4. Introduktion til vedligeholdelse af kommunale bygninger J.nr.: 82.00.00.G01 Sagsnr.: 10/31866 BESLUTNING I EJENDOMS OG AREALUDVALGET DEN 01092010 Fraværende: Ingen. Taget til efterretning. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Ejendoms og Arealudvalget: 1. at drøfte og tage orientering om vedligeholdelse af kommunens bygninger til efterretning. SAGSFREMSTILLING På Ejendoms og Arealudvalgets møde den 8. april 2010, punkt 3, blev det besluttet at udsætte sagen. På baggrund af Ejendoms og Arealudvalgets nye sammensætning gives som basis for drøftelse en orientering om bygningsvedligeholdelse, herunder bygningsstyringsprogrammet DBD, som vil blive præsenteret på udvalgets møde. Der vil på et kommende udvalgsmøde blive givet orientering om og mulighed for drøftelse af bl.a. arbejdsområdet energistyring. Teknisk Forvaltning, Bygningsafdelingen, forestår på Ejendoms og Arealudvalgets vegne vedligeholdelsen af Hvidovre Kommunes bygninger såvel de bygninger, kommunen står som ejer af, som i varierende omfang de bygninger og lokaler, som kommunen lejer af andre bygningsejere. Der orienteres efterfølgende om omfanget og karakteren af de bygninger, der skal holdes ved lige. Tillige gøres der rede for baggrunden for vedligeholdelsesaktiviteterne og for de økonomiske omstændigheder samt for, hvordan opgaven rent praktisk gribes an i Bygningsafdelingen. Hvidovre Kommunes bygninger Bygningsvedligeholdelsen omfatter ca. 130 bygninger af meget forskellig karakter egne og lejede, med et samlet etageareal på ca. 300.000 m 2. Inden for denne bygningsmasse findes 11 folkeskoler, en musikskole og en ungdomsskole, 25 fritidshjem og klubber samt 44 børneinstitutioner. For de ældre borgere ejer kommunen to plejecentre samt flere ældreboliger, og til fritidsformål findes to idrætscentre og to stadions samt to feriekolonier på Sjælland og to i Jylland. Herudover vedligeholdes kommunens administrationsbygninger, Materielgården, fire folkebiblioteker samt et fritidscenter og en lang række foreningsejendomme.
Inden for bygningsmassen er der stor spredning mht. bygningernes alder og stand, men hovedvægten ligger på bygninger, opført fra slutningen af 1940 erne og ca. 30 år frem i en periode, hvor den unge forstadskommune Hvidovre var i en rivende udvikling fra landsby til moderne bosætningskommune. Det er således åbenbart, at en meget stor del af kommunens bygninger på én gang har nået en alder, hvor både vedligeholdelsesbehovet og behovet for renovering er stort. Efterslæbet Det er i årenes løb blevet stadig tydeligere, at der gennem en meget lang årrække ikke er blevet afsat tilstrækkelige midler til vedligeholdelsen af kommunens bygninger, og der er derfor opstået et vedligeholdelsesmæssigt efterslæb, som kan blive vanskeligt at indhente, hvis der ikke gribes ind i form af øgede økonomiske tildelinger til vedligeholdelsen. Efterslæbet er primo 2009 opgjort til omkring kr. 400 mio., og med den økonomi, der i øjeblikket afsættes til området, skønnes det, at det i de nærmeste år vil holde sig på dette niveau. Skal efterslæbet indhentes, skal der afsættes øgede midler til forebyggende vedligeholdelse eller deciderede renoveringspuljer. Der kunne tages fat på en afgrænset gruppe bygninger, f.eks. børneinstitutioner. Sammentænkes en bygningsrenovering med energirenovering kan en del af renoveringspuljen finansieres via den låneadgang, der er til energibesparelser. Denne låneadgang ligger ud over kommunens låneramme, da investeringer i energibesparelser bør kunne tjene sig selv hjem. Hvorfor vedligeholde? Nogen vil måske overveje, om det er umagen og pengene værd at vedligeholde bygningerne frem for at lade dem slide ned og forfalde for derefter at opføre nogle nye. I den sammenhæng har vedligeholdelsen to sider. Den ene er bevarelsen af bygningernes funktion og af deres økonomiske værdi. Primært er det vigtigt at sikre, at bygningerne gennem hele deres levetid opfylder de behov, de var bestemt for ved opførelsen, eller de behov, de med tiden er overgået til at opfylde. Den anden side er forpligtelsen til at sikre, at kommunens værdier som borgerne gennem deres skatter har betalt for ikke forringes. I bygningerne vil der altid være bygningsdele, der ikke kan vedligeholdes og hvor man er nødt til at vente på et nedbrud, inden der foretages vedligeholdelse eller udskiftning. Et eksempel fra driften er lyspærer de udskiftes ikke, førend de er sprunget. System i vedligeholdelsen Af praktiske årsager er bygningsvedligeholdelsen opdelt i forebyggende (planlagt) og afhjælpende (akut) vedligeholdelse: Forebyggende vedligeholdelse er de arbejder, der udføres for netop bevare bygningens værdi ved at forebygge, at der på et senere tidspunkt bliver øgede udgifter til vedligeholdelse, fordi der ikke i tide er blevet udført den nødvendige vedligeholdelse. De forebyggende vedligeholdelsesarbejder minimerer samtidig risikoen for svigt og nedbrud, der altid er til gene for bygningernes brugere. De forebyggende vedligeholdelsesarbejder udføres primært på baggrund af de bygningssyn, der hvert år gennemføres på kommunens bygninger. Der skeles også til erfaringsmæssige tal for bygningsdelenes levetid og vedligeholdelsesintervallerne for disse. Ved bygningssynene noteres bygningsdelenes tilstand og behovet for vedligeholdelse, og tillige noteres brugernes iagttagelser, idet ikke alle fejl og mangler kan konstateres alene ved en visuel gennemgang. På baggrund heraf vurderes og prioriteres behovet for
fremtidig vedligeholdelse i en vedligeholdelsesplan for den pågældende bygning. Planen føres herefter hvert år ajour ved bygningssynet. Afhjælpende vedligeholdelse drejer sig om den daglige udbedring af alle pludseligt opståede skader og svigt, som kan have betydning for bygningens brug. Disse kan have baggrund i hærværk eller hårdhændet brug, og der kan være tale om svigt i el eller vvsinstallationer, som skal afhjælpes omgående for at brugerne kan anvende bygningen. Det kan heller ikke undgås, at der på grund af manglende vedligeholdelse opstår skader, der ikke vil opstå i en vel vedligeholdt bygning. For at bevare overblikket og planlægge og styre vedligeholdelsesindsatsen rationelt, gøres brug af bygningsstyringsprogrammet DBD, hvor vedligeholdelsesaktiviteterne for alle Hvidovre Kommunes bygninger bliver indskrevet. Disse stammer fra kendskabet til de enkelte bygninger, bl.a. ud fra de årlige bygningssyn og ud fra de oplysninger, der fremgår af tegningsmateriale mv. I DBD er vedligeholdelses og istandsættelsesarbejderne prioriteret i forhold til, hvor presserende det er at få dem udført. Dette letter planlægning af arbejdernes udførelse og gør det samtidig muligt at se konsekvenserne, hvis det af en eller anden årsag bliver nødvendigt at udsætte en vedligeholdelsesaktivitet. I Hvidovre Kommunes version af DBD anvendes følgende prioriteter: 1. Arbejder, der haster 2. Arbejder, der burde have været udført 3. Planlagte arbejder inkl. igangsatte serviceaftaler 4. Lovpligtige eftersyn og arbejder 5. Forhold, der skal undersøges Tidligere blev der gjort brug af bygningsstyringsprogrammet Caretaker. Dette program opdateres ikke mere, og Bygningsafdelingen har derfor i stedet valgt DBD, som er webbaseret og således på længere sigt kan anvendes også af bygningernes brugere og den øvrige administration uden yderligere omkostninger. Ved overgang til DBD er prioriteringerne blevet forenklet og gjort lettere anvendelige i det daglige arbejde. Bygningernes tilstand ændres konstant, og det er derfor vigtigt, at indholdet i DBD ajourføres, så det til enhver tid giver et realistisk billede af vedligeholdelsesbehovet og det tilknyttede økonomiske behov. Vedligeholdelsesniveau Formålet med at udføre de større, planlagte vedligeholdelsesarbejder er at hæve bygningernes vedligeholdelsesstand til et niveau, der er fornuftigt i forhold til deres anvendelse, og som har sammenhæng med bygningernes samlede økonomi. Naturligvis bør ingen bygninger være ringe vedligeholdt, men der stilles forskellige krav til bygningerne i forhold til deres anvendelse og dermed den stand, man ønsker, de skal fremtræde i. I grove træk giver følgende eksempler et indtryk af, hvordan vedligeholdelsesniveauet prioriteres: 1. Administrationsbygninger (Rådhuset, Medborgerhuset) Disse er Hvidovre Kommunes ansigt over for borgerne og udefra kommende. De skal
fremtræde præsentabelt og godt vedligeholdt. 2. Bygninger for børn og ældre (skoler, institutioner, plejehjem) Denne type bygninger er udsat for stor slidtage. De skal være sunde og nemme at renholde, og det skal være rart at opholde sig i dem. 3. Fritidsformål (haller og idrætsanlæg) Bygninger og lokaler er udsat for hårdhændet brug. De skal være robuste og rene, men det må gerne ses, at de bliver brugt. 4. Foreningsejendomme Bygningerne bruges ofte kun om aftenen og nogle kun sporadisk. Bygninger og lokaler er stillet til rådighed for klubber og foreninger og skal blot holdes i forsvarlig stand. Hvordan håndteres vedligeholdelsen Inden for de tidligere nævnte prioriteter må nogle arbejder prioriteres frem for andre. Rækkefølgen nedenfor giver alene en rettesnor, idet der i hvert tilfælde må foretages en vurdering: 1. Hærværk, herunder graffiti 2. Lovpligtige eftersyn og servicearbejder 3. Akutte opgaver 4. Vedligeholdelse af klimaskærmen 5. Tekniske installationer 6. Indvendige overflader Det er således indlysende, at der i øjeblikket ikke udføres ret meget indvendigt malerarbejde, og at de indvendige overflader gulve, vægge, lofter og indvendigt træværk er meget lavt prioriteret. Selv om akutte opgaver har 3. prioritet, kan en akut opgave have en sådan karakter, at den kræver øjeblikkelig afhjælpning. I den sammenhæng er information til brugerne og dialog med disse et væsentligt redskab til at sikre, at vedligeholdelsen så vidt muligt sker i overensstemmelse med brugernes ønsker og behov i forhold til brugen af lokalerne og bygningerne. Bygningsafdelingen I Bygningsafdelingen er der i Vedligeholdelsesgruppen beskæftiget sekssyv administrative medarbejdere med vidt forskellig baggrund med vedligeholdelse af bygninger og tekniske installationer. Der er fast ansat to arkitekter, to ingeniører, en bygningskonstruktør, en maskinmester og en teknisk designer. Desuden beskæftiger området i perioder på typisk seks til tolv måneder medarbejdere, der med en relevant faglig baggrund er i aktivering eller jobtræning og ofte løser tidsbegrænsede opgaver. Der er desuden næsten konstant beskæftiget studerende i praktik. Medarbejderne beskæftiger sig til daglig med bygningssyn, løbende prioritering og iværksættelse af reparations og vedligeholdelsesopgaver, herunder udbud og tilbudsindhentning, kontakt med brugere og administration af de forskelligartede opgaver, der sættes i værk. Yderligere et væsentligt led i vedligeholdelsen af kommunens bygninger er Bygningsservice, der har til huse på Materielgården. Der beskæftiges fire tømrere/snedkere og en bygningssnedkerlærling samt to flyvende varmemestre og i 2010 også en maler. Kerneydelserne er de akutte reparationsopgaver, som løses i kraft af muligheden for at reagere hurtigt. Samtidig har medarbejderne et godt kendskab til kommunens bygninger og til brugerne, hvilket i høj grad er fremmende for løsning af opgaverne. Varmemestrenes tilsyn med de kommunale bygninger er ofte årsag til, at der efterfølgende
skal udføres arbejder med henblik på at opnå en mere energieffektiv drift af bygningerne. Der bliver på den baggrund opnået energi og CO2mæssige besparelser, samtidig med at komforten bedres. Endvidere har det med deres opsyn været muligt at opsige eller begrænse mange ventilationsservicekontrakter. En stor del af malerens beskæftigelse er afrensning af graffiti. Det har stor betydning for opfattelsen af de fysiske omgivelser, at graffitien afrenses, så snart den er konstateret. Dette skal gøres fagmæssigt korrekt, således at bygningsoverfladerne skades mindst muligt. Derudover udfører maleren vedligeholdelsesarbejder, bl.a. knyttet til de reparationsarbejder, der udføres af Bygningsservice. ØKONOMISKE KONSEKVENSER PERSONALEMÆSSIGE KONSEKVENSER SUNDHEDSMÆSSIGE KONSEKVENSER MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER ANDRE KONSEKVENSER