FORUDSÆTNINGER FOR TILDELING AF MIDLER FRA UDVIKLINGS- OG AKTIVITETSPULJEN FOR AFTENSKOLER Projekttitel: BOOST aftenskolen Et udviklingsprojekt for aftenskolerne i København Ansøgers navn: Aftenskolernes Samråd i København Navn på ansvarlig: Ole Sørensen Adresse: Borgergade 12, 1300 København K. Telefonnummer: 40 96 29 49 E-mail: ole@samrådetkbh.dk SE/CVR-nummer: 31098769 NEM konto nr.: 631-032-399 (Såfremt ovenstående oplysninger ændrer sig, skal det oplyses til Folkeoplysning) 1. Initiativets formål: Aftenskolernes Samråd vil i tæt samarbejde med aftenskolerne i København gennemføre udviklingsprojektet BOOST aftenskolen med den overordnede målsætning at fremme antallet af deltagere på aftenskolernes kurser, så deltagelsen minimum er proportional med befolkningstilgangen til Københavns Kommune. For at nå dette overordnede mål, skal der sættes ind for at udvikle aftenskolernes virksomhed inden for følgende områder: Nye initiativer til synliggørelse af aftenskolerne og deres mange tilbud. Nye aktivitetsformer der kan øge deltagelsen i aftenskolernes kursus- og aktivitetstilbud ved at bringe aftenskolerne i kontakt med grupper, som i øjeblikket ikke bruger aftenskolen. Afprøvningen af nye kursustilbud, nye steder og fleksibel tilrettelæggelsesformer. Nye partnerskaber med forvaltninger og organisationer og nye måder at arbejde på samt nye måder at bidrage til løsning af opgaver i civilsamfundet 2. Initiativets indhold, herunder hvordan det opfylder formålet i udviklings- og aktivitetspuljen for aftenskoler: Projektet gennemføres over en periode på 3 år. Projektholder ønsker at opnå kvalitative forbedringer af metoder til synliggørelse og præsentation af aftenskolernes mange kursustilbud. Herigennem og igennem nye tilbud, forventer projektholder en fremgang i antallet af deltagere. Det kan ikke umiddelbart måles og skal ses i sammenhæng med andre tiltag, som vil tage tid. Projektet gennemføres i tre faser fordelt over tre år. Der vil undervejs blive målt på delresultater og delmål, og endelig vil der blive lavet en samlet vurdering efter projektets afslutning. Fase 1. 2014: Bedre formidling og brand Den første fase vil have fokus på: Oprettelse af moderne IT portal fælles aktivitetskalender
viderestilling til alle aftenskoleaktiviteter bedre formidling på tværs forenkling af tilmeldingssystemer som kan samkøres og deles deling af hosting og fælles it-drift integration med andre sociale medier mv. IT portalen skal ikke erstatte eller konkurrere med eksisterende fælles IT platforme som Aftenskole.nu og Docas, men understøtte en bedre udnyttelse af disse. Projektet og Aftenskolernes Samråd prioriterer at undersøge fordele ved fællesdrift for den enkelte aftenskole og for gruppeløsninger. Der udgives en ny præsentationspjece om aftenskolerne og deres tilbud samt et materiale, der skal sætte fokus på den nye IT portal. Begge pjecer skal bruges ved de nye events og til almen udbredelse af viden om aftenskolernes forskellige muligheder og tilbud. Centralt delmål: En tredobling af antallet af besøg på Samrådets hjemmeside fordelt på måneder over et helt år. Fase 2. 2015: Folkeoplysningen skal længere ud I anden fase skal der udvikles en tidssvarende, atypisk udstilling/præsentation/blog, der kan bruges både til formidling og branding af aftenskolerne samt til indsamling af viden, nye forslag og ønsker. Det er en aktivitet, der går begge veje: aftenskolerne kommer ud og møder nye grupper samtidig med, at de indsamler forslag og ønsker til nye aftenskoletilbud og nye former til afholdelse. Projektholder vil sende folkeoplysningen ud i nye geografiske områder, til nye institutioner, kulturevents mv. og måle på respons og deltagere. Projektholder vil samtidig indsamle viden, forslag og ønsker. Arrangementerne forventes afviklet på steder og begivenheder som fx Ørestad, Nordhavn, KUA, CBS, KTS, Kulturnat og Kulturhavn. Ambitionen er, at nye events skal synliggøre aftenskolerne på nye måder og medvirke til at give nye input til fremtiden. Centralt delmål: Deltagelse/afholdelse af minimum 8 præsentationsevents i 2015 som præsenterer aftenskolerne og deres tilbud overfor nye områder/grupper i København. Målet er at øge deltagelsen i aftenskolernes tilbud. Fase 3. 2016: Fra ønsker til nye tilbud, kurser og nye former til flere deltagere Efter de udadvendte events i fase 2, vil indsatsen i fase tre samle sig om at omsætte de indsamlede ideer og forslag til nye tilbud og kurser, som udsendes til målgrupperne via mere direkte informationskanaler. Fase 3 skal bruges til at teste mulighederne for mere fleksible tilrettelæggelsesformer, kortere undervisningsforløbet uden mere bureaukrati og utraditionelle undervisningssteder. Udbyderne af de nye aktiviteter er aftenskolerne, aftenskoler i nye fællesskaber, nye partnerskaber og Samrådet sammen med alle aftenskoler. Centrale delmål: 1. Udvikling af mindst 50 helt nye kursus/oplysningsaktiviteter i 2016/17. 2. Mindst 3 nye partnerskaber mellem aftenskoler, institutioner og forvaltninger inden for forskellige faglige/politikområder.
3. At antallet af kursusdeltagere i aftenskolerne mindst forholdsmæssigt svarer til befolkningstilgangen til kommunen opgjort ved afslutningen af det samlede projekt i 2017. Projektets succeskriterier 1. Etablering af en moderne IT-portal og en tredobling af antallet af besøg på Samrådets hjemmeside fordelt på måneder over et helt år (2014-2015). 2. Afholdelse af 8 præsentations events i 2015 som præsenterer aftenskolerne og deres tilbud overfor nye områder/grupper i København og som bringer aftenskolerne sammen på nye måder om nye udfordringer. 3. Mindst 50 nye kursus/oplysningsaktiviteter i 2016/17 afprøvet af forskellige aftenskoler, aftenskoler i fællesskab og af Samrådet. 4. Mindst 3 nye partnerskaber mellem aftenskoler, institutioner og forvaltninger inden for forskellige faglige/politikområder ved afslutningen af projektet i 2017. 5. At antallet af kursusdeltagere i aftenskolerne forholdsmæssigt svarer til befolkningstilgangen til kommunen opgjort ved afslutningen af det samlede projekt i 2017 3. Forankring Projektet er åbent for Københavns 90 aftenskoler. Det betyder, at projektholder gennem hele projektet vil udvikle metoder til inddragelse af interesserede aftenskoler. Målet er, at de deltagende aftenskoler bidrager til ideudvikling og løbende udveksling af de erfaringer, der indsamles. Aftenskolerne i København er meget forskellige i deres programmer, tilbud og størrelse. Aftenskolernes Samråd har med den seneste oprustning mulighed for at gøre en særlig indsats for at sikre, at de københavnske aftenskoler bliver repræsenteret bredt i projektet. Projektet forankres i aftenskolerne ved, at de enkelte delprojekter udvikles i tæt samarbejde med en eller flere aftenskoler. Derved udbredes ejerskabet til projektet i en proces, der er tæt forbundet med dagligdagen og virkeligheden i aftenskolerne. Det betyder en øget garanti for, at resultaterne bruges og har en funktionalitet efter udviklingsfasen. Det gælder IT-portalen, som udvikles og testes sammen med brugerne og efterfølgende bliver en integreret del af Samrådets og aftenskolernes kommunikation med slutbrugerne. Ligeledes gælder det for events og kursusudviklingen, at processen organiseres i et samspil men løftes lokalt af de enkelte aftenskoler eller aftenskoler i fællesskab. For at sikre forankringen og målretningen af projektet mod slutbrugerne sammensætter projektholder fra projektstart en projektgruppe bestående af deltagere fra forskellige typer af aftenskoler således, at den repræsenterer et bredt spænd af erfaringer. Projektgruppen har ansvar for ledelse og organisering af projektets aktiviteter og for, at de opstillede mål nås. Projektet vil have hovedprioritet for Samrådet, da det det spiller en central rolle for udviklingen af aftenskoleområdet og for Samrådets virksomhed i fremtiden. Derfor vil Samrådets bestyrelse løbende følge projektet og være i et aktivt samspil med projektgruppen. Samrådets bestyrelse vil tage initiativ til afholdelse af medlemsmøder, informationsmøder o. lign. for at involvere aftenskolerne i de enkelte delprojekter og events. 4. Beskrivelse af hvordan initiativet opfylder formålet i udviklings- og aktivitetspuljen for aftenskoler: Projektet ligger inden for Udviklings- og aktivitetspuljens fjerde formål, synliggørelse af aftenskoleområdet. Med dette projekt vil Aftenskolernes Samråd markedsføre aftenskoleområdet i sin helhed. Projektet gennemføres af Aftenskolernes Samråd og vil inddrage det samlede tilskudsberettigede miljø i København. Alle aftenskoler, uanset om de er medlem af Samrådet eller ej, kan således deltage i events og øvrig markedsføring. Det giver projektet potentiale for stor
bredde og gennemslagskraft. 5. Projektperiode: Projektperioden er: 1. april 2014 31. marts 2017. 6. Budget Udgiftsposter IT-Portal udvikling og implementering 98.250 kr. 4 testmøder m. 10 aftenskoler og eksterne IT konsulenter 20.000 kr. Samlet udgift for præsentationspjece af aftenskolerne Samlet udgift for præsentationsfolder IT-Portal 42.512 kr. 10.000 kr. 3 x ideudviklingsmøder med ekstern deltagelse 15.000 kr. Projektgruppe 2014 Projektansvarlig 2014 2.000 kr. (490 timer á 200 kr.) 98.000 kr. Projektledelse 2014 (9 måneder á 28 timer á 250 kr.) 63.000 kr. Udstillingsmateriel 2015. Udvikling og produktion 68.000 kr. 6 udstillingsevent. Transport og opbevaring 12.000 kr. PR-teams til event (6 events med 4 personer i 10 timer á 100 kr.) 24.000 kr. Projektgruppe 2015 Projektansvarlig 2015 2.000 kr. (9 måneder á 80 timer og 3 måneder á 25 timer á 200 kr.) 159.000 kr. Projektledelse 2015 (12 måneder á 20 timer á 250 kr.) 60.000 kr. Kursusseminar for aftenskoler 2016-2017 Kursuspræsentations materiale 2016-2017 Udbredelse af PR-kursusmatr. (3 personer i 10 timer á 100 kr.) 6.000 kr. 12.000 kr. 3.000 kr. 2 udstillingsevent. Transport 1.000 kr. PR-Teams til 2 events (2 events med 3 personer i 10 timer á 100 kr.) Projektgruppe 2016 Projektansvarlig 2016 (5 måneder á 80 timer og 4 måneder á 25 timer á 200 kr.) 8.000 kr. 2.000 kr. 100.000 kr.
Projektledelse 2016 (12 måneder á 20 timer á 250 kr.) Evaluering og rapport 2017 Udgifter i alt 60.000 kr. 3.000 kr. 868.762 kr. Indtægter, herunder de 25 % medfinansiering Ansøgt beløb Indtægt Aftenskolernes Samråd (2014) Indtægt Aftenskolernes Samråd + ekstern støtte (2015) Indtægter Aftenskolernes Samråd + ekstern støtte (2016-2017) Midler fra udviklingspuljen I alt kr. 87.200 kr. 81.250 kr. 61.550 kr. 638.762 kr. 868.762 kr. STATUS ansøgning pr. år. Indtægter Udgifter Sum ansøgningen 2014 87.200 kr. 348.762 kr. 261.562 kr. 2015 81.250 kr. 325.000 kr. 243.750 kr. 2016-2017 61.550 kr. 195.000 kr. 133.450 kr. Sum projekt 230.000 kr. 868.762 kr. 638.762 kr. 7. Bevilling og udbetaling: Projektet bevilges i 2014 261.562 kr. til gennemførelse af fase 1. Midlerne udbetales i to lige store rater. Den første i april 2014 og den anden i oktober 2014 Første udbetaling på 48.000 kr. udbetales i april 2014. Anden udbetaling på 48.000 kr. udbetales i september 2014. Projektholder skal indsende fornyet ansøgning for tilskud til projektets fase 2 og 3. 8. Regnskab Delregnskab for projektets første fase skal være Planlægning i hænde senest: 26. februar 2015. Vedr. aflæggelse af regnskab: Ansøgere, der får tilskud på 200.000 kr. og derover, skal benytte sig af en statsautoriseret eller registreret revisor. Ved tilskud på under 200.000 kr. kan man benytte en foreningsvalgt revisor eller en ansvarlig person for initiativet med bopæl i Københavns Kommune. Regnskabet skal på en tilfredsstillende måde dokumentere anvendelsen af tilskuddet og foreligge i en form, der giver sikkerhed for, at tilskuddet er i overensstemmelse med de gældende regler. Regnskabet skal være et selvstændigt regnskab. Regnskabet skal i øvrigt følge de regler, der er gældende for regnskabsaflæggelse vedr. øvrige tilskud efter folkeoplysningsloven i Københavns Kommune.
Revisor skal efterprøve, om tilskudsregnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med bevillingen, gældende regler samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved tilskudsperiodens start skal der føres regnskab med forbruget. Fritid & Idræt vejleder om, hvordan det gøres mest hensigtsmæssigt. 9. Evalueringen af projektet: Evaluering af projektets første fase skal være Planlægning i hænde senest: 26. februar 2015. 10. Aftalte møder eller anden særlig aftale om forløb i projektperioden: Kultur- og Fritidsforvaltningen tilbyder projektet et proceskonsulentforløb på op til 37 konsulenttimer. 11. Vilkår: Dette er bindende forudsætninger for støtte fra Udviklings- og aktivitetspuljen for aftenskoler, som bekræftes ved ansøgers underskrift. Ansøger hæfter for det udbetalte beløb og dets anvendelse. Udbetalt støtte, der ikke er anvendt i overensstemmelse med disse forudsætninger og retningslinjer for Udviklings- og aktivitetspuljen for aftenskoler, kan kræves tilbagebetalt. Ubrugte midler skal tilbagebetales. Dato: Projektansvarliges underskrift Dato: Godkendelse i Planlægning