4 Boligorganisationer 69 afdelinger 5.354 lejemål 27 adm. 58 ejendomsf. Få mere ud af det - du har 51 afdeling 4.244 lejemål 48 18 afdeling 921 lejemål 10 Effektiv drift Lunderskov Boligforening Den Almene Boligorganisation Grønnevangen 1 afdeling 156 lejemål 0 1 afdeling 33 lejemål 0
Motivation/mål effektiv drift: Behov for at synliggørelse af medarbejderne (op fra kældrene) Krav til bedre udnyttelse af medarbejdernes kompetence. Krav til bedre mandskabsfaciliteter Større robusthed i forbindelse med fravær Ønske om nedbringelse af udgifterne til afløsere Et kommende generationsskifte
Værktøj hvordan når vi målene: At samle afdelingernes medarbejdere i større områder, for at skabe større stabilitet og mindre sårbarhed såvel for bemanding som økonomi, samt at forberede et kommende generationsskifte Organisation 2011
Organisationsændring: Organisation 2015
Værktøj hvordan dokumentere vi driften: At indføre et digitalt time- og sagsstyringssystem, som via en snitflade til EG-Bolig kan understøtte stordriftsfordelene, samt synliggøre aktiviteter med mere i de enkelte afdelinger Organisationsændring Ressourcestyringssystem
Formål med ressourcestyring: Fleksibilitet i forhold til medarbejdernes arbejdssted (større områder, tværgående arbejdsopgaver og kompetencebrug) Planlægge ressourceforbruget på baggrund af medarbejdernes totale arbejdsbelastning samt fravær (forudse overbelastning og omfordele prioriteringen af opgaver og tid) Dokumentation af omkostninger Grundlag for styringsmæssige beslutninger Benchmarking (nøgletal for f.eks. græsklipning pr m 2 )
Økonomi - omkostningsfordeling: Tidligere blev udgiften til varmemestre, gårdmænd og rengøring fordelt mellem afdelingerne på baggrund af en fast fordelingsnøgle for den pågældende gruppe af afdelinger, som delte mandskab. Med ressourcestyringssystemet blev det muligt, at afdelingerne betalte pr. time, som de forbruger I ressourcestyringssystemet beregnes økonomien på baggrund af standardomkostninger defineret som kr. pr. time for henholdsvis varmemestre, gårdmænd og trappevaskere. Standardsatsen revurderes årligt på baggrund af seneste årsregnskab (OBS i ressourcestyringssystemet fremgår ikke øvrige eksterne omkostninger f.eks. til gartner og rengøring, den totale udgift fremgår kun af EG Bolig) Alle medarbejder udgifter samles i hovedforeningen i tre faggrupper, ved årsafslutningen af regnskabet fordeles udgifterne til afdelingerne på baggrund af de faktiske omkostninger og faktisk leverede timer
Hvad kan vi dokumentere: Medarbejderinfo. Ferie Feriefri Seniordage Omsorgsdage Afspadsering Projektstyring Renoveringsprojekter Energi m.m. Benchmarking og Nøgletal Danmarks Statistik Indberetning af alt fravær Arbejdsmiljø Trivsel Sygefravær Opfølgning på Effektive timer Arbejdsplaner Prioriteringer Fordelingsregnskab - mellem afdelingerne Årshjul Styring af vintertillæg Maskiner Indkøb Fordeling af omkostninger Beboerdemokratiet Skærpet opmærksomhed prioritering mellem forskellige aktiviteter Dokumentere forbedring, kvalitet, service og effektivitet pr. afdeling pr. kvartal
Praktiske eksempler på styring og dokumentation:
AFFALDSSKURE / STORSKRALD
AFFALDSSKURE / STORSKRALD - 2014 Aktivitetsfordeling Mandetimer 600 500 496 Affald, Storskrald 48,3% Affald, Renovation 51,7% 400 300 299 200 205 100 0 2012 2013 2014
AFFALDSSKURE / STORSKRALD - 2014 350 Mandetimer ift. sidste år 300 250 200 150 100 50 0 2013 2014 Renhold, Renhold 1 0 Affald, Storskrald 116 99 Affald, Renovation 183 106
AFFALDSSKURE / STORSKRALD - 2014 Ressourcestyringen har vist et mindre timeforbrug på affald efter etableringen af de underjordiske affaldsbeholdere. Det mindre timeforbrug på affaldshåndteringen har afdelingen brugt til at højne kvaliteten på andre områder (grønne områder, beboerdemokrati), som har givet beboerne mere værdi for pengene. 2012 2013 Timer Kroner Timer Kroner Affaldsskure/storskrald 495,60 119.997,50 299,00 71.460,00
GRØNNE OMRÅDER - 2014 Aktivitetsfordeling Hække/Buske, Plantning 2,3% Bede, Plantning 5,6% Brugsplæne, Græssåning 1,4% Brugsplæne, Gødning 3,3% 216 214 Mandetimer 213 215 212 Hække/Buske, Klipning 60,7% Brugsplæne, Klipning 26,7% 210 208 206 204 206 202 200 2012 2013 2014
VINTERVEDLIGEHOLDELSE
VINTERVEDLIGEHOLDELSE - 2014 Aktivitetsfordeling Mandetimer 400 350 358 Vinter, Snerydning 43,9% Vinter, Saltning 17,4% 300 250 200 254 155 Vinter, Sne / salt 38,7% 150 100 50 0 2012 2013 2014
VINTERVEDLIGEHOLDELSE - 2014 300 Mandetimer ift. sidste år 250 200 150 100 50 0 2013 2014 Vinter, Snerydning 83 68 Vinter, Sne / salt 105 60 Vinter, Saltning 66 27
BEBOERSERVICE - 2014 Syn, Fraflytningssyn 4,5% Service, tømrer 14,5% Aktivitetsfordeling Syn, Indflytningssyn 3,3% Adm., Tid 26,0% 3060 3040 3020 Mandetimer 3.040 3000 2980 2.968 2.982 Service, Rep. Vedligehold 51,7% 2960 2940 2920 2012 2013 2014
BEBOERSERVICE - 2014 3500 3000 Mandetimer ift. sidste år 51 fraflytninger 52 fraflytninger 2500 2000 1500 1000 500 0 2013 2014 Syn, Indflytningssyn 82 99 Syn, Fraflytningssyn 105 138 Service, tømrer 417 442 Service, Rep. Vedligehold 1585 1570 Adm., Tid 793 791
Eksempel - praktisk anvendelse: Afdelingen ønsker der blev anvendt mere tid på de grønne områder. Ved at arbejde med mere hensigtsmæssig affaldshåndtering og have øje for pleje af de grønne områder, blev fokus (og timerne) flyttet til de grønne områder. Ressourcestyringssystemet og dets præsentationsmuligheder var et vigtigt redskab i den proces.
GRØNNE OMRÅDER - 2014 Hække/Buske, Plantning 4,0% Aktivitetsfordeling Vanding, Tid Bede, 1,2% Plantning 1,3% Brugsplæne, Græssåning 6,1% 600 500 Mandetimer 499 536 Hække/Buske, Klipning 33,1% Brugsplæne, Klipning 33,3% 400 300 261 Hække/Buske, Gødning 0,4% Hegn, Plantning 2,8% Hegn, Klipning 16,3% Buskrydning, Tid 1,4% 200 100 0 2012 2013 2014
RENHOLD / UKRUDSBEKÆMPELSE - 2014 Renhold, Ukrudtsbekæm pels 66,6% Aktivitetsfordeling Renhold, Renhold 33,4% 400 350 300 250 200 150 100 50 356 Mandetimer 309 162 0 2012 2013 2014
15 51 87,5 34,5 44,5 146,5 99,5 178,5 42 64 32,5 4 GRØNNE OMRÅDER 2012-2013-2014 1000 100 12,5 21,5 30,5 214,5 177,5 260,5 499 535,5 10 7,5 6,5 9 7 4 3 2012 1 Hegn, Plantning Hegn, Klipning Buskrydning, Tid Vanding, Tid Bede, Plantning Brugsplæne, Klipning Brugsplæne, Græssåning Hække/Buske, Plantning Hække/Buske, Klipning Hække/Buske, Gødning 2 Mandetimer i alt 2013 2014