Referat af Hovedbestyrelsesmøde i Diabetesforeningen Tid: Torsdag den 25. september 2014, kl. 16.00-20.00 Sted: Diabetesforeningen, Skindergade 38, 1., 1159 København K Tilstede: Truels Schultz, Jørgen Andersen, Michael Skjødt Sørensen, Henning Nielsen, Torben Wied, Anja Østergren Nielsen, Thomas Skjellerup, John Arne Sørensen og Dorthe Lund Pedersen. Sekretariatet: Henrik Nedergaard, Ane Eggert og Gitte Thomsen Lippert (referent). 1. Opfølgning på Hovedbestyrelsesmøde Referat af Hovedbestyrelsens seminar den 27.-28. juni 2014 blev godkendt via mail den 5. august 2014. Hovedbestyrelsen tog referatet til efterretning uden yderligere bemærkninger. 2. Opfølgning på Formandskabsmøde Referat af Formandskabets møde den 4. september 2014 blev udsendt pr. mail den 22. september 2014. Hovedbestyrelsen tog referatet til efterretning uden yderligere bemærkninger. ØKONOMI 3. Halvårsregnskab 2014 Henrik Nedergaard indledte med en kort status på skrabelotteriet og bevillingen fra Sundhedsministeriet til partnerskabsprojektet PIFT. Skrabelotteri: I 2013 blev der solgt 95.000 stk. skrabelodder. Pr. dags dato er der 250.000 stk. skrabelodder ude i landet til salg. Det endelige resultat heraf er endnu uvist, men interessen for at sælge skrabelodder er stor. Projekt PIFT: Sundhedsministeriet har bevilget 4 mio. kr. til projektet Type 2-diabetes i familien: Pårørendeinddragelse, forebyggelse og tidlig opsporing i familier med type 2-diabetes. Der er indgået partnerskab med Steno Diabetes Center, Region Hovedstaden og Region Syddanmark. Der var oprindeligt ansøgt 6 mio. kr. og projektet skal nu tilrettes til bevillingen. Det undersøges p.t., hvor mange penge der pr. år udmøntes over de næste tre år til parterne, da disse midler kan få indflydelse på vores omsætning. Herefter en kort gennemgang på de større plus/minus afvigelser i halvårsregnskab 2014. Samlet set betegnes halvårsregnskabet som tilfredsstillende, og bedste estimat for årsresultatet 2014 er som forventet et minus på 5 mio. kr. plus den ekstra mio. kr. til landsindsamling. På næste HB møde vil regnskabet yderligere blive gået i dybden med bl.a. besøg fra Kirstein Finans og pwc. Hovedbestyrelsen tog halvårsregnskabet til efterretning. Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-1
4. Kirstein Finans Henrik Nedergaard gav en kort status fra sit møde med Kirstein Finans den 27. august 2014, der primært omhandlende to punkter; samarbejdsmodel og udviklingen på kapital pr. 1. halvår 2014. Udviklingen på kapitalen pr. 1. halvår 2014 Kirstein forventer, at vi lander på ca. 5 %, hvilket er et konservativt skøn. Kirstein vil på næste HB møde fremlægge en status for 2014 i lighed med tidligere år. Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. 5. Drift af Hovedbestyrelsen Fortroligt punkt refereres ikke i FrivilligNyt: FORENINGSPOLITIK 6. Hovedbestyrelsens Forretningsorden og reviderede anbefalinger fra HB arbejdsgruppen International På baggrund af Hovedbestyrelsens forslag til ændringer har HB Arbejdsgruppen Kompetence drøftet og kommenteret på et revideret oplæg til Forretningsorden på deres møde den 7. maj 2014. Med afsæt i HB drøftelserne den 25. februar har HB arbejdsgruppen Internationalt revideret afsnit 4 i deres rapport, der omhandlede repræsentation og rollefordeling i internationale fora. Hovedbestyrelsen gennemgik Forretningsordenen samt HB arbejdsgruppen Internationals reviderede anbefalinger vedr. rollefordeling på det internationale område med henblik på en endelig godkendelse. Hovedbestyrelsen havde en længere drøftelse af arbejdsgruppens reviderede anbefalinger og principper for deltagelse, der byggede på en saglig og faglig vurdering i forhold til strategi. Et flertal i bestyrelsen godkendte indstillingen og dertil udarbejdede principper fra International arbejdsgruppe, hvilket indebærer en fast IDF-repræsentation for to år ad gangen, en ny HB-repræsentant hvert år og vedr. formandens rolle refereres til Forretningsordenen. Den godkendte internationale repræsentation indskrives ligeledes i Forretningsordenen som et selvstændigt punkt. Hovedbestyrelsen betragtede herefter drøftelserne omkring Forretningsordenen inklusiv roller og relationer som værende lukket, og en opdateret version udsendes til endelig godkendelse sammen med referatet. 7. Status på HB arbejdsgrupper a) International I forlængelse af HB Seminaret var der indkaldt til møde i HB arbejdsgruppen Internationalt den 3. september 2014 med følgende dagsorden: Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-2
Fakta-ark omkring IDF Global, Europe og Nordisk samarbejde Drøftelser om strategi for eventuelle kandidaturer til IDF Global fra Diabetesforeningen Drøftelse af rammen for et givet bestyrelsesmedlems eller ansats arbejde i en af IDF s bestyrelser Hovedbestyrelsen takkede for det gode informationsmateriale omkring de forskellige fora. Herefter drøftede Hovedbestyrelsen kort strategien for kandidatur til IDF Global, hvor der ønskes en budgetramme for kandidatur og som konsekvens heraf en ny formulering af rammeafsnittet. Rent budgetmæssigt afsættes der herefter et beløb til formålet. Herefter var der en kort orientering om den interne uro i IDF Europe, hvor deres CEO for en periode tager orlov. Dette forventes ikke at påvirke bestyrelsesarbejdet og organisationen kommer i mål med budget etc. Michael Skjødt Sørensen vil afrapportere senere omkring situationen. HB deltagelse IDF Europe generalforsamling - beslutning Med afsæt i drøftelserne om HB roller i forhold til Forretningsordenen samt oplæg fra den internationale arbejdsgruppe skal Hovedbestyrelsen udpege delegerede. IDF Europe holder sin generalforsamling og workshoppen Together We Are Strong (TWAS) 28.-30. november 2014 i Istanbul. Dagsorden for mødet var endnu ikke modtaget, men det er kendt, at der ikke er valg til bestyrelsen. Diabetesforeningen har 6 stemmer, men har ikke tradition for, at der deltager seks personer. Herudover skal der udpeges en ny 1-årig repræsentant i stedet for Dorthe Lund Pedersen. Valget faldt på Anja Østergren Nielsen. Hovedbestyrelsen vedtog følgende delegation: Truels Schultz (HB repræsentant) Anja Østergren Nielsen (1-årig repræsentant) Michael Skjødt Sørensen (IDF repræsentant) Der var enighed om, at formanden deltager i Istanbul, da hans figur er vigtig i lobbyarbejdet for en bestyrelsespost i IDF Europe ved valget om et år. Fra Sekretariatet deltager: Charlotte Rulffs Klausen, Chef for Internationalt & Jura Henrik Nedergaard (afklares endeligt, når programmet foreligger jf. Sekretariatets principper) b) Unge Arbejdsgruppens rapport og anbefalinger blev forelagt Hovedbestyrelsen med henblik på beslutning. Anja Østergren Nielsen fremlagde kort hovedpointerne i rapportens anbefalinger: Ungearbejdet forankres i Sekretariatet ved én person Der indføres et nationalt Ungdomsudvalg med reference til Hovedbestyrelsen via Sekretariatet Øget aktivitetsfokus (mentorordning, workshop om internationalt arbejde, strategiske aktiviteter) I forhold til det internationale arbejde er NCD tænkt som en oplagt mulighed. Dels er der lidt midler i NCD til en sådan involvering, og dels kan det være et trækplaster for de unge. Hovedbestyrelsen roste arbejdsgruppen for deres effektive arbejde med rapport og anbefalinger på ungeområdet og kom bl.a. med følgende betragtninger: Tanker omkring overgangen fra ungegruppe til lokalforening og det generelle samarbejde? Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-3
Arbejdsgruppen har ikke denne som en 1. prioritet p.t., da målet i første omgang bliver at vise, at de unge kan noget via de nationale projekter og ad den vej skabe kendskab og interesse for LF til at indgå et samarbejde. De unge har svært ved at se deres tilhørsforhold i Diabetesforeningens nuværende struktur - derfor åbnes der op for nationale projekter. Vi mangler p.t. noget for de store teenagere (15-17-årige), der rent organisatorisk er ekskluderet på forhånd. Gerne mere samarbejde på tværs af grupper (rollemodel og erfaringsudveksling). Tidsmæssigt er det planen, at det nationale ungdomsudvalg organiseres først med kommissorium mv. Herefter ses på konkrete tiltag for 2015 til det første møde i 2015. Hovedbestyrelsen tog rapportens anbefalinger til efterretning. Arbejdsgruppen vil i samarbejde med Sekretariatet få udarbejdet kommissorium og budgetforslag for implementering af aktiviteter i 2015 til godkendelse på Hovedbestyrelsesmødet den 27. november 2014. Der skal ses på, hvilke aktiviteter som kan gennemføres på den korte bane, og hvilke der må vente til senere. c) Kompetence HB Kompetencegruppen har holdt møde den 25. august 2014. Her blev drøftet, hvilke kompetencer nye bestyrelsesmedlemmer skal have. Gruppen forventer at komme med afrapportering på HB-møde i november 2014. Gruppen vil ikke komme med forslag til grundlæggende ændringer af vedtægter. Det vil fortsat være Repræsentantskabet, jf. vedtægterne, som endeligt vælger nye kandidater til HB. Men Kompetencegruppen vil komme med forslag til, hvilke kompetencer der er ønskede. Gruppen har således behov for at høre, hvor mange af HB-medlemmerne, som er på valg i 2015, der ønsker at genopstille. HB medlemmer på valg i 2015: Truels genopstiller Michael genopstiller Thomas genopstiller (hvis det kan hænge sammen med jobsituationen) Dorthe genopstiller Henning genopstiller 8. Diabetesforeningens eksklusionsparagraf vedtægternes 5.9 Som opfølgning på drøftelserne på HB seminaret i juni havde Hovedbestyrelsen en kort drøftelse af Diabetesforeningens eksklusionsparagraf. Paragraffen eksisterer, men har aldrig været anvendt. På seneste møde enedes bestyrelsen om, at den skal anvendes, hvis der er tale om illoyalitet overfor foreningen. Efter retningslinjer godkendt af Repræsentantskabet kan Hovedbestyrelsen ekskludere medlemmer og udnævne æresmedlemmer af Diabetesforeningen. Et ekskluderet medlem kan indbringe Hovedbestyrelsens beslutning om eksklusion for Repræsentantskabet på det repræsentantskabsmøde, der følger umiddelbart efter eksklusionsbeslutningen. Såfremt 2/3 af de på repræsentantskabsmødet tilstedeværende, stemmeberettigede medlemmer af Repræsentantskabet stemmer derfor, kan Repræsentantskabet ændre beslutningen om eksklusion. Indbringelse af en eksklusionsbeslutning for Repræsentantskabet har ikke opsættende virkning. Hovedbestyrelsen vil fremadrettet være opmærksom på og gøre brug af muligheden for at give et gult kort eller helt ekskludere efter grundig vurdering. Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-4
9. Diabetesforeningens jubilæum 2015 75 års jubilæumsfejring i 2015 er ved at tage sin form, og jubilæumsgruppen har identificeret følgende aktiviteter, der kan markere året: - Trailere til landsdækkende opsporing og synliggørelse af sagen i perioden august til november. Flere mobile enheder kører fra by til by. Formålet er blikfang i bybilledet, samlingssted for lokale aktiviteter, information og skrabelodssalg samt indsamling af data ved blodsukkermåling og risikotest, som offentliggøres i forbindelse med VDD og den 12/12. - Foredragsrække. Legatvindere, politikere, kompetente og erfarne diabetikere (unge og ældre) fortæller om sit liv med diabetes og om Diabetesforeningens historie. - Aktiviteter for ungegrupper. Jubilæumsåret handler ikke kun om et tilbageblik, men er også en anledning til at kigge fremad. Året vil bruges som løftestang for flere ungeaktiviteter. - Behandlerpris. Indstiftelse af ny pris, som indstilles af medlemmerne og overrækkes første gang i jubilæumsåret ved Diabetes Update. - Bliv medlem for 75 kr. i hele 2015. Tilbuddet gælder alle nye medlemmer uanset kontingenttype. Undtaget er frimedlemmer. Formålet er at øge antallet af medlemmer og opfylde Diabetesforeningens strategiske målsætning for antal medlemmer ultimo 2015 og 2016. - Jubilæumsblad. Årets sidste blad beskriver i tekst og billeder 75 år med diabetes, den demokratiske udvikling af foreningen, fokus på sociale rettigheder, mærkesager mv. - Kogebøger. Opskrifter gennem 75 år. Opfriskning af gamle opskrifter, f.eks. Fru Jensens kogebog eller særligt tema. - Jubilæumslotteri. Justering af eksisterende koncept. - Fejring på repræsentantskabsmødet. Mødet tænkes udvidet f.eks. med gæster og middag. Frivillige har deltaget undervejs i forløbet, og har kvalificeret aktiviteterne ude i landet, herunder primært diabetestrailer og foredragsrækken. Senest drøftes aktiviteterne på regionsmøderne i forhold til at skære aktiviteterne til. Jubilæumsåret finansieres ved, at Sekretariatet søger fonde til aktiviteterne. Ved at sænke medlemsprisen i 2015, er der kalkuleret øget tilstrømning af medlemmer, som kan udligne tabte medlemsindtægter over tid. Jubilæumsblad, kogebøger og lotteri skal rummes i eksisterende budgetter. Der lægges ikke op til, at frivillige selv skal afholde eller fundraise udgifter til ovennævnte, udover til egne lokale aktiviteter. Hovedbestyrelsen godkendte forslagene til aktiviteter i jubilæumsåret dog ikke behandlerprisen. Hovedbestyrelsen vil på baggrund af oplæg fra Søren Biune færdigbehandle forslaget om en midlertidig nedsættelse af medlemskontingentet til 75 kr. i 2015 på deres møde i november men er i udgangspunktet meget positive. Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-5
10. Repræsentantskabsmøde 2015 Repræsentantskabsmødet i 2015 havde tidligere været drøftet i Hovedbestyrelsen, hvor der ikke var enighed om, hvorvidt der skulle bruges ekstra penge til en efterfølgende fest med overnatning. Formanden foreslog på det seneste ordinære HB møde at se på både/og modellen. Dette forstået således, at der både bruges flere ressourcer på fejring rundt omkring i hele landet, og at der samtidig fejres ekstraordinært på selve repræsentantskabsdagen, dog uden overnatning for alle, men med en festlig afslutning som mulighed. Sekretariatet havde på den baggrund set på hvilke hoteller, der i givet fald kunne rumme så mange gæster med overnatning, og udvalget er ganske lille. Scandic Copenhagen og Scandic Sydhavnen har kapacitet som de eneste. Som et godt alternativ til Scandic kan vi uden overnatning afholde arrangementet på Radisson Blu Scandinavia. Hovedbestyrelsen besluttede, at Repræsentantskabsmødet afholdes i København af hensyn til protektorens foreløbige tilsagn om at åbne mødet i anledning af jubilæet mødet afholdes som et vanligt Repræsentantskabsmøde i forhold til deltagerkredsen. foreningens nordiske søsterorganisationer, IDF Global og Europe samt andre potentielt relevante parter ikke inviteres til mødet. De vil i stedet modtage en invitation til et særskilt VIP-arrangement, hvor jubilæumsdagen den 12. december fejres i Tolbodgade. Deltagelsen fra IDF Europe og Global forsøges grundet det økonomiske aspekt afgrænset til formand og/eller CEO. At arrangementet bliver uden overnatning og afsluttes med en dejlig middag. Til dem, som kommer langvejs fra, vil der som vanligt være mulighed for overnatning. 11. Landsindsamling 2014 evaluering Hovedbestyrelsen havde modtaget den skriftlige evaluering for Landsindsamling 2014, og herudover var følgende rettet mod Landsindsamling 2015: Der er fremadrettet to store udfordringer og indsatsområder; 1) I 25 kommuner arbejdede vores egne lokalforeninger ikke proaktivt for SBD2014. Det skal ændres gennem frivilligsektionens nye tilgang til aktivitetsfremme, dialog med de pågældende lokalforeninger og støtte til etablering af lokalforeninger, hvor sådanne ikke findes. 2) Foreninger og skoler skal have langt bedre tid til at indpasse deres deltagelse i landsindsamlingen i deres planlægning. Der skal rækkes ud efter dem tidligst muligt og løbende følges op. Det arbejde skal ske lokalt til lokale foreninger og centralt til hovedorganisationerne. Det forberedende arbejde med netop de to særlige indsatsområder er startet allerede nu. En vigtig komponent er, at frivilligsektionen og SBD sikres ressourcer. En anden komponent er dialogen startende med gruppearbejdet med lokalforeningerne på regionsmøderne i september. Strategiens fortsættelse er fastslået i mail udsendt til alle koordinatorer i august og præsenteres for lokalforeningerne på regionsmøderne i september. Koordinatorer og lokalforeninger kan på den baggrund handle allerede nu i forhold til intern organisering og hvervning af foreninger og skoler. Projektbeskrivelse for SBD2015 foreligger i efteråret. Den vil bl.a. beskrive, hvordan vi vil søge at sikre indsamlingen i de kommuner, hvor lokalforeningen melder pas. Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-6
Tidslinje: 2014 August: September: Oktober: Del-evaluering (se bilag) udsendt til koordinatorer. Arbejdet er i gang. Regionsmøder. Evalueringens konklusioner og anbefalinger præsenteres for lokalforeningerne. Indledende projektbeskrivelse SBD2015 foreligger. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. HB-RU-fællesmøde 1. november 2014 Der afholdes HB/RU fællesmøde den 1. november 2014 i Odense med deltagelse af den samlede Hovedbestyrelse, 3 fra hver region samt repræsentanter fra Sekretariatet. På baggrund af drøftelser i Formandskabet indstilledes det, at fællesmødet bruges til en bred drøftelse af Regionsudvalgenes roller og relationer. De har p.t. et usikkert mandat hvad skal de lave, og hvad er deres berettigelse? Der lægges op til en temadag omkring emnet, der kan danne grundlag for en beslutning. Hovedbestyrelsen støttede op omkring en HB/RU temadag. Sekretariatets arbejder p.t. med et oplæg til temadag, som Formandskabet drøfter den 1. oktober 2014. Oplægget går herefter til den samlede bestyrelse til en hurtig godkendelse inden udsendelse til Regionsudvalgene. 13. Afrapportering fra HB medlemmers deltagelse i andre møder Det var under dette punkt muligt for Hovedbestyrelsens medlemmer at afrapportere fra deres deltagelse i andre møder. Grundet tidsnød ønskede Dorthe skriftligt at afrapportere fra sit bestyrelsesmøde i Solglimt. FAGLIGHED 14. Diabetesforeningens permanente råd Status Diabetesforeningens tre råd blev nedsat i 2012 med henblik på at øge fagligheden i foreningen. Rådene var planlagt evalueret efter en toårig funktionsperiode, hvilket fandt sted i sensommeren. På den baggrund er der udarbejdet en evaluering med input fra rådsmedlemmer og Sekretariatet til, hvordan rådsarbejdet og arbejdsformen m.m. kan optimeres fremadrettet. Grundet tidspres nåede Hovedbestyrelsen ikke at komme med input til evaluering. Formandskabet vil på deres kommende møde komme med input, hvorefter rådene som en beslutningssag tilgår den samlede Hovedbestyrelse i november 2014. Henrik Nedergaard supplerede ganske kort, at foreningen havde modtaget henvendelser fra tunge, lægefaglige profiler, der gerne vil bidrage med x-antal timer i støtte til Diabetesforeningens faglige arbejde. Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-7
Dette betyder en yderligere sundhedsfaglig forstærkning af Sekretariatet, som ønsket af Hovedbestyrelsen. Rådenes fremtid skal ligeledes ses i den sammenhæng. EVENTUELT OG NÆSTE MØDE 15. Eventuelt Brætspil: Dorthe Lund Pedersen havde modtaget en prototype af et brætspil omkring diabetes til 4-9-årige børn med diabetes. Sekretariatet vurderer på spillet og giver en tilbagemelding til opretshaveren. Rationalisering af dagsordenspunkter: Hovedbestyrelsen havde en kort drøftelse af den ofte manglende tid på møderne, hvilket medførte at punkterne enten blev behandlet meget hurtigt eller udskudt. Sekretariatet og Formandskabet vil se på muligheden for at orienterings- og afrapporteringspunkter udsendes til orientering på mail og ikke dagsordenssættes, lige såvel som Formandskabet vil fokusere på, at tidligere behandlede beslutningssager ikke igen bringes op i Hovedbestyrelsen. Nyt domicil: Grundet tidsnød gives pr. referat en status på nyt domicil i Toldbodgade: Status: Sekretariatet har nu ved de sidste kontraktforhandlinger med Nordea Ejendomme. Vi forventer, at underskrive den nye lejekontrakt senest fredag den 10. oktober 2014. Boden for fraflytning fra Skindergade (ca. 400.000 kr.) er fra vores side forhandlet ned til 0 kr. Vi forventer at få adgang til det nye lejemål i løbet af december med henblik på at gennemføre den fysiske flytning inden juleferien, således det nye kontor vil være funktionsdygtigt pr. 1. januar 2015. 16. Næste møde Næste møde i Hovedbestyrelsen er torsdag den 27. november 2014, kl. 15.00-20.00. Mødet afholdes i Skindergade med en efterfølgende julefrokost. Overnatning tilbydes ved behov. Punkt til dagsordenen 27. november 2014: John Arne Sørensen ønskede følgende punkt på dagsordenen: Formandens synlighed i Diabetesforeningen. Ledelsessekretariatet - 14. november 2014-8