Vejledning til Møbel-aftalen. Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

Transkript

1 Vejledning til Møbel-aftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Side 2 af 11 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Hvad er formålet med Møbel-aftalen? Møbel-aftalens opbygning Sortiment på Rammekontrakten Leverandører Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Møbel-aftalen Frivillige kunders brug af Møbel-aftalen Rammekontraktens varighed og forlængelse Køb på rammekontrakten Priser Bestilling, levering, fakturering og betaling... 11

3 Side 3 af Indledning Som led i 7. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen udbudt rammekontrakt om levering og distribution af kontor- og kantinemøbler, inventar, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (Møbel-aftalen), der er trådt i kraft 1. januar I forbindelse med Møbel-aftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning i brug af aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over Møbelaftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Møbel-aftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, prisoversigt mv. 2. Hvad er formålet med Møbel-aftalen? Formålet med Møbel-aftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af kontorog kantinemøbler, inventar, tilbehør og tilknyttede serviceydelser, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete behov, som kunden har efterspurgt, til en attraktiv pris. Produkternes kvalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten (markeret med MK i Kontraktbilag 1B), samt de krav, Leverandøren angiver at opfylde ifølge Kontraktbilag 2 (markeret med K eller PK i Kontraktbilag 1B). Leverandøren er ligeledes forpligtet til at sikre, at de leverede produkter tilgodeser miljøhensyn og tillige følger udviklingen i miljøhensyn.

4 Side 4 af Møbel-aftalens opbygning Møbel-aftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem Kunden, Moderniseringsstyrelsen og Leverandørerne. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 0 - Definitioner Kontraktbilag 1A - Generelle krav Kontraktbilag 1B - Kravspecifikation Kontraktbilag 1C - Serviceydelser Kontraktbilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3 - Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 - Priser med underbilag Kontraktbilag 5 - Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6 - Levering Kontraktbilag 7 - Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8 - Bestillingssystemet Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 - Spørgsmål & svar Kontraktbilag 13 - Procedure for bestilling Kontraktbilag 14 - Udskiftning af produkter

5 Side 5 af Sortiment på Rammekontrakten Sortimentet omfatter følgende produktgrupper, tilbehør og service: El-drevne arbejdsborde: o Størrelser: ca. 200x100, 180x90, 160x90 og 140x90 cm. o Materialer: ahorn/birkefinér, bøgefinér og plastlaminat/linoleum Mødeborde: o Størrelser: ca. 195x95, 175x85, 115x95 og 85x85 cm., i grå. o Materialer: ahorn/birkefinér, bøgefinér og plastlaminat/linoleum Kontorarbejdsstole: o Typer: høj ryg, lav ryg o Stoffarver: Sort, grå, blå Mødestole: o Typer: Med armlæn, stabelstol, drejestol o Stoffarver: Sort og to yderligere Opbevaringsmøbler: o Reoler: En (to rum), to (fire rum), tre (seks/ni rum) og fire (otte/ti rum) ringbindshøjde o Kabinetter: Rullekabinet og skuffekabinet på hjul o Materialer: ahorn/birkefinér, bøgefinér og plastlaminat/linoleum /melaminfolie/uv-lak o Farver: Grå, hvid og én yderligere Kantineborde: o Højborde (ca. 105 cm.) størrelser: ca. 180x80 og 140x80 o Alm. borde med/uden stoleophæng størrelser: ca. 180x80, 140x80 og 80x80 o Foldebord størrelser: ca. 180x80, 140x80 og 120x80 o Materialer: Plastlaminat o Farver: Hvid, grå og træ-struktur Kantinestole: o Højstol o Alm. stol med/uden stoleophæng o Stabelstol o Farver: Fire valgfri Øvrige produkter: o Skærmvægge med/uden lydabsorption (2 størrelser) o Stumtjener o Rundt bord o Barstol

6 Side 6 af 11 o Skrivebordslampe med/uden skruefod Diverse tilbehør og reservedele Service: o Levering inkl. montering o Eftermontering o Reparation o Rådgivning o Showroom/prøveopstilling. Der henvises til Kontraktbilag 1B, Kontraktbilag 1C og Kontraktbilag 2 samt leverandørernes produktkataloger for en nærmere beskrivelse af de enkelte produkter og ydelser. 5. Leverandører Moderniseringsstyrelsen har indgået aftale med tre leverandører: EFG Bondo A/S Holmris DK (konsortium) Scan Office ApS 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Møbel-aftalen Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe produkter og ydelser inden for det område, som rammekontrakten vedrører. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Rammekontrakten indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakten valgte leverandører inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af kontorog kantinemøbler, inventar, tilbehør og tilknyttede serviceydelser i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede produkter og ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, herunder ved brug af f.eks. SKI s aftaler, ligesom der heller ikke kan købes substituerbare produkter udenfor Møbel-aftalen sortiment hos de leverandører, der er på aftalen. Såfremt et konkret produkt eller en ydelse ikke er omfattet i indkøbsaftalens sortiment, men det på aftalen er muligt at købe et substituerende produkt eller en substituerende ydelse, så skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. Når der på aftalen således er defineret et produkt eller en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen.

7 Side 7 af Frivillige kunders brug af Møbel-aftalen En række selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, Grønlands Hjemmestyre samt Færøernes Selvstyre kan ligeledes gøre brug af Møbel-aftalen. Ved at tilslutte sig kan de selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, Grønlands Hjemmestyre og Færøernes Selvstyre frivilligt købe Møbel-aftalens produkter og serviceydelser og er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat visse tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. En række selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, Grønlands Hjemmestyre samt Færøernes Selvstyre kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2013 til den 1. marts Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Tilmelding til aftalen efter 1. marts 2013 forudsætter, at Statens Indkøb godkender tilmeldingen. I Kontraktbilag 3A og 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen.

8 Side 8 af Rammekontraktens varighed og forlængelse Der er indgået 2-årige rammekontrakter som er gældende fra den 1. januar 2013 til den 31. december Moderniseringsstyrelsen har derudover mulighed for at forlænge rammeaftalen to gange et år, dvs. maksimalt frem til den 31. december Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af sin ret til at forlænge rammekontrakten, vil tilsluttede kunders tilslutning automatisk forlænges, hvormed rammekontrakten fortsat kan gøres brug af i forlængelsesperioden.

9 Side 9 af Køb på rammekontrakten Kunden skal tildele på baggrund af de fastlagte kriterier i Kontraktbilag 13. Køb på rammekontrakten sker ved direkte tildeling (ingen mulighed for miniudbud), og som udgangspunkt altid ved den leverandør, der har den samlet set laveste pris på de efterspurgte produkter og ydelser (kaldet den Primære Leverandør). I praksis skal Kunden således ved hver ordre vælge den leverandør, der har den laveste pris på den konkrete ordre (f.eks. 2 mødebord og 1 mødestol), jf. figur. Helt ekstraordinært er der mulighed for at købe et konkret møbel hos en anden leverandør end den billigste på den konkrete ordre, kun hvis møblet indkøbes som supplement til eller som udvidelse af Kundens allerede eksisterende miljø, hvori det skal indgå som en integreret del af hel, og kun hvis det konkrete møbel, som den billigste leverandør tilbyder, grundet dets beskaffenhed, medfører uforenelighed med kundens eksisterende møbelmiljø. Hvorvidt der er tale om uforenelighed afgøres ud fra Kundens saglige og objektive behov. Uforenelighed vurderes ud fra møblets funktion (funktionelle egenskaber) og form (formgivning og designmæssigt udtryk), som er nødvendig i forhold til Kundens eksisterende møbelmiljø, hvori møblet skal placeres og indgå som en integreret del af helheden Eksempel: Kunden skal supplere et mindre mødelokale med en ekstra mødestol. Kunden har et sagligt og objektivt behov for, at de mødestole, der står i mødelokalet, kan stables, hvorfor det er nødvendigt at den påtænkt indkøbte mødestol kan stables med de nuværende mødestole. Såfremt den Primære Leverandørs mødestol ikke kan stables med de nuværende mødestole, er der tale om uforenelighed.

10 Side 10 af 11 Såfremt Kunden konstaterer, at det af den Primære Leverandør tilbudte konkrete møbel grundet dets beskaffenhed medfører uforenelighed med Kundens eksisterende møbelmiljø, skal ordren tildeles til den billigste af de to øvrige Leverandører, og så fremdeles. Det er ikke muligt at gå uden for rammekontraktens tre leverandører ved uforenelighed. Såfremt alle tre leverandørers møbler medfører uforenelighed med Kundens eksisterende møbelmiljø, skal Kunden tildele ordren for det konkrete møbel til den Primære Leverandør, jf. figur. 10. Priser Priser kan findes på e-handelsplatforme som f.eks. NetIndkøb samt på Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem. Priserne på alle de af Rammekontrakten omfattede produkter reguleres én gang årligt i hele Rammekontraktens løbetid på baggrund af den årlige gennemsnitlige udvikling i nettoprisindekset, med virkning fra 15. februar i det pågældende år, første gang dog 15. februar Priser på serviceydelser reguleres ikke.

11 Side 11 af Bestilling, levering, fakturering og betaling Bestilling kan ske via e-handelsplatforme som f.eks. NetIndkøb, Leverandørens eget webbaserede bestillingssystem, pr. telefon eller pr. . Kontaktinformation til leverandørerne findes på Leverandøren skal sende fyldestgørende ordrebekræftelse til Kunden senest to arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling. Leverandøren skal i ordrebekræftelsen angive leveringsdato og tidspunkt inden for den fastsatte leveringsfrist. Montering er som standard inklusive i leveringen, jf. Kontraktbilag 6, pkt. 2. Levering af Kundens bestilling skal ske senest 20 arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling. Større ordrer (mere end 50 hovedprodukter, som angivet i Kontraktbilag 4A) dog efter nærmere aftale mellem Kunden og Leverandøren. Leverandøren er berettiget til at udskyde den ved bestillingen fastlagte frist for levering vedrørende en konkret anskaffelse med maksimalt 10 arbejdsdage, forudsat at Leverandøren skriftligt og senest fem arbejdsdage forud for den i bestillingen fastlagte frist for levering har varslet Kunden om udskydelsen med oplysning om ny frist for levering. Leveringen skal ske til den af Kunden ved den konkrete anskaffelse anviste adresse eller lokation til det/de af Kunden anviste lokaler, uanset om lokalerne er direkte tilgængelige fra gadeniveau. Ved en adresse forstås et eller flere lokaler i samme bygning. Såfremt der skal leveres til flere ikke-sammenhængende bygninger på en enkelt postadresse, regnes dette for flere adresser og dermed flere leverancer. Kunden skal ved ordreafgivelsen eller modtagelsen af produkterne og serviceydelserne angive, hvor disse ønskes leveret. Leveringsgebyret differentieres i henhold til, om Kundens ordreværdi udgør over eller under kr. Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Fakturering sker direkte til Kunden. Ved delleverancer kan fakturering ske løbende. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Kundens modtagelse af fyldestgørende faktura.