Indhold 1 Om Skolekvalitet.dk Vælg evalueringsmodel før du går i gang Overblik over siderne... 5

Transkript

1 Skolekvalitet.dk Manual Version 1.0 Indhold 1 Om Skolekvalitet.dk Vælg evalueringsmodel før du går i gang Overblik over siderne Oversigt over centrale funktioner: Kom godt i gang Første gang du logger på Daglig log-in Glemt adgangskode Startsiden Siden Indstillinger Ændre egen profil, skift adgangskode og sæt påmindelser Påmindelser Skolens profil, Link-navn og hvor ofte evalueringen skal fornyes Opret forfattere og administratorer Skriveprocessen Kapiteloversigten Indstillinger for afsnit notifikationer Udarbejdelse og publicering af evalueringen Udarbejdelse af tekst... 12

2 5.4.1 Særligt om billeder Gem, Aflever, Gennemse, Publicer Versionsoversigt: Den eksterne rapport Udskriv den eksterne rapport Feedback knappen Aspekt R&D Side 2

3 1 Om Skolekvalitet.dk Skolekvalitet.dk er et publicerings- projekt- og samarbejdsværktøj der holder styr på alle obligatoriske dele af skolens selvevaluering. Programmet er en internetservice, der gør det muligt at administrere og udføre alle funktioner i forbindelse med udarbejdelsen, fx at uddelegere forfatteropgaverne til skolens ledere og andre nøglemedarbejdere. Programmet sender påmindelser i god tid inden deadline, og som administrator kan du hele tiden følge med i udviklingen af de forskellige kapitler, kommende deadlines osv. Skolens evaluering publiceres på en offentlig rapportside som kan deles med forældre, lærere og myndigheder. Eksempel på forsiden af en online kvalitetsrapport. Skolens rapport kan linkes direkte fra skolens egen hjemmeside. 2 Vælg evalueringsmodel før du går i gang Selvevaluering ud fra en godkendt model kan erstatte ansættelse af en tilsynsførende. Der findes for tiden to godkendte modeller, som begge er tilgængelige i Skolekvalitet.dk. Læs om Danmarks Privatskoleforenings model her Læs om Dansk Friskoleforenings model her Læs Undervisningsministeriets bekendtgørelse her Når skolens første administrator første gang modtager et velkomstbrev, skal vedkommende bekræfte hvilke selvevalueringsmodel, skolen ønsker at anvende Aspekt R&D Side 3

4 Andre selvevalueringsmodeller har mulighed for at blive optaget i Skolekvalitet.dk, når de er godkendt. Programmet kan også håndtere kommunale selvevalueringsmodeller efter aftale. Ved tilmelding skal du derfor tage stilling til, hvilken model skolen ønsker at anvende. Det er vigtigt, at du er helt sikker på valget, fordi tekster der er lagt ind i den ene model ikke umiddelbart kan overføres til den anden model. Bemærk: Hvis du senere vil ændre den valgte selvevalueringsmodel, bedes du kontakte ASPEKT R&D A/S 2013 Aspekt R&D Side 4

5 3 Overblik over siderne Skolekvalitet.dk indeholder fem grundlæggende sider: - Oversigt se hvad der sker eller skal ske Her får du overblik over de opgaver, der kræver handling. Som administrator kan du se, om der er afsnit, der skal godkendes, og som både administrator og almindelig bruger kan du se dine kommende deadlines. - Evaluering her får du adgang til indholdet Under Evaluering får du en oversigt over alle obligatoriske dele af kvalitetsrapporten. Afsnittene er grupperet i 11 kapitler. Det er herfra du også kan gå videre til de sider, du ønsker at redigere. - Forfattere brugeradministration (kun for administratorer af flerbrugerversioner) Trykker du på Forfattere får du en oversigt over tilmeldte brugere. Du kan tilføje og fjerne brugere, og du kan ændre den enkelte brugeres rettigheder. - Live version som din tekst kommer til at se ud Denne funktion viser siderne, som de kommer til at se ud efter, du har publiceret. Live version åbner altid et nyt vindue, så du stadig kan arbejde videre i din tekst - Indstillinger Her redigere du dine personlige oplysninger, ændre adgangskode og indstille, hvor ofte og hvornår skolekvalitet.dk skal minde dig om kommende deadlines. Er du administrator, er det også her du redigerer skolens grundlæggende oplysninger Aspekt R&D Side 5

6 3.1 Oversigt over centrale funktioner: Hvis du vil: Hvem Hvor: Hvad: Logge på Alle Skolekvalitet.dk Indtast din mailadresse og din adgangskode. Logge af Alle Alle sider, øverst til Tryk på log af øverst til højre højre. Se hvilke afsnit der er ændret for nylig Alle Oversigt Under Nye ændringer ser du afsnit der er ændret, men ikke nødvendigvis afleveret. Se hvilke afsnit der mangler godkendelse Alle Oversigt Under Afventer godkendelse ser du afsnit der er afleveret, men endnu ikke godkendt. Se hvilke afsnit der snart skal revideres Alle Oversigt Under Næste deadlines ser du afsnit der snart skal revideres. Ændre hvornår du modtager påmindelser Alle Indstillinger Under Påmindelse indstilles henholdsvis hvor mange dage inden og efter deadline du vil modtage påmindelser på mail. Gem ændringerne ved at trykke Gem nederst på siden. Ændre din adgangskode Alle Indstillinger Under Din profil. Sæt flueben i Skift adgangskode. Indtast herefter din gamle og den nye adgangskode i felterne. Gem ændringerne ved at trykke Gem nederst på siden. Ændre din mailadresse Alle Indstillinger Under Din profil. Skriv din nye adresse i feltet Gem ændringerne ved at trykke Gem nederst på siden. Ændre skolens profil Admin Indstillinger Under Skoleprofil ændres skolens navn, en beskrivelse af skolen, adresse og telefon nummer. Tilføje forfattere Admin Forfattere > ny forfatter Give forfattere adgang til et eller flere kapitler Skrive, gemme, aflevere et afsnit Admin Forfattere > rediger Alle / Evaluering > Kapitler > Afsnit Publicere et afsnit Admin Evaluering > Kapitler > Afsnit Fjerne et publiceret afsnit Admin Evaluering > Kapitler > Afsnit Alle/ offentlig Læse publicerede afsnit på kvalitetsrapportens hjemmeside Skolekvalitet.dk/ditskolenavn Angiv forfatterens navn og mailadresse og sæt flueben ud for de kapitler forfatteren skal medvirke i. Gem ændringerne ved at trykke Gem nederst på siden. Sæt flueben ud for de kapitler forfatteren skal medvirke i. Gem ændringerne ved at trykke Gem nederst på siden. Klik på det afsnit du vil skrive eller redigere. Der åbner nu en tekstboks hvor du kan skrive din tekst, eller tilføje et dokument under tekstboksen. Tryk Gem til højre for boksen hvis du vil vende tilbage og skrive videre senere. Tryk Aflever hvis afsnittet skal godkendes af andre. Klik på det afsnit du vil publicere og tryk publicer hvis du kan godkende afsnittet og vil publicere det på den offentlige rapportside. Tryk på indstillinger tandhjulet i højre side og fjern fluebenet Vis i rapport. Næste gang en administrator trykker Publicer vises afsnittet igen. Rapporten kan også læses på det direkte link I stedet for skolenavn indsættes navnet på din skole. Eventuelle mellemrum i skolenavnet erstattes med en bindestreg, fx ubberup-skole Aspekt R&D Side 6

7 4 Kom godt i gang 4.1 Første gang du logger på Første gang du logger på, sker det via et link i en velkomstmail. Når du trykker på linket bliver du bedt om at angive en personlig adgangskode. Din mailadresse og din selvvalgte adgangskode skal du bruge fremover når du vil logge ind. Den første administrator oprettes af ASPEKT R&D A/S og er som standard tildelt forfatterrettigheder til alle kapitler. Du kan derfor gå i gang med at skrive med det samme, men kan også (i flerbrugerversionen) oprette andre forfattere og administratorer. 4.2 Daglig log-in Almindelig adgang til programmet Gå til angiv din mailadresse og din adgangskode. Tryk herefter på Log på Glemt adgangskode Har du glemt din adgangskode kan du trykke på Få en ny adgangskode. Følg instruktionerne på skærmen. Kort efter modtager du en med et link. Følg linket og angiv en ny adgangskode. Linket kan kun bruges én gang og er kun gyldigt i 24 timer. Er linket ikke længere gyldigt går du blot til skolekvalitet.dk og trykker Få en ny adgangskode og du vil modtage et nyt link. 4.3 Startsiden Når du logger på, åbnes siden Oversigt automatisk. Oversigten giver dig overblik over nye ændringer, afsnit der mangler godkendelse og de kommende deadlines. Første gang du logger på ser det således ud (Bemærk: menupunktet Forfattere vises kun til administratorer): 2013 Aspekt R&D Side 7

8 4.4 Siden Indstillinger På denne side kan du ændre din egen profil og skolens profil Ændre egen profil, skift adgangskode og sæt påmindelser Skift adgangskode ved at sætte i kryds i boksen. Derefter åbnes yderligere nogle linjer, hvor du kan skrive den gamle og nye adgangskode Påmindelser Alle punkter i evalueringen skal gennemgås mindst hvert tredje år andre oftere. Skolekvalitet.dk hjælper med på at holde styr på evalueringer, der er ved at udløbe. I punktet Påmindelse kan du vælge, hvornår du vil modtage mails, som husker dig på en deadline Aspekt R&D Side 8

9 4.4.3 Skolens profil, Link-navn og hvor ofte evalueringen skal fornyes Adresseoplysninger vil fremgå i den publicerede kvalitetsrapport. Her kan du beslutte med hvilket varsel, nye deadlines skal vises på administratorers og forfatteres velkomstsider. Fornyelse af afsnit er som standard sat til 3 år, men du kan vælge at forny skolens kvalitetsrapport oftere. NOTE: Nogle afsnit fx skolens elevtal kræver fornyelse oftere end de 3 år. Du kan derfor tildele enkelte af rapportens afsnit andre kortere fornyelsesfrister, uden at ændre den generelle indstilling. Andre frister ændres under det pågældende kapitel. TIP: Ønsker du at lave en komplet rapport indenfor den næste måned, som derefter skal fornyes hver 3. år, så vælg 1 måned under Afsnit skal som standard fornyes efter. Efter denne måned ændrer du indstillingen til 3 år. Så får alle forfattere påmindelse om næste deadline om en måned, men herefter først igen om 3 år Aspekt R&D Side 9

10 4.5 Opret forfattere og administratorer Skolens første administrator er som standard sat til at være forfatter på alle kapitler i kvalitetsrapporten. Hvis skolen har en flerbrugerversion, har administrator fri adgang til at oprette nye forfattere og administratorer. En administrator har alle rettigheder i Skolekvalitet.dk det vil sige o oprette andre administratorer og forfattere o tildele skriverettigheder til de enkelte kapitler o godkende kapitler og afsnit i kvalitetsrapporten o selv skrive i rapporten En forfatter har begrænsede rettigheder o skrive de kapitler vedkommende har fået tildelt af en administrator NOTE: Hvis du tildeler forfatterrettigheder til en bruger, skal der også være en administrator til at godkende teksterne. Klik på Forfattere i den øverste menubjælke. Yderst til venstre klikker du på Ny forfatter : Du angiver nu forfatterens navn og mailadresse samt de kapitler forfatteren skal skrive. Når du trykker gem nederst på siden sendes en automatisk mail til den nye forfatter med information om skolekvalitet.dk og en vejledning i at logge på. Du tildeler administratorrettigheder nederst på samme side. Klik i boksen Administrator. Nu har du uddelegeret skriveansvar til forskellige forfattere og skolekvalitet.dk er klar til den egentlige skriveproces Aspekt R&D Side 10

11 5 Skriveprocessen Ingen tekster vises offentligt med mindre en administrator har publiceret dem. Du skal også lægge mærke til, at der i den offentlige rapport ikke vises kapitel- og afsnitsnumre. Det betyder, at den offentlige bruger ikke vil lægge mærke til, at der mangler afsnit i skolens rapport. Det er praktisk, hvis skolen fx ikke har 10. klasse, fordi der så ikke vises et tomt afsnit for dette område. 5.1 Kapiteloversigten Tryk på Evaluering for at komme til oversigten. Rediger tekst Kapitler med din forfatterrettighed Rediger indstillinger Artiklerne for de enkelte kapitler vises ved at trykke på numrene øverst. Hold musen over et kapitelnummer for at se overskriften på det pågældende kapitel Indstillinger for afsnit Yderst til højre er et tandhjul. Tryk på tandhjulet og skift indstillinger for netop dette afsnit Aspekt R&D Side 11

12 På samme sted kan du også fjerne et tidligere publiceret afsnit fra den offentlige rapport uden at fjerne teksten i administrationssystemet. NOTE: Næste gang en administrator publicerer det pågældende afsnit ændres indstillingen her automatisk til vis i kvalitetsrapport notifikationer Programmet udsender automatisk mails når en forfatter tildeles nye kapitler, når en tekst skal godkendes af en administrator og hvis teksten ikke kan godkendes. Både forfattere og administratorer får løbende mails når deadlines nærmer i overensstemmelse med de personlige indstillinger. 5.3 Udarbejdelse og publicering af evalueringen Note: Kun forfattere, der har fået tildelt adgang til et kapitel, kan skrive i kapitlet. Et kapitel kan have flere forfattere, men der skal altid være mindst én forfatter og én administrator, som dog kan være samme person. 5.4 Udarbejdelse af tekst Du skrive eller kopiere tekst ind i teksteditoren. Ved at pege med musen på en knap kan du få forklaring på, hvad den kan bruges til Særligt om billeder Upload og placering foregår efter følgende procedure: 2013 Aspekt R&D Side 12

13 1. Når du trykker på ikonet ser du denne side: 2. Tryk på gennemse så kommer du til skolens billedbibliotek på Skolekvalitet.dk Aspekt R&D Side 13

14 Du kan i biblioteket hente et nyt billede fra din egen PC ved at trykke tilføj. Eller indsætte et allerede uploadet billede ved at markere billedet i listen og trykke Insert File. Bemærk at billedbiblioteket er fælles for alle skolens brugere. 3. Når du har indsat filen vender du tilbage til billedvinduet i punkt 1, og kan her redigere nærmere, hvordan billedet skal vises. HUSK AT GEMME DIT ARBEJDE! Tryk til højre for tekstfeltet. 5.5 Gem, Aflever, Gennemse, Publicer Alt efter dine rettigheder ser du en af følgende lister ved siden af tekstboksen: Forfatter Admin Admin m. forfatterrettigheder Gem Hvis du har skriverettigheder til et afsnit, gemmer du din tekst og eventuelt uploadede filer ved at trykker Gem Aflever: Hvis du har skriverettigheder kan du aflevere dit arbejde til en administrator når du mener du er færdig. Tryk Aflever Gennemse Trykker du på gennemse vises hvordan teksten vil se ud i den endelige rapport. Det er altid en god ide at tjekke om overskrifter, billeder etc. ser ud, som man regner med, inden man publicerer et afsnit Aspekt R&D Side 14

15 Publicer Er du administrator kan du publicerer et afsnit, hvorefter det bliver synligt i skolens live kvalitetsrapport. Tryk publicer. Afvis Som administrator kan du afvise et afsnit som en forfatter har afleveret. Når du trykker Aflever kommer en lille boks frem på skærmen, hvor du kan begrunde afvisningen. Begrundelsen sendes i en mail til forfatteren. 5.6 Versionsoversigt: Til højre for tekstfeltet finder du en versionsoversigt: Versionslisten viser de senest gemte, afleverede og publicerede versioner, dog maks 5 versioner. Er versionen blå med en globus til venstre, betyder det at den har været publiceret. En lilla farve angiver den aktuelle version. Ingen farve og ingen globus betyder at teksten har været gemt. 6 Den eksterne rapport Når et afsnit publiceres, bliver det offentligt tilgængeligt på skolens rapportside. Rapportsiden har adressen I tilfældet herunder, bliver adressen: Hvis skolenavnet består af flere ord sætter systemet automatisk bindestreg mellem ordene, idet der ikke kan være ordmellemrum i et link. Bemærk at systemet godt kan håndtere danske bogstaver. Du kan linke direkte til rapporten fra din egen skoles hjemmeside. Hvis brugeren trykker på skolenavnet returnerer systemet til skolens egen hjemmeside eller en anden side, som administrator har angivet i indstillingen Retur URL Aspekt R&D Side 15

16 Drop-Down menu med kapitler Vis næste aktive kapitel Udskriv hele rapporten som pdf Læserne navigerer let rundt, enten ved at klikke på et kapitel i den blå kapiteloversigt øverst til venstre (foldes ud når musen kommer henover), eller ved hvide pile på orange baggrund (leder til forrige/næste kapitel). NOTE: Kun publicerede kapitler af rapporten vises offentligt, og da den eksterne rapport ikke har kapitelnumre, kan eksterne brugere ikke se, at der eventuelt mangler noget. 6.1 Udskriv den eksterne rapport Hele den samlede kvalitetsrapport kan udskrives fra den eksterne side. Når du fører musen hen over papirclipsen i højre side kommer der en tekst frem. Tryk på teksten, så går det et øjeblik, mens hele rapporten genereres. 7 Feedback knappen Vi vil fortsætte med at udvikle Skolekvalitet.dk ved at inddrage så mange brugere som muligt i arbejdet. Derfor er der på alle administrationssider indsat en feedback knap i venstre side af skærmen. Når du trykker kommer dette vindue frem: 2013 Aspekt R&D Side 16

17 Du kan enten tilføje nye ideer, stemme om de allerede eksisterende ideer eller rapportere, hvis du oplever fejl i programmerne. Vi forsøger at rette eventuelle fejl så hurtigt som muligt, og tager ideerne til forbedringer med i overvejelserne til de kommende versioner. På forhånd tak, fordi du giver feedback Aspekt R&D Side 17