Aflevering af papirarkivalier til Statens Arkiver. En vejledning

Aflevering af papirarkivalier til Statens Arkiver En vejledning

Aflevering af papirarkivalier til Statens Arkiver En vejledning Statens Arkiver 1999

Indhold Indledning 5 Statens Arkiver 7 Statens Arkivers formål 8 Hvilke af Statens Arkiver skal modtage en aflevering 9 Vigtigt at vide før en aflevering påbegyndes 10 Hvad er arkivalier 10 Hvem skal aflevere arkivalier til Statens Arkiver 11 Hvornår skal arkivalier afleveres 11 Hvem betaler 11 Efter afleveringen 11 Procedure for en aflevering 12 Kontakt 13 Opgavebeskrivelse 14 Journalplaner og journalvejledninger 14 Ordning 14 Kassation 15 Rensning 16 Pakning 16 Mærkning 17 Afleveringsfortegnelser 18 Aflevering 18 Ordliste 20 Love og cirkulærer 25 Arkivlov 27 Arkivbekendtgørelse 33 Afleveringscirkulære 38 Kassationscirkulære 40 Vejledning om materialekvaliteter 42 Udgiver: Statens Arkiver I S B N: 87-7497-188-3 Redaktion: Hans Sode-Madsen og Kristian R i n g Manus: Hans Sode-Madsen, Asger Svane-Knudsen, Kirsten Villadsen Kristmar, Kristian Ring Layout og design: e - t y p e s Tryk: S p e c i a l - Trykkeriet Vi b o rg Oplag: 2000 Fotos: Anja Karlsen og Tage Ludvigsen, Statens Arkivers fotoværksted, foto side 14 P. We s s e l Publikationen findes også på Statens Arkivers hjemmeside www. s a. d k

Indledning 5 Denne vejlednings formål er: At besvare nogle af de spørgsmål, som opstår, når en statslig myndighed skal aflevere arkivalier til Statens Arkiver: Hvad indebærer en aflevering for myndigheden, og hvordan skal den gennemføres? At informere om de regler, statslige myndigheder skal følge ved aflevering af deres arkivalier til Statens Arkiver. Vejledningen omfatter udelukkende arkivalier på papir. Se nærmere side 10. Vejledning består af fem afsnit, nemlig: En introduktion til Statens Arkiver Et kapitel om generelle overvejelser forud for en aflevering Et kapitel om den praktiske forberedelse af en aflevering En ordliste, der forklarer de ord og begreber, Statens Arkiver anvender Arkivloven og Bekendtgørelsen om offentlige arkivalier mv. Introduktionen til Statens Arkiver o r i e n t e rer ganske kort om, hvilke enheder Statens Arkiver er sammensat af. På kortet side 6 kan man se, hvor de er placeret. I tilknytning hertil bringes en liste med adre s s e r, telefon- og faxnumre samt e-mailadresser. I afsnittet Vigtigt at vide før en aflevering påbegyndes f o r k l a res, hvad der forstås ved arkivalier; hvem der skal aflevere; hvor gamle arkivalierne skal være, før de skal afleveres, og hvem der betaler for udgifterne i forbindelse med en aflevering. Endelig redegøres der for spørgsmålet om udlån til den afleverende myndighed og til publikum. Det største afsnit omhandler selve proceduren for en aflevering. Det er udformet som en slags køreplan, der skridt for skridt leder Dem igennem det praktiske arbejde med afleveringen. De får at vide, hvem De skal samarbejde med om opgavebeskrivelse og tidsplan; hvord a n journalplan- og journalvejledning skal udformes for at opfylde Statens Arkivers krav; hvad der hører med til ordning, kassation og rensning; hvordan arkivalierne pakkes og mærkes, og hvordan selve afleveringen foregår. O r d l i s t e no p regner de arkivfaglige ord, der anvendes af Statens Arkiver. Ordlisten skal sikre, at den afleverende myndighed og Statens Arkiver taler samme sprog og dermed hindre misforståelser. Til sidst i vejledningen findes a r k i v l o v og den bekendtgørelse om off e n t- lige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed, der er udarbejdet i tilknytning til arkivloven. Loven og bekendtgørelsen er det grundlag, Statens Arkiver er forpligtet til at arbejde ud fra. Endvidere er medtaget to relevante cirkulærer fra 12. januar 1998, nemlig nr. 7 om aflevering ( A f l e v e r i n g s c i r k u l æ ret) og nr. 8 om kassation af visse arkivalier (Kassations-cirkulæret) samt vejledning om tekniske krav til materialekvaliteter. Statens Arkiver har i 1999 udsendt en større samlet introduktion til re g l e r og retningslinjer på arkivområdet: Arkivhåndbogen En brugsvejledning til offentlige myndigheder. Bogen koster kr. 150,- incl. forsendelse (men excl. moms). Den kan købes ved henvendelse til Rigsarkivet og landsarkiverne, se adresselisten side 7.

Statens Arkiver 7 Statens Arkiver består af Rigsarkivet, landsarkiverne i København, Odense, Viborg og Åbenrå samt Erhvervsarkivet og Dansk Data Arkiv. Erhvervsarkivet Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster & Bornholm Rigsarkivet Rigsarkivet Rigsdagsgården 9, 1218 København K E-mail: mailbox@ra.sa.dk, Internet: http://www.sa.dk/ra/ Tlf: 3392 3310, Fax: 3315 3239 Arkivchef for B/K-afdelingen August Eriksen Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster & Bornholm Jagtvej 10, Postboks 661, 2200 København N E-mail: mailbox@lak.sa.dk, Internet: http://www.sa.dk/lak/ Tlf: 3524 8200, Fax: 3524 8201 Landsarkivar Inge Bundsgaard Landsarkivet for Sønderjylland Landsarkivet for Nørrejylland Landsdækkende arkiver Landsarkivet for Fyn Dansk Data Arkiv Landsarkiver med dækningsområder: Landsarkivet for Nørrejylland Landsarkivet for Sønderjylland Landsarkivet for Fyn Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A, 5000 Odense C E-mail: mailbox@lao.sa.dk, Internet: http://www.sa.dk/lao/ Tlf: 6612 5885, Fax: 6614 7071 Landsarkivar Dorrit Andersen Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5, 8800 Viborg E-mail: mailbox@lav.sa.dk, Internet: http://www.sa.dk/lav/ Tlf: 8662 1788, Fax: 8660 1006 Landsarkivar Chr. R. Jansen Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45, 6200 Åbenrå E-mail: mailbox@laa.sa.dk, Internet: http://www.sa.dk/laa/ Tlf: 7462 5858, Fax: 7462 3288 Landsarkivar Hans Schultz Hansen Erhvervsarkivet Vester Allé 12, 8000 Århus C E-mail: mailbox@ea.sa.dk, Internet: http://www.sa.dk/ea/ Tlf: 8612 8533, Fax: 8612 8560 Overarkivar Henrik Fode Dansk Data Arkiv Islandsgade 10, 5000 Odense C E-mail: mailbox@dda.sa.dk, Internet: http://www.sa.dk/dda/ Tlf: 6611 3010, Fax: 6611 3060 Arkivchef Hans Jørgen Marker

8 9 Statens Arkivers formål Grundlaget for Statens Arkivers virksomhed fremgår af Lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver mv. som ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997 og af Bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Både lov og bekendtgørelse findes aftrykt bagest i denne pjece, sidern e 27 til 44. Statens Arkiver har til formål at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder. A r k i v a l i e rne stilles til rådighed for myndigheder og off e n t l i g h e d e n, herunder til forskningsformål. Statens Arkiver skal udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens re s u l t a t e r. Endelig skal Statens Arkiver sikre muligheden for kassation af ikke b e v a r i n g s v æ rdige arkivalier. Hvilke af Statens Arkiver skal modtage en aflevering. Statens Arkiver modtager arkivalier fra myndigheder, organisationer, institutioner og personer. Landsdækkende statslige myndigheder, eksempelvis: Ministerier Styrelser og direktorater Forsvaret Kongehuset Højesteret Desuden private personer, organisationer og institutioner af landsdækkende betydning Rigsarkivet På Statens Arkivers læsesale bliver arkivalierne benyttet flittigt. Lokale statslige myndigheder og institutioner, eksempelvis: Domstole Folkekirken Anerkendte trossamfund Kommuner Amter Desuden private personer, organisationer og institutioner af regional betydning Landsarkiverne Erhvervsvirksomheder Erhvervsorganisationer Private personer med tilknytning til det økonomiske liv Erhvervsarkiverne Samfunds- og sundhedsvidenskabeligt datamateriale Dansk Data Arkiv

1 0 Vigtigt at vide før en aflevering påbegyndes Hvem skal aflevere arkivalier til Statens Arkiver Alle statslige myndigheder har pligt til at aflevere deres arkivaler til Statens A r k i v e r. Kommuner og amter kan vælge at aflevere arkivalier til Statens Arkiver mod at betale et engangsbeløb pr. hyldemeter for opbevaring af materiale. Afleveringer fra private personer, organisationer og institutioner sker efter forhandling med Statens Arkiver og den enkelte giver. 1 1 Hvad er arkivalier Hvornår skal arkivalierne afleveres Arkivalier er ikke kun papir Et arkivalie er et informationsbærende medium, der indeholder inform a t i o n e r, som er blevet opsamlet i forbindelse med en myndigheds virksomhed. Der er tale om følgende medier: papir, kort og tegninger, mikrofilm på spole eller som fiche, foto, lyd- og magnetbånd, elektroniske medier som f.eks. CD-rom, kort og tegninger. Hjælpemidler til søgning i et arkiv, f.eks. kartoteker, re g i s t re, postlister og visdomsbøger, er ligeledes arkivalier og en del af arkivet. Statens Arkiver har udgivet særlige vejledninger om aflevering af mikrofilm og elektroniske arkivalier, som kan rekvireres ved henvendelse til Rigsarkivet og landsarkiverne, jfr. adresseliste s. 7. Som hovedregel skal statslige myndigheder aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år. Arkivbekendtgørelsens kapitel 4 indeholder nogle undtagelsesbestemmelser om videnskabelige samlinger, arkivalier i administrativ brug samt fortroligt materiale, se s. 35. I Afleveringscirkulæret, se side 38, er afleveringsproceduren nærmere specificeret. For aflevering af arkivalier gælder følgende retningslinier: Statens Arkiver modtager kun arkivalier fra længere samlede perioder. Afleveringen skal indeholde alle arkivalier fra perioden, også søgemidlerne, med mindre andet er aftalt. Afleveringen må ikke omfatte arkivalier, som Statens Arkiver har meddelt kassationsbestemmelser for. Inden arkivalierne afleveres, skal de være ordnet, pakket, mærket og fortegnet efter Statens Arkivers regler, se nedenfor. Hvem betaler Den afleverende myndighed betaler selv udgifterne, der er forbundet med afleveringen, herunder transport til det arkiv i Statens Arkiver, der skal modtage arkivalierne. En aflevering kan foregå på to måder: Enten udfører myndigheden selv hele det forberedende arbejde, eller der indgås en kontrakt med et af Statens Arkiver om at få afleveringen foretaget efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed. Efter afleveringen M y n d i g h e d e rne kan låne de sager, de har afleveret. Statens Arkiver kan dog ikke fungere som myndighedernes fjern a r k i v. Der skal derfor træffes aftale om betingelserne for hyppige udlån. Arkivloven indeholder e n d v i d e re en række bestemmelser om tilgængeligheden af de arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver. Arkivloven er aftrykt side 27.. Hvem skal aflevere arkivalier til Statens Arkiver

1 2 Proceduren for en aflevering Når de nødvendige ressourcer er afsat, vil proceduren for en aflevering typisk være inddelt i fire faser, som hver især omfatter følgende opgaver: 1 3 Sådan pakket man sagerne i tiden efter 1. verdenskrig. Hvis myndigheden selv vælger at udføre det praktiske arbejde i forbindelse med en aflevering af arkivalier til Statens Arkiver, bør myndigheden som det første afsætte re s s o u rcer til planlægning og genn e m f ø relse af opgaven, dvs. arbejdskraft, kontor- og pakkefaciliteter, æsker, mærkater m.m. Kontakt Opgavebeskrivelse Tidsplan Planlægningsfasen Ajourføring af arkivog journalvejledning samt vejledninger Ordning Kassation Rensning Arkivbehandlingsfasen Pakning Mærkning Pakningsfasen Afleveringsfortegnelse Aflevering Afleveringsfasen Nedenfor vil de forskellige enkeltopgaver, som knytter sig til afleveringen af myndighedsskabte arkivalier, blive nærmere gennemgået. Kontakt Som hovedregel er det Statens Arkiver, der indleder kontakten. Cirkulæreskrivelse af januar 1998 om bevaring af og kassation samt aflevering af statslige myndigheders arkivalier 1997 2000 indeholder

1 4 d e t a l j e rede planer for, hvornår der vil blive rettet henvendelse til de enkelte offentlige myndigheder. Det vil ske i form af et såkaldt startbre v, der indleder en afleveringssag. Ofte vil startbrevet blive fulgt op med en personlig kontakt. 1 5 Opgavebeskrivelse og tidsplan Statens Arkiver udarbejder en opgavebeskrivelse og en tidsplan. Heri fastsættes rammerne for det aktivitetsforløb, der i grafisk form er beskrevet ovenfor. Den afleverende myndighed vil i de fleste tilfælde modtage forslag til aktivitets- og tidsplan sammen med startbrevet. Journalplaner og journalvejledninger J o u rnalplaner og journalvejledninger skal følge med afleveringen. Hvis myndigheden ikke har ajourført journalplaner og journ a l v e j l e d n i n g e, rskal det derfor ske før afleveringen finder sted. Såvel planer som vejledninger skal forsynes med sidenummerering og en forside med følgende oplysninger: Fuldstændig betegnelse på alle de afdelinger og/eller administrative enheder, der har arkiveret i journalsagsarkivet. Angivelse af journalperiodens start- og slutdato med dag, måned og år, f.eks. 1.1.1996-31.12.2000. Sidenummerering. For at en journalplan kan betragtes som ajourført, skal den opfylde følgende betingelser: En optælling af antallet af sager i hver saggruppe (= højest brugte løbenummer). Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser er noteret ud for de enkelte saggrupper. Alle fortegnelser over faste undernumre skal vœre til stede som bilag. Eventuelle ændringer i praksis ved journalisering og henlæggelse af sager skal være nævnt med datoer. Den skal være forsynet med sidetal. Alle benyttede søgemidler (fx kartoteker) skal være omtalt i journalvejledningen. Ordning Arkivalier skal som udgangspunkt forblive i den orden, myndigheden har arkiveret dem i. Det vil fx sige, at journalsager skal ligge i journalnummerorden. Statens Arkiver udarbejder som vejledning en såkaldt ordningsplan. Ordningen af arkivet består derfor af følgende opgaver: Kontrol af om alle de sager, der er fortegnet i registreringssystemet (fx journal), er til stede. K o n t rol af om alle sager ligger på deres plads i arkivet. Hvis det ikke er tilfældet, skal sagerne lægges tilbage i arkivet. Hvis en sag er bortkommet, lægges på dens plads i arkivet en seddel med oplysninger om, at sagen er bortkommet. Hvis en sag er blevet tilakteret en anden, og det ikke er blevet registreret i registreringssystemet, skal sagen lægges tilbage på dens oprindelige plads i arkivet. Der, hvor sagen er blevet taget fra, lægges en seddel med oplysninger om, at sagen er lagt tilbage på sin oprindelige plads (en akteringsseddel). Hvis en sag er blevet tilakteret en anden, og det er blevet re g i s t re re t i journalen, skal sagen forblive, hvor den er. Kassation Den afleverende myndighed udskiller de arkivalier, som Statens Arkiver har givet tilladelse til at kassere efter de gældende bevarings- og kass a t i o n s p l a n e r. Kassationscirkulæret side 43 indeholder desuden nogle s t a n d a rd b e s t e m m e l s e r, som umiddelbart kan tages i anvendelse, først og fremmest om regnskabsmateriale og personalesager. M y n d i g h e d e rn e s k a l s ø r g e f o r, a t d e a r k i v a l i e r, d e r s k a l k a s s e re s, b l i - ver tilintetgjort på betryggende vis. Kasserede arkivalier skal destrueres på betryggende vis

1 6 1 7 Kartotekskort pakkes i kasser af fiber eller svært pap. Hvis kartotekskortene har A4- format, skal de pakkes i Rigsarkivæsker. Pakning af kort og tegninger aftales nærmere med Statens Arkiver. Indbundne arkivalier som fx journaler og kopibøger skal ikke pakkes y d e r l i g e re, med mindre de er så tynde, at flere kan lægges i samme arkivæske. Mærkning Æsker og bind skal nærkes med mærkater som på billedet. Clips, elastikker og plastomslag ødelægger arkivalierne. Rensning Myndigheden renser de arkivalier, som Statens Arkiver har bestemt skal bevares. Rensning betyder, at følgende skal fjernes: Som det fremgår af billedet indeholder mærkaten følgende oplysninger: Navnet på det af Statens Arkiver, der afleveres til. Arkivnummer og navn på arkivskaberen, dvs. den myndighed, der har v æ ret ansvarlig for skabelsen af arkivalierne. Statens Arkiver oplyser dette nummer Navnet på arkivkomponenten, fx journal, journalsager, kopibøger, s a g s f o r t e g n e l s e r, mødereferater og stikords- og emneord s k a r t o t e k. Angivelse af æskens eller bindets indhold, fx journalsager nr. xx til nr. xx. Æskens eller bindets løbenummer. Eksempel på en fiberæske, en protokol og 2 arkivæsker med korrekt mærkning Clips. Elastikker. Plastomslag. Hvis plastomslaget er brugt som sagsomslag, skal det erstattes med et papiromslag. Dubletter. Tape. Pakning Forskellige typer af arkivalier pakkes på forskellig måde: Korrekt fyldt æske Arkivalier i form af sager eller løsblade skal pakkes i arkivæsker af typen Rigsarkivets model. De kan ved henvendelse til Statens Arkiver få oplyst forhandler. Æsken findes i 5 størrelser, nemlig: A4 i formatet 315 x 235 x 80 mm Lille folio i formatet 350 x 225 x 80 mm 330 x 250 x 80 mm Mellem folio i formatet 360 x 235 x 80 mm Stor folio i formatet 380 x 250 x 80 mm Sagerne lægges i æske som på billedet. Sagsomslag skal ligge med ryggen udad, dvs. ud mod flappen. Æskerne fyldes til ca. 1 cm fra kanten. De må ikke overfyldes eller fyldes for lidt op.

1 8 1 9 Der kan anvendes selvklæbende mærkater eller speciallim til påsmøring af mærkater. Statens Arkiver har udarbejdet en vejledning om tekniske krav til materialekvaliteter, se side 42. Benytter man Statens Arkivers afleveringsfortegnelse på diskette (se nedenfor) er det muligt at skrive mærkaterne ud på almindeligt printpapir. Afleveringsfortegnelser A f l e v e res der arkivalier fra flere arkivskabere, skal der til Statens Arkiver udfærdiges en fortegnelse for hver af disse. Godkendelsen af afleveringsfortegnelsen er en forudsætning for, at den egentlige aflevering kan gå i gang. Afleveringsfortegnelserne bruges både af den afleverende myndighed og af Statens Arkiver til at dokumentere afleveringen. Efter selve afleveringen tjener den desuden som kvittering for, at afleveringen har fundet sted. Afleveringsfortegnelsen fremsendes derfor i 3 eksemplarer, hvoraf det ene returneres som kvittering for modtagelsen. På modstående side vises et eksempel på en udfyldt afleveringsfortegnelse fra en opdigtet myndighed. Fortegnelsen viser eksempler på de vigtigste regler for udfyldelsen. Statens Arkiver kan levere en diskette med et program, der kan anvendes til indtastning af afleveringsfortegnelser. Herved kan de relevante oplysninger indsendes på diskette til Statens Arkiver, og den aflevere n d e myndighed har mulighed for at lagre oplysningerne elektronisk. Med afleveringsdisketten følger en separat brugervejledning. Aflevering Inden afleveringen modtages, skal den kontrolleres af Statens Arkiver. Der træffes aftale om tidspunkt for modtagelse. Aftalen bekræftes skriftligt af Statens Arkiver. Den afleverende myndighed forestår selv transporten og afholder udgifterne. Hvis myndigheden finder arkivalier, der er blevet glemt i afleveringen, skal der så hurtigt som muligt træffes aftale med Statens Arkiver om en procedure for efteraflevering. Rigsarkivet AFLEVERINGSFORTEGNELSE Side Afleveringsnr.: Arkivskaber: XX-ministeriet (Udfyldes af RA) Lb.nr. Yderår Arkivsamling/Arkivkomponent/Arkivalier Forestillinger 1 1961 1 2 1962 1 Registranter 1 1965 1 2 1966 1 3 1967 1 Kopibøger 1 1966 1 2 1967 1 3 1968 med register 1 Register til kopibøger 1 1966 1 2 1967 1 Journaler med register 1 1960 1 2 1961 1 3 1962 1 Proveniensnr.: (Efter aftale med RA) Bd/Pk/Andet Journalsager 1 1960 Nr. 1-27,3 1 2 1960 Nr. 27,4-85,7 1 3 1960 Nr. 111,8-195 1 4 1961 Nr. 1-43,1 1 1 1961-1965 Kartotek over personalsager 1ks Udtagne personalesager 1 1961 A - Å 1 2 1962 A - L 1 3 1962 M - Å 1 1 1961/63 Hovedbog 1 2 1963/64 1 Eksempel på en afleveringsfortegnelse

2 0 2 1 relsen 1965-69; godkendelsessager fra Z-direktoratet. Søgemidler til arkivkomponenter er ligeledes en arkivkomponent. Eksempler: Visdomsbog til X-styrelse; journalregistre til journalen for Y-styrelsen 1965-69; personkartotek til godkendelsessager fra Z-direktoratet. Arkivskaber Arkivskaber er den myndighed, der på skabelsestidspunktet er arkivansvarlig for den eller de arkivkomponenter, hvori arkivalierne samles. Faste undernumre Faste numre, der bruges til underopdeling af saggrupper i journalplan e r, der er opbygget efter decimalklassesystemet. Typisk anvendes bygningsnumre, kommunenumre o.lign. som faste numre. Bilag A Side 1 Liste over faste undernumre i Indenrigsministeriets journal 1982 Rigsarkivets store magasin i Glostrup med ca. 100 km hylder Ordliste Arkivalie Et arkivalie er et informationsbærende medium (papir, CD-rom, film mv. ), der indeholder informationer, som er blevet opsamlet i forbindelse med en myndigheds virksomhed. Arkivalier vil i de fleste tilfælde være papir i form af breve, notater, rapporter osv., ofte ordnet i (journ a l ) s a g e r. Arkivalier kan også bestå af kort, tegninger, planer, fotografier, mikrofilm, lyd- og magnetbånd, disketter samt CD-rom. Samlinger af publiceret materiale som bøger, tidsskrifter og pjecer, er derimod ikke arkivalier. Arkivkomponent Samling af arkivalier, der på skabelsestidspunktet er henlagt som en særskilt enhed efter ét ordningsprincip. Eksempler: Kopibog fra X-styrelsen 1945; journalen for Y-styrelsen 1965-69; sagsarkivet for Y-sty- Fast kodebetegnelse for: Kommuner og amtskommuner Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune samt amtskommunerne 0100 Københavns kommune 0200 Frederiksberg kommune 0300 Københavns amtskommune 0400 Frederiksborg amtskommune 0500 Roskilde amtskommune 0600 Vestsjællands amtskommune 0700 Storstrøms amtskommune 0800 Bornholms amtskommune 0900 Fyns amtskommune 1000 Sønderjyllands amtskommune 1100 Ribe amtskommune 1200 Vejle amtskommune 1300 Ringkøbing amtskommune 1400 Århus amtskommune

2 2 De håndskrevne protokoller og kartotekskort er efterhånden erstattet af edb-journalsystemer Journal P rotokol, løsblade eller kartotek til re g i s t rering (journalisering) af indkomne skrivelser samt de afgørelser og besvare l s e r, de giver anledning til. Ord e t journal anvendes også i andre betydninger, fx det kontor, hvori journaliseringen foregår og journalen opbevares, eller en patientjournal, der egentlig er en sag om et sygdomsforløb. Journalplan En journalplan er en oversigt over hvilke emner, et arkiv indeholder sager om. Emnerne kaldes også saggrupper og er nummere rede. Sager, der handler om et bestemt emne, får derfor samme nummer som emnet. Sammen med et årstal og et løbenummer danner saggruppenummeret et journalnummer. Journalvejledning En journalvejledning er en vejledning i journalisering og vil ofte indeholde oplysninger om arbejdsgangene i journalen. Kassation Ved kassation forstås udskillelse af arkivalier, der ikke skal bevares. Den arkivansvarlige myndighed må ikke foretage kassation uden forudgående aftale med Statens Arkiver; ofte vil en sådan aftale foreligge i form af en kassationsbemyndigelse udarbejdet på grundlag af myndighedens journalplan. Efter at kassationstilladelsen foreligger, kan myndigheden foretage kassation. Myndighed De selvstændige forvaltningsmæssige enheder, der er underlagt arkivloven, kaldes myndigheder. Statens Arkivers definition af begre b e t myndighed svarer til den, der fremgår af forvaltningsloven og off e n t l i g- hedsloven. Eksempler på myndigheder er departement, styrelse, råd, nævn, udvalg, told- og skatteregion, skole, seminarium, pastorat, pro v s t i, byret, politimester o.s.v. Registreringssystem En myndighed registrerer normalt indholdet af sit arkiv i et registreringssystem. Registreringssystemet kan derfor bruges til at søge oplysninger i arkivet. Registreringssystemet vil for det meste indeholde oplysninger om, hvilke sager arkivet består af. Hvis der er tale om et journalsagsarkiv indeholder re g i s t reringssystemet også oplysninger om sagernes indhold. Eksempler på re g i s t reringssystemer er sagsfortegnelser, journ a l e r, journalkort, edb-journaler, databaser. 2 3 Sag En sag vil for det meste bestå af papirer, som ligger samlet i et fælles omslag. En sag kan dog også være så omfattende, at den fylder flere ringbind, mapper eller æsker. Eksempler på sager er en journalsag, personalesag, byggesag, aktmappe. Kassation Sagsfortegnelse En sagsfortegnelse er en fortegnelse over sager, der for hver sag typisk indeholder: et nummer, der entydigt identificerer sagen sagens navn dato for oprettelse dato for afslutning

2 4 Saggruppe Se journalplan. 2 5 Søgemiddel Registreringssystemer kan anvendes som søgemidler. Eksempler på dette er et kartotek, stikord s register til en journalplan, navnere g i s t e r, visdomsbog, postlister, kopibøger, brevregistre og sagsfortegnelser. Love og cirkulære Arkivlov 27 Arkivbekendtgørelse 33 Afleveringscirkulære 38 Kassationscirkulære 40

2 6 2 7 Arkivlov Bilag 1 Arkivlov LOV NR. 337 AF 14. MAJ 1992 OM OFFENTLIGE ARKIVER M.V. SOM ÆNDRET VED LOV NR. 421 AF 10. JUNI 1997 Kapitel 1 Offentlige arkiver 1. Statens Arkiver består af Rigsarkivet samt tilknyttede institutioner. Stk. 2. Statens Arkiver ledes af rigsarkivaren. 2. Statens Arkiver har til formål 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder, 2) at sikre muligheden for kassation af ikke bevaringsværdige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov, jf. 7, stk. 1, samt 8, 3) at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål, og 4) at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater. 3. Statens Arkiver bistår de myndigheder, der er omfattet af denne lov, i arkiv mæssig henseende. 4. Kommunerne kan oprette arkiver til behandling og bevaring af en eller flere kommuners arkivalier. Stk. 2. Statens Arkiver samarbejder med de kommunale arkiver. 5. Statens Arkiver samarbejder med og er rådgivende over for andre k u l t u re l - le eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende. Stk. 2. Kulturministeren nedsætter et udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1. 6. Statens Arkiver behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet. Stk. 2. Statens Arkiver er rådgivende for statslige og kommunale myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer samt flag. KAPITEL 2 Offentlige arkivalier 7. Lovens regler om myndighedernes behandling af arkivalier i kapitel 3-5 gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene. Stk. 2. Loven gælder endvidere for anerkendte trossamfunds ministeralbogførelse.

2 8 2 9 Arkivlov Bilag 1 Arkivlov Bilag 1 8. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kapitel 3-5 om behandling af o ffentlige myndigheders arkivalier helt eller delvis skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun, hvis udgifterne ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller i det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelser på statens eller en kommunes vegne. KAPITEL 3 Bevaring og kassation 9. M y n d i g h e d e rne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde. Myndighederne skal herunder sikre, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver. Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse. 10. K u l t u r m i n i s t e ren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier. Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier. Stk. 3. Statens Arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse. KAPITEL 4 Aflevering m.v. 11. M y n d i g h e d e rne kan kun aflevere deres arkivalier til de offentlige arkiver, jf. kapitel 1. 12. Statens Arkiver modtager arkivalier, der afleveres af statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund. Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om aflevering til Statens Arkiver. 13. De myndigheder, der er nævnt i 12, aflevere r, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, jf. dog 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted. 14. Journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders re g i s t re, skal afleveres til Statens Arkiver, når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål hos myndigheden. Andre statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders re g i s t re, afleveres til opbevaring i Statens Arkiver, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse. Stk. 2. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afg ø relse om aflevering af de i stk. 1, 2. pkt., nævnte re g istre. Stk. 3. A r k i v e r i n g a f d e i stk. 1 n æ v n t e re g i s t re sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om afleveringen, herunder i hvilken form afleveringen skal ske, og om fastsættelse af vilkår. Stk. 4. Kommunerne kan aflevere kommunale registre til Statens Arkiver, jf. 37, efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet. 15. K o m m u n e rne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. 4, stk. 1. Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering. 16. Enhver offentlig myndighed, som har modtaget eller erhvervet arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal underret te Statens Arkiver herom. Tilbydes myndighederne sådanne arkivalier, eller bliver de på anden måde bekendt med arkivaliernes eksistens,skal de ligeledes underrette Statens Arkiver herom. Stk. 2. Statens Arkiver kan bestemme, at arkivalier, der omhandles i stk. 1, afleveres til Statens Arkiver. 17. Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til Statens Arkiver. 18. Hvis arkivalier tilhørende staten søges solgt på offentlig auktion, skal auktionslederen underrette Statens Arkiver herom. 19. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd. Kapitel 5 Tilgængelighed 20. A r k i v e n h e d e r, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog 21 og 22. Stk. 2. Vedkommende myndighed træffer efter drøftelse med Statens Arkiver afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 30 år gamle, men som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver. Ansøgningen imødekommes, med mindre de hensyn, der er nævnt i 21, stk. 1, nr. 1-6, og 22, stk.1, nr. 1-5, foreligger. 24, stk. 3, og 25 finder tilsvarende anvendelse. Stk. 3. Myndigheden afgør såvidt muligt inden 30 dage om en ansøgning i henhold til stk. 2 kan imødekommes og på hvilken måde, der kan gives adgang til arkivalierne. Er en ansøgning i henhold til stk. 2 ikke imødekommet eller afslået inden 30 dage, skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. 21. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 30 år for dokumenter, hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til: 1) statens sikkerhed eller rigets forsvar, 2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske intere s s s e r, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner, 3) beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller diciplinær forfølgning, 4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, 5) enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller 6) private og offentlige intere s s e r, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Stk. 2. Hvis særlige grunde, herunder ressourcemæssige forhold, taler herfor, kan fristforlængelser efter stk. 1 ske for arkivenheder eller grupper af arkivenheder.

3 0 3 1 Arkivlov Bilag 1 Arkivlov Bilag 1 22. Tilgængelighedsfristen er 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der 1) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, 2) vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, 3) omfatter sager inden for strafferetsplejen, 4) omfatter myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, eller 5) omfatter materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik. Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1. 23. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. 20, stk. 1, 21, stk. 2, og 22, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. 21, stk. 1, regnes fra dokumentets dato. 24. R i g s a r k i v a ren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter eller arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-3 samt stk. 6. S t k. 2. D e t e r e n b e t i n g e l s e f o r a t m e d d e l e t i l l a d e l s e e f t e r stk. 1, a t v e d - kommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når 1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter 21, 2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i 22, stk. 1, nr. 2-5, eller 3) en arkivenhed er afleveret til Statens Arkiver, inden den er 30 år gammel. Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver endvidere samtykke fra Registertilsynet, hvis arkivenheden indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i 22, stk. 1, nr. 2. Stk. 4. Er en ansøgning om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier ikke imødekommet eller afslået inden 15 dage efter, at den er modtaget i Statens Arkiver, skal Statens Arkiver underrette ansøgeren om grunden hertil. Stk. 5. De myndigheder, der er nævnt i stk. 2, afgør såvidt muligt inden 30 dage efter, at spørgsmål om samtykke til imødekommelse af en ansøgning om arkivadgang er forelagt den pågældende myndighed fra Statens Arkiver, om samtykke kan meddeles. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette Statens Arkiver om grunden hertil samt om, hvor når en afgørelse forventes at foreligge. Statens Arkiver underretter herefter ansøgeren herom. Stk. 6. K u l t u r m i n i s t e ren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til. 25. Den, der får adgang til arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget off e n t l i g g ø re, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at vare - tage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. 26. K u l t u r m i n i s t e ren nedsætter et udvalg, der skal vurd e re praksis på tilgængelighedsområdet. Stk.2. Udvalget består af en formand, som skal være dommer, to repræsentanter for forskningen, to repræsentanter for pressen og tre repræsentanter for den offentlige forvaltning. 27 K u l t u r m i n i s t e ren kan fastsætte regler om tilgængelighed vedrørende off e n t - lige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. 4, stk. 1, og 15, stk. 1. KAPITEL 6 Private arkivalier 28 Statens Arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Arkivalierne skal v æ re af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig berøre forhold af samfundsmæssig karakter. 29. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til Statens Arkiver. 30. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til Statens Arkiver. 31. Ved aflevering af private arkivalier til Statens Arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed. 32. Den, som ejer private arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden de udføres af landet, give Statens Arkiver adgang til kopiering af arkivalierne. KAPITEL 7 Klageregler 33. R i g s a r k i v a rens afgøre l s e r om tilgængelighed efter 24 kan påklages til vedkommende ressortmyndighed. Stk 2. Kulturministeren kan fastsætte regler om, at de afgørelser, rigsarkivaren træffer efter regler udstedt i medfør af bestemmelserne i kapitel 3 og 4, ikke kan indbringes for kulturministeren. KAPITEL 8 Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser 34. Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder 25. Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i 17, 18, 30 og 32. Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne. Stk. 4. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel. 35. Loven træder i kraft den 1. oktober 1992. Loven gælder også for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden. 36. Følgende love ophæves: 1) Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd. 2) Lov nr. 152 af 28. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele.

3 2 3 3 Arkivlov Bilag 1 A r k i v b e k e n d t g ø relse Bilag 2 3) Lov nr. 217 af 16. juni 1962 om statens overtagelse af den selvejende institution Erhvervsarkivet. 37. I lov om offentlige myndigheders re g i s t re, jf. lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991, affattes 9, stk. 4, således: Stk. 4. Registertilsynet kan tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår. Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i Statens Arkiver efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v. 38. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991, ophæves 62. 39. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 484 af 21. juni 1991, ophæves 52. 40. Følgende bekendtgørelser forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af forskrifter udstedt i medfør af denne lov: 1) Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985. 2) Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier. 3) Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver. 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåre t 2001-2002. 42. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger, ved kgl. anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne. Arkivbekendtgørelse KULTURMINISTERIETS BEKENDTGØRELSE NR. 919 AF 28. NOVEMBER 1997 BEKENDTGØRELSE OM OFFENTLIGE ARKIVALIER OG OM OFFENTLIGE ARKIVERS VIRKSOMHED. I medfør af 10, stk. 1 og 2, 12, stk. 2, 13, 14, stk. 3 og 4, 15, stk. 2, 24, stk. 6, 27, 34, stk. 3, samt 35, stk. 2, i lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. som ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997 fastsættes: KAPITEL 1 Varetagelse af arkivmæssige hensyn 1. Det påhviler enhver myndighed at sikre sig, at arkivmæssige hensyn varetages. Stk. 2. Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås 1) at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt 2) at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikkebevaringsværdige arkivalier kan foretages. 2. Såfremt en myndighed nedlægges, påhviler varetagelse af de arkivmæssige hensyn den eller de myndigheder, som overtager sags-området. Hvis ingen overtager sagsområdet, afleveres statslige arkivalier straks til Statens Arkiver, medmindre andet fastsættes af en overordnet myndighed samråd med Statens Arkiver. Stk. 2. Ved overførelse af sagsområder inden for den offentlige forvaltning t r æ ffer de berørte myndigheder aftale om fordelingen af arkivalier vedrøre n - de sagsområdet. Overførte arkivalier skal holdes adskilt og må ikke indgå i den overtagende myndigheds journal- og arkivsystem uden samtykke fra Statens Arkiver. Stk. 3. Ved overførelse af sagsområder fra myndigheder til institutioner, der ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning, kan arkivalier m.v. overføre s, jf. stk. 2, for så vidt den modtagende institution i medfør af 8 i lov om off e n t - lige arkiver m.v. inddrages under lovens område. 3. Statens Arkiver fører tilsyn med overholdelsen af de regler, der er fastsat til varetagelse af arkivmæssige hensyn. Stk. 2. Rigsarkivaren fastsætter regler om tilsynets tilrettelæggelse, herunder om myndighedernes afgivelse af sådanne oplysninger til Statens Arkiver, som er af betydning for udførelsen af tilsynet.

3 4 3 5 A r k i v b e k e n d t g ø relse Bilag 2 A r k i v b e k e n d t g ø relse Bilag 2 S t k.3.h v o re nk o m m u n eh a ro p re t t e te na r k i v i n s t i t u t i o n, jf. lov o mo ff e n t l i g e a r k i v e rm. v., 4, stk.1, tilrettelægger rigsarkivaren tilsynet i samråd med vedkommende kommunale arkiv. Stk. 4. Statens Arkiver kan i tilfælde af, at der hos myndigheder konstatere s t i l s i d e s æ t t e l s e a f a r k i v m æ s s i g e h e n s y n, f o reskrive myndigheden foranstaltninger til varetagelse af de arkivmæssige hensyn. Stk. 5. Statens Arkiver indberetter væsentlig tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn til vedkommende overordnede myndighed eller tilsynsmyndighed, eller, hvis tilsidesættelsen skyldes et ministerium, til kulturministeren. KAPITEL 2 Behandling af statslige arkivalier 4. M y n d i g h e d e rne skal sikre bevaringen af deres arkivalier gennem opbevaring under betryggende forhold og anvendelse af holdbart materiale. M y n d i g h e d e rnes edb-systemer skal være således indrettet, at der kan foretages arkivering af data fra systemerne samt konvertering til systemuafhængige arkiveringsversioner. 5. R i g s a r k i v a ren kan fastsætte regler om arkivaliers opbevaringsforhold hos myndighederne. Stk. 2. Rigsarkivaren kan fastsætte regler om tekniske krav til arkivmedier og foreskrive, at visse materialekvaliteter ikke må indgå i arkivalierne. Stk. 3. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler om indretning af mynd i g h e d e rnes edb-systemer med henblik på at sikre de i 4 nævnte hensyn. 6. Rigsarkivaren kan fastsætte regler om arkivdannelsen, herunder om etablering, indretning, afgrænsning og drift af journal- og arkivsystemer. Stk. 2. Myndighederne skal forelægge Statens Arkiver nye journal- og arkivsystemer, herunder journal- og arkivplaner med tilhørende vejledninger og instrukser om forretningsgange, til godkendelse, inden de tages i brug. For nye edb-baserede journal- og arkivsystemer gælder endvidere, at arkiveringsprocedurer og konvertering til arkiveringsversioner skal forelægges Statens Arkiver til godkendelse, inden systemerne tages i brug. Stk. 3. I tilfælde, hvor en myndigheds journal- eller arkivsystem ikke opfylder betingelserne for varetagelse af arkivmæssige hensyn, kan Statens Arkiver foreskrive myndigheden at udarbejde nyt journal- og arkivsystem. KAPITEL 3 Bevaring og kassation 7. Myndighedernes journal- og arkivsystemer skal indrettes således, at det er muligt at sikre bevaring samt foretage effektiv kassation. Stk. 2. Myndighederne skal sikre, at arkivalier, der efter de derom fastsatte regler er bestemt til kassation, destrueres på betryggende måde. 8. Kassation af statslige myndigheders arkivalier må kun finde sted efter bemyndigelse fra Statens Arkiver. Stk. 2. Rigsarkivaren fastsætter nærmere regler om statslige myndigheders bevaring og kassation af arkivalier. KAPITEL 4 Aflevering 9. Statslige myndigheder og institutioner skal, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, jf. dog stk. 2, 3 og 5 samt 2, stk. 1, 10, stk. 4, 11, stk. 4 og 14. Stk. 2. Arkivalier, der stadig er i administrativ brug, kan efter nærmere samråd mellem myndigheden og Statens Arkiver afleveres senere, end det følger af stk. 1. Stk. 3. Arkivalier, som er en del af en myndigheds videnskabelige samlinger, kan efter nærmere samråd mellem myndigheden og Statens Arkiver undtages fra aflevering. Stk. 4. Afleveringstidspunktet for den enkelte myndighed fastsættes efter nærmere samråd med myndigheden af rigsarkivaren. Stk. 5. Den afleverende myndighed kan i samråd med Statens Arkiver fast sætte en længere afleveringsfrist for arkivalier, der i henhold til særlige bestemmelser er klassificeret fortroligt eller højere. 10. Myndighederne skal sikre, at arkivalier afleveres i forskriftsmæssig stand. Rigsarkivaren fastsætter regler om, hvorledes aflevering til Statens Arkiver skal ske. Stk. 2. Den praktiske gennemførelse af afleveringen foretages af den afleverende myndighed efter Statens Arkivers anvisning. Stk. 3. Omkostninger i forbindelse med aflevering afholdes af den afleverende myndighed. Hvor det drejer sig om arkivalier fra ophævede myndigheder, jf. 2, stk. 1, afholdes omkostningerne af den afleverende myndighed eller vedkommende ministerium. Stk. 4. Hvor en myndighed af re s s o u rcemæssige årsager ikke kan gennemf ø re e na f l e v e r i n ge f t e rd eb e s t e m m e l s e r, der er fastsat i medfør af 9, stk. 4, t r æ ffer rigsarkivaren efter forhandling med vedkommende ministerium afgørelse om senere tidspunkt for afleveringen. Stk. 5. Der kan fastsættes nærmere vilkår for aflevering af kommunale arkivalier til Statens Arkiver. 11. Statslige re g i s t re, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders re g i s t re, a f l e v e res til Statens Arkiver, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig int e resse. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering, herunder om vilkår for afleveringen. Stk. 2. Vurdering af, om et register indeholder oplysninger, der tilsiger, at registret skal afleveres, jf. stk. 1, bør i alle tilfælde finde sted. Denne vurdering bør foretages snarest muligt efter registrets oprettelse ved drøftelse mellem den oprettende myndighed og Statens Arkiver. Inden der t r æ ffes afgørelse om sletning af et statsligt register, bortset fra journalregistre, skal spørgsmålet om aflevering til Statens Arkiver efter stk. 1 forelægges for Registertilsynet med en indstilling fra myndigheden og rigsarkivaren. Stk. 3. Rigsarkivaren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet sikkerhedsforskrifter for opbevaring og behandling af edb-re g i s t re, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders re g i s t re, og som er afleveret til Statens Arkiver. Stk. 4. Rigsarkivaren kan efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet fastsætte regler om formen for aflevering af edb-arkivalier til Statens Arkiver, herunder om konvertering til arkiveringsversion samt om tidspunktet for aflevering. Stk. 5. Statslige registre, der efter Registertilsynets afgørelse skal afleveres til Statens Arkiver, er omfattet af de for statslige arkivalier i øvrigt gældende regler. 12. Efter lov om offentlige myndigheders re g i s t re, 9, stk. 4, kan Registertilsynet tillade, at re g i s t re, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår. Stk. 2. Rigsarkivaren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om aflevering af kommunale registre til Statens Arkiver.

3 6 3 7 A r k i v b e k e n d t g ø relse Bilag 2 A r k i v b e k e n d t g ø relse Bilag 2 13. R i g s a r k i v a ren kan fastsætte nærmere regler for udlån til myndigheder af arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver. KAPITEL 7 Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser m.v. KAPITEL 5 Særlige forvaltningsenheder 14. For så vidt angår administrative arkivalier fra særlige forvaltningsenheder fastsættes, efter forhandling med den pågældende forvaltningsenhed, nærm e re bestemmelser for behandling, bevaring, kassation og aflevering. Det kan herunder fastsættes, at aflevering ikke skal finde sted efter reglerne i 9. KAPITEL 6 Tilgængelighed 21. A f g ø re l s e r, der træffes af rigsarkivaren i medfør af 2, stk. 2, 5, stk. 1, samt 6, stk. 2-3, kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. 22. Med bøde straffes den, der overtræder vilkår fastsat i medfør af 18, stk. 1, eller bestemmelserne i 19, 2. pkt. 23. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 1998. Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed ophæves. Kulturministeriet, den 28. november 1997 Ebbe Lundgaard / Mikael Rasmussen 15. De i lov om offentlige arkiver m.v. 20, stk. 1, 21-23 samt 25 fastsatte regler om tilgængelighed gælder også for offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog lov om offentlige arkiver m.v., 24, stk. 3. 16. Ti l g æ n g e l i g h e d s f r i s t e, rder er fastsat i lov om offentlige arkiver m.v. 20, stk. 1, og 22, stk. 1, gælder også for arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden, medmindre anden frist er fastsat af den afleverende myndighed i henhold til særlig bestemmelse eller aftales med re s s o r t - myndigheden i henhold til 21, stk. 1, eller 22, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v. 17. Den, der søger om adgang til at benytte dokumenter eller arkivenheder før tilgængelighedsfristens udløb, jf. 24 i lov om offentlige arkiver m.v., skal i ansøgningen oplyse formålet med benyttelsen. 18. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der er afleveret til Statens Arkiver, herunder om brug af og videregivelse af oplysninger m.v., jf. dog lov om offentlige arkiver m.v., 24, stk. 3, om tilgængelighed til re g i s t re, omfattet af lov om off e n t - lige myndigheders registre. Stk. 2. Fastsættes der vilkår, der medfører begrænsninger i udnyttelsen af de oplysninger, der gives adgang til, skal disse vilkår præciseres så nøje som muligt. Stk. 3. I tilfælde, hvor det fastsættes som vilkår for benyttelse af en ikke umiddelbart tilgængelig arkivenhed, at der udtages et eller flere dokumenter fra arkivenheden, skal ansøgeren oplyses om, at udtagelse har fundet sted. 19. Den, der får tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, bortset fra edb-re g i s t re, kan lade materialet kopiere, medmindre det i det konkrete tilfælde fastsættes, at kopiering ikke må finde sted. Kopier af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale må ikke videregives uden særlig tilladelse. 20. Den, der får tilladelse til at benytte ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, skal før benyttelsen påbegyndes, afgive erklæring om at være bekendt med og at ville overholde de vilkår, der er fastsat for benyttelse af sådant materiale i almindelighed, eller som måtte være fastsat i forbindelse med den enkelte tilladelse.

3 8 3 9 A f l e v e r i n g s c i r k u l æ re Bilag 3 A f l e v e r i n g s c i r k u l æ re Bilag 3 IV. Modtagelse og kontrol Afleveringscirkulære 4. Overførsel afarkivalier til Statens Arkivers magasiner finder sted på et nærmere aftalt tidspunkt, når det afleveringsforberende arbejde er gennemført. Stk. 2. Når arkivalierne er modtaget, meddeler Statens Arkiver kvittering for modtagelsen. Stk. 3. K o n s t a t e res det, at det afleveringsforberedende arbejde ikke er gennemført efter de anvisninger, der er givet af Statens Arkiver, skal de konstat e rede mangler ved udførelsen af det afleveringsforberende arbejde udbedres ved myndighedens foranstaltning eller for myndighedens regning. 5. Cirkulæret træder i kraft den 1. februar 1998. Rigsarkivet, den 12. januar 1998 Johan Peter Noack CIRKULÆRE NR. 7 AF 12. JANUAR 1998 OM AFLEVERING AF STATSLIGE MYNDIGHEDERS ARKIVALIER TIL STATENS ARKIVER (til samtlige ministerier) I medfør af 10, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om off e n t- lige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes I. Område 1. B e s t e m m e l s e rne i dette cirkulære omfatter statslige myndigheders aflevering af konventionelle arkivalier (papirarkivalier, mikrofilm m.v.) til Statens Arkiver. Stk. 2. C i r k u l æ ret omfatter ikke myndighedernes aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium. II. Afleveringstidspunkt 2. Statens Arkiver udarbejder aktivitetsplaner for afleveringsarbejdet, der omfatter samtlige statslige myndigheder. De enkelte afleverende myndigheder og Statens Arkiver træffer inden for aktivitetsplanens rammer aftale om afleveringstidspunkt og om tidsplan for gennemførelsen af det afleveringsforbere d - ende arbejde. III. Forberedelse af aflevering 3. Til sikring af, at aflevering kan finde sted inden arkivalierne er 30 år gamle, jf. 13, 1. pkt., i lov om offentlige arkiver m.v., skal statslige myndigheder og institutioner gennemføre afleveringsforberedende arbejde for de arkivalier myndighedernes varetœgt, der er ca. 20 år gamle. Stk. 2. Det afleveringsforberedende arbejde omfatter 1) afgivelse af oplysninger til Statens Arkiver til brug for bevaringsbeslutning, udarbejdelse af ordningsplan m.v. 2) udskillelse af materiale, som ikke skal bevares, 3) pakning, mœrkning og fortegnelse af arkivalier, som skal bevares, 4) udarbejdelse af dokumentation af arkivalierne, herunder 5) fortegnelse over arkivalier, der afleveres, samt fortegnelse over arkivalier, hvor aflevering af på grund af modstående hensyn udskydes. Stk. 3. Statens Arkiver giver i det konkrete tilfœlde nœrmere anvisning om udførelsen af det afleveringsforberende arbejde.

4 0 4 1 K a s s a t i o n s c i r k u l æ re Bilag 4 K a s s a t i o n s c i r k u l æ re Bilag 4 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger. 2. Bygningsdrift, inventar m.v. A. Alle sager vedrørende bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger. B. Alle sager vedrørende kontorhold, -maskiner samt inventar m.v. Kassationscirkulære 3. Ind- og uddatamateriale m.v. A. Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i elektroniske registre, databaser m.v. (inddata). B. Samlinger af udskrifter fra edb-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata). 4. Cirkulæret træder i kraft den den 1. februar 1998. Rigsarkivet, den 12. januar 1998 Johan Peter Noack CIRKULÆRE NR. 10 AF 12. JANUAR 1998 OM KASSATION AF VISSE ARKIVALIER HOS STATSLIGE MYNDIGHEDER (til samtlige ministerier) I medfør af 8, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 919 af 8. november 1997 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: I. Område 1. B e s t e m m e l s e rne i dette cirkulære gælder for den statslige forvaltning og domstolene, jf. dog stk. 2 og 3. Stk. 2. Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektro n i s k medium. Stk. 3. Bestemmelserne i 3, 1, A, gælder ikke for departementers og hermed ligestillede myndigheders arkivalier vedrørende godkendelse af re g n s k a b e r, jf. 9 i bekendtgørelse nr. 1163 af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen m.v. Stk. 4. Arkivalier, der ikke er omfattet af bestemmelserne i 2-3, må kun kasseres efter særskilt bemyndigelse fra Statens Arkiver. Stk. 5. Arkivalier, der er omfattet af bestemmelserne i 2-3, destrueres, når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem. II. Kassation 2. I samtlige myndigheders arkiver kasseres følgende arkivalier: 1) overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v. 2) publiceret materiale (pjecer, bro c h u rer), som ikke har givet anledning til sagsbehandling 3) andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling 4) stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse 5) materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer (udkast, korrekturer m.v.) 3. I samtlige myndigheders arkiver kasseres følgende arkivaliegrupper: 1. økonomi- og personaleområdet A. Alt regnskabsmateriale, jf. 18, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 1163 af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen m.v., bortset fra årsre g n - skaber og årsberetninger mv., skabt eller tilvejebragt før 31.12.1979. B. Personalesager, bortset fra sager, som vedrører ansatte, der er født den

4 2 4 3 Vejledning om tekniske krav til materialekvaliteter Lyd- og videobånd Der foreligger en række ISO standard e r. Se ISO s hjemmeside eller kontakt Dansk Standard. Medier til elektronisk lagring: CD-R og magnetbånd Der findes ingen DS/ISO-standard for CD-R og magnetbånd. Statens Arkiver tilråder anvendelse af CD-R og bånd af et mærke, som producenten eller båndstation anbefaler. Jf. Statens Arkivers krav og vejledning om aflevering af elektroniske arkivalier på w w w. s a. d k./ s a / p u -b lic.htm Papir Der henvises til DS/ISO 9706. Skriftstoffer DS/ISO 11798 for bl.a. skriftstoffer til printere og kopimaskiner er under afstemning. Statens Arkiver anbefaler produkter, der lægger op til denne standard. Lim / Klæbestoffer Plastic Der findes ingen DS/ISO-standard for plastic. Der anvendes plastic fre m- stillet af PolyPropylen (PP) eller Polyester. Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKIS) oplyser, hvilke p ro d u k t e r, der er omfattet rammeaftalerne mellem leverandøre rne og SKIS. Tlf. 35 30 04 00/ Internet: www.ski.dk Dansk Standard informerer om gældende standarder. Tlf. 39 96 61 01/ Internet: www.ds.dk Der findes ingen DS/ISO standard for klæbestoffer. Statens Arkivers anbefaler, at der anvendes acrylklæber eller PVA-lim. Selvklæbende etiketter / Stregkoder Der anvendes acrylklæber og papir i overensstemmelse med DS/ISO 9706. Fotografiske film Der skal anvendes kemisk fremkaldt sølvfilm efter standard e rne DS/ISO 4331, DS/ISO 4332 og ISO 10602. Statens Arkiver har udgivet vejledningen Mikrofilm i statsinstitutioner. Heri redegøres for tekniske krav ved produktion, opbevaring og aflevering.