Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Natasja / Asger Ida 07.05.14 16.00-20.00 Teorilokalet, Bygn. 01, RUC Natasja, Asger, Rasmus Aarup, Anders, Mette, Ida, Jonas, Theis, Kirsten Stampe, Jane Opsummering af referatet / Shot summation of the minute Ruc-bar og Rusvejledningen må aftale åbningstider under rusperioden. Der er uddelegeret ansvarsposter i bestyrelsen. Vedtægter ændres ift. Medlemskaber, og der skal snakkes med RUC og andre organisationer om bestyrelsens sammensætning. Diskussion af, hvornår generalforsamlingen fremover skal ligge. Arbejdsgruppe ift sammenlægning af RUC bar og SH nedsat. Husorden godkendt. Det går fremad med forsikring. Der skal snakkes med organistioner om sommerlukket, og skrues ned for adgang. Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat / Minute Approve Agenda Kommentarer / Commets:
Ændringer / Changes Punkt 3 rykkes til punkt 6 Orienteringer / Orientations The Chairmanship Rucbar kan ikke finde folk til sidste uger af maj. Baren vil gerne holde åbent under rusvejledningen. SH lader det være en diskussion mellem baren og rusvejledningen. SH er neutrale, men er de to uenige støtter vi baren da vi er fælles i huset. Hvis baren har det fint med at lukke er det fint. Kompromis at baren kun er åben 14-20. The Architect Committee Ingen orienteringer No orientations
Andre orienteringer / Other orientations Jane Punkt på dagsorden / Item at the agenda Ansvarsposer Præsenteret af / Presented by Natasja Diskussion / Discussion: Der er fremsat et forslag om at uddelegere ansvar i bestyrelsen. Lige nu er der få der laver meget. Der er lidt tvivl om det er en fordel at uddelegere opgaverne da det kræver at man er meget til stede, og da tingene måske bliver gjort hurtigere ad hoc. Ligeledes påpeges det, at vi f.eks. ikke har meldt os til regnørings / oprydningsfolk ved at være i bestyrelsen. Men formålet er at vi har overblik. Formandsskabet skal ikke nødvendigvis påtage sig yderligere. Næstformanden skal fokuserer på at lære af formanden til når han stopper. Mødeindkaldelsen kan ligge hos formanden Man er ikke nødsaget til at påtage sig en post, da dette ikke er noget vi har meldt os til. Man kan altid påtage sig ansvar hvis man senere får tid. Mange af posterne kan klares fra distance. F.eks. booking af lokaler, at stå for møder, at sørge for nøgler. Inventar ansvarlig er også kun ind i mellem. Så kan andre fx skrive til den ansvarlige. Man kan f.eks. være to om en post, det har sine fordele, ved vi fra RUC bar. Ansvarsposterne kan bidrage til at vi viser fanen og
er tilstede. Det er okay at have noget mere konkret at tage fat på. Ansvarsposter Referat: Ida & Jonas Kælder: Rasmus og Asger Køkken: Ida og Kirsten (sørge for vaskemaskine, ordne køleskab, købe køkkenudstyr mv.) Rengøring: Kirsten Bookning af lokaler: Theis Nøgler og nøglekort: Natasja Bestyrelsesarrangementansvarlig: (ideen var at det er 2 der er ansvarlige for hver gang vi snakker om at vi skal have general forsamling, hus-møder arbejdsdag, arrangere eller uddeligere) : Mette og Natasja Vi lader det køre et par måneder og ser hvordan det går. Vi hænger en seddel op om hvem der er ansvarlige for hvad, så brugere af huset kan kontakte os Konklusioner / Conclusions: Lave et papir med hvem der er ansvarlige for hvad Punkt på dagsorden / Item at the agenda Vedtægter Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion:
Medlemsskab Skal vi have a, b c medlemmer? Forslag til at fjerne c-medlemmer. A-medlemmer er alle studerende (og ansatte) B-medlemmer er støttemedlemmer og alle andre. Forslag til at fjerne krav om at generalforsamlingen skal bestemme kontingent, til at bestyrelsen må. Skal kunne vi hurtigere lave foreningsmedlemsskaber. UC sjælland som forening skal kunne melde sig ind så de kan komme til at bruge huset. Holdninger til forslaget: Generalforsamlingen skal bestemme om vi skal have kontingent eller ej, men bestyrelsen kan beslutte beløbet, samt løbende tage sig af aftaler. B-medlemsskabet skal kunne være støttemedlem, f.eks. for gamle studerende. Både foreninger, énkeltpersoner mv. Det eneste du får ved at være medlem er at du kan booke lokaler. Alle kan ellers benytte huset. Det er fint at holde huset åbent og at USC også kan benytte lokaler når de ringer of aftaler. Alternativt beholder vi a og b medlemskaber og så kan folk ringe og booke lokaler, f.eks. USC Har ansatte stemmeret? Nej men de kan bruge Der er A studerende B støttemedlemsskab, det kan alle. Foreninger der gerne vil støtte kan vi lave aftaler. Enighed om at nedlægge c-medlemmer og bevare det således at foreninger som f.eks. USC kan ringe / maile hvis de ekstraordinært vil låne lokaler. Bestyrelsens sammensætning Vi vil gerne have fjernet at medlemmer skal gå gennem AR. Idealet er, at alle vælges på GF, det er mere demokratisk. Hvis RUC vil fastholde indflydelse, så kan vi som kompromis foreslå at de studenterpolitiske organisationer stadig har poster, men ikke er I flertal. Alle er meget enige I idealet om at alle vælges ind på GF, men det er nok urealistisk. Vi må snakke med SR og Frit Forum om, om de
gerne vil have deres poster eller vil bakke op om vores ønske. Der er et krav fra Ruc om at flertallet skal være studenterorganisationer. Vi står stærkere hvis vi kan fortælle at Frit Forum og SR er på vores side. Vi kan opfordre de studenterpolitiske organisationer til at lade deres poster gå til valg, som frit forum gjorde 2013. Omvendt står organisationerne til ansvar for deres poster, så dette er måske ikke hensigtsmæssigt for dem. Vi kan melde ud hvad vi ønsker og hvad der er god / dårlig stil. At man lader sine mandater gå til valg og støtter op om. Kan også fjerne spekulationer om på hvilke mandater man sidder.vi kan ikke bede organisationerne om at skulle have ansvar for medlemmer der sidder her. Mennesker de ikke ved hvem er, som de sidder til ansvar for. Vi skal snakke med RUC om det og tage diskussionencder fra. Vi går efter idealet, plan B er ok. Hvis RUCs iger at der skal være et link mellem os og dem der er valgt til det store valg, så kan vi forslå at de er mindretal. Vi er tilfredse med bestyrelsens størrelse. Det ønskes ikke at denne kan afhænge f.eks. af hvor mange organisationer der pt. Er. Vi skal holde fælles front. SR arbejder ikke for alle studerende og RUCs bestyrelse kan ikke nøjes med at forholde sig til SR. Vi vil gerne være vores egen, men vi sidder under SR og det er en god måde at kalde fælles front og sørge for at alt ansvar ikke ligger på SR. Nogle er bange for at vi går ind I noget der e for politisk. Vi er en ny organisation og har ikke engang endnu fundet ud af at lægge os sammen med SR, måske er det endnu for tidligt til at RUC vil lade os stå alene, da de vil have nogen der kan drages til ansvar. Der er også en fordel I at have SR og Frit forum folk I bestyrelsen. Kan bidrage til samarbejde. Omvendt burde vi samarbejde uanset hvad. Nogen sætter sig i en arbejdsgruppe med SR, Frit
Forum, og snakker med RUC og finder ud af hvad der er muligt. Vi skal forhandle vores egen kontrakt, men ellers må vi gå til SR og FF og snakke med dem om det. Vi har et ideal og går videre med det, og ellers har vi et alternativ. Dato for generalforsamling Forslag til at rykke general forsamlingen til marts / april. Fordel: ligger godt ift. At regnskab skal godkendes, der er mange på RUC I denne periode, god tid til at køre nye bestyrelsesmedlemmer ind I arbejdet. Kommentarer: At indvælge folk der afskærer mange af dem der stopper efter sommerferien. Problem ved at bestyrelsen og regnskabsåret ikke følger hinanden. Problemet er at vedtægterne siger, at generalforsamlingen skal godkende regnskab men det kræver en ekstraordinær general forsamling for det er ikke klar i november. Løsningsforslag: Forslag til at generalforsamlingen ikke skal godkende regnskab men budget, og at bestyrelsen skal præsentere foreløbigt regnskab I November. Måske er det også meget godt at det ligger i en stille periode. På et andet bestyrelsesmøde skal vi tage op, hvorfor alt er så formelt, og om vi ikke kan gøre det lidt sjovere.. Konklusioner / Conclusions: Vedtægtsarbejdsgruppe skal ændre vedtægten om medlemmer Snak med SR, frit Forum og RUC om bestyrelsens sammensætning
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Samarbejde med RUC-bar Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Der nedsættes arbejdsgruppe med 4 fra RUC bar og 3 fra SH om sammenlægningen af organisationerne. Theis, Asger og Anders sidder i arbejdsgruppe. Den aftale vi indgik udløber 31. Juni. Kan vi udskyde den en måned eller to? Men der er vel ikke nogen i baren hen over sommeren. Men en sammenlægning ville give mening at gøre når regnskabsåret slutter. Arbejdsgruppen skal have bevilling til at forlænge kontrakt uden bestyrelsens mandat. Vi skal have fundet ud af hvad SH samlet mener ift. Sagen Der er et problem med arbejdsskadeforsikring, men det er ok, hvis baren er en forening under studenterhuset. Ydermere er alkoholbevillingen er et problem. Vi skal finde ud af, hvad vores ideal er. Lad bar og SH finde ud af hvad de synes ville være ideelt, og bagefter kan vi se på det praktiske fx med forsikringer. Få det på som et punkt til næste møde, især i forhold til dem der ikke var her sidste år. Svært at have en holdning, uden at forstå problematikken. Arbejdsgruppen kan fortælle om det næste gang, og de kan også komme med et udkast til hvad de synes så vi har noget konkret at gøre. Konklusioner / Conclusions:
Person responsible Arbejdsgruppen forebereder et oplæg om sammenlægning med Arbejdsgruppe SH RUC - bar Bestyrelsesmøde i Juni Punkt på dagsorden / Item at the agenda Husorden Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Om husorden: vi skal have en intro, hvor der står at huset er vores fælles eje, mere personligt. Skal stilles op i pkt. Form. Godkendt. Konklusioner / Conclusions: Natasja færddiggør husorden Evt. / AOB 1. Forsikring. Vi har fået et tilbud på 900,- for ansvarsforsikring på helårig præmie, 8000,- for diverse inventar, 1500,- for arbejdsskadeforsikring på 2 heltids
administrative medlemmer. Der er møde den 15. Maj i huset her. Det er halv pris af det vi havde budgetteret med. 11. Det besluttes at forslaget skal sendes ud til bestyrelsen inden det vedtages. Såfremt det sendes rundt til alle og ingen er uenige, har formandskabet mandat til at godkende det. Mødet skrives på podio så folk kan være med. 2. bænke der står oppe ved kantinen. Skal køres ned på Morten. 3. Sommerferie og adgang til huset: Spørgsmål om vi skal låse helt af. Pga. Tyveri mv. er det en god idé at have kontrol med hvem der kommer i huset. Hvad kan vi tillade os over for dem der arbejder i huset? Der tales om at lade foreningerne kunne komme ind i deres foreningslokaler, men låse de store rum af, og baren kunne få en enkelt nøgle. Lås huset af og åben det når rusvejledningen åbner. Vi kan ikke låse plenum af, for det er en brandvej. Evt. Snakke med dem der har en arbejdsplads her ude, og hvis de skal lave noget her ude så skal der være åbent, men dem der ikke har noget at lave her ude kan ikke komme ind. Natasja sørger for nøgler, men bestemmer ikke hvem der kan komme ind. Evt lukke det helt under ROSKILDE, så folk ikke sover og bader her. Tale om at en fra hver forening har lov til at komme ind. Vi skriver ud, og måske ca 1/3 af de 50 der har adgang nu, får lov at få adgang, og de skal gå med til at have ansvar for at låse af efter sig. Vi kan se hvem der har låst sig ind (ordensregler) Pak huset ned, lås dyre stole inde mv. skabe en stemning om at det kan hænge på folk hvis der sker noget
Gå videre med Forsikring Asger Hente bænke Skrive ud til organisationer ift. sommerferie