. Henrik A følger op på dette Information ud til forældrene via Conventus () og Facebook (Katrine) Susanne Svane kontaktes (Ib / Henrik) Fonde Undersøge hvilke fonde der findes, hvor vi kan søge 1/11 søges DGI/DIF Jakob og Ib tjekker liste, der kan tilgås via DHF s hjemmeside og sender mulige til Ny hjemmeside Vi bør undersøge, hvad der er af tanker omkring hjemmeside i DHF-regi. og Jette drøfter med Tina Black Katrine fremsender tidligere udarbejdet kravspecifikation til Ib og Lise Lise og Ib mødes med Kim Andersen asap Ny aktivitet Tøj til diverse hjælpere 4. Mødedatoer resten af 2018 og forslag til fast dagsorden Mandag den 22. oktober kl. 19:15, Hallen Tirsdag den 6. november kl. 19:00, Klubben Onsdag den 28. november kl. 19:00, Klubben Forslag til fast dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde 2. Sponsor - Thomas Kagan deltager på mødet 3. Gennemgang af regnskab for perioden 4. Sportsligt område 5. Indsendte punkter 6. Opfølgning på Uddelegeringslisten og arbejdsopgaver 7. Bordet rundt 8. Evt Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde, så udsendes opdateret dagsorden.
Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner Nr. Aktion & Status Ansvarlig Deadline Status 1. Oplæg til budget Ib 22-10-18 30-09-2018: Der udarbejdes oplæg til budget på basis af drøftelser på Generalforsamling samt på første bestyrelsesmøde 2. Detailbudget Sportsligt 01-11-18 30-09-2018: Der udarbejdes detailbudget, som gør det muligt løbende at følge op samt tilgodeser eksterne interesser udvalg + Jette 3. Postmodtagelse elektronisk post 30-09-2018: kontakter Anne og sørger for at de nødvendige elektroniske postadresser er til stede 4. Roskilde Kommune Banner 30-09-2018: Roskilde Kommune banner skal fremfindes og klargøres til divisionsarrangementer 5. Sponsor bemanding 30-09-2018: Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator Ib Henrik Alle 13-10-18 I gang I gang 6. Eliteklubudvikling 30-09-2018: Eventuel afholdelse i klubhuset 20. nov. 7. Divisionsarrangementer Step 1 30-09-2018: Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler 8. Samtykkeerklæring billeder 30-09-2018: Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer.? 01-11-18 Lise 13-10-18 I gang Lise 08-10-18 I gang 10. Stillingsopslag Journalist 30-09-2018: Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne. 11. Døm selv dommere 30-09-2018: Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper 12. MasterClass vindermentalitet 30-09-2018: Hvem kan overtage efter Rasmus Svane? 13. Håndoffice 30-09-2018: Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være 14. Sport24 webshop 30-09-2018: Information til medlemmer om at der er problemer med adgang Kontakt til Susanne Svane omkring fremtidig opgave 15. Fonde 30-09-2018: Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning Katrine 22-10-18 Jakob Sportsligt udvalg Jette /Katrine Ib/Henrik Ib/Jakob Asap Lukket 16. Ny hjemmeside Igang
Nr. Aktion & Status Ansvarlig Deadline Status 30-09-2018: Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet Ib Lise Note: Når en aktion er lukket, vil den forekomme på næste udgave af listen, hvorefter den bliver overført til liste over lukkede aktioner.