Certificeringstilskud

Maj 2019 Gældende fra 1. januar 2019 Administrationsgrundlag for Certificeringstilskud 1

0. Indledning... 3 1. Lov- og regelgrundlag... 3 1.1. Friskoleloven... 4 1.2. Tilskudsbekendtgørelsen... 4 1.3. Revisionsbekendtgørelsen... 4 1.4. Certificeringsbekendtgørelsen... 4 1.5. Fordelingssekretariatets vedtægt... 5 2. Formål... 5 3. Afgrænsning... 5 4. Tilskudsmodel... 5 4.1. Indledning... 6 4.2. Grundtilskud... 6 4.3. Uddannelsestilskud... 6 5. Tilskudsudbetaling og frister... 8 6. Klageadgang... 9 7. Regnskab og revision m.v.... 9 8. Stikprøver, erklæringer og tilbagebetaling... 9 9. Oplysningspligt... 10 10. Dokumentationskrav... 10 10.1. Skoleforeningens opbevaring af dokumentationsmateriale vedrørende certificeringstilskud... 10 11. Tilskudsinddragelse... 11 12. Elektronisk kommunikation... 11 2

0. INDLEDNING Dette dokument er administrationsgrundlaget for Fordelingssekretariatets certificeringstilskud, der består af dels et grundtilskud til skoleforeninger, som indstiller medlemmer til Fordelingssekretariatets Certificeringsudvalg, dels et uddannelsestilskud til de skoleforeninger, som afholder certificeringskurser. I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau de regler og bestemmelser, der knytter sig til administrationen og anvendelsen af certificeringstilskuddet. Ifølge friskoleloven er det bestemt, at certificeringstilskuddet fordeles mellem skoleforeningerne af Fordelingssekretariatet, hvis vedtægter godkendes af undervisningsministeren. Ifølge disse vedtægter fastsætter bestyrelsen for Fordelingssekretariatet de nærmere retningslinier for fordeling af tilskuddet. Disse nærmere retningslinier - administrationsgrundlaget - er vedtaget af Fordelingssekretariatets bestyrelse. Administrationsgrundlaget kan ikke ændres uden bestyrelsens godkendelse. Administrationsgrundlaget suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev ServiceNyt, som udover servicemeddelelser, løbende information og vejledning også kan indeholde meddelelser med retsvirkning for skoleforeningerne og tilskudsadministrationen f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrundlag, ændringer i praksis m.v. Administrationsgrundlaget træder i kraft med virkning fra 1. januar 2019. 1. LOV- OG REGELGRUNDLAG Fordelingssekretariatets virksomhed hviler i vid udstrækning på det samme lovgrundlag, som gælder for friskoler og private grundskoler, dvs.: Friskoleloven Tilskudsbekendtgørelsen Revisionsbekendtgørelsen Certificeringsbekendtgørelsen Herudover er Fordelingssekretariatet omfattet af: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Finansloven Sekretariatets vedtægter De bestemmelser fra ovenstående, der direkte vedrører certificeringstilskuddet, er gengivet nedenfor. Love og bekendtgørelser kan findes i deres fulde udstrækning på www.retsinfo.dk. Fordelingssekretariatets vedtægter kan findes på Fordelingssekretariatets hjemmeside www.fordelingssekretariatet.dk 3

1.1. FRISKOLELOVEN 11, stk. 3. Undervisningsministeren kan bestemme, at tilskuddene efter stk. 1, nr. 2, 3 og 5, og 17, stk. 1-3, fordeles mellem skolerne af den selvejende institution Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, hvis vedtægter godkendes af undervisningsministeren. Fordelingssekretariatet fordeler endvidere tilskuddet efter stk. 1, nr. 7 (Certificeringstilskuddet), mellem skolernes foreninger. 40. Afgørelser, som efter bemyndigelse i denne lov er truffet af skolerne, Deutscher Schul- und Sprachverein für Nordschleswig samt det fordelingssekretariat, der er nævnt i 11, stk. 3, kan ikke indbringes for undervisningsministeren. Det samme gælder afgørelser om anvendelse af bevillinger, der er afsat på finansloven. 1.2. TILSKUDSBEKENDTGØRELSEN 17. Tilskud, som Fordelingssekretariatet skal fordele til skolerne, jf. lovens 11, stk. 1, nr. 2, 3 og 5, og 17, stk. 1 og 2, og tilskud som Deutsche Schul- und Sprachverein für Nordschleswig skal fordele til tyske mindretalsskoler, jf. lovens 11, stk. 1, nr. 6, og 14, udbetales ved finansårets begyndelse. Renteindtægter m.v. i perioden fra udbetalingen af tilskuddene og til anvendelsen bruges til delvis dækning af Fordelingssekretariatets og Deutsche Schul- und Sprachverein für Nordschleswigs administrationsomkostninger. 1.3. REVISIONSBEKENDTGØRELSEN 9. Reglerne i 1-8 gælder også for Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, Deutscher Schul- und Sprachverein für Nordschleswig samt Friplads- og Vikarkassen for private gymnasieskoler, studenterkurser og kurser til højere forberedelseseksamen (hf-kurser) for de tilskud, de modtager fra statskassen. Stk. 2. Revisor skal stikprøvevis kontrollere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love, administrative forskrifter og vedtægter. Revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om størrelsen af udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de udbetalte tilskuds berettigelse. Revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolernes revisorer. 1.4. CERTIFICERINGSBEKENDTGØRELSEN 18. Skoleforeningerne indgår samarbejde med Fordelingssekretariatet, der på foreningernes vegne varetager de administrative og praktiske opgaver i forbindelse med gennemførelse af uddannelsesforløbene, indstilling til certificering og fornyelse heraf. Fordelingssekretariatet bistår skoleforeningerne med at tilrettelægge og evaluere uddannelsesforløbene. Fordelingssekretariatet kan udpege en uddannelsesansvarlig koordinator, der varetager sekretariatets opgaver. 4

1.5. FORDELINGSSEKRETARIATETS VEDTÆGT 1, stk. 2. Fordelingssekretariatet er en selvejende institution oprettet den 1. juli 2003. Fordelingssekretariatet har til formål at fordele følgende tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer: 1. Tilskud til befordring af syge elever. 2. Et særligt tilskud til ekstraudgifter til befordring af elever med svære handikap. 3. Tilskud til befordring i forbindelse med brobygningsforløb. 4. Tilskud til nedbringelse af skolepenge, nedbringelse af betaling for ophold på kostafdelinger og nedbringelse af forældrebetalingen for skolefritidsordninger. 5. Et særligt tilskud til vikarudgifter, sygeundervisning, lærernes kursusdeltagelse, herunder efteruddannelse og særlige lærerlønudgifter. 6. Et særligt tilskud til de frie skoleforeninger til varetagelse af fælles opgaver om tilsyn. 7. Et særligt tilskud til støtteundervisning i dansk for tosprogede elever. 3. Bestyrelsen er ansvarlig overfor Undervisningsministeren. Stk. 2. Bestyrelsen varetager Fordelingssekretariatets overordnede ledelse og er juridisk samt økonomisk ansvarlig for, at Fordelingssekretariatets opgavevaretagelse finder sted i overensstemmelse med lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer, anden lovgivning samt Fordelingssekretariatets vedtægt. Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere principper og retningslinjer for fordeling af de tilskud og varetagelse af de opgaver, der er nævnt i 1, stk. 2, og 2. Stk. 4. Forvaltningslovens og offentlighedslovens regler gælder for Fordelingssekretariatets virksomhed. 2. FORMÅL Certificeringstilskuddet er et tilskud til de til Certificeringsudvalget udpegende skoleforeningers udgifter dels til varetagelse af de generelle certificeringsopgaver, dels til varetagelse af de uddannelsesopgaver, som foreningerne er pålagt i medfør af Certificeringsbekendtgørelsen og som gennemføres i.h.t. aftale truffet i Certificeringsudvalget. 3. AFGRÆNSNING Det er i lov om friskoler og private grundskoler 11, stk. 3 bestemt, at certificeringstilskuddet fordeles mellem skolernes foreninger af Fordelingssekretariatet. Med skolernes foreninger forstås de foreninger, som indstiller medlemmer til Fordelingssekretariatets certificeringsudvalg, dvs. Danmarks Private Skoler, Dansk Friskoleforening og Foreningen af Kristne Friskoler. 4. TILSKUDSMODEL 5

4.1. INDLEDNING Certificeringstilskuddet består af dels et grundtilskud til skoleforeninger, som indstiller medlemmer til Fordelingssekretariatets Certificeringsudvalg, dels et uddannelsestilskud til de skoleforeninger, som afholder certificeringskurser. 4.2. GRUNDTILSKUD Grundtilskuddet gives til hver skoleforening for: a) De opgaver, der er henlagt til Certificeringsudvalget jfr. kommissoriet herfor. b) Modtagelse af ansøgninger om merit. c) Vurdering og stillingtagen til merit-ansøgeres forudsætninger, kvalifikationer m.v. i.h.t. bekendtgørelsen. d) Sagsbehandling, journalisering, arkivering m.v. af meritsager frem til og med fremsendelse af certificeringsanmodning til Certificeringsudvalget. e) Indstilling af meritsager til Certificeringsudvalget. f) Rådgivning og bistand om certificering. g) Skoleforeningernes deltagelse i den årlige evaluering af certificeringskurser. Indenfor den samlede ramme fastsætter bestyrelsen for Fordelingssekretariatet i.f.m. den årlige budgetlægning, hvor stort et beløb, der skal afsættes til det samlede grundtilskud. Grundtilskuddet, der fastsættes af Fordelingssekretariatets bestyrelse, fordeles efter bestyrelsens egen afgørelse mellem de foreninger, der indstiller medlemmer til Certificeringsudvalget. 4.3. UDDANNELSESTILSKUD Uddannelsestilskuddet gives til skoleforeninger, der afholder uddannelsesaktiviteter i medfør af Certificeringsbekendtgørelsen og i henhold til aftale truffet i Certificeringsudvalget for: a) Modtagelse og behandling af ansøgninger om optagelse på modul 1-4 kurser samt efteruddannelseskurser. b) Vurdering og stillingtagen til kursusansøgeres forudsætninger, kvalifikationer m.v. i.h.t. bekendtgørelsens 6-8 incl. c) Sagsbehandling, journalisering, arkivering m.v. af ansøger- og kursussager frem til og med fremsendelse af certificeringsanmodning til Certificeringsudvalget. d) Indstilling af certificeringsanmodninger til Certificeringsudvalget. e) Kursusplanlægning og administration. f) Afholdelse af modul 1-4 kurser samt efteruddannelseskurser i.h.t. bekendtgørelsen 11-16 incl. g) Samarbejde og koordination med eksterne kursuspartnere og steder. 6

h) Informationsvirksomhed om og markedsføring af kurser. i) Udarbejdelse af kursusmaterialer. j) Andre opgaver med relation til den praktiske kursusafholdelse. Uddannelsestilskuddet, som skoleforeninger modtager, er afhængig af, hvor stor den enkelte forenings kursusaktivitet er. Tilskuddet fordeles til hver kursusudbydende forening ud fra en fast takst gange antallet af kursister, der har deltaget på den respektive forenings modul- og efteruddannelseskurser. Indenfor den samlede ramme fastsætter bestyrelsen for Fordelingssekretariatet i.f.m. den årlige budgetlægning, hvor store taksterne skal være. Der anvendes en takst for modulkurser og en takst for efteruddannelseskurser. Taksterne fastlægges ud fra omstående modelbudgetter: Heldagskursus for 13 kursister, 1 kursusleder + 8 undervisningslektioner. 2019 Kursussted, fortæring, AV-midler 8.253 Undervisningshonorar - 8 lektioner 14.284 Honorar til kursusleder 5.134 Befordringsgodtgørelse for undervisere+kursusleder 5.813 I alt direkte kursusudgifter 33.484 Gnst. direkte kursusudgifter v. 13 deltagere 2.576 Kursusadministration - 20 timer 6.693 Kursusrådgivning og sagsbehandling - 10 timer 3.347 Opfølgning på kursus - 5 timer 1.674 I alt kursusadministration 11.714 Gnst. kursusadministration v. 13 deltagere 901 I alt direkte kursusudgifter og kursusadministration 45.197 Gns. pr. deltager = Takst 1 3.477 7

Halvdagskursus for 13 kursister, 1 kursusleder + 4 undervisningslektioner 2019 Kursussted, fortæring, AV-midler 8.253 Undervisningshonorar - 4 lektioner 7.142 Honorar til kursusleder 2.565 Befordringsgodtgørelse for undervisere+kursusleder 5.813 I alt direkte kursusudgifter 23.773 Gnst. direkte kursusudgifter v. 13 deltagere 1.829 Kursusadministration - 20 timer 6.693 Kursusrådgivning og sagsbehandling - 10 timer 3.347 Opfølgning på kursus - 5 timer 1.674 I alt kursusadministration 11.714 Gnst. kursusadministration v. 13 deltagere 901 I alt direkte kursusudgifter og kursusadministration 35.487 Gns. pr. deltager = Takst 2 2.730 I tilfælde af at flere heldagskurser (modulkurser) afholdes ubrudt i forlængelse af hinanden og afvikles som internatkurser (aftenforplejning + overnatning) ydes et tillægstilskud på kr. 1.162 kr. pr. deltager pr. kursusdøgn (2019-niveau). Det samme gælder for kursusledere og undervisere, der modtager aftenforplejning og overnatter. Der ydes uanset det økonomiske resultat i.f.m. kursusafholdelsen ikke tilskud udover de ovenfor anførte takster og beløb. Der kan til den enkelte kursist kun ydes eet tilskud for hvert modulkursus. Ifald planlagte kurser (dvs. kurser, der er optaget på Certificeringsudvalgets kursusplan) aflyses, ydes et tilskud svarende til 20 timers kursusadministration. I 2019 andrager dette kr. 6.693. 5. TILSKUDSUDBETALING OG FRISTER Det af Fordelingssekretariatet beregnede grundtilskud udbetales til skoleforeningerne ultimo januar. Skoleforeninger, der udbyder certificeringskurser, kan løbende søge Fordelingssekretariatet om uddannelsestilskud. Ansøgning om uddannelsestilskud skal indeholde en af skoleforeningens daglige leder og den pågældende kursusleder underskrevet oversigt over bl.a.: 8

Kursusbetegnelse Tid, sted og varighed for kursus Kursusleders fødselsdato og navn Undervisernes fødselsdato og navn Deltagernes fødselsdato og navn Fordelingssekretariatet har udarbejdet et standardansøgningsskema, som skal anvendes. Ansøgninger fra skoleforeninger incl. ovennævnte tilskudsdokumentation skal fremsendes til Fordelingssekretariatet. Alle i kalenderåret afsluttede sager vedr. uddannelsestilskuddet skal indsendes til afregning i Fordelingssekretariatet senest 1. februar i det følgende kalenderår. Overskrides denne frist, ydes der ikke tilskud. Fordelingssekretariatet kan herudover fastsætte andre administrative tidsfrister. 6. KLAGEADGANG Afgørelser, som er truffet af Fordelingssekretariat, kan ikke indbringes for Undervisningsministeren eller Undervisningsministeriet. Ethvert spørgsmål vedrørende skoleforeningernes ret overfor Fordelingssekretariatet afgøres af sekretariatets bestyrelse. 7. REGNSKAB OG REVISION M.V. Det er skoleforeningernes ansvar, at de modtagne tilskud regnskabsføres og revideres i overensstemmelse med lovgivningen. Det er Fordelingssekretariatets ansvar at føre regnskab for hver tilskudsbevilling, herunder certificeringstilskudsbevillingen. Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet skal revideres af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor. Fordelingssekretariatet skal udarbejde en redegørelse for fordelingen af tilskuddene blandt skoleforeningerne samt regnskab for indtægter og omkostninger. Regnskabet indsendes sammen med revisionsprotokollen til Undervisningsministeriet. 8. STIKPRØVER, ERKLÆRINGER OG TILBAGEBETALING Grundtilskud og tilskud til kursusadministration (kursusadministration, kursusrådgivning og sagsbehandling og opfølgning på kursus) anses for anvendt til formålet. 9

Fordelingssekretariatet indhenter ledelseserklæringer fra skoleforeningerne vedrørende foreningernes direkte udgifter til kursusafholdelsen. Ledelseserklæringerne omfatter derfor hverken grundtilskuddet eller tilskud til kursusadministration. Hvis det modtagne kursustilskud eksklusiv tilskud til kursusadministration overstiger skoleforeningens direkte kursusudgifter, skal det for meget udbetalte tilskud tilbagebetales senest 1. juli i året efter, at tilskuddet er modtaget. Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan stikprøvevis kontrollere, at de til foreningerne udbetalte tilskud til direkte kursusudgifter er berettigede. Med modtagelsen af tilskuddet accepterer foreningerne ovennævnte tilskudsbetingelser. 9. OPLYSNINGSPLIGT Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor er berettiget til direkte fra skoleforeningerne at indhente oplysninger om grundlaget for det udbetalte tilskud og andre oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af det udbetalte tilskuds berettigelse. Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skoleforeningens formand, sekretariatsleder, bestyrelse og/eller revisor. 10. DOKUMENTATIONSKRAV Det er skoleforeningens opgave og ansvar, at der foreligger den fornødne dokumentation for tilskuddets anvendelse. Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan i alle tilfælde kræve, at dokumentationen attesteres af skoleforeningens daglige leder, bestyrelse og/eller revisor. Med databeskyttelsesforordningens ikrafttræden er der indført opbevaringsbegrænsning vedrørende personoplysninger. Personoplysninger skal slettes eller gøres anonyme, når det ikke længere er nødvendigt for den dataansvarlige at have oplysningerne. Det er den enkelte dataansvarliges ansvar at vurdere, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne ud fra det formål, som oplysningerne oprindelig er indsamlet til. 10.1. SKOLEFORENINGENS OPBEVARING AF DOKUMENTATIONSMATERIALE VEDRØRENDE CERTIFICERINGSTILSKUD Fordelingssekretariatet har brug for, at skoleforeningen opbevarer dokumentationsmateriale, der vedrører certificeringstilskud i minimum 2 regnskabsår. Det vil sige, at når eksempelvis skoleforeningens regnskab for 2018 er afsluttet, skal skoleforeningen opbevare dokumentationsmateriale for certificeringstilskud for regnskabsåret 2017 og 2018, mens dokumentationsmateriale for regnskabsåret 2016 og tidligere år kan slettes/makuleres. Skoleforeningen bør hos sin revisor afklare, om revisor af regnskabs- eller revisionsmæssige grunde har krav om, at dokumentationsmateriale vedrørende certificeringstilskud skal opbevares hos skoleforeningen i længere tid end nævnt ovenfor. 10

11. TILSKUDSINDDRAGELSE Det er Fordelingssekretariatets ret at kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud, der af skoleforeningerne er opnået uberettiget. 12. ELEKTRONISK KOMMUNIKATION Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang gøre ansøgningsmateriale, blanketter, erklæringer, vejledninger m.v. elektronisk tilgængelige på www.fordelingssekretariatet.dk 11