Byggeforeningen af 1933 Valdemar Sejrsvej Holbæk Tlf

Transkript

1 Referat fra Byggeforeningen af 1933 Generalforsamling Afholdt tirsdag den 14. maj 2013 kl på VANDRERHJEMMET, Ahlgade 1B., 4300 Holbæk Deltagere: 31 lejemål var repræsenteret ved 37 beboere. Organisationsbestyrelsesformand Knud Nielsen indledte med at byde velkommen. 1. Valg af dirigent. Karl Dirksen blev valgt uden modkandidater. Karl Dirksen indledte med at konstatere at indkaldelsen til generalforsamlingen var lovligt indvarslet. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelse for det seneste forløbne år. Organisationsbestyrelsesformand Knud Nielsen fremlagde bestyrelsens mundtlige beretning: Det er godt at se, at der stadig er en god interesse for Byggeforeningens virksomhed blandt beboerne. I det forløbne år har vi arbejdet med særlig fokus på: 1. Gennemførelse af økonomiske- og organisatoriske tilpasninger. 2. Udvikling af et overordnet værdigrundlag for byggeforeningen og organisationsbestyrelsen. Vi står fortsat overfor en stor udfordring i forhold til vedligeholdelsen og genopretningen af vores bygningsmasse. Emnet har været drøftet mange gange de sidste år, og der er også taget mange skridt i den rigtige retning. Når det er sagt må vi også siger at der er stadigt grund til at udvise sparsommelighed samt sikre tilstrækkelige henlæggelser til fremtiden. Organisationsbestyrelsens plan for de seneste og de kommende år er og har været, at gennemføre tilpasninger af byggeforeningens organisation, med det formål at reducere omkostningerne og derved forsøge at begrænse eventuelle huslejestigninger. Som følge af organisationsbestyrelsens krav til administrationen, vil der over de kommende år fortsat ske gradvise tilpasninger af driften af byggeforeningen. Vi kan ikke undlade at påtage os det ansvar der ligger i, at drive byggeforeningen efter principperne om sparsommelighed og effektivitet, som er os pålagt af såvel beboerne som af lovgivere.

2 I sensommeren/efteråret 2012 besluttede organisationsbestyrelsen at udarbejde et værdisæt. I den anledning blev der indgået et samarbejde med Erik Løgstrup fra Performex. I forbindelse med udarbejdelse af forslaget har været afholdt en række møder. På det ene møde var inviteret medlemmer fra afdelingsbestyrelserne m.fl. På mødet drøftede vi udformningen af et fælles værdi-sæt for byggeforeningens fremtid. Resultatet af mødet var følgende 3 overordnede værdier: Godt BoMiljø Ansvarlighed Demokrati Som et tillæg til årsberetningen er vedlagt en nærmere beskrivelse og uddybning af, hvad det er der menes med de 3 værdier og hvordan de tænkes anvendt i vores videre arbejde. I den anledning har vi også valgt at invitere Erik Løgstrup til at fortælle lidt om baggrunden for et fælles værdisæt. (Rådgiver Erik Løgstrup afholdt et oplæg om, hvorfor at det kan være nyttigt at have nogle værdier og Dorthe, Helle og Knud, gennemgik hver især nogle eksempler fra værdierne). Byggeforeningen må som det øvrige samfund indstille sig på at skulle se på muligheder for alternativ energi. I den anledning blev der afholdt et fyraftensmøde på Hotel Strandparken i marts 2013 med temaet alternativ energi. På mødet var der blandt andet indlæg fra energiselskabet EnergiMidt og Holbæk Kommune. I forsøget på at opnå besparelse og i videst muligt omfang at undgå store huslejestigninger har pasning af udeområderne været sendt i udbud/licitation. På den bagrund er der indgået aftale med et ejendomsservicefirma. Grundlaget for udførelse af opgaverne, bygger på et sæt plejeplaner, som definerer kvaliteten.

3 Målet for indgåelse af en aftale har været, at serviceniveauet som minimum skulle ligge på niveau med den service man hidtil har oplevet. De synlige forandringer ligger måske mere i, at opgaverne løses af andre folk med andet maskinel. Eller der kan måske være en oplevelse af, at opgaverne udføres på andre tidspunkter end hvad man har været vant til. I det forløbne år er det synliggjort at afdelingen Labæk og Borchsvej, lider af et relativt stort vedligeholdelsesefterslæb. Dette viser sig ved at der er behov for en modernisering af badeværelser og installationer, udskiftning af vinduer og meget mere. Økonomien i afdelingen rækker ikke umiddelbart til at dække omfanget af denne renovering. Ved udgangen af år 2012 blev der indsendt en ansøgning til Landsbyggefonden for om muligt at opnå støtte til gennemførelse af en renovering. Vi er vidende om at der er en del andre boligforeninger, som har søgt om midler og vi må derfor forvente at der først ligger en afklaring på ansøgningen i efteråret Herefter skal der så udarbejdes et projektmateriale for inden sagen kan sendes i udbud/licitation. Vi må således forvente at et renoveringsprojekt, tidligst vil kunne igangsættes i 2. halvår I 2012 er der udarbejdet lovpligtige energimærker. Mærkningen afdækker energiforbrug til både opvarmning og drift ejendommens faste bygningsinstallationer. I løbet af vinteren 2012/2013, er der udarbejdet energimærker for husafdelingerne, på nær for afdeling L, Kapellanvej/Præstevænget hvor størrelsen af boligerne ligger under kravet for, hvornår man skal foretage en energimærkning. Energimærkerne peger på forslag til hvad der kan gøres for at nedbringe energiforbruget. Ikke alle er dog lige rentable, hvorfor der må ske en prioritering. Tilbage i år 2007, indgik byggeforeningen en aftale med rådgiverfirmaet Rafn & Søn om en gennemgang af vores ejendomsvurderinger. Rådgivernes arbejde er nu afsluttet, og har resulteret i besparelser til afdeling R, Bjergmarken/Samsøvej og afdeling U, Piratstræde på tilsammen kr. Efter ca. 4 års arbejde er det nu lykkedes, at afhænde Pirathuset. Huset var i en tilstand som betød, at der var et akut vedligeholdelsesbehov på op mod en million kroner.

4 Fra flere sider har der været udmeldinger om at bestyrelsen kunne være mere synlig i afdelingerne. Dette vil vi selvfølgelig gerne gøre noget ved. Vi har derfor drøftet muligheden for, at vi til efteråret vil forsøge os med at afholde nogle såkaldte café-møder rundt omkring i afdelingerne, hvor der forefindes egnede lokaler. Vi tænker at flere afdelinger i nærområdet inviteres samtidig. Vi forestiller os, at der afholdes et til to møder årligt. Det vil give os en god lejlighed til at få at vide hvad der rør sig ude blandt beboerne. Inden jeg slutter beretningen skal jeg med beklagelse meddele, at bestyrelsesmedlem Søren Waage for cirka en måned siden har sendt en mail om, at han med omgående virkning ønskede, at træde ud af bestyrelsen, da han ikke længere havde tilstrækkelig tid til at løfte opgaven. Dette betyder at vi om lidt skal vælge et nyt bestyrelsesmedlem. Afslutningsvis vil jeg gerne takke samarbejdspartnere, administrationen, de fremmødte samt organisationsbestyrelsen for et godt og konstruktivt samarbejde det forløbne år. Afdelingsbestyrelsesmedlem Karin Odgaard som havde deltaget i debatmødet om værdierne, fortalte om sine oplevelser fra mødet, herunder om den gode debat der havde været og det positive i, at man i fællesskab drøfter byggeforeningens værdier for fremtiden. En beboer fra afdeling Q, Marievej ønskede, at man ser på muligheden for, at reducere røglugten fra rygning på altanerne. En beboer fra Henrik Thottsvej gav udtryk for ønsket om, at man som beboer kan være hjemme når der er bygningsgennemgang. Beboer Thomas Carlsen viste på generalforsamlingen, hvor langt man er med udviklingen og moderniseringen af hjemmesiden. Der var et par spørgsmål til den nye hjemmeside, herunder om det forventes at man på sigt kan gå ind og se henholdsvis ens eget varmeforbrug og afdelingens samlede elforbrug, hvad der blev svaret bekræftende til. Tony Sørensen viste en ny funktion som kan hjælpe beboerne i dagligdagen, hvis de har driftsproblemer i lejemålet. Funktionen er et link der kan lægges på mobiltelefonen og som findes på web-adressen: En beboer gav udtryk for, at man havde en forventning om, at medlemmer af organisationsbestyrelsen deltog i markvandringerne i afdelingerne. Knud Nielsen svarede hertil, at det vil ske i fremtiden. Beretningen blev enstemmigt godkendt af generalforsamlingen. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning.

5 Revisor Benny Lundgaard fremlagde regnskabet for år 2012 ifølge vedtægterne med følgende bemærkninger: Generelt er regnskaberne for afdelingerne for år 2012 fine, i det blot en ud af de 14 afdelinger, kommer ud med underskud. Forrentningen af afdelingens midler har været særdeles positiv, i det at de ligger på små 4 %, hvilket er langt over det forventede. Administrationskassens resultat blev et mindre underskud på ca kr. Byggeforeningens omkostninger til administration er pænt faldende, selv om andre udgifter som udgangspunkt stiger. Der er gjort en stor indsats for at reducere omkostningerne i administrationen, ligesom der er sat fokus på besparelser på driften i afdelingerne, hvilket er positivt og i tråd med ministeriets anbefalinger om effektiviseringer af den almene sektor. Byggeforeningen bør fortsat se på mulighederne for at begrænse udgifterne, herunder evt. undersøge muligheden for at digitalisere flere ting. Nogle boligselskaber har fået foretaget en opmåling af alle deres lejemål, hvilket giver bedre muligheder for at indhente tilbud på istandsættelse ved fraflytning. Personaleudgiften er stadigt den største udgiftspost i administrationen og der har været afholdt flere mødeudgifter, bl.a. som følge af det værdiarbejde der har været. Benny Lundgaard gennemgik en sammenligning for udgifter og indtægter for årene samt en oversigt over huslejeniveauet og henlæggelsesniveaet for de enkelte afdelinger. Vedligeholdelse af ejendommene er vigtige for fortsat at kunne tiltrække og fastholde beboerne. Og det er her at man har de største udgifter i byggeforeningen, hvorfor at der bør være særlig fokus på dette område. Der er sket en stigning i henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse, men der er fortsat et behov for at øge henlæggelserne i afdelingerne. Der vil ske øget tilgang til Dispositionsfonden i byggeforeningen, som følge af, at en række lån udløber. Disse midler kan organisationsbestyrelsen disponere over til anvendelse i afdelingerne og byggeforeningen. Regnskabet blev enstemmigt godkendt af generalforsamlingen. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag. Ingen indkomne forslag. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

6 På valg til bestyrelsen: Knud Nielsen Søren Waage (udtrådt i valgperioden) Konni Lunau På valg som suppleanter: Thomas Carlsen Lilja Helt Følgende stillede op til valg og blev valgt: 1. Knud Nielsen genvalgt til organisationsbestyrelsen og som formand 2. Robert Gerken valgt til organisationsbestyrelsen 3. Konni Lunau genvalgt til organisationsbestyrelsen 4. Thomas Carlsen suppleant til organisationsbestyrelsen 5. Lilja Helt suppleant til organisationsbestyrelsen 6. Valg af revisor. Bestyrelsen foreslog genvalg af PricewaterhouseCoopers v/benny Lundgaard som blev genvalgt. Generalforsamlingen gav dog udtryk for, at man også på revisionsområdet må sammenligne priserne på markedet. 7. Eventuelt. Lilja Helt foreslog bestyrelsen, i relation til de nye værdier for byggeforeningen, at man ser på mulighederne for at hjælpe beboernes børn med at komme på sommerferie, via Arbejdsmarkedets Feriefond, Anita Hansen gav udtryk for, at man må se på huslejeniveauet for afdeling L, Kapellanvej, da huslejen her syntes at være for høj. Bente Larsen fra Samsøvej spurgte til afregningen af el, da flere beboere har været udsat for at få store ekstraregninger. Knud Nielsen henviste til, at man kontakter el-leverandøren herom. Ved lodtrækning blev Kim Jørgensen og Mette Birch vindere af 1 gavekurv hver. For referat / Tony Sørensen Dirigent Karl Dirksen