Fra markvandring til budget

Transkript

1 I denne præsentation fortæller vi hvordan afdelingens budget hænger sammen med markvandringen. Markvandring Markvandringen er det første skridt afdelingen tager, når næste års budget skal påbegyndes. HVAD ER EN MARKVANDRING? Ordet markvandring kan virke lidt forvirrende. Begrebet har sin rod landbruget, hvor bonden sammen med en sagkyndig en gang om året gik rundt i markerne, for at se om der var noget, som kunne gøres bedre det efterfølgende år. I almene boligafdelinger har vi den samme tradition. Her gennemgår bestyrelsen og de driftsansvarlige, en gang om året, afdelingens behov for vedligehold- og fornyelse - både udvendigt og indvendigt.

2 KAB indkalder til markvandringen, som typisk afholdes i sensommeren/efteråret. Langtidsplan Til brug for markvandringen fremsendes den gældende langtidsplan til bestyrelsen. Langtidsplanen er en 16-årig plan der indeholder alle de arbejder/aktiviteter, der skal udføres for at holde afdelingen i god stand. På mødet gennemgås de vigtigste opgaver. Langtidsplanen tilrettes løbende. Blomstervænget et konkret eksempel på en markvandring Inden mødet (markvandringen) havde bestyrelsen lavet en liste over arbejder i afdelingen, som de syntes var vigtige at få med i budgettet. Der var blandt andet behov for maling af vaskekælderen, og mange syntes, at grillpladsen var nedslidt. 4 beboere ville gerne danne en lektieklub, og havde foreslået bestyrelsen, at det gamle tørrerum blev brugt til formålet.

3 Driftschefen og driftslederen havde også forberedt sig til mødet. Bygningerne, udearealer og tekniske installationer var på forhånd gennemgået. På mødet blev vedligeholdelsesstanden, og behovet for penge til udskiftninger nu drøftet. I langtidsplanen var der allerede sat penge af til maling af vaskekælder, men først om 4 år. Det ville bestyrelsen gerne rykke frem, så arbejdet i stedet kom med i budgettet for næste år. Renovering af grillplads og udskiftning af havestole kom også med i budgettet. Indretning af tørrerum i kælderen til lektiecafe kunne ikke umiddelbart tages med, da det var et forslag, som skulle vedtages af et flertal på afdelingsmødet. Bestyrelsen vedtog at forelægge forslaget om lektiecafe på beboermødet, og aftalte derfor med driftschefen, at han indhentede prisoverslag på istandsættelse af kælderrum.

4 På markvandringsmødet kom det også frem, at kloakkernes tilstand er forværret, og at man er nødt til at afsætte flere penge til at renovere dem. Driftschefen lovede at regne på, hvordan langtidsbudgettet kan se ud, med en øget henlæggelse til renovering af kloakker. Det er ofte på markvandringen at de store vedligeholdelsesplaner første gang ser dagens lys. Her erkender man måske, at der inden alt for længe skal indarbejdes henlæggelser til nye større vedligeholdsarbejder, der først skal gennemføres om måske år. Herved sikrer afdelingen at der er foretaget en tilstrækkelig opsparing via henlæggelserne således, at arbejdet til sin tid kan igangsættes økonomisk forsvarligt. Til slut valgte bestyrelsen og driftspersonalet at gå en tur i afdelingen, idet flere medlemmer bl.a. synes det var fornuftigt, sammen at vurdere om det var muligt at omdanne tørrerum i kælderen til lektiecafe. Efter mødet tilrettede driftschefen langtidsplanen, og vurderede om der i næste års budget skal lægges lidt flere penge til side, for at få råd til de nye tiltag som var fremkommet på mødet.

5 Næste års budget Budgettet er afdelingens vigtigste redskab til styring af afdelingens økonomi. Det er ud fra budgettet at huslejen fastsættes og det er ud fra budgettet man holder øje med udgiftsniveauet i årets løb. Budgettet udarbejdes nu med udgangspunkt i den færdige langtidsplan, sidste års budget og ikke mindst regnskabet, der nu foreligger. En væsentlig post er henlæggelseskontoen, som minder om en opsparingskonto, hvor afdelingen henlægger et årligt beløb, der dækker alle fremtidige udgifter til vedligeholdelsen jf. langtidsplanen KAB har nu udarbejdet budgettet, men det er afdelingsbestyrelsen der beslutter om budgettet kan endelig godkendes, og derved forelægges beboerne til vedtagelse på afdelingsmødet.

6 Afdelingsmøde og godkendelse På afdelingsmødet forelægger afdelingsbestyrelsen budgettet. I praksis sker forelæggelsen ofte af driftschefen eller økonomimedarbejderen. Når budgettet er godkendt på afdelingsmødet, kan der varsles en eventuel lejeændring. Til slut efter 8-9 måneders forarbejde - godkendes budgettet af organisationsbestyrelsen, der formelt er øverste instans

7 Det kan ske at afdelingens vedligeholdelsesbehov er større end afdelingens henlæggelser kan holde trit med, uden at lejen bliver uforholdsmæssig høj. I det tilfælde er budgetlægning på markvandringen ikke tilstrækkelig. Det kan være, at der er behov for at optage lån eller, at der ligefrem er grundlag for at udarbejde en helhedsplan. Havrevænget et konkret eksempel på et helhedsplansforløb I Havrevænget viste langtidsplanen en stor mængde nødvendige større renoveringsarbejder de næste 15 år. Disse arbejder var afdelingen ikke længere i stand til at spare op til, og driftschefen havde derfor beregnet hvad det ville koste, hvis afdelingen skulle ud og låne pengene til at dække udgiften. Det stod nu klart for afdelingsbestyrelsen at huslejen ville blive så høj, at de nuværende beboere ikke ville have råd til at blive boende, og der ville sandsynligvis også opstå udlejningsvanskeligheder. Havrevænget havde udover de driftsmæssige udfordringer, også problemer med at fastholde lejerne, når de stiftede familie, idet alle lejemålene var små og fællesfaciliteterne var begrænsede.

8 . Helhedsplan Helhedsplan Havrevænget oplyste derfor boligorganisationen om, at den ønskede en helhedsplan. Helhedsplanen er en samlet langsigtet vurdering af, hvilke behov Havrevænget vil have, for at fremstå som en moderne attraktiv afdeling i mange år fremover. Processen med vedtagelse og bevilling af støtte fra Landsbyggefonden har ofte en længere tidshorisont 5-8 år. I den mellemliggende periode anbefaler driftschefen ofte at afdelingen kun i begrænset omfang igangsætter større vedligeholdsarbejder og i stedet via henlæggelserne sparer optil medfinansiering af helhedsplanen. En helhedsplan skal fremtidssikre såvel lejligheder som udearealer. Den kan ikke gennemføres hvis afdelingen kun lider af et vedligeholdelsesefterslæb.

9 1. Markvandring 6. Nyt budget 2. Langtidsplan 5. Afdelingsmødet godkender budget 3. Udkast til budget 4. Afdelingsbestyrelsen godkender budget