Dette vademecum er udarbejdet af Kommissionens Kontor GS-C-2 Foranstaltninger af interesse for borgerne.

Dette vademecum er udarbejdet af Kommissionens Kontor GS-C-2 Foranstaltninger af interesse for borgerne. Særlige tilskudsordninger forvaltes af Kommissionens respektive generaldirektorater. Yderligere oplysninger findes i på Europa-serveren via http://europa.eu.int/comm/sg/aides/en/cover.htm Generelle kommentarer kan sendes til GS-C-2, N-9 2/1, Rue de la Loi/Wetstraat 200, B-1049 Bruxelles/Brussel

Tilskud udgør en væsentlig del af Fællesskabets udgifter. For Fællesskabet udgør de et fleksibelt instrument, som kan tilpasses specifikke mål inden for forskellige EUpolitikker. Men Fællesskabet er også afhængigt af, at det civile samfund generelt involverer sig og medvirker aktivt til at nå de politiske målsætninger. Eksterne institutioner varetager undertiden funktioner, der har almen europæisk interesse. Her kan tilskud være en effektiv metode til at fremme EU s politiske målsætninger. I det hele taget spiller de institutioner og organisationer, der er engageret i opbygningen af Europa, en vigtig rolle. At forvalte offentlige midler medfører altid et særligt ansvar. Skatteyderens penge skal ikke alene bruges klogt og økonomisk. Beslutninger vedrørende bevillinger skal også træffes i overensstemmelse med hensigtsmæssige regler, som er gennemsigtige for offentligheden og potentielle modtagere. Forvaltningen af tilskud er et særligt følsomt område, da Fællesskabet ikke får fuld markedsækvivalent for sine udgifter. At opstille hensigtsmæssige og gennemsigtige standarder for forvaltningen af EUmidlerne har lige fra starten været prioriteret højt af Kommissionen. Dette var baggrunden for, at vi gik i gang med at udarbejde et vademecum, som ville give Kommissionen en fælles ramme for tildeling og overvågning af direkte tilskud og samtidig kunne anvendes på alle områder, hvor der ikke findes sektorspecifikke regler. Formålet med vademecumet er således at være en pålidelig vejledning til afklaring af de mange spørgsmål, der rejser sig i forbindelse med den løbende forvaltning af tilskud. Udarbejdelsen er sket på grundlag af en omfattende dialog med de enkelte tjenestegrene for at sikre overensstemmelse mellem de operationelle og finansielle krav. Følges de opstillede regler og anbefalinger nøje, vil beslutningerne om bevillinger lettere kunne iværksættes. Vademecumet fungerer endvidere samtidig som en vejledning, der forklarer Kommissionens politik over for budgetmyndigheden, Den Europæiske Revisionsret og offentligheden generelt. Anita Gradin Medlem af Kommissionen Erkki Liikanen Medlem af Kommissionen 3

4

Den fuldstændige udgave af vademecumet, der blev vedtaget i juli og træder i kraft den 1. januar 1999, skal fungere som en letanvendelig vejledning for Kommissionens tjenestemænd, der beskæftiger sig med tilskud, hvad enten de står for at udarbejde, foreslå eller evaluere programmer eller behandle ansøgninger. For at sikre gennemsigtigheden og for at undgå unødvendige henvendelser til Kommissionens embedsmænd fra ansøgere og modtagere om finansielle og juridiske spørgsmål er denne forkortede udgave blevet udarbejdet til offentligheden generelt. Den indeholder dels det afsnit, hvori reglerne for ansøgninger samt beregning og udbetaling af tilskud er angivet, dels det afsnit, som indeholder en detaljeret oversigt over vilkårene i den kontrakt, som modtagere skal underskrive. Dette vademecum omfatter to sæt regler: bindende procedureregler, som udgør de grundlæggende regler, der skal følges af forvaltningstjenesterne, og frivillig, vejledende forvaltningspraksis. Formålet hermed er i videst muligt omfang at standardisere den praksis, der følges i Kommissionens afdelinger, samt at være en hjælp for forvaltningstjenesterne i deres daglige arbejde. Både reglerne og den vejledende forvaltningspraksis skal ses som minimumsstandarder, som de anvisningsberettigede tjenestegrene skal følge. De kan dog frit vedtage strengere men aldrig mere lempelige standarder efter eget skøn. De minimumsprocedurer, som altid skal overholdes, er sammenfattet i slutningen af dette kapitel. Kommissionens udgifter kan opdeles i følgende kategorier: (a) Personaleudgifter (b) Lån og medfinansiering (c) Indkøbsudgifter, dvs. indkøb på markedet af en tjenesteydelse eller et produkt, som defineret i indkøbsdirektiverne og finansforordningen (d) Finansiel støtte til fremme af en politisk målsætning: udbetalt direkte til modtageren af Kommissionen ( tilskud, undertiden også kaldet finansielt bidrag, støtte osv.) udbetalt indirekte til modtageren via en medlemsstat, via en udenlandsk regering eller via et statsligt udpeget organ som led i 5

den decentraliserede forvaltning af Fællesskabets aktiviteter ( overførsel ). Ved et tilskud forstås derfor Sker en sådan udbetaling til et ministerium i forbindelse med et specifikt projekt, kaldes den undertiden et finansielt bidrag. Dette vademecum omhandler ikke finansiel støtte, der ydes via stater eller via organer, der er udpeget af disse ( overførsler ), f.eks. som led i den fælles landbrugspolitik og strukturfondene. De grundlæggende og bindende regler i vademecumet kan sammenfattes som følger: De tilskud, der er til rådighed, vil blive offentliggjort i vide kredse og på en lettilgængelig måde. De vil blive omtalt på Kommissionens Internet-server Europa, hvor programmet, dets anvendelsesområde og omfang vil fremgå samt den adresse, hvor ansøgninger skal indgives til. Denne information samt en opdateret udgave af publikationen "Tilskud og Lån fra EU Håndbog" vil være tilgængelig på Europa-serveren såvel som i trykt form. De kriterier, som tilskuddene ydes efter, offentliggøres på samme måde. Følgende tre principper gælder for tildeling af tilskud: Fælles vurdering Forslagene udvælges af en komité bestående af ansatte i Kommissionen, hvoraf mindst ét medlem ikke tilhører det kontor, der tildeler det pågældende tilskud. Komitéen handler uafhængigt og har en rådgivende funktion. Samme foranstaltning må ikke finansieres over flere fonde For at undgå, at samme foranstaltning finansieres over flere fonde, konsulterer de anvisningsberettigede Kommissionens database over organisationer, der modtager støtte fra Kommissionen. Efterfølgende offentliggørelse En fortegnelse over alle tildelte tilskud offentliggøres mindst én gang om året med oplysning om navn og adresse på modtagerne, hvad støtten blev ydet til, beløbets størrelse, medfinansieringssatsen, samt om der var tale om en særlig forudgående offentliggørelse (som f.eks. indkaldelse af forslag). Kun i tilfælde, hvor modtagerens sikkerhed kunne bringes i fare, kan der dispenseres fra dette. 6

På basis af hvert års budget udarbejder alle afdelinger en fortegnelse over de tilskud, de kan yde, de pågældende beløb og tildelingskriterierne. Disse fortegnelser vil derpå indgå i et kompendium, der fastsætter, hvilke tilskud der kan opnås fra hver afdeling; hvis en afdeling kan tildele øjeblikkelige tilskud, angives dette. Kompendiet udgør et tillæg til Tilskud og Lån fra EU Håndbog og offentliggøres såvel på Europa-serveren som i trykt form. Når der udgives publikationer, som beskriver et EU-program, indføjer afdelingerne et afsnit, der informerer om de planlagte støtteforanstaltninger i forbindelse med programmet. De sørger ligeledes for, at tilskudsmulighederne løbende offentliggøres i pressen, på Kommissionens kontorer i medlemsstaterne, hos medlemsstaternes faste repræsentationer ved Den Europæiske Union og hos repræsentationer for nationale regioner/delstater/provinser i Bruxelles samt hos Kommissionens delegationer i lande uden for EU. Et bestemt tilskudsprogram vil normalt blive offentliggjort i form af en indkaldelse af forslag. Indkaldelsen formuleres omhyggeligt for at undgå en strøm af ansøgninger, som med stor sandsynlig vil blive afvist efterfølgende. Indkaldelser af forslag indeholder derfor følgende oplysninger: indsatsområde formålet med indkaldelsen af forslag det samlede budget, der er til rådighed til programmet det forventede antal tilskudsmodtagere (og dermed det gennemsnitlige beløb pr. tilskud) størrelsen af Kommissionens medfinansiering i procent om bidrag i naturalier skal tages i betragtning ved beregningen af tilskuddet 7

det maksimale tilskudsbeløb reglerne for, hvilke organisationer og foranstaltninger der kan opnå støtte udvælgelseskriterierne for foranstaltningerne reglerne for, hvilke udgiftskategorier der er støtteberettigede anvendte retningslinjer for evaluering (forudgående og efterfølgende), overvågning og kontrol (teknisk og finansiel) de gældende ansøgningsfrister generelle bestemmelser for indgivelse af ansøgninger om tilskud. En indkaldelse af forslag kan offentliggøres på forskellige måder: i De Europæiske Fællesskabers Tidende via Europa-serveren ved direkte udsendelse til på forhånd udvalgte potentielle ansøgere, som har reageret på tidligere opslag, eller via målrettede rundskrivelser (f.eks. i forbindelse løbende støtte) i visse tilfælde gennem offentliggørelse i fagpressen ved hjælp af særlige brochurer og/eller foldere. Minimumskravet til offentliggørelse er via Internet, med en link til websiden Tilskud og Lån fra EU Håndbog. Valget af andre medier afhænger af, hvilken målgruppe programmet sigter mod. 8

Kommissionen ønsker at udvælge modtagerne på basis af kvaliteten af deres ansøgninger. Modtagerne vil således ikke altid være de samme. Reglerne for forudgående og efterfølgende offentliggørelse og anvendelsen af de nedenfor beskrevne procedurer skal sikre, at flest mulige modtagere kan få adgang til EU-midler. En ansøgning vil ikke blot blive betragtet som ufuldstændig, hvis der f.eks. mangler en underskrift, eller hvis alle spørgsmålene i ansøgningsformularen ikke er besvaret. Det samme gælder, hvis ansøgningen ikke er vedlagt et velafbalanceret budget (indtægter = udgifter), en fyldestgørende beskrivelse af den pågældende aktivitet eller det pågældende projekt eller organisationens vedtægter el.lign. hvor dette er krævet. Afdelingerne kan dog til enhver tid udbede sig og modtage yderligere information, hvor det skønnes nødvendigt. Almindeligvis ydes tilskud på en sådan måde, at ansøgerne gennemfører foranstaltninger, og dette indebærer visse rettigheder og forpligtelser for dem. Det er derfor vigtigt at vide, at ansøgerne har den behørige juridiske status til at kunne opfylde disse forpligtelser og kan give sikkerhed for deres økonomiske levedygtighed og faglige integritet, hvorved det garanteres, at de kan gennemføre den foranstaltning, der ydes tilskud til. Juridiske personer skal være lovmæssigt stiftet og registreret For at sikre, at ansøgerne er lovmæssigt stiftet, vil de i ansøgningsformularen blive bedt om at anføre firmanavn (fulde navn), officielt registreringsnummer, hvis relevant, juridisk status (sammenslutning, erhvervsvirksomhed, universitet osv.) og momsregistreringsnummer. Til bekræftelse heraf kan de blive bedt om at vedlægge ansøgningen en kopi af deres vedtægter eller stiftelsesdokument og i givet fald af deres officielle registreringsbevis. Fysiske personers mulighed for at opnå tilskud Det er ikke fuldstændig udelukket for fysiske personer at opnå tilskud, men dette sker kun under særlige omstændigheder. I dette tilfælde skal den pågældende selv påtage sig ansvaret for at gennemføre den foranstaltning, der ydes tilskud til. Der vil i de fleste 9

tilfælde skulle tilvejebringes en finansiel garanti for at beskytte Fællesskabets finansielle interesser. Erhvervsorganisationers mulighed for at opnå tilskud I forbindelse med erhvervsvirksomheder er hovedreglen snarere indkøbsprocedurer end tilskudstildelingsprocedurer, og forvaltningstjenesterne vil altid først overveje, hvorvidt indkøbsproceduren finder anvendelse. Under alle omstændigheder kan der til en erhvervsorganisation kun ydes et tilskud til et projekt, hvis umiddelbare mål er ikke-kommercielt og ikke-udbyttegivende. Tildelingen af EU-tilskud skal altid overholde Fællesskabets konkurrenceregler. Formidlerorganisationers mulighed for at opnå tilskud Ansøgninger fra organisationer, som fungerer som formidlere for andre, er ikke tilladt, bortset fra behørigt godkendte undtagelser som f.eks. projekter, der omfattes af en enkelt ansøgning. Ansøgerne skal være i stand til at finansiere deres aktiviteter på passende måde. Dette princip gælder også i forbindelse med andre potentielle bidragydere ud over Kommissionen. Det er af afgørende betydning, at ansøgerne har stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at de kan videreføre deres aktiviteter under foranstaltningen og om nødvendigt selv være med til at finansiere den. For at sikre, at ansøgerne har en tilstrækkelig finansiel kapacitet, vil de blive anmodet om at vedlægge tilskudsansøgningen årsregnskabet for det senest afsluttede regnskabsår (eller den årlige bevillingsramme i forbindelse med offentlige institutioner). Der kan anmodes om en revisionserklæring, som er mindre end to år gammel og udstedt af et registreret revisionsfirma. Ansøgerne kan anmodes om sammen med ansøgningen at fremsende en tilsagnserklæring fra hver medfinansierende organisation om, at den vil stille det beløb rådighed for foranstaltningen, der fremgår af tilskudsansøgningen. De ansøgere, der udvælges til at modtage et tilskud, kan anmodes om en tilsagnserklæring om, at de vil dække deres andel af finansieringen og om nødvendigt finansiere udgifter, som ikke dækkes af EU-tilskuddet, såfremt andre medfinansieringsparter skulle misligholde deres forpligtelse. 10

1. Ansøgere skal have den operationelle (tekniske og ledelsesmæssige) kapacitet til at gennemføre den foranstaltning, der skal modtage støtte. 2. Navnlig skal den gruppe, der er ansvarlig for projektet/foranstaltningen have tilstrækkelige faglige kvalifikationer og erfaringer. For at kontrollere ansøgernes tekniske kapacitet til at gennemføre den foranstaltning, der skal ydes et tilskud til, kan de anmodes om at vedlægge tilskudsansøgningen et curriculum vitae for de medarbejdere, som i praksis vil udføre det pågældende arbejde, samt oplysninger om deltagelse i eventuelle tidligere eller nuværende foranstaltninger, som er finansieret af Europa-Kommissionen, kontrakter, der er indgået med Kommissionens afdelinger, samt eventuelle andre relevante oplysninger (f.eks. aktiviteter udført for andre internationale organisationer eller EU-medlemsstater). 11

Beskrivelsen af foranstaltningen skal være af en sådan art, at det er muligt at vurdere, om den er i overensstemmelse med målsætningerne for tilskudsprogrammet. Det skal endvidere præciseres, hvordan Fællesskabets deltagelse i projektet eller aktiviteten vil blive offentliggjort. De resultater, der er beskrevet i ansøgningsformularen, skal være målelige, således at det kan overvåges, kontrolleres og efterfølgende evalueres, i hvilket omfang de er nået. Et andet resultat, der kan tages hensyn til, er, hvorvidt ydelsen af et tilskud vil bidrage til at bevare en organisation, hvis eksistens er af betydning for at nå programmets politiske målsætning. Selv om både ansøgerorganisationen og projektet eventuelt kunne komme i betragtning, bør der ikke tildeles et tilskud, såfremt selve projektet ikke er velgennemtænkt eller udarbejdet tilstrækkeligt grundigt. Ved vurderingen heraf kan der f.eks. stilles følgende spørgsmål: Står de forventede resultater i et rimeligt forhold til tilskudsbeløbet? Har man overset måder, som egner sig bedre til at nå disse resultater? Kan de samme eller tilsvarende resultater opnås på en anden måde med færre omkostninger for fællesskabsbudgettet (herunder administrationsomkostninger)? Ved at fordele budgettet på de enkelte kategorier kan det sikres, at det tilskud, der ydes, er det nødvendige minimum, for at foranstaltningen kan gennemføres. Inden der ydes et tilskud, undersøger afdelingerne altid først, om aktiviteten eller projektet bør omfattes af en indkøbsprocedure. For at foregribe risikoen for dobbeltfinansiering skal ansøgerne i deres tilskudsansøgning anføre, hvilke andre ansøgninger om tilskud de har indgivet eller vil indgive til EU-institutionerne i det samme år, 12

og for hvert tilskud anføre det pågældende EU-program, foranstaltningens titel og tilskuddets størrelse. Organisationer kan indgive ansøgninger om tilskud til flere kommissionsafdelinger i forbindelse med særskilte foranstaltninger eller den samme foranstaltning under forudsætning af, at den samme udgift ikke dobbeltfinansieres. I alle tilfælde finder der en drøftelse sted mellem afdelingerne, inden ansøgerorganisationen får et svar. Hvis to eller flere afdelinger agter at bevilge et tilskud til forskellige dele af samme projekt eller foranstaltning, får modtageren oplysning herom i et fælles brev. Tilskud til foranstaltninger, der allerede er igangsat, kan kun accepteres, hvis det kan påvises, at tilskuddet er nødvendigt af hensyn til foranstaltningens fulde gennemførelse. Tilskuddet kan dog ikke dække en periode, der ligger forud for datoen for ansøgningens indgivelse. Det er ikke tilladt at yde tilskud med tilbagevirkende kraft til foranstaltninger, der allerede er gennemført. F.eks. er det forbudt at yde tilskud til projekter, som strider mod sundhedsmæssige hensyn (alkohol, tobak, narkotika), respekten for menneskerettighederne, borgernes sikkerhed, ytringsfriheden osv. 13

Alle tilskudsansøgninger skal være baseret på et foreløbigt budget med alle de udgifter og indtægter, som modtageren anser for at være nødvendige til projektets gennemførelse. Et projekt kan være en række relaterede foranstaltninger, og relaterede projekter bør samles i en enkelt ansøgning. Ved relaterede projekter forstås projekter, der har forbindelse til et fælles mål og har en fælles organisationsstruktur. Det foreløbige budget skal være: tilstrækkeligt detaljeret til at gøre det muligt at identificere, overvåge og kontrollere den/de foreslåede foranstaltning/foranstaltninger; i balance, dvs. de samlede indtægter og de samlede udgifter skal svare til hinanden; udtrykt i euro (som hovedregel); under alle omstændigheder vil det blive omregnet til euro for at beregne størrelsen af et eventuelt tilskud. Der kan også anmodes om de beregninger og specifikationer, der er anvendt til at udarbejde budgettet. Af det foreløbige budgets indtægtsside bør fremgå: 1. det direkte monetære bidrag fra ansøgerens egne midler; 2. bidraget (tilskuddet) fra eventuelle andre finansieringskilder; 3. eventuelle indkomster, der opstår i forbindelse med projektet (f.eks. udbyttet af salg af publikationer som led i foranstaltningen eller entréindtægter fra deltagerne i en konference); 4. det tilskud, der søges om fra Kommissionen, med en fordeling i tilfælde af, at der er indgivet flere ansøgninger til Kommissionen; og endelig 5. ethvert bidrag i naturalier fra ansøgerens egne ressourcer. 14

Udgiftssiden af det budget, der indgives sammen med ansøgningen, skal være tilstrækkeligt detaljeret til, at der kan skelnes mellem "støtteberettigede omkostninger" og eventuelle "ikkestøtteberettigede omkostninger". I forbindelse med tilskud skal omkostningerne opfylde følgende kriterier for at kunne modtage EUmidler: omkostningernes samlede beløb skal vise, at den organisation, der skal stå for foranstaltningen, opfylder principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig med hensyn til nytteværdi og omkostningseffektivitet; omkostningerne ved foranstaltningen skal være direkte forbundet med opnåelsen af den i aftalen anførte målsætning; omkostningerne skal være nødvendige for at gennemføre projektet og være i overensstemmelse med de normale markedsvilkår. De skal regnskabsføres og kunne identificeres og kontrolleres. 5.1.3.1 Støtteberettigede direkte omkostninger Dette er alle omkostninger, som har direkte tilknytning til foranstaltningen og er af afgørende betydning for gennemførelsen af den. De var ikke opstået, hvis foranstaltningen ikke var blevet gennemført. Følgende direkte omkostninger er ifølge deres art støtteberettigede: personaleudgifter (enhedsomkostning pr. dag for arbejde på projektet). Disse kan omfatte andre udgifter i forbindelse med brugen af menneskelige ressourcer under forudsætning af, at de er specificeret i indkaldelsen af forslag. Personaleudgifterne kan ikke overstige de lønninger og andre omkostninger, som ansøgeren normalt udbetaler, og heller ikke de laveste satser, der generelt accepteres på det relevante marked; rejse- og opholdsudgifter til satser og på vilkår, der er fastlagt på grundlag af satser eller regler, der er fastsat af Kommissionens afdelinger under henvisning til de bedste vilkår, der findes på markedet; udstyr (nyt eller brugt); disse omkostninger skal være i overensstemmelse med den normale praksis på markedet og nødvendige for at gennemføre foranstaltningen. Omkostninger til jord og fast ejendom (nedskrivning /lejeomkostninger afhængigt af foranstaltningens art) er ikke omfattet. I undtagelsestilfælde kan Kommissionen udtrykkeligt 15

tillade sådanne omkostninger, og i så fald vil der blive indføjet en særlig bestemmelse i aftalen om tilskud. Godkendelsen af sådanne omkostninger skal begrundes med henvisning til foranstaltningens formål. 1 Der kan godkendes fuld nedskrivning, hvis foranstaltningens art og/eller brugen af den faste ejendom berettiger det. I disse tilfælde angiver Kommissionen det endelige formål; gebyrer for finansielle tjenesteydelser i specifikke forbindelser (gebyrer for banktransaktioner, forsikring; normalt er risikoen for kurstab ikke omfattet); udgifter til hjælpematerialer og leverancer; udgifter til tjenesteydelser i forbindelse med støtteberettigede omkostninger (f.eks. transportomkostninger); udgifter i forbindelse med underentreprise, men kun til underentreprenører, der specifikt er nævnt i aftalen om tilskud (de regler, der gælder for modtageren, gælder også for underentreprenøren); udgifter til udbredelse af oplysninger; andre udgifter som følge af forpligtelser i henhold til aftalen om tilskud (revisioner, særlige evalueringer i forbindelse med foranstaltningen, rapporter, oversættelser, erklæringer, indskud osv.); en "reserve til uforudsete udgifter" på højst 5% af de støtteberettigede direkte omkostninger. 5.1.3.2 Støtteberettigede indirekte omkostninger og generalomkostninger Afhængigt af foranstaltningens art og målsætningerne kan den tjenestegren, der bevilger tilskuddet, på grundlag af kriterier, som skal specificeres i indkaldelsen af tilbud, fastsætte faste satser for de generalomkostninger, der kan ydes tilskud til. Det maksimale beløb, der kan godkendes, er 7% af de samlede støtteberettigede direkte omkostninger. Indirekte omkostninger er ikke tilskudsberettigede i forbindelse med midler til en specifik foranstaltning, som gennemføres af organisationer, der modtager tilskud til driftsudgifter. 1 F.eks. bæredygtighed i forbindelse med udviklingsprojekter. 16

Der kan ikke ydes tilskud til følgende omkostninger: 1. investeringsomkostninger 2. generelle hensættelser (til tab, eventuelle fremtidige forpligtelser osv.) 3. gældsforpligtelser 4. renteudgifter 5. dubiøse fordringer 6. kurstab, medmindre dette udtrykkeligt er bestemt i aftalen 7. uforholdsmæssigt store udgifter 8. bidrag i naturalier. 2 Navnlig mindre organisationer, såsom NGO'er, søger ofte om, at en del af deres bidrag til omkostningerne ved et projekt bliver i naturalier. Sådanne bidrag i naturalier skal fremgå af begge sider af det foreløbige budget, på indtægtssiden som pengeækvivalenten af de tjenesteydelser eller materialer, der bidrages med, og på udgiftssiden med et tilsvarende beløb, men adskilt fra resten af budgettet, da de ikke kan regnes som støtteberettigede omkostninger. Bidrag i naturalier omfatter navnlig: jord, fast ejendom, i sin helhed eller en del deraf, varige kapitalgoder råmaterialer ulønnet velgørenhedsarbejde udført af en privatperson eller en juridisk person. Følgende betingelser skal opfyldes: det beløb, som modtageren betegner som bidrag i naturalier, skal vurderes enten på grundlag af objektive faktorer eller på grundlag af officielle satser, som er fastsat af en uafhængig myndighed eller af en ekstern uafhængig ekspert; omkostningerne ved privat velgørenhedsarbejde skal vurderes i overensstemmelse med de nationale bestemmelser for 2 Men jf. 5.1.5. 17

beregningen af arbejdskraftomkostninger pr. time, pr. dag eller pr. uge, hvis sådanne bestemmelser findes. Da det ofte er små ikke-statslige organisationer, der er afhængige af denne form for støtte, vil Kommissionen ikke udelukke dem, når det rimeligvis kan forventes, at sådanne organisationer søger om tilskud. I indkaldelsen af forslag eller i den offentliggørelsesform, der måtte blive anvendt, tilkendegives det klart, hvorvidt bidrag i naturalier er mulige. Hvis bidrag i naturalier er mulige, vil de ikke blive regnet som støtteberettigede omkostninger, men medføre en forhøjelse af tilskuddet, enten med hensyn til det beløb, der bevilges, eller med hensyn til procentdelen af støtteberettigede omkostninger. I de tilfælde, hvor der tages hensyn til bidrag i naturalier, begrænses EU-bidraget til de faktisk afholdte udgifter, dvs. til de samlede støtteberettigede omkostninger minus værdien af bidrag i naturalier. Aftalen om tilskud vil indeholde et budget. (a) Udgiftssiden vil kun indeholde støtteberettigede omkostninger, fordelt pr. post og beløb. Det anføres udtrykkeligt, på hvilke betingelser eventuelle generalomkostninger er omfattet. (b) Af indtægssiden vil fremgå: det bidrag, som modtagerne påtager sig at stille til rådighed, enten af egne midler eller fra andre kilder eventuelle indtægter, som projektet forventes at indbringe Kommissionens tilskud. Den periode, hvori omkostningerne er støtteberettigede, vil være specificeret i aftalen vedrørende EU-bidraget. Af denne bestemmelse vil fremgå start- og slutdatoen for støtteberettigelsen og eventuelle betingelser for, at der undtagelsesvis kan bevilges tilskud med tilbagevirkende kraft indtil datoen for ansøgningens indgivelse, samt eventuelle andre undtagelser. De datoer, der lægges til grund ved fastlæggelsen af omkostningernes støtteberettigelse, er de datoer, hvor omkostningerne opstod, og ikke de datoer, hvor regnskabsdokumenterne blev udarbejdet. I de tilfælde, hvor der tages hensyn til bidrag i naturalier, vil disses beløb blive omfattet af aftalen om tilskud, da modtageren skal være forpligtet til at tilvejebringe dem. Enhver ændring, som modtageren måtte ønske at foretage af aftalevilkårene, og som vil indebære en ændring af foranstaltningens grundlæggende formål eller art, skal forelægges Kommissionen til 18

forudgående godkendelse. Sådanne ændringer skal anføres i et tillæg til aftalen. Såfremt ændringen ikke berører foranstaltningens grundlæggende formål, og den finansielle virkning er begrænset til en overførsel mellem budgetposter, som indebærer en forhøjelse på mindre end l0% af en post til støtteberettigede omkostninger, kan modtageren anvende ændringen og ufortøvet underrette Kommissionen herom. I andre tilfælde skal der indhentes forudgående godkendelse fra Kommissionens afdelinger. Hvis der ikke kan ske forhøjelse af visse omkostningskategorier, skal dette specificeres i aftalen. 19

Ethvert tilskuds maksimale beløb er de faktisk afholdte støtteberettigede omkostningers samlede beløb (dvs. uden værdien af bidrag i naturalier). Der er et absolut loft, som gælder i alle tilfælde. Der kan dog kun i sjældne tilfælde godkendes et tilskud på 100%. I hovedparten af tilfældene vil modtageren skulle finde midlerne til at betale for en del af projektet (medfinansieringsprincip). (a) I tilfælde, hvor projektet ikke resulterer i indtægter: hvis der i tildelingskriterierne er fastsat en automatisk procentsats, fastsættes tilskuddets faktiske beløb ved at anvende denne sats på de samlede støtteberettigede omkostninger; i andre tilfælde fastsættes det faktiske beløb af udvælgelseskomitéen på baggrund af dennes vurdering af projektets bidrag til det pågældende programs politiske målsætning, på grundlag af et vist maksimum. (b) I tilfælde, hvor projektet resulterer i indtægter, tages der hensyn til dette: hvis der i tildelingskriterierne er fastsat en automatisk procentsats, anvendes denne på de støtteberettigede omkostninger med fradrag af de opnåede indtægter; i andre tilfælde nedsættes det tilskud, der ellers var blevet ydet, pro rata med forholdet mellem sådanne indtægter og de støtteberettigede omkostninger. I sådanne tilfælde vil princippet om omkostningseffektivitet blive anvendt. Hvis der f.eks. er tale om et godt projekt, hvis personaleudgifter eller samlede budget forekommer at ligge for højt i forhold til lignende projekter, kan det overvejes at bevilge et lavere tilskud end normalt i stedet for at afvise ansøgningen. Tilskudsbeløbet udtrykkes i euro. Kommissionen specificerer tilskuddets samlede beløb: enten som et maksimalt beløb, som ikke må overskrides (med angivelse af de samlede støtteberettigede omkostninger i procent); eller ved at angive de omkostningskategorier, som EU-tilskuddet vil dække, og indtil hvilket loft (som et beløb og som en procent af de faktisk afholdte udgifter). Hvad angår, er den normale regel for alle tilskud, at udbetalingen sker i mindst to rater: et forskud og saldoen, 20

selv om det kan fastsættes, at udbetalingen udelukkende sker på grundlag af det endelige regnskab. Antallet af rater afhænger af de finansielle risici. Såfremt risiciene er omfattende, og hvis det ikke kræves af modtageren, at vedkommende indsender en finansiel garanti, kan udbetalingen finde sted i mange rater. Såfremt risiciene er lavere, anbefales det at begrænse udbetalingerne til et forskud og en saldo, som udbetales, når modtageren har fremsendt de nødvendige støttedokumenter. Et tilskud kan endvidere udbetales i form af en enkelt forskudsudbetaling, men kun såfremt den organisation, der modtager tilskuddet, fremsender en garantierklæring (udgiften til denne garanti betragtes som støtteberettiget på budgettet for den støttede foranstaltning). Denne sidste mulighed bringer selvfølgelig afdelingen i en meget stærk position, da hele tilskuddet kan kræves tilbagebetalt, såfremt modtageren ikke overholder aftalevilkårene. I forbindelse med store tilskud (over 150 000 EUR) kan forskud også dækkes af en finansiel garanti. Modtageren vil inden for den tidsfrist, der er anført i aftalen, skulle forelægge det endelige regnskab for hele foranstaltningen med hensyn til støtteberettigede omkostninger, som derpå vil blive vurderet af Kommissionens afdelinger med henblik på at fastsætte saldoen af EU-bidraget. Et støttebeløb bliver først endeligt efter projektets fuldførelse og forelæggelsen af det endelige regnskab. Tilskuddet nedsættes, hvis en sammenligning mellem det endelige regnskab og det budget, der er anført i aftalen, viser, at: (a) de samlede indtægter, herunder renter på forskud, oversteg de samlede udgifter; i dette tilfælde nedsættes tilskuddet fra Kommissionen med det overskydende beløb. Hvis mange donorer har bidraget, vil det overskydende beløb normalt blive fordelt mellem dem; (b) de støtteberettigede omkostninger er mindre end i det godkendte budget; i dette tilfælde nedsættes tilskuddet fra Kommissionen forholdsmæssigt; (c) de støtteberettigede omkostninger minus de indtægter, der er fremkommet på grundlag af projektet, er mindre end tilskuddet; i dette tilfælde nedsættes tilskuddet fra Kommissionen med det overskydende beløb. Tilskuddet nedsættes, afhængigt af omstændighederne, på følgende måde: 21