JYSTRUP IF. Foreningsudvikling 2013/14

Transkript

1 Kategoriserede & Grupperede Opgaver Sportslige aktiviteter Opgaver der vedrører alle foreningens sportslige aktiviteter. Udarbejdelse af holdoversigter. (Alle) Indkøb af udstyr. Tøj til spillere, opvisninger, etc. (Alle) Redskaber. (Gym) Hjælpematerialer som drikkedunke og andet udstyr (Alle) Diverse træningsmateriel som bolde og andet udstyr. (Alle) Idrætsrelateret udstyr til Aktivitetshuset (Fod/Ten) Planlægning og Kommunikation. Træner/instruktør opstartsmøder. (Alle) Offentliggørelse af holdoversigter. (Alle) Hold- og spillerfordeling. (Alle) Tilmelding til stævner og turneringer. (Fod/Ten) Afbud til kampe. (Fod/Ten) Dommerpåsætning til alle hjemmekampe. (Fod/Ten) Resultatindberetning. (Fod/Ten) af Klub Office. (Fod) Halfordeling i Vigersted. (Fod) Kunststofbanetider. (Fod) Holdinformation i Conventus Oprettelse af hold i Conventus. Arkivering af hold over 2 år i Conventus. De-aktivering af hold på hjemmesiden i Conventus.. Leverandøre..? DGI. SBU. Ringsted Kommune. Halfordelingsudvalget. Side 1 af 7

2 Fysiske faciliteter (Praktisk orienteret) Opgaver der vedrører alle foreningens fysiske rammer. Vedligeholdelse af idrætsanlægget Lys. (Fod/Ten) Vand. (Fod/Ten) Strøm. (Fod/Ten) Grønne områder. (Fod/Ten) Belægning. (Fod/Ten) Grill. Skydevogn. Vedligeholdelse af baner Opmåling og Kridtning (forår & sommer). (Fod) Bestilling af kridt (forår & sommer). (Fod) Tennisbaner (forår & efterår). (Ten) Hegn. (Ten) Vedligeholdelse af udstyr Net til Fodboldmål (forår & efterår). (Fod) Tennisnet (forår & efterår). (Ten) Borde og bænke. (Ten) Gymnastikredskaber, måtter, bolde, etc. (Gym) Vedligeholdelse af Klubhus 5 Repræsentanter i Aktivitetshusets styregruppe. Ringsted kommune, Teknisk Forvaltning. Aktivitetshusets styregruppe. Side 2 af 7

3 Økonomi Opgaver der vedrører foreningens økonomi. Regnskab i Conventus Bogføring og kontering af løbende udgifter. Bogføring og kontering af løbende indtægter. Vedligeholdelse af kontoplan. Lukning af regnskab ved årsskifte. Oprettelse af nyt regnskab ved årsskifte. Netbank Betaling af indkomne fakturaer. Udbetaling af diverse udlæg. Afstemning af bankkonti. Udbetaling af årlige godtgørelser til trænere, instruktører og ledere. (Alle) Kontingenter Kontingentopfølgning via medlemslister fra Conventus (hel- og halvårlig). Kontingentopkrævning, uden Dankort. (Alle) Tilskud & puljer Ansøgning om kursustilskud hos Ringsted Idrætsunion, efter alle interne og eksterne kurser. Ansøgning fra diverse puljer i Ringsted kommune. Fundraising. Sponsorer Vedligeholdelse af eksisterende sponsoraftaler. (Alle) Oprettelse af nye sponsoraftaler. (Alle) Nye og eksisterende annoncører på hjemmesiden. Fakturering via Conventus (annoncører, sponsorer, etc.). Bane-reklamer (Ten) Annoncering af nye sponsorer med billede. (Alle) Indsamling af sponsorgaver (Alle) Conventus Online support DGI, Pernille Rose Lunden, [email protected], Mobil Side 3 af 7

4 Ledelse & Organisation Opgaver der vedrører den daglige ledelse af foreningen. Frivillige Formulering af foreningens Frivillighedspolitik. Kommunikation i forhold til Frivillighedspolitikken. Håndtering af børneattester Uddannelsestilbud og krav. Udarbejdelse af jobanbefalinger efter ønske. JIF Beklædning til trænere, instruktører og ledere. Fastsættelse af godtgørelser til trænere, instruktører og ledere. Støtte og forventningsafstemning med trænere, instruktører og ledere (synlighed). Rekruttering af nye frivillige (skal være på plads inden afholdelse af årsmødet). Igangsætning af nye initiativer i forhold til interessenter og målgrupper. Fastsættelse af foreningens retningslinjer. Fastsættelse af årlige arrangementer. Fastsættelse af kontingenter i henhold til faktiske omkostninger, marked og hensætning til udvikling. Forsikringer (DGI). Forbundskontakt. Aftaler Digital postkasse (Virk.dk). Registrering af CVR. Nr. (Virk.dk). Digital Signatur ( Hjemmeside-licens (foreningssite.dk). Domæner & mail-adresser (Dandomain.dk & dk-hostmaster.dk) Conventus.dk. Skjoldenæsholm Skovbrug ApS. Årlige Indberetninger Vedligeholdelse af information hos DGI via Medlemsindberetning til DGI via Conventus (CFR). Ringsted Kommune Medlemsopgørelse og ansøgning om medlemstilskud (Byordning). Foreningsoplysninger. Oplysninger til Dyrk Idræt i Ringsted. Brug af Vigersted Hallen. Gymnastiksalsansøgning. Erklæring om børneattester. Regnskaber. Ringsted Kommune (Kultur & Fritidsafdelingen). DGI Midt- & Vestsjælland. Dansk Idrætsforbund. Side 4 af 7

5 Ledelse & Organisation, Fortsat Opgaver der vedrører den daglige ledelse af foreningen. Kommunikation Udarbejdelse og vedligehold af velkomstfolder til nye medlemmer. Formulering og formidling af foreningens kommunikationsstrategi. Hjemmesiden Sociale medier Jystrup Net (Forside, Kalender, Nyheder samt generel information om foreningen). Opslag i Jystrup. Aktivitetshuset Brugsens skabe på P-pladsen Søholmskolen Børnehaven Vuggestuen Mejeriet Stalden Andre..? ForældreIntra Kultunaut kalenderen. Dagspressen Højdepunktet (afhængig af deadline). Fotos i forbindelse med arrangementer. Årsmøde (Generalforsamling) Opgaver der vedrører det årlige årsmøde. Indkaldelse. Forberedelse. Afholdelse. Dagsorden. Årsberetning -> fremadrettet. Budgetfremlæggelse. Årsrapport (Referat + diverse som i dag). Oprydning. Årlig regnskabsrevision Indbydelse (Revisorer, JIF s Venner og MBK). Planlægning af program for dagen. Indkøb før afholdelse. Forplejning i løbet af dagen. Efterfølgende oprydning. Eksterne møder DGI s lokale foreningsnetværk (2 gange årlige). Den årlige foreningslederaften i Ringsted Kommune. DGI s Årsmøde. Skjoldenæsvej 67 (Søholmhus-projektet). Et Aktivt Jystrup Side 5 af 7

6 Arrangementer Arrangementer der afholdes i løbet af året. Planlægning og afholdelse Opvisning. (Gym) Vejfodbold. (Fod) Skt. Hans Aften. Børne- & Ungdomsafslutning. (Fod/Ten) Træner, instruktør og lederfest. Tennisskole. (Ten) Slå-ind. (Ten) Slå-ud. (Ten) Tennis cup og klubmesterskab. (Ten) Børne- & Ungdomsovernatning. (Fod/Ten) Grillaften. (Ten) TV-Kampe på storskærm. (Fod/Ten) Afholdelse af sponsorarrangement (træner-/instruktør-/leder-fest). Events afholdt hos sponsorer (gruppefordel). Billetsalg Salg af billetter via Conventus (hjemmesiden). Sponsorer. Andre..? Side 6 af 7

7 Hjemmesiden Opgaver der vedrører foreningens hjemmeside. Fastlæggelse af design. af redaktørrettigheder. Vedligeholdelse af redaktørmanual. Support til redaktører. Indhold Nyheder. Kalender. Holdsider. Aktivitetssider. Generel information om foreningen. Annoncører. Sponsorer. Aktivitetshuset. JIF s Venner. MBK. Indhold fra samarbejdspartnere. Kiosk Opgaver der vedrører kiosken i Aktivitetshuset. (Fod) Fastsættelse af retningslinjer og procedure. Fastsættelse af goder for frivillige. Kontantbeholdning. Bemanding. Alkoholbevilling. Fødevaresikkerhed. Vare Fastlæggelse af sortiment. Indkøb. Returnering. Optælling. Fastsættelse af priser. Brugsen. Ringsted Politi. Fødevarestyrelsen. Side 7 af 7