Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden

Transkript

1 Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden (Vejledningen vedrører mellemarkiverne og omfatter såvel forhold omkring aflevering af arkivalier til mellemarkiverne og e-arkivet samt forhold ved udlevering af arkivalier, der gøres tilgængelige fra mellemarkiverne, til efterfølgermyndigheden) Juni 2006

2 Side 2 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 4 DEFINITION AF BEGREBER... 5 Arkivsag... 5 Aktiv sag (mellemarkivsag, der er under behandling, det vil sige ikkeafgjort)... 5 Erindringssag (opfølgningssag/iværksættelse af foranstaltninger på baggrund af beslutning)... 5 Afsluttet sag... 5 Personalesag (sag med oplysninger om medarbejdere)... 6 Klientsag (en beboer, klient eller borger, der har et retsligt krav)... 6 Emnesag (enhver anden sag, som normalt ikke indeholder følsomme oplysninger)... 6 AKTIVE SAGER OG ERINDRINGSSAGER... 6 MELLEMARKIVER I REGIONERNE... 6 E-ARKIV (ELEKTRONISK ARKIV)... 7 HÅNDTERING AF EMNESAGER... 9 HÅNDTERING AF PERSONALESAGER... 9 HÅNDTERING AF KLIENTSAGER HÅNDTERING AF REGNSKABSBILAG, HERUNDER LØN- OG SYGESIKRINGSBILAG HÅNDTERING AF EU-SAGER Socialfondssager Regionalfondssager HJEMLÅN AF ARKIVALIER FRA STATENS ARKIVER HJEMLÅN AF ARKIVALIER FRA MELLEMARKIVER STANDARDJOURNALPLAN AFSLUTTENDE BEMÆRKNINGER BILAG 1: TJEKLISTE SOCIALFONDSSAGER TIL ERHVERVS- OG BYGGESTYRELSEN BILAG 2: LISTE OVER RELEVANTE SAMLESAGER... 17

3 Side 3 BILAG 3: FORTEGNELSE OVER AKTIVE SAGER OG ERINDRINGSSAGER... 18

4 Side 4 Indledning Mellem regeringen, Amtsrådsforeningen/Danske Regioner og KL er der aftalt en fælles forståelse om håndtering af amternes arkivalier i forbindelse med amternes nedlæggelse. Det indebærer, at regionerne på vegne af efterfølgermyndighederne skal håndtere amternes arkivalier. Amternes papirbaserede arkiver samles i fem mellemarkiver samt et e- arkiv, som er en database i form af et landsdækkende netbaseret register over sager og akter stammende fra de amtslige journalsystemer og ESDH-systemer. Som led heri skal hvert amt udarbejde udtømmende fortegnelser over løbende og tilakterede sager, som efterfølgermyndigheden skal træffe afgørelser i efter den 1. januar Denne vejledning er tænkt som en hjælp til de afgivende myndigheder ved håndtering og udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden, men kan også anvendes af efterfølgermyndigheden (både regioner, kommuner, statslige myndigheder og selvejende institutioner) ved søgning efter og rekvirering af arkivalier. Vejledningen henvender sig primært til amter, regioner og kommuner, men er også relevant for andre efterfølgermyndigheder som statslige myndigheder og selvejende institutioner. Vejledningen dækker i relevant omfang alle afgivende myndigheder, dvs. amter, Bornholms Regionskommune, Hovedstadens Udviklingsråd (HUR), Hovedstadens Sygehusfællesskab (H:S) samt Københavns og Frederiksberg kommuner. Vedrørende Bornholms Regionskommune forudsættes, at Region Hovedstaden og Bornholms Regionskommune aftaler, hvordan de amtslige arkivalier skal behandles i relation til mellemarkiv og e-arkiv. Arkivalier vedrørende HUR, herunder arkivalier, der vedrører Roskilde Amt, og H:S afleveres til mellemarkivet i Region Hovedstaden. Det forudsættes, at Københavns og Frederiksberg kommuner tilsvarende afleverer arkivalier til efterfølgermyndighederne. Vejledningen sætter fokus på en række væsentlige forhold vedrørende aflevering af arkivalier, men det vil ikke være muligt i denne vejledning at dække alle de situationer, som kan forekomme i praksis. Det enkelte amt kan indgå aftaler med efterfølgermyndigheden om aflevering af arkivalier, som kan afvige fra denne vejledning.

5 Side 5 Alle aktive sager og alle sager med erindringsdato(er) i første halvår af 2007 forudsættes indskannet af afgivermyndigheden. For øvrige sager er det vigtigt at være opmærksom på, at det kan forekomme, at en sag ikke er fuldt digitaliseret. Det vil indebære, at en del af sagen skal rekvireres fra mellemarkivet, der indskanner denne del af sagen til e-arkivet, hvorfra den rekvirerende myndighed kan bestille indskanning og senere downloade hele sagen. For overskuelighedens skyld er der bagest i vejledningen et stikordsregister. Definition af begreber For at sikre, at der ikke er tvivl om, hvordan konkrete begreber skal forstås, er der foretaget en definition af relevante begreber, som er anvendt i vejledningen. Disse er oplistet nedenfor: Arkivsag En arkivsag er en sag, som den afgivende myndighed har afleveret til mellemarkivet/earkivet, hvorfra den kan rekvireres af efterfølgermyndigheden. Arkivsager kan opdeles i: Aktiv sag (mellemarkivsag, der er under behandling, det vil sige ikke-afgjort) En aktiv sag er en sag, som er i sagsbehandling den , og som efterfølgermyndigheden skal træffe afgørelse i efter den Erindringssag (opfølgningssag/iværksættelse af foranstaltninger på baggrund af beslutning) Ved en erindringssag forstås en sag, der skal erindres på en bestemt dato over for efterfølgermyndigheden, som skal foretage noget aktivt i sagen. Eksempelvis virksomhedstilsyn, tilsyn med institutioner, garantier, tjenestemandspensioner. Afgjort sag En sag, hvor der er truffet afgørelse (og sagsbehandlingen dermed afsluttet). Afsluttet sag En afsluttet sag er en sag, som der ikke længere har retlig eller administrativ betydning, og som kan kasseres eller afleveres til Statens Arkiver.

6 Side 6 Herudover opereres der med tre sagstyper: Personalesag (sag med oplysninger om medarbejdere) En personalesag er en sag, som indeholder personfølsomme data om ansatte. Klientsag (en beboer, klient eller borger, der har et retsligt krav) En klientsag er en sag, som indeholder personfølsomme oplysninger om borgere, og som fysisk kan være placeret på enten en institution (beboer/klient) eller centralt i amtet (forvaltningssag). En klientsag kan omfatte enten en enkelt person eller flere personer som en samlesag. Emnesag (enhver anden sag, som normalt ikke indeholder følsomme oplysninger) En emnesag kendetegner en sag, som normalt ikke indeholder følsomme oplysninger. Der kan dog forekomme emnesager med fortrolige oplysninger, hvor der skal sikres sikkerhed. Sager om bygninger og veje henhører under emnesager. Aktive sager og erindringssager Hvert amt skal udarbejde udtømmende fortegnelser over aktive sager og erindringssager, som efterfølgermyndigheden skal træffe afgørelser i efter den Se hertil afsnittet nedenfor om Mellemarkiver i regionerne, hvor minimumsoplysninger for den nævnte fortegnelse er oplistet samt bilag 3, der viser et eksempel på en sådan fortegnelse. Mellemarkiver i regionerne Der etableres mellemarkiver i regionernes regi, hvortil amter m.fl. afleverer papirsager for perioden 1993 til og med , hvor amterne nedlægges. Sager indtil udgangen af 1992 er afleveret til Statens Arkiver med undtagelse af de udmeldte sagskategorier fra miljøområdet, jf. afsnittet nedenfor. Undtagelsen gælder dog kun, såfremt sagerne er elektronisk registrerede. Der kan forekomme periodeafvigelser alt afhængig af, for hvilken periode amtet har afleveret til Statens Arkiver. Vedrørende miljøområdet kan det, jf. Aftale af den om Fælles forståelse om håndtering af amternes arkivalier i forbindelse med amternes nedlægges, aftales med Statens Arkiver, at sager vedrørende jordforurening, fredninger, tilsyn med virksomheder og råstoffer, der er registreret i amternes elektroniske journalsystemer, holdes uden for afleveringen til Statens Arkiver. Det aftales med Statens Arkiver, hvad og hvorledes,

7 Side 7 der undtages. Sagerne afleveres til Statens Arkiver, når de ikke længere er i administrativt brug, indtil da opbevares de i mellemarkiv. Det henstår, hvor mellemarkiverne fysisk placeres. Når placeringen er på plads, vil det blive udmeldt til brugerne. Efterfølgermyndigheden vil have mulighed for at søge i og rekvirere relevante sager fra mellemarkiverne. Hvert amt skal udarbejde en fortegnelse over aktive sager pr til efterfølgermyndigheden (region, kommune, statslig myndighed, selvejende institution). Tilsvarende skal hvert amt udarbejde en fortegnelse over erindringssager til efterfølgermyndigheden (region, kommune, statslig myndighed, selvejende institution). Et eksempel på en Fortegnelse over aktive sager og erindringssager fremgår af bilag 3. Kassation af arkivalier må kun ske efter bemyndigelse fra Rigsarkivaren, jf. arkivbekendtgørelsens 5. Materiale, der ikke er lagt efter den samme systematik som øvrige sager (for eksempel sager, der er placeret i et arkivskab, og hvor arkivskabet er bestemmende for sagstypen ), afleveres fysisk til efterfølgermyndigheden. Hvis der ikke i amtets ESDH-system eller tilsvarende system er et særligt felt til at notere efterfølgermyndigheden i, forudsættes det, at der findes et fritekstfelt, der kan anvendes. Sager der rekvireres fra mellemarkivet, vil blive indskannet og udleveret i elektronisk form til den rekvirerende myndighed via e-arkivet. E-arkiv (elektronisk arkiv) Der etableres et landsdækkende e-arkiv. Driften af E-arkivet styres af de 5 regioner/ Danske Regioner, kommunerne/kl samt staten i fællesskab. Der er etableret en referencegruppe, der skal have ansvaret for etablering af driften af e-arkivet. Hvert amt skal aflevere metadata til e-arkivet på alle sager, herunder sager i mellemarkivet, således at efterfølgermyndigheden har mulighed for at søge på og rekvirere sager.

8 Side 8 Herudover skal amterne aflevere alle elektroniske sager til e-arkivet. Metadata er beskrevet i systembeskrivelsen for e-arkivet og aftales konkret med det enkelte amt ved aflevering af oplysninger til e-arkivet. For amter, som ikke har fuldt digitaliserede sager/dokumenter fra den , fordi de ikke har taget et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem i brug og i stedet har papirjournalkort, skal de eksisterende papirjournalkort gemmes og opbevares i mellemarkiverne. De tekniske specifikationer for aflevering af data til e-arkivet aftales konkret med hvert enkelt amt og følger den standard, som amterne har aftalt på miljøområdet. Fortegnelsen over sager skal indeholde følgende oplysninger (metadata): Sagstype (personalesag, klientsag og emnesag). SagsId. Amtsnummer på afleverende amt. J.nr. for de sager, hvor det findes. Cpr.nr., hvor det er relevant. Matrikelnummer/GIS Data for de sager, hvor det er relevant. Sagstitel. Erindringsdato(er). Erindringstekst med angivelse af erindringsdato(er). Man kan nøjes med at beskrive forhold i relation til det første halve år, dvs. indtil udgangen af juni Sagsstatus. Det skal fremgå, hvis der er en svarfrist, og hvis der er andre oplysninger, der kan bruges af efterfølgermyndigheden til prioritering. Efterfølgermyndighed angives i form af regionsnummer, kommunenummer og statsmyndighed. I relation til regions- og kommunenummer angives de nye numre gældende fra Afgivende myndighed og navnet på den behandlende organisatoriske enhed. Aktliste/dokumentliste (komplet oversigt over dokumenter i sagen). Til e-arkivet etableres internetadgang og søgemuligheder. Sager placeret i e-arkivet kan downloades af den rekvirerende myndighed. Udlevering af dokumenter med personfølsomme oplysninger sker på den modtagne myndigheds ansvar. I begyndelsen af december 2006 foretages et udtræk af amtets ESDH-system eller tilsvarende system til e-arkivet. Herefter foretages journalisering i amtets journalsystem af hensyn til den arkivversion, som skal udtrækkes den til Statens Arkiver. Der arbejdes på, hvorledes e-arkivet bliver suppleret med oplysninger, der kommer efter det endelige udtræk i begyndelsen af december 2006.

9 Side 9 Der udarbejdes en vejledning om e-arkivet. Af denne vil det bl.a. fremgå, hvilke journalperioder der findes i e-arkivet. Denne vejledning udarbejdes af Referencegruppen og vil blive udsendt til alle interessenter ultimo september 2006, ligesom den vil blive offentliggjort på Danske Regioners hjemmeside Håndtering af emnesager Emnesager afleveres til henholdsvis mellemarkiv og e-arkiv, jf. herom ovenfor, med minimumsoplysninger som oplistet under afsnittet om mellemarkiv. Emnesager, der vedrører en konkret institution og beror på denne (sygehuse, sociale institutioner, gymnasier og trafikselskaber), forbliver på institutionen og overdrages sammen med institutionen til efterfølgermyndigheden. En emnesag kan således være i papir, i elektronisk form eller en kombination af papir og elektronisk. Håndtering af personalesager De modtagende myndigheder - kommunerne og staten mv. - har i forbindelse med overførslen af medarbejderne fra amterne den krav på at få personalesagen for hver enkelt medarbejder udleveret. Den enkelte afgivende og modtagende myndighed kan aftale, at personalesagen overdrages direkte til den modtagende myndighed før den Den enkelte afgivende og modtagende myndighed kan alternativt aftale, at kopi eller udskrift af personalesagen overdrages direkte til den modtagende myndighed før den Såfremt den enkelte afgivende og modtagende myndighed ikke aftaler andet, placeres personalesagerne senest den i mellemarkiv, hvorfra den enkelte modtagende myndighed pr kan rekvirere samtlige personalesager for de medarbejdere, der overgår til vedkommende myndighed. Personalesagerne og de heri indeholdte dokumenter og oplysninger skal i alle tilfælde overdrages således, at retsgrundlaget for den pågældende medarbejders ansættelse kan fastlægges med samme sikkerhed hos den nye arbejdsgiver som hos den hidtidige.

10 Side 10 Samtlige lovligt registrerede oplysninger i personalesagerne skal således overdrages til den modtagende myndighed. Det følger forudsætningsvis af Procedureloven, at de modtagende myndigheder i perioden indtil amternes nedlæggelse den løbende skal have udleveret de oplysninger, der er relevante for at kunne agere korrekt som arbejdsgiver og tage godt imod de nye medarbejdere den Dette kan ske ved kopi eller udskrift af de relevante dele af personalesagen, men kan også ske på anden måde. Når personalesagerne overgives til de modtagende myndigheder eller til mellemarkiv, skal de overgives med det materiale, der har været eller vurderes at ville have været relevant for amterne for at kunne udøve beføjelser som myndighed/arbejdsgiver, hvis amtet fortsat havde været arbejdsgiver. Materiale, der af hensyn til lovgivning ikke bør forefindes i personalesagerne, vil skulle udtages inden overgivelse. Hvis der f.eks. er flere eksemplarer af samme materiale i personalesagerne, vil de overskydende eksemplarer kunne udtages. Vedrørende bevaring og kassation af arkivalier henvises til bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 575 af om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommuner. I henhold til 3, jf. bilag 1, afsnit 1.2 (arkivalier til og med 1992) og bilag 2, jf. dog 12 (arkivalier efter 1993), i den nævnte bekendtgørelse er der ikke - for så vidt angår bevaringsbestemte personalesager - hjemmel til at udtage dokumenter om disciplinære foranstaltninger, påtaler, advarsler mv. Det fremgår tilsvarende af bekendtgørelsens bilag 1 og 2, hvilke arkivalier, der skal bevares, og hvilke, der må kasseres. For personalesager vedrørende aktive tjenestemænd gælder, at de skal opbevares i mellemarkivet, indtil de afleveres til Statens Arkiver. Hvis der inden den udleveres en personalesag, der senere skal afleveres til Statens Arkiver, skal den enten være indskannet i amtets ESDH-system eller udleveret i form af en kopi. Udleveres originalsagen til efterfølgermyndigheden, skal denne tilbageleveres til amtet inden udgangen af 2006.

11 Side 11 Håndtering af klientsager Klientsager skal håndteres som almindelige sager ud fra den fysiske placering af sagen og består af to typer: Forvaltningssager, der beror centralt i amtet, og institutionssager, der beror på institutionen. Klientsager placeret centralt i amtet vil normalt være sager om adoption, sterilisation, abort og børnepsykiatri, men kan også være beboersager, medens institutionssager normalt vedrører beboere/klienter på institutionen. Forvaltningssager afleveres til mellemarkiverne efter de herom beskrevne retningslinier. Institutionssager forbliver på institutionen og overgår til den myndighed, der overtager institutionen (beboere, klienter). Ved aflevering af metadata til e-arkiv er det vigtigt at angive oplysninger om, hvilken institution institutionssagen befinder sig på. I relation til klientsager er der tale om personfølsomme oplysninger, som skal behandles fortroligt efter de herom gældende regler. KL vil udarbejde anbefaling om, hvilke sager, der skal være på institutionen ved overdragelsen. Anbefalingen vil foreligge primo juli 2006 og vil blive offentliggjort på Håndtering af regnskabsbilag, herunder løn- og sygesikringsbilag Regnskabsbilag fra 2001 (5 år + indeværende) og frem til udgangen af 2006 afleveres til den region, som amtet bliver en del af. Regnskabsbilag skal opbevares i regionen i 5 år, jf. hertil Bekendtgørelse nr. 575 af den om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommunerne, bilag 1. Det gælder naturligvis også lønbilag. Tilsvarende gælder sygesikringsbilag, der for den samme periode skal opbevares i regionen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at der gælder særlige kassationsregler for EUprojekter, der ikke umiddelbart kan kasseres efter 5 år, jf. i øvrigt afsnittet nedenfor om håndtering af EU-sager.

12 Side 12 Håndtering af EU-sager Socialfondssager Udgangspunktet for arkivering af materiale relateret til administration af Socialfondssager er, at alt materiale, der dokumenterer sagsbehandlingen og administrationen af de fra Kommissionen tildelte midler, skal arkiveres. De dokumenter, der skal forefindes på enhver socialfondssag, fremgår af bilag 1 (Tjekliste Socialfondssager til Erhvervs- og Byggestyrelsen) og bilag 2 (Liste over relevante samlesager), som er udsendt til amterne. Kommissionen kan komme på kontrolbesøg og herunder revidere regnskaber for konkrete projekter. Dette kan ske i op til 3 år efter endelig afslutning af Kommissionens regnskab for en budgetperiode. Budgetperioden blev endeligt afsluttet i 2005, hvorfor Kommissionen principielt kan komme på kontrolbesøg til og med Det er derfor et krav, at alt materiale fra budgetperioden (den aktuelle) opbevares i regionerne frem til 2015, samt at alt materiale vedrørende perioden , der måtte findes hos amterne, gemmes i et par år endnu i regionerne. Kommissionen stiller meget strenge krav til autensiteten af bilag, hvorfor indskannede bilag i princippet ikke godkendes. Det vil derfor være afgørende, at samtlige originalbilag fortsat opbevares på papir, og at det bliver muligt at rekvirere de fysiske bilag (og ikke blot indskannede kopier) såvel fra mellemarkiverne som senere fra Statens Arkiver. En række af de nuværende projekter fortsætter ind i 2007, og der kan fortsat bevilges penge. Af hensyn til opfyldelse af Kommissionens krav om, at bevilgede midler skal være forbrugt inden for 2 år (ellers kræver de pengene tilbage), er det af afgørende betydning, at der fra er adgang til samtlige dokumenter for de sager, der afsluttes eller senere. Ellers vil det ikke være muligt at foretage den løbende sagsbehandling, der er en forudsætning for, at bevilgede midler omsættes i forbrug. Samlet set stilles der dermed følgende krav: Alle bilag opbevares i de originale, fysiske versioner frem til 2015 (for sager fra perioden ). Der er direkte adgang til samtlige sager, der afsluttes eller senere fra og med

13 Side 13 Regionalfondssager For regionalfonds- og interregsager 1 vil aktive sager og erindringssagerne overgå til de nye regioner. Afsluttende sager overgår til mellemarkiverne, hvor regionerne eller Erhvervs- og Byggestyrelsen kan rekvirere dem, hvis det er nødvendigt. Sager fra før 1993 overgår til Statens Arkiver. Kravene til dokumentation er, at der skal forefindes de sagsakter, som der i dag er krav om, og som findes hos amterne. Den udarbejdede checkliste vedrørende socialfondssager kan være til inspiration, men herudover skal de regionale indstillinger og referater af møder i de regionale udvalg også arkiveres. Hjemlån af arkivalier fra Statens Arkiver Statslige myndigheder, regioner og kommuner har mulighed for at låne amtslige arkivalier fra landsarkiverne, såfremt arkivalierne vedrører sagsområder, som den lånende myndighed helt eller delvist har overtaget. Ved bestillingen oplyses: - navn og adresse på den myndighed, der anmoder om at låne arkivalierne. - navn på kontaktperson - hvilke arkivalier, der ønskes udlånt (arkivskaberens navn, arkivaliernes titel, arkivaliernes datering, pakkenummer/journalnummer) De ovennævnte oplysninger findes via de såkaldte afleveringsfortegnelser, der kan rekvireres på det pågældende landsarkiv eller benyttes på arkivets læsesal. Den afgivende myndighed sikrer efterfølgermyndigheden afleveringsfortegnelse for de overdragne sagsområder. Endelig kan en række af de nødvendige oplysninger også findes i Statens Arkivers e-registratur DAISY (link til Nærmere bestemmelser om hjemlån fastsættes af Statens Arkiver. Hjemlån af arkivalier fra mellemarkiver Tilsvarende Statens Arkiver har den modtagende myndighed mulighed for at låne amtslige papirarkivalier fra mellemarkiverne, forudsat, at arkivalierne vedrører sagsområder, som den rekvirerende myndighed har overtaget. 1 Interregionale programmer.

14 Side 14 Ved udlån fra mellemarkiverne vil der normalt være tale om atypiske papirformater f.eks. skøder, pantebreve, tegninger, juridiske originaldokumenter mv. De udlånte arkivalier skal tilbageleveres til mellemarkivet i henhold til de regler, som fastsættes om hjemlån af arkivalier. Som tidligere nævnt, vil proceduren for andre ikke-skannede papirarkivalier være, at papirarkivalier, der rekvireres, indskannes af mellemarkivet til e-arkivet, hvorfra den rekvirerende myndighed kan downloade arkivalierne. Arkivalier, der foreligger elektronisk, kan downloades direkte fra e-arkivet. Standardjournalplan Det forudsættes, at alle sager er journaliseret efter amternes standardjournalplan fra Hvis dette ikke er tilfældet skal afvigelserne beskrives således, at det er muligt for efterfølgermyndigheden at søge sagerne frem. Der foretages en justering af standardjournalplanen, således at amternes journalplan indpasses i kommunernes journalplan. Herefter har efterfølgermyndigheden mulighed for at søge i arkiverne ud fra egne journalnumre. Når denne journalplan foreligger, vil den blive sendt til de berørte parter. Afsluttende bemærkninger Vejledningen er ikke udtømmende. Selv om man har forsøgt at kortlægge en række af de situationer, som kan forekomme i praksis, så vil der opstå situationer, som skal afklares konkret i det enkelte tilfælde. Viser det sig, at der efter denne vejlednings udgivelser, træffes afgørelser, som er af principiel betydning, og som kan komme til at berøre andre, vil det blive meldt ud til alle parter.

15 Side 15 Vedrører kun EU-sager J.nr. Bilag 1: Tjekliste Socialfondssager til Erhvervs- og Byggestyrelsen Projektnavn: Projektejerskab (skal kun udfyldes for åbne sager) Kort status på projektet Ja Projekt/Opusnummer: Nej Bemærkninger/aktnummer Er der angivet journalnummer i OPUS 2? Fortsætter projektejerskabet hos samme myndighed/institution? Hvis nej skal svares på følgende 4 spørgsmål Angiv adresse, projektansvarlig/kontaktperson, telefon, mail og CVR på ny myndighed. Er OPUS opdateret med nye ejerskabsinformationer? Skal der tilbagekaldes bankgaranti og indhentes ny? Foreligger ny forhåndsgodkendelse og evt. forskudsanmodning? Kontrolbesøg (skal kun udfyldes for åbne sager) Er der modtaget revisionsprotokollat fra revisionsbesøg? (skriv dato) Har der været foretaget kontrolbesøg af PAE 3? (skriv dato) Er alle forbehold afhjulpet? Evt. kommentarer: Udfyldt af: Dato: 2 OPUS = Erhvervs- og Byggestyrelsens sagsbehandlingssystem. 3 PAE = Projektadministrerende enhed. Administrerer EU-pengene i det daglige.

16 Side 16 Vedrører kun EU-sager BILAG til TJEKLISTE Det forudsættes, at følgende dokumenter forefindes på alle sager. For alle åbne sager forudsættes det, at PAE 4 har gennemgået sagerne for fuldstændighed. Oprindelig ansøgning Endelig ansøgning Oprindeligt tilsagn Endeligt tilsagn Betinget tilsagn Endelig tilsagnsskrivelse Forskudsanmodning Udbetaling af forskud Tilsagns/bevillingsskrivelse underskrevet af projektet Alle statusrapporter Alle udbetalingsbreve Revisionsrapport PAEs opfølgning på Revisionsrapport Rapport fra PAE besøg, herunder evt. opfølgning Bankgaranti Særlig korrespondance af betydning for projektforløbet Kort status for projektet Evaluering Slutafregning Slutudbetaling med dokumentation Findes Findes ikke 4 PAE = Projektadministrerende enhed. Administrerer EU-pengene i det daglige.

17 Side 17 Vedrører kun EU-sager Bilag 2: Liste over relevante samlesager (Eksempler) Ja Nej RSU 5 Udbetalinger/ udbetalingsanmodninger Ansøgningsrunder Afslag Ej Rel. Bemærkninger/aktnummer Udfyldt af: Dato: 5 RSU = Regionalt Socialfondsudvalg. Træffer beslutning om, hvilke projekter der skal have støtte.

18 Bilag 3: Fortegnelse over aktive sager og erindringssager Listen omhandler sager fra sagsbehandler (navn og afgivende myndighed) J.nr. Cpr.nr. Sagsnavn Matrikelnummer/ GIS Data Aktiv sag (X) Erindringssag (X) Erindringsdato Erindringstekst Sagsstatus Sagstype 6 Ny myndighed 7 100% digital (X) 100% a- nalog (X) Delvis digital (X) Eksempel på udfyldelse: J.nr. Cpr.nr. Sagsnavn Matrikelnummer/ GIS Data Aktiv sag (X) Erindringssag (X) Erindringsdato Erindringstekst Sagsstatus Sagstype 1 Ny myndighed 2 100% digital (X) 100% a- nalog (X) Delvis digital (X) Kommunal afgørelse. Tilladelse til opstilling af fugletårn ved XX sø nord for XX dambrug. NN Kommune. yy.yy/yy X Sagen er endnu ikke sagsbehandlet Emnesag 100 NN Kommune X Lullu Larokkengooo X Der er endnu ikke truffet afgørelse omkring visitationen Klientsag 203 NN Kommune X Lilly Marlene X Beregning af pension Personalesag 999 NN Kommune X 6 Her anføres: Emnesag eller Klientsag eller Personalesag 7 Anføres i form af Regions- hhv. kommunenummer + regions- hhv. kommunenavn eller den statslige myndighed. Side 18

19 Side 19 Stikordsregister Side Afsluttet sag 5 Aktiv sag 5, 6, 18 Arkivsag 5 Definitioner 5 E-arkiv 4, 5, 7, 8, 9, 11, 13 Emnesag 6, 8, 9, 18 Erindringssag 5, 6, 7, 12, 18 EU-sag 11, 12, 15, 16, 17 Hjemlån fra mellemarkiver 13 Hjemlån fra Statens Arkiver 13 Interregsag 12 Klientsag 6, 8, 10, 11, 18 Mellemarkiv 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13 Lønbilag 11 Metadata 7, 8, 11 Personalesag 6, 8, 9, 10, 18 Regnskabsbilag 11 Regionalfondssag 12 Socialfondssag 11, 12, 15, 16 Standardjournalplan 14 Sygesikringsbilag 11

20 Udgivet juni 2006 af: Danske Regioner Kulturministeriet KL Tryk: Danske Regioner Yderligere eksemplarer kan rekvireres i DANSKE REGIONER ISBN: