INDHOLD Standardprocedure for SILVAN... 1 A. IT... 1 A.1. Elektronisk dokumenthåndtering... 1 B. Administration... 1 B.1. Varenummer... 1 B.2. Pallegebyrer... 1 B.3. Restordrer... 1 B.4. Leveringer til Køberens butikker og lagre... 1 B.5. Direkte leveringer til Køberens kunder... 1 B.6. Erstatningsvarer og reservedele... 2 B.7. Kampagner og specialtilbud... 2 B.8. Regel om undladelse af købsordrebekræftelse... 2 B.9. Krav til bekræftelse af købsordrer... 2 B.10. Krav til faktura... 3 B.11. M - mærkede varer... 3 B.12. Forældet varebeholdning... 3 B.13. Åbninger, genåbninger, butiksombygninger og ændringer i sortimenter... 3 C. Leveringer til Centrallageret... 4 C.1. Modtagelsestider... 4 C.2. Fakturaer på leveringer til Centrallageret skal sendes til... 4 C.3. Leveringsadresse på Centrallager... 4 D. Leveringer til butikker... 5 D.1. Modtagelsestider... 5 D.2. Leverandørens tidsplan for levering til butikker... 5 Bilag 1 Pakliste... 6 Bilag 2 Leveringsformular... 7
Standardprocedure for SILVAN I denne S.P. refererer "Køber" udelukkende til SILVAN-kæden, en del af DT Group A/S, Daugbjergvej 15, DK- 8000 Århus C, CVR-nr. 55 82 84 15. A. IT A.1. Elektronisk dokumenthåndtering Alle Leverandører skal anvende elektronisk dataudveksling (EDI) med Køberen. Køberens EDI- kontaktoplysninger: E-mail: edi@dtgroup.dk Tlf.: +45 8731 6900 B. Administration B.1. Varenummer Alle Varer skal mærkes med et TUN-nummer og registreres i TUN-systemet. B.2. Pallegebyrer Se pkt. C.3.1. i Leverandørvejledningen. Ingen yderligere bemærkninger. B.3. Restordrer Som generel regel gælder, at delleveringer ikke accepteres af Køberen. Restordrer vil blive afvist, og om nødvendigt vil en ny ordre blive oprettet. Hvis Leverandøren alligevel sender restordrer, forbeholder Køberen sig retten til at returnere varerne og debitere Leverandøren for fragtomkostningerne. B.4. Leveringer til Køberens butikker og lagre I tilfælde af at de leverede varer eller mængder ikke svarer til de fakturerede varer eller mængder, vil Køberen fremsende en faktura til Leverandøren og automatisk trække beløbet fra betalingen. I tilfælde af forsinkelse skal Køberens butik informeres direkte, så snart forsinkelsen kommer til Leverandørens kendskab. Hvis forsinkelsen vedrører alle butikker eller Centrallageret, skal Køberens indkøbsafdeling informeres pr. e-mail, så snart Leverandøren bliver opmærksom på forsinkelsen. Hvis forsinkelsen ikke kan accepteres af Køberen, har Køberen ret til at annullere ordren. B.5. Direkte leveringer til Køberens kunder Ordrer sendes til Leverandøren via EDI. Leveringsadresse, e-mail, telefonnummer og op til 40 tegn med meddelelser fra Køberens kunde sendes sammen med ordren, hvis disse oplysninger ikke allerede foreligger. Leverandøren skal bekræfte modtagelsen af ordren og leveringsdatoen over for Køberens butik pr. post, helst til <indsæt by>@silvan.dk. Online-ordrer skal bekræftes til webshop@silvan.dk. Efter levering af varer efter aftale med Køberen til en kunde af Køberen skal følgesedlen sendes til den butik tilhørende Køberen, som afgav ordren. SIDE 1 AF 5
I forbindelse med levering skal Leverandøren underrette Køberen 1 dag i forvejen. Hvis leveringstidspunktet ikke kan meddeles, skal Køberens kunde informeres om det senere telefonisk eller via sms. I tilfælde af forsinkelser skal Leverandøren underrette Køberens kunde telefonisk; hvis det ikke er muligt at nå Køberens kunde, skal Leverandøren underrette den butik tilhørende Køberen, der sendte ordren. På tidspunktet for afsendelsen af ordren skal Leverandøren både: sende en følgeseddel til den butik tilhørende Køberen, som afgav ordren, pr. e-mail i henhold til bedste <indsæt by>@silvan.dk. sende en EDI-faktura eller benytte det webprogram, som Køberen stiller til rådighed til bekræftelse af afsendelse. B.6. Erstatningsvarer og reservedele Leverandøren skal fortsætte med at yde vedligeholdelse og levere reservedele i et tidsrum på 36 måneder efter meddelelse om udgåede produkter. B.7. Kampagner og specialtilbud Leverandøren skal bekræfte kampagnepriser skriftligt via kampagnebekræftelsesmeddelelsen, som Køberen sender til Leverandøren. Kampagnevarer skal leveres til Centrallageret 2-3 uger før kampagnens start eller til Køberens butik 1-2 uger før kampagnens start. Kampagnevarer leveres altid gratis. B.8. Regel om undladelse af købsordrebekræftelse For at minimere omkostninger og optimere proceduren for afgivelse af købsordrer samt proceduren for bekræftelse af købsordrer er Parterne som udgangspunkt enige om, at en købsordrebekræftelse ikke er nødvendig. Dog skal Leverandøren ved særlige ordrevarer altid indsende en ordrebekræftelse til den relevante butik tilhørende Køberen via e-mail senest to arbejdsdage efter afgivelsen af ordren. B.9. Krav til bekræftelse af købsordrer Parterne er enige om, at følgende oplysninger skal stå på købsordrebekræftelsen: Leverandørens navn og adresse inkl. momsnummer, hvis relevant Køberens navn og adresse inkl. momsnummer, hvis relevant Købsordrenummer Dato Beskrivelse af bestilte varer Vare (EAN- og varenummer) Enheder (stk.) i henhold til købsordren Mængde Enhedspriser og valuta Dato og tidspunkt for levering Leveringssted SIDE 2 AF 5
Incoterm 2010 Rabat Fragt og forsikring, hvis aftalt med Køberen Samlet købspris Henvisning til Aftalen Ordrebekræftelsen skal tydeligt anføre alt, som Leverandøren har til hensigt at fakturere, med nøjagtige beløb. B.10. Krav til faktura Den fakturerede pris skal svare til den pris, der er angivet på købsordren. Alle uoverensstemmelser mellem indholdet af købsordren og Leverandørens faktura skal afklares mellem Leverandøren og Køberen, inden fakturaen sendes til Køberen. Parterne er enige om, at følgende oplysninger skal stå på fakturaen: Leverandørens navn og adresse inkl. momsnummer, hvis relevant Køberens navn og adresse inkl. momsnummer, hvis relevant Købsordrenummer Dato Beskrivelse af bestilte varer Vare (EAN- og varenummer) Enheder (stk.) i henhold til købsordren Mængde Enhedspriser og valuta Dato og tidspunkt for levering Leveringssted Incoterm 2010 Rabat Fragt og forsikring, hvis aftalt med Køberen Samlet købspris Henvisning til Aftalen B.11. M - mærkede varer Leverandøren skal underrette SILVAN om midlertidigt udsolgte varer, hos SILVAN defineret som M- mærkede produkter, på adressen udsolgt@silvan.dk med en kopi til indkøberen i Silvans indkøbsafdeling. B.12. Forældet varebeholdning Med henvisning til den Kommercielle Aftale, pkt. 7.2, er forældet varebeholdning defineret som produkter, hvoraf færre end eller svarende til 80 % af Køberens butikker har solgt en emballagestørrelse inden for 6 på hinanden følgende måneder. B.13. Åbninger, genåbninger, butiksombygninger og ændringer i sortimenter Leverandøren er forpligtet til at stille personale til rådighed for åbninger, genåbninger, butiksombygninger og ændringer i sortimenter eller at dække omkostningerne hertil. Køberen kan benytte et eksternt firma til dette og lade sidstnævnte fakturere Leverandøren efter forudgående aftale. Med hensyn til ombygning og genåbning af eksisterende butikker tilhørende Køber samt åbning af nye butikker tilhørende Køber skal Leverandøren udstille produkterne i henhold til tegninger og planogrammer, som angives af Køberen. I tilfælde af afvigelser er Leverandøren forpligtet til at udbedre fejlene for egen regning. SIDE 3 AF 5
Leverandøren er forpligtet til aktivt at deltage i varerelateret oplæring af Køberens medarbejdere. C. Leveringer til Centrallageret C.1. Modtagelsestider Alle leveringer til Køberen skal ske i overensstemmelse med følgende tidsplan: Centrallager (lokal tid) Køberen Mandag - torsdag kl. 7-14 Fredag kl. 7-13 Alle Centrallagre har lukket for levering på lokale officielle fridage. Køberen kan afvise levering, hvis det er uden for ovennævnte tidsramme. Leverandøren skal have en skriftlig aftale med Køberen, hvis levering skal finde sted på tidspunkter, der ikke er omfattet ovenfor. Alle leveringer skal varsles pr. e-mail mindst 48 timer i forvejen. Varslingen skal indeholde købsordrenummer og nummer på lastvogn eller container. Ud over ovenstående skal leveringer via søfragt varsles pr. e-mail senest 4 uger før den forventede ankomst. C.2. Fakturaer på leveringer til Centrallageret skal sendes til SILVAN DISTRIBUTIONSCENTER DAUGBJERGVEJ 15 8000 AARHUS C DANMARK C.3. Leveringsadresse på Centrallager Adresser: SILVAN C/O DKI LOGISTICS A/S EGESKOVEJ 19 8700 HORSENS DANMARK Kontaktperson: Martin Just Mortensen Tlf.: +45 7020 2408 Mobil: +45 51631550 E-mail: mju@dki-logistics.dk, silvan@dki-logistics.dk ------------------------------------- SILVAN C/O DKI LOGISTICS A/S MIMERSVEJ 5, PORT 29-37 4600 KØGE DANMARK SIDE 4 AF 5
Kontaktperson: Kim Jørgensen Mobil: +45 2023 4807 E-mail: kjo@dki-logistics.dk, silvan@dki-logistics.dk D. Leveringer til butikker D.1. Modtagelsestider Butik (lokal tid) Køberens butikker Mandag - fredag kl. 8-14 Alle Køberens butikker har lukket for levering på lokale officielle fridage. I tilfælde af at leveringen ikke er i overensstemmelse med ordren/ordrebekræftelsen, skal Køberens butik underrettes pr. e-mail, bedst på adressen <indsæt by>@silvan.dk mindst 48 timer i forvejen. Varslingen skal indeholde købsordrenummer og nummer på lastvogn eller container. D.2. Leverandørens tidsplan for levering til butikker Leverandøren er forpligtet til at udfylde Køberens Leveringsformular, bilag 2, med følgende oplysninger: a. Leverandørnummer (dvs. Køberens interne leverandørnummer, jf. pkt. 1) og Leverandørens navn. b. Antal dage fra Leverandørens modtagelse af ordren til leveringen til Køberens butik/det relevante sted. c. Angiv, på hvilke dage Leverandøren kan levere til hver enkelt butik/det enkelte sted. Desuden skal følgende bemærkes: I forbindelse med officielle fridage og andre dage, hvor Køberen ikke behøver levering, f.eks. under lageropgørelse, vil Køberen gøre brug af den næst følgende mulige leveringsdag. Ændringer i den almindelige levering skal godkendes af Køberens logistikafdeling og varsles af Leverandøren, senest en måned før ændringen træder i kraft. Hvis Leverandøren ikke melder tilbage, vil Køberen fastlægge leveringsdatoer og ordrebehandlingsdage, som er tre arbejdsdage fra den dato, hvor ordren modtages af Leverandøren. SIDE 5 AF 5
Bilag 1 Pakliste
Bilag 2 Leveringsformular Leverandør-nr. og -navn: Leveringstid Leveringstid er defineret som antal arbejdsdage fra modtagelse af ordren til levering i butik. Hvis man f.eks. modtager en ordre om mandagen og leverer den torsdag, er leveringstiden 3 arbejdsdage. Hvis de forskellige butikker eller grupper af butikker, f.eks. regioner, har forskellige antal dage, skal nedenstående tabel benyttes. Fast leveringsdag Brug kun nedenstående tabel, hvis hver butik har en fast leveringsdag, eller hvis hver butik har sin egen leveringstid. Bemærk, at vores almindelige kunder vil opleve et lavere serviceniveau, hvis leveringsdagen er fast, da SILVAN ikke er i stand til at reagere hurtigt på små ændringer i markedsadfærden. Butiksnumme r Postnumme r By 137 9000 Ålborg 177 9900 Frederikshavn 187 8500 Grenå 197 8920 Randers 257 8000 Århus 277 8700 Horsens 287 8200 Skejby 297 8600 Silkeborg 347 7100 Vejle 377 6715 Esbjerg 397 7000 Fredericia 447 5000 Odense V 467 5800 Nyborg 487 5700 Svendborg 497 4200 Slagelse 557 3400 Hillerød 577 2500 Valby 587 2600 Glostrup 591 6400 Sønderborg 593 4300 Holbæk 594 2630 Taastrup (City 2) 595 5230 Odense SØ 596 3000 Helsingør 637 1560 Fisketorvet 638 2770 Tårnby 640 8800 Viborg 647 2400 Nørrebro 662 2720 Vanløse 665 2670 Greve 666 6000 Kolding 667 3460 Birkerød 737 4800 Nykøbing F. 757 4930 Maribo 787 2750 Ballerup 807 2860 Gladsaxe 817 4000 Roskilde 877 3600 Frederikssund 357 6760 Ribe 527 3230 Græsted 547 4500 Nykøbing Sj. Fast leveringsdag Leveringsti d Man Tirs Ons Tors Fre Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte SILVANs logistikafdeling på adressen logistik@silvan.dk