Ansøgninger - Myndigheder - Sponsorer A Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Varde kommune Fælles ansøgning til: Februar: www.vardekommune.dk Kommunen: brug af Outr. anlæg, Beredskab: festivalpladsplan, Politi: arrangement og optog Hjv. Politi: eskorte af optog Ansøgning er elektronisk på Varde Kommunes hjemmeside 2 Fødevarestyrelsen Tilladelse til servering søges ikke, vi er under bagatelgrænse. Gældende regler for hygiejne ved offentlig servering følges. Se www.blaabmusik.dk 3 Dansk røde kors Varde Samaritervagt Februar: Kontakt vagtkoordinator David dinvagt.varde@gmail.com 41727750 Svendsen 4 Brandkassen Sponsor 15.000,- beløb ikke fast 22. februar: Kontakt Jens Larsen Lunde j.la@larsen.mail.dk 5 Outrup Sogneforening Sponsor 1.500,- beløb ikke fast Laurids Knudsen arngaard60@gmail.com 6 Varde kommune Sponsor 5.000,- beløb ikke fast Kulturudvalget vardekommune@varde.dk 7 Sparekassen N.N. Sponsor Ikke søgt 2015 8 Sydbank Sponsor Ikke søgt 2015 9 Aktivitetsboder B Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Børnehaven Mælkevejen Dåsekast Keglebane I telt 3x3 2 Børnehaven Outrup Perler i hår I storteltet 3 Børnehaven Lunde Stempel Tatoo I storteltet 4 Kvong Priv. Børnehave Armbånd og perlehalskæder I storteltet 5 Blåbjerg Børnehave? I storteltet 6 SFO Nr. Nebel Sminke 1 I storteltet 7 SFO Blåbjerg friskole Sminke 2 I storteltet 8 SFO Lunde Kvong Hammerslag I telt 3x3 9 SFO Outrup Gættekonkurrence I storteltet 10 Alle Indkøb af materialer til boderne. Alle sørger selv for at få suppleret materialer. Regning sendes til: Blaabjerg Børnemusikfestival kassereren. Der udskrives almindelig regning anvend evt. foreningens Cvr. Nr. 29894175 - Brug ikke EAN nummer. 11 Alle tilføjet 01-02-2016 Bemanding af aktivitetsboder Alle institutioner organiserer selv bemandig Side 1 af 7
Salgsboder aftaler om bemanding C Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 SFO Kvong friskole Isbod 1 voksen til at vejlede eleverne 5-6 kl. 2 SFO Nr. Nebel og Børnehaven Mælkevejen Kaffe og kage 1 Bemanding 3 pers. pr. time Hold A kl.: 12:45-14:30 og B kl 14:30-16:00 3 SFO Outrup og Kaffe og kage 2 Outrup Børnehave 4 SFO Lunde/Kvong og Pølser, sodavand og saft salg Lunde Børnehave 5 SFO Blåbjerg friskole og Blåbjerg Børnehave Bagerbrød og saftuddeling til optrædende. 6 Person ansvarlig? Opkræve entré ved indgang: 6 personer til indgangen. 2 Boder opstilles. Der indskrives nye medlemmer til foreningen. 7 Outrup hotel Kaffebrygning??? Forslag om levering af kaffe i kander fra Outrup hotel, er ikke besluttet endeligt. 8 Person ansvarlig? Koordinator i salgsboder Person der på dagen har overordnet styr på varer i udskænkningsboder og skaffer manglende varer. 9 Person ansvarlig? Løbende indsamling af penge fra bodernes pengekasser 10 Børnehaverne i: Kvong+Blåbjerg, Nr. Nebel-, Outrup-, og Lunde. Side 2 af 7 Bedsteforældre vagt ved søen og indgangen. 12 stk. i alt.- 3 stk. fra hver børnehave dog Kvong og Blåbjerg finder 3 fælles. Bord parasol opsættes. Tidsplan udfyldes af involverede. Skabelonen kan genbruges. Bestilling af varer til salgsboder D Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Outrup Brugs Bestilling af varer til boder Bestilles senest 4 uger før festivalen 75251010 se bestillingslisten 2 Outrup Bageri Pølsehorn til efter optræden Antal samles til aprilmødet, der 75251041 bestilles 15 brød uden pølse. 3 Alle institutioner Bagning af kager til salg i kaffeboden. Institutionerne i Nr Nebel og Outrup bager hver 8 foliebakker. Øvrige bager 4 foliebakker. HUSK! Kagerne afleveres hele i foliebakkerne på festpladsen. Foliebakker udleveres på mødet i april. 4 Person? Trykning af kaffebilletter til frivillige Klar til uddeling på mødet i april. Der produceres ca. 250 stk. 5 Festival Oplæg til priser i salgsboder Entre: kr. 20,- voksen over 18 år. - Kaffe, kr. 5,- Kage kr. 5,- / Pølse + brød kr. 15,- / sodavand kr. 10,- / sodavandsis kr. 10,- Vaffelis kr. 15,- stor vaniljeis med overtræk kr. 15,-
Bestilling, aftaler og organisering af materiel til boder og festplads E Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Hjortshøj Borde og bænke Bestilling af 40 borde med bænke www.hjortshoejs.dk 75251729 så de kan bruges i boderne. 2 Hjortshøj Kummefrysere 2 stk Opstilles til isboden. 3 Hjortshøj Stort køleskab 1 stk Opstilles til opbevaring af pølser 4 Hjortshøj Bestilling af 2 store telte 9x18m Opsættes til salgsboder/køkken og til aktivitetsboder 5 Outrup sogneforening Bestille Barborde 4 stk 6 Outrup sogneforening Bestille trægulv til salgsboder 7 XL byg Outrup Lille lastbil der kører foran optoget. Evt. musikere på ladet. Kontakt Ejner Bogø, XL Byg i Outrup 8 Smed Martin Kyndesen. Få bekræftet at vandet er tilsluttet til toiletvognen. 9 Outrup El-service Opsætte to el tavler 1 tavle ved køkkenteltet og 1 tavle ved scenen 10 All Stage, Varde Opsætning af mobilscene Opsættes på festivaldagen klar kl 09:00 nedtages samme dag efter kl. 17:00 11 Beredskabet/Indsatsleder Jens Thorup Nr. Nebel skole Lån af 2stk. pulverslukkere 2 stk. Co 2 slukkere Opsættes ved scenen og ved salgsboder 12 Lydmand 1(Jens Thorup) Hjælp på festivaldagen med opstilling af lyd og lys. Hjælpe optrædende fra scenen med mikrofoner m.m. 13 Lydmand 2 (Jens Kragh) Opstilling af lyd og lys på festivaldagen. Passe lydmixer under festivalen. 14 Finn Inn Leje af lastbil Lejes torsdag til nedpakning af materiellet fra Nr. Nebel, retur fredag aften. 15 Marius Pedersen Leje af container til affald Container opstilles torsdag aften, retur mandag morgen 16 Person? Blomster og grønne grene Scenen dekoreret med 2 spande 17 Person? Flaghejsning på festivalplads Festivalens eget flag hejses. 18 Outrup by Flaghejsning i byen Opfordring til flaghejsning uddeles i byen. 19 Person? Toiletter: Opsyn og supplere toiletpapir, håndklæder evt. rengøring af toiletter. Opgaven har tidligere år været en del af entre holdet. 20 Festpladsen Oprydning efter festival Alle deltager i oprydningen, boderne lukkes 10 min. efter der er takket af for dagen. 75251222 75251166 75255048 www.allstage.dk 75212299 75210996 esbjerg@mariuspedersen.dk 76122300 Side 3 af 7
Pakke materiel fra lager på Nr. Nebel skole F Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Person? Hente varevogn torsdag kl. 8 Afhentes Finn Inn Varde torsdag morgen 2 Pakke vogn torsdag 9-15 Telte, lyd, lys, saftdunke m.m. pakkes. Se pakkeliste 3 Retur fra festival fredag 19 Aflæsse materiel på Nr. Nebel skole Aflevere varevogn fredag Afleveres Finn Inn 4 Oprydning mandag 9-12 Oprydning af materiel på Nr. Nebel skole Hold til opsætning af inventar køkken på festivaldagen G Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Aftales på morgenmøde Opstil vask, tilslut vand og el Opstil/tilslut 2 pølsekogere Opstil/tilslut 2 kogeplader og Vask tilsluttes vandhaner ved toiletvognen og el 400v Pølsekogere, kogeplader og køleskabe fordeles på tre el-grupper. gryder 2 Lejes af Hjortshøj Opstille køleskab 1 stk 3 Lejes af Hjortshøj Opstille frysere 2 stk Frysere opstilles dagen før og tilsluttes 4 Aftales på morgenmøde Opsætte papirhåndklæder Ved køkkenvask og på de to toiletter 5 Aftales på morgenmøde Opstille saftevandsbeholdere 6 Aftales på morgenmøde Hygiejnehandsker ophænges Hold til opstilling af borde og bænke på festivaldagen H Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Aftales på morgenmøde Borde og bænke i aktivtelt 2 Aftales på morgenmøde Borde og bænke udendørs til Kaffeborde 3 Aftales på morgenmøde Enkelte bænke til publikum 4 Aftales på morgenmøde To borde i telte ved indgang Hold til opstilling af telte 3x3m og 3x6m på festivaldagen I Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Aftales på morgenmøde Opsæt to 3x3 telte indgangen 2 Aftales på morgenmøde Opsæt to 3x3 telte kegle og hammerslag 3 Aftales på morgenmøde Opsæt to 3x6 telte ved scenen, læ for optrædende. 4 Aftales på morgenmøde Opsæt 1 3x3 telt til lyd ved scenen Side 4 af 7
Hold til opstilling af lyd og lys scenen på festivaldagen J Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Lydfolk Langbanner over scenen Ophængning af festivalbanner når 2 Lydfolk: Jens Thorup og Jens Kragh Opstille to stk boseanlæg ved scenen 3 Lydfolk Opstille 1 Boseanlæg bag lydtelt 4 Lydfolk Opstille mixer i lydtelt Udrulle multikabel 5 Lydfolk Opstille 2 stk monitorer på scenen 6 Lydfolk Ophænge 2x4 projektører på hver side af scenen 7 Lydfolk Opstille 4 teatermikrofoner 1 sangmikrofon 1 tilslutning af keyboard 1 tilslutning af guitar mobilscenen ankommer og opstilles Modtage varer til salgsboder på festivaldagen K Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Outrup Brugs Modtage varer: Sodavand Opstilles ved salgsbod 1 Outrup Brugs Modtage varer: Pølser Pølserne lægges straks i køleskabet. Hele pakker af pølser tages retur. 2 Outrup Brugs Modtage varer: Is Is lægges straks i fryseren. Pak kun is ud som forventes at sælges. Hele kasser tages retur. 3 Outrup Bageri Modtage Pølsehorn fra bager Klargøres i pølseboden. 4 Fra alle institutioners hjemmebagere Modtage og organisere de hjemmebagte kager Kagerne udskæres i passende ikke for store stykker. 5 Outrup Hotel Modtage kaffe leveret i kander Opstilles til videre udskænkning i kaffeboden Side 5 af 7
PR L Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 Alle Ophænge infoskilte på Hver bod skriver selv på festivalskiltene pladsen og ved boderne 2 Alle Plakater til børnetegninger Klar til tryk på mødet i april Plakater med børnetegninger til ophængning i butikker, idrætsanlæg, og på skoler. 3 Person? Ophænge/stille plakater 2x2m Dato udskiftes. 1 stk. på Ullas mark, ved vejen til Henne Strand og 1 stk. før Outrup by syd. 4 Alle Ophænge plakater 1x1m Dato udskiftes. Plakater ophænges 1 måned før festival ved alle institutioner. 5 Print-Screen Bestille nye ta/datoerl til Bestilles hos Glenn. www.print-screen.dk 75131200 plakater O.B.S. Klar til uddeling på aprilmødet. 6 Person? Hjemmesiden vedeligeholdes Alle informationer opdateres løbende for www.blaabmusik.dk og opdateres arbejdsgruppen og for publikum 7 Person? Pressemeddelelse 14 dag. før Institutionernes hjemmesider og intra. 1 måned før Pressemeddelelse udsendes. På institutionernes hjemmeside sættes festival logo, festdato og link til www.blaabmusik.dk 8 Person? indsat d. 01-02 Foto af optog, festplads, boder og samtlige optrædende på dagen Billederne skal anvendes på foreningens hjemmeside. 9 Person? Udstilling vindue Outrup brugs Forslag fra sidste år: Udstilling omkring børnemusikfestivalen Side 6 af 7
Show på dagen M Firma/institution Opgave Bemærk E-mail - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført 1 indsat d. 01-02 2 personer. Opsætte festival lyd & lys på scenen. Passe lyd & lys under festivalen. 1 person ved mixer og 1 person på scenen. Jens Thorup pedel Nr. Nebel skole, kontaktes om han kan/vil deltage på dagen. 2 Dirigere optog fra start kl. 12:40. Festivalsangen synges inden afgang. - Markeringsbånd, voksne holder båndet mod vejmidten. XL bil foran evt. med musik på ladet og gående politi - Gule veste til alle voksne. 3 Hvem? Musik på vogn foran optog Musik, samba eller anden gruppe 4 Person? Konferencier Vigtig person der sammenkæder de forskellige indslag og holder publikum opmærksomme, 5 Person? Åbningstale Skal vi have åbningstale til festivalen? 6 Hvem? Optræden før SFO afd. Musik/sang imellem Bøh. og SFO? 7 Hvem? Afslutningsoptræden? Afslutningsoptræden debatteres. 8 Alle Møder til forberedelse af festivalen. 9 Alle leverer Person til samling og renskrivning af repertoire? Repertoire optrædende meddeles på aprilmødet, senest 14 dage før festival til:? 1. onsdag d.10. feb. kl. 09:00 - Form & Fritid 2. onsdag d. 27. april kl. 09:00- Form & Fritid 3. fredag d. 27.maj kl 09:00 festpladsen Medbring kaffe/ te. Der er brød og pålæg. 4. onsdag d. 01. juni kl. 09:00- Form & Fritid Bruges musik til optræden overspilles den til mp3 fil og sendes til Jens K. CD kan også leveres til Jens K. som overspiller til mp3. Side 7 af 7