Vejledning til Flytteaftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk
Side 2 af 14 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvad er formålet med Flytteaftalen?... 3 3. Flytteaftalens opbygning... 4 4. Ydelser på Rammekontrakten... 4 5. Delaftaler... 5 6. Leverandører... 6 7. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Flytteaftalen... 7 8. Frivillige kunders brug af Flytteaftalen... 7 9. Rammekontraktens varighed og forlængelse... 7 10. Køb på rammekontrakten... 8 11. Priser... 8 12. Bestilling... 9 13. Udførelse af flytteopgaven... 11 14. Fakturering og betaling... 11 15. Medarbejdernes arbejdstagerforhold på Flytteaftalen... 11 16. Underleverandører... 12 17. Bod og vederlagsmæssig reduktion på Flytteaftalen... 12 18. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring... 13 19. Samarbejde og tvistløsning... 13
Side 3 af 14 1. Indledning Som led i 7. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen udbudt rammekontrakt om indkøb af flytteydelser (Flytteaftalen), der er trådt i kraft 1. januar 2013. Flytteaftalen er en rammeaftale, der er opdelt i fem geografiske delaftaler. I forbindelse med Flytteaftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning samt en pixie-vejledning i brug af aftalen. Formålet med nærværende vejledning er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over Flytteaftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Flytteaftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, leveringsaftalebilag og prisoversigt mv. 2. Hvad er formålet med Flytteaftalen? Formålet med Flytteaftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af flytteydelser, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete flyttebehov, som kunden har efterspurgt, til en attraktiv pris. Ydelsernes kvalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten (markeret med MK i Kontraktbilag 1B), samt de krav, Leverandøren angiver at opfylde ifølge Kontraktbilag 2 (markeret med K i Kontraktbilag 1B). Flytteaftalen har derudover til formål at sikre, at arbejdstagerforhold og det udførte arbejde er i overensstemmelse med gældende regler og anbefalinger, herunder SKAT s anbefalinger til modvirkning af sort arbejde og Arbejdstilsynets vejledninger og krav til arbejdets udførelse.
Side 4 af 14 3. Flytteaftalens opbygning Flytteaftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem Kunden, Moderniseringsstyrelsen og Leverandørerne. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 1A - Generelle krav Kontraktbilag 1B - Kravspecifikation med underbilag Kontraktbilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3 - Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 - Priser med underbilag Kontraktbilag 5 - Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 7 - Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8 Bestilling af flytteydelser Kontraktbilag 10 - Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 - Spørgsmål og svar Kontraktbilag 15 Underleverandører Leveringsaftale 8A - Leveringsaftale vedrørende Flytteydelser (direkte køb) Leveringsaftale 8B - Leveringsaftale vedrørende Flytteydelser (køb efter miniudbud) Leveringsaftalebilag 1 - Kundens opfordringsskrivelser og miniudbudsbetingelser Leveringsaftalebilag 2 - Kundens rettelsesskrivelse Leveringsaftalebilag 3 Bestillingsseddel Leveringsaftalebilag 4 - Kundens generelle forhold Leveringsaftalebilag 5 Medarbejderlister Leveringsaftalebilag 6 - Afleveringsforretning 4. Ydelser på Rammekontrakten Flytteydelserne omfattet af Rammekontrakten: kontorflytninger herunder flytning af: o arbejdspladser (standard- og nettoarbejdspladser) o skriveborde, reoler, skabe samt kontorinventar og -udstyr mv. arkivflytning i forbindelse med kontorflytning midlertidig buffer opmagasinering i direkte forbindelse med kontorflytning rømning og oprydning i forbindelse med kontorflytning fra- og tilkobling af PC/skærme/tastatur mv.
Side 5 af 14 Ovenstående gælder både interne og eksterne flytninger. Flytteaftalen omfatter ikke: værditransport bohaveflytninger (privatflytninger) flytning til og fra udlandet flytninger med særlige sikkerhedsmæssige krav mindre flytninger i den almindelige daglige drift der foretages af den på stedet fasttilknyttede vicevært/pedel (også selvom denne varetages af en ekstern leverandør) Figur 1. Illustration af Rammekontraktens dækningsområde Flytning af værdigenstande og arkivflytning er således omfattet, såfremt det er i relation til en kontorflytning og hvor der samtidig ikke er særlige krav til sikkerhed og overvågning. En serverflytning er således ikke omfattet såfremt der kræves særlige krav til sikkerhed. Der henvises til Kontraktbilag 1B og Kontraktbilag 2 for en nærmere beskrivelse af de enkelte ydelser. 5. Delaftaler Der et indgået fem geografiske delaftaler på Flytteaftalen. Kunden skal købe ind på den delaftale, hvor kundens fraflytningslokation er beliggende. Det betyder, at: Procedure for bestilling (Kontraktbilag 8) skal følges for hver enkelt delaftale. Hvis din institutions fraflytningslokationer er beliggende i flere af delaftalernes dækningsområder, skal købet af flytteydelser deles op på de respektive delaftaler. Tærskelværdien for miniudbud ved køb for over 50.000 kr. opgøres pr. delaftale.
Side 6 af 14 De fem geografiske delaftaler dækker institutioner beliggende inden for følgende områder, opdelt efter kommuner, jf. Bilag 2 til Kontraktbilag 1B: Tabel 1. Oversigt over delaftaler efter kommuner Delaftale 1: Område Nordjylland og nordlig del af Midtjylland med følgende kommuner: Brønderslev, Favrskov, Frederikshavn, Hjørring, Holstebro, Jammerbugt, Lemvig, Læsø, Mariagerfjord, Morsø, Norddjurs, Randers, Rebild, Silkeborg, Skanderborg, Skive, Struer, Syddjurs, Thisted, Vesthimmerlands, Viborg, Aalborg, Århus. Delaftale 2: Område Sydjylland og sydlig del af Midtjylland med følgende kommuner: Billund, Esbjerg, Fanø, Fredericia, Haderslev, Hedensted, Herning, Horsens, Ikast-Brande, Kolding, Odder, Ringkøbing-Skjern, Samsø, Sønderborg, Tønder, Varde, Vejen, Vejle, Aabenraa. Delaftale 3: Område Fyn med følgende kommuner: Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Middelfart, Nordfyns, Nyborg, Odense, Svendborg, Ærø. Delaftale 4: Område Sjælland og Bornholm (minus hovedstaden og nordlige del af Sjælland) med følgende kommuner: Bornholm, Faxe, Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Lolland, Næstved, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse, Solrød, Sorø, Stevns, Vordingborg. Delaftale 5: Område Hovedstaden og nordlige del af Sjælland med følgende kommuner: Albertslund, Allerød, Ballerup, Brøndby, Dragør, Egedal, Fredensborg, Frederiksberg, Frederikssund, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Glostrup, Gribskov, Halsnæs, Helsingør, Herlev, Hillerød, Hvidovre, Høje-Taastrup, Hørsholm, Ishøj, København, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Rødovre, Tårnby, Vallensbæk. 6. Leverandører Moderniseringsstyrelsen har indgået aftale med følgende leverandører på de enkelte delaftaler: Tabel 2. Leverandører på de enkelte delaftaler Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale 4 Delaftale 5 J. Ødums eftf. A/S J. Ødums eftf. A/S Møbeltransport Danmark A/S 3x34 Transport a.m.b.a. Møbeltransport Danmark A/S 3x34 Transport a.m.b.a. BRYDE & SØNNER A/S Møbeltransport Danmark A/S 3x34 Transport a.m.b.a. Adams Transport Co. Aps Møbeltransport Danmark A/S - Adams Transport Co. Aps BRYDE & SØNNER A/S Møbeltransport Danmark A/S - - - - Per Andersen A/S Der bemærkes, at leverandørerne er oplistet i tilfældig rækkefølge, og at der ikke er tale om en rangordning.
Side 7 af 14 7. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Flytteaftalen Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe ydelser inden for det område, som rammekontrakten vedrører. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Rammekontrakten indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakten valgte leverandører inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige ydelser inden for indkøb af flytteydelser i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, ligesom der heller ikke kan købes substituerbare ydelser udenfor Flytteaftalen sortiment hos de leverandører, der er på aftalen. Såfremt en konkret ydelse ikke er omfattet i indkøbsaftalens sortiment, men det på aftalen er muligt at købe en substituerende ydelse, så skal ydelsen købes på indkøbsaftalen. Når der på aftalen således er defineret en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal ydelsen købes på indkøbsaftalen. 8. Frivillige kunders brug af Flytteaftalen En række selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank samt Folketinget kan ligeledes gøre brug af Flytteaftalen. Ved at tilslutte sig kan de selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank og Folketinget frivilligt købe Flytteaftalens ydelser og er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. En række selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank samt Folketinget kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2013 til den 1. marts 2013. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk, hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Tilmelding til aftalen efter 1. marts 2013 forudsætter, at Statens Indkøb godkender tilmeldingen. I Kontraktbilag 3A og 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen. 9. Rammekontraktens varighed og forlængelse Der er indgået 2-årige rammekontrakter som er gældende fra den 1. januar 2013 til den 31. december 2014. Moderniseringsstyrelsen har derudover mulighed for at forlænge rammeaftalen to gange et år, dvs. maksimalt frem til den 31. december 2016. Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af sin ret til at forlænge rammekontrakten,
Side 8 af 14 vil tilsluttede kunders tilslutning automatisk forlænges, hvormed rammekontrakten fortsat kan gøres brug af i forlængelsesperioden. 10. Køb på rammekontrakten Kunden skal tildele på baggrund af de fastlagte kriterier i Kontraktbilag 8. Ved direkte køb skal kunden fremsende en Leveringsaftale (Kontraktbilag 8A) med tilhørende Leveringsaftalebilag til leverandøren. Leverandøren skal senest én arbejdsdag efter modtagelse heraf fremsende en ordrebekræftelse. Køb på rammekontrakten sker ved direkte tildeling og som udgangspunkt ved den leverandør, der har den samlet set laveste pris på de efterspurgte ydelser. Kunden skal købe flytteydelser omfattet af Rammekontrakten ved forudgående miniudbud i følgende tilfælde: 1) Såfremt kundens samlede køb af flytteydelser overstiger 50.000 DKK. 2) Såfremt kundens køb omfatter flytninger til områder uden for delaftalens område, hvor afstanden mellem fra- og tilflytningslokationerne samtidig overstiger 40 kilometer. Kunden skal indgå Leveringsaftale med den leverandør, der har tilbudt laveste pris, jf. Leveringsaftalebilag 1 pkt. 2.13. 11. Priser Priserne på alle de af Rammekontrakten omfattede flytteydelser fremgår af prisoversigten (Kontraktbilag 4A), der er tilgængelig på www.statensindkob.dk. I leverandørens priser indgår alle omkostninger (herunder til personaleomkostninger, ledelse, påklædning, udstyr og værktøj såsom transportmateriel/vogne, flyttebure, flyttevogne, pakkevejledning, flyttemærkater, emballage, flyttekasser, flyttetæpper og pakkepapir mv.), der er forbundet med opgavernes udførelse. Omkostninger til eventuelle vacciner til flyttepersonalet jf. Leveringsaftalebilag 4 pkt. 4 afholdes dog af Kunden og indgår dermed ikke i Leverandørens priser. Priserne på alle de af Rammekontrakten omfattede ydelser reguleres én gang årligt i hele Rammekontraktens løbetid på baggrund af udviklingen i Danmarks Statistiks sæsonkorrigerede lønindeks for den private sektor, med virkning fra 1. august i det pågældende år, første gang dog 1. august 2014. Læs mere om rammekontraktens priser i Kontraktbilag 4 og 4A.
Side 9 af 14 12. Bestilling Ved køb af flytteydelser skal kunden følge Rammekontraktens bestemmelser om procedurer for bestilling, der er angivet i Kontraktbilag 8. Direkte køb vejledning Kunden fremsender en leveringsaftale (Kontraktbilag 8A) med tilhørende leveringsaftalebilag, jf. tabel 3. Følgende leveringsaftalebilag udfyldes af Kunden og fremsendes til Leverandøren: Leveringsaftalebilag 3, fanebladet Bestillingsseddel (direkte køb) udfyldes, og sendes som PDF. Heri angiver Kunden de ydelser, som Kunden vil anskaffe, og i hvilket tidsrum ydelserne skal udføres. Særlige krav til forsikring angives i fanebladet Ekstra forsikring. Leveringsaftalebilag 4, Kundens generelle forhold udfyldes, hvis Kunden har krav til blandt andet sikkerhedsgodkendelse, straffeattest og adgangsforhold, som ikke fremgår af den skriftlige korrespondance om bestillingen i øvrigt. Lokalefortegnelse for tilflytningslokaliteten fremsendes dog altid til Leverandøren. Lokalefortegnelse for fraflytningslokaliteten fremsendes efter ønske fra Leverandøren. Kunden foretager køb hos den leverandør, der har den laveste pris for den samlede leverance af flytteydelser. Kunden kan vælge at afholde et opstartmøde. Leveringsaftalebilag 6 Afleveringsforretning udfyldes, hvis enten Kunden eller Leverandøren ønsker det. Miniudbud - vejledning Kunden anvender Leveringsaftalebilag 3 Kundens bestillingsseddel. I bestillingsseddelen for miniudbud angiver kunden de ydelser, der bestilles, og angiver herunder eventuelt tidsrum for flytteopgavens udførelse for de enkelte ydelser, såfremt kunden har særlige krav hertil. Såfremt kunden har særlige krav til forsikring angives dette i faneblad Ekstra forsikring. Kunden fremsender det udfyldte Leveringsaftalebilag 3, Kundens bestillingsseddel, som PDF-fil sammen med Leveringsaftalebilag 4 Kundens oplysninger (om generelle forhold samt lokalefortegnelser til fra- og tilflytningslokationerne) til samtlige leverandører på den pågældende delaftale. Hvis kunden ønsker det, afholder kunden informationsmøde samt besigtigelse for leverandørerne på den pågældende delaftale på kundens fra- og tilflytningslokationer. Leverandøren udarbejder i Leveringsaftalebilag 3 (Tilbudsseddel ved miniudbud) et tilbud på baggrund af kundens konkrete bestilling. Tilbudssedlen er i kundens Leveringsaftalebilag 3 låst med kode, men leverandørerne er i besiddelse af tilbudssedlen i et åbent format. Leverandøren er i miniudbuddet berettiget til at tilbyde priser for ydelserne, der er lavere end de i rammekontraktens Kontraktbilag 4A anførte. Tilbydes der i miniudbuddet højere priser end angivet i Kontraktbilag 4A, er leverandøren forpligtet til at levere til de i Kontraktbilag 4A anførte priser, og det er denne pris, der vil blive anvendt ved tilbudsvurderingen.
Side 10 af 14 Tilbudsfristen skal være minimum 10 arbejdsdage efter kundens afsendelse af opfordringsskrivelse og minimum 8 arbejdsdage efter kundens afholdelse af besigtigelse. Ved miniudbud skal kunden indgå leveringsaftale med den leverandør, der har tilbudt den laveste pris, jf. Leveringsaftalebilag 1 pkt. 2.13. Når kunden ved miniudbud har truffet beslutning om, hvem Leveringsaftalen skal indgås med, underrettes tilbudsgiverne hurtigst muligt herom. Underretningen skal indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Den korte redegørelse skal indeholde: 1. Angivelse af hvilket miniudbud der er tale om 2. Beskrivelse af hvilken konkret beslutning underretningen vedrører (at tilbuddene er vurderet på grundlag af tildelingskriteriet laveste pris ) 3. Prisen på den valgte tilbudsgiver (og på den pågældende tilbudsgiver ved afslagsbrev) 4. Navnet på den valgte tilbudsgiver (og på den pågældende tilbudsgiver ved afslagsbrev) 5. Angivelse af stand still periodens udløb, hvis kunden vælger at afholde en frivillig stand still periode. 6. Samt at Information om klageprocedurer fremgår af leveringsaftalebilag 1, pkt. 2.17 Der udsendes både et tildelingsbrev til den vindende tilbudsgiver, og afslagsbreve til de tilbudsgivere, som ikke blev tildelt leveringsaftalen, samtidigt. Til de to tildelingsformer hører en Leveringsaftale med tilhørende underbilag, jf. tabel 3 nedenfor. Tabel 3. Oversigt over leveringsaftaler med underbilag Leveringsaftalen som indgås ved direkte køb vil indbefatte følgende bilag: Kontraktbilag 8A - Leveringsaftale ved direkte køb Leveringsaftalebilag 3 - Kundens bestillingsseddel [udfyldes af Kunden] Leveringsaftalebilag 4 - Kundens generelle forhold [Kan udfyldes af Kunden efter behov. Lokalefortegnelse for tilflytningslokaliteten skal altid fremsendes.] Leveringsaftalebilag 5 - Medarbejderlister [udfyldes af Leverandøren og fremsendes 24 timer før opgavens påbegyndelse, jf. Kontraktbilag 1B, pkt. 20] Leveringsaftalebilag 6 - Afleveringsforretningsblanket [udfyldes hvis enten Kunden eller Leverandøren ønsker det] Leveringsaftalen som indgås ved miniudbud vil indbefatte følgende bilag: Kontraktbilag 8B - Leveringsaftale ved miniudbud Leveringsaftalebilag 1 - Kundens opfordringsskrivelse med miniudbudsbetingelser [udfyldes af Kunden] Leveringsaftalebilag 2 - Kundens rettelsesskrivelse [udfyldes af Kunden] Leveringsaftalebilag 3 - Kundens bestillingsseddel [udfyldes af Kunden og Leverandøren] Leveringsaftalebilag 4 - Kundens generelle forhold [udfyldes af Kunden] Leveringsaftalebilag 5 - Medarbejderlister [udfyldes af Leverandøren og fremsendes 24 timer før opgavens påbegyndelse, jf. Kontraktbilag 1B, pkt. 20] Leveringsaftalebilag 6 - Afleveringsforretningsblanket [udfyldes af Kunden og Leverandøren] Samlet set udgøres Flytteaftalen af en rammekontrakt med tilhørende kontrakt- og leveringsaftalebilag. Leveringsaftalebilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem leveringsaftalens ordregiver (kunden) og leverandøren. Leveringsaftaler med underbilag er tilgængelige for kunder på aftalen på www.statensindkob.dk.
Side 11 af 14 13. Udførelse af flytteopgaven Leverandøren skal levere de flytteydelser, der er specificeret i kundens leveringsaftale. Flytteydelserne skal opfylde alle de krav og beskrivelser, der er fastsat i Generelle krav og Kravspecifikationen (Kontraktbilag 1A og Kontraktbilag 1B) samt i Rammekontrakten og Leveringsaftalen i øvrigt. Inden leverandøren afslutter en flytteopgave for kunden, afholder leverandøren og kunden i samarbejde en afleveringsforretning, jf. Rammekontraktens pkt. 4.8. I den forbindelse udfyldes en afleveringsblanket, om flytningen er afsluttet eller om der kan konstateres mangler. I tilfælde der kan konstateres mangler, skal disse afhjælpes og en ny afleveringsforretning skal aftales i mellem kunden og leverandøren, jf. Leveringsaftalebilag 6. 14. Fakturering og betaling Fakturering kan tidligst ske efter afholdt afleveringsforretning i overensstemmelse med Leveringsaftalebilag 6, herunder i relation til eventuel tilbagehold i leverandørens vederlag ved konstaterede mangler. Fakturering sker direkte til kunden. Fakturaen skal være specificeret for hver enkelt fraflytningslokation, jf. Leveringsaftalebilag 3. Det fakturerede beløb forfalder dog tidligst 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura og efterudløbet af den måned, hvor ydelsen er leveret. 15. Medarbejdernes arbejdstagerforhold på Flytteaftalen Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med udførelse af flytteydelserne, løn- og ansættelsesvilkår som nævnt i Rammekontraktens pkt. 5.11 og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Leverandøren indestår for, at den til enhver tid gældende lovgivning for medarbejderne, herunder lovgivning om ansættelsesbeviser og skat, er overholdt for samtlige medarbejdere beskæftiget med udførelse af flytteydelserne. Kunden eller en af kunden dertil udpeget person har uden varsel ret til at gøre sig bekendt med de fremmødte flyttemedarbejderes identitet (billedlegitimation), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation for indberetning til skattemyndighederne, ansættelsesbevis og arbejdstilladelse. Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af godkendelser og attester i henhold til ovenstående for de af leverandøren samt eventuelle underleverandørers medarbejdere, som varetager opgaver i henhold til leveringsaftalen.
Side 12 af 14 Leverandøren skal levere en medarbejderliste 24 timer inden flytteopgavens påbegyndelse som anført i Leveringsaftalebilag 5. Leverandøren garanterer for rigtigheden af de anførte oplysninger om medarbejderne. Leverandøren skal på kundens skriftlige forlangende med et varsel på 7 arbejdsdage fremlægge dokumentation for, at det til opgaven anvendte flyttepersonale har modtaget ansættelsesbevis og har ret til at arbejde her i landet, jf. Leveringsaftalebilag 5. Kunden kan herefter anmode om kopi af dokumentationen herfor, herunder udvalgte ansættelsesbeviser og billedlegitimation, der skal fremsendes inden 7 arbejdsdage. Leverandøren skal i givet fald underrette de pågældende medarbejdere om, at denne dokumentation videregives til kunden. Såfremt leverandøren skal betale yderligere løn til de ansatte i henhold til Rammekontraktens pkt. 5.11, betaler leverandøren tillige en bod til Moderniseringsstyrelsen svarende til 2 gange det beløb, der betales i yderligere løn til de ansatte. Læs mere om medarbejdernes arbejdstagerforhold og krav til personale i Rammekontraktens pkt. 5.11 og Leveringsaftalens pkt. 3. 16. Underleverandører Leverandøren er endvidere forpligtet til at sikre, at flytteopgaven foretages af medarbejdere, der er ansat af leverandøren eller en af de underleverandører, der fremgår af Kontraktbilag 15. Se den komplette liste over godkendte underleverandører på www.statensindkob.dk. Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i leverandørens ansvar for opfyldelse af kravene i denne rammekontrakt. Leverandøren hæfter for underleverandørens ydelser efter denne rammekontrakt på ganske samme måde som for sine egne forhold. 17. Bod og vederlagsmæssig reduktion på Flytteaftalen Såfremt leverandøren misligholder Rammekontrakten og/eller en leveringsaftale, reguleres vederlaget som nærmere fastsat i Kontraktbilag 8A og 8B, pkt. 5.3. Såfremt den anførte tidsfrist for udlevering af behørige medarbejderoplysninger, jf. Leveringsaftalebilag 5 og/eller dokumentation for ansættelsesbeviser eller ret til at arbejde her i landet, jf. pkt. 3.1, overskrides, udløses en vederlagsmæssig reduktion på 500 DKK pr. påbegyndt arbejdsdag efter fristen for udlevering. Den vederlagsmæssige reduktion kan maksimalt udgøre 20 % af Leveringsaftalens samlede værdi, dog maksimalt 50.000 DKK pr. Leveringsaftale.
Side 13 af 14 Såfremt den i Leveringsaftalebilag 3 anførte tidsfrist for levering af flytteydelser overskrides, betaler leverandøren til kunden i henhold til Leveringsaftalen en bod på DKK 500 pr. arbejdsplads pr. påbegyndt dag, der ikke er leveret. Boden kan maksimalt udgøre 20 pct. af Leveringsaftalens samlede værdi. 18. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Leverandørerne er erstatningspligtig overfor både kunden og Moderniseringsstyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar ud over betalt bod, jf. pkt. Rammekontraktens 5.4 og 5.11, kan over for Moderniseringsstyrelsen maksimalt udgøre DKK 5.000.000 i Rammekontraktens løbetid. Leverandørens samlede erstatningsansvar over for kunden kan ikke overstige det af kunden dokumenterede tab. Leverandørens erstatningspligt begrænses til genanskaffelsesprisen umiddelbart inden skaden indtrådte, idet affektionsværdien eller anden særlig værdi ikke erstattes. Leverandørens samlede erstatningsansvar over for kunden er endvidere begrænset til DKK 50.000 for et enkelt kolli eller indholdet af en flyttekasse, og kan ikke overstige DKK 2 mio. pr. Leveringsaftale. Leverandøren skal opretholde en ansvarsforsikring, der som minimum dækker det erstatningsansvar, som leverandøren kan ifalde overfor kunden i overensstemmelse med det ovenstående. Kunden har ved bestilling, jf. Leveringsaftalebilag 3, mulighed for hos leverandøren at bestille en ekstra forsikring på Udvidede Danske Betingelser (svarende til Institute Cargo Clauses (A)) til sikring af værdier herudover. Læs mere om leverandørernes erstatningspligt og ansvarsforsikring i Rammekontraktens pkt. 5.7. 19. Samarbejde og tvistløsning I henhold til Kontraktbilag 1B er leverandøren i forbindelse med flytteopgavens opstart forpligtet til at afholde opstartsmøde med kunden, såfremt kunden ønsker dette. Kunden skal ved opstartsmødet orientere leverandøren om praktiske oplysninger, der gør sig gældende ved den konkrete flytning, eksempler heraf fremgår af Kontraktbilag 1B s bilag 1 Vejledning til opstartsmøde. Leverandøren kan ikke kræve merbetaling for afholdelse af opstartsmøde. Kunden kan i rimeligt omfang herudover løbende kræve afholdelse af statusmøder med leverandøren. Leverandøren kan ligeledes ikke kræve merbetaling herfor. Rammekontrakterne er underlagt dansk ret. Sker der uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende rammekontrakterne, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig
Side 14 af 14 holdning forhandle for at løse tvisten inden for Rammekontrakternes bestemmelser. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Læs mere i Flytteaftalens Kontraktbilag 1B, Bilag 1 til Kontraktbilag 1B Vejledning til opstartsmøde og Rammekontraktens pkt. 5.19. I tilfælde af tvister kan Statens Indkøbs kontraktstyrer på rammeaftalerne, Maren Louise Rank, kontaktes på e-mail mlo@modst.dk eller på tlf.25 65 32 02.