Perspektivering af videodemonstrationsprojekt i Syd- og Sønderjylland Brug af videokonferenceudstyr særligt i fristforlængelsessager - Bilagsrapport 3. september 2010 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY Bilagsrapport evaluering-v5
Indholdsfortegnelse 1. Baggrund og formål...3 2. Perspektivering videomøder anvendt til andet end fristforlængelsessager...4 2.1. Generelt om anvendelsen af videomøder til retsmøder... 4 2.2. Videomøder anvendt i forbindelse med civilsager... 6 2.3. Videomøder anvendt i forbindelse med straffesager... 7 2.4. Videomøder anvendt i forbindelse med fogedsager... 9 2.5. Videomøder anvendt i forbindelse med skiftesager... 10 2.6. Videomøder anvendt i andre sammenhænge... 11 2
1. Baggrund og formål Domstolsstyrelsen har i samarbejde med Rigsadvokaturen, Rigspolitiet og Kriminalforsorgen, gennemført et demonstrationsprojekt i Syd- og Sønderjylland med brug af videokonferenceudstyr særligt i fristforlængelsessager. Domstolene, politiet, anklagemyndigheden og kriminalforsorgen behandlede i 2009 ca. 17.748 fristforlængelsessager, og antallet af sager er stigende fra 2008, hvor man behandlede ca. 17.184. I disse sager skal politiet anvende betragtelige ressourcer på fangetransport til og fra retten, og anklageren skal afsætte transporttid. Det er et centralt formål med projektet at dokumentere videokonferenceløsningens positive og negative arbejdskraftbesparende potentiale for navnlig de involverede myndigheder samt øvrige effekter. Demonstrationsprojektet bygger blandt andet på et tidligere gennemført projekt med brug af videokonference til vidneafhøring ved domstolene. Nærværende bilagsrapport er resultatet af en evaluering af demonstrationsprojektet, gennemført af Devoteam Consulting. Rapporten indeholder en perspektivering af den egentlige evaluering og behandler videomøder anvendt til andet end fristforlængelsessager, som var særligt i fokus i demonstrationsprojektet Bilagsrapporten behandler således hvor der kunne være yderligere gevinster i forhold til at anvende video. 3
2. Perspektivering videomøder anvendt til andet end fristforlængelsessager I hovedrapporten er det positive og negative arbejdskraftbesparende potentiale ved videokonferenceløsningen i Syd- og Sønderjylland særligt i fristforlængelsessager dokumenteret. I og med at demonstrationsprojektet har valgt at fokusere på at få fristforlængelserne kørt godt ind, inden man tog hul på andre anvendelsesområder, har erfaringerne med anden anvendelse af videomødeudstyret været sparsomme i demonstrationsprojektets pilotperiode. I nærværende kapitel vil der derfor blive samlet op på de øvrige effekter ved brugen af videomøder til andet end fristforlængelser indenfor justitsområdet. Opsamlingen af de øvrige mulige anvendelser og afledte effekter er baseret på den forsøgsvise anvendelse af videoudstyret i andre sammenhænge end til vidneforklaring og fristforlængelser, der er gennemført i regi af videoprojekt 1 og videoprojekt 2 - samt de afledte forventninger til den fremtidige brug af videomøder 1. I det følgende er således beskrevet de anvendelsesmuligheder og afledte effekter, hvor videoudstyret har været anvendt eller kan tænkes anvendt. 2.1. Generelt om anvendelsen af videomøder til retsmøder Generelt vurderes det, at retssikkerheden ved et videomøde er lige så god som ved et almindeligt retsmøde. Dog vil der være sagstyper af særlig personfølsom karakter (fx forældremyndighedssager, værgemålssager, udsættelsessager, samværssager 2 og gældssaneringssager), hvor man på forhånd vil vurdere, at videomødeformen vil være uegnet. Som udgangspunkt kan retterne vælge at bruge videomødeformen i de tilfælde, hvor der er lovhjemmel for brugen af videomødeformen, og hvor retssikkerheden forventes at kunne sikres. Vurderes hensynet til retssikkerheden ikke at være op- 1 Opsamlingen er således en sammenskrivning af udvalgte afsnit i evalueringsrapporten for videoprojekt 1 samt et notat udarbejdet af retspræsident Henrik Rhod, der har været i høring ved retterne i Esbjerg, Sønderborg og på Bornholm. 2 Retsplejelovens kap. 48a hjemler ikke anvendelse af videokonference i samværssager. I øvrigt må fogedretterne antages at ville være særdeles tilbageholdende med at udnytte en evt. kommende hjemmel til videokonferencer på grund af sagernes helt særegne og højfølsomme karakter. 4
fyldt under et retsmøde, kan retten vælge at afbryde videomødet og indkalde til et almindeligt retsmøde. Det vurderes samtidig, at dommerens tilvænning til videomødeformen (fx rutine i anvendelse af udstyret etc.) vil afstedkomme fornøden tryghed i forhold til at anvende udstyret, i forhold til udstyrets stabilitet etc., hvilket på sigt vil være med til at udvide anvendelsen af videomødeformen. Dette er allerede erfaringen fra embeder under videoprojekt 1. I nedenstående tabel er listet de anvendelsesmuligheder udover fristforlængelser -, hvor videoudstyret har været anvendt/anvendes (markeret med ) eller kan tænkes anvendt (markeret ved O). Hvem deltager fra Civilsager* Straffesager Fogedsager Skiftesager fjern-enden? Vidnet O (dog begrænset potentiale) O (dog begrænset potentiale) Skønsmand/sagkyndigt O O vidne Tolk O O Advokater (hovedforhandling O i små-sager) Sigtet/tiltalte (retsplejelovens 854) Anklagemyndigheden O (hvis sigtet/tiltalte også deltager fra fjernenden) Forsvarsadvokater O (små straffesager) - (anvendt som A/Vudstyr i retten) Rekvirenten Skyldner O Kuratorer (konkursboer) Selskabets repræsentant (tvangsopløsninger) Tilsynet (betalingsstandsninger og tvangsakkorder) Arvinger (dødsboer) *Herunder foged- og skiftesager kørt som proceduresager O (dog begrænset potentiale) O (dog begrænset potentiale) 5
Størstedelen af de aktører, der er repræsenteret i tabellens venstre søjle, er aktører uden for justitssektoren. Disse aktører kan fx deltage fra et videomøderum i en nærliggende byret (dvs. indenfor justitssektorens videoløsningsnetværk) eller fra et videomøderum udenfor justitssektorens videoløsningsnetværk fx fra eget videomøderum. 2.2. Videomøder anvendt i forbindelse med civilsager I forbindelse med civilsager har videomødeformen været anvendt til, at enten vidnet, en skønsmand/sagkyndigt vidne eller en tolk har deltaget i retsmødet fra en fjernende. Dette har betydet sparet rejsetid for den pågældende person samt mulighed for hurtigere og mere fleksibel berammelse af retsmødet. I relation til brugen af videomøder til vidner bør dog nævnes, at videomødeformen er uegnet til afhøring af genstridige vidner, dvs. vidner som dybest set ikke ønsker at være til stede eller ikke ønsker at afgive forklaring, og hvor det psykologiske spil mellem vidne og advokater og dommer er særlig vigtigt, fx i forhold til at vurdere vidnets troværdighed. Et eksempel på brugen af videomøder til skønsmænd/sagskyndige vidner, der frembyder særlig interesse, er brugen af Ankestyrelsens lægekonsulenter. Efter domstolsreformen er 1. instanssager med Ankestyrelsen som part flyttet fra landsretterne til byretterne. I disse sager vil der ofte skulle afgives forklaringer af ankestyrelsens lægekonsulenter, der i mange tilfælde er overlæger/speciallæger ansat på hovedsygehusene. Ved anvendelse af videokonferencer vil lægekonsulenten ofte kunne undgå at skulle omsætte kostbar operationstid til unyttig rejsetid for at rejse til og fra retter beliggende langt fra hospitalet. Tidsbesparelsen vil på længere sigt kunne øges, hvis der i samarbejde med regionerne på hospitalerne opstilles fornødent videokonferenceudstyr. Også sagkyndige ansat på andre ressortområder kan føres som vidner via videokonferenceløsningen. I lighed med det ovenfor anførte om Ankestyrelsens lægekonsulenter, vil anvendelse af videokonferenceløsningen indebære sparet transporttid og transportomkostninger, navnlig, hvor vidnets arbejdsplads er beliggende langt fra retten, hvor sagen føres. Som eksempler kan nævnes vidneforklaringer fra ansatte i fiskerikontrollen i fiskerisager, dyrlægers vidneudsagn i dyreværnssager, motorsagkyndige i færdselssager, osv. 6
I tilfældet, hvor en tolk deltager fra en fjernende, vil der foruden sparet rejsetid for den pågældende tolk kunne opnås en omkostningsbesparelse, navnlig ved tolkning i små sprog, hvis tolken, der ikke måtte bo i retskredsen, kan tolke per videomøde. Dette vil nedbringe dels retsvæsenets og dels parternes samlede omkostninger ved at anvende tolke i retsmøder. Videomødeformen vurderes også at kunne anvendes til, at advokaten for sagsøger eller sagsøgte sidder i fjernenden under hovedforhandlingen i små-sager efter retsplejelovens kap. 39. Videomødeformen vil som nævnt ikke være velegnet til særligt følsomme sager som fx forældremyndighedssager og værgemålssager. Videoudstyret kan også anvendes til andet end videomøder. Videoudstyrets højtalere, skærme, mv. kan anvendes som A/V-udstyr under et retsmøde, hvor der således gives mulighed for bedre fremlæggelse af sagen samt anvendelse af digitale beviser, uden at parten tillige skal sørge for fornødent fremvisningsudstyr og belastes af udgifter til dette. Afvikling af retsmødet kan ske under værdigere rammer og under bedre iagttagelse af princippet om offentlighed i retsplejen, da materiale på rettens A/V-udstyr kan ses af alle i retssalen. Da opstilling af medbragt A/Vudstyr ikke er nødvendigt, spares endvidere afbrydelser af retsmødet. 2.3. Videomøder anvendt i forbindelse med straffesager I forbindelse med straffesager har videomødeformen foruden fristforlængelser - været anvendt til, at enten vidnet, skønsmanden, tolken eller den tiltalte har deltaget i retsmødet fra en fjernende. Dette har betydet sparet rejsetid for den pågældende person samt mulighed for hurtigere og mere fleksibel berammelse af retsmødet. Muligheden for, at vidnet kan deltage fra en fjernende, er særligt interessant i straffesager, hvor der er tale om bange vidner. Her er det en generel vurdering, at videomødeformen kan bruges positivt i forhold til at adskille vidnet og den tiltalte i en sag enten ved, at vidnet møder ved en anden ret end tiltalte eller ved samme ret som tiltalte, idet retten på grund af adgang til videokonferencefaciliteter kan adskille tiltalte og bange vidner, også i samme retsbygning. Derimod er videomødeformen ikke anvendelig ved afhøring af genstridige vidner samt ved afhøring af kronvidner i særdeles alvorlige straffesager. 7
Videomødeformen er tillige anvendelig som alternativ til subsidiær afhøring ved vidnets hjemting (anvendes fx til polititjenestemænds vidneforklaringer i mindre straffesager som bødesager). Ved at anvende videoudstyret vil retten kunne undgå at skulle udsætte sagen og i stedet færdiggøre denne i samme retsmøde. Samtidig behandles hele sagen af samme dommer, hvilket tillige er en retssikkerhedsmæssig gevinst. Hertil kommer, at politiet forventes at ville kunne spare rejsetid og dermed tjenestetid, når fremmøde kan foregå per videokonference frem for, at tjenestemanden må rejse til fjernere retter. I tilfældet, hvor en tolk deltager fra en fjernende, vil der foruden sparet rejsetid for den pågældende tolk kunne opnås en omkostningsbesparelse, navnlig ved tolkning i små sprog, hvis tolken, der ikke måtte bo i retskredsen, kan tolke per videomøde. Dette vil nedbringe dels retsvæsenets og dels parternes samlede omkostninger ved at anvende tolke i retsmøder. Muligheden for, at den sigtede/tiltalte deltager fra en fjernende (meget velegnet i forbindelse med fx bødesager, tilståelsessager samt mindre domsmandssager, jf. retsplejelovens 854), betyder sparede rejseomkostninger og undgåede evt. ulemper ved at rejse for den tiltalte. Foruden muligheden for mere fleksibel berammelse, kan retten opnå bedre fremmøde, da tiltalte ikke fristes til at udeblive, som hvis der er udsigt til lang rejsetid. Endelig kan nævnes, at videomøder evt. kan betyde marginalt sparede omkostninger til færre anholdelser og fremstillinger af udeblevne tiltalte. Såfremt den sigtede/tiltalte deltager fra en fjernende forventes det også muligt, at anklagemyndigheden kan deltage fra en fjernende. Forsvarsadvokater forventes ligesom i fristforlængelsessager også at kunne deltage fra en fjernende (fra enten arresten, retslokalet eller på længere sigt fra eget kontor) i små straffesager. Videoudstyret kan også anvendes til andet end videomøder. Videoudstyrets højtalere, skærme, mv. kan anvendes som A/V-udstyr under retsmødet, hvilket giver mulighed for bedre fremlæggelse af sagen samt anvendelse af digitale bevisligheder (fx optagelser fra overvågningskameraer), uden at anklagemyndigheden tillige skal sørge for fornødent fremvisningsudstyr og belastes af udgifter til dette. Afvikling af retsmødet kan ske under værdigere rammer og under bedre iagttagelse af princippet om offentlighed i retsplejen, da materiale på rettens A/V-udstyr kan 8
ses af alle i retssalen. Da opstilling af medbragt A/V-udstyr ikke er nødvendigt, spares endvidere afbrydelser af retsmødet. 2.4. Videomøder anvendt i forbindelse med fogedsager I forbindelse med fogedsager har videomødeformen været anvendt til, at rekvirenten har deltaget i retsmødet i fogedretten fra en fjernende. Dette har for rekvirenten betydet sparede udgifter til rejsetid og udgifter til eventuelle lokale forbindelser til at møde for sig hvilket alt igen betyder færre omkostninger for rekvirenten og dermed færre omkostninger at overvælte på skyldneren. For retten har det betydet mulighed for hurtigere og mere fleksibel berammelse af retsmødet. Løsningen er specielt interessant for penge- og realkreditinstitutters inkassoafdelinger, hvor der forventes at være et meget stort potentiale. Der er således årligt på landsplan mere end 350.000 fogedsager, hvor pengeinstitutterne er part i sagen. Ca. 90% af disse sager er så standardiserede, at de er oplagt mulige at afvikle via videokonference. Der ses derfor et meget stort potentiale i finanssektoren, specielt for de store finansaktører med egen inkassoafdeling. Det skal her nævnes, at Retten på Bornholm har indgået aftale med flere københavnsk baserede inkassofirmaer om, at deres almindelige fogedforretninger med bornholmske skyldnere kan foretages pr. videokonference fra Retten i Glostrup. I forbindelse med fogedsager forventes videomødeformen også at kunne anvendes til, at skyldneren deltager over video. Skyldneren kan herved spare rejsetid og undgå evt. ulempe ved at rejse. Efter gældende lovgivning (retsplejelovens 506, jf. 497) kan skyldneren imidlertid ikke sandhedsformanes og afæskes oplysninger om sine og sin husstands økonomiske forhold per videokonference. Heraf følger endvidere, at skyldneren ikke kan afgive insolvenserklæring per videokonference. Indtil en eventuel ændring af lovgivningen, forventes fogedretterne dog i praksis at acceptere en insolvenserklæring fra skyldneren per videokonference, medmindre rekvirenten konkret protesterer herimod. I forbindelse med fogedsager forventes videomødeformen også at kunne anvendes til, at en skønsmand/sagkyndigt vidne deltager i retsmødet i fogedretten fra en fjernende, ligesom videomødeformen forventes at kunne anvendes til, at en tolk deltager over video. 9
Videomødeformen vil som nævnt ikke være velegnet til særligt følsomme sager som udsættelsessager og samværssager. Videoudstyret kan også anvendes som A/V-udstyr til fremlæggelse af sagen under et retsmøde i fogedretten. 2.5. Videomøder anvendt i forbindelse med skiftesager I forbindelse med skiftesager har videomødeformen været anvendt i forbindelse med konkursboer til, at kuratorer (i forbindelse med afsluttende skiftesamlinger) har deltaget i skiftemødet fra en fjernende. Tilsvarende har videomødeformen været anvendt i forbindelse med tvangsopløsninger til, at en repræsentant fra selskabet har kunnet afgive vidneforklaring ved skiftemødet fra en fjernende. Begge anvendelser har betydet sparet rejsetid for de pågældende personer samt mulighed for hurtigere og mere fleksibel berammelse af skiftemødet. Videomødeformen kan også tænkes anvendt i forbindelse med betalingsstandsninger og tvangsakkorder, hvor tilsynet deltager i skiftemødet fra en fjernende og dermed sparer rejsetid. Herved vil berammelsen af skiftemødet også kunne ske hurtigere og mere fleksibelt. Da skiftemøderne i denne sagstype ofte har et mere forhandlende forløb i modsætning til afsluttende skiftesamlinger i konkursboer, skønnes anvendelsespotentialet for tilsynet i praksis imidlertid ikke at være stort. Endelig kan videomødeformen tænkes anvendt i forbindelse med dødsboer, hvor arvingerne deltager i skiftemødet fra en fjernende og dermed sparer rejsetid. Dog må potentialet for anvendelse af videokonferencer i denne sagstype anses for at være yderst begrænset, da formålet med videokonferencen sædvanligvis fuldt ud lader sig opfylde ved et telefonmøde. I forbindelse med skiftesager forventes videomødeformen også at kunne anvendes til, at en skønsmand/sagkyndigt vidne deltager i skiftemødet fra en fjernende, ligesom videomødeformen forventes at kunne anvendes til, at en tolk deltager over video. Videomødeformen forventes som nævnt ikke være anvendelig ved gældssaneringssager samt ved første skiftesamling i konkurssager og tvangsakkordsager. 10
Videoudstyret kan også anvendes som A/V-udstyr til fremlæggelse af sagen under et skiftemøde. 2.6. Videomøder anvendt i andre sammenhænge Videomøder kan også anvendes i andre sammenhænge end de ovennævnte. Således peger erfaringerne og de afledte forventninger til brugen af videomøder på følgende øvrige anvendelsesmuligheder: Interne møder Diverse interne møder ved domstolene, i kriminalforsorgen samt ved politi- og anklagemyndighed kan med fordel afholdes som videomøder. Således forventes at der at kunne spares rejsetid og rejseomkostninger ved i større omfang at anvende videokonferencer i forbindelse med personalemøder, erfa-møder, uddannelse, interne arbejdsgrupper og andre interne møder. Tværgående (projekt)møder Videomøder kan også anvendes i forbindelse med møder på tværs af justitssektoren. Det kan fx være i forbindelse med nye tiltag indenfor sektoren. Ansættelsessamtaler Ansættelsessamtaler kan med fordel afholdes per videokonference, i hvert fald for så vidt angår kortvarige ansættelser, fx volontører og vikarer. Ansøgeren deltager fra en fjernende og sparer derved rejsetid og -omkostninger. Forholdet til udlandet Løsningen vil muliggøre, at retterne kan efterleve den i retsplejelovens 190 gengivne traktatmæssige forpligtelse til at stille videokonferencemuligheder til rådighed for udenlandske myndigheder. Færøerne og Grønland Da den færøske retsplejelov i de fleste sammenhænge har bestemmelser svarende til den danske, og da den grønlandske retspleje allerede hjemler vid anvendelse af videokonference, vil der være behov for at kunne tilbyde retsvæsenet i disse rigsdele samme mulighed for at anvende videokonferencer som i Danmark, både indenfor de enkelte rigsdele og på tværs af rigsdelene. Videomødeformen er allerede meget udbredt ved det grønlandske retsvæsen, og der er et jævnligt og tiltagende behov for videokonferencer mellem Danmark og Grønland i retssager. 11