Børkop Apotek, Ny Boder 16, 7080 Børkop Standardsæt for Apoteker Standardversion 3 Standardudgave 1 Gyldig fra 20-06-2019 Gyldig til 14-08-2022 Akkrediteringsstatus Midlertidig akkreditering Begrundelse for akkrediteringsstatus ved Akkkrediteringsnævnet Flere indikatorer er vurderet i nogen grad opfyldt og ikke opfyldt. Der tildeles derfor midlertidig akkreditering, indtil der kan ske en fornyet vurdering ved fremsendelse af materiale inden for seks måneder efter Akkrediteringsnævnets afgørelse. Surveyteamets sammenfattende konklusion ved Aileen Lind Børkop Apotek er besøgt. På apoteket møder man et venligt og imødekommende personale. Inden for det sidste år har Børkop Apoteket været igennem en stor forandring med ny apoteker og flere nyansatte. Kvalitetsovervågningerne er foretaget kontinuerligt de sidste tre år og evalueret med enkelte huller. Fremadrettet skal apoteket sætte fokus på deres retningsgivende dokumenter og deres evalueringer. 1.1 Kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling Indikator 1 Der er et dokument, som beskriver, hvad og hvornår der kvalitetsovervåges. Indikator 2 Der er retningslinjer for kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling. Indikator 3 Ledelsen kan forklare, hvordan der arbejdes med kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling, og hvor ansvaret er placeret. Indikator 4 Ledelsen kan forklare, hvordan det sikres, at kvalitetsovervågninger gennemføres og evalueres. Indikator 5 Ledelsen kan forklare, hvordan kvalitetsforbedringer prioriteres og gennemføres, og hvordan der følges op. Indikator 6 En gang årligt evaluerer ledelsen den samlede kvalitet. Indikator 7 På baggrund af evalueringen af den samlede kvalitet, prioriterer og Side 1 af 14
1.2 Ledelse Indikator 1 Der er et virksomhedsgrundlag. Indikator 2 Der er retningslinjer, som beskriver apotekets deltagelse i sundhedsfremmende og sygdomsforebyggende aktiviteter. Indikator 3 Der er en organisationsplan, stillingsbeskrivelser og en plan over fordeling af funktioner og ansvar. Indikator 4 Der er en instruktion, som beskriver, hvordan og i hvilke situationer en farmaceut kontaktes fra apoteksfilialer eller i forbindelse med vagt, hvor bemandingen udelukkende varetages af farmakonomer. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har apoteksfilialer eller vagttjeneste, hvor der udelukkende bemandes med farmakonomer. Ikke relevant Apoteket har ikke apoteksfilialer eller vagttjeneste. Indikator 5 Der er leverandøraftaler og dokumentation for, at lægemiddelleverandører har en 39-tilladelse til at forhandle og opbevare lægemidler. Indikator 6 Der er dokumentation for apotekets risikostyring. Denne indikator er kun relevant, hvis der ved risikostyring er identificeret mulige hændelser, som vil kunne påvirke personale, kunder eller apotekets drift. Indikator 7 Personalet kender virksomhedsgrundlaget, og apotekeren kan forklare, hvordan det danner grundlag for det daglige arbejde. Indikator 8 Ledelsen kan forklare, hvilke sundhedsfremmende og sygdomsforebyggende aktiviteter, der deltages i. Indikator 9 Personalet kan forklare, hvilke funktioner og ansvarsområder de har. Indikator 10 Relevant personale kan forklare, hvordan og i hvilke situationer en farmaceut kontaktes fra apoteksfilialer eller i forbindelse med vagt, hvor der udelukkende bemandes med farmakonomer. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har apoteksfilialer eller vagttjeneste, hvor der udelukkende bemandes med farmakonomer. Ikke relevant Apoteket har ikke apoteksfilialer eller vagttjeneste. Side 2 af 14
Indikator 11 Apotekeren kan forklare, hvilke hændelser der er identificeret ved risikostyring, og hvordan problemstillinger i forbindelse med disse hændelser er håndteret. Denne indikator er kun relevant, hvis der ved risikostyring er identificeret mulige hændelser, som vil kunne påvirke personale, kunder eller apotekets drift. Indikator 12 Ledelsen evaluerer virksomhedsgrundlaget. Indikator 13 Ledelsen evaluerer de gennemførte aktiviteter indenfor sundhedsfremme og sygdomsforebyggelse. Indikator 14 Ledelsen evaluerer, om der leves op til leverandøraftalerne. Indikator 15 Hvis der ved risikostyring er identificeret mulige hændelser, evaluerer ledelsen på håndteringen af problemstillinger i forbindelse med disse hændelser. Denne indikator er kun relevant, hvis der ved risikostyring er identificeret mulige hændelser, som vil kunne påvirke personale, kunder eller apotekets drift. Indikator 16 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 1.3 Dokumentstyring Indikator 1 Der er retningslinjer for håndtering af dokumentstyring. Indikator 2 Ansvarlig for dokumentstyring kan forklare, hvordan der dokumentstyres. Indikator 3 Håndtering af dokumentstyring evalueres. Indikator 4 På baggrund af resultatet af kvalitetsovervågningen iværksætter ledelsen tiltag til eventuelle kvalitetsforbedringer og følger op på, om tiltagene har den ønskede effekt. Side 3 af 14
1.4 Datasikkerhed og -fortrolighed Indikator 1 Der er retningslinjer, som beskriver håndtering af kunders persondata. Indikator 2 Der er retningslinjer, som beskriver håndtering af personalets persondata. Indikator 3 Der er retningslinjer for håndtering af datasikkerhed. Indikator 4 Relevant personale kan forklare, hvordan kunders persondata håndteres. Indikator 5 Ledelsen kan forklare, hvordan personalets persondata håndteres. Indikator 6 Relevant personale kan forklare, hvordan datasikkerhed håndteres. Indikator 7 Ledelsen kan forklare proceduren ved anmeldelse af sikkerhedsbrud til Data-tilsynet. Indikator 8 Håndtering af persondata evalueres. Indikator 9 Håndtering af datasikkerhed evalueres. Indikator 10 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 1.5 Servicemål Indikator 1 Servicemål er beskrevet på netsted og tilgængeligt på apoteket. Indikator 2 Efterlevelse af servicemål er beskrevet på netsted og tilgængeligt på apoteket. Indikator 3 Ledelsen kan forklare, hvordan servicemål er fastsat. Indikator 4 Minimum to gange årligt evalueres ventetiden. Side 4 af 14
Indikator 5 Minimum to gange årligt evalueres servicegraden. Indikator 6 Minimum to gange årligt evalueres de registrerede fejludleveringer. Indikator 7 Minimum en gang årligt evalueres den faglige rådgivning. Indikator 8 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 1.6 Indretning, tilgængelighed og tilsyn med enheder Indikator 1 Der er et dokument, som anvendes i forbindelse med vurdering af apotekets indretning. Indikator 2 Apotekets tilgængelighed er beskrevet på netsted, og der er skiltet med åbningstider på apoteket. Indikator 3 Der er et dokument, som anvendes i forbindelse med apotekerens tilsyn med apoteksfilialer og apoteksudsalg. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har apoteksfilialer og apoteksudsalg. Ikke relevant Apoteket har ikke apoteketsfilialer eller apoteksudsalg. Indikator 4 Apotekeren kan forklare, hvad der er vurderet i forbindelse med apotekets indretning. Indikator 5 Apotekeren kan forklare, hvad tilsyn på apoteksfilialer og apoteksudsalg omhandler. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har apoteksfilialer og apoteksudsalg. Ikke relevant Apoteket har ikke apoteketsfilialer eller apoteksudsalg. Indikator 6 Apotekets indretning og tilgængelighed evalueres. Indikator 7 En gang årligt evaluerer apotekeren resultatet af de Ikke relevant Apoteket har ikke apoteketsfilialer eller fire årlige tilsyn. Denne indikator er kun relevant, apoteksudsalg. hvis apoteket har apoteksfilialer og apoteksudsalg. Indikator 8 På baggrund af evalueringerne prioriterer og Side 5 af 14
1.7 Risikofyldte situationer Indikator 1 Der er retningslinjer for håndtering af risikofyldte situationer. Indikator 2 Personalet kan forklare, hvordan risikofyldte situationer håndteres. Indikator 3 Håndteringen af risikofyldte situationer evalueres. Ikke relevant Der har ikke været risikofyldte situationer. Denne indikator er kun relevant, hvis der har været risikofyldte situationer. Indikator 4 På baggrund af evalueringerne prioriterer og Denne indikator er kun relevant, hvis der har været risikofyldte situationer. Ikke relevant Der har ikke været risikofyldte situationer. 1.8 Ansættelse, introduktion og kompetenceudvikling Indikator 1 Der er introduktionsprogrammer for nyansatte samt retningslinjer, som beskriver apotekets ansættelsesprocedure. Indikator 2 Der er retningslinjer for kompetenceudvikling. Indikator 3 Ledelsen kan forklare ansættelsesproceduren, og hvordan introduktion af nyt personale foregår. Indikator 4 Ledelsen kan forklare, hvordan kompetenceudvikling sikres. Indikator 5 Senest seks måneder efter ansættelse evaluerer ledelsen i samarbejde med den nyansatte introduktionsforløbet. Denne indikator er kun relevant, hvis der er ansat nyt personale inden for de sidste tre år. Indikator 6 Ledelsen evaluerer personalets samlede kompetencer i relation til apotekets nuværende og planlagte opgaver. Side 6 af 14
Indikator 7 Ledelsen evaluerer varetagelsen af opgaven som uddannelsesapotek for elever og/eller studerende. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har elever og/eller studerende. Ikke relevant Apotekets førsteårselev er stoppet. Indikator 8 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 1.9 Kundetilfredshed Indikator 1 Der er retningslinjer for tilkendegivelser og klager. Indikator 2 Resultater på kundetilfredshedsundersøgelser dokumenteres. Indikator 3 Relevant personale kan forklare, hvordan tilkendegivelser og klager registreres og behandles. Indikator 4 Ledelsen kan forklare, hvilke områder der er prioriteret og indgår i kundetilfredshedsundersøgelser. Indikator 5 Tilkendegivelser og klager evalueres. Indikator 6 En gang årligt evalueres kundetilfredshedsundersøgelser. Indikator 7 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 2.1 Receptekspedition Indikator 1 Der er instruktioner for ekspedition af recepter. Indikator 2 Der er retningslinjer for håndtering af receptkorrektioner. Indikator 3 Der er retningslinjer for ekspedition af recepter ved systemnedbrud. Side 7 af 14
Indikator 4 Relevant personale kan forklare, hvordan recepter ekspederes. Indikator 5 Relevant personale kan forklare, hvordan receptkorrektioner håndteres. Indikator 6 Relevant personale kan forklare, hvordan recepter ekspederes ved systemnedbrud. Indikator 7 Det evalueres, om recepter ekspederes sikkert og korrekt. Indikator 8 Receptkorrektioner evalueres. Indikator 9 Ekspedition af recepter ved systemnedbrud Ikke relevant Der har ikke været systemnedbrud, som har evalueres. Denne indikator er kun relevant, hvis kunnet evalueres. apoteket har haft systemnedbrud. Indikator 10 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 2.2 Rådgivning Indikator 1 Der er retningslinjer for rådgivning. Indikator 2 Der er retningslinjer for sikker anvendelse af lægemidler. Indikator 3 Der er retningslinjer for håndtering af medicinsamtaler. Indikator 4 Der er retningslinjer, som beskriver levering af ydelsen Tjek på inhalation. Indikator 5 Farmaceuter og farmakonomer, som udfører Tjek på inhalation, har et gyldigt certifikat. Indikator 6 Relevant personale kan forklare, hvordan der rådgives om lægemidler. Indikator 7 Relevant personale kan forklare, hvilket materiale der anvendes i rådgivningen, og hvilket informationsmateriale der er tilgængeligt for kunder, samt hvordan det holdes opdateret. Side 8 af 14
Indikator 8 Relevant personale kan forklare, hvordan der bidrages til sikker anvendelse af lægemidler. Indikator 9 Relevant personale kan forklare, hvordan medicinsamtaler håndteres. Indikator 10 Relevant personale kan forklare, hvordan ydelsen Tjek på inhalation leveres. Indikator 11 En gang årligt evalueres rådgivningen. Indikator 12 Medicinsamtaler evalueres. Indikator 13 Tjek på inhalation evalueres. Indikator 14 En gang årligt laves en faglig vurdering af I betydelig grad opfyldt Der er foretaget faglig vurdering i 2018 og 2019, farmakonomer og farmaceuter, som rådgiver om men ikke i 2017. lægemidler. Indikator 15 En gang årligt laves en faglig vurdering af de Ikke opfyldt Der er ikke foretaget faglig vurdering af Fremsendelse af farmaceuter, som afholder medicinsamtaler. farmaceuter, som afholder medicinsamtaler materiale Indikator 16 På baggrund af evalueringerne prioriterer og Der skal foretages faglig vurdering af farmaceuter, som afholder medicinsamtaler. Det vurderes, om rådgivningen er faglig korrekt, opfylder kundens behov og bliver kommunikeret på en for kunden forstålig måde. 2.3 Håndtering af dosispakket medicin Indikator 1 Der er instruktioner for håndtering af dosispakket medicin. I nogen grad opfyldt Apotekets dokument beskriver dobbelt kontrol på nyoprettede og ændrede dosiskort, men ikke Fremsendelse af materiale hvad kontrollen består i. Apotekets dokument beskriver ikke, hvordan fejlmeddelelser om, at der ikke længere er en gyldig recept, bliver håndteret. Apotekets dokument beskriver, at apoteket modtager besked om seponeringer via seponeringsrecept. Indikator 2 Der er retningslinjer for håndtering af receptkorrektioner. Instruktionen for håndtering af dosispakket medicin skal opdateres med de manglende elementer. Side 9 af 14
Indikator 3 Der er retningslinjer for samarbejde med eksterne Ikke opfyldt Apoteket her ikke en retningslinje for Fremsendelse af parter. samarbejdet med eksterne parter. materiale Indikator 4 Relevant personale kan forklare, hvordan dosispakket medicin håndteres. I betydelig grad opfyldt Apoteket udleverer ikke indlægssedler til borgeren ved opstart af dosispakket medicin, men kun ved tilføjelser. Arbejdsrutiner i forbindelse med håndtering af dosis kan forklares af relevant personale, selv om der er mangler på trin 1. Indikator 5 Relevant personale kan forklare, hvordan receptkorrektioner håndteres. Indikator 6 Relevant personale kan forklare, hvordan der samarbejdes med eksterne parter. Indikator 7 Håndtering af dosispakket medicin evalueres. Der skal udarbejdes en retningslinje for samarbejde med eksterne parter. Indikator 8 Receptkorrektioner evalueres. Indikator 9 Samarbejde med øvrige aktører evalueres. Indikator 10 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 2.4 Behandling af utilsigtede hændelser Indikator 1 Der er retningslinjer for håndtering af utilsigtede hændelser. Indikator 2 Relevant personale kan forklare, hvordan utilsigtede hændelser håndteres. Indikator 3 Utilsigtede hændelser evalueres. Indikator 4 Håndtering af utilsigtede hændelser evalueres. Side 10 af 14
Indikator 5 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 3.1 Håndtering af varer og produktreklamationer Indikator 1 Der er instruktioner for håndtering af varer. Indikator 2 Der er instruktioner for håndtering af temperaturmåling. Indikator 3 Der er retningslinjer for håndtering af medicinrester og risikoaffald modtaget til destruktion. Indikator 4 Der er instruktioner for håndtering af produktreklamationer. Indikator 5 Relevant personale kan forklare, hvordan varer håndteres. Indikator 6 Relevant personale kan forklare, hvordan I betydelig grad opfyldt Der fortages ikke temperaturmåling i det rum, temperaturmåling håndteres. hvor varene modtages fra grossist. Indikator 7 Relevant personale kan forklare, hvordan medicinrester og risikoaffald modtaget til destruktion håndteres. Indikator 8 Relevant personale kan forklare, hvordan produktreklamationer håndteres, og i hvilke tilfælde de behandles som en utilsigtet hændelse. Indikator 9 Håndtering af varer evalueres. Indikator 10 Håndtering af temperaturmåling evalueres. Indikator 11 Håndtering af produktreklamationer evalueres. Indikator 12 På baggrund af evalueringerne prioriterer og Side 11 af 14
3.2 Varelager Indikator 1 Der er retningslinjer for håndtering af varelager. Indikator 2 Der er retningslinjer for overvågning af apotekets lager af euforiserende lægemidler. Indikator 3 Der er retningslinjer for udvælgelse af frihandelsvarer. Indikator 4 Relevant personale kan forklare, hvordan varelageret håndteres. Indikator 5 Relevant personale kan forklare, hvordan lageret af euforiserende lægemidler overvåges. Indikator 6 Relevant personale kan forklare, hvilke frihandelsvarer, der er udvalgt. Indikator 7 Håndtering af varelager evalueres. Indikator 8 Overvågning af euforiserende lægemidler evalueres. Indikator 9 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 3.3 Forsendelse Indikator 1 Mulighed for forsendelse til kunder og Ikke opfyldt Mulighed for forsendelse til kunder og Fremsendelse af samarbejdspartnere i normal åbningstid samt under samarbejdspartnere er ikke beskrevet på netsted. materiale vagttjeneste er beskrevet på netsted. Indikator 2 Der er instruktioner for håndtering af forsendelsen. På netsted skal beskrives mulighed for forsendelse til kunder og samarbejdspatnere. Indikator 3 Der er retningslinjer for håndtering af fejlleverancer. Indikator 4 Relevant personale kan forklare, hvilke muligheder der er for forsendelse, og hvordan kunder og samarbejdspartnere informeres om mulighederne. Side 12 af 14
Indikator 5 Relevant personale kan forklare, hvordan forsendelsen håndteres. Indikator 6 Relevant personale kan forklare, hvordan fejlleverancer håndteres, og i hvilke tilfælde disse behandles som utilsigtede hændelser. Indikator 7 Håndtering af forsendelsen evalueres. Indikator 8 Fejlleverancer evalueres. Indikator 9 På baggrund af evalueringerne prioriterer og 3.4 Tilsyn med håndkøbsudsalg og medicinudleveringssted Indikator 1 Der er et dokument, som anvendes i forbindelse med tilsyn. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har håndkøbsudsalg og/eller medicinudleveringssteder. Indikator 2 Relevant personale kan forklare, hvordan der føres tilsyn med håndkøbsudsalg og medicinudleveringssteder. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har håndkøbsudsalg og/eller medicinudleveringssteder. Indikator 3 To gange årligt evalueres samarbejdet og resultatet af tilsynet med håndkøbsudsalg eller medicinudleveringssted. Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har håndkøbsudsalg og/eller medicinudleveringssteder. Indikator 4 På baggrund af evalueringerne prioriterer og Denne indikator er kun relevant, hvis apoteket har håndkøbsudsalg og/eller medicinudleveringssteder. Side 13 af 14
4.1 Levering af sundhedsydelser Indikator 1 Der er retningslinjer for levering af sundhedsydelser, og udbuddet af sundhedsydelser fremgår af netsted. Denne indikator er kun relevant, hvis der leveres sundhedsydelser. Indikator 2 Der er retningslinjer for håndtering af måleudstyr. Denne indikator er kun relevant, hvis der benyttes måleudstyr ved levering af sundhedsydelser. Indikator 3 Relevant personale kan forklare, hvordan sundhedsydelser leveres. Denne indikator er kun relevant, hvis der leveres sundhedsydelser. Indikator 4 Relevant personale kan forklare, hvordan måleudstyr håndteres. Denne indikator er kun relevant, hvis der benyttes måleudstyr ved levering af sundhedsydelser. Indikator 5 Farmaceuter og farmakonomers faglige kompetencer vurderes inden levering af sundhedsydelser. Denne indikator er kun relevant, hvis der leveres sundhedsydelser. Indikator 6 Levering af sundhedsydelser evalueres. Denne indikator er kun relevant, hvis der leveres sundhedsydelser. Indikator 7 Kunders tilfredshed med sundhedsydelser evalueres. Denne indikator er kun relevant, hvis der leveres sundhedsydelser til en gruppe eller ved undervisning i hold. Indikator 8 På baggrund af evalueringerne prioriterer og Denne indikator er kun relevant, hvis der leveres sundhedsydelser. Side 14 af 14