Information og vejledning til ansøgere

Information og vejledning til ansøgere Postdocstipendier i almen medicinsk forskning Dette dokument indeholder vigtig information og vejledning til at hjælpe dig med at udfylde din ansøgning korrekt. Du kan med fordel printe disse sider ud og have dem ved siden af dig, når du udfylder det elektroniske ansøgningsskema. Dette dokument indeholder: 1) Generel information til ansøger. 2) Information om Novo Nordisk Fondens (NNF) elektroniske ansøgningssystem. 3) Vejledning i at udfylde en ansøgning. 1) Generel information til ansøger Regnskab, publikationer og afrapportering Bevillingen gives til det i ansøgningen angivne formål og medmindre andet er anført, er bevillingsbeløbet fastsat på baggrund af det i ansøgningen oplyste budget. Når projektet er afsluttet, skal eventuelt ikke anvendte midler returneres til NNF. Ved omtale af projektet anføres at det er støttet af Novo Nordisk Fonden (engelsk betegnelse The Novo Nordisk Foundation). Dette gælder også alle publikationer, der udgår fra projekter som helt eller delvist er blevet støttet af NNF. Aktiviteter og resultater som følger af en bevilling, skal rapporteres til NNF ifølge NNF s afrapporteringsprocedurer (som angivet i bevillingsskrivelsen). Støtte fra anden side Ved modtagelse af støtte fra anden side til samme formål skal du straks give NNF s sekretariat besked med angivelse af beløbets størrelse. Støtte som allerede er modtaget fra anden side, til samme formål, skal angives i ansøgningen. Betingelser og vilkår for bevilling Det forudsættes, at anvendelse af bevilgede beløb overholder alle gældende love, regler og standarder for forsøg der involverer mennesker og dyr, for håndtering af følsomme data, samt følger NNF s standarder for god forskningspraksis. Enhver bevilling gives til det i bevillingsskrivelsen anførte formål, og bevillingsbeløbet er - medmindre andet er meddelt - fastsat på grundlag af det i ansøgningen anførte budget. Såfremt projektets formål ønskes ændret, eller bevillingsbeløbet ønskes anvendt på en måde som væsentligt adskiller sig fra det i ansøgningen angivne budget, skal fondens godkendelse heraf indhentes forudgående. NNF eller ansatte i Novo Gruppens selskaber har ingen rettigheder til ejerskab af de forskningsresultater, som er fremkommet af forskning støttet af NNF. Forskningsresultater (IP-rettigheder) som er fremkommet af forskning støttet af en bevilling fra NNF, er underlagt den samme IP-politik, som den institution hvor forskningen er blevet udført. Hjørnestenene for NNF s uddelinger kan findes på http://www.novonordiskfonden.dk/da/content/hj%c3%b8rnestene 2) Information om NNF s elektroniske ansøgningssystem Vigtigt NNF s ansøgningssystem understøtter IKKE Google Chrome. Det anbefales, at ansøger benytter en af følgende browsere: MS Internet Explorer - download: www.microsoft.com Mozilla Firefox download: www.mozilla.com Novo Nordisk Fonden Tuborg Havnevej 19 DK 2900 Hellerup Telefon: +45 3527 6600 Fax: +45 3527 6601 www.novonordiskfonden.dk

Det er nødvendigt at deaktivere pop-up blokering og for Internet Explorer at aktivere compatibility view ved brug af ansøgningssystemet. Generelle retningslinjer Udfyldelse af felter Alle felter i ansøgningen skal være udfyldt i overensstemmelse med denne vejledning samt instruktionerne anført i det elektroniske ansøgningssystem. Forkortelser skal skrives fuldt ud ved første anvendelse. Det maksimale karakteranslag må ikke overskrides. Antal karakteranslag inkluderer mellemrum, men ikke linjeskift. Indsendelse af ansøgning Ansøgningen skal i sin helhed sendes elektronisk via NNF s elektroniske ansøgningssystem. Der kan ikke fremsendes materiale som e-mail eller brev. Send IKKE manuskripter, særtryk eller abstracts. Materiale indsendt udenfor ansøgningssystemet vil ikke indgå i bedømmelsen og vil ikke blive returneret. Det er ikke muligt at ændre i ansøgningen efter ansøgningsfristen. Når ansøgningen er indsendt, vil ansøgeren modtage en kvittering på den e-mailadresse, som er anført i ansøgningen. Hvis du (ansøger) IKKE modtager en kvittering for modtagelsen, bør du kontakte NNF hurtigst muligt på e-mail adressen nnfond@novo.dk eller på telefon 3527 6600. Fortrolighed Alle ansøgere og ansøgningsinformationer vil blive behandlet fortroligt. Oprettelse af ny bruger Det elektroniske ansøgningssystem kan tilgås via linket på NNF s hjemmeside. Linket fører til log ind-siden, hvor linket til oprettelse af ny bruger findes (under log ind for eksisterende bruger). Ny bruger oprettes ved at trykke Ny bruger? / New user?. For an kunne oprette en ansøgning, er det nødvendigt at være oprettet som bruger. Det er kun muligt at registrere én bruger per ansøgning. Denne bruger skal være hovedansøgeren. Vejledning til oprettelse af ny bruger: Brugernavn skal oprettes med fødselsdato efterfulgt af de to første bogstaver i dit fornavn efterfulgt af de to første bogstaver i dit efternavn (DDMMÅÅ-XXXX) f.eks. (050672-toha). Din e-mail vil blive brugt til al kommunikation. Anfør sprogpræference her. Det valgte password skal bestå af mindst 8 karakterer, og skal indeholde både bogstaver og tal. Efter oprettelse af password skal du trykke Fortsæt og du vil komme videre til ansøgningstrin Personlige oplysninger. Felterne med (*) er obligatoriske og skal udfyldes før du trykker OK. De indtastede personlige oplysninger vil blive overført til ansøgningen, når den oprettes. Nye brugere bedes oplyse personlige og arbejdsrelaterede oplysninger med henblik på, at NNF entydigt kan identificere og kontakte en ansøger. Personlige oplysninger ORCID (Open Researcher and Contributor ID) er et åbent, almennyttigt initiativ med det formål at registrere og sammenkoble forskningsaktiviteter og resultater. Ansøgeren skal tilmelde sig ORCID (http://orcid.org/), og indføre medlems-id et i det tilsvarende felt. ORCID er en unik identifikator hvormed en forsker kan associere navne-variationer og forskningsresultater, således at disse kan sammenkobles nøjagtigt og pålideligt. NNF anvender data fra ORCID til at sikre at bevillingsmodtageren krediteres passende for udført arbejde, til fordel for såvel ansøgeren som for værtsinstitutionen. Institutions oplysninger Denne del refererer til ansøgers nuværende ansættelse. Institution / Universitet feltet indeholder en menu med forskningsinstitutioner i de Nordiske lande. Side 2 af 6

Du vil modtage en e-mail som bekræftelse på din brugeroprettelse. Fonden skal kontaktes, hvis det ønskes at ændre navn eller e-mail adresse. Oprettelse og udfærdigelse af en ansøgning Når du har modtaget en e-mail, der bekræfter din oprettelse som ny bruger, opretter du en ansøgning ved at trykke på Opret ansøgning -ikonet på startsiden, under Mine arbejdsopgaver. Dette ikon skal kun benyttes én gang ved oprettelse af en ansøgning. Ansøgningen gemmes herved i ansøgningssystemet hvor den kan tilgås indtil den færdige ansøgning indsendes. Det er nødvendigt løbende at gemme ansøgningen, mens du arbejder på den. Gem - funktionen findes nederst på siden af hvert ansøgningstrin. Ved siden af Gem -knappen findes Fortsæt og Tilbage -knapperne, som bruges til at navigere mellem de forskellige ansøgningstrin. Når du trykker Fortsæt, kontrollerer systemet at alle nødvendige felter er udfyldt og gemt. Det er nødvendigt at skrive noget i alle felter, før der kan trykkes Fortsæt. For at forhindre tab af data, er det vigtigt at trykke Gem inden at ansøgningssystemet forlades, eller at menu en til venstre anvendes. Der logges ud af systemet ved at lukke ansøgnings-vinduet. Ansøgningen findes nu under Mine arbejdsopgaver på startsiden. Når du vil arbejde videre på ansøgningen, vil den åbne på det ansøgningstrin, du forlod sidst. Hvis Opret ansøgning -ikonet anvendes mere end én gang, vil flere ansøgninger blive oprettet. I dette tilfælde, skal ansøgeren udvælge én, som udfærdiges og indsendes. Det er ikke muligt at slette oprettede ansøgninger disse bliver automatisk slettet af systemet efter ansøgningsfristens udløb. For at ansøgningen kan indsendes, skal alle obligatoriske felter være udfyldt. Vejledning til indsendelse af den færdige ansøgning findes under Trin 7. Indsendte ansøgninger kan tilgås under Ansøger menuen i venstre side. Tekst Kopieret tekst fra word-filer indsættes i tekstfelter ved hjælp af copy-paste (brug CTRL+C / CTRL+V). Det er vigtigt at tjekke, at formatering, specialtegn og symboler er korrekte, da dette kan gå tabt i kopieringen. Ansøger kan benytte de tilgængelige formateringsfunktioner i værktøjslinjen over hvert tekstfelt. Specialtegn findes under funktionen markeret med det græske bogstav Omega (Ω). Unicode-formatterede tegn og symboler bliver ikke konverteret eller tabt ved kopiering. Det er muligt at græske bogstaver genereret som symbol ikke forbliver symboler ved kopiering. Ansøger er selv ansvarlig for, at teksten er læsbar. Billeder Figurer/tabeller/illustrationer o.lign., betragtes som billeder. Ansøgningen kan indeholde op til 4 billeder, som skal være i jpg eller jpeg-format. Detaljer for upload af billeder er givet under ansøgningstrin 4, nedenfor. 3) Vejledning i at udfylde en ansøgning trin for trin Det elektroniske ansøgningssystem består af syv trin. Trin 1 hvor støtteområde vælges og ansøgning oprettes Trin 2-6 omfatter selve ansøgningens fem trin Trin 7 bruges til at gennemse ansøgningen, til at generere ansøgningen i pdf-format, og til at indsende den færdige ansøgnings-pdf til NNF. Bemærkninger Nogle tekstfelter angivet her, er ikke tilgængelige eller nødvendige for alle typer ansøgninger. Side 3 af 6

Hjælpetekster over hvert tekstfelt uddyber betingelser for det givne felt (i tilfælde hvor der er uoverensstemmelse mellem hjælpeteksten og denne vejledning, skal hjælpeteksten anses for korrekt). Det maksimale og anvendte antal karakterer er vist under hvert tekstfelt. Trin 1 Vælg støtteområde Vælg det ønskede støtteområde fra drop-down menuen. Vælg derefter sprog ud fra kriterierne i opslaget. Bemærk at sproget i ansøgningssystemet ændres tilsvarende. For at fortsætte og færdiggøre en ansøgning, er det nødvendigt at læse og acceptere NNF s standarder for god forskningspraksis. Disse findes både på fondens hjemmeside samt via link på ansøgningstrin 1. Trin 2 Personlige oplysninger Vigtigt Det er ikke muligt at ændre navn eller e-mail adresse i ansøgningen. Hvis det ønskes at ændre disse, er det nødvendigt at kontakte fondens sekretariat. Al anden information kan ændres, enten i ansøgningen eller i Personlige oplysninger øverst på siden. Hvis du ønsker at ændre dine brugeroplysninger, tryk Personlige oplysninger øverst til venstre på siden. Udfyld felter som nødvendigt og ønsket, og tryk OK. Det er derefter nødvendigt at starte en ny ansøgning på Startsiden, for at disse ændringer bliver registreret i ansøgningen. Personlige oplysninger ORCID: se venligst informationen i sektion 3, ovenfor. CPR nummer (Det Centrale Personregister) - Information vedrørende brug og fortrolighed: For at kunne behandle din ansøgning registrerer og behandler Novo Nordisk Fonden visse personoplysninger om dig, herunder dit CPR-nummer. Formålet med indsamling af CPR-nummer er, at kunne indhente anonymiserede oplysninger fra Danmarks Statistik i forbindelse med analysearbejde på fondens bevillinger. Ved indtastning af CPR-nummer og aflevering af ansøgning, bekræfter du, at have læst herværende tekst og giver ligeledes samtykke til, at dine personoplysninger må indsamles og behandles, som beskrevet. I forbindelse med Novo Nordisk Fondens behandling af dine personoplysninger har du: 1) Ret til at bede om indsigt i de oplysninger, der behandles om dig. 2) Ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger behandles. 3) Ret til at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger der er urigtige, vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lovgivningen. Novo Nordisk Fonden, Tuborg Havnevej 19, 2900 Hellerup, er dataansvarlig og databehandler. Ansøgers CV Anfør kort dit CV. (max. 4.000 karakterer) Resume af egen forskning Udfyld en sammenfatning af dine egne forskningsresultater inden for denne ansøgnings aktuelle område. (max. 2.000 karakterer) Publikationer Komplet reference for dine vigtigste, nylige publikationer (op til 10). (max. 4.000 karakterer) Supplerende personlige oplysninger Kan anvendes, såfremt der er særlige omstændigheder ved din ansøgning eller din situation, som bør medtages i vurderingen. (max. 2.000 karakterer) Side 4 af 6

Trin 3 Kort projektbeskrivelse Projektoplysninger Indtast projekt-start og -slut datoer. Projektet skal være påbegyndt senest et år efter modtagelse af en bevilling, med mindre andet er angivet i opslaget. Indtast projekttitel. Angiv hvor projektet forventes at finde sted. Kort projektbeskrivelse Angiv en kort, videnskabelig og koncis beskrivelse af projektet. (max. 2000 karakterer) Kategorivalg Der skal vælges mindst en kategori, der kategoriserer projektets mest relevante forskningstype, forskningsmetode og op til 3 forskningsområder. Forskningsområder vælges ved at benytte Tilføj - knappen, og der kan vælges op til 3. Trin 4 Projektbeskrivelse, inkl. billeder Projektbeskrivelse Beskriv projektet i detaljer inkl. målsætning, baggrund, metoder, medansøgere, andre partnere og projektets betydning. (antal karakterer i dette tekstfelt afhænger af det specifikke opslag) Figurer, tabeller og diagrammer m.v. (billeder) kan uploades under tekstfeltet. Medtag venligst kun billeder som er relevante for vurderingen af din ansøgning. Upload filer Der kan uploades op til 4 billeder, som skal være i jpg eller jpeg format. Inkluder billedtekster i billederne. Angiv billednummer i filnavnet. Filnavnet må indeholde bogstaverne a-z, og ikke æ, ø eller å, mellemrum eller tal. Hver billed-fil må ikke være større end 1,5 MB. For at uploade billeder 1. Tryk på Upload i højre side. 2. For hvert billede, tryk Browse, og find filen på din computer. 3. Tryk OK for at uploade filen. Dette kan tage et par minutter, hvis du har en langsom internetforbindelse. 4. Når billedet er uploadet, kan du se det på siden. Klik "Gem" for at gemme alle ændringer. Trin 5 Litteraturreferencer til projektbeskrivelsen Angiv referencer for den litteratur, der er citeret i projektbeskrivelsen. (max. 4.000 karakterer) Trin 6 Budget Her indtastes det forventede budget for projektet, inklusive de ansøgte beløb fra Novo Nordisk Fonden, samt hvad der haves og søges fra andet sted. Det totale budget for hvert år kan ses i sidste linje af hvert års budgetskema. Det totale budget for alle år kan ses under budgetskemaet. Vigtig information til budgettet: Alle beløb skal anføres i danske kroner (DKK) hele beløb, uden decimaler eller mellemrum. Når en budgetpost vælges, skal også anføres detaljer samt et ansøgt beløb. Hvis du har foretaget en omregning fra anden valuta til DKK, skal kursen for denne omregning anføres. Side 5 af 6

Opret budgetposter ved at klikke + i venstre side af budgetskemaet. Angiv en budgetpost ved at vælge en værdi i dropdown -menuen Post. Specificer budgetposten i feltet Detaljer. Angiv det ansøgte beløb i højre side af budgetskemaet. VIGTIGT: Tryk Gem for hver enkelt budgetpost du opretter. Supplerende oplysninger til budgettet Anvendes, hvis der er særlige forhold knyttet til budgettet, som har betydning for vurderingen af din ansøgning. (max. 4.000 karakterer) Modtaget støtte fra Novo Nordisk Fonden til dette eller lignende projekter de sidste 3 år. Hvis du har modtaget støtte fra NNF de sidste 3 år, skal det anføres i dette felt. (max. 2.000 karakterer) Statusrapport Såfremt du søger om midler til et relateret, igangværende projekt, som allerede støttes af fonden, skal denne rubrik udfyldes, således at progressionen i projektet kan ses. Angiv ansøgningsnummer og anden relevant information. Hvis du undlader at udfylde feltet, vil ansøgningen blive afvist. (max. 2.000 karakterer) Godkend og gennemse ansøgning Ved at klikke Ja i boksen nederst på siden, bekræfter du at al information givet i ansøgningen er sand og nøjagtig. Ansøgningen skal derefter gennemses, for at sikre at den er komplet og læselig, inden indsendelse. Tryk Gennemsyn af samlet ansøgning nederst på siden, for at se hele ansøgningen i ansøgningstrin 7. Trin 7 Den samlede ansøgning På dette trin ses hele ansøgningen samlet, og du bedes således sikre dig at alle indtastede informationer er inkluderet. Det er muligt at gå tilbage til tidligere trin og rette i alle informationer ved at trykke Tilbage. Når ansøgningen er komplet, trykkes Dan PDF, hvorved en pdf-fil genereres med hele ansøgningen, nederst på siden. Åben pdf-filen ved at klikke på pdf-ikonet. Gennemse pdf-fil for at sikre, at din ansøgning ser ud, som den skal, og at al information er inkluderet. Det er denne pdf-fil som evalueres af NNF. Skal pdf-filen rettes, tryk Tilbage nederst på siden for at komme tilbage til tidligere trin. Det vil i så fald være nødvendigt at gennemse ansøgningen igen, og at danne en ny pdf-fil. Når ansøgningen er færdig, er sidste trin i ansøgningsprocessen, at trykke Indsend ansøgning. Når ansøgningen er sendt vil du (ansøger) modtage en e-mail som bekræfter modtagelsen af din ansøgning, og som indeholder pdf-filen. Denne pdf-fil kan også tilgås i ansøgningssystemet i Indsendte ansøgninger under Ansøger menuen. Hvis du (ansøger) IKKE modtager en kvittering for modtagelsen, bør du kontakte NNF hurtigst muligt på e-mail adressen nnfond@novo.dk eller på telefon 3527 6600. December 2014 Side 6 af 6