Søndersø Ældreboliger

Søndersø Ældreboliger Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 28. juni 2012 kl. 13.30 på Mørkenborg Kro, Rugårdsvej 831, 5474 Veflinge Dagsorden: 1 Søndersø Ældreboliger... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 2 1.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 1.5 Revisionsprotokol... 3 1.6 Bestyrelsens årsberetning... 4 1.7 Boligselskabets budget... 4 1.8 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.9 Valg af webredaktør... 4 1.10 Indstilling af kandidat til Domeas repræsentantskab... 5 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 1.14 Sammenlægning med Boligselskabet BSB Nordfyn 8200... 6 1.15 Telefonbogsannoncering... 6 1.16 Digitale syn... 7 1.17 Personaleforhold Generel orientering... 8 2 Nybyggeri... 9 3 Boligselskabets afdelinger... 9 3.1 Årsregnskaber... 9 3.2 Driftsbudgetter... 9 3.3 Orientering om driftsforhold, herunder salg af Skamby/Gamby... 10 4 Næste møde... 10 5 Eventuelt... 10 Deltagere fra bestyrelsen: Bent Gudmann-Larsen, formand Klara Aagaard, næstformand Ruth Rasmussen Svend Erik Johansen Tove Poulsen Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef, Domea - Afbud Nils Normann Christensen, Domea Leif Nicolaisen, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Svendborg, den 23. juni 2012 Side 1 af 10

1 Søndersø Ældreboliger 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bent Gudmann-Larsen s beretning: Ser gerne at vores boliger i Skamby og Gamby snart bliver solgt, så vi ikke skal betale for el og varme der mere. Der er pt. 30 tomme boliger, de 4 i Veflinge har været tomme i et år, og kommunen ønsker nu, vi skal sælge dem, evt. mærke dem om til andet formål. Som noget nyt skal vi nu betale ejendomsskat, der er på kr. 233.000 om året. Ikke lige hvad vi havde brug for. Vi har en udgift til lys og varme i tomme boliger på kr. 145.000. Leif har fået 9 af sine timer i BSB Nordfyn, så vi ikke skal betale hele hans løn, og på sigt skal vi måske lægges sammen med BSB Nordfyn. Så er vi ved at søge om at bygge boligerne i Morud større, hvilket kommunen ønsker. Det er under forudsætning, at Landsbyggefonden vil støtte, og husleje ikke stiger væsentlig. Orientering taget til efterretning. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte fordelingen af honoraret. 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Bent Gudmann-Larsen Privat: 64 83 16 15 Mobil: 40 44 35 56 Klara Aagaard Privat: Mobil: Side 2 af 10

Mail: bent.gudmann-larsen@post.tele.dk Mail: Ruth Rasmussen Svend Erik Johansen Privat: Privat: 62 21 77 41 Mobil: Mobil: 23 32 21 78 Mail: Mail: jejo@oncalbl.dk Tove Poulsen Privat: Mobil: Mail: Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Der var ingen rettelser. 1.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et underskud på kr. 13.053. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendt årsregnskabet. 1.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen anmærkninger eller kommentarer til protokollen, og den regnskabsmæssige praksis er korrekt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. Side 3 af 10

1.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Bestyrelsen godkendte årsberetningen. 1.7 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med en jævn udvikling i indtægter såvel som udgifter. Der forudsættes et meget lavt renteafkast. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Bestyrelsen godkendte budgettet. 1.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporten blev kommenteret og godkendt. 1.9 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Side 4 af 10

Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Ingen webredaktør valgt. 1.10 Indstilling af kandidat til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Søndersø Ældreboliger kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Bestyrelsen indstiller Bent Gudmann-Larsen. 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Bestyrelsen indstiller Bent Gudmann-Larsen. Side 5 af 10

1.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Søndersø Ældreboliger kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Formand og næstformand inviteres. 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Taget til efterretning og godkendt. 1.14 Sammenlægning med Boligselskabet BSB Nordfyn 8200 Bestyrelsen bedes diskutere, hvorvidt der ønskes en sammenlægning med BSB Nordfyn. Det indstilles at bestyrelsen tager stilling til, hvorvidt der ønskes en sammenlægning med BSB Nordfyn eller ej. Bestyrelsen besluttede at sælge tomme afdelinger først, men er positive. 1.15 Telefonbogsannoncering Bestyrelsen bedes diskutere om annonceringen i trykte telefonbøger skal bibeholdes. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, hvorvidt der stadig ønskes annoncering i telefonbøger eller ej. Ønskes ikke. Side 6 af 10

1.16 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Side 7 af 10

Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Ønsker vi ikke, men måske sammen med BSB Nordfyn. 1.17 Personaleforhold Generel orientering Vi er i en situation, hvor udgiften til personale er høj i forhold til antal boliger i reel drift, og efter et eventuelt salg af 12 boliger i Gamby og 12 boliger i Skamby har vi talt om at lægge jeres boliger sammen med BSB Nordfyn. Her kan EM så få de timer, der er i overskud i jeres selskab. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Taget til efterretning og godkendt. Side 8 af 10

2 Nybyggeri Der er et projekt i gang i Morud, hvor vi ønsker at udbygge/ombygge boligerne med et ekstra værelse, hvilket vil gøre boligerne mere attraktive og undgå lejelejlighed. Kommunen har sagt ja til denne ændring. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 9101: underskud på kr. 52.856 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Godkendt 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. januar. 2013 til 31. december 2013 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Budgettet er ændret med hensyn til at vi ikke forventer vedligeholdelse på de boliger der er til salg, hvorfor henlæggelser er justeret ned, men de ting der skal laves er de samme som hidtil. Stignings % ændret fra 12,8% til 5,67%. Afdeling 9101: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.308.000 og indebærer en lejeregulering på 5,67 % pr. 1. januar 2012. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 29. august 2012. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at bestyrelsen har været med og har godkendt det. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Side 9 af 10

Godkendt 3.3 Orientering om driftsforhold, herunder salg af Skamby/Gamby Af større ting skal nævnes at der nu skal betales ejendomsskat, kr. 233.000 om året. Der er kommet nyt fyr, udvendige Lamper og hække i Særslev, malet træværk i Morud, hvor der også er skiftet hoveddøre. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 4 Næste møde Der var intet til dette punkt. 5 Eventuelt Der var intet til dette punkt. Mødet afsluttet kl. 15.15 Referatet godkendt: Bent Gudmann-Larsen Formand Referatet tilsendt: Repræsentantskabet Øvrige deltagere Thomas Holluf, Domea Tinus Lassen, Domea Svendborg den 23. juni 2012 NIC/PP Side 10 af 10