Nørre-Aaby Ældreboligselskab REFERAT afl organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Nørre-Aaby Ældreboligselskab REFERAT afl organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 27. maj 2015 kl i Fælleshuset Albuen, Nr. Åby. Dagsorden: 1 Nørre-Aaby Ældreboligselskab Orientering fra formanden Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Boligselskabets budget Godkendelse af styringsrapport Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Forvaltningsrevision årlig opfølgning LUKKET PUNKT Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation(AMO) til orientering Domeas Landskonference Afdelingssammenlægninger Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Vaskeri i afdeling Ajourføring af eksisterende driftsaftaler Næste møde Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Villy Andersen, formand Niels Bebe, næstformand Krista Jensen, medlem Kirsten Klausen, medlem Kaj Johansen, medlem Inge Gregersen, medlem Svend Erik Johansen, udpeget af Domea Øvrige deltagere: Claus Olesen, Kundechef Finn Madsen, Ejendomsmester Domea Servicecenter Nord- Vestfyn, Vissenbjerg 11. juni 2015 Side 1 af 9

2 1 Nørre-Aaby Ældreboligselskab 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Villy Andersen gav en kort orientering om året, der er gået. Der blev orienteret om det årlige styringsdialogmøde med Middelfart Kommune, hvor kommunen eneste bemærkning var, at Nørre-Aaby Ældreboligselskab er et godt og veldrevet boligselskab med en yderst sund økonomi. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Formanden modtager et årligt telefontilskud på kr ,-. Ellers ingen honorarer til øvrige bestyrelsesmedlemmer. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr ,00 Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 2 af 9

3 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2016 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Boligselskabets dispositionsfond stiger med ca. kr ,- pr. år de næste 10 år. Ultimo 2014 var saldoen i forvejen ca. 4 gange så stor som det anbefalede niveau. Som følge heraf er det administrationens opfattelse, at selskabets dispositionsfond i videst muligt omfang løbende skal anvendes i de enkelte afdelinger ud fra reglerne omkring anvendelse af dispositionsfonden. På kort sigt tænkes her på for eksempel støtte til etablering af vaskehus. En mere langsigtet plan for anvendelse af dispositionsfondens midler bør der også tages stilling til. Dette kan evt. ske ud fra vedlagte drifts- og vedligeholdelsesplaner for de enkelte afdelinger. Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Med hensyn til fremtidig brug af dispositionsfondsmidlerne blev det besluttet, at administrationen skal udarbejde en plan herfor; herunder evt. etablering af solcellean- Side 3 af 9

4 læg i afd (plejecenteret). En endelig plan vil blive udarbejde, når status for eventuelle afdelingssammenlægninger kendes. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Formand Villy Andersen blev valg. 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Formand Villy Andersen samt medlem Inge Gregersen blev valgt. Side 4 af 9

5 1.10 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål LUKKET PUNKT 1.12 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation(AMO) til orientering Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Side 5 af 9

6 Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Der blev opfordret til tilmelding til Landskonferencen. Hovedtemaet her bliver valg af ny formand for Domea. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 6 af 9

7 1.14 Afdelingssammenlægninger Pr nedsætter Domea administrationsbidraget med gennemsnitlig 20%. Nedsættelsen sker efter princippet om jo større afdelingen er jo større bliver nedsættelsen af administrationsbidraget. Derfor kan det være en god ide, hvis mindre afdelinger sammenlægges til større afdelinger. Med den aktuelle afdelingsstruktur vil alene afd. 01 opnå en besparelse. Besparelsen er på 10% svarende til kr ,- pr. år. Sammenlægges derimod samtlige afdelinger i boligselskabet, da vil der kunne opnås en besparelse på i alt kr ,- svarende til 20%. Der henvises til vedlagte skema. På organisationsbestyrelsesmødet vil blive forelagt yderligere detaljerede konsekvensberegninger Bestyrelsen traf beslutning om, at der foreslås sammenlægninger af samtlige afdelinger i boligselskabet. Punktet vil fremgår forslag på de kommende afdelingsmøder. 2 Boligorganisationens afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling overskud på kr ,00 Afdeling overskud på kr ,00 Afdeling overskud på kr ,00 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2016 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Side 7 af 9

8 Da de nøjagtige konsekvenser af eventulle afdelingssammenlægninger ikke kendes i skrivende stund, da foreslås generelt huslejestigninger i niveauet som netttoprisindekset. Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,00% pr Budgettet forventes godkendt på et senere afdelingsmøde. Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,61% pr Budgettet forventes godkendt på et senere afdelingsmøde. Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,00% pr Budgettet forventes godkendt på et senere afdelingsmøde. Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,97% pr Budgettet forventes godkendt på et senere afdelingsmøde. Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 2.3 Vaskeri i afdeling 1 På afdelingsmødet i 2014 blev forslaget om etablering af nyt vaskeri forkastet, idet vaskeprisen ville blive for høj. Efterfølgende besluttede organisationsbestyrelsen, at vaske- og tørretumblerprisen for hver skal være på kr. 10,-. Ved en engangsbetaling på kr ,- og en leasing for resten, da viser beregninger fra Miele, at der vil kunne opnås priser som ønsket. Prisen for selve opførelsen af vaskehuset er forudsat betalt af afdelingens henlæggelser, men kan evt. finansieres af selskabets dispositionsfond jfr. punkt 1.6 Bestyrelsen besluttede, at det er et afdelingsmøde-anliggende at træffe beslutning om evt. nyt vaskeri; ligesom bestyrelsen indstillede til, at der indhentes mere end et tilbud. 2.4 Ajourføring af eksisterende driftsaftaler Eksisterende driftsaftaler er fra Siden da er kommet 2 nye afdelinger, hvorefter og efterfølgende er sammenlagte. Der er som følge heraf behov for en ajourføring af formelle driftsaftaler i forhold til udgiftsfordelingen herunder især personaleomkostninger. Nye driftsaftaler vedlægges. Bestyrelsen godkendte nye driftsaftaler. Side 8 af 9

9 3 Næste møde Torsdag den Eventuelt Fremtidige dagsordener, bilag m.m. vil blive fremsendt elektronisk. Claus Olesen gjorde opmærksom på, at fremtidige mødeindkaldelser m.m. vil blive udsendt pr. i det omfang de enkelte bestyrelsesmedlemmer har adresser. Servicecenter Nord-Vestfyns fremtidige arbejdsopgaver for Nørre-Aaby Ældreboligselskab. Claus Olesen præciserede, at fremtidige tillægsydelser vil blive faktureret efter medgået tid, og efter aftale med formand Villy Andersen. Villy Andersen, Formand Servicecenter Nord- Vestfyn, 11. juni 2015 CLO Side 9 af 9