Udkast til

Transkript

1 Udkast til AFTALE MELLEM Børne & Unge og Miljø & Teknik OM VEDLIGEHOLDELSE OG ENERGISTYRING PÅ DE KOMMUNALE SKOLER I SVENDBORG KOMMUNE Formål Formålet med en aftale er at opnå en ensartet standard på skoleområdet og udnytte og anvende de økonomiske ressourcer optimalt. Mål At vedligeholdelsesarbejderne udføres til brugernes tilfredshed, ved at arbejdet planlægges og udføres i samarbejde med institutionerne, og ved at indgåede aftaler overholdes af alle parter i forhold til ressourcerne. At kommunens vedligeholdelsesbudgetter overholdes. At arbejderne udføres der, hvor det er mest effektivt, hvorved de samlede ressourcer på sigt kan reduceres i kraft af en bedre udnyttelse af de økonomiske midler. Succeskriterier At vedligeholdelsesaktiviteterne på skolerne inden for de givne rammer bliver planlagt og udført bl.a. ved forebyggende vedligeholdelse, så mængden af akut vedligeholdelse beløbsmæssigt bliver bragt ned til at udgøre under 25% af den planlagte vedligeholdelse i løbet af en 5-årig periode. (Det vurderes, at akut vedligeholdelse i dag udgør ca. 80% og forebyggende vedligeholdelse ca. 20% af det samlede budget til bygningsvedligeholdelse). At miljøhensyn skal indgå som en naturlig del af vedligeholdelsesarbejderne på lige fod med hensyn til funktion og økonomi. At der udvikles og implementeres metoder til konstatering og dokumentation af brugertilfredsheden.

2 1. Opgaven Arbejdet omfatter styring og udførelse af vedligeholdelsesarbejder på de Opgaven opdeles, således at Miljø og Teknik overtager ansvaret for: 1 Klimaskærm 1 Tekniske installationer 1 Terræn Skolen bibeholder ansvaret for den indvendige vedligeholdelse og den daglige drift. Aftalen omhandler xx kommunale skoler på i alt xxxxxx. m2 (brutto).. er ikke med i ordningen. Liste over bygninger vedlagt.(jb) Opgaven kan opdeles i følgende delopgaver: Delopgave / aktivitet Første år: A`jourføring af eksisterende tilstandsrapporter og udarbejdelse af 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner samt konkrete vedligeholdelsesplaner i overensstemmelse med kommunens vedligeholdelsesbudgetter. Tidspunkt for udførelse Inden for perioden marts til juli Følgende år: Inspektion af bygningerne og opdatering af vedligeholdelsesplanerne. Prioritering af årets vedligeholdelsesarbejder i samråd med direktørområde og skole. Oktober til januar, første gang oktober Inden for perioden januar til april, første gang juli Udførelse af planlagt vedligeholdelse. Hele året, første gang i Udførelse af akut- og oprettende vedligehold. Hele året, første gang i Energistyring og grønt energiregnskab. Hele året, første gang i Risikostyring. Hele året, første gang i Sikkerhedstjek af legepladser. Årligt, første gang oktober - november Resultatrapport. Årligt, første gang marts Udbud og optimering af serviceaftaler. Inden for perioden maj til august Rammeaftaler med håndværkere. Inden for perioden maj til august Afgrænsning af arbejderne omfattet af aftalen

3 2.1 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder, der vedrører følgende bygningsdele, Klimaskærm og bærende konstruktioner Tage, ydervægge, vinduer og yderdøre incl. glas, udvendige trapper og fritstående Lys- og kraftinstallation Kabler, el-tavler, automatik, afbrydere og kontakter. Udvendige belysningsarmaturer Væglamper, parklamper, projektører m.v. ekskl. lyskilder. Varmeanlæg Hele anlægget. Brugsvandsanlæg Hele anlægget incl. armaturer. Sanitet Klosetter, håndvaske, køkkenvaske rengøringsvaske og vaskerender. Ventilationsanlæg Hele anlægget samt små faste ventilatorer i forbindelse med rumventilation. Afløb Afløbsrør, vandlåse, gulvafløb, tagrender og nedløb. Kloak, regn-, dræn- og spildevand Ledninger, brønde, pumper, dæksler, riste m.v. Overdækninger og udhuse Fritliggende skure, halvtage og pergolaer. Legehuse og legeredskaber Årligt sikkerhedstjek og udførelse af forebyggende vedligeholdelse. Den daglige kontrol af legepladser og akutte udbedringsarbejder påhviler Faste hegn og stativer Træ- og trådhegn, cykelstativer, træ- og ståltrapper, solafskærmninger, udv. skilte, og fl Friarealer

4 Belægninger på pladser og parkeringspladser. Renhold Rensning af tagrender, ventilationskanaler, kedler og afløbssystemer Energistyring og energimærkningsordning Udsendelse af registreringsskemaer til registrering af energiforbrug Udarbejdelse af budgetter til alle skoler. Justering af indeklima (varme og ventilation) via opkoblede CTS-anlæg. Minimering af el-, vand- og varmeforbrug ved Automatisk DataOpsamling. Grønt energiregnskab en gang årligt for alle skoler. Energimærke og Energiplan udarbejdes hvert 5 år for alle bygninger. Energistyring og energimærkningsordning honoreres særskilt efter kommunens regler for faste og variable opgaver Serviceaftaler Administration og optimering af serviceaftaler vedrørende klimaskærm, tekniske Det drejer sig pt. om serviceaftaler på følgende områder: 1 Automatik på varme og ventilationsanlæg 1 Kedler 2 Ventilationsanlæg Udgiften til serviceaftaler afholdes af direktørområdet/skolen. Driftkursus Der afholdes et årligt driftkursus for tekniske serviceledere og teknisk servicemedarbejdere i samarbejde med uddannelsesafdelingen i Svendborg Kommune. Driftkurset honoreres særskilt som en variabel ydelse indenfor aftalens budget. 2.2 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder som ikke er omfattet af aftalen: Indvendig vedligeholdelse af overflader I gulvplan, vægplan og loftplan. Indvendige skillevægge, lofter og døre

5 Alle tunge og lette vægge. Nedhængte lofter. Alle indvendige døre. Nøgler og cylindre I alle indvendige døre, yderdøre, hængelåse. møbellåse m.v. Indvendige belysningsarmaturer Pendler, bord-, loft- og væglamper, lysstofarmaturer, spots osv. Lyskilder Alle ind- og udvendige lysstofrør og glødelamper. Inventar Alt løst og fast inventar. Hårde hvidevarer Køleskabe, komfurer, tørreskabe, emhætter, vaskemaskiner osv. Pleje Græsplæner, træer, buske, hække og levende hegn. Daglig drift Udskiftning af defekte sikringer og lysarmaturer, rensning af tilstoppede gulvafløb Renovation Administration og styring af affaldsbortskaffelse. Indeklima, hygiejne og arbejdsmiljø Snerydning og grusning Ud- og indvendig renhold Pudsning af vinduer Fjernelse af graffiti Reparationer efter hærværk Forsikringsforhold Betaling af el, vand, afløb og varme Alarmanlæg 2.3

6 Risikostyring Sikring mod hærværk,alarmanlæg, tyveri af ejendomsinventar, forsyningssvigt og Risikovurderingen udføres i samarbejde med skolen og kommunens 3. Møder 3.1 Koordineringsmøder mellem direktørområderne Der afholdes koordineringsmøder mellem Miljø og Teknik og Børne og Ungeområdet(projektgruppen) hvert kvartal og i øvrigt efter behov. Formålet med koordineringsmøderne er at afklare alle spørgsmål vedrørende vedligeholdelsesplaner, arbejds- og tidsplaner samt økonomi, herunder evt. omprioriteringer som følge af ændrede budgetforudsætninger. Gruppen har kompetence til at løse eventuelle konflikter i forbindelse med tolkning af Koordineringsmøderne anvendes desuden til drøftelse af samarbejdet med skolerne, herunder tilbagemeldinger eller klager fra skolerne. Miljø og Teknik udsender dagsorden og laver et kortfattet beslutningsreferat fra 3.2 Møder med skolerne Miljø og Teknik aftaler selv tidspunkter og rækkefølge af besigtigelser og 4. Miljø og Tekniks generelle relationer til skolerne Når Miljø og Teknik har udarbejdet arbejdsplaner for den kommende tids Arbejdsplanerne udsendes samlet til alle skolerne. Aftalte begrænsninger i arbejdstid og -omfang skal respekteres, og evt. 5. Prioritering af vedligeholdelsesarbejderne Vedligeholdelsesarbejderne udføres i prioriteret rækkefølge. Prioriteterne er som følger: Prioritet 0. Reservedele i forbindelse med serviceeftersyn og lovpligtige eftersyn. Prioritet 1. Myndighedskrav Prioritet 2. Sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold

7 Prioritet 3. Akutte skader på bygningsdele og installationer med risiko for væsentlige følgeskader. Prioritet 4. Forebyggende vedligehold af tekniske installationer Prioritet 5. Forebyggende vedligehold på bærende konstruktioner og klimaskærm. Prioritet 6. Forebyggende vedligehold på terræn og legepladser Prioritet 7. Genopretning Prioritet 8. Brugerønsker Der anvendes desuden følgende skala til beskrivelse af den enkelte bygningsdels Den anvendte skala er: Karakter 1, som nyt Karakter 2, god tilstand Karakter 3, acceptabel Karakter 4, mindre god Karakter 5, dårlig Karakter 6, sikkerhedsrisiko for personer 6. Kontaktpersoner og kommunikation Miljø og Teknik udpeger en medarbejdergruppe som får den enkelte skole Alle henvendelser mellem parterne besvares som hovedregel samme dag eller senest den efterfølgende dag. Beskeder om ikke-akutte forhold fremsendes som e-post mellem parterne. Telefonopkald bør kun ske i forbindelse med sager om uopsættelige forhold. 7. Budget Den økonomiske ramme til vedligeholdelse af klimaskærm, tekniske installationer og 8. Økonomi og ressourcer Miljø og Teknik yder i dag bistand med vedligeholdelse af skolerne.

8 Der er til denne opgave disponeret x årsværk af den faste bemanding til controllerfunktion af vedligeholdelsen, resterende timer afholdes efter kommunens regler for faste og variable opgaver i byggerådgivning. 9. Miljø og Tekniks øvrige ydelser Projektering af små opgaver og gennemførelse af genoprettelsesprojekter. Ressourceforbruget afholdes over vedligeholdelseskontoen, når det samlede tidsforbrug Bygherrerådgivning i forbindelse med nybyggeri og ombygninger udføres Almen rådgivning, f.eks. i forbindelse med den indvendige vedligeholdelse udføres 10. Evaluering Samarbejdsaftalen evalueres hvert år af parterne, første gang marts Aftalens varighed Samarbejdsaftalen er fortløbende og kan opsiges af parterne til et budgetår med min. 6.