Referat fra BESTYRELSESMØDE Silkeborg Golf A/S 22. maj 2008 Deltagere fra bestyrelsen: Hans Bremer (HB), Poul Riberholt (PR) og Kurt Grey Schuster (KGS). Der var afbud fra Niels Otto Andersen (NOA), Endvidere deltog fra bestyrelsen i Silkeborg Golf Club: Anna Bramming Madsen (ABM), Hanne Bæk Olsen (HBO) og Kurt Bach-Jacobsen (KBJ). 1. Beslutningspunkter 1.1 Bestyrelsesmødereferatet af 15. april 2008 blev underskrevet uden bemærkninger 2. Punkter til drøftelse 2.1. Indsatsplan. Planen blev gennemgået og revideret. Planen opdateres indtil videre af HBO. 2.2. Regnskab På grund af sygdom og almindelig sæsontravlhed i sekretariatet, har der ikke været kapacitet til at udarbejde opdaterede regnskaber. Vi har kontaktet Deloitte for assistance af regnskabs- og C5 kyndig hjælp som kan forestå bogføringen, medens Susanne Bech foretager konteringen af bilag. 2.3 Ny dagsorden og kalender Vi tilretter gradvist den udarbejdede kalender med baggrund i vore erfaringer fra de afholdte møder med vore nye udvalg. 2.4 Klubhusprojekt Sven Blokager, NOA og HB har holdt et møde, hvor de har dannet sig et overblik over den regnearksmodel, der blev anvendt til beregning af de tal, som blev præsenteret på den ekstraordinære generalforsamling i september 2006. Når vi har opdaterede regnskabstal, skal modellen fodres med de relevante tal og forudsætninger, som skal danne grundlaget for de beregninger, der giver os de forventede behov for kontingentindtægter i de kommende år. Der skal derefter udarbejdes forslag til kontingenter baseret på vor nuværende status, samt kontingenter baseret på de forventede udgifter i forbindelse med vor gennemførelse af et klubhusprojekt.
3. Information til efterretning 3.1. Banerenoveringsprojekt. Der har været afholdt afleveringsforretning den 6. maj 2008 på første fase af renoveringen af vore gamle huller. Første fase omfattede hullerne Vest 1 til Vest 9 og Øst 1 og Øst 9. Henrik J. Jacobsen har udarbejdet en Afleveringsprotokol på grundlag af vor fælles, (bygherren, entreprenøren og tilsynet), gennemgang og stort set fundet alle forhold i orden. Der er naturligvis mindre detaljer som skal rettes eller udbedres i henhold til protokollen og arbejdsvejene er ikke endeligt afrettede. Den væsentligste erfaring til anden fase af renoveringen er, at det ikke er en fordel at lægge rullegræs ud sidst på året. Det rullegræs, der er lagt ud i foråret, er mindst lige så veletableret som det der blev lagt i efteråret og risikoen for sætninger og skader er mindre. Vi har underskrevet bekræftelsen på den oprindelige aftale om renoveringen af de resterende 7 huller med entreprenør Leif B. Andreasen og anden fase forventes igangsat den 1. oktober 2008. Vor banearkitekt Henrik J. Jacobsen har kontaktet Svend B. Thomsen vedrørende søerne, som endnu ikke er tætte. Vi har ikke fået en tilfredsstillende reaktion fra Svend B. Thomsen, hvorfor bestyrelsen besluttede, at vor næste henvendelse bliver gennem vor advokat. 3.2 Opmåling af nye huller Det blev besluttet, at vente med opmåling af de nye og de renoverede huller, indtil fase 2 er tilendebragt. Vi kan så også få DGU s endelige og korrekte rating af banen og de korrekte HCP nøgler på de enkelte huller og derved undgå unødvendige ekstraomkostninger i forbindelse med tryk af scorekort og baneguide. 3.3 Miljøbeskyttelsesloven Fra Teknik- og Miljøafdelingen ved Silkeborg Kommune har vi modtaget en anmodning om supplerende oplysninger samt varsel om påbud efter miljøbeskyttelsesloven. Der er forhold omkring vaskeplads til rengøring af vore maskiner, placering af olietank og ubefæstet påfyldningsplads tæt ved Skærbækken, samt opbevaringsplads til kemikalier, hvor vi er nødt til at bringe forholdene i orden. 4. Orientering 4.1. Formand. DGU har tegnet en kollektiv ansvarsforsikring, som dækker de eventuelle skader, hvor der ikke er dækning af andres eller andre forsikringer. Forsikringen koster ca. 1o kr. pr. medlem. 4.2. Direktør. Udgår.
4.3. Udvalg. Klubhusudvalget, ved Dorte Træholt og Finn Christensen, deltog i en del af mødet. Vi har ikke endnu et helt klart billede af udvalgets arbejds- og ansvarsområder, da vi har afventet udviklingen i klubhusprojektet. Det blev besluttet, at udvalget begynder at beskrive relevante områder vedrørende almindelige vedligehold, rengøring, udskiftninger af inventar, terrasse, kontakt til forpagter, m.m. med udgangspunkt i vor nuværende situation. Baneudvalget, ved Steen Damkilde og Ernst Jensen, deltog i en del af mødet. Steen Damkilde gennemgik de planer for pasning og vedligehold af banen, som greenkeeperstaben i dag arbejder efter. Det er bestyrelsens holdning, at der skal udarbejdes mere detaljerede planer for tidsforbruget i forbindelse med de enkelte arbejdsområder, så planlægningen kan blive mere effektiv og give et retvisende billede af vort mandskabsbehov. Særligt i forbindelse med deltagelse i kurser og ferieafholdelse, kan der konstateres en udtalt mangel på arbejdskraft. Har vi et permanent behov for yderligere bemanding eller kan kortvarige, midlertidige kapacitetsproblemer løses gennem vikarbureauer? Det nuværende baneudvalg har allerede for næsten 1 år siden skriftligt bedt chefgreenkeeper Jens Villadsen om at udarbejde detaljerede planer for banepleje, herunder klipning, gødskning, topdressing, prikling, bunkers, stier og veje m.m., så grundlaget for at udarbejde en brugbar langsigtet og overordnet planlægning er til stede. Kravene om Miljøplaner og Grønne regnskaber er også på vej og hører naturligt under chefgreenkeeperens ansvarsområder. Bestyrelsen forventer, at modtage ovennævnte planer fra baneudvalget og chefgreenkeeperen inden næste ordinære bestyrelsesmøde den 19. juni 2008 5. Eventuelt Maja Blokager skal i 1 uges erhvervspraktik hos vore greenkeepere. Ved fremtidige henvendelser bør det overvejes, om vi overhovedet kan tilbyde disse unge praktikanter nogen form for interessant, relevant og praktisk indhold i et praktikforløb. ABM konstaterer, at vi har et akut behov for en telefon linie mere til sekretariatet. Vi kontakter TDC for etablering hurtigst muligt. Thomas Bøgild- Jacobsen har foreslået, at klubben købet et antal GPS afstandsmålere, type SkyCaddie SG5 eller lignende, til udlejning til interesserede medlemmer og greenfee gæster. Vi har ikke lige i øjeblikket tiden og den fornødne kapacitet til at administrere en sådan udlejning fra sekretariatet. Vi tror på et fremtidigt behov og vil drøfte sagen på et senere tidspunkt. Vi vil i denne omgang forhøre om Ian Appleyard er interesseret i sagen. 6. Næste møde Næste bestyrelsesmøde er fastlagt til torsdag den 19. juni 2008 kl. 17:00.
Referat udarbejdet af Kurt Grey Schuster den 23. maj 2008.
Referat fra BESTYRELSESMØDE Silkeborg Golf Club 15. april 2008 Deltagere fra bestyrelsen: Kurt Grey Schuster (KGS), Hans Bremer (HB), Anna Bramming Madsen (ABM), Hanne Bæk Olsen (HBO), Kurt Bach Jacobsen (KBJ) afbud Thomas Riise Knudsen (TRK). Endvidere deltog fra bestyrelsen i Silkeborg Golf A/S: Poul Riberholt (PR). Beslutningspunkter 1.1 Referat fra sidste BM Godkendt uden bemærkninger 2. Punkter til drøftelse 2.1. Indsatsplan. HBO opdaterer og koordinerer med SB. 2.2. Regnskab. Grundet sygdom i sekretariatet var opdaterede regnskabsoplysninger ikke til stede. Der indkaldes midlertidig extern hjælp. 2.3 Udvalgsstruktur. Klubhusudvalget Dorte Træholt, Finn Christensen - deltog i en del af mødet. Behandles under A/S. 2.4 Børneattest. Afventer tilbagemelding fra SPU. Skal være afklaret inden næste møde 19/6. TRK følger op. 2.5 Sponsorarrangement Oplæg fra Sponsorudvalget blev gennemgået. Af 3 forslag blev det besluttet at gennemføre alt. 3 som omhandler et arrangement i SGC. Bevæggrunde for at vælge alt. 3 er at logistisk er det for vanskeligt at gennemføre alt. 1 & 2 som omhandler en tur til en ET turnering. Forholdene for at gennemføre alt. 2/3 er bedre næste år hvor der afholdes ET turneringer i Hamburg/Barsebäck. Vi skal være tidligt ude med tidspunkt så interesserede sponsorer har en mulighed for at reservere tiden. 3. Information til efterretning Henvendelse fra Baneserviceudvalget. Der er stadig mange uregelmæssigheder vedrørende brug af golfbiler. Det blev vedtaget at førere af golfbiler skal være fyldt 18 år og have gyldigt kørekort til motorkøretøjer. Denne information offentliggøres på net, ved skiltning på opslagstavle og indlæg i biludlejningsbogen. Skal der notits i selve bilerne?
Ved hjemmekampe i Danmarksserien må holdkaptajnen disponere over en bil. Baneserviceudvalg koordinerer det rent praktiske med Sportsudvalget. Af revisionsmæssige årsager skal sådanne biler ikke skrives i bilbogen. Ernst Jensen (som var til stede via Baneudvalget) oplyste at på parkeringspladsen gælder almindelige færdselsregler idet det er offentlig vej. Er bommen, ved indgang til bane, åben, gælder samme regler på banen som på parkeringspladsen. 3.2 Vedr. Forretningsfører Midlertidig hjælp til kontoret. Anna Bramming Madsen yder mange timer og der er lavet aftale med Sonja Bremer om assistance på kontoret. Nødvendig ekstra hjælp købes externt. 4. Orientering Baneudvalget gav en orientering om status på renovering af vestsløjfen som er afsluttet. Der er lavet aftale med entreprenør om færdiggørelse af veje og stier på vest, arbejder som skulle være udført af eget personale. Generel orientering om bemanding og fremtidige mål. Se A/S referat. 6. Næste møde Næste bestyrelsesmøde: 19. juni 2008 kl. 17:00. Referat udarbejdet af Kurt B. Jacobsen den 23 maj 2008.