Boligselskabet BSB Glamsbjerg

Transkript

1 Boligselskabet BSB Glamsbjerg af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 25. marts 2014 kl på Glamsbjerg Hotel, Søndergade 3, 5620 Glamsbjerg. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Glamsbjerg Orientering fra formanden Bestyrelseshonorar Bestyrelsens kontaktoplysninger Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Boligselskabets budget Godkendelse af styringsrapport Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Valg af kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Personaleforhold Generel orientering Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen er behandlet via Domeas Landskonference Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar : Økonomisk status ansøgning om økonomisk støtte Nybyggeri BSB Glamsbjerg tilbudt køb af 6 boliger i Glamsbjerg Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Næste møde Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Ole Larsen, formand René Nielsen, næstformand Hanne Roth Larsen Uffe Frejdal Nielsen Egon Nielsen Øvrige deltagere: Claus Olesen, Domea Torben Johansen, Ejendomsmester Domea Boligcenter Svendborg, den 3. april 2014

2 1 Boligselskabet BSB Glamsbjerg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Orienteringen er vedhæftet nærværende referat. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Domea har registreret følgende oplysninger for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Ole Larsen Rene Nielsen Arbejde: Privat: Mobil: Mobil: Mail: poulmoseparken51@ofir.dk Mail: majefix@hotmail.com Hanne Roth Larsen Uffe Frejdal Nielsen Privat: Privat: Mobil: Mobil: Mail: Mail: uffe@ladegaardsparken.dk Egon Nielsen Privat: Arbejde: Mobil: Mail: egonnielsen@privat.dk Side 2 af 11

3 Kontaktoplysningerne blev gennemgået og tilrettet, idet eneste ændring var til Egon Nielsens arbejdstlf.nr. 1.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 1.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea henviser til følgende i protokollen: Konklusionerne på side 131 og 133, side 139 omhandlende afdeling 8014 Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 1.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Side 3 af 11

4 1.7 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2014/2015 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Set over de næste 10 år vil der ske en voldsom stigning i dispositionsfonden, hvilket skyldes øgede indbetalinger som følge af udamortiserede lån. Afdelingernes indbetalinger til fond er derfor sat i bero, ligesom saldoen på arbejdskapitalen ligeledes har nået et niveau, hvor indbetalinger hertil ikke er nødvendig. Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter blev forelagt det efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 1.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet styringsrapporterne danner grundlag for dialogmødet som skal afholdes med Assens Kommune den Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen kan Boligorganisationen (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab. Dispositionsfonden kan dække den del, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr budgetterer vi med ovenstående og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Side 4 af 11

5 Det blev vedtaget, at dispositionsfonden kan dække istandsættelsesforpligtigelsen, hvis fraflytter ikke dækker denne. Dispositionsfonden dækker den del, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Glamsbjerg kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Formand Ole Larsen blev valgt Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Formand Ole Larsen samt medlem Hanne Larsen blev valgt Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Glamsbjerg kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Side 5 af 11

6 Formand Ole Larsen samt næstformand René Nielsen blev valgt Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning, og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 27 personer. Heraf har 12 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 96 personer. Heraf har 89 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytningsprocent ,33 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Personaleforhold Generel orientering Der er fra flere forskellige af, ytret stor tilfredshed med ansættelsen af Lars. Endvidere vil administrationen tillige rose såvel Torben som Jørgen for veludført arbejde. Det er beundringsværdigt, hvordan tingene bare fungerer! Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet man gerne vil honorere indsatsen med et engangsbeløb til hver enkelt medarbejder på kr ,- Side 6 af 11

7 1.16 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen er behandlet via Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Bestyrelsen godkendte endeligt indkøb af tablets og SIM-kort til alle bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen besluttede endeligt, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede endeligt, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Indkøb, kursus m.m. er tidligere besluttet ved digitalt bestyrelsesmøde. Såvel indkøb samt kursus er allerede afholdt. Finansieringen heraf sker via selskabets arbejdskapital Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Side 7 af 11

8 Lejemålsenheder: Prisnedsættelse % % % % 251 eller flere 35% For BSB Glamsbjerg er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 13% svarende til en besparelse på kr ,-. Beregningsgrundlaget for BSB Glamsbjerg er vedlagt som bilag. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Besparelsen kan fordeles efter afdelingsstørrelse på samme måde, som besparelsen er beregnet fra Domeas side, således at de større afdelinger opnår en større besparelse pr. lejemålsenhed end de mindre afdelinger. Derved vil prisen pr. lejemålsenhed pr. år blive kr for afdelingerne 8006 og 8010 og kr for afdelingen 8051, kr for afdeling Besparelsen kan også fordeles solidarisk mellem afdelingerne i BSB Glamsbjerg, således at alle afdelinger opnår samme nedsatte pris pr. lejemålsenhed. Prisen pr. lejemålsenhed pr. år i selskab 80 vil derved blive kr Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Ud fra størrelsesmæssige, administrative og geografiske hensyn anbefaler Domea en sammenlægning af samtlige afdelinger under BSB Glamsbjerg til fremtidigt udelukkende at omfatte én afdeling. Herved opnås en yderligere besparelse på kr Det samlede administrationsbidrag pr. bolig bliver da på kr Bestyrelsen tog orienteringen om selskabets fremtidige administrationshonorar til efterretning. Bestyrelsen tilkendegav, at Domea skal arbejde videre på oplæg til sammenlægning af samtlige afdelinger. Til de kommende afdelingsmøder stiller organisationsbestyrelsen, således forslag om en sammenlægning af hver enkelt afdeling : Økonomisk status ansøgning om økonomisk støtte Som følge af dårlig økonomi i den gamle afd (7 boliger på De Gamles Hjem) samt underskud i den oprindelige afd udviser det først udarbejdede budgetudkast en huslejestigning på samlet 7,43%. Stigningen er fordelt således: Budget afd skulle stige 0,29% Budget afd skulle stige 67,34% Budget afd skulle stige 7,74% Årsagen til de massive problemer i det gamle skyldes 2 ting; dels lave huslejer, der for de 7 boliger årligt beløber sig til kr ,- såfremt huslejeniveauet skulle være identisk med den oprindelige afd Endvidere skyldes problemer- Side 8 af 11

9 ne manglende opsparinger til vedligeholdelser fra før boligselskabet købte af kommunen. På mødet vil blive udleveret budget for afdelingen udarbejdet for de næste 3-5 år. I budgettet vil det blive tilstræbt, at en nuværende markant huslejestigning vil blive fordelt over de kommende 3-5 år. Endvidere vil der blive indarbejdet et tilskud fra selskabets dispositionsfond. Bestyrelsen tilkendegav, at dispositionsfonden yder driftsstøtte til afd på samlet kr ,- over de næste 5 år. 2 Nybyggeri 2.1 BSB Glamsbjerg tilbudt køb af 6 boliger i Glamsbjerg Domea er blevet spurgt om, BSB Glamsbjerg kan være interesseret i at tilkøbe 6 stk. boliger beliggende på adresserne Nørregade 15 samt Savværksvej 2, Glamsbjerg. Materialet ser umiddelbart interessant ud, men Ole Larsen er blevet bekendt med, at boligerne kan have indeklimaproblemer. Vilkår for køb kunne være, at der skal foreligge en anmærkningsfri indeklimarapport, ligesom der skal ske en henlæggelse til fremtidige vedligeholdelsesarbejder. Endelig indstilles det, at nuværende lejere skal være indstillet på at få ændret deres lejekontrakter til fremtidigt at være omfattet af almenlejeloven. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Efterfølgende vil boligerne blive besigtiget med henblik på et eventuelt køb. Forudsætninger for købet er dels boligernes stand i forhold til f.eks. skimmelsvamp, opsparing til løbende vedligeholdelse, lejernes tilkendegivelse af, at overgå til nye lejekontrakter m.m. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 8006: overskud på kr Afdeling 8010: overskud på kr Afdeling 8013: overskud på kr Afdeling 8014: underskud på kr Afdeling 8051: overskud på kr Afdeling 8052: underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Side 9 af 11

10 Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 8006: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,90% pr Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at, der til oprindeligt budgetforslag er tillagt kr ,- til øget renovation. Oprindeligt budgetforslag udviste en huslejestigning på 0,00%. Afdeling 8010: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,96% pr Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at, der til oprindeligt budgetforslag er tillagt kr ,- dels til øget vedligeholdelse (konto 155) og til yderligere henlæggelser til konto 120 ( planlagte vedligeholdelser). Oprindeligt budgetforslag udviste en huslejestigning på 0,00%. Afdeling 8051: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,79% pr Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 8052: Budgettet er endnu ikke udarbejdet, idet oprindeligt budget udviste en forholdsmæssig stor huslejestigning samt en kapitaltilførsel fra dispositionsfonden. Nyt 3-5 årigt budget er under udarbejdelse, og vil blive gennemgået på organisationsbestyrelsesmødet. Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår, idet der efter drøftelser omkring afd blev vedtaget, at huslejestigningerne for kommende samt efterfølgende år skal være ens, hvilket bliver i niveauet 3,4%. 3.3 Orientering om driftsforhold Der er efter ombygning blevet opsat nye vaskemaskiner på Flemløse Plejecenter. Det virker umiddelbart til at have været en god løsning med leasing af i alt 4 maskiner. Pt. arbejdes der på en omlægning af brandalarmanlæggene på De Gamles Hjem. Dette kræver en mindre investering, som er tjent hjem inden for få år. Side 10 af 11

11 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Næste møde Næste møde blev fastsat til den Eventuelt Der vil fra Domeas side blive arbejdet på at indhente priser på etablering af Fibernet. Når evt. tilbud foreligger, vil disse blive vurderet. Bestyrelsen ønsker at blive inviteret til fællesmøde den med BSB Nordfyn og Boligselskabet Vissenbjerg, hvor emnet er servicecenter/samdrift. Mødet sluttede kl et godkendt Ole Larsen Formand Svendborg den CLO/LIJ Side 11 af 11