Årsberetning 2012 for Byggeforeningen af 1933 Indledning og formål Formålet med årsberetningen er, at orientere om byggeforeningens aktiviteter i forhold til foreningens formål overfor foreningens interessenter, herunder foreningens medlemmer og beboere, kommune, Landsbyggefonden og andre samarbejdspartnere. Årsberetningen er udarbejdet i en skriftlig og en mundtlig beretning. Den skriftlige årsberetning for år 2012 opdelt i organisationsbestyrelsens beretning og en beretning om byggeforeningens forretningsførelse og drift. Herudover foreligger der en lovpligtig Forvaltningsrevisionsrapport. Forvaltningsrevisionsrapporten for år 2012 beskriver udvalgte områder af byggeforeningens samlede målsætninger og resultaterne herfor. Årsberetningerne og Forvaltningsrevisionsrapporten kan ses på byggeforeningens hjemmeside. Organisationsbestyrelsens beretning Organisationsbestyrelsen har det sidste år, primært haft fokus 2 områder: 1. Gennemførelse af økonomiske- og organisatoriske tilpasninger. 2. Udvikling af et overordnet værdigrundlag for byggeforeningen og organisationsbestyrelsen. Gennemførelse af økonomiske- og organisatoriske tilpasninger. Ordet økonomi er græsk og betyder: Husholdning. Husholdning er en disciplin der er blevet en større og større økonomisk udfordring for mange i disse år, hvor det omgivne samfund løbende må tilpasse sig de begrænsninger der ligger i tidens vilkår. Det er blevet sværere at låne penge i bankerne, mange mennesker har tabt rigtigt mange penge på fejlslagne investeringer og huspriserne er raslet ned, osv.. Vi står fortsat overfor en stor udfordring i forhold til vedligeholdelsen og genopretningen af vores bygningsmasse. Emnet har været drøftet mange gange de sidste år, og der er også taget mange skridt i den rigtige retning. Men der er stadigt grund til at udvise sparsommelighed og sikre tilstrækkelige henlæggelser til fremtiden. 1
Organisationsbestyrelsens plan for de seneste og de kommende år er og har været, at gennemføre tilpasninger af byggeforeningens organisation, med det formål at reducere omkostningerne og derved forsøge at begrænse huslejestigninger. Som følge af organisationsbestyrelsens krav til administrationen, vil der over de kommende år fortsat ske gradvise tilpasninger af driften af byggeforeningen. Vi kan ikke undlade at påtage os det ansvar der ligger i, at drive byggeforeningen efter principperne om sparsommelighed og effektivitet, som er os pålagt af såvel beboerne som af lovgivere. Udvikling af et overordnet værdigrundlag forbyggeforeningen og organisationsbestyrelsen Vi har måske i bestyrelsen i for mange år arbejdet ud fra ordsproget: For at være sikker på at ramme målet, skyd først og kald det, du ramte, for målet. Men det er vigtigt at vi har et fælles grundlag for arbejdet i byggeforeningen. Vi skal vide hvad der er vigtigst for os, hvad der mindre vigtigt, hvad vi skal bruge vores ressourcer på og hvordan vi gør det. I efteråret 2012 indledte organisationsbestyrelsen derfor et samarbejde med Erik Løgstrup fra Performex, og har efterfølgende gennemført en møderække internt i organisationsbestyrelsen og sammen med afdelingsbestyrelserne, hvor vi i fællesskab har udviklet og drøftet et fælles værdi-sæt for byggeforeningens arbejde. Og hvorfor er det så vigtigt at formulere nogle værdier? Fordi værdierne kan fungere som et konstruktivt og effektivt styringsværktøj for bestyrelsen og administration, når der skal træffes vigtige beslutninger. Fordi beslutningsprocesser bliver lettere, når værdier og mål er tydeliggjorte. Fordi det bliver lettere at orientere sig som beboer og forstå baggrunden for beslutningsprocesserne. Fordi det bliver lettere for kommende beboere at navigere og vælge bolig, når byggeforeningens værdier er formulerede og synlige på f.eks. hjemmesiden. De 3 overordnede værdier som der var enighed om skulle være ledende for vores arbejde i byggeforeningen blev: Godt BoMiljø Ansvarlighed Demokrati Som et tillæg til årsberetningen her, vedlægges en nærmere beskrivelse og uddybning af, hvad det er der menes med de 3 2
værdier og hvordan de skal anvendes i vores videre arbejde. Alternativ energi Byggeforeningen har som det øvrige samfund også måtte se i øjnene, at vi i fremtiden må indstille os på at skulle se på, hvordan vi forsyner vores ejendomme og huse, med alternativ energi. Efterspørgslen på energi generelt set bliver større og større og mængden af de mest almindeligt anvendte energityper, så som olie og gas, svinder ind. For at vi i byggeforeningen kan få en større viden om mulige alternative energiformer, har der indledningsvist været afholdt et fyraftensmøde på Hotel Strandparken i marts 2013. I samarbejde med Byggeforeningen Centrum, fik vi foredragsholdere ud fra Energi Midt, Boligselskabernes Landsforening og Holbæk Kommune, til at fortælle os om de muligheder og begrænsninger, der ligger i anvendelsen af solceller. Forretningsførelse og drift Organisation og struktur Organisationsbestyrelsens økonomiske målsætninger og krav til administrationen, har medført at der er iværksat og gennemført en række ændringer og tilpasninger af driften. Konkret har det betydet, at der er gennemført nogle besparelser på personaleområdet og der efter en udbudsrunde er indgået kontrakt med et eksternt firma, der fremover skal passe vores udenoms arealer og snerydningen. Rengøringen overtages af én af vores egne folk, hvorved at vi her spare en hel del penge. Drift af afdelingerne Som følge af udlicitering af plejen af renholdelsen af de grønne områder og stier, samt snerydning og glatførebekæmpelse, vil beboerne i etageafdelingerne sandsynligvis, opleve at der sker forandringer i driften. Men grundlaget for udførelse af opgaverne, bygger på et sæt plejeplaner som definerer kvaliteten og målet herfor har været, at denne skulle ligge på niveau med den man hidtil har oplevet. Så forandringerne ligger måske mere i, at opgaverne løses af andre folk med andet maskinel. For plejen af de grønne områder kan der være tale om, at opgaverne måske udføres på andre tidspunkter end man har været vant til. Vedligeholdelse og Renoveringer Vedligeholdelsen til afdelingerne, er gennemført i henhold til de udarbejdede 10 års vedligeholdelsesplaner. Ejendommene Labæk 32 og Borchsvej nr. 9-17 i afdeling F, lider af et relativt stort vedligeholdelsesefterslæb. Der er behov for modernisering af badeværelser og installationer, udskiftning af vinduer og meget mere. Og økonomien i afdelingen er desværre også under et hårdt pres. 3
Beboerne har på afdelingsmøder i 2011 og 2012, vedtaget at der skulle udarbejdes en ansøgning til Landsbyggefonden, med henblik på at opnå en økonomisk støtte til gennemførelse af et renoveringsprojekt, som ellers ikke var realistisk, hvis arbejderne skulle gennemføres for egne og lånte penge, alene. Ved udgangen af år 2012, færdiggjorde og fremsendte byggeforeningen i samarbejde med rådgiverfirmaet Kuben, en såkaldt prækvalifikationsansøgning til Landsbyggefonden. Prækvalifikationsansøgningen er første skridt på vejen til at opnå støtte til gennemførelse af en renoveringssag, med støtte fra Landsbyggefonden. Desværre er der også mange andre boligforeninger der er i samme situation som os og derfor må vi forvente, at sagsbehandlingstiden ved Landsbyggefonden, kan vare frem til efteråret 2014 og herefter vil et eventuel renoveringsprojekt, tidligst komme i gang i løbet af 2. halvår af år 2015. Energimærkning I foråret 2012 gennemførte administrationen et udbud for energimærkning af byggeforeningens etageafdelinger. Det billigste firma var i denne omgang Botjek fra Holbæk og de har henover sommeren 2012, udarbejdet og leveret energimærker for alle etageafdelingerne. Energimærkning af boliger er lovpligtigt. Formålet er at synliggøre energiforbruget og især de muligheder, der er for at spare energi. Mærkningen giver et overblik over de energimæssige forbedringer, som er rentable at gennemføre hvad de går ud på, hvad de koster at gennemføre, og hvor meget man kan spare på el- og varmeregningen. I mange tilfælde er der desuden en behagelig sidegevinst i form af bedre indeklima med mindre fodkulde og træk. Mærkningen oplyser om energiforbrug til opvarmning af bygningen og til drift af de faste bygningsinstallationer. Hver bygning får et mærke fra A til G. Skalaen svarer til den, som kendes fra en række energiforbrugende produkter, blandt andet hårde hvidevarer. I løbet af vinteren 2012/2013, er der udarbejdet energimærker for husafdelingerne, på nær for afdeling L, Kapellanvej/Præstevænget hvor størrelsen af boligerne ligger under kravet for, hvornår man skal foretage en energimærkning. Byggeforeningen vil søge at igangsætte så mange som mulige af de anbefalinger der giver en kort tilbagebetalingstid og i øvrigt søge at indarbejde løsningerne i de fremtidige vedlige- 4
holdelsesplaner og renoveringsprojekter. Ejendomsskatter Tilbage i år 2007, indgik byggeforeningen en aftale med rådgiverfirmaet Rafn & Søn om en gennemgang af vores ejendomsvurderinger der danner grundlag for ejendomsskattebetalinger til Holbæk Kommune. Det har nemlig vist sig, at man i mange kommuner har undladt at give fradrag for en række forbedringer der er udført i forbindelse med flere ejendommes opførelse. Man er som bygningsejer berettiget til en reduktion i ens grundskyldsbetaling, hvis grunden er plaget af støj, forurenet, dårlig jordbund, eller hvis der har været forbedringer på grunden. Fx kan visse udgifter til byggemodning udløse et fradrag. Byggemodningen er den opgradering af jorden, der sker, når den forvandles fra bar mark til byggegrund. Her vil der være udgifter til etablering af veje, kloak, vand, varme, elledninger, stianlæg, landinspektør, tilslutningsafgifter, støjvolde, visse former for terrænregulering osv., og disse udgifter kan fratrækkes i en periode på 30 år fra det tidspunkt, byggemodningen blev udført. Rådgivernes arbejde er nu afsluttet, er det har resulteret i besparelser til afdeling R, Bjergmarken/Samsøvej og afdeling U, Piratstræde på i alt 70.000 kr. Forsikringer Byggeforeningen har gennem de seneste par år, haft et samarbejde med Købstædernes Forsikring. Men da Købstædernes forsikring i efteråret 2012 varslede præmieforhøjelsen på 25% valgte byggeforeningen, at gennemføre en udbudsrunde og her var Alka billigst, hvorfor at der nu er tegnet en 2 årig aftale med Alka. Salg af Pirathuset Efter ca. 4 års arbejde er det endeligt lykkedes, at afhænde Pirathuset som var det hus der lå som det eneste på grunden på Gasværksvej, da byggeforeningen i 80erne købte grunden og opførte afdeling U, Piratstræde. Pirathuset som er opført tilbage i år 1850, er et lille byhus på 2 etager på samlet 83m². Det har seneste været lejet ud til en alternativ behandler, men huset har længe stået foran en facaderenovering. En facaderenovering ville betyde et udgift på ca. 300.000 kr. Herudover er der kommet nye krav i det seneste bygningsreglement der betyder, at en istandsættelse af huset til en egentlig bolig igen, ville betyde en merudgift på ca. 2.-300.000 kr. yderligere. 5
Byggeforeningen har haft en række udgifter i forbindelse med salget til advokat, landskabsinspektør og revisor m.m., som ikke kan dækkes af salgssummen. Ikke desto mindre er det vores opfattelse, at der er udvist rettidig omhu ved at afhænde Pirathuset nu, i det at der herved er sparet rigtigt mange penge på vedligeholdelse og drift i fremtiden for beboerne i afdeling U. Udlejning Udlejningen af byggeforeningens lejligheder, er fortsat ikke præget af lejeledighed, heldigvis. Det betyder, at vi ikke har de store tab på tomgang af ledige lejligheder, hvilket er meget positivt. Fraflyttere Hvad der er knap så positivt er, at vi desværre har en del tilgodehavender, fra en række fraflyttere, som ikke betaler eller har betalt, deres restance ved fraflytning. Restancen kan bestå af skyldig husleje og/eller omkostninger til istandsættelse af lejligheden ved fraflytning. Byggeforeningen har indgået en aftale med et inkassofirma om, at forestå inddrivelsen af restancerne i fremtiden. inkassofirmaet sørger for, at ingen restancer bliver for gamle, at der tages fat i fraflytterne jævnligt og at der findes afdragsordninger der kan sikre, at byggeforeningens tab på fraflyttere, mindskes. 6