EKSTERN PERSONDATAPOLITIK DANISH MUSLIM AID Gældende fra 25. maj 2018 1 Generelt Nærværende persndataplitik er gældende fr samtlige af de plysninger, sm du giver til s, g/eller sm vi indsamler m dig, enten sm led i et medlems-/bidragsyder- eller frivilligfrhld eller sm bruger af vres tjenester, herunder ved færden på vres hjemmeside. Plitikken angiver hvrdan Danish Muslim Aid (herefter DM-Aid ) behandler dine persnplysninger g redegør fr de rettigheder, du har, når vi behandler dine persnplysninger. Du bør læse denne plitik g henvende dig til s, såfremt der er plysninger i plitikken, sm du ikke kan acceptere. Du kan til enhver tid kunne finde den gældende versin af persndataplitikken på dmaid.dk. 1.1 Lvgivning Den verrdnede retlige ramme fr vres behandling af persnplysninger er EU s Persndatafrrdning (2016/679 af 27. april 2016 m beskyttelse af fysiske persner i frbindelse med Behandling af persnplysninger g m fri udveksling af sådanne plysninger g m phævelse af direktiv 95/46/EF (generel frrdning m databeskyttelse)) g den danske databeskyttelseslv nr. 502 af 23. maj 2018. Ydermere er DM-Aid frpligtet af anden lvgivning i frhld til behandling af persnplysninger, sm f.eks. bgførings- g sundhedslven. Persndatafrrdningen phæver altså ikke de pligter g rettigheder sm DM-Aid har ifølge anden lvgivning. 2 Dataansvarlig Den dataansvarlige fr behandling af dine persnplysninger er: Danish Muslim Aid Blågårdsgade 51 2200 København N +45 3536 0833 1
E-mail: mail@dmaid.dk CVR: 29874263 Alle spørgsmål vedrørende nærværende plitik, behandlingen af dine plysninger samt mistanke m manglende verhldelse skal i første mgang rettes til vres kntr på venstående adresse. 3 Frmål med behandlingen af dine persnplysninger Afhængigt af m du er medlem, bidragyder, jbansøger eller frivillig hs s, eller måske blt bruger af vres hjemmeside, er vi frpligtede til at behandle dine persnplysninger i et sådant mfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, g at vi dels kan leve p til de frpligtelser, vi har sm velgørenhedsrganisatin. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag g/eller når vi skal administrere dine eventuelle abnnementer eller medlemskaber hs s. Hver gang vi indsamler persnplysninger m dig, rienterer vi m frmålet med behandlingen af dine persnplysninger. 4 Persnplysninger vi behandler m dig 4.1 Oplysninger indsamler vi direkte fra dig Alt efter m du er medlem, bidragsyder eller jbansøger hs s, indsamler vi følgende almindelige persnplysninger fra dig: navn, adresse, pstnummer, by, mbilnummer, e-mailadresse, registrerings- g kntnummer fr faste bidragydere g medlemmer. Idet vi er fradragsberettiget indsamler vi gså plysninger m dit CPR-nr. så du kan få fradrag fr dit bidrag hs SKAT. 4.2 Følsmme persnplysninger Vi indsamler sm udgangspunkt ingen følsmme plysninger m dig, men i de tilfælde, hvr vi har brug fr det, eksempelvis i frbindelse med en ansættelse, kan vi spørge til plysninger m fagfreningsfrhld til brug fr lønfrhandling. 4.3 Oplysninger vi indsamler fra andre m dig I ngle tilfælde er det nødvendig fr s at indsamle persnplysninger m dig fra andre. Det kan eksempelvis være persnplysninger fra tidligere arbejdsgivere, eksempelvis ved referencetagning i frbindelse med rekruttering. 2
5 Ckies På vres hjemmeside gøres der brug af ckies til at styre lgin samt til at indsamle webstatistik. En ckie er en mindre tekstfil, der sendes fra vres server til din brwser g lagres på din cmputers harddisk eller din mbile enhed. Ckies er ensbetydende med, at du mere effektivt g nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke infrmatin m brugeradfærd, sm indsamles via ckies på en måde, der kan frbinde brugeradfærden med bestemte persner. Du kan indstille din brwser til at infrmere dig, når du mdtager en ckie således, at du altid har mulighed fr at tage stilling til, m du vil acceptere den. Du kan gså vælge helt at slå funktinen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dg ikke fungere ptimalt. Ckierne indehlder ikke persnplysninger såsm plysninger m din e-mailadresse, dine medlemsplysninger eller andre persnlige plysninger udver, hvad der fremgår af denne plitik. Du kan læse vres ckieplitik på vres hjemmeside. 6 Behandling af dine persnplysninger Vi bruger dine persnplysninger til flere frskellige frmål alt efter, m du er medlem, bidragyder, frivillig eller jbansøger hs s, eller m du blt er bruger af vres hjemmeside. 6.1 Bruger af hjemmeside 6.1.1 Frmål med indsamlingen af dine persnplysninger Vi leverer en række ydelser til dig sm bruger på vres websider, herunder tilmelding til events, mulighed fr at søge et jb g at tilmelde dig sm frivillig. Når du bruger vres hjemmeside psamles en række data, hvis du accepterer at vi må indsamle ckies, se nærmere i afsnit 5. 6.1.2 Hvilke persnplysninger behandler vi? Sm besøgende på DM-Aid s hjemmeside behandler vi dit navn, kntaktplysninger, samt knt g registreringsnummer når relevant. Dine persnplysninger bliver behandlet alt efter m du yder bidrag, vælger at blive medlem eller gerne vil være frivillig hs s. Der henvises derfr til de respektive afsnit herm. 3
6.1.3 Hvrfr har vi lv til at behandle dine persnplysninger? Frdi behandlingen af dine plysninger er nødvendig fr, at vi kan levere de rette tjenester fr brugerne, pfylde vres aftaler med brugerne g håndtere frespørgsler g lignende frud fr eventuel indgåelse af aftaler med DM-Aid. Der hvr det er relevant beder vi m dit samtykke inden behandlingen. 6.1.4 Hvr længe pbevarer vi dine persnplysninger? Har du givet dit samtykke til DM-Aid, så pbevarer vi dine persnplysninger i den tid, du er tilknyttet DM- Aid. 6.2 Bidragsyder Vi anvender begrebet bidragsyder m dig, sm giver et bidrag, er spnsr eller erhvervspartner. 6.2.1 Frmål med indsamlingen af dine persnplysninger Vi behandler dine persnplysninger fr at kunne administrere dine indbetalinger, sende dig nødvendig infrmatin m dine bidrag g indberette dine bidrag til SKAT. 6.2.2 Hvilke persnplysninger behandler vi? Fr alle gælder, at vi behandler dit navn g kntaktplysninger, g hvr det er relevant, gså din titel. Fr persner, der giver et bidrag, behandler vi ydermere knt g registreringsnummer, samt dit CPR-nr., så vi kan indberette dit bidrag til SKAT, så du kan få fradrag, sm er tilknyttet vres betalingsmdul på hjemmesiden. Fr virksmheder behandler vi ydermere knt g registreringsnummer samt CVR-nummer, hvis du har valgt at vi skal indberette til SKAT. 6.2.3 Hvrfr har vi lv til at behandle dine persnplysninger? Det er DM-Aid s legitime interesse at gemme plysninger på de persner sm giver et bidrag. Vi er desuden frpligtet af bgføringslven til at gemme plysninger m bidragsydere i fem år plus indeværende år. Behandlingen af dine plysninger er nødvendig fr, at vi kan administrere alle bidrag. Det er desuden DM- Aid s legitime interesse at registrere kntaktpersner til virksmheder, hvr vi vil søge m bidrag til DM-Aid eller indgå et samarbejde. 4
6.2.4 Hvr længe pbevarer vi dine persnplysninger? Er du bidragsyder hs DM-Aid, vil vi pbevare dine persnplysninger i den tid, du er tilknyttet DM-Aid, g 5 år plus indeværende år fra dit sidste bidrag i henhld til bgføringslven. Bidragsydere registreres i en database i DM-Aid. Persnplysninger på kntaktpersner til virksmheder gemmes så længe det er relevant. Har du indgået en betalingsaftale, så kræver betalingstjenestelven, at DM-Aid skal kunne dkumentere, at der er indgået en aftale p til 13 måneder efter aftalefrhldets er phørt. 6.3 Jbansøger 6.3.1 Frmål med indsamlingen af dine persnplysninger Søger du jb hs DM-Aid, anvender vi dine persnplysninger til at: kmmunikere med dig sm ansøger dele infrmatin med medlemmer af ansættelsesudvalget vurdere dine kmpetencer, kvalifikatiner g erfaringer tage referencer, hvr du har givet kntaktplysninger g tilladelse. 6.3.2 Hvilke persnplysninger behandler vi? Vi behandler dit navn g kntaktplysninger, samt de plysninger du vælger at dele med DM-Aid i dit CV g ansøgning. 6.3.3 Hvrfr har vi lv til at behandle dine persndata? Når du søger et jb i DM-Aid giver du samtidig samtykke til, at vi må behandle dine persnplysninger. 6.3.4 Hvr længe pbevarer vi dine persnplysninger? Dine plysninger registreres i vres HR-mappe på Sharepint g kan kun tilgås af medarbejdere g bestyrelsen, hvrfra gså ansættelsesudvalget sammensættes. Dine data slettes efter 6 måneder medmindre du har givet samtykke til, at vi må gemme dem i længere tid. 6.4 Medlem 6.4.1 Frmål med indsamlingen af persnplysninger Er du medlem hs DM-Aid eller ptentielt medlem, anvender vi dine persnplysninger til at: 5
kunne administrere dit medlemsfrhld kntakte dig m medlemskab kunne sende dig nødvendig infrmatin m dit medlemskab give dig stemmeret ved din DM-Aid-afdelings generalfrsamling kunne sende dig markedsføringsmateriale. 6.4.2 Hvilke persnplysninger behandler vi? Navn g kntaktplysninger. 6.4.3 Hvrfr har vi lv til at behandle dine persnplysninger? Når du indgår en aftale m medlemskab, er det DM-Aid legitime interesse at registrere dit medlemskab, så vi kan administrere dit medlemsfrhld g sikre, at du kan benytte din stemmeret ved din DM-Aidafdelings generalfrsamling. DM-Aid har sm velgørenhedsrganisatin lv til at henvende sig til persner med det frmål at indgå aftale m medlemskab af rganisatinen i henhld til markedsføringslven. 6.4.4 Hvr længe pbevarer vi dine persnplysninger? Vi gemmer dine data i 5 år plus indeværende år efter du har meldt dig ud af DM-Aid. Det gør vi frdi det er et krav i bgføringslven. Vi registrerer dine data i en database tilknyttet vres betalingsmdul på hjemmesiden. 6.5 Frivillig g deltager i events Er du frivillig hs DM-Aid eller ptentiel frivillig, anvender vi dine persnplysninger til at: kunne administrere din tilknytning til vres rganisatin kunne sende infrmatin g eventuelt materiale til dig i frbindelse med aktiviteter. 6.5.1 Frmål med indsamlingen af persnplysninger Vi anvender dine plysninger til at pfylde den pgave, du har henvendt dig til DM-Aid mkring. 6.5.2 Hvilke persnplysninger behandler vi? Når du deltager i vres aktiviteter, har vi typisk brug fr dit navn g kntaktplysninger, så vi kan krdinere g kmmunikere med dig m aktiviteten. 6
Deltager du i aktiviteter, sm vi samarbejder med kmmunen eller andre ffentlige instanser m, kan vi få brug fr en sikker identifikatin af dig. I sådanne tilfælde vil vi bede m dit CPR-nr. til identifikatin. Vi indhenter altid plysningerne gennem dig, så du ikke er i tvivl m, hvilke plysninger vi har på dig. 6.5.3 Hvrfr har vi lv til at behandle dine persnplysninger? Der er DM-Aid s legitime interesse at behandle de plysninger sm er nødvendige fr at kunne gennemføre den pågældende aktivitet. Hvis vi ikke har dit navn eller dine kntaktplysninger, kan vi ikke kmmunikere eller krdinere med dig m din deltagelse i aktiviteten. Indsamlingen af data kan desuden være styret af kntrakt- eller lvmæssige krav, f.eks. krav til dkumentatin m deltagelse i aktiviteten. 6.5.4 Hvr længe pbevarer vi dine persnplysninger? Dine plysninger vil blive pbevaret i en mappe på Sharepint, sm kan tilgås af alle registrerede frivillige g den, der leder den aktivitet, du deltager i. Når aktiviteten afsluttes eller du meddeler DM-Aid, at du ikke længere ønsker at være en del af aktiviteten, sletter vi dine plysninger efterfølgende. Er du frivillig hs DM-Aid, vil vi pbevare dine persnplysninger i den tid, du er tilknyttet DM-Aid. 7 Deling af dine Persndata I frhld til udvalgte behandlinger af persndata, kan det være nødvendigt at dele dine persndata med leverandører, samarbejdspartnere g myndigheder. Det kan fr eksempel være leverandører sm hster vres IT-løsninger eller bistår DM-Aid med vres IT-drift. Desuden deler vi dine plysninger i det mfang, vi er frpligtede hertil, sm følge af krav m indrapprtering til ffentlige myndigheder sm eksempelvis SKAT. 8 Dine rettigheder Når vi behandler dine persnplysninger, er der en række rettigheder du kan gøre brug af. Disse er gennemgået nedenfr. Ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, bedes du skrive til DM- Aid på mail@dmaid.dk. Vi vil besvare din henvendelse så hurtigt sm muligt. 7
Såfremt du er frpligtet til at give plysninger m dig selv til DM-Aid, så vil det fremgå dér, hvr vi indsamler plysningerne. Hvis du ikke vil afgive de persnplysninger, sm vi beder m, så kan det have den knsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, sm du efterspørger, gennemføre dine rdrer, prette dig sm bidragsyder, etc. 8.1 Oversigt ver rettigheder 8.1.1 Indsigt Du har ret til at få indsigt i de persnplysninger, sm vi behandler m dig, samt få at vide, med hvilket frmål de er indsamlet. 8.1.2 Berigtigelse, sletning g begrænsning af behandling Du har ret til at anmde m krrektin, supplerende behandling, sletning eller blkering af de persnplysninger, vi behandler m dig. Du har under særlige mstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine persnlige plysninger. 8.1.3 Dataprtabilitet Du har ret til at mdtage dine persnplysninger (kun plysninger vedrørende dig selv, sm du selv har givet DM-Aid) i et læsbart frmat. 8.1.4 Indsigelsesret Du har ret til at bede DM-Aid m ikke at behandle dine persnlige plysninger i de tilfælde, hvr behandlingen er baseret på DM-Aid' legitime interesse. 8.1.5 Tilbagekaldelse af dit samtykke Har du givet samtykke til, at vi må behandle udvalgte persnplysninger m dig, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage, i frhld til de data samtykket mfatter. Det, at du trækker dit samtykke tilbage, påvirker ikke lvligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at mdtage salgsfremmende plysninger g tilbud i almindelighed, herunder med almindelig pst, e-mail, telefnisk eller via andre elektrniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til mail@dmaid.dk. 8
8.2 Begrænsninger i rettighederne Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af vennævnte rettigheder. Det er derfr ikke sikkert, at du fr eksempel har ret til dataprtabilitet i det knkrete tilfælde - det afhænger af de særlige mstændigheder fr den pågældende behandlingsaktivitet. I visse tilfælde er vi gså retligt frpligtet til at behandle persnplysninger m dig. Det kan fr eksempel være til brug fr dkumentatin af transaktinsspr g lignende i medfør af reglerne i bgføringslven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i 5 år fra afslutningen af det regnskabsår, sm regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i frbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag fr dit bidrag til DM-Aid. Derfr kan der være tilfælde, hvr vi ikke vil kunne imødekmme dit ønske m eksempelvis at blive slettet. Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder, er vi frpligtet til at bede dig m at identificere dig selv, fr eksempel ved at bede m at se et id-krt med billede. Ønsker du ikke fremadrettet at blive kntaktet af DM-Aid i markedsføringsøjemed, skal du give samtykke til, at vi registrerer dig. Det er den eneste måde vi kan sikre, at vi ikke kntakter dig igen. 9 Behandlingssikkerhed I DM-Aid pdaterer vi løbende vres interne regler g prcedurer fr prethldelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvr vi indsamler persnplysninger frem til sletning, ligesm vi kun verlader vres behandling af persnplysninger til databehandlere, sm prethlder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau, g sm vi har indgået en databehandleraftale med. 10 Klage til tilsynsmyndighed Hvis du er utilfreds med vres behandling af dine persnplysninger, kan du klage til: Datatilsynet Brgergade 28, 5. sal 1300 København K. 3319 3200 dt@datatilsynet.dk 9
Du kan læse mere m klageadgang her: www.datatilsynet.dk 11 Opdatering af denne plitik DM-Aid er frpligtet til at verhlde de grundlæggende principper m beskyttelse af persndata. Vi gennemgår derfr regelmæssigt denne plitik fr at hlde den pdateret g i verensstemmelse med gældende lvgivning. Du kan til enhver tid kunne finde den gældende versin af persndataplitikken på dmaid.dk. 10
Ord g begreber Fr at frstå persndatafrrdningen er en række begreber centrale: Persnplysning: Persndatafrrdningen beskytter plysninger m en fysisk persn, der er identificeret eller identificerbar. Når en plysning kan knyttes til en fysisk persn, er det en persnplysning. Det gælder gså selvm kblingen kun kan ske ved hjælp af plysninger fra andre kilder g selv m disse kilder er utilgængelige fr jeres virksmhed, f.eks. navnet på indehaveren af en pc med en bestemt IP-adresse (sm i udgangspunktet kun er tilgængeligt fr teleselskabet). Persnplysninger er f.eks. navn, e-mail adresse, CPR-nr., kundenummer, helbredsplysninger, fingeraftryk, fagfreningsmedlemsskab, prtrætft, civilstatus, ip-adresse, lkatinsdata, medarbejderevalueringer, frbrugshistrik g prduktkøb. Alle fysiske persner er beskyttet af reglerne i persndatafrrdningen. Fysiske persner kan f.eks. være medarbejdere, privatkunder, passagerer, patienter, frsøgspersner, jurnalister, plitiske frbindelser, bestyrelsesmedlemmer, en leverandørs medarbejdere g besøgende på hjemmesiden. Dataansvarlig Den dataansvarlige er den virksmhed, der verrdnet bestemmer, hvilke persnplysninger der skal behandles, hvrfr de behandles g hvrdan. Virksmhedens frpligtelser efter persndatafrrdningen afhænger af, m den er dataansvarlig eller databehandler. Databehandler Den dataansvarlige kan antage en databehandler til at indsamle eller behandle persnplysninger på sine vegne. F.eks. vil en hsting-leverandør, en cludleverandør g en ekstern lønadministratin fte være databehandlere. Behandling Begrebet mfatter grft sagt enhver håndtering af en persnplysning, f.eks. indsamling af plysninger, samkøring, videregivelse, pbevaring, ændring g sletning. Persndatafrrdningen mfatter en hver autmatisk (digital) behandling, men gså manuel behandling er mfattet af persndatafrrdningen, hvis persnplysningerne er eller vil blive indehldt i et register. 11