ÅRHUS KOMMUNES FRITIDS- OG KULTURFORVALTNING. VESTERGADE55. POSTBOKS 619. 8100 ÅRHUS C. TELEFON 8940 48 00. TELEFAX 86 19 1722. Den August 1994 Journalnr. 82.16.00.P21/91 Kontaktperson Direkte tlf. Regler for tildeling af lokaler i Arhus kommune. Lokaletildeling gennemføres på baggrund af Folkeoplysningslovens 22, 23 og 34 samt bekendtgørelsens 5, 6 og 7. Fritids- og kulturforvaltningen administrerer dels egne lokaler og dels skolevæsenets lokaler efter klokken 15.00 og i weekends og ferier. Efter lovens 22 kan forvaltningen endvidere formidle offentlige lokaler beliggende i amtskommunen og statens lokaler. Den samlede mængde af lokaler og anlæg udgør mere end 3.000 enheder, der kan opdeles i følgende gmpper; Indendørs idrætslokaler: Idrætshaller Gymnastiksale Svømmehaller Svømmestadion Sportssale Skøjtehal Svømmesale Bordtennislokaler mv. Udendørs idrætslokaler: Fodboldbaner Håndboldbaner Atletikanlæg Tennisbaner Friluftsbad Søbade m. v. Andre lokaler: Klasselokaler Mødelokaler Faglokaler Festsale m.v. Administrative regler. Lokalefordelingen tilrettelægges som en kombination af en central tildeling af den lokaleanvendelse, der planlægges i god tid for den kommende sæson (ca. 1. august - 30. juni), og en decentral tildeling af lokaler til aktiviteter med kort planlægningsfrist. SÆSONTILDELING gennemføres af fritids- og kulturforvaltningen på baggrund af ansøgninger indsendt 1. januar (undervisningslokaler) eller l. marts (idrætslokaler). Forvaltningen udsender i december en plan over lokalernes åbningstider (dage og tider) til brug for brugernes planlægning. Ansøgninger, der modtages rettidigt, medtages i hovedfordelingen, medens senere indkomne ansøgninger tilgodeses i det omfang, de tiloversblevne timer kan dække behovet. På anlæg med flere brugere opfordres disse til forinden indsendelse at koordinere ansøgninger.
Forvaltningen vil herefter sammenholde disse med ansøgninger fra tidligere brugere og nye initiativtagere. Hvor anlæggets lokalemasse ikke kan dække behovet, er forvaltningen indstillet på - i det omfang det ønskes - at afholde forhandlingsmøde med brugerrepræsentanter med henblik på at finde en acceptabel fordeling såvel tidsmæssigt som mængdemæssigt. Lokalefordelingen vil være gennemført og udsendt til brugerne inden sommerferien - når bortses fra lokaler til idrættens turneringsudvalg, der først kan være fastlagt i løbet af august måned. Den ovenfor omtalte tildeling omfatter ikke blot faste ugedage, men også enkeltdage, der kan planlægges inden ansøgningsfristen den 1. marts. Senere indkomne enkeltdagsansøgninger tilgodeses i den udstrækning de tiloversblevne timer muliggør dette. Den lokalekapacitet, der efter turneringsplanlægningens afslutning i løbet af august, herefter er ledig, vil blive overdraget DECENTRAL tildeling. I denne sammenhæng bortses dog fra Set. Annagade Skole, Brobjergskolen, Officersbygningen, Ridehuset og enkelte andre mindre anlæg, hvor tildeling også efter august vil ske fra fritids- og kulturforvaltningen. Ved decentral tildeling forståes, at retten til lokaledisponering overdrages til et brugerudvalg, der kan trække på fritidstilsynet på anlægget i den daglige administration af lokaletildelingen. Decentraliseringen vedrører som omtalt primært enkeltdagsudlån, men herudover kan brugerudvalget disponere over lokaler, der meldes ledige i løbet af sæsonen. Tildelingsregler. Folkeoplysningslovens 22, stk. 3 fastslår: "Ved anvisning af lokaler og udendørsanlæg har aktiviteter for børn og unge normalt fortrinsret, og anvisning til undervisning m.v. for voksne skal ske før anvisning for aktiviteter for voksne". Bekendtgørelsens 5, stk. 3 fastslår, at lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal stilles til rådighed hertil før anden tildeling. I det følgende beskrives de tildelingsregler, der anvendes: BØRN OG UNGE Såfremt en ansøger søger et lokale med henvisning til lovens fortrinsbestemmelse skal de pågældende timer markeres specielt med henblik på efterfølgende kontrol af, at tiden udelukkende benyttes til virksomhed for børn og unge. ÆLDRE OVER 60 ÅR Anvisning af almindelige lokaler til aktiviteter for personer over 60 år skal ske før anvisning til aktiviteter for voksne i øvrigt. (Jævnfør den reviderede Folkeoplysningslov pr. l. juni 1995). FORDELING AF BOLDBANER Folkeoplysningsudvalget besluttede i møde den 25. marts 1996 et forslag til ny fordelingsprocedure for boldbaner i kommunen. Banerne fordeles nu efter hvor mange medlemmer den enkelte forening har set i forhold til det samlede antal boldbaner. Endvidere opdeles foreningerne i primære og sekundære brugere, hvilket betyder, at lokale beboere/idrætsforeninger (primære) har førsteret til idrætsanlæg, der er i deres område. Fordelingen sker i øvrigt uændret - fx. fortrinsret for børn og unge - i forhold til dette regelsæt
HANDICAPPEDE Fortrinsretten kan kun gøres gældende, når lokalet søges til den aktivitet, lokalet er indrettet til. UNGDOMSSKOLEN Ungdomsskolen har i henhold til bekendtgørelsen om ungdomsskolens fortrinsret til lokaler til undervisningsaktiviteter i lighed med bestemmelserne i den hidtidige fritidslov. Faget idrætsorientering opfattes som aktivitet og ikke undervisning. Lokaler og anlæg, der er specielt indrettet til idræt, søges på lige fod med andre brugere, ligesom lokaler til ungdomsskolens øvrige fritidsaktiviteter. UNGDOMSKLUBBER I mange tilfælde er der indrettet lokaler med særlige henblik på ungdomsklubvirksomhed. I det omfang, ungdomsklubber søger andre lokaler, tildeles disse lokaler på lige fod med andre brugere (børn og unge). SKOLEVIRKSOMHED Aktiviteter, der har direkte tilknytning til skolens undervisningsaktivitet - herunder skolefester, temaarrangementer, forældremøder m.v. har fortrinsret til skolelokaler frem for fritidsvirksomhed. Eventuel aflysning af planlagte fritidsaktiviteter skal kunne ske med mindst 14 dages varsel. SKOLEFRITIDSORDNINGER Skolefritidsordninger har mandag til fredag i perioden frem til klokken 15.00 fortrinsret til 10- kaler i forhold til fritidsvirksomhed. Efter klokken 15.00 kan skolefritidsordninger alene anvises lokaler, der ikke rettidig er ansøgt af fritidsbrugere. En eventuel tildeling af ledige lokaler til en skolefritidsordning efter klokken 15.00 er kun gældende for den pågældende sæson. Det vil sige, at en skolefritidsordning ikke kan påberåde sig status som tidligere bruger Jvf. side 4). SKOLEN SOM KULTURCENTER De fritidsaktiviteter, der gennemføres af skolevæsnet, under denne overskrift har ingen særstilling, men må søge lokaler på lige fod med andre brugere. En række af disse aktiviteter vil imidlertid kunne opnå lokaleanvisning i henhold til de foreslåede regler for "nye initiativer" - jvf. side 4. IDRÆTSAKTIVITET Efter de hidtidige regler er idrætsanlæg og idrætslokaler primært tildelt foreninger, hvis hovedformål er at dyrke idræt. Denne fortrinsret ændres - blandt andet under hensyn til lovens ind-
dragelse af kredse som planlæggere - således at idrætsanlæg og idrætslokaler primært tildeles til idrætsaktivitet. Det er forvaltningens opfattelse, at den traditionelle foreningsidræt er tilfredsstillende beskyttet som tidligere brugere (jvf. nedenfor). TIDLIGERE BRUGERE Brugere, der har opnået tildeling i den foregående sæson og udnytter lokalet/ anlægget tilfredsstillende, har i almindelighed fortrinsret til samme lokale og samme tid. Denne bestemmelse kan dog ikke gøres gældende i relation til lovens bestemmelse om fortrinsret for børn og unge ( 22., stk. 3) eller bekendtgørelsens bestemmelse om fortrinsret for handicappede ( 5, stk. 3) eller nedenstående bestemmelser vedrørende nye initiativer. I denne forbindelse bemærkes dog, at denne regel ikke er til hinder for, at lokaler kan anvises til en ny bruger, der kan sikre en væsentlig bedre udnyttelse af lokalet/anlægget. NYE INITIATIVER Lovens 4, stk. 2 forudsætter, at der afsættes 5 % af det samlede tilskudsbeløb "til nye initiativer, til udviklingsarbejder, til samlingssteder med folkeoplysning som hovedformål og til virksomhed af tværgående karakter. Under henvisning til, at en række af disse initiativer forudsætter anvendelse af kommunale lokaler, foreslås, at virksomhed, der kan tildeles støtte efter 5 % - reglen, kan tildeles lokaler forud for anden virksomhed. Det forudsætter, at projektet med beskrivelse af lokalebehov kan indsendes inden l. marts. Det bemærkes dog i denne sammenhæng, at ansøgningen om økonomisk støtte skal indsendes inden l. februar. Lokaletildeling efter denne regel kan ikke gennemføres administrativt, men kan kun gennemføres af folkeoplysningsudvalget. Benyttelseskrav og kontrolforanstaltninger. For at sikre en tilfredsstillende udnyttelse af den tilstedeværende kapacitet stilles nedenstående minimumskrav til deltagerantallet: Sportshaller (20 x 40 meter) Sportssale (15 x 30 meter) Gymnastiksale Skøjtehallen (30 x 60 meter) Svømmehaller (12,5 x 25 meter) Konkurrence Idræt Familie mv. Svømmesale (8,3 3 x 16, 66 meter) Klasse- og faglokaler m.v. mindst 18 deltagere mindst 14 deltagere mindst 10 deltagere mindst 4 deltagere 10-25 deltagere efter indretning 15-20 deltagere 20-30 deltagere 30-50 deltagere efter indretning Ovenstående minimumskrav svarer til de hidtil stillede benyttelseskrav, som forvaltningen som hidtil - kan dispensere fra i forbindelse med konkrete specialtræningsarrangementer. Tildelte lokaler skal omgående afmeldes til forvaltningen, såfremt de ikke benyttes
tilfredsstillende. I løbet af sæsonen vil forvaltningen stikprøvevis føre kontrol med lokalernes benyttelse. Såfremt benyttelsen ikke er tilfredsstillende, vil forvaltningen kontakte brugerne og påtale forholdet. Hvis benyttelsen herefter ikke bedres, kan tildelingen inddrages, jævnfør bekendtgørelsens 7, stk. 2. Forholdet vil endvidere blive medtaget i forbindelse med næste sæsontildeling. Fritids- og kulturforvaltningen, den 21. april 1997. G. Holdt-Olesen John Rasmussen Folkeoplysningsudvalget har i sit møde den 22. august 1994 tiltrådt dette regelsæt. (Gælder dog ikke for reglerne omkring boldbaner og ældre over 60 år).