FSFI s guide til DFR s elektronisk bevissystem

Transkript

1 FSFI s guide til DFR s elektronisk bevissystem Dette er en kort guide i anvendelsen af Dansk Førstehjælpsråd elektroniske bevissystem. Guiden viser og forklarer, hvordan du som instruktør og medlem af FSFI kan anvende de grundlæggende funktioner i systemet. Det skal bemærkes, at du i forbindelse med undervisning og udstedelse af førstehjælpsbeviser i regi af FSFI og DFR altid skal følge FSFI procedurer for udstedelse af førstehjælpsbeviser. Se proceduren her. Guiden er opdelt i følgende punkter: (Tryk på link for at gå direkte til punktet) 1. Login 2. Oprettelse af kursus og kursister 3. Import af kursister fra excel-fil 4. Udstedelse af førstehjælpsbeviser 5. At finde og validere førstehjælpsbeviser For at finde det elektroniske bevissystem skal du først gå til følgende hjemmesideadresse i din browser. har du en nyere computer og browser kan du også taste kursusbevis.førstehjælpsråd.dk (med brug af Æ, Ø, Å). Bemærk at adresserne skal tastes UDEN brug af WWW! Du kommer nu til startsiden, hvor du enten kan logge ind med dine brugeroplysninger, eller du og andre kan validere allerede udstedte førstehjælpsbeviser for at teste deres gyldighed. Det er således også her at kursisten efterfølgende kan finde sit eget førstehjælpsbevis igen. Mere herom senere i guiden. Version 2.2 Maj 2016 Side 1 af 15

2 1. Login For at logge ind i systemet skal du indtaste dit personlige brugernavn og adgangskode. Dine brugeroplysninger til systemet, finder du ved at logge på og kigge under din personlige profil (før musen hen over dit navn i øverste højre hjørne, og klik på Se og rediger profil ). Her fremgår, under fanen Personlige data, dine loginoplysningerne til de elektroniske beviser sammen med et link til bevissystemet. Gå nu til hjemmesiden for bevissystemet jf. guidens side 1, eller via linket i din profil herover. Er du godkendt som førstehjælpsinstruktør ved DFR igennem mere end én organisation, skal du ud over brugernavn og adgangskode nederst vælge hvilken organisation, du ved dette login ønsker at udstede beviser for. I eksemplet herunder kan instruktøren vælge imellem to forskellige organisationer. Hvis du skal veksle mellem de organisationer, du kan udstede beviser for, kræver det, at du logger ud af systemet for derefter at logge ind igen, når du vil vælge en anden organisation. Husk, når du er færdig med at anvende systemet, at logge ud via knappen log ud øverst til højre! OBS! Hvis du har gemt dine login-data i din browser, som derfor har auto-udfyldt felterne, kan feltet med valg af organisation mangle. I dette tilfælde skal du blot manuelt udfylde brugernavn og kode igen, og feltet vil nu komme frem. Version 2.2 Maj 2016 Side 2 af 15

3 Login-siden: Du er nu logget ind, og siden ser således ud: Version 2.2 Maj 2016 Side 3 af 15

4 Systemets menuer I systemet finder du følgende menuer og undermenuer: Kurser o Opret nyt kursus o Vis kurser Informationer Søgning o Udvidet søgning o Udløbs rapport Menupunktet opret nyt kursus bliver gennemgået senere i guiden. Menupunktet Vis kursus er din oversigt over alle kurser, du har haft afholdt, i kronologisk rækkefølge med det ældste kursus øverst. I den nuværende version af systemet vil alle oplysninger blive gemt. Det er dog muligt, at man om mange år, når der er kommet meget data i systemet, er nødt til at rydde lidt op og slette de ældste indtastninger. Menupunktet informationer bruges, når man logger ind som administrator, og er derfor ikke aktuelt (og derfor tomt) for den enkelte instruktør. Menupunktet Udvidet søgning giver dig mulighed for at søge mere detaljeret efter kurser. Du kan søge i et datointerval eller via kursets referencetekst, som er en, du selv skriver, når du opretter kurset. Søgeresultatet vises her som hele kurser. Menupunktet Udløbs rapport er ligeledes en søgemulighed, men her vises resultatet som hver enkelt deltager, du har haft på kursus. Søgninger går således på tværs af alle kurser, da fokus som sagt er på hver enkelt deltager og hvornår vedkommendes kursus udløber Version 2.2 Maj 2016 Side 4 af 15

5 2. Oprettelse af kursus og kursister For at oprette et kursus trykker du på kursus og derefter opret kursus. Din skærm ser nu således ud: Fakturering af kursusbeviser Den øverste boks kaldet Fakturering af kursusbeviser er til dig eget brug. I FSFI blander vi os ikke i, hvad du skriver i denne boks. Uanset hvad du skriver i felterne, vil de kursusbeviser som du udsteder i regi af FSFI med dit personlige login, blive faktureret til dig jf. de oplysninger, du har tastet inde på din medlemsprofil på (på din medlemsprofil vist i denne guides side2, kan du under fanen Indstillinger vælge, hvordan du vil faktureres for dine beviser). De indtastede oplysninger i boksen bliver gemt, således at du kan bruge dem igen senere. Det betyder, at man som selvstændig f.eks. kan bruge oplysningerne i boksen som en slags kundedatabase. Reference/Kommentar I dette felt kan du skrive en kommentar omkring kurset. Som nævnt tidligere fremgår kommentaren flere steder i systemet, og kan således bruges som en ledetråd omkring detaljer ved kurset, eks. hvor det blev afholdt eller lign. Bemærk dog, at kommentarfeltet også er synligt for kursisterne, når de efterfølgende logger på systemet for at finde deres kursusbevis. OBS! Særligt vedr. udstedelse af kursusbeviser på kurser med flere instruktører: Som du kan læse af FSFI procedurer for udstedelse af førstehjælpsbeviser (se mere her), anvendes Version 2.2 Maj 2016 Side 5 af 15

6 kommentarfeltet desuden til at angive andre instruktører på kurset, såfremt kurset har været afholdt af mere end én instruktør. Sidste kursusdato Her udfyldes datoen for sidste kursusdag. Dette er således den dato, som beviset vil være gældende fra. Bemærk at kursusbeviset altid skal påføres den sidste kursusdag og ikke den dag, beviset udstedes. Læs mere om reglerne udstedelse af beviser her. Instruktør Som instruktør i systemet kan du i udgangspunktet kun vælge dig selv som instruktør på kurset. Kursustype Hvis du har gennemført en FUNKTIONSUDDANNELSE, er det i dette felt, at du kan vælge denne. Hvis du vælger en funktionsuddannelse, vil de relevante BASIS- og TILVALGSuddannelser automatisk blive valgt i afkrydsningsfelterne nedenunder. Har du valgt en funktionsuddannelse, kan du ikke fravælge nogle af de obligatoriske basis- eller tilvalgsuddannelser, men du kan fortsat foretage andre tilvalg. Eksempelvis vil et valg af funktionsuddannelsen færdselsrelateret førstehjælp for bil/mc/traktor betyde at basisuddannelsen førstehjælp ved hjertestop samt tilvalgsuddannelsen færdselsrelateret førstehjælp bil/mc/traktor bliver markeret og ikke kan fravælges. Men det er fortsat muligt at supplere denne funktionsuddannelse med andre tilvalg, eks. førstehjælp ved blødninger eller lign. Vælg Basis eller Tilvalgsuddannelser I afkrydsningsfelterne kan du, som før nævnt, markere hvilket kursus, det er kursisterne skal have et bevis for. Det er naturligvis ikke tilladt at markere uddannelser som ikke er blevet gennemført, ligesom det forventes, at det angivne timeantal samt øvrige minimumskrav (jf. uddannelsesplanenernes kvalitetsblad) for de enkelte uddannelser altid følges af instruktøren. Når du er færdig med at udfylde felterne, trykker du på Opret nederst til venstre på skærmen, og kurset oprettes nu i systemet. Hvis du går ud af systemet, kan du senere finde kurset under Vis kurser i menuen Kurser. Bemærk at det ikke er muligt at slette et oprettet kursus. Du kan i en tidsbegrænset periode slette kursusdeltagere igen, men altså ikke selve kurset. Det kan derfor anbefales, så vidt muligt, at undgå oprettelse af kurser, som ikke skal anvendes, idet systemet hurtigt kan blive meget uoverskueligt for dig selv. Dit kursus er nu oprettet, og du er klar til at indtaste kursusdeltagere. Version 2.2 Maj 2016 Side 6 af 15

7 Din skærm ser nu således ud: Kursus informationer Dette felt er fortrykt med de oplysninger, du har indtastet på forrige side, og er blot din sikkerhed for, at du indtaster de rigtige kursister til det rette kursus. Deltagere: For at indtaste kursusdeltagere i systemet kræves tre oplysninger på kursisten: adresse, Navn og CPR nummer. Når du har udfyldt de tre felter, trykker du blot på tasten enter, og kursisten tilføjes kurset. adressen er den unikke nøgle i databasen, som binder det hele sammen (kursistens brugernavn), og kan derfor ikke undlades. Når du til sidst udsteder beviset, vil kursisten på den indtastede adresse modtage en fra adressen "no-reply-kursusbevis@dfr.dk" med besked om, hvor førstehjælpsbeviset kan findes, samt hvordan kursisten logger ind i systemet. Har adressen været anvendt tidligere til at udstede et bevis, vil en indtastning af e- mailadresse bevirke at de andre felter automatisk udfyldes med kursistens data. Skulle disse data være forkerte, kan du blot fortsætte oprettelsen (ved at trykke enter), og efterfølgende redigere kursistens data. Det er her væsentligt at bemærke, at hver kursist SKAL have HVER sin adresse i systemet. Det er således ikke muligt, at bruge en fælles som eksempelvis deles i hustanden eller på en arbejdsplads blandt flere kollegaer. Løber du ind i dette problem, og kursisten ikke har andre adresser, må du anvende muligheden herunder Har du en kursist, som ikke har en adresse, eller hvor to personer deler den samme e- mailadresse, kan du bruge en service som eks. til at få en Version 2.2 Maj 2016 Side 7 af 15

8 midlertidig adresse, som du kan indtaste i feltet (den midlertidige adresse bliver automatisk slettet efterfølgende). Du kan derefter via dit eget login gå ind og finde kursistens bevis frem, og printe en papirudgave, som du kan udlevere fysisk til kursisten. Eller kursisten kan selv søge sit bevis frem, ved at indtaste sit CPR nummer i systemets valideringsfunktion. Du åbner blot siden Din skærm bør nu se således ud: Øverst i midten fremgår en lidt mærkelig adresse. I eksemplet ovenfor er det adressen: slunichamu@thraml.com. Du kan nu bruge denne adresse til at taste ud for den kursist, som ikke har en . Så snart du lukker ovenstående side ned, vil adressen blive slettet og ikke blive brugt igen. Dvs. næste gang du åbner samme side vil det være en ny , som står i boksen. På den måde undgår du, at komme til at taste en adresse, som faktisk bliver anvendt af en anden person end den aktuelle kursist. Navn: I navnefeltet tastes naturligvis kursistens fulde navn. CPR: CPR feltet skal i udgangspunktet bruges til kursistens fulde CPR nummer. Skal førstehjælpsbeviset efterfølgende bruges i forbindelse med eks. kørekort, merit eller lign. er det fulde CPR et krav. Ved at det fulde CPR altid tastes, kan det efterfølgende bruges af kursisten selv til at søge sine førstehjælpsbeviser frem senere hen, hvorfor dette anbefales. Vil kursisten ikke udlevere sit CPR nummer, eller har kursisten ikke et dansk CPR, kan du også taste andre numre ind, eks. et kørekortnummer, et pasnummer eller lign. OBS! Ved indtastning af CPR skal følgende formatering anvendes: xxxxxx-xxxx. Dvs. at der SKAL anvendes en bindestreg. Tilføj kursist Når du har tastet de tre oplysninger på kursisten: , Navn, og CPR, trykker du på ENTER - tasten på din computer, og deltageren tilføjes til listen over kursusdeltagere. Version 2.2 Maj 2016 Side 8 af 15

9 3. Import af kursister fra excel-fil For at oprette kursisterne kan man også vælge at importere kursusdeltagere ind i systemet via en excelfil. For at importere deltagere fra filen, trykker du på knappen vælg fil og navigerer frem til den rigtige fil. På kan du finde den excel-fil, som er lavet til formålet (direkte link til side). Bemærk, at det skal være denne fil som anvendes ved importen, da den indeholder en speciel kodning. Desuden skal alle felter i en række være udfyldt, for at importen virker. Dette kan være smart, hvis du eks. har en sekretær, der normalt forbereder dine kursusbeviser for dig. Sekretæren kan dermed forberede excel-filen, og du kan nemt importere alle kursistdata for kurset ind i systemet og nemt udstede dine beviser. Billede af excel-filens opbygning: CPR validering Når du har indtastet kursusdeltagerne, kan du ude til højre se, om det indtastede CPR-nummer er validt. I systemet er indbygget en algoritme, der matematisk udregner, om det indtastede CPR nummer er et, som logisk set kan findes i CPR registret. Den tester således IKKE, om navn og CPR stemmer overens, eller om nummeret i sig selv findes, men blot om nummeret passer til den matematiske formel, der ligger bag ved danske CPR numre. I eksemplet herunder kan du se, at kun to af de tilfældigt valgte test-deltagere har et validt CPR nummer, hvilket er markeret med et grønt flueben. Du kan sagtens fortsætte og udstede et bevis, selvom CPR nummeret ikke er korrekt, idet du jo som sagt også kan anvende Version 2.2 Maj 2016 Side 9 af 15

10 pasnummer og andet (i disse tilfælde vil systemet vise et rødt kryds). Det er blot en reminder til dig, om at du kan have tastet forkert. Når kursisterne først står på listen, som på billedet herover, så er de oprettet på kurset. På det blå ikon ude til højre, kan du trykke for at redigere den enkelte deltager, hvis du har brug for at rette i kursistens data (som eks. omtalt på guidens side 7). Det midterste ikon viser et PDF filikon, men ikonet er gråt, fordi beviset endnu ikke er udstedt. Du kan således nu logge af systemet, og oplysninger vil fortsat være gemt. Du kan så senere logge ind, og via menupunktet vis kurser finde kurset frem, for at fortsætte processen og udstede kursusbeviserne. Version 2.2 Maj 2016 Side 10 af 15

11 4. Udstedelse af førstehjælpsbeviser Nederst på skærmbilledet herover findes knappen Opret beviser. Når du trykker på denne knap, oprettes kursistens bevis i systemet; der generes en PDF med beviset som kan downloades; og kursisten får en med besked om dette. OBS! At trykke på denne knap svarer til, at man udfylder og underskriver et førstehjælpsbevis og giver til kursisten. Det betyder samtidig også, at et tryk på denne knap også medfører, at du efterfølgende vil blive faktureret af FSFI, for det antal beviser du netop har udstedt. Faktureringen finder sted ca. 1 gang hver måned og op til 2 måneder efter, at du har udstedt beviserne. Så snart FSFI modtager denne faktura, vil FSFI viderefakturere beløbet til dig jf. de oplysninger, du har indtastet på din medlemsprofil på (under fanen Indstillinger ) jf. guidens side 5. Når beviserne er udstedt, skriver systemet kursusbeviser oprettet! i bunden af skærmen, og ikonerne ude til højre skifter farve. Desuden kommer der et ekstra ikon med en skraldespand. Skraldespanden kan bruges til at slette beviset, hvis du opdager, at beviset er udstedt forkert ved en fejl. Ved at trykke på ikonet slettes altså kun beviset, og ikke kursisten. For at slette kursisten, skal du trykke på ikonet for vedligehold af kursist (til venstre for pdf-ikonet), og her vælge at slette kursist og derefter gemme. Bemærk, at du kun kan slette beviser de første 14 dage efter den dag, hvor du oprettede dem. Se næste billede herunder: Version 2.2 Maj 2016 Side 11 af 15

12 Eksporter deltagerliste Ved at trykke på denne knap vil siden downloade en excelfil på din computer med alle de indtastede deltageroplysninger. Validering af adresse For at sikre dig at førstehjælpsbeviset er kommet frem til den rigtige adresse, er der et lille fif som man kan vælge at gøre brug af. Selvom systemet validerer CPR-numrene ift. en matematisk algoritme, så valideres adresser ikke, og du får ved udstedelsen altså ikke af vide hvor vidt du har tastet en adresse som findes eller ej. For at omgås dette kan du gøre følgende: Når du har udstedt førstehjælpsbeviserne, sender du efterfølgende også selv en mail til alle deltagerne. I denne mail kan du jo sige tak for en god indsats, og informere dem om at du nu har udstedt førstehjælpsbeviserne, og at de derfor bør have modtaget en mail fra DFR. Du kan med fordel sende denne ved at taste alle adresser i BCC feltet, hvilket medfører at kursisterne ikke kan se hvem mailen ellers er sendt til, og dermed ikke kan se hinandens adresser. Hvis du skulle have tastet nogle af adresserne forkert ind, vil du efter afsendelsen af denne e- mail, i dit eget mailprogram modtage en fejlmeddelelse. Du ved derfor nu at du har tastet en adresse forkert, og har nu mulighed for at rette dette i bevissystemet. Dette gør du ved først, at slette det oprettede førstehjælpsbevis ved at trykke på skraldespanden ud for den pågældende kursist. Derefter trykker du på det lille blå ikon ud for deltageren for at vedligeholde deltagerens data. Her retter du adressen, og trykker gem, og trykker derefter på tilbage. Tilbage på kursets hovedside trykker du nu igen på opret beviser, og der sendes nu på ny en til kursisten, dog denne gang til den rigtige adresse. Det eneste der er vigtigt at huske her er, at du ved indsamlingen af kursisternes data, sørger for at informere dem om, at de vil modtage to s, en fra dig og en fra DFR med login til beviset. Førstehjælpsbeviset Det udstedte førstehjælpsbevis kan som sagt downloades som PDF og ser ud som på billedet herunder. Du kan som instruktør altid genfinde de beviser, du selv har udstedt, ligesom kursisten også selv kan finde sine beviset inde i systemet (såfremt der er anvendt enten korrekt eller CPR nummer). Alle førstehjælpsbeviser udstedes på dansk. På DFR s hjemmeside, kan du finde en guide til hvordan beviset manuelt kan oversættes til engelsk (se siden her). Version 2.2 Maj 2016 Side 12 af 15

13 Eksempel på førstehjælpsbevis: Version 2.2 Maj 2016 Side 13 af 15

14 5. At finde og validere førstehjælpsbeviser Instruktører Hvis du som instruktør skal genfinde et førstehjælpsbevis, som du selv har udstedt, kan du anvende enten menuen vis kurser, eller en af de to søgefunktioner i menuen søgning som forklaret på side 4 i denne guide. Kursister, borgerservice og andre Alle andre, som ikke er tilknyttet systemet som instruktører, kan også søge et bevis frem for at validere, at det er gældende. Der er tre måder at gøre dette på. De to første måder er følgende: Først skal man igen logge på systemet. Man skal igen tilgå systemet ved at gå til adressen: Her skal man i stedet for sit instruktør-login nu blot skrive VALIDER som brugernavn, og ikke taste en adgangskode, men i stedet blot klikke på Logind knappen. Version 2.2 Maj 2016 Side 14 af 15

15 Man kommer nu ind til systemets åbne søgemulighed. Her kan man søge på to måder: 1: ved at taste et CPR-nummer vil man få en liste med alle de kursusbeviser, der er udstedt til det indtastede CPR nummer. Kan du ikke finde den ønskede kursist, prøv da at taste CPRnummeret hhv. med og uden brug af bindestreg. 2: ved at taste den valideringskode (bevis id) som står nederst på førstehjælpsbeviset. Denne kode er unik for hvert enkelt kursusbevis, og er bl.a. lavet for at sikre, at et kursusbevis ikke bare kan efterlignes i et fotoredigeringsprogram på en computer. Herunder er et eksempel på en sådan kode: Den tredje og sidste mulighed for at finde et kursusbevis frem igen, er ved det personlige login til systemet som kursisten får tilsendt på . Her kan kursisten, ligesom instruktører, logge sig på systemet men kursisten kan kun se sine egne beviser og skifte egen adresse. Version 2.2 Maj 2016 Side 15 af 15