UDKAST 11. oktober 2013 Forslag til Lov om ændring af lov om arbejdsmiljø og ændring af lov om indretning m.v. af visse produkter (Obligatorisk digital kommunikation m.v.) 1 I lov om arbejdsmiljø, jf. lovbekendtgørelse nr. 1072 af 7. september 2010, som ændret ved lov nr. 1538 af 21. december 2010, lov nr. 597 af 14. juni 2011 og lov nr. 356 af 9. april 2013, foretages følgende ændringer: 1. 75, stk. 5-7, ophæves. 2. Efter 81 b indsættes som nyt kapitel: Kapitel 14 a Obligatorisk digital kommunikation 81 c. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om, at skriftlig kommunikation om forhold, som er omfattet af denne lov, til og fra Arbejdstilsynet skal foregå digitalt. Efter forhandling med den pågældende minister kan tilsvarende regler fastsættes for andre offentlige myndigheder, som har opgaver efter denne lov. Stk. 2. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte nærmere regler om digital kommunikation, herunder om anvendelse af bestemte it-systemer, særlige digitale formater og digital signatur eller lignende. Stk. 3. En digital meddelelse anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen. I lov nr. 155 af 20. februar 2013 om indretning m.v. af visse produkter foretages følgende ændringer: 1. Efter 24 indsættes som nyt kapitel: 2 Kapitel 6 a Obligatorisk digital kommunikation 1
24 a. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om, at skriftlig kommunikation om forhold, som er omfattet af denne lov, til og fra Arbejdstilsynet skal foregå digitalt. Hvis andre offentlige myndigheder er kontrolmyndighed efter denne lov, kan tilsvarende regler fastsættes af den minister under hvem området henhører. Stk. 2. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte nærmere regler om digital kommunikation, herunder om anvendelse af bestemte it-systemer, særlige digitale formater og digital signatur eller lignende. Stk. 3. En digital meddelelse anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen. Stk. 1. Loven træder i kraft den 1. april 2014. Stk. 2. Regler udstedt i medfør af arbejdsmiljølovens 75, stk. 5-7, forbliver i kraft, indtil de i ophæves eller erstattes af regler udstedt i medfør af arbejdsmiljølovens 81 c som affattet ved denne lovs 1, nr. 2. 3 2
Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger: Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Lovforslagets indhold 2.1. Gældende ret 2.2. Overvejelser 2.3. Forslag 2.4. Digitalisering set i forhold til persondataloven 3. Økonomiske og administrative konsekvenser for det offentlige 4. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet 5. Administrative konsekvenser for borgerne 6. Miljømæssige konsekvenser 7. Forholdet til EU-retten 8. Hørte myndigheder og organisationer 9. Sammenfattende skema 1. Indledning Dette lovforslag er et led i realiseringen af regeringens målsætning om, at al kommunikation mellem borgere, virksomheder og det offentlige skal foregå digitalt inden udgangen af 2015, hvilket fremgår af regeringsgrundlaget Et Danmark, der står sammen (oktober 2011). Formålet er at indføre hjemmel til at stille krav om, at skriftlig kommunikation mellem Arbejdstilsynet og virksomheder og andre, som har pligter efter arbejdsmiljøloven, skal foregå digitalt. Formålet er også at indføre en hjemmel til at stille krav om, at skriftlig kommunikation mellem Arbejdstilsynet og fabrikanter, importører, distributører og andre, som har pligter efter lov om indretning m.m. af visse produkter, skal foregå digitalt. De foreslåede bestemmelser er udformet på samme måde som de bemyndigelser, der ved L 1231 af 18. december 2012 er indført i 68 love på erhvervs- og vækstministerens område. På beskæftigelsesministerens område er der senest med lov nr. 357 af 9. april 2013 indført hjemmel til at fastsætte krav om digital indberetning mellem kommuner, arbejdsgivere og selvstændigt erhvervsdrivende om tilskudsordninger m.v. efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Der er med dette lovforslag endvidere taget højde for Justitsministeriets forslag til ændring af forvaltningsloven m.v. (L 13), som er fremsat i Folketinget den 2. oktober 2013. Vedtages forslaget, indføres en 32 b om krav om identifikation mv. af afsenderen af et dokument. Som konsekvens heraf indeholder dette lovforslag ikke bestemmelser om underskriftskrav etc., da dette forventes at være reguleret i forvaltningsloven fremover. Det fremgår også af regeringens program fra maj 2012 Danmark i arbejde - udfordringer for dansk økonomi mod 2020, at regeringen har som målsætning, at det i 2015 skal være slut med papirblanketter og brevpost i den skriftlige kommunikation mellem det offentlige, borgere og virksomheder. Det fremgår desuden, at regeringen vil arbejde for at gøre regelgrundlaget mere digitaliseringsklart, så det sikres, at bl.a. regler og digitale løsninger mere systematisk tænkes sammen og tilpasses i takt med, at der udvikles nye it-systemer. Den fællesoffentlige 3
digitaliseringsstrategi 2011-2015 fra august 2011,»Den digitale vej til fremtidens velfærd«er grundlag for det videre arbejde med digitalisering. 1. juli 2012 er lov nr. 528 af 11. juni 2012 om Offentlig Digital Post, trådt i kraft. Lovens krav om virksomhedernes obligatoriske tilslutning til Offentlig Digital Post sættes i kraft pr. 1. november 2013, jf. bekendtgørelse nr. 981 af 7. august 2013 om ikrafttræden af 3, stk. 2, i lov om Offentlig Digital Post. Der gennemføres løbende undersøgelser af danske virksomheders it-parathed. Undersøgelserne viser, at danske virksomheder i vidt omfang er parate til digital kommunikation med det offentlige. I en undersøgelse foretaget af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og IT- og Telestyrelsen i 2009 angav 98 pct. af de adspurgte virksomheder, som var i alle størrelser, at de vil kunne håndtere digital indberetning til det offentlige i 2012. 2. Lovforslagets indhold 2.1.1. Gældende ret Et krav om brug af digital kommunikation til og fra Arbejdstilsynet kræver lovhjemmel, og der er ikke en generel hjemmel hertil hverken i arbejdsmiljøloven eller i lov om indretning m.v. af visse produkter. Arbejdstilsynet er kontrolmyndighed på begge områder, dog kan andre myndigheder være kontrolmyndighed efter lov om indretning mv. om visse produkter. Arbejdsmiljøloven har siden 2010 indeholdt regler om obligatorisk digital anmeldelse af arbejdsskader jf. 75, stk. 5 7. 2.1.2. Overvejelser Baggrunden for, at det skal være obligatorisk at kommunikere digitalt med Arbejdstilsynet er bl.a. et ønske om at sikre en hurtig og effektiv kommunikation samt en optimering af arbejdsgange hos både virksomheder og Arbejdstilsynet. Kun ved at gøre kommunikationen obligatorisk digital, kan virksomhederne slippe for manuelle rutiner ved papirhåndtering og spare bl.a. udgifter til porto. Tilsvarende gælder hos Arbejdstilsynet, som kan høste de fulde gevinster herved, når de papirbaserede kanaler lukkes. Dette er i tråd med regeringens målsætning om, at al kommunikation mellem borgere, virksomheder og det offentlige skal foregå digitalt inden udgangen af 2015. Arbejdstilsynet har gode erfaringer med anvendelse af digital kommunikation med virksomhederne. Arbejdstilsynet har siden e-dag 1-aftalen fra 2003 kommunikeret med alle offentlige virksomheder via e-mail. Desuden har Arbejdstilsynet siden august 2010 systematisk spurgt private virksomheder, om virksomhederne er interesseret i at kommunikere med Arbejdstilsynet via e-mail. Der er stor interesse for denne frivillige ordning. Således har Arbejdstilsynet i første halvår 2013 kunnet sende 70% af sine udgående breve til de virksomheder, som Arbejdstilsynet fører tilsyn med, som e-mail på baggrund af den frivillige ordning. Skriftlig kommunikation til og fra Arbejdstilsynets er i langt overvejende grad med virksomheder, og kun i relativt få tilfælde med borgere. Hovedparten af kommunikationen omhandler virksomhedernes overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen og lov om indretning m.v. af visse produkter og er foranlediget af Arbejdstilsynet tilsyn med virksomhederne. Efter arbejdsmiljøloven kommunikerer Arbejdstilsynet primært med virksomheder i egenskab af at være arbejdsgivere, 4
mens kommunikationen efter lov om indretning mv. af visse produkter retter sig mod virksomheder i egenskab af fabrikanter, importører og distributører mv. Når virksomhederne pr. 1. november 2013 får pligt til at tilslutte sig Offentlig Digital Post, og når en målrettet informationsindsats i forbindelse hermed er gennemført, vurderes det, at der vil være grundlag for, at den gensidige skriftlige kommunikation mellem virksomheder og Arbejdstilsynet kan overgå til at blive obligatorisk digital. Når borgere på et senere tidspunkt får pligt til at være tilsluttet Digital Post, vil der være grundlag for, at også denne kommunikation til og fra Arbejdstilsynet overgår til at blive obligatorisk digital. Ansatte og borgere skal dog stadig have adgang til klage eller anmelde dårligt arbejdsmiljø uden at dette sker digitalt. Det fremgår af lov om Offentlig Digital Post 7 og lovbemærkningerne hertil, at offentlige afsendere ikke er forpligtede til at sende digital post via Offentlig Digital Post. Arbejdstilsynet og andre myndigheder på arbejdsmiljøområdet og på området for lov om indretning m.v. af visse produkter kan fortsat i kommunikationen med virksomheder og borgere vælge at benytte sig af andre digitale postfunktioner eller selvbetjeningsløsninger, hvis det vurderes mere hensigtsmæssigt, og såfremt de lever op til almindeligt gældende sikkerhedskrav mv., jf. bl.a. Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 med senere ændringer om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for det offentlige. Da det almindelige udgangspunkt er, at Arbejdstilsynet ligesom andre myndigheder bør svare ved brug af samme kanal (brev, e-mail eller lign.), som virksomheden eller borgeren har brugt ved sin henvendelse, er der behov for hjemmel til at fravige dette udgangspunkt og samtidig sikre, at kommunikation, som foregår igennem andre digitale kanaler, får samme retsvirkning som almindelig post eller offentlig digital post efter 1. november 2013. Andre myndigheder, som har opgaver efter arbejdsmiljøloven, f.eks. Arbejdsmiljøklagenævnet, bør kunne benytte samme hjemmel til at stille krav om obligatorisk digital kommunikation, hvis det ønskes. Det samme gælder kontrolmyndigheder på andre ministerområder, som varetager opgaver efter lov om indretning m.v. af visse produkter. Obligatorisk digital kommunikation mellem virksomheder og Arbejdstilsynet har været gældende siden 2010 i forhold til arbejdsgiveres anmeldelse af arbejdsulykker og læger og tandlægers anmeldelse af erhvervssygdomme. De digitale ordninger er driftssikre, og i dag modtager Arbejdstilsynet 97,5% af anmeldelserne fra virksomhederne digitalt. Virksomhederne i Danmark er generelt meget it-parate. Det kan dog ikke udelukkes, at overgangen til obligatorisk digitalisering kan være forbundet med særlige udfordringer for enkelte virksomheder og borgere i en overgangsperiode. For at lette overgangen til obligatorisk digitalisering af kommunikationen mellem virksomhederne hhv. borgerne og Arbejdstilsynet, vil Arbejdstilsynet sørge for målrettet information og adgang til support i forbindelse med overgangen til obligatorisk digital kommunikation. 2.1.3. Forslag Det foreslås, at beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om obligatorisk digital kommunikation mellem Arbejdstilsynet og henholdsvis virksomheder og borgere. Dette vil skabe 5
den fornødne lovhjemmel til at gøre digital kommunikation til og fra Arbejdstilsynet om arbejdsmiljø og om forhold efter lov om indretning m.v. af visse produkter obligatorisk. Den foreslåede hjemmel hertil i arbejdsmiljøloven angår alene kommunikation om arbejdsmiljøforhold. Hvis det i anden lovgivning fastsættes, at virksomheder eller borgere skal kommunikere med Arbejdstilsynet om forhold, som ikke følger af arbejdsmiljølovgivningen, skal der skabes særskilt hjemmel til at kræve obligatorisk digital kommunikation. Det gælder fx kommunikation til og fra Arbejdstilsynet om manglende anmeldelse i registeret for udenlandske tjenesteydere med hjemmel i lov om udstationering af udenlandske tjenesteydere. Den foreslåede hjemmel i lov om indretning m.v. af visse produkter angår alene kommunikation om forhold efter denne lov. Arbejdstilsynet varetager alene rollen som kontrolmyndighed efter loven i det omfang, der ikke er fastsat andet i anden lovgivning. Derfor åbner den foreslåede ændring af lov om indretning m.v. af visse produkter samtidig mulighed for, at kontrolmyndigheder, der er underlagt andre ministres ressortområde, kan anvende lovforslagets bestemmelser. I så fald kan den minister under hvem området henhører fastsætte regler om obligatorisk digital kommunikation efter denne lov. Bemyndigelsen i de to love forventes udmøntet i regler om, at skriftlig kommunikation fra og til Arbejdstilsynet (m.fl.), herunder høringer, påbud med frist, strakspåbud, forbud, og tilbagemeldinger herpå, anmeldelser, ansøgninger, godkendelser m.v., samt al anden kommunikation i forbindelse hermed, skal foregå digitalt. Dette vil indebære, at de omfattede oplysninger m.v. ikke længere kan indberettes eller sendes på papir. Oplysningerne m.v. kan herefter ikke anses for modtaget hos Arbejdstilsynet, hvis de indgives på anden vis end den digitale måde, som foreskrives i bekendtgørelser, der påtænkes udstedt i medfør af lovforslaget. Det vil i sidste ende betyde, at virksomheden eller borgeren stilles, som om oplysningen mv. ikke er afgivet med de deraf følgende retsvirkninger. De sanktioner, der i dag er knyttet til manglende anmeldelse, godkendelse eller lign., vil også finde anvendelse, når kommunikationen fremover skal ske digitalt. Det vil ikke blive lagt en virksomhed til last, hvis påbud m.v. fra myndigheden eller virksomhedens tilbagemelding på påbud, indberetning e.lign. oplysning, som virksomheden har modtaget fra eller sendt til myndigheden gennem en obligatorisk digital løsning, ikke kommer frem, fordi der på afsendelsestidspunktet var tekniske problemer med løsningen. Tilsvarende vil gælde, hvis der har været tekniske problemer med andre offentlige it-systemer, som er en forudsætning for, at virksomheden kan ekspedere eller modtage den pågældende meddelelse, fx i form af integrationsproblemer mellem de involverede offentlige it-løsninger, som fx Digital Post eller NemID. Forslaget indebærer endvidere, at beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om pligt til at anvende særlige selvbetjeningsløsninger, overgangsordninger og om, at særlige og velafgrænsede sagstyper kan undtages fra kravet om digital kommunikation. Der kan fx også være de situationer, hvor dokumenterne har en sådan størrelse eller lign., at it-systemer ikke har den fornødne kapacitet til at håndtere dokumenterne, og kommunikationen derfor må foregå pr. brev eller lign. Der indføres ikke nye eller mere detaljerede regler om oplysningskrav eller lign. med disse regler. Der vil blive udviklet brugervenlige og innovative selvbetjeningsløsninger, der teknisk tager udgangspunkt i den digitale platform, den enkelte løsning udvikles til. Formålet med sådanne 6
digitale løsninger er at gøre hele sagsbehandlingen både hos virksomheden og hos myndigheden fuldt ud digital, dvs. helt uden anvendelse af papir. Der vil for den enkelte løsning blive en overgangsperiode fra en ny løsning lanceres, til det bliver obligatorisk for virksomhederne at bruge den. Overgangsperioden skal være tilstrækkelig lang til, at virksomhederne kan vænne sig til at bruge den nye løsning, og især for at sikre, at løsningen er klar, velafprøvet og driftsikker. Det vil i overgangsperioden være muligt at kommunikere med myndigheden på det område, som løsningen omhandler ad andre kanaler, f.eks. papir og e-mail. Det er hensigten at udstede bekendtgørelser, så kravet om brug af konkrete digitale løsninger først bliver obligatoriske, når virksomhederne og herefter borgerne har gjort sig fortrolige med anvendelsen af Digital Post, som er obligatorisk for virksomhederne fra 1. november 2013 og for borgerne fra november 2014. Der kan også fastsættes regler om, at virksomheder og borgere, som fritages for tilslutning til Digital Post med hjemmel i Erhvervs- og vækstministeriets regler, også vil kunne opnå fritagelse for obligatorisk digital kommunikation med Arbejdstilsynet. Endvidere foreslås det, at der administrativt kan fastsættes krav om anvendelse af bestemte itsystemer, særlige digitale formater og overgangsbestemmelser m.v. I takt med at disse forhold ændres, vil bekendtgørelserne kunne ændres tilsvarende. Af hensyn til sikring af afsenders identifikation og autenticitet kan der desuden stilles krav om anvendelse af digital signatur, NEM- ID eller lignende. Endelig foreslås det, at det fastsættes, hvornår en digital meddelelse anses for at være kommet frem til modtageren af meddelelsen. Udtrykket»en digital meddelelse«er her brugt om en hvilken som helst skriftlig kommunikation, som foretages digitalt. 2.3. Digitalisering set i forhold til persondataloven Der er med dette lovforslag ikke tilsigtet en fravigelse af persondataloven. Behandlingen af henvendelser til og fra Arbejdstilsynet skal fortsat ske i overensstemmelse med persondataloven, herunder god databehandlingsskik. Det gælder også for oplysninger om virksomheder, uanset om oplysningerne kan identificere enkeltpersoner eller ej. Ved digital kommunikation til og fra Arbejdstilsynet vil reglerne i persondataloven kunne indebære, at der skal ske kryptering eller lignende af meddelelser, der indeholder personoplysninger, så uvedkommende ikke kan læse indholdet af meddelelsen. Endvidere skal der ved brug af fx en digital signatur gives sikkerhed for afsenders og modtagers identitet (autenticitet) og for, at meddelelsen ikke er blevet ændret undervejs (integritet). De foreslåede bestemmelser om obligatorisk digital kommunikation vedrører alene kommunikation om forhold, som er reguleret af de nævnte love. Der er ikke med dette lovforslag tilsigtet ændringer i persondataloven, forvaltningsloven eller offentlighedsloven. Der tilsigtes således ikke fravigelser i forhold til registreredes rettigheder i f.eks. persondatalovens 31 om indsigtsanmodninger, 35 om indsigelser eller 37 om anmodninger om sletning eller berigtigelse. Det bemærkes i øvrigt, at udmøntningen af bestemmelsen i lovforslagets 1 og 2 vil ske i overensstemmelse med Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om 7
sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning,»sikkerhedsbekendtgørelsen«, som har almen gyldighed for sikkerheden i forbindelse med databehandling. 3. Økonomiske og administrative konsekvenser for det offentlige Forslaget om obligatorisk digital kommunikation forventes på sigt at medføre mindre besparelser i Arbejdstilsynet, efterhånden som fuld digitalisering effektueres. Der vil i opstartsfasen være omkostninger forbundet med etablering af tekniske løsninger, øget support og kommunikation mv. 4. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet Forslaget om obligatorisk digital kommunikation vil medføre reducerede udgifter til porto for virksomhederne og reducerer administrationen af udgående post. Det er således vurderingen, at øget digitalisering reducerer virksomhedernes administrative byrder på sigt i både tid og penge. 5. Administrative konsekvenser for borgerne Forslaget om obligatorisk digital kommunikation har ikke nævneværdige administrative konsekvenser for borgerne. 6. Miljømæssige konsekvenser Forslaget har ingen miljømæssige konsekvenser. 7. Forholdet til EU-retten Det følger af det EU-retlige effektivitetsprincip, at medlemsstaterne i deres nationale lovgivning ikke må fastsætte regler, der i praksis gør det umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt at udøve de rettigheder, der følger af EU-retten. En dansk digital signatur kan kun udstedes til fysiske og juridiske personer med bopæl i Danmark. Udenlandske virksomheder uden fast forretningssted i Danmark kan for tiden ikke selv få en dansk digital signatur. Udenlandske digitale signaturer accepteres for tiden heller ikke i den danske infrastruktur på området. Et krav om, at udenlandske virksomheder med hjemsted i et EU/EØS-land skal anvende en dansk digital signatur, eller digitale løsninger der kræver dansk digital signatur, vurderes at være i modstrid med EU-retten. I de tilfælde, hvor der stilles krav om brug af obligatoriske digitale løsninger, hvor det er nødvendigt at bruge en dansk digital signatur, vil udenlandske virksomheder blive undtaget fra kravet om digital kommunikation, så længe det ikke er muligt for udenlandske virksomheder at få udstedt en dansk digital signatur, eller de udenlandske virksomheder ikke kan få udstedt en udenlandsk signatur, der accepteres i den danske digitale infrastruktur. 8. Forslaget er sendt i høring hos følgende myndigheder og organisationer: Advokatrådet, Danske Advokater, Arbejdsmiljørådet, Arbejdsmiljøklagenævnet, Landsorganisationen i Danmark, Funktionærernes og Tjenestemændenes Fællesråd, Akademikernes Centralorganisation, Dansk Arbejdsgiverforening, Landbrug & Fødevarer, Finanssektorens Arbejdsgiverforening, Lederne, KL, Danske Regioner, Business Danmark, Danmarks Frie Fagforening, Den Kooperative Arbejdsgiver- og Interesseorganisation i Danmark, Frie Funktionærer, Kristelig Arbejdsgiverforening, Kristelig Fagbevægelse, Producentforeningen, Energi og Olieforum samt Aerosol Industriens Brancheforening. 8
9. Sammenfattende skema De økonomiske og administrative konsekvenser for det offentlige De økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet De administrative konsekvenser for borgerne Positive konsekvenser/- mindreudgifter Mindre besparelser i Arbejdstilsynet efterhånden som fuld digitalisering effektueres. Reducerede udgifter til porto for virksomhederne og reduceret administration ifm. udgående post. Øget digitalisering vurderes på sigt at reducere virksomhedernes administrative byrder både i tid og penge. Ikke nævneværdige administrative konsekvenser. Negative konsekvenser/- merudgifter Arbejdstilsynet vil i opstartsfasen have omkostninger forbundet med etablering af tekniske løsninger, øget support og kommunikation mv. Ingen Ingen De miljømæssige konsekvenser Ingen Ingen Forholdet til EU-retten Forslaget indeholder ikke væsentlige EU-retlige aspekter. Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser 1 Til nr. 1 I lighed med andre anmeldelser skal arbejdsulykker og erhvervssygdomme også fremover anmeldes digitalt til Arbejdstilsynet. Det har arbejdsgivere, læger og tandlæger være forpligtet til siden 2010, hvor den nuværende hjemmel i 75, stk. 5 7, blev indført i arbejdsmiljøloven. Med den foreslåede bemyndigelse til beskæftigelsesministeren i 81 c til obligatorisk digital kommunikation til og fra Arbejdstilsynet, bliver bestemmelserne i 75, stk. 5-7 samtidig overflødige. Efter arbejdsskadesikringsloven skal arbejdsulykker og erhvervssygdomme også anmeldes til Arbejdsskadestyrelsen med henblik på at yde erstatning og godtgørelse til tilskadekomne og efterladte. Arbejdstilsynet og Arbejdsskadestyrelsen har et fælles elektronisk anmeldesystem - EASY - som arbejdsgivere, læger og tandlæger benytter til at foretage digital anmeldelse af arbejdsulykker og erhvervssygdomme. Arbejdsmiljøloven vil fremover indeholde en generel hjemmel til obligatorisk digital kommunikation til og fra Arbejdstilsynet. Arbejdsskadesikringsloven indeholder allerede i 34 35 hjemmel til, at beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler herom på arbejdsskadeområdet. 9
Beskæftigelsesministeren vil derfor også fremover have hjemmel til at fastsætte regler om, at man under ganske særlige omstændigheder kan undtage arbejdsgiveren, lægen eller tandlægen fra digital anmeldelse af arbejdsulykker og erhvervssygdomme og digital kommunikation i forbindelse hermed. Der ændres ikke med ophævelsen af 75, stk. 6, på, at det er Arbejdstilsynet træffer afgørelse om at undtage arbejdsgiveren fra digital anmeldelse af og digital kommunikation om arbejdsulykke, når anmeldelse alene er sendt til Arbejdstilsynet. Hvis anmeldelse af arbejdsulykke både er sendt til Arbejdsskadestyrelsen og til Arbejdstilsynet, træffes afgørelse af Arbejdsskadestyrelsen. Arbejdsskadestyrelsen træffer endvidere fortsat afgørelse om at undtage lægen eller tandlægen fra digital anmeldelse af og digital kommunikation om erhvervssygdom, uanset om anmeldelse er sendt til Arbejdsskadestyrelsen eller til Arbejdstilsynet. Til nr. 2 Den foreslåede 81 c, stk. 1, er i første omgang møntet på Arbejdstilsynets kommunikation til og fra virksomheder som fx arbejdsgivere, leverandører og bygherrer, uanset om de er fysiske eller juridiske personer. Andre, som kommunikerer med Arbejdstilsynet om arbejdsmiljøforhold, fx arbejdsmiljørådgivere, faglige organisationer mv., vil også være omfattet. På et senere tidspunkt forventes digital kommunikation også gjort obligatorisk i forhold til borgerne. Forslaget vil dog ikke ændre på, at ansatte borgere kan klage over eller anmelde dårligt arbejdsmiljø uden at dette sker digitalt. Bemyndigelsen forventes udnyttet til at udstede en bekendtgørelse om, at kommunikation vedrørende arbejdsmiljøforhold mellem Arbejdstilsynet og virksomhederne skal foregå digitalt, når det er hensigtsmæssigt og den fornødne teknologi er til stede. Efter arbejdsmiljøloven kan Arbejdstilsynet træffe afgørelser, herunder påbud, strakspåbud og forbud, og vejlede om arbejdsmiljøforhold m.v. Virksomhederne skal melde tilbage til Arbejdstilsynet, når virksomheden har fået et påbud e.lign. i anledning af et tilsyn på virksomheden. I en række sammenhænge skal virksomheden foretage anmeldelse til Arbejdstilsynet, og følgende anmeldelser findes pt. på virk.dk: - Anmeldelse af fast opstillet elevator - Anmeldelse af genteknologiske forskningsprojekter - Anmeldelse af hejseredskaber, spil og personløftere - Anmeldelse af stoffer og materialer - Anmeldelse til Arbejdstilsynet af byggearbejde/anlægsarbejde - Anmeldelse af klassifikation af genteknologiske laboratorier og laboratorieområder - Meddelelse til Arbejdstilsynet om arbejde med asbest - Meddelelse om kemiske stoffer og produkter Endelig fremgår det af arbejdsmiljølovens 76, at enhver, som er pålagt pligter efter loven, efter anmodning skal give Arbejdstilsynet alle oplysninger, der er nødvendige for udøvelse af tilsynets virksomhed. Manglende anmeldelse etc. til Arbejdstilsynet kan resultere i en bødestraf. Dette vil også være tilfældet efter indførelsen af en obligatorisk digital kommunikation. 10
Arbejdstilsynet fører også tilsyn med reglerne i lov om røgfri miljøer, jf. arbejdsmiljølovens 79 a. Forslaget indebærer, at beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om obligatorisk kommunikation til og fra Arbejdstilsynet herom. Beskæftigelsesministeren kan også efter forhandling med social-, børne- og integrationsministeren fastsætte regler om obligatorisk digital kommunikation i forhold til Arbejdsmiljøklagenævnet, som har opgaver efter arbejdsmiljøloven. Et stadigt stigende antal private virksomheder anvender digital kommunikation med Arbejdstilsynet på frivillig basis. En stor del af Arbejdstilsynets korrespondance med virksomhederne vedrører Arbejdstilsynets tilsynsvirksomhed. Arbejdstilsynet traf i 2012 ca. 27.000 skriftlige afgørelser i forhold til virksomheder i form af påbud mv. Virksomheder har allerede adgang til at anvende flere digitale løsninger på Arbejdstilsynets område. Det er muligt for virksomheder på www.at.dk og på Virk.dk at foretage anmeldelse og kontakte Arbejdstilsynet digitalt, og den samlede årlige volumen af digitale anmeldelser til Arbejdstilsynet på Virk.dk ligger på ca. 10.000 indberetninger. Virksomhederne har også via en særlig hjemmeside-løsning, online.at, adgang til at se alle ind- og udgående breve i de sager, som virksomhederne har med Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet anvender også i vid udstrækning almindelig e-mail-kommunikation med virksomheder til udveksling af oplysninger, som ikke er fortrolige eller følsomme personoplysninger. Arbejdstilsynet har siden 2010 på tilsyn efterspurgt e-mailadresser fra virksomheder, som ønsker at kommunikere digitalt med Arbejdstilsynet med henblik på, at tilsynskommunikationen i videste muligt omfang kan foregå digitalt. Der er endnu ikke taget stilling til, hvilke teknologiske løsninger og digitale kanaler, som er mest hensigtsmæssige til obligatorisk digital kommunikation på Arbejdstilsynets område. Forslaget indebærer, at der fastsættes regler om, at virksomheder og borgere, som i medfør af lov nr. 528 af 11. juni 2012 om Offentlig Digital Post og de administrative regler, der er udstedt i medfør af denne lov, godtgør at være fritaget for obligatorisk digital tilslutning til Digital Post, også fritages for obligatorisk digital kommunikation i forhold til Arbejdstilsynet. Med forslagets 81 c, stk. 2, er der hjemmel til, at der i bekendtgørelsesform kan fastsættes krav om anvendelse af bestemte it-systemer og digitale formater, samt om brug af digital signatur eller lign., som tjener som en sikring af, at anmeldelsen kommer fra rette afsender. Retsvirkningerne heraf vil være, at en anmeldelse, tilbagemelding eller lign., som ikke er modtaget digitalt, ikke anses som modtaget i Arbejdstilsynet. Udenlandske virksomheder vil som udgangspunkt blive omfattet af pligten til obligatorisk digital kommunikation til og fra Arbejdstilsynet om forhold omfattet af arbejdsmiljøloven, hvis de tekniske løsninger giver mulighed herfor. Det skal dog være teknisk muligt for en udenlandsk virksomhed, at benytte den tekniske løsning, som stilles til rådighed, før den kan gøres obligatorisk for denne gruppe virksomheder. Udenlandske virksomheder kan fx for tiden ikke selv få en dansk digital signatur. I de tilfælde, hvor der stilles krav om anvendelse af en dansk digital signatur, vil 11
udenlandske virksomheder således blive undtaget fra pligten til at kommunikere digitalt med Arbejdstilsynet. Det følger af den foreslåede 81 b, stk. 3, at en meddelelse anses for at være kommet frem til adressaten for meddelelsen, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen, dvs. fra det tidspunkt, hvor adressaten har mulighed for at gøre sig bekendt med indholdet af meddelelsen. Det er således uden betydning, om eller hvornår adressaten gør sig bekendt med indholdet af meddelelsen. En meddelelse vil normalt være tilgængelig for Arbejdstilsynet på det tidspunkt, hvor Arbejdstilsynet kan behandle eller læse meddelelsen. Dette tidspunkt vil normalt blive registreret automatisk i en modtagelsesanordning eller et datasystem. En meddelelse, der først er tilgængelig efter kl. 24.00, anses normalt først for modtaget den dag, meddelelsen er tilgængelig. Kan modtagelsestidspunktet for en digital meddelelse ikke fastlægges som følge af problemer med Arbejdstilsynets it-system eller andre lignende problemer, må meddelelsen anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen blev afsendt, hvis der kan fremskaffes pålidelige oplysninger om afsendelsestidspunktet. Det vil således ikke komme virksomheden til skade, at indberetningen m.v. modtages efter fristens udløb, hvis dette skyldes systemnedbrud hos Arbejdstilsynet. Til 2 Til nr. 1 Den foreslåede 24 a, stk. 1, er i første omgang møntet på Arbejdstilsynet og evt. andre myndigheder som kontrolmyndighed i deres kommunikation til og fra virksomheder som fx fabrikanter, importører og distributører uanset om de er fysiske eller juridiske personer. Bemyndigelsen forventes udnyttet til at udstede en bekendtgørelse om, at kommunikation vedrørende forhold omfattet af lov om indretning mv. af visse produkter mellem kontrolmyndigheden og virksomhederne skal foregå digitalt, når det er hensigtsmæssigt og den fornødne teknologi er til stede. Arbejdstilsynet er kontrolmyndighed efter lov om indretning mv. af visse produkter, medmindre andet er bestemt. Efter lov om indretning m.v. af visse produkter kan kontrolmyndigheden træffe afgørelser samt afgive påbud, herunder markedsføringsforbud og andre forbud, og vejlede om forhold omfattet af loven. Virksomhederne skal desuden melde tilbage til kontrolmyndigheden, når virksomheden har fået en afgørelse. Endelig fremgår det af lov om indretning m.v. af visse produkter 15, at enhver, som er pålagt pligter efter loven, efter anmodning skal give kontrolmyndigheden alle oplysninger, der er nødvendige for udøvelse af kontrollen. Der er endnu ikke taget stilling til, hvilke teknologiske løsninger og digitale kanaler, som er mest hensigtsmæssige til obligatorisk digital kommunikation på lovens område. Forslaget indebærer, at der fastsættes regler om, at virksomheder og borgere, som i medfør af lov nr. 528 af 11. juni 2012 om Offentlig Digital Post og de administrative regler, der er udstedt i 12
medfør af denne lov, godtgør at være fritaget for obligatorisk digital tilslutning til Digital Post, også fritages for obligatorisk digital kommunikation i forhold til Arbejdstilsynet som kontrolmyndighed. Med forslagets 24 a, stk. 2, er der hjemmel til, at der i bekendtgørelsesform kan fastsættes krav om anvendelse af bestemte it-systemer og digitale formater, samt om brug af digital signatur eller lign., som tjener som en sikring af, at meddelelsen kommer fra rette afsender. Retsvirkningerne heraf vil være, at en meddelelse, som ikke er modtaget digitalt, ikke anses som modtaget i Arbejdstilsynet. Bemyndigelsen forventes udnyttet til at give mulighed for at kræve, at en virksomhed på nærmere definerede områder skal indsende oplysninger, herunder indgive ansøgning, via en selvbetjeningsløsning på en hjemmeside, som evt. kræver digital signatur/nemid. Udenlandske virksomheder vil som udgangspunkt også blive omfattet af pligten til obligatorisk digital kommunikation til og fra kontrolmyndigheden om forhold omfattet af lov om indretning m.v. af visse produkter, hvis de tekniske løsninger giver mulighed herfor. Det skal dog være tekniske muligt fx for en udenlandsk virksomhed at benytte den tekniske løsning, som stilles til rådighed, før den kan gøres obligatorisk for denne gruppe virksomheder. Udenlandske virksomheder kan fx for tiden ikke selv få en dansk digital signatur. I de tilfælde, hvor der stilles krav om anvendelse af en dansk digital signatur, vil udenlandske virksomheder således blive undtaget fra pligten til at kommunikere digitalt. Det følger af den foreslåede 24 a, stk. 3, at en meddelelse anses for at være kommet frem til adressaten for meddelelsen, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen, dvs. fra det tidspunkt, hvor adressaten har mulighed for at gøre sig bekendt med indholdet af meddelelsen. Det er således uden betydning, om eller hvornår adressaten gør sig bekendt med indholdet af meddelelsen. En meddelelse vil normalt være tilgængelig for kontrolmyndigheden på det tidspunkt, hvor kontrolmyndigheden kan behandle eller læse meddelelsen. Dette tidspunkt vil normalt blive registreret automatisk i en modtagelsesanordning eller et datasystem. En meddelelse, der først er tilgængelig efter kl. 24.00, anses normalt først for modtaget den dag, meddelelsen er tilgængelig. Kan modtagelsestidspunktet for en digital meddelelse ikke fastlægges som følge af problemer med kontrolmyndighedens it-system eller andre lignende problemer, må meddelelsen anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen blev afsendt, hvis der kan fremskaffes pålidelige oplysninger om afsendelsestidspunktet. Det vil således ikke komme virksomheden til skade, at indberetningen m.v. modtages efter fristens udløb, hvis dette skyldes systemnedbrud hos kontrolmyndigheden. Til 3 Det foreslås i 3, stk.1, at loven træder i kraft den 1. april 2014. Forslaget til 3, stk. 2 indebærer, at bekendtgørelser om anmeldelser af arbejdsulykker og anmeldelse af erhvervssygdomme udstedt i medfør af 75, stk. 5-7, forbliver gyldige, indtil de af andre årsager ophæves eller erstattes af regler udstedt i medfør af 81 c. 13
Lovforslaget sammenholdt med gældende ret Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø*) Herved bekendtgøres lov om arbejdsmiljø, jf. lovbekendtgørelse nr. 1072 af 7. september 2010, som ændret ved lov nr. 1538 af 21. december 2010 og lov nr. 597 af 14. juni 2011. Kapitel 13 1 Lovforslag I lov om arbejdsmiljø, jf. lovbekendtgørelse nr. 1072 af 7. september 2010, som ændret ved lov nr. 1538 af 21. december 2010, lov nr. 597 af 14. juni 2011 og lov nr. 356 af 9. april 2013,, foretages følgende ændringer: Arbejdstilsynet 75. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om pligt til anmeldelse af arbejdsulykker, forgiftningstilfælde, erhvervssygdomme og andre forhold af arbejdsmiljømæssig betydning... Stk. 5. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om, at anmeldelse efter stk. 1 og underretning efter stk. 4 skal ske digitalt, og at kommunikation mellem Arbejdstilsynet og arbejdsgiveren, lægen eller tandlægen i forbindelse hermed skal foregå digitalt. Ministeren kan herunder fastsætte regler om digital anmeldelse og underretning og om anvendelse af bestemte it-systemer, særlige digitale formater og digital signatur. Stk. 6. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om, at Arbejdstilsynet eller Arbejdsskadestyrelsen under ganske særlige omstændigheder kan undtage arbejdsgiveren, lægen eller tandlægen fra digital anmeldelse og digital kommunikation. Arbejdstilsynet træffer afgørelse om at undtage arbejdsgiveren fra digital anmeldelse af og digital kommunikation om arbejdsulykke, når anmeldelse alene er sendt til Arbejdstilsynet. Hvis anmeldelse af arbejdsulykke både er sendt til Arbejdsskadestyrelsen og til Arbejdstilsynet, træffes afgørelse af Arbejdsskadestyrelsen. Arbejdsskadestyrelsen træffer endvidere afgørelse om at undtage lægen eller tandlægen fra digital anmeldelse af og digital kommunikation om erhvervssygdom, uanset om 1. 75, stk. 5 ophæves 2. 75, stk. 6 ophæves 14
anmeldelse er sendt til Arbejdsskadestyrelsen eller til Arbejdstilsynet. Stk. 7. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om, at Arbejdstilsynet kan udstede visse typer af dokumenter i forbindelse med den pågældende anmeldelse, jf. stk. 5 og 6, uden underskrift eller med maskinelt gengivet underskrift eller på tilsvarende måde, således at sådanne dokumenter i retlig henseende sidestilles med dokumenter med personlig underskrift. I de regler, der udstedes efter 1. pkt., kan det også fastsættes, at afgørelser, der udelukkende er truffet på grundlag af elektronisk databehandling, kan udstedes alene med angivelse af Arbejdstilsynet som afsender. 1.. 75, stk. 7 ophæves Efter 81 b indsættes som nyt kapitel: Kapitel 14 b Obligatorisk digital kommunikation 81 c. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om, at skriftlig kommunikation om forhold, som er omfattet af denne lov, til og fra Arbejdstilsynet skal foregå digitalt. Efter forhandling med den pågældende minister kan tilsvarende regler fastsættes for andre offentlige myndigheder, som har opgaver efter denne lov. Stk. 2. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte nærmere regler om digital kommunikation, herunder om anvendelse af bestemte itsystemer, særlige digitale formater og digital signatur eller lignende. Stk. 3. En digital meddelelse anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen. 2 I lov nr. 155 af 20. februar 2013 om indretning m.v. af visse produkter foretages følgende ændringer: Efter 24 indsættes som nyt kapitel: 15
Kapitel 6 a Obligatorisk digital kommunikation 24 a. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte regler om, at skriftlig kommunikation om forhold, som er omfattet af denne lov, til og fra Arbejdstilsynet som kontrolmyndighed skal foregå digitalt. Hvis andre offentlige myndigheder er kontrolmyndighed efter denne lov, kan tilsvarende regler fastsættes af den minister under hvem området henhører. Stk. 2. Beskæftigelsesministeren kan fastsætte nærmere regler om digital kommunikation, herunder om anvendelse af bestemte itsystemer, særlige digitale formater og digital signatur eller lignende. Stk. 3. En digital meddelelse anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen. 3 Stk. 1. Loven træder i kraft den 1. april 2014. Stk. 2. Regler udstedt i medfør af arbejdsmiljølovens 75, stk. 5-7, forbliver i kraft, indtil de ophæves eller erstattes af regler udstedt i medfør af arbejdsmiljølovens 81c som affatte ved denne lov 1, nr. 2. 16