Opret CFU-kursusevaluering i Survey Xact

Transkript

1 Printvenlig side for Forsidetekst Opret CFU-kursusevaluering i Survey Xact Oprettelsen af en kursusevaluering består af flg. trin: 1. Oprettelse af spørgeskema ud fra en skabelon 2. Indtaste data (Dato, Kursustitel og Underviser/tilrettelægger) for kurset i spørgeskema 3. Fremstille og ophænge QR-kode i forbindelse med kursuslokalet (lige før kurset) 4. (Foretage evt. ændringer i brevfletningsskabelonen) 5. Importere respondenters adresser fra deltagerlisten (så sent som muligt) 6. Redigere tidsplan for dataindsamling - hvis distribution og lukning af undersøgelsen skal ske automatisk 7. Oprette link til undersøgelsen til brug for leder, kursusarrangør og evt. til instruktør 8. Tilføje eller slette respondenter (samme dag som kurset) 9. Udsende distributionsmail (samme dag som kurset, hvis pkt. 6 ikke er udført ) 10. Afrapportere Inden du starter på arbejdet er det en god ide at: 1. Åbne denne hjemmeside (hvis den ikke allerede er åben) 2. Oprette en ny mappe på skrivebordet - kald den fx kursuseval 3. Downloade et par filer som du undervejs skal bruge i arbejde til denne mappe EVALUÉR KURSET HER OG NU MED.docx og DeltagereSkabelon.csv 4. Overføre deltagerlisterne som regneark til mappen

2 Printvenlig side for Opret spørgeskema Opret spørgeskema fra skabelon Det følgende forudsætter at deltagerlisterne er regneark med kursusbetegnelser og datoer i filnavnene. Et filnavn kan fx. se således ud: Retteværksted dansk FSA-FS xls Marker filen Tast F2 (omdøb) Tast CTRL + C (kopier) Nu har du hele kursusbetegnelsen uformateret i udklipsholderen. Kursusbetegnelsen skal bruges som navn for evalueringsskemaet. Åben Se fig. herunder: Tryk Forside (1) Peg på foldudpil (2) Peg på Opret måling (3) Klik på CFU- Kursusevaluering (4) Herved fremkommer en boks til undersøgelsens navn.

3 Printvenlig side for Opret spørgeskema Klik i boksen Tast CTRL + V (indsæt) Slet.xls Tast Enter Nu oprettes undersøgelsen - se fig. herunder.

4 Printvenlig side for Indtast data Indtaste data (Dato, Kursustitel og Underviser/tilrettelægger) for kurset i spørgeskema Åben deltagerlisten som regnark Marker cellen med Holdnr. (1) Marker holdnummer i formellinjen (2) Tast CTRL + C (kopier) Nu har du holdnummeret uformateret i udklipsholderen. Holdnummeret skal bruges som navn for evalueringsskemaet. Lad deltagerlisten som regneark forblive åben (Nogle af de øvrige data skal bruges i næste fase: Indsæt data) Åben SurveyXact Tryk SPØRGESKEMA (1) Peg på Spørgeskemaer (2) Klik på Rediger i Smart Designer (3) Herved åbner editoren Smart Designer. Øverst ses tekstfeltet, som er det eneste der skal redigeres før spørgeskemaet er parat. Dobbeltklik i tekstfeltet

5 Printvenlig side for Indtast data Vælg fanen A Klik i feltet efter Evaluering af kursus Tast CTRL + V (indsætter kursusnummer fra udklipsholderen)

6 Printvenlig side for Indtast data Marker i regnearket cellen med Dato (1) Marker datoen i formellinjen (2) Tast CTRL + C (kopier) Nu har du den fulde dato uformateret og uden mellemrum i udklipsholderen. Klik Smart Designer i feltet efter Dato: Tast CTRL + V (indsætter datoen fra udklipsholderen) Indsæt på tilsvarende vis Kursustitel og Underviser/Tilrettelægger Tryk OK På dette sted i arbejdet er det smart at oprette et link til undersøgelsen til brug for lederen, kursusarrangør og og evt. instruktøren. Proceduren for dette er beskrevet på denne side: Opret adgang via link

7 Printvenlig side for Indtast data Tryk Gem i Smart Designer Luk Smart Designer Lad regnearket forblive åbent.

8 Printvenlig side for QR-kode Fremstil og ophæng QR-kode i forbindelse med kursuslokalet (før kurset) Vælg DATAINDSAMLING Tryk Respondenter (1) Peg på Distribution (2 Tryk Selvoprettelse (3) Tryk Slå selvoprettelse til Tryk QR-kode Bemærk linket i boksen. Det er et link til undersøgelsen, der kan sendes med og/eller lægges på en hjemmeside. Der får vi dog ikke brug for her, hvor vi i forvejen har brugerne

9 Printvenlig side for QR-kode importeret og hvor de hver især har et unikt login. Peg på Download QR-kode Tryk Medium Nederst på skærmen fremkommer en gemboks Tryk "foldudpil" ved siden af Gem

10 Printvenlig side for QR-kode Vælg Gem som i mappen på skrivebordet Download og åbn (hvis du ikke allerede har gjort det) EVALUÉR KURSET HER OG NU MED.docx Skift figuren i dokumentet med QR-koden, udskriv dokumentet Hæng det op ved kursuslokalet samme morgen som kurset

11 Printvenlig side for Redigere brevfletningsskabelonen Redigér evt. brevfletningsskabelonen Brevfletningsskabelonen danner basis for mails til respondenterne. Som standard er deadline for besvarelsen sat til en uge. Hvis denne skal ændres eller der ønskes andre ændringer i e- mail til respondenterne gøres det på følgen måde: Tryk DATAINDSAMLING Tryk Respondenter (1) Peg på Distribution (2) Peg på -skabeloner (3) Tryk på Distributionsmail (4)

12 Printvenlig side for Redigere brevfletningsskabelonen Foretag de nødvendige rettelser Tryk OK

13 Printvenlig side for Importer respondenter Importere respondenters adresser fra deltagerlisten (så sent som muligt) Til højre ses et skærmdump af deltagerlisten som Excel-fil, med gitterlinjevisning ( adresserne er anonymiserede). Det ses at -adresserne står i flettede celler, og at der er rækker med celler, der ikke har flettede celler. Det giver problemer, når e- mail-adresserne skal kopieres ind i den import fil, der skal bruges til at importere respondenterne til undersøgelsen. Det er nemt at omgå problemet ved at kopiere hele dataområdet for adresser til en ny fane i regnearket og ophæve fletning af celler og tekstombrydning i celler. Slet rækkerne med tomme adresser Marker celleområdet med -adresser Tast CTRL + C Åbn en tom fane i regnearket Marker celle A1 Tast CTRL + V Bemærk at en af e- mailadresserne (her den nederste) står i flettede celler. Vælg fanen Startside Tryk Flet og centrer ud

14 Printvenlig side for Importer respondenter Bemærk at en af e- mailadresserne (her den nederste) nu kun vises delvist. Det skyldes, at der er tekstombrydning i cellen. Vælg fanen Startside (1) Tryk Ombryd tekst 2 gange (2) Marker kolonne A Tast CTRL + C Nu har du adresserne i uflettede celler i udklipsholderen

15 Printvenlig side for Importer respondenter Download og åbn (hvis du ikke allerede har gjort det) DeltagereSkabelon.csv Marker celle D2 Tast CTRL + V Marker celleområdet A2:C2 Grib Fyldhåndtaget og træk en serie, så der står til venstre for hver adresse Her ses et fejlfrit skema.

16 Printvenlig side for Importer respondenter Gem filen som CSV med kursusnummeret som filnavn Åben SurveyXact hvis den ikke allerede er åben Klik på den relevante undersøgelse Tryk DATAINDSAMLING (1) Tryk RESPONDENTER (2) Peg på Opret (3) Tryk Importer (4) Tryk Gennemse Lokalisér importfilen

17 Printvenlig side for Importer respondenter på din computer Tryk Inporter Herved starter en validering. Hvis der er fejl i adresser, som mellemrum og mv. vil der komme en række fejlmeddelelser. Så må du rette importfilen og prøve igen. Her ses en vellykket import.

18 Printvenlig side for Redigere tidsplan for dataindsamling Redigere tidsplan for dataindsamling Dette punkt udføres hvis udsendelse af distributionsmail skal ske på et bestemt tidspunkt, fx lige før kurset slutter, og hvis undersøgelsen skal lukke automatisk ved deadline. Vælg fanen DATAINDSAMLING (1) Vælg fanen Respondenter (2) Tryk Opret tidsplan (3) Herved fremkommer boksen Tidsplan for dataindsamling Klik i øverste Datofelt Vælg datoen Klik i øverste Klokken-felt Vælg klokken

19 Printvenlig side for Redigere tidsplan for dataindsamling Klik i nederste Datofelt Vælg datoen Klik i nederste Klokken-felt Vælg klokken (1) Klik på afslutningsdokument (2) Indsæt nedenstående tekst i skrivefeltet Evalueringen af kurset på CFU for en uge siden er ikke længere aktiv. Med venlig hilsen CFU Tryk OK

20 Printvenlig side for Tilføj/slet respondenter Tilføje eller slette respondenter (samme dag som kurset) Lad os sige at bimme og jensen melder fra kurset. Tryk DATAINDSAMLING (1) Tryk Respondenter (2) Afmærk respondenter der skal slettes (3) Peg på Rediger valgte (4) Tryk Slet (5) Det kan også være en god ide at tilføje dig selv som respondent, så du kan afprøve distributionen inden det bliver alvor. Tryk DATAINDSAMLING (1) Tryk Opret (2) Peg på Opret (3) Tryk Opret ny respondent(4) Udfyld boksen som vist (dog med din egen ) Tryk Afslut

21 Printvenlig side for Udsend distributionsmail Udsende distributionsmail (samme dag som kurset) Dette punkt udføres hvis der ikke er oprettet en tidsplan for udsendelse af distributionsmail - jfr. pkt. 6. Åben SurveyXact hvis den ikke allerede er åben Tryk DATAINDSAMLING Klik på den relevante undersøgelse Du starter med at teste e- mail-brevfletningen på dig selv. Tryk Respondenter (1) Afmærk dig selv (2) Peg på Distribution (3) Tryk Send (4) Herved fremkommer boksen Send Afmærk Distributionsmail Tryk Næste i

22 Printvenlig side for Udsend distributionsmail nederste højre hjørne af boksen Nu kan du se hvad der sendes til kursisterne Tryk Udsend Tryk Respondenter (1) Peg på Vælg (2 Tryk Udvælg respondenter (3) Herved fremkommer boksen Udvælg respondenter Afmærk Ny (4) Tryk OK (5) Udsend som beskrevet ovenfor

23 Printvenlig side for Udsend distributionsmail

24 Printvenlig side for Afrapportering Afrapportering Peg fold-ud-pilen for det kursus, der skal afrapporteres (1) Vælg Omdøb (2) Marker hele titlen (CTRL + A) Tast CTRL + C Nu har du hele titlen i udklipsholderen Anbring markøren i starten af feltet Tast A Herved kan du senere se, at der er sket afrapportering for dette kursus. Klik på titlen Herved åbnes kursusevalueringen Vælg ANALYSE (1) Tryk Rapporter (2)

25 Printvenlig side for Afrapportering Tryk CFU Kursusevaluering Peg fold-ud-pilen Eksporter(1) Vælg Word (2) Tryk Download fil

26 Printvenlig side for Afrapportering Tryk Gem Marker al tekst i Filnavn (1) Tast CTRL +V Herved erstattes filnavnet med indholdet i udklipsholderen Tryk Gem (2)

27 Printvenlig side for Afrapportering Åbn den Wordfil du lige har gemt Slet feltet Rightclick to update Indsæt 2 tomme afsnit Vent tilbage til SurveyXact Vælg SPØRGESKEMA Tryk Eksporter til Word Tryk Åbn

28 Printvenlig side for Afrapportering Marker teksten øverst på første side som vist Tast CTRL+C (Kopier) Anbring markøren øverst i det andet åbne dokument Tast CTRL + V (Sæt ind) Tast CTRL + S (Gem) Luk dokumentet Vælg Rapporter (1) Tryk Eksporter datasæt (2)

29 Printvenlig side for Afrapportering Afmærk CSV (Europæisk:... (1) Tryk Næste (2) Tryk Eksporter

30 Printvenlig side for Afrapportering Afmærk CSV (Europæisk:... (1) Tryk Næste (2) Tryk Eksporter

31 Printvenlig side for Afrapportering Tryk Download fil Tryk Gem

32 Printvenlig side for Afrapportering Marker al tekst i Filnavn (1) Tast CTRL +V Herved erstattes filnavnet med indholdet i udklipsholderen Tryk Gem (2)

33 Printvenlig side for Opret adgang via link Opret adgang via link Tryk SPØRGESKEMA (1) Peg på Spørgeskemaer (2) Klik på Rediger i Smart Designer (3) Herved åbner editoren Smart Designer. Dobbeltklik i tekstfeltet Vælg fanen A Marker hele teksten Tast CTRL+ C (Kopier) Opret en ny mail Klik i tekstfeltet

34 Printvenlig side for Opret adgang via link Tast CTRL+ V (Sæt ind) Gå tilbage til SurveyXact Vælg fanen ANALYSE (1) Marker al tekst under navn (2) Tast CTRL+ C (kopier) Gå til den oprettede mail Klik i emnefeltet Tast CTRL+ V (Sæt ind) Gå tilbage til SurveyXact Vælg fanen ANALYSE (1) Tryk Tilpas analyse (2) Vælg Adgang til analyse via link (3)

35 Printvenlig side for Opret adgang via link Tryk Opret adgang til analysen Tryk OK (Det er ikke nødvendigt at skrive i felterne) Klik i feltet Del dette link (1) Højreklik Vælg Kopier (2)

36 Printvenlig side for Opret adgang via link Gå til den oprettede mail Klik i nederst i tekstfeltet Tast CTRL+ V (Sæt ind) Indsæt modtager(e): Leder; Instruktør; Pæd. konsulent Nu kan mailen se ud som vist. Højreklik på nedenstående billede Vælg Kopier i genvejsmenuen Indsæt det nederst i mailen

37 Printvenlig side for Opret adgang via link

38 Printvenlig side for Se rapport via link Se rapport via link