Klassifikationskriterier for konferencefaciliteter på HORESTAs medlemsvirksomheder (3. udgave gældende fra 10. oktober 2004) Fastlagt af Klassifikationsnævnet den 26. september 2003 HOTEL, RESTAURANT & TURISTERHVERVET
Nærværende klassifikationskriterier er gyldige for klassifikationsinspektioner, der foretages efter den 10. oktober 2004, dog fra 10. oktober 2003 for virksomheder uden overnatning. Medfører disse inspektionsbesøg ændring i stjerneantallet, vil diplomet blive udskiftet straks, ligesom ændringen hurtigt vil blive rettet på www.visitdenmark.com. Ændringer i forhold til 2. kriteriesæt (fastlagt af Klassifikationsnævnet den 1. september 1999) er angivet med en lodret streg til venstre for kriterienummeret. Dispensationsmulighed I ganske særlige tilfælde, f.eks. hvor bygningens indretning etc. kræver det, kan der dispenseres fra enkelte af omstående kriterier. Dette vil dog altid kræve klassifikationsnævnets godkendelse, hvorfor eventuel ansøgning om dispensation og så vidt muligt fornøden dokumentation i form af f.eks. fredningsbestemmelser eller tegninger skal indsendes til nævnet. 2
INDLEDNING Forudsætninger Klassifikation af konferencefaciliteter i HORESTAs klassifikationssystem er frivillig, men for at en virksomhed med overnatningsfaciliteter kan konferenceklassificeres, skal virksomheden først være klassificeret som enten hotel eller feriecenter i HORESTA-systemet og skal i denne klassifikation have opnået mindst 3 stjerner. For at GARNI-hoteller og konferencesteder uden overnatningsfaciliteter kan klassificeres, er det en forudsætning, at bespisning af konferencegæster sker på stedet. Konferencefaciliteter på vandrerhjem kan ikke klassificeres efter nærværende kriterier. Et hotel, der i det daglige opererer med møde- og konferencefaciliteter i en kursus- eller kongresbygning, som ikke er en del af hotellet, kan konferenceklassificeres såfremt hotellet er klassificeret med mindst 3 stjerner konferencefaciliteterne fysisk er placeret, så de af gæsten opfattes som en del af hotellet, dvs. på samme eller umiddelbart tilgrænsende matrikelnummer hotellet og konferencevirksomheden har fælles ledelse, så ansvaret for kriteriernes overholdelse er entydigt placeret såvel hotel som konferencevirksomhed er medlem af HORESTA. Kategorisering Konferenceklassifikationen omfatter tre kategorier: 3, 4 og stjerner Diplom Efter klassifikationen får virksomheden tilsendt et diplom med det antal stjerner, som klassifikationen har resulteret i. Dette diplom skal opsættes fuldt synligt, hvor hotellet finder det relevant af hensyn til konferencegæsterne. I kriterieteksterne skelnes ikke mellem kursus, møde og konference. Betegnelserne anvendes i flæng. 3
A. VIRKSOMHEDEN Kun for virksomheder med overnatningsfaciliteter: A1. Hotel eller feriecenter klassificeret med mindst 3 stjerner 3 A.2. A.3. Pejsestue eller lignende opholdsrum 3 A.4. Bar, pejsestue eller lignende opholdsrum med betjening om aftenen Kun for feriecentre: (På hoteller er disse krav opfyldt gennem hotelklassifikationen) A.. Telefax, gæsterne kan anvende 3 A.6. Sikkerhedsopbevaring af værdigenstande 3 A.7. Udlån af strygejern og -bræt, med mindre det findes i boligerne 3 A.8. Mulighed for servering af måltider 3 A.9. Vækkeur i boliger eller vækkeservice 3 A.10. Vækkeservice A.11. Garderobe ved mødelokaler (evt. ubemandet) 3 A.12. Telefon i boliger A.13. Radio i boliger (evt. i TV) A.14. Håndsæbe og shampoo i boliger 3 A.1. 1 stort og 1 lille håndklæde pr. seng 3 A.16. Opredte senge i boliger 3 4
Kun for virksomheder uden overnatningsfaciliteter: (På hoteller og feriecentre er disse krav opfyldt gennem henholdsvis hotel- og feriecenterklassifikationen) A.17. A.18. A.19. Tilfredsstillende kvalitet af møbler og udstyr svarende til stjerneantallet Med tilfredsstillende kvalitet forstås en kvalitet, som man normalt vil forvente på andre virksomheder med den samme klassifikation. Såfremt dette kriteriepunkt medfører en nedsættelse af i forhold til nuværende klassifikation, skal inspektørens vurdering godkendes af Klassifikationsnævnet. Tilfredsstillende rengøringsstandard Med tilfredsstillende rengøringsstandard forstås: Der er intet synligt snavs. Heller ikke i kroge, skuffer, bag radiatorer etc. Meget høj rengøringsstandard Med meget høj rengøringsstandard forstås: Der kan ikke findes snavs. Heller ikke ved fingerprøve på billedrammer, dørkarme og lysarmaturer. VVS-armaturer er rene og fri for kalk og badeforhænget er rent. 3 3 A.20. Medlem af HORESTA 3 A.21. Inspiceres årligt af HORESTAs klassifikationssekretariat 3 A.22. Telefax, gæsterne kan anvende 3 A.23. Garderobe ved mødelokaler (evt. ubemandet) 3 A.24. Telefonbox eller telefon med lydafskærmning 3 A.2. Receptionist eller andet servicepersonale 3 A.26. Elevator eller rulletrappe til alle etager med mødelokaler A.27. Mulighed for sekretærbistand A.28. Gæste-PC med adgang til internettet tilgængelig i receptionens åbningstid 3
B. PLENUM LOKALER Ved Plenumlokaler forstås i disse kriterier alle mødelokaler med en kapacitet på min.1 personer samt panel ved borde i U-opstilling svarende til lokaler på ca. 30 m2. Et plenumlokale beregnes på reelle, rektangulære mål, d.v.s. at eventuelle siderum (L- eller T-form) samt arealer bag søjler ikke medregnes. Opstår der tvivl om, hvor mange personer et plenumlokale er egnet til ved sildebens- eller skolebordsopstilling, gælder reglen: 1 person fylder 2 m2. Ved opdeling af et større lokale til flere mindre ved hjælp af foldevægge eller lignende skal såvel det store som de mindre, opdelte lokaler opfylde kriterierne, dog bortset fra punkterne B.3. og B.1. om vinduer. B.1. B.2. B.3. B.4. Plenumlokaler indrettet til formålet Med indrettet til formålet forstås, at lokalerne bærer præg af at være kursuslokaler og ikke festlokaler, der blot ad-hoc anvendes til mødeformål. Plenumlokaler klart adskilt fra eventuelle restaurant- og selskabsaktiviteter m.v. Adskillelsen gælder såvel beliggenhed som lydisolering, så eventuelle samtidige selskabsarrangementer og andre støjende aktiviteter ikke på nogen måde generer kursusaktiviteten. Alle plenumlokaler med vinduer hvorigennem omgivelserne kan ses Gælder dog ikke for auditorier med amfiteatralsk opbygning eller for andre plenumlokaler over 10 m2. Områder til kaffepauser og lignende umiddelbart ved plenumlokaler 3 B.. Mekanisk ventilation i alle plenumlokaler 3 4 B.6. Mulighed for rumnedkøling i alle plenumlokaler B.7. B.8. Formålsbestemt loftbelysning i alle plenumlokaler Min. 200 lux på bordoverflader (ifølge Dansk Standard 700). Regulering af loftbelysningens styrke i største plenumlokale 3 B.9. Regulering af loftbelysningens styrke i alle plenumlokaler 4 6
B. PLENUM LOKALER (fortsat) B.10. Effektiv mørklægning i alle plenumlokaler 3 B.11. Fjernbetjent mørklægning i alle plenumlokaler B.12. Aflåselige plenumlokaler 3 B.13. Nøgle til plenumlokaler udleveres på forlangende B.14. Toiletfaciliteter i umiddelbar nærhed af plenumlokaler B.1. Alle plenumlokaler med dagslysindfald Gælder dog ikke for lokaler med amfiteatratralsk opbygning eller andre lokaler over 10m2. 4 7
C. UDSTYR I PLENUMLOKALER C.1. C.2. Borde med hård skriveegnet overflade eller borde med hårdtvævet dug og skriveunderlag Mødeopdækning på borde Mødeopdækning består min. af skriveunderlag, blok samt blyant eller kuglepen. C.3. Stole med polstret sæde, egnede som heldagsstole 3 C.26. C.4. C.. Stole med polstret sæde og polstret ryg, egnede som heldagsstole Stole med polstret sæde og polstret ryg samt armlæn, egnede som heldagsstole Vægskinner eller lignende til ophængning af papirark, f.eks. klæbemateriale 3 4 C.6. Whiteboard med penne og visker 3 C.7. Flipover med penne og papir 3 C.8.* C.9.* C.9.* C.10. Overheadprojektor med fralægningsmulighed, ekstra pære og 10 stk. blanke transparenter samt tilstrækkelig lysstyrke til lokalets størrelse Projektionslærred i størrelse passende til lokalets maksimale betragtningsafstand Inspektørens testoverheadplanche skal fra bageste række kunne læses i 16 pkt. både normal og fed skrift. Permanent projektionslærred der kan skråtstilles eller overheadprojektor med indbygget keystone-effekt 3 3 C.11. Pegepind 3 C.12. Laserpegepind 8
C. UDSTYR I PLENUMLOKALER (fortsat) C.13. C.14. C.1. C.16. Stor papirkurv Min. 60 cm. høj og 40 cm. bred. Telefon med intern og ekstern linie samt betjeningsvejledning 3 C.17. 3-benet el-stik m/jord til edb-udstyr C.18. Ur (evt. kun til mødeleder) 3 C.19. Værktøjskasse med hullemaskine, tape, saks og hæftemaskine m/ekstra klammer og fortryder samt OH-penne og evt. klæbemateriale C.20. Talerpult eller talerstol 3 C.21. C.22. C.23. C.24. C.2. C.27. C.28. Talerstol m/lys og mikrofon, såfremt største lokale rummer mere end 0 pers. Mulighed for netadgang og email i største plenumlokale. Forbindelsens hastighed skal mindst være 6 K svarende til analogt modem Mulighed for netadgang og email i største plenumlokale. Forbindelsens hastighed skal mindst være 64 K svarende til ISDN-forbindelse 3 4 9
C. UDSTYR I PLENUMLOKALER (fortsat) C.29. Mulighed for netadgang og email i alle plenumlokaler. Forbindelsens hastighed skal mindst være 2 MB svarende til højhastighed bredbånd C.30 I største plenumlokale storskærmsprojektor til video og edb C.31. I største plenumlokale TV-monitor, VHS-video, dias-projektor samt bånd-, DVD- og CD-afspiller, bærbar computer, samt tidssvarende lydanlæg med forstærker og højttalere samt panelmikrofoner og trådløse mikrofoner. 10
D. GRUPPERUM D.1. Grupperum indrettet til formålet D.2. Grupperum liggende i tørskoet afstand fra plenum D.3. Aflåselige grupperum 3 D.4. Nøgle til grupperum udleveres på forlangende D..* D.6.* D.7.* D.7.* D.8. D.9. Antallet af grupperum svarende til min. 4% af personkapaciteten i største plenumlokale, dog max. 3 grupperum à 2 personer Antallet af grupperum svarende til min. 7% af personkapaciteten i største plenumlokale, dog max. 6 grupperum à 14 personer Antallet af grupperum svarende til min. 10% af personkapaciteten i største plenumlokale, dog max. 9 grupperum à 10 personer Et skema med eksempler på, hvad D.., D.6. og D.7. betyder i praksis, er vist efter kriterierne. Borde med hård, skriveegnet overflade eller borde med hårdtvævet dug og skriveunderlag D.10. Stole med polstret sæde 3 3 3 D.11. Mekanisk ventilation D.12. Flipover med penne og papir 3 D.13. Whiteboard med penne og visker D.14. Papirkurv 3 D.1. Telefon med intern og ekstern linie samt betjeningsvejledning D.16. Mulighed for netadgang og e-mail 11
D. GRUPPERUM (fortsat) D.17. 3-benet el-stik m/jord til edb-udstyr D.18. D.19. D.20. Værktøjskasse med hullemaskine, tape, saks og hæftemaskine og OH-penne Overheadprojektor med lærred (incl. min. 10 stk. transparenter) D.19. er opfyldt, såfremt der enten er permanente OH-faciliteter i alle grupperum, eller der er så mange mobile OH-projektorer til rådighed, at der kan sættes op i et antal grupperum svarende til skemaet, vist efter kriterierne. Vægskinner eller lignende til ophængning af papirark, f.eks. klæbemateriale D.21. Stole med polstret sæde og polstret ryg 12
E. SERVICE ETC. E.1. Permanent tilstedeværelse af medarbejder, der er optrænet i opstilling, fejludbedring og vejledning i brug af AV-teknisk udstyr E.2. Mulighed for hjælp til kopiering etc. 3 E.12. E.3. E.4. E.. Mulighed for hjælp til kopiering etc. Frontpersonalet skal bære uniformer eller på anden måde være let genkendelige. Permanent og professionelt bemandet, separat konferencesekretariat. Personalet bærer uniformer eller er på anden måde let genkendeligt Separat gæste-pc med Windows styreprogram samt tidssvarende tekstbehandling og tilhørende printer Separat rum til konferencegæster med PC med Windows styreprogram, tidssvarende tekstbehandling og tilhørende printer samt internetadgang og e-mail-adresse E.6. Tidssvarende kopieringsfaciliteter 3 E.7. E.8. E.9. E.10. E.11. Tidssvarende kopieringsfaciliteter med sorter og mulighed for både betjening og selvbetjening, såfremt der ikke er permanent servicemedarbejder, der kan foretage kopieringen Mulighed for forudbestilling af VHS-video med kamera og monitor, dias-projektor, storskærmprojektor til video og edb, bærbar computer, CD-afspiller, båndoptager og mikrofonanlæg, herunder også panel- og trådløse mikrofoner. Skriftlig aftale med leverandør skal forevises Fast kabelforbindelse til visning af TV fra et mødelokale til et andet 4 3 13
Eksempler på grupperumskapacitet i henhold til punkterne D.., D.6. og D.7. Formålet med kriteriepunkterne er at sikre de mest fleksible muligheder for fordeling i grupperum. Jo større fleksibilitet - jo bedre klasse. Konsekvensen af kriterierne er dette skema (afrundede tal). Som grupperum vil også sekundære plenumlokaler kunne medregnes. Antal pers. i største plenumlokale v/ skolebords- el. sildebensopstilling (ekskl. panel): Grupperum ved 3 stjerner Antal og kapacitet Grupperum ved 4 stjerner Antal og kapacitet 1 pers. 1 á min. 7 pers. 1 á min. 7 pers. 16-20 pers. 1 á min. 10 pers. 1 á min. 10 pers. 21-30 pers. 2 á min. 10 pers. 2 á min. 10 pers. 31-40 pers. 2 á min. 13 pers. 41-0 pers. 2 á min. 17 pers. 1-60 pers. 2 á min. 20 pers. 61-70 pers. 3 á min. 18 pers. 71-80 pers. 3 á min. 20 pers. 81-90 pers. 3 á min. 23 pers. 91-100 pers. 3 á min. 2 pers. Over 100 pers. 3 á min. 2 pers. 2 á min. 13 pers. + 1 á min. 10 pers. 2 á min. 17 pers. + 2 á min. 10 pers. 2 á min. 20 pers. + 2 á min. 12 pers. 3 á min. 18 pers. + 2 á min. 12 pers. 3 á min. 20 pers. + 3 á min. 11 pers. 3 á min. 23 pers. + 3 á min. 13 pers. 3 á min. 2 pers. + 3 á min. 14 pers. 3 á min. 2 pers. + 3 á min. 14 pers. Grupperum ved stjerner Antal og kapacitet 1 á min. 7 pers. + 1 á min. pers. 1 á min. 10 pers. + 1 á min. 7 pers. 2 á min. 10 pers. + 1 á min. 8 pers. 2 á min. 13 pers. + 1 á min. 10 pers. + 1 á min. 8 pers. 2 á min. 17 pers. + 2 á min. 10 pers. + 1 á min. 8 pers. 2 á min. 20 pers. + 2 á min. 12 pers. + 2 á min. 9 pers. 3 á min. 18 pers. + 2 á min. 12 pers. + 2 á min. 9 pers. 3 á min. 20 pers. + 3 á min. 11 pers. + 2 á min. 9 pers. 3 á min. 23 pers. + 3 á min. 13 pers. + 3 á min. 9 pers. 3 á min. 2 pers. + 3 á min. 14 pers. + 3 á min. 10 pers. 3 á min. 2 pers. + 3 á min. 14 pers. + 3 á min. 10 pers. 14
3 HORESTA Vodroffsvej 32 1900 Frederiksberg C Telefon +4 3 24 80 80 horesta@horesta.dk www.horesta.dk